I.
PENDAHULUAN
Definisi
arsip secara umum yaitu rekaman kegiatan organisasi negara. Dengan definisi
tersebut maka setiap media rekam baik berupa kertas maupun yang lainnya yang
merekam tugas dan kegiatan organisasi menjadi arsip Negara. Organisasi Negara
yang berbentuk kementerian yang diatur dengan Undang – Undang Nomor 39 Tahun
2008 tentang Kementerian Negara.
Jika
kita tengok perjalanan sejarah, kementerian ESDM merupakan hasil perubahan
reformasi dari Departemen Pertambangan. Menurut Peraturan Presiden Nomor 7
tahun 2015 tentang organisasi kementerian Negara, KESDM merupakan organisasi
kelompok II dimana urusan pemerintahan yang ruang lingkup ditangani disebutkan
di UUD 1945.
Terbitnya
Peraturan Presiden Nomor 68 Tahun 2015 tentang Kementerian ESDM merupakan
pelaksanaan amanah UU RI 39/2008 tentang Kementerian Negara. Aturan termaksud
sebagaimana untuk mengimplementasikan penataan tugas dan fungsi kabinet kerja
(Prepres 165/2014).
Dari
pendahuluan di atas maka pengelolaan rekaman kegiatan organisasi mutlak harus memahami kedudukan, tugas dan
kegiatan organisasi, susunan organisasi, unit pelaksana teknis, tata kerja,
kelompok kerja, dan pendanaan. Kedudukan Kementerian ESDM di bawah dan
bertanggungjawab kepada Presiden.
II.
RUMUSAN
MASALAH
Rumusan
masalah pada tulisan ini adalah sebagai berikut;
1. Apa saja rekaman
kegiatan organisasi kementerian ESDM?
2. Unit kerja apa
yang memiliki fungsi kearsipan?
3. Bagaimanakah
agar fungsi kearsipan dapat berjalan secara maksimal?
III.
PEMBAHASAN
1.
Tugas
Kementerian ESDM
Diundangkan
pada lembaran Negara pada tanggal 10 Juni 2015 tentang Peraturan Presiden No.68
tahun 2015, tugas Kementerian ESDM menangani urusan pemerintah bidang energi dan
sumber daya mineral yang memiliki fungsi antara lain perumusan, penetapan, dan
pelaksanaan kebijakan, penelitian dan pengembangan, pengembangan SDM, pemberian
dukungan substantive, pembinaan dan pemberian dukungan administrative,
pengelolaan barang milik/kekayaan Negara, pengawasan atas pelaksanaan tugas,
pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi, pelaksanaan kegiatan teknis yang
berskala nasional.
Menurut
Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015, susunan
organisasi kementerian kelompok II terdiri dari unsur pemimpin (menteri), unsur
pembantu pemimpin (Sekretariat Jenderal), unsur pelaksana (Direktorat
Jenderal), unsur pengawas (Inspektorat Jenderal), unsur pendukung (Badan dan
Pusat).
2.
Apakah
kegiatan Kementerian ESDM?
Urusan
Energi dan Sumber Daya Mineral terdiri dari pelaksanaan fungsi pada kegiatan
pengusahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, pembangunan sarana dan
prasarana tertentu, serta pengelolaan penerimaan Negara Bukan Pajak di bidang
Minyak dan gas bumi serta mineral dan batubara.
Untuk
mengetahui yang diurusi pada kegiatan termaksud diatas, tercermin pada
numenkelatur susunan organisasi. Dalam menjalankan tugas dan fungsi kementerian
ESDM memiliki susunan organisasi yang mencerminkan kekhasan yakni Ditjen Migas,
Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Mineral dan Batubara, Ditjen EBTKE.
3. Fungsi Kearsipan.
Menurut Peraturan
Pemerintah tentang pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009, definisi
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta
arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Unit kearsipan lembaga negara dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas unit kearsipan I berada di lingkungan sekretariat lembaga negara dan unit kearsipan
pada jenjang berikutnya dibentuk
sesuai dengan kebutuhan lembaga negara.
Berikut
matrik satuan kerja yang memiliki tugas kearsipan
Prepres No. 7 tahun 2015 tentang Kementerian
Negara
|
Perpres No. 68 tahun 2015 tentang Kementerian
ESDM
|
Sekretariat
Jenderal memiliki fungsi pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang
meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama,
hubungan masyarakat, arsip, dan dokumentasi Kementerian
|
Sekretariat Jenderal KESDM memiliki fungsi pembinaan dan pemberian
dukungan administrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan,
kerja sama, hubungan masyarakat, arsip dan dokumentasi Kementerian ESDM
|
Tata
Usaha Pimpinan pada sekretariat jenderal memberikan dukungan administrasi
kepada unsur pemimpin, unsur pembantu pemimpin, dan staf ahli.
|
Pelaksanaan administrasi direktorat jenderal,
Inspektorat Jenderal, Badan dan pusat Pusat
|
Bagian pada
sekretariat jenderal yang menangani fungsi arsip dapat terdiri atas Kelompok Jabatan Fungsional
|
Belum ditentukan pada level eselonering III dan
IV
|
Bagian
pada Sekretariat Direktorat Jenderal yang menangani fungsi arsip dapat
terdiri atas Kelompok Jabatan Fungsional.
|
|
Sub bagian tata usaha di
direktorat
|
|
4. Unit
Kearsipan.
Dalam peraturan Kepala
Arsip Nasional RI Nomor 20 tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan
pada Lembaga Negara mengamanahkan bahwa setiap lembaga Negara berkewajiban
membentuk unit kearsipan yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan
kearsipan.
Kesepakatan penamaan
unit kearsipan I berada pada struktur organisasi secretariat jenderal atau sekretariat
utama atau sebutaan sejenisnya. Unit kearsipan II berada pada struktur
organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal.
Fungsi tugas unit
kearsipan diletakkan pada numenkelatur organisasi yang mempunyai kesamaan jenis.
IV.
KESIMPULAN
1.
Rekaman
kegiatan energi dan sumber daya mineral seluruh endapan informasi dalam
pelaksanaan tugas dan kegiatan Kementerian ESDM yakni
1.a. perumusan, penetapan,
dan pelaksanaan kebijakan pada bidang Minyak Bumi, Gas Bumi, Ketenagalistrikan,
Panas Bumi, Mineral, Batubara, Konservasi Energi, Bio Energi, Aneka Energi Baru
dan Energi terbarukan antara lain:
-
pengusahaan
-
keteknikan
-
keselamatan kerja
-
lingkungan
1.b.
pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi Minyak Bumi, Gas Bumi,
Ketenagalistrikan, Panas Bumi, Mineral, Batubara, Konservasi Energi, Bio
Energi, Aneka Energi Baru dan Energi terbarukan antara lain:
-
pengusahaan
-
keteknikan
-
keselamatan kerja
-
lingkungan
1.c. pelaksanaan kegiatan
teknis yang berskala nasional.
1.d. pembangunan
sarana dan prasarana tertentu
1.e. Pengelolaan penerimaan
Negara Bukan Pajak Migas dan Mineral Batubara
2.
Unit kerja
yang mempunyai fungsi kearsipan adalah Sekretariat Jenderal.
Selama ini telah kita dengan Sekretariat Jenderal mengusulkan
unit level eselon III yang menangani arsip dan dokumentasi. Namun pada hasilnya
fungsi kearsipan masih diterjemahkan level eselon IV yakni kasubag kearsipan
pada bagian tata usaha, Biro Umum KESDM). Untuk mensiasati hal tersebut,
kementerian ESDM dapat melihat di kementerian pendidikan nasional bahwa fungsi
kearsipan dilaksanakan oleh Pusat Komunikasi, bukan biro umum. Penulis berpendapat
bahwa dengan meletakkan fungsi kearsipan dibawah puskom, maka fungsi kearsipan
akan lebih berkembang. (kesamaan fungsi arsip sebagai sumber informasi publik)
3.
Diperlukan
kesepakatan untuk menentukan unit kearsipan I dan unit kearsipan jenjang
berikutnya. Dalam mendukung kelancaran fungsi kearsipan, penulis berpendapat
perlu diperjelas penjenjangan unit kearsipan sebagaimana telah disebut pada
Permen ESDM nomor 056 tahun 2006 tentang TPDK. Misalnya Istilah Unit kearsipan
kementerian perlu disesuaikan dengan istilah unit kearsipan I.
4. Fungsi kearsipan dapat berjalan maksimal jika fungsi kearsipan diletakkan pada numenkelatur organisasi yang sesuai dengan fungsi kearsipan. fungsi arsip bukan hanya terletak pada manajemen pengaturan rekaman kegiatan, namun juga terletak pada pemanfaatan rekaman kegiatan organisasi. Untuk itulah fungsi kearsipan perlu diberikan perhatian dengan penempatan dalam organisasi yang tepat.