di dalam pengelolaan rekaman kegiatan, hendaknya sedikit banyak harus memahami jalan dan alur kegiatan terkait. Selain itu juga mengetahui unit kerja yang menjalankan tugas koordinatif dan unit yang berfungsi sebenarnya pada setiap levelnya. Fungsi fasilitatif atau fungsi dukungan manajemen lebih bersifat kordinatif menyebabkan rekaman kegiatan berad a di seluruh unit kerja. bahan dan masukan dari seluruh unit kerja baik fungsi fasilitatif maupun fungsi substantif menjadi rekaman yang sering terjadi duplikasi. Sebagai contoh rekaman kegiatan perencanaan. Kegiatan perencanaan merupakan kegiatan fasilitatif (dukungan manajemen) yang selalu ada di setiap kembaga.
Kegiatan perencanaan dilaksanakan oleh unit sekretariat jenderal/sekretariat menteri/sekretariat utama (untuk level eselon I). Beberapa variasi nama unit yang menjalankan fungsi perencanaan yakni biro perencanaan (Kemtan), biro perencanaan dan kerjasama (KESDM), biro perencanaan dan organisasi (kemkopolkam), biro perencanaan dan kerjasama teknik luar negeri (basarnas), biro perencanaan dan anggaran (kemenpera), biro perencanaan dan keuangan (Lemhanas), biro perencanaan dan hukum (bakorsurtanal) merupakan struktur level eselon 2. kemudian contoh dukungan struktur organisasi level eselon 2 di tingkat sekretariat ditjen bernama bagian rencana dan laporan (Ditjen MIgas) menjalankan fungsi perencanaan.
Lembaga pemerintah yang menjalankan adalah seluruh lembaga pemerintahan baik pusat dan daerah. lembaga yang mengeluargan regulasi tentang perencanaan adalah kementerian Bapenas dan kementerian PAN dan RB. terdapat juga peran dari kementerian keuangan sebagai pengatur dalam anggaran. berjalannya rencana dan program berdasarkan anggaran atau kemudian anggaran berdasarkan rencana dan program menjadi hal yang masih ramai diperdebatkan. jika kementerian Menpan dan RB mengatur mengenai LAKIP, menteri keuangan mengatur pengukuran dan evaluai kinerja atas pelaksanaan RKAKL. Pelaksanaan outcome dan penjelasan pencapaian output merupakan pengukuran kinerja baik LAKIP maupun pengukuran dan evalasi RKAKL (PMK 249/PMK.02/2011)
Beberapa judul rekaman kegiatan perencanaan adalah
Kegiatan perencanaan dilaksanakan oleh unit sekretariat jenderal/sekretariat menteri/sekretariat utama (untuk level eselon I). Beberapa variasi nama unit yang menjalankan fungsi perencanaan yakni biro perencanaan (Kemtan), biro perencanaan dan kerjasama (KESDM), biro perencanaan dan organisasi (kemkopolkam), biro perencanaan dan kerjasama teknik luar negeri (basarnas), biro perencanaan dan anggaran (kemenpera), biro perencanaan dan keuangan (Lemhanas), biro perencanaan dan hukum (bakorsurtanal) merupakan struktur level eselon 2. kemudian contoh dukungan struktur organisasi level eselon 2 di tingkat sekretariat ditjen bernama bagian rencana dan laporan (Ditjen MIgas) menjalankan fungsi perencanaan.
Lembaga pemerintah yang menjalankan adalah seluruh lembaga pemerintahan baik pusat dan daerah. lembaga yang mengeluargan regulasi tentang perencanaan adalah kementerian Bapenas dan kementerian PAN dan RB. terdapat juga peran dari kementerian keuangan sebagai pengatur dalam anggaran. berjalannya rencana dan program berdasarkan anggaran atau kemudian anggaran berdasarkan rencana dan program menjadi hal yang masih ramai diperdebatkan. jika kementerian Menpan dan RB mengatur mengenai LAKIP, menteri keuangan mengatur pengukuran dan evaluai kinerja atas pelaksanaan RKAKL. Pelaksanaan outcome dan penjelasan pencapaian output merupakan pengukuran kinerja baik LAKIP maupun pengukuran dan evalasi RKAKL (PMK 249/PMK.02/2011)
Beberapa judul rekaman kegiatan perencanaan adalah
- Dokumen renstra (Rencana Strategis). Renstra tahun 2010 - 2014 mencerminkan periode pemerintah pusat, sedangkan untuk pemerintah daerah 2007 - 2012.
- Rencana Pembangunan jangka panjang, jangka menengah dan penyelenggaraan musyawarah perencanaan pembangunan
- Rencana Kerja Pemerintah (RKP)
- Renja-KL
- Rencana kerja Tahunan (RKT)
- Program Kerja Tahunan
- Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL)
- Pengukuran Kinerja
- Penetapan kontrak kinerja
- Indikator Kinerja Utama (IKU)
- Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah (LAKIP)
- Laporan Tahunan
Hirarkis struktur organisasi yang berlevel dan pelaksanaan fungsi yang besifat koordinatif menyebabkan rekaman kegiatan pun semakin semakin komplek untuk dikelola. hal tersebut menjadi dasar bahwa mengolah rekaman kegiatan memerlukan pemahaman konteks kegiatan.
Konteks, konten dan struktur adalah penting agar rekaman kegiatan dapat terberkaskan dengan baik. akan tetapi pendataan berdasarkan konten saja, asal mudah dikendalikan dan mudah dalam pencarian, akan memberikan dukungan manajemen. memberkaskan berdasarkan konteks konten dan struktur menjadi metode untuk mempermudah penemuan kembali. Namun demikian pemanfaatan teknologi informasi dapat memperpendek metode tersebut.
Konteks, konten dan struktur adalah penting agar rekaman kegiatan dapat terberkaskan dengan baik. akan tetapi pendataan berdasarkan konten saja, asal mudah dikendalikan dan mudah dalam pencarian, akan memberikan dukungan manajemen. memberkaskan berdasarkan konteks konten dan struktur menjadi metode untuk mempermudah penemuan kembali. Namun demikian pemanfaatan teknologi informasi dapat memperpendek metode tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar