I.
LATAR BELAKANG
1.1.
Siklus Hidup arsip
Merupakan berpindahnya tahap ke tahap
bersifat hidup sebagaimana organisme melakukan siklusnya. Siklus Hidup arsip
meliputi beberapa tahap. Tahap tersebut adalah tahap penciptaan, tahap penggunaan,
dan tahap penyusutan. Secara alamiah, arsip tercipta terkait erat dengan
kegiatan pelaksanaan administrasi. Pendapat T liang Gie bahwa hasil samping
dari kegiatan administrasi adalah arsip. Konsepsi UU Kearsipan Tahun 1971 bahwa
arsip tercipta dari kegiatan pembuatan dan penerimaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatan. Kemudian pada consensus termuat di UU RI tahun 2009 bahwa arsip
tercipta sebagai hasil rekaman kegiatan.
1.2.
Tahap Penciptaan Arsip
Terciptanya arsip akan dipergunakan sebagai
dasar kegiatan selanjutnya. Contoh saja surat permohonan izin niaga migas yang
ditujukan Ditjen Migas beserta lampiran persyaratan (sebut saja berkas
permohonan iziin niaga migas). Hasil administrasi berkas termaksud berupa
keputusan menteri ESDM yang ditandatangani oleh Dirjen Migas. Berkas permohonan
termaksud sebagai dasar diterbitkannya kepmen tersebut.
Pihak yang menciptakan berkas
permohonan ijin adalah perusahaan yang bersangkutan. Dalam kontek kegiatan,
ditjen migas sebagai penerima. Terdapat beberapa pihak penerima yakni petugas
ruang investasi, petugas registrasi surat, tim evalusai dokumen, kepala subdit
niaga migas beserta stafnya, direktur pembinaan usaha hilir yang menyampaikan
draft permen termaksud kepada Dirjen Migas.
Jika proses pembuatan oleh perusahaan
menghasilkan surat permohonan beserta lampirannya maka untuk penerimaan akan
mencipta hasil samping berupa tanda terima surat (oleh petugas ruang
investasi), catatan dalam sistem informasi surat dan formulir surat masuk (oleh
Petugas registrasi surat), catatan dalam buku ekspedisi surat, catatan tim
evaluasi dokumen, disposisi dan drfat Kepmen dari kasubdit niaga migas, paraf
atau koreksi dari direktur pembinaan usaha hilir migas.
Apakah penciptaan berkas tersebut
adalah hasil samping penerbitan Kepmen Niaga Migas? (Pendapat T liang Gie).
Apakah pembuatan Naskah oleh perusahaan dan penerimaan oleh Ditjen Migas yang
membentuk berkas termaksud dalam rangka pemberian ijin niaga migas? (Konsepsi
UU Kearsipan Tahun 1971). Apakah Rekaman informasi dari keseluruhan tahap tahap
Penerbitan ijin niaga migas disebut tahap penciptaan arsip?
1.3.
Tahap setelah Terciptanya Arsip
Jika siklus hidup arsip diartikan
secara umum, penggunaan dilaksanakan setelah selesainya penerbitan kepmen ESDM
termaksud. Apakah setelah dikeluarkan kepmen ESDM termaksud berkas permohonan
akan dipergunakan kembali? Hampir dipastikan setelah terbit hasil administrasi,
maka berkas permohonan termaksud akan diletakkan di bawah meja, jika menumpuk
disingkirkan disamping meja, atau kemudian menjadi tumpukan arsip di gudang
arsip. Berlalu begitu saja dari permohonan satu ke permohonan selanjutnya
sehingga tak terasa terjadi penumpukan berkas.
1.4.
Dasar Hukum
a.
PP No. 82 Tahun 2012
b.
Permen ESDM Nomor 18 tahun 2011
c.
Permen ESDM nomo 18 tahun 2010
d.
Permen ESDM Nomor 056 tahun 2006
II.
RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH
“Bagaimanakan
gambaran Penyusutan Arsip yang Dilakukan Ditjen Migas?”
III.
MAKSUD DAN TUJUAN
3.1.
Melaksanakan pengembangan profesi
arsiparis melalui pembuatan karya tulis
3.2.
Mendapatkan gambaran Penyusutan Arsip
yang Dilakukan Ditjen Migas
IV.
HASIL DAN REKOMENDASI
1.
Gambaran Penyusutan Arsip yang
Dilakukan Ditjen Migas
Kapasitas simpan ruang arsip yang
dimiliki ditjen migas di gedung plaza centris hanya 1200 boks. Ditjen Migas
telah menyimpan sebanyak 2500 boks arsip di Pusat Arsip ESDM sehingga kavling
untuk Ditjen Migas telah terlampaui. Ruang yang disewa oleh ditjen migas di
ANRI berkapasitas 3400 boks telah penuh
Penumpukan
berkas berkas menimbulkan permasalahan ruangan. Ruangan kerja menjadi penuh
dengan berkas. Hasilnya menjadikan suasana kerja tidak kondusif dan penuh
dengan berkas berkas yang sebetulnya berkas tersebut sudah memasuki tahap
berikutnya.
Yang
dimaksud dengan tahap berikutnya pada paaragraf diatas adalah tahap penyusutan.
Tahap penyusutan terkait dengan status yakni status aktif dan status inaktif.
Contohnya
Status aktif adalah masa di kala arsip berkas permohonan izin niaga migas masih
dipergukanan oleh tim evaluasi dan staf subdit niaga migas (sebelum dibuat
draft Kepmen Niaga Migas). Berkas permohonan berstatus arsip aktif akan berada
di ruangan subdit niaga migas (sebagai unit pengolah). Keberadaan arsip aktif
dapat diliat dalam faktanya ditumpuk di meja kerja, dibawah kolong meja atau
yang paling baik di simpan di ruang arsip subdit termaksud.
Status
inaktif adalah masa dimana arsip harus segera dilakukan pemindahan ke bagian
umum dan kepegawaian sebagai unit kearsipan (setelah terbit Kepmen ESDM tentang
izin usaha niaga migas). Arsip inaktif bukan lagi berada di subdit niaga migas
selaku unit pengolah. Jika sampai terlambat dalam melakukan pemindahan maka
akan menyebabkan penumpukan oleh permhonan ijin niaga untuk perusahaan yang
lain sehingga menjadikan ruangan penuh dengan arsip.
2.
Rekomendasi
· Dilaksanakan
Konsyinyering bersama Subdit Akuisisi Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan
ANRI bersama Bagian Tata Usaha KESDM serta bagian Umum dan Kepegawaian ditjen
Migas dengan peserta seluruh perwakilan seluruh unit eselon III di lingkungan
ditjen Migas
· Pendapat
Sulistyo basuki bahwa unit kearsipan atau lembaga kearsipan bersifat penerima
donor. Sifat penerima donor inilah yang kemudian akan menghambat atau
mengganggu lancarnya siklus hidup arsip. Siklus akan terhambat sehingga tahapan
tidak berjalan dengan normal, artinya unit kearsipan akan bersifat pasif
menunggu Kesadaran dari unit pengolah untuk mendonorkan arsip inaktif.
· Penulis
berpendapat bahwa mendasarkan dengan konsepsi siklus hidur arsip , unit
kearsipan atau lembaga kearsipan bukan semata mata menpunyai sifat penerima
donor. Adalah merupakan tahapan yang harus terlaksana secara organism ketika
arsip berstatus inaktif harus dipindahkan ke unit kearsipan atau diserahkan ke
lembaga kearsipan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar