- SIKD yang akan diimplementasikan pada tahun 2012
- dikembangkan oleh Deputi Bidang Pembinaan ANRI pada tahun 2011;
- dikembangkan sepenuhnya oleh SDM TIK ANRI;
- merujuk pada Aplikasi SIKD yang dikembangkan pada tahun 2008;
- telah memiliki fungsi-fungsi utama pengelolaan arsip
- dirancang untuk mengelola arsip elektronik (born digital record) maupun non-elektronik
- telah diperkenalkan juga ke sejumlah instansi pemerintah pada tahun 2011.
- perlu ditelaah kembali kesesuaian dengan ketentuan peraturan perundangan (UU 43 tahun 2012, RPP, Perka ANRI 21 tahun 2011);
- perlu dilengkapi dengan fungsi-fungsi kearsipan tambahan;
- perlu dipastikan untuk dapat berintegrasi dengan SIKN – JIKN;
- perlu ditelaah kesesuaiannya dengan kaedah kearsipan yang umum berlaku;
- perlu ditelaah kemudahaan penggunaannya (user friendliness).
CAKUPAN FUNGSI KEARSIPAN SIKD
(Administrator)
FUNGSI
KEARSIPAN
|
URAIAN
|
|
1
|
Pengaturan
Klasifikasi Arsip
|
|
2
|
Pengaturan
Jadwal Retensi Arsip
|
|
3
|
Pengaturan
Klasifikasi Keamanan dan Akses
|
|
4
|
Pengaturan
Pengguna
|
|
5
|
Pengaturan
Berkas
|
|
6
|
Melakukan pemberkasan
ulang
|
|
7
|
Pelaporan:
Laporan
Seluruh Berkas dan Arsip
Laporan
Berkas dan Arsip Inaktif
Laporan
Tindakan Akhir
|
Daftar Arsip
Vital
Daftar Arsip
Terbuka
Daftar Arsip
Tertutup
Daftar Arsip
Terjaga
Daftar Arsip
Inaktif
Daftar Arsip
Usul Musnah
Daftar Arsip
Usul Serah
Daftar Arsip
Dinilai Kembali
|
CAKUPAN FUNGSI KEARSIPAN SIKD (Pengguna)
FUNGSI
KEARSIPAN
|
URAIAN
|
|
1
|
Manajemen
Dokumen Elektronik (versioning)
|
Proses
pembuatan naskah (dalam format elektronik) mulai dari konsep awal hingga
akhir (final) dipelihara oleh sistem
|
2
|
Meregistrasi
arsip
|
registrasi
arsip
registrasi
naskah internal
registrasi
naskah masuk
registrasi
naskah keluar
|
3
|
Mendisposisi
arsip
|
|
4
|
Merelasikan
antararsip
|
Tunjuk
silang
|
5
|
Melihat
metadata arsip
|
|
6
|
Melihat
riwayat penggunaan arsip
|
penjejakan
lokasi
penjejakan
tindakan
|
7
|
Melihat kopi
digital arsip
|
Arsip
elektronik maupun hasil pemindaian (scanning)
|
8
|
Mengirim
arsip yang telah diberkaskan
|
9 Mengkopi
arsip
|
||
1
|
10 Melihat/mencari
semua berkas dan arsip yang dimiliki
|
|
1
|
11 Melihat/mencari
semua berkas dan arsip yang dimiliki bawahan
|
|
1
|
12 Melakukan
pencarian arsip
|
Kata kunci
Seluruh kata
Salah satu
dari kata
Frase yang
sama
Perbanding
kata
|
METADATA SIKD