Pelayanan Arsip

Arsiparis menyimpan arsip untuk kebutuhan pengguna arsip. Salah satunya adalah pemohon informasi publik. Beberapa catatan di media online mengenai peminjaman arsip berikut ini menunjukkan bahwa ternyata arsip semakin laku dan semakin trend untuk dipinjam. 

1. Moh Sidiq (swasta) meminjam salinan arsip tentang,  Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) TA. 2009 s.d. TA. 2012, Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) TA. 2009 s.d. TA. 2012 beserta perubahannya (PAK) dan  Dokumen Kontrak beserta dokumen pendukungnya pada seluruh kegiatan dan pekerjaan di TA. 2012 pada Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang Kabupaten Sumenep (sumber)
2. Indonesian Corruption Watch (ICW) meminjam arsip laporan keuangan 2010 dan 2011 kepada Partai demokrat (sumber)
3. Walhi Bali meminjam arsip surat permohonan pengusahaan pariwisata alam oleh PT. Tirta Rahmat Bahari (TRB) di blok pemanfaatan Taman Hutan Rakyat (Tahura) Ngurah Rai, Peta Area Rencana Kegiatan Usaha dan Rencana Usaha Pengusahaan Pariwisata Alam, dan juga Upaya Pengelolaan Lingkungan dan Upaya Pemantauan Lingkungan (UKL/UPL) pada Pemerintah Provinsi Bali (sumber)
4. Bangkalan Corruption Watch (BCW) meminjam arsip tagihan telpon SKPD di Kabupaten Bangkalan kepada  PT Telkom (sumber)
5. Gerakan Bersama Rakyat (Gebrak) meminjam arsip informasi anggaran kepada Kepala Dinas Perhubungan Kabupaten Sumenep, (sumber)
6. Lembaga Anak Indonesia-Sumatera Utara meinjam arsip daftar penerima beasiswa siswa miskin kepada Kepala SMAN 1 Sunggal, Sumatera Utara dan Kepala SMPN 1 Sunggal, (sumber)
7. Aci Kosepa, kepala suku Sebyar meminjam arsip surat dan proposal Bupati Teluk Bintuni, Papua, tentang dana pengganti tanah adat kepada Ditjen Migas Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
8. Indonesia Corruption Watch (ICW) meminjam arsp kunci jawaban Matematika dan kunci jawaban IPA Ujian Nasional (UN) SMP dan sederajat tahun 2012 kepada PIH (Pusat Informasi dan Humas) Kemendiknas (sumber)

Padahal, sebelum 2009, peminjaman arsip hanya dilakukan kepada arsip statis. Arsip yang telah berada di lembaga kearsipan (ANRI/BAD/KAD). trus y, sebelum tahun 2010, seorang arsiparis yang berkantor di luar lembaga kearsipan, tak pernah melayani peminjaman pihak luar (yang dilayani hanya pegawai/pejabat terkait).

Hal tersebut menunjukkan sinyal yang bagus untuk arsiparis, bahwa apresiasi terhadap karya/produk kerja arsiparis banyak peminat dan semakin laku. Apresiasi tersebut menjadi motivasi buat arsiparis. Motivasi agar aktif dalam mendata, menyimpan arsip yang banyak dibutuhkan, baik oleh pegawai/pejabat terkait, maupun pemohon informasi publik.

Teknik Penyusutan dan Penilaian Arsip Pada Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan

Oleh : Toto Widyarsono

di Bandung, 28 - 29 JUni 2013

A.Prinsip

1. Penyusutan arsip harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
2. Penyusutan  arsip menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.
3. Pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah memperoleh persetujuan pimpinan pencipta arsip.
4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit Kearsipan atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab Unit Kearsipan Pencipta Arsip yang bersangkutan.
5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop, undangan dan duplikasi sebagai hasil penyiangan dapat dilaksanakan di masing-masing Unit Pengolah.
6. Setiap lembaga negara , pemerintah daerah,   perguruan   tinggi,   perusahaan, serta   organisasi kemasyarakatan   dan politik   dalam   penyelenggaraan pemerintahan   tidak   lepas   dari   penciptaan arsip. 
7. Arsip sebagai rekaman kegiatan lembaga-  lembaga   tersebut mempunyai manfaat   sebagai bahan   pengambilan   kebijakan, bukti   akuntabilitas kinerja,   memori dan identitas   serta bahan   pertanggungjawaban dalam   kehidupan   bermasyarakat,   berbangsa, dan   bernegara. 
8. Arsip harus dikelola, dipelihara dan   diselamatkan   agar   arsip dapat   dimanfaatkan   seluas-luasnya   untuk   kepentingan   publik   dan   kemaslahatan   bangsa.
9. tidak semua arsip disimpan selamanya   sebagai   arsip   statis. Sebagian besar   arsip yang sudah tidak   memiliki nilai   guna,   telah habis retensinya dan   berketerangan   dimusnahkan   berdasarkan Jadwal   Retensi Arsip   (JRA), tidak ada peraturan   perundang-  undangan yang melarang, dan  tidak   berkaitan   dengan penyelesaian proses   suatu   perkara harus   dimusnahkan.

B. Tujuan

1. Untuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip, 
2.  Agar pencipta arsip, lembaga kearsipan dan pejabat yang bertanggung jawab dapat melakukan penyusutan arsip sesuai dengan kaedah-kaedah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

C. Ruang Lingkup

    Ketentuan Umum, memuat : prinsip- prinsip, kreteria, dan pelaksana penyusutan. Prosedur dan Kewenangan Penyusutan Arsip, mencakup: prosedur pemusnahan arsip dan kewenangan bagi lembaga negara. Mekanisme penyusutan arsip, meliputi  berdasarkan JRA dan tanpa JRA

D. Pengertian

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan      secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Arsip milik negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana Negara.

4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

5. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau referensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanankan yang digunakan sebagai dasar dalam penyusutan arsip dan penyelamatan arsip. 

6. Nilai guna primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip;

7. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa;

8. Nilai historis adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya;

9. Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi; 

10. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

II. KETENTUAN DALAM PENYUSUTAN ARSIP

Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya.

B. Kriteria Arsip  Yang Dapat Dimusnahkan

•      tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;
•      Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
•      Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
•       Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip, meliputi:

1)        1)Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; 2)Notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; 3)Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; 4)Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; 5)Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; 6)Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip. 7)Berita acara pemusnahan arsip 8)Daftar arsip yang dimusnahkan.

TOR SOSIALISASI JADWAL RETENSI ARSIP SUBTANTIF MINYAK DAN GAS BUMI

      I.        Latar Belakang

1.1 Amanah UU RI No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Kebijakan Pemerintah pada bidang Kearsipan mewajibkan kepada Pejabat dan    Pimpinan Lembaga Negara termasuk Ditjen Migas untuk melaksanakan Pengelolaan Arsip Dinamis (Pasal 40 ayat 4) dan mimiliki Jadwal Retensi Arsip / JRA (pasal 48 ayat i). Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip atau yang disebut dengan JRA dipergunakan sebagai landasan penyusutan arsip (pasal 31). Penyusutan terdiri Pemindahan, Pemusnahan, dan Penyerahan

Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat: pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI (Pasal 68).

1.2 Kearsipan Di Ditjen Migas

Pemindahan arsip inaktif pada Ditjen Migas dibedakan menjadi 3. Pemindahan I adalah pemindahan dari unit pencipta (Eselon III di Lingkungan Ditjen Migas) ke unit kearsipan (bagian Umum dan Kepegawaian). pemindahan II yakni dari Setditjen Migas ke Biro Umum (unit Kearsipan KESDM) . Pemindahan III memindahkan arsip inaktif  yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit depot penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI melalui Kerjasama Penyimpanan dengan nomor 69.1/91.01/P2KP/2013, HK.02/05/2013.

Belum melaksanakan pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyusutan yang dilakukan oleh Ditjen Migas harus sesuai dengan peraturan perundangan. Permen ESDM No. 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi. Penyusutan tersebut untuk arsip arsip substantif minyak dan gas bumi, sedangkan untuk jenis arsip fasilitatif mengacu kepada peraturan yang lain.

    II.        Maksud dan tujuan

2.1 Maksud Sosialisasi ini antara lain adalah

·    Mensosialisasikan Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi oleh Bagian Tata Usaha KESDM

·    Mensosialisasikan cara pemusnahan arsip oleh Subdit Akusisi Lembaga negara dan badan kementerian

2.2 Tujuan sosialisasi yakni:

·    Memberikan tata cara pelaksanaan penyusutan arsip sesuai dengan peraturan

·   Mengetahui prosedur mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI tentang pemusnahan arsip.

·    Mengetahui Tata cara membuat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip.

   III.        Sasaran peserta

Para pejabat struktural di lingkungan Ditjen Migas sebagai Unit Pengolah atau staf yang mewakili dan Kepada para Arsiparis serta petugas Arsip

  IV.        Susunan Acara

Jum’at s.d sabtu jadwal terlampir di Hotel Aston Tropicana Bandung

    V.        Materi Sosialisasi

Materi yang diharapkan dari Biro Umum KESDM dan Direktorat Akuisisi adalah sesuai dengan maksud dan tujuan Sosialisasi.

PENYUSUTAN ARSIP SUBSTANTIF MINYAK DAN GAS BUMI

     I.        LATAR BELAKANG

1.1.       Siklus Hidup arsip

Merupakan berpindahnya tahap ke tahap bersifat hidup sebagaimana organisme melakukan siklusnya. Siklus Hidup arsip meliputi beberapa tahap. Tahap tersebut adalah tahap penciptaan, tahap penggunaan, dan tahap penyusutan. Secara alamiah, arsip tercipta terkait erat dengan kegiatan pelaksanaan administrasi. Pendapat T liang Gie bahwa hasil samping dari kegiatan administrasi adalah arsip. Konsepsi UU Kearsipan Tahun 1971 bahwa arsip tercipta dari kegiatan pembuatan dan penerimaan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Kemudian pada consensus termuat di UU RI tahun 2009 bahwa arsip tercipta sebagai hasil rekaman kegiatan.

1.2.       Tahap Penciptaan Arsip

Terciptanya arsip akan dipergunakan sebagai dasar kegiatan selanjutnya. Contoh saja surat permohonan izin niaga migas yang ditujukan Ditjen Migas beserta lampiran persyaratan (sebut saja berkas permohonan iziin niaga migas). Hasil administrasi berkas termaksud berupa keputusan menteri ESDM yang ditandatangani oleh Dirjen Migas. Berkas permohonan termaksud sebagai dasar diterbitkannya kepmen tersebut.

Pihak yang menciptakan berkas permohonan ijin adalah perusahaan yang bersangkutan. Dalam kontek kegiatan, ditjen migas sebagai penerima. Terdapat beberapa pihak penerima yakni petugas ruang investasi, petugas registrasi surat, tim evalusai dokumen, kepala subdit niaga migas beserta stafnya, direktur pembinaan usaha hilir yang menyampaikan draft permen termaksud kepada Dirjen Migas.

Jika proses pembuatan oleh perusahaan menghasilkan surat permohonan beserta lampirannya maka untuk penerimaan akan mencipta hasil samping berupa tanda terima surat (oleh petugas ruang investasi), catatan dalam sistem informasi surat dan formulir surat masuk (oleh Petugas registrasi surat), catatan dalam buku ekspedisi surat, catatan tim evaluasi dokumen, disposisi dan drfat Kepmen dari kasubdit niaga migas, paraf atau koreksi dari direktur pembinaan usaha hilir migas.

Apakah penciptaan berkas tersebut adalah hasil samping penerbitan Kepmen Niaga Migas? (Pendapat T liang Gie). Apakah pembuatan Naskah oleh perusahaan dan penerimaan oleh Ditjen Migas yang membentuk berkas termaksud dalam rangka pemberian ijin niaga migas? (Konsepsi UU Kearsipan Tahun 1971). Apakah Rekaman informasi dari keseluruhan tahap tahap Penerbitan ijin niaga migas disebut tahap penciptaan arsip?

1.3.       Tahap setelah Terciptanya Arsip

Jika siklus hidup arsip diartikan secara umum, penggunaan dilaksanakan setelah selesainya penerbitan kepmen ESDM termaksud. Apakah setelah dikeluarkan kepmen ESDM termaksud berkas permohonan akan dipergunakan kembali? Hampir dipastikan setelah terbit hasil administrasi, maka berkas permohonan termaksud akan diletakkan di bawah meja, jika menumpuk disingkirkan disamping meja, atau kemudian menjadi tumpukan arsip di gudang arsip. Berlalu begitu saja dari permohonan satu ke permohonan selanjutnya sehingga tak terasa terjadi penumpukan berkas.

1.4.       Dasar Hukum

a.     PP No. 82 Tahun 2012

b.     Permen ESDM Nomor 18 tahun 2011

c.     Permen ESDM nomo 18 tahun 2010

d.     Permen ESDM Nomor 056 tahun 2006

    II.        RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH

“Bagaimanakan gambaran Penyusutan Arsip yang Dilakukan Ditjen Migas?”

  III.        MAKSUD DAN TUJUAN

3.1.       Melaksanakan pengembangan profesi arsiparis melalui pembuatan karya tulis

3.2.       Mendapatkan gambaran Penyusutan Arsip yang Dilakukan Ditjen Migas

  IV.        HASIL DAN REKOMENDASI

1.    Gambaran Penyusutan Arsip yang Dilakukan Ditjen Migas

Kapasitas simpan ruang arsip yang dimiliki ditjen migas di gedung plaza centris hanya 1200 boks. Ditjen Migas telah menyimpan sebanyak 2500 boks arsip di Pusat Arsip ESDM sehingga kavling untuk Ditjen Migas telah terlampaui. Ruang yang disewa oleh ditjen migas di ANRI berkapasitas 3400 boks telah penuh

Penumpukan berkas berkas menimbulkan permasalahan ruangan. Ruangan kerja menjadi penuh dengan berkas. Hasilnya menjadikan suasana kerja tidak kondusif dan penuh dengan berkas berkas yang sebetulnya berkas tersebut sudah memasuki tahap berikutnya.

Yang dimaksud dengan tahap berikutnya pada paaragraf diatas adalah tahap penyusutan. Tahap penyusutan terkait dengan status yakni status aktif dan status inaktif.

Contohnya Status aktif adalah masa di kala arsip berkas permohonan izin niaga migas masih dipergukanan oleh tim evaluasi dan staf subdit niaga migas (sebelum dibuat draft Kepmen Niaga Migas). Berkas permohonan berstatus arsip aktif akan berada di ruangan subdit niaga migas (sebagai unit pengolah). Keberadaan arsip aktif dapat diliat dalam faktanya ditumpuk di meja kerja, dibawah kolong meja atau yang paling baik di simpan di ruang arsip subdit termaksud.

Status inaktif adalah masa dimana arsip harus segera dilakukan pemindahan ke bagian umum dan kepegawaian sebagai unit kearsipan (setelah terbit Kepmen ESDM tentang izin usaha niaga migas). Arsip inaktif bukan lagi berada di subdit niaga migas selaku unit pengolah. Jika sampai terlambat dalam melakukan pemindahan maka akan menyebabkan penumpukan oleh permhonan ijin niaga untuk perusahaan yang lain sehingga menjadikan ruangan penuh dengan arsip.

2.    Rekomendasi

·      Dilaksanakan Konsyinyering bersama Subdit Akuisisi Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan ANRI bersama Bagian Tata Usaha KESDM serta bagian Umum dan Kepegawaian ditjen Migas dengan peserta seluruh perwakilan seluruh unit eselon III di lingkungan ditjen Migas

·      Pendapat Sulistyo basuki bahwa unit kearsipan atau lembaga kearsipan bersifat penerima donor. Sifat penerima donor inilah yang kemudian akan menghambat atau mengganggu lancarnya siklus hidup arsip. Siklus akan terhambat sehingga tahapan tidak berjalan dengan normal, artinya unit kearsipan akan bersifat pasif menunggu Kesadaran dari unit pengolah untuk mendonorkan arsip inaktif.

·      Penulis berpendapat bahwa mendasarkan dengan konsepsi siklus hidur arsip , unit kearsipan atau lembaga kearsipan bukan semata mata menpunyai sifat penerima donor. Adalah merupakan tahapan yang harus terlaksana secara organism ketika arsip berstatus inaktif harus dipindahkan ke unit kearsipan atau diserahkan ke lembaga kearsipan.