PENATAAN ARSIP/DOKUMEN KEUANGAN (BERKAS SP2D) DI DITJEN MIGAS

A. Pendahuluan

1. Umum

Dokumen keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pertanggungjawaban keuangan.

Dokumen SP2D terkait dokumen dengan PPK antara lain: Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa , perjanjian/kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa , surat bukti mengenai hak tagih kepada negara , dokumen/surat keputusan yang menjadi persyaratan/kelengkapan pembayaran belanja pegawai , dan SPP.

v  Arsip pendukung SPP-GUP / SPP-GUP Nihil sebagai berikut:

a.    Daftar Rincian Permintaan Pembayaran;

b.    Bukti pengeluaran;

c.    SSP yang telah dikonfirmasi KPPN; dan

d.    faktur pajak (jika ada)

v  Arsip pendukung SPP-TUP meliputi:

a.  Rincian penggunaan dana yang ditandatangani oleh KPA/PPK dan Bendahara Pengeluaran;

b.  Surat Pernyataan dari KPA/PPK yang menyatakan bahwa TUP digunakan dan dipertanggungjawabkan paling lama 1 (satu) bulan sejak tanggal SP2D diterbitkan dan tidak digunakan untuk kegiatan yang harus dilaksanakan dengan pembayaran LS;

c.  Surat permohonan TUP yang telah memperoleh persetujuan TUP dari Kepala KPPN.

v Arsip pendukung SPP-PTUP:

a.  Daftar rincian penerimaan pembayaran;

b.  Bukti pengeluaran:

Ø Kuitansi/bukti pembelian yang telah disahkan PPK beserta fatur pajak dan SSP; dan

Ø Nota/bukti penerimaan barang/jasa atau dokumen pendukung lainnya yang diperlukan yang telah disahkan PPK

c.  SSP yang telah dikonfirmasi KPPN

2. Maksud dan Tujuan

a)      merapikan arsip di ruang bagian keuangan

b)      mengamankan fisik arsip keuangan

c)      memudahkan penemuan kembali

3. Ruang Lingkup

Penataan dilaksanakan pada dokumen pelaksanaan anggaran (belanja). Sesuai dengan klasifikasi dokumen keuangan, ruang lingkup penataan ini adalah dokumen pembayaran untuk pengadaan barang dan jasa Direktorat Jenderal Migas.

4. Dasar

• Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang menyebutkan bahwa kewajiban untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara yang menyebutkan bahwa kewajiban PPK menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan
• Peraturan MESDM nomor 056 tahun 2006 tentang Tata Persuratan dan Kearsipan yang mengatur Ditjen Migas merupakan unit kearsipan yang harus mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif)

B. Kegiatan yang Dilaksanakan

Penataan dokumen keuangan terdiri atas kegiatan pemindahan, pendataan, pemindaian, pengelompokkan, penyimpanan serta pembuatan daftar. Kegiatan pemindahan terdiri atas pemindahan dari ruang kerja bagian keuangan (Gd. Plaza centris lantai 16)  ke ruang pengolah (gd. Plaza centris lantai 12) dan pemindahan dari ruang pengolah ke ruang penyimpanan (gedung O lantai 4 Arsip Nasional RI Jl. Ampera Raya no.7 Cilandak jaksel).

Kegiatan pendataan disebut juga dengan kegiatan deskrepsi arsip. Deskrepsi arsip adalah menuangkan informasi arsip kedalam formulir yang telah ditentukan. Kegiatan deskrepsi dilanjutkan dengan entri data ke dalam aplikasi MS Excel.

Kegiatan penyimpanan terdiri atas penyimpanan di dalam boks arsip, dan di dalam rak atau roll opeck. Penyimpanan dilaksanakan secara berututan sesuai dengan nomor arsip dan nomor boks arsip.

Kegiatan pengelompokkan atau pengklasifikasian dilaksanakan dengan membuat skema penataan sesuai dengan metode pengadaan yakni pengelompokkan bidang Ke-PPK an.

Pengolahan data adalah kegiatan untuk mendapatkan data yang seragam baik dalam pengetikan. Setelah data dilakukan penyeragaman, maka dapat dikelompokkan sesuai dengan skema penataan yang telah ditetapkan.

Melaksanakan update daftar arsip dengan memverifikasi ulang data data serta fisik arsip yang telah disimpan di ruang penyimpanan arsip. Update daftar arsip merupakan verifikasi data arsip dan penyimpanan arsip.

Pelayanan peminjaman adalah kegiatan melakukan penelusuran sampai arsip yang diminta diketemukan, dalam peminjaman dipergunakan formulir peminjaman sebagai bukti keberadaan arsip. selama kegiatan penataan, arsip dibutuhkan dalam mendukung pemeriksaan yang dilaksanakan oleh BPK dan Itjen.

C. Hasil yang Dicapai

1.      Total jumlah boks sebanyak 1070 atau 214 meter Linear dalam bentuk boks arsip ukuran 20 X 40 cm dengan rincian sebagai berikut:

a)    Penataan Kelompok Arsip SP2D Tahun 2012 sebanyak 194 Boks

No.	Unit Pengolah	Pejabat Penandatangan	Jumlah Boks	Jumlah Folder/Data
1	PJDGB
2	PIGBT
3	LPG 3 Kg
4	Non Fisik
5	Fisik
6	Penunjang
Jumlah boks

b)    Verifikasi Kelompok arsip SP2D dengan metode pengadaan pelelangan yang disimpan di ANRI sebanyak 221 boks

No.	Kurun Waktu	Jumlah Data	Jumlah Boks	Keterangan
1	2010		28
2	2009		20
3	2008		41
4	2007		34
5	2006		98	Bercampur dengan dokumen lelang
Jumlah boks			221

c)    Verifikasi Kelompok arsip SP2D dengan metode pengadaan langsung yang disimpan di ANRI sebanyak boks 282 boks

No.	Seri Arsip	Kurun Waktu	Jumlah Boks	Keterangan
1	Belanja Inventaris Kantor	2008 - 2009	4
2	Belanja barang Pakai Habis	2007 - 2010	42
3	Belanja Honor	2007 – 2010	24
4	Belanja jasa Lainnya	2007 – 2010	79
5	Belanja Perjalanan	2007 – 2010	127
6	Belanja Sewa	2007 – 2010	6
Jumlah boks			282

d)    Verifikasi Kelompok Arsip SP2D yang disimpan di ANRI jumlah total sebanyak    ....... boks

e)    Verifikasi SP2D Tahun 2011

No.	Ruang simpan	Jumlah Boks	Keterangan
1	SP2D disimpan di Ruang Arsip Lantai 8
2	SP2D yang dipindahkan ke ruang Sewa (Gedung ANRI)
Jumlah boks

2.      Pemindaian atau scanning SP2D Tahun 2012 sebanyak 30.000 lembar;

3.      Penyimpanan sebanyak sebanyak 1070 buah boks arsip. Penyimpanan arsip berada di 3 ruangan yakni 2 ruang di Gedung Plaza Centris dan 1 ruang sewa di Gedung ANRI.

4.      Penyusunan skema Penataan dilaksanakan dengan mengikuti pembagian bidang ke-PPK an. PPK termaksud yakni Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi (PJDGB), Pembangunan Infrastruktur Gas Bumi untuk Transportasi (PIGBT). Jenis pekerjaan pada kedua PPK tersebut antara lain konsultan FEED, konsultan kontruksi/pembangunan, konsultan pengawasan, konsultan sosialisasi dan pelatihan, dan konsultan UKL-UPL

5.      Data Pelayanan peminjaman selama penataan adalah ........

6.      Skema penataan untuk PPK Penunjang mengikuti akun belanja yakni berikut:

       Pengurutan berdasarkan berdasarkan akun belanja barang / jasa kemudian unit kerja eselon III (sebagai penanggungjawab kegiatan). Dengan mendasarkan pada akun belanja didapatkan kelompok pengadaan barang habis pakai seperti ATK, dan belanja jasa lainnya (konsyinyering),

Pemakaian akun belanja adalah sebagai berikut:

-         52111 untuk pembayaran langganan dan jasa sebanyak 13 data SP2D

-         521211 untuk Belanja Bahan sejumlah 154 SP2D

-         521219 Belanja Barang Non Operasional Lainnya sebanyak 85 SP2D

-         522191 Belanja Jasa Lainnya sebanyak 505 SP2D

-         5231 Belanja Pemeliharaan sebanyak 22 SP2D

-         5321 Belanja Modal Peralatan dan Mesin sebanyak 7 SP2D

-         522141 Belanja Sewa sebanyak 36 SP2D

D. Simpulan dan Saran

Kesimpulan

Dari hasil penataan dokumen keuangan dapat diintepretasikan bahwa berkas arsip SP2D masih berantakan. Hal tersebut dapat dilihat dari keutuhan dokumen SP2D. masih adanya dokumen SP2D yang belum masuk dalam pendataan/penataan ini.

Saran

Kriteria arsip untuk menjamin akuntabilitas adalah keutuhan dokumen. Dalam penataan ini masih terdapat arsip yang belum diketemukan. Salah satu penyebab tidak utuhnya dokumen SP2D adalah tidak langsungnya dikelola setelah arsip tersebut tercipta. Oleh karena itu, saran yang diberikan adalah segera arsip setelah tercipta dapat dilakukan penataan, sehingga dapat menjamin keutuhan arsip.

Contohnya pembayaran per termin kegiatan, masih diketemukan dalam kondisi belum memberkas dan bahkan berkas SP2D yang menjadi tahap permbayaran/termin suatu kegiatan tidak terdeteksi keberadaannya.

Penyusunan standar operasional dalam pengelolaan dokumen SP2D merupakan satu langkah yang dapat dilaksanakan oleh bagian keuangan. Dengan adanya prosedur yang ditetapkan pimpinan maka para pejabat fungsional pengelola keuangan dapat memperhatikan. Sehingga dapat terwujud pengelolaan dokumen keuangan secara baik

Dalam rangka mempermudah pencarian, pengelompokan arsip sesuai dengan elemen data yang dibutuhkan di Sistem Infomrasi Kearsipan, maka format daftar disesuaikan dengan kolom kolom sebagai berikut:

1	2	3	4	5	6	7	8	9
No. Arsip	Kode Klasifikasi	Pencipta Arsip	Uraian Informasi	Kurun waktu	JML	KET	Jenis Naskah	Tingkat Perkembangan

10	11	12	13	14	15	16
Hal/Judul	Klasifikasi Akses	Klasifikasi Keamanan	terjaga/umum	vital/tidak vital	Media Arsip	Kategori Fungsi

17	18	19	20	21	22	23	24
Nomor Berkas	Judul Berkas	Aktif/inaktif	tanggal berkas	retensi aktif	retensi inaktif	Jabatan Unit Pengolah	Nama pimpinan pengolah

Jurnal Kearsipan Vol 7/ANRI/12/2012

     I.        PEMBANGUNAN KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI DI ERA NEW PUBLIC SERVICE Oleh Dra. Tri handayani, M.Si

PENDAHULUAN

Latar belakang

Permasalahan

Metode Penelitian

Tujuan

Pendekatan manajemen Layanan Publik

PEMBAHASAN

1. Lingkungan Internal dan eksternal
2. Manajemen Arsip Dinamis Perguruan Tinggi
3. Arti Penting Manajemen Arsip
4. Model Pengelolaan Arsip
5. Pendekatan daur Hidup Arsip
6. Pendekatan Record Continum Model
7. Aspek Perundang Undangan
8. Organisasi Kearsipan
9. Fungsi dan Pengorganisasian Arsip
10. Manajemen Arsip Perguruan Tinggi
11. Manajemen Arsip Statis
12. Manajemen Arsip statis Perguruan Tinggi di era New Public service
13. Faktor Pendukung dan Penghambat

SIMPULAN

REKOMENDASI

    II.        PEMBANGUNAN KEARSIPAN DALAM KERANGKA OTONOMI DAERAH DI INDONESIA Oleh Khoerun Nisa fadilah, S.IP.

A.       LATAR BELAKANG

B.       RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH

C.       MAKSUD DAN TUJUAN

D.       KERANGKA TEORI

1.        Memahami Konsep Pembangunan

2.        Pembangunan Kearsipan sebagai salah Satu bidang Pembangunan Nasional

3.        Memahami Konsep Otonomi daerah

4.        Otonomi daerah dalam wadah Negara Kesatuan RI

E.       METODOLOGI PENELITIAN

F.        HASIL DAN ANALISA

1.        Kebijakan Pembangunan kearsipan yang diterapkan pemerintah Indonesia di era Otonomi Daerah

a.       Penyerahan urusan kearsipan sebagai urusan wajib pemerintah daerah

b.       Penataan Kelembagaan Kearsipan

c.        Strategi Pembangunan Kearsipan

2.        Model Pembangunan Keasripan yang dapat dikembangkan untuk mendukung Pelaksanaan Otonomi daerah Di Indonesia

a.       Memiliki Standar Pelayanan Minimal

b.       Menempatkan daerah sebagai subyek pembangunan

c.        Memiliki prioritas focus sekaligis prioritas lokus

G.       KESIMPULAN DAN SARAN

  III.        PERAN ARSIP DALAM MENDUKUNG UPAYA DIPLOMASI GUNA PENYELESAIAN SENGKETA PERBATASAN CAMAR BULAN DAN TANJUNG BATU Oleh Purwo Mursito, S.Sos

A.   Latar Belakang

B.   Fokus Permasalahan

C.   Kerangka/Tinjauan Teori

1.    Arsip

2.    Negosiasi dan Diplomasi

3.    Sengketa

4.    Sengketa daerah perbatasan Indonesia dan Malaysia 9camar Bulan dan Tanjung datu)

D.   Metodologi Penelitian

E.   Pembahasan dan Analisis

1.    Sengketa Camar Bulan dan tanjung Datu

2.    Argumentasi Arsip terhadap Kasus Sengketa Camar Bulan dan Tanjung datu

F.    Kesimpulan

G.   Rekomendasi

  IV.        DUKUNGAN ARSIP DALAM KONFLIK BATAS WILAYAH Oleh Drs. Sumrahyadi, MIMS.

Latar Belakang

Perumusan masalah

LANDASAN TEORI

Pengertian Pulau

Wilayah Perbatasan dan batas wilayah

Arsip sebagai suatu Aset

METODOLOGI KAJIAN

PEMBAHASAN DAN ANALISIS

Dukungan arsip sebagai Bahan Bukti Autentik

   V.        STRATEGI PRESERVASU ARSIP STATIS DALAM RANGKA MENJAMIN KELESTARIAN ARSIP STATIS SEBAGAI MEMORI KOLEKTIF BANGSA PADA LEMBAGA KEARSIPAN Oleh Drs. Azmi, M.Si

A.             Pendahuluan

B.             Permasalahan

C.             Perumusan masalah

D.             Kerangka Konspetual

1.              Pengelolaan Arsip Statis

2.              Preservasi Arsip Statis

E.             Formulasi Strategi Preservasi Arsip Statis

1.              Pedoman/Standar

2.              Pembiinaan Stakeholder

3.              Metode Preservasi

4.              Pengembangan Sumber daya Manusia (SDM)

5.              Modernisasi Prasarana dan Sarana

6.              Sosialisasi

7.              Kerjasama

8.              Pendanaan

F.          Penutup

  VI.        ANOMALI DALAM KHASANAH ARSIP afdeeling Atjeh zaken dalam Algemene Secretarie Oleh Dharwis Widya Utama Yacob, S.S

A.   Latar Belakang Masalah

B.   Rumusan Masalah

C.   Maksud dan tujuan

D.   Manfaat

E.   Pembatasan masalah

F.    Metode Penelitian

G.   Kerangka teori

PEMBAHASAN DAN ANALISIS

A.   Gambaran Umum Algemene Secretarie

B.   Penataan Arsip Algemene Secretarie afdeeling Atjeh zaken

C.   Analisis afdeeling Atjeh zaken  dalam Algemene Secretarie

D.   Anomali afdeeling Atjeh zaken  dalam Algemene Secretarie

Berkas Surat Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Penyimpan Bahan Peledak

Peraturan MESDM tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi mempunyai seri/jenis Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hulu Migas. Seri tersebut salah satunya terdiri dari berkas Surat Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Penyimpan Bahan Peledak.

Berkas tersebut mempunyai masa simpan aktif selama 5 (lima tahun). Dengan dasar masa simpan tersebut subdit keselamatan hulu migas direktorat teknik dan lingkungan migas wajib menyimpan selama lima tahun. Masa simpan inaktif selama 1 tahun dan selanjutnya berkas tersebut dinilai kembali apakah diperlukan untuk disimpan atau dimusnahkan.

Pada prakteknya, subdit keselamatan hulu migas sudah tidak memerlukan lagi berkas tersebut. Hal tersebut diperoleh pada berkas tahun 2011 telah diserahkan kepada unit kearsipan Ditjen Migas.

Pemahaman kontek kegiatan yang menghasilkan berkas termaksud yakni:

Kegiatan eksplorasi dan eksploitasi migas memerlukan bahan peledak yang cukup besar antara lain sebagai sumber getar pada kegiatan survei seismik, untuk logging dan perforasi pemotongan konduktor serta pemotongan pipa, dll.  Mengingat keberadaan bahan peledak sensitif maka pada penyimpanannya perlu adanya usaha menjamin keselamatan migas.

Pembinaan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman terhadap peraturan mengenai keselamatan migas serta meningkatkan keterampilan, kewaspadaan dan rasa tanggung jawab menjadi dasar pemeriksaan keselamatan migas terhadap tata cara penyimpanan dan pemakaian bahan peledak dalam instalasi gudang bahan peledak secara berkala.

Pemeriksaan keselamatan migas termaksud meliputi: lokasi pendirian gudang/kontainer; konstruksi gudang/kontainer; dan sarana pengamanan gudang/kontainer.

Setelah diadakan pemeriksaan keselamatan migas dan evaluasi dokumen, Direktur Teknik dan Lingkungan Migas menerbitkan Surat Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Penyimpan Bahan Peledak.

Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan

I. PENDAHULUAN

1.        Latar Belakang

SIKN adalah Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana JIKN.  JIKN adalah Sistem jaringan informasi & sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. Pembentukan JIKN  merupakan amanat Pasal 12 s.d. 14 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. ANRI  merintis SIKN  sejak tahun 2004 yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004. ANRI membangun SIKN untuk memberikan informasi yang autentik & utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, & simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI. 

Penyelenggara JIKN adalah: a.  Pusat Jaringan Nasional oleh ANRI , b. Simpul Jaringan oleh   lembaga kearsipan provinsi,   lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan  lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Partisipasi dalam Portal “Satu Layanan”

•Memperhatikan arahan Wakil Presiden mengenai peluncuran “Program Kunci Pemerintah di 2012” di kantor Wakil Presiden, serta surat Deputi IV Kepala UKP-PPP tanggal 17 Februari 2012 perihal Partisipasi K/L dalam Portal “Satu Pemerintah” dan “Satu Layanan”, ANRI menyambut baik dan mendukung  ajakan partisipasi tersebut.

•Diharapkan website JIKN yaitu : www.jikn.anri.go.id dapat menjadi salah satu bagian yang tergabung dalam portal http://satulayanan.ukp.go.id yang merupakan insiatif UKP-PPP dalam rangka mendukung perwujudan Open Government Indonesia (OGI). Namun sampai saat dibuat laporan monitoring, portal satulayanan termaksud belum terdapat portal JIKN. Website JIKN pun belum bisa dibuka.

2.    Maksud dan Tujuan

Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. berfungsi untuk meningkatkan:

a.    akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, 

b.    kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, 

c.    peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.

3.    Waktu Pelaksanaan

Tahun 2009 setelah disyahkan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan. Tahun 2011 bulan Desember Kepala ANRI menerbitkan Peraturan nomor 22 tentang Pedoman Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Tahun 2012 diterbitkan PP nomor 82 tentang pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan

II. ISI

1.    Kebijakan dan Strategi Pengembangan

Kebijakan Sistem Informasi Kearsipan terdiri atas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Sistem Informasi Kearsipan Statis. Strategi pengembangan berkaitan dengan pertanggungjawaban terhadap proses administrasi yang masih berlangsung di pencipta arsip dan disimpan dalam jangwa waktu tertentu. Faktor pendukung pengembangan system informasi kearsipan adalah penggunaan Teknologi Informasi Komputer (TIK).

2.    Kelembagaan

a.    Struktur Kelembagaan (Pusat Jaringan Nasional dan Simpul Jaringan)

Kementerian ESDM sebagai salah satu Unit pencipta arsip merupakan satu simpul jaringan. Kesepakatan bahwa yang melaksanakan fungsi kearsipan menjadi unit kearsipan merupakan simpul termaksud. Sekretariat Jenderal KESDM sebagai unit kerja yang melaksanakan fungsi kearsipan menjadi simpul jaringan mewakili Kementerian ESDM. Dan apabila terdapat kesepakatan di internal kementerian ESDM agar satuan kerja dibawah kementerian ESDM bertindak sebagai simpul, maka dapat dituangkan dalam peraturan menteri ESDM.

b.    Tugas dan tanggung Jawab

Pelaksana tugas dan tanggung jawab sebagai simpul harus terdapat penunjukkan dari pimpinan kementerian ESDM (sebagai pencipta arsip)

c.    Hubungan Kerja

Unit pelaksana tugas yang ditunjuk Menteri ESDM dapat berhubungan langsung dengan Sekretariat Utama ANRI untuk Sistem Informasi Kearsipan Dinamis.

d.    Tata Cara Menjadi Simpul

Untuk menjadi simpul jaringan dapat dilaksanakan dengan mengisi formulir pendaftaran, kemudian ANRI akan menguji kelayakan infrasruktur jaringan internet.

3.    Informasi, Sistem, dan Jaringan

a.    Infrastruktur Informasi

Penyusunan data dan informasi sesuai dengan Perka ANRI mengenai elemen Data arsip dinamis dan statis untuk SIKN. Informasi kearsipan terdiri atas metadata sekurang kurangnya pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, kurun waktu, jumlah, dan keterangan. Selain metadata, informasi kearsipan terdiri atas elemen informasi yakni jenis naskah, tingkat perkembangan, hal/judul, klasifikasi akses, klasifikasi keamanan, kategori arsip, vital dan tidak vital, media arsip, bahasa dan tulisan, kategori fungsi, nomor bekas, judul berkas, status, status berkas, tanggal berkas, aplikasi pencipta, retensi aktif, retensi inaktif.

Infrastruktur informasi terkait dengan keamanan jaringan, keamanan basisdata dan keamanan komputer

b.    Infrastruktur Sistem Aplikasi

Terdapat fasilitas antar muka dengan pengguna, juga terdapat fasilitas pengolahan data dan penyimpanan data di basisdata. Infrastruktur aplikasi terdiri server basisdata, server WEB, server keamanan,

c.    Infrastruktur Jaringan

Simpul jaringan terhubung oleh koneksi internet dengan penanggungjawab pada masing masing simpul jaringan.

d.    Pengintegrasian Informasi, Sistem, dan Jaringan

Terjadinya duplikasi informasi, dan beban pengumpulan data, pemantauan dan deteksi kebocoran data merupakan tantangan pengintegrasian informasi. Pemilihan system operasi pada sistem operasi yang telah terbukti dipasaran. Mempunyai ruang fleksibilitas untuk dilakukan perubahan dan diintegrasikan dengan teknologi lain.

e.    Pemeliharaan

Dilakukannya penetapan status data terakhir, proses aplikasi, kapasitas lalulintas data dan kapasitas penyimpanan, upgrading basisdata dan system operasi.

4.    Sumber Daya Pendukung

a.    Sumber Daya Manusia

Peningkatan kapasitas Pimpinan atau pejabat melalui peningkatan kesadaran pemahaman TIK, pola pikir dan diklat. Pengadaan pegawai yang telah memiliki kualifikasi dan komptensi system informatika serta computer.

b.    Pendanaan

Dengan mengalokasikan pendanaan dari APBN

5.    Pembinaan

Dilaksanakan dengan koordinasi, pedoman dan standar, bimbingan, fasilitasi, konsultasi, diklat, sosialisasi, pemantauan, evaluasi

6.    Penggunaan Informasi Kearsipan

Pengguna terdiri atas administrator di pusat jaringan nasional, administrator di pusat simpul jaringan, administrator system di simpul jaringan, pelaksana pengumpul data kearsipan di simpul jaringan, pelaksana validasi di simpul jaringan, pejabat yang berwenang menetapkan hak akses, pengguna yang diberikan wewenang khusus untuk dapat mengakses, pengguna terdaftar aplikasi SIKN, pengguna terdaftar JIKN, pengguna umum JIKN

III. PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan referensi dan sumber pengayaan informasi arsiparis.

FASILITASI PENDATAAN UNTUK PEMINDAHAN ARSIP

A. Persoalan

Pernyataan tentang persoalan yang akan dipecahkan adalah:

Unit pengolah (unit kerja eselon III di lingkungan Ditjen Migas) melayangkan nota dinas permintaan pemindahan Arsip ke unit kearsipan (bagian Umum dan Kepegawaian). Berdasarkan disposisi dari Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian, arsiparis Ditjen Migas memindahkan arsip dari ruang kerja unit pengolah ke ruang pengolahan unit kearsipan. Arsip yang akan dipindahkan dalam media kardus kardus besar yang tidak disertakan data secara detil.

B. Praanggapan

Dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang yaitu:

Pemindahan arsip harus melampirkan berita acara pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Berita acara tersebut akan ditandatangani pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan. Berita acara yang baik dan benar adalah melampirkan daftar arsip secara detil.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan yakni:

Unit pengolah mempunyai hambatan secara teknis dan ketidakberadaan pegawai yang melakukan pendataan secara detil. Hambatan tersebut menjadikan arsip yang dipindahkan berupa kardus kardus besar atau dalam container besar.

D. Analisis

Pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan ditinjau dari kekuatan, akibat, keuntungan/kerugiannya sebagai berikut:

Keuntungan pemindahan arsip dengan adanya berita acara sekaligus terlampir daftar arsip akan memberikan kejelasan secara administrasi. Hal tersebut mencegah agar arsip yang dipindahkan sudah jelas dan tidak ada anggapan arsip nyasar/hilang.

Akibat adanya daftar arsip maka kegiatan pengolahan oleh unit kearsipan menjadi mudah. Daftar arsip akan dikompilasi ke dalam daftar arsip. Daftar arsip disusun dan diurutkan berdasar ubit kerja eselon II.

Kekuatan unit pengolah adalah mempunyai arsiparis dan petugas arsip yang sanggup dan mampu untuk melakukan pendataan arsip.

E. Simpulan

Cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yaitu:

.

Unit kearsipan (Bagian Umum dan Kepegawaian Ditjen Migas) memberikan fasilitasi pendataan bagi unit pengolah. Hasil pendataan inilah yang akan dikoreksi oleh unit pengolah, apakah arsip memang layak untuk dipindahkan.

F. Saran

Fasilitasi pendataan arsip dari unit pengolah sebaiknya dilaksanakan oleh unit kearsipan. Hal tersebut menjembatani hembatan dalam keengganan pemindahan arsip oleh unit pengolah. Jika fasilitasi pendataan arsip sebelum dipindah akan menjamin daur hidur arsip.

SEWA PENYIMPANAN ARSIP DITJEN MIGAS

A. Persoalan

Pernyataan tentang persoalan yang akan dipecahkan adalah:

Kapasitas simpan ruang arsip yang dimiliki ditjen migas hanya 1200 boks. kapasitas  simpan tersebut tidak mencukupi untuk menyimpan arsip ditjen Migas. Permasalahan ruang simpan menjadikan ruang kerja penuh dengan arsip. Pertumbuhan arsip kertas yang tinggi di Ditjen Migas belum seimbang dengan kapasitas ruang simpan

B. Praanggapan

Dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang yaitu:

Ditjen Migas telah menyimpan sebanyak 2500 boks arsip di Pusat Arsip ESDM sehingga kavling untuk Ditjen Migas telah terlampaui. Dibutuhkan ruang arsip selain gedung plaza centris dan gedung pusat arsip KESDM untuk menyimpan arsip Ditjen Migas.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan yakni:

Ditjen Migas hanya menempati lantai 6, 7, 8, 11, 15, 16 di gedung plaza centris. Ditjen Migas mengalami kendala status penggunaan Gedung Plaza centris . Status Pengguna Gedung Plaza centris tidak berada di Ditjen Migas melainkan oleh sekjen KESDM.

Letak yang stretegis untuk dunia bisnis dan perkantoran pada lokasi Jl HR Rasuna said dan masih belum terpenuhinya kebutuhan ruang untuk ruang kerja Ditjen Migas menjadikan dasar tidak dapat tersedianya ruangan penyimpanan arsip.

D. Analisis

Pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan ditinjau dari kekuatan, akibat, keuntungan/kerugiannya sebagai berikut:

Tersedianya layanan Jasa Penyimpanan di Arsip Nasional RI. Selain itu adalah adanya peraturan yang melegalkan bahwa arsip dapat dititip simpankan dengan model penyewaan ruang simpan arsip kepada pihak ketiga

Terdapat standar beaya penyimpanan berupa PerPres mengenai tariff PNBP di ANRI mengenai harga satuan sewa penyimpanan arsip.

Fakta lain adalah terdapat kementerian dan lembaga yang telah menyewa ruang simpan di ANRI antara lain adalah BKPM, KPK, KEMLU, Bank DKI, dan Kem PAN dan RB

E. Simpulan

Cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yaitu:

Di dalam perencanaan kegiatan, Bagian umum dan kepegawaian (sebagai unit kearsipan Ditjen Migas) mengalokasikan anggaran belanja jasa lainnya penyimpanan arsip pada RKAKL Ditjen Migas.

Unit kearsipan melayangkan surat Sekretaris Ditjen Migas mengenai permintaan penyewaan ruang simpan arsip yang ditujukan kepada Kepala Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Bersama Pejabat Pembuat Komitmen Penunjang  (P2K Penunjang)Ditjen Migas, Unit kearsipan membahas kontrak atau surat perjanjian penyimpanan arsip antara Ditjen Migas dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Berdasarkan Perjanjian Penyimpanan arsip antara Ditjen Migas dengan Pusat Arsip Ditjen Migas yang disyahkan oleh P2K Penunjang dan Kepala Pusat jasa Kearsipan ANRI maka pembayaran Sewa Penyimpanan arsip dapat terlaksana.

F. Saran

Kemitraan antara pemerintah dengan pemerintah menjadi solusi yang dapat dilakukan untuk melaksanakan urusan kearsipan. Permasalahan ruang simpan arsip dapat teratasi jika melakukan koordinasi dengan lembaga yang menangani bidang kearsipan yakni ANRI.

Diklat Penjejangan Arsiparis

Pasal 29 ayat 1 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya yang mengatur bahwa Arsiparis Tingkat Terampil yang memperoleh ijazah Sarjana (S1)/ Diploma IV dapat diangkat ke dalam jabatan Arsiparis Tingkat Ahli.

Salah satu syarat  diangkat ke dalam jabatan Arsiparis Tingkat Ahli adalah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan/diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli. Diklat yang dimaksud adalah diklat penjenjangan sebagaimana dimaksud  dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Melalui Diklat penjenjangan ini arsiparis terampil tidak diharuskan menunggu untuk mendapatkan pangkat golongan III/a. Jika secara normal, arsiparis harus menunggu sampai angka kreditnya mencapai 100 poin untuk ke golongan III/a. Alih jabatan dari terampil ke ahli dapat menaikkan pangkat golongan arsiparis bersangkutan.

Dengan  diklat penjenjangan ini,  Arsiparis Tingkat Terampil yang selama ini ingin meningkatkan jenjangnya menjadi Arsiparis Tingkat Ahli, tidak lagi harus mengikuti Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli yang waktunya cukup lama (32 hari), belum lagi ditambah magang di instansinya. 

Diklat tersebut  terdiri dari 120 jam pelajaran, dengan 75 jam pelajaran (JP) belajar di kelas ditambah 45 JP praktek kerja lapangan atau magang di instansi masing-masing.