e-arsip

Penggunaan aplikasi komputer seperti sistem data base dapat dibedakan menjadi dua. Yang pertama adalah kategori sebagai sistem informasi hanya bersifat input data (berupa informasi arsip). Yang kedua kategori prosessing (sebagai system yang menterjemahkan daur hidup arsip). Sistem database pada kategori pertama yang lebih sederhana hanya dipergunakan untuk menamajemen informasi . Manajemen informasi data yang terkandung di dalam arsip merupakan serangkaian kegiatan dalam menginput metadata arsip.

Metadata arsip merupakan terjemahan dari daftar arsip yang terdiri bebrapa kolom yakni pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, tahun, media, jumlah, tingkat keaslian dan keterangan.

Metadata untuk mendukung layanan informasi publik yakni, ringkasan isi informasi, Pejabat/Unit/satker yang menguasai, penanggung jawab pembuatan/penerbitan informasi, waktu dan tempat pembuatan informasi, format informasi yang tersedia dan jangka waktu penyimpanan. (Peraturan komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang standar layanan informasi publik).

Manfaat dari sistem informasi ini adalah banyaknya data dan banyaknya kelompok data sehingga dapat membantu dalam penemuan kembali, menunjukkan keterkaitan antara arsip satu dengan arsip yang lain. Yang perlu diperhatikan untuk sistem database sebagai sistem informasi adalah klasifikasi atau pengelompokkan data sehingga mencerminkan berkas dan susunan informasi yang dapat menunjukkan Asal usul (Provenance) maupun dikembalikan pada penataan aslinya.

Sistem database diterjemahkan sebagai tabel yang teridiri atas kolom dan baris. Sebutlah sebagai tabel utama yang selama ini para arsiparis menyebut sebagai daftar arsip (dahulu disebut dengan daftar Pertelaan Arsip). Dalam tabel ini (daftar arsip), terdiri banyak kolom , kolom tersebut adalah kolom nomor , kolom uraian isi arsip, kolom unit kerja (organisasi pencipta arsip), kolom tingkat perkembangan (asli/copy/tembusan), kolom jumlah (lembar, berkas, bundle), kolom tahun, dan kolom lokasi simpan (rak, bok, folder). Sebagai pengayaan dari tabel utama adalah terdapatnya kolom klasifikasi arsip.

Tabel utama akan lebih memberikan informasi dengan dukungan tabel pendukung lainnya. Pembuatan tabel selanjutnya akan dihubungkan dengan satu kolom sebagai identitas unik arsip. Tabel ini mencerminkan cirri khas dari jenis jenis arsip. Misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip asset, arsip substantive. Contoh tabel untuk arsip keuangan, dapat ditambah dengan kolom kolom untuk mendata lebih spesifik, yakni adanya tabel arsip pembayaran (berkas SP2D) yakni adanya kolom mata belanja, kolom nilai pekerjaan, kolom nama Pejabat Pembuat Komitmen (kategori jenis pembayaran yang biasa dikelompokkan menjadi fisik, non fisik atau penunjang serta kegiatan pembangunan infrastruktur).

Contoh tabel pendukung untuk cirri khas arsip substantive migas adalah adanya kolom untuk perusahaan KKKS, kolom nama blok (sumur minyak), kolom volume produksi pada tiap tahunnya, dan seterusnya disesuaikan dengan kebutuhan.

Tabel yang lain sebagai pengayaan adalah adanya kolom kolom untuk memuat hasil scan yang kemudian soft file dapat diletakkan pada kolom termaksud.

Sedangkan sistem database kategori prosessing terdapat rumus rumus tertentu yang dapat menterjemahkan menjadi ouput yang dikehendaki. Pada system database ini lebih komplek. Adanya tabel jadwal retensi arsip yang menterjemahkan umur simpan, waktu pindah dan status keberadaan arsip.

Misalnya penggunaan rumus terdapat di dalam JRA. Secara otomatis jika arsip dientri pada sistem database akan bertemu dengan rumus atau formula, sehingga outputnya adalah arsip yang telah memasuki retensi pindah atau retensi musnah, atau retensi permanen.

Sering kita dapatkan istilah user management di dalam system database. User management sebaiknya diterjemahkan sebagai organisasi kearsipan. Organisasi kearsipan yang terdiri dari unit kearsipan I atau unit pusat arsip. Dan unit kearsipan II serta unit kearsipan III (sekaligus juga sebagai unit pengolah).

User management yang terdiri atas grup pengguna, pengguna aplikasi dan hak akses. Group pengguna merupakan sub menu yang mengelola akun pengguna ke dalam beberapa grpup. Biasanya group pengguna terdiri dari administrastor sebagai super pengguna dan pengguna lainnya yang hak aksesnya tidak sama. Dalam organisasi kearsipan, pengguna kearsipan adalah pejabat atau unit yang diberikan otorisasi untuk melakukan penambahan (input) dan melakukan perubahan fitur fitur lainnya.Unit kearsipan baik I dan II memiliki kemampuan untuk mengakses sebagaian sampai dengan seluruh daftar arsip.

Sistem database mempergunakan login ID yakni username dan password. Grup pengguna merupakan urutan satuan kerja atau unit kerja sesuai dengan kewenangan. Contohnya adalah untuk persuratan dinas. Bahwa tata usaha dapat menjadi user yang dapat melihat seluruh data di setiap unit kerja. Sedangkan untuk unit kerja dapat melihat data yang hanya diinput dan ditujukan kepada unit kerja termaksud.

Terdapat sistem informasi yang memberikan hak akses dengan pengaturan (customize) pada item item yang diberikan untuk dapat diakses oleh administrator. Ada juga hak akses yang telah didefinisikan sesuai dengan jenjang organisasi. Jenjang organisasi telah mendefinisikan urutan kewenangan, sehingga customize akses pada item item tertentu tak perlu dilakukan.

Data Master biasanya isitilah yang dipergunakan untuk data yang tercermin pada system kearsipan. Menurut peraturan perundangan yang menjadi unsur dari sistem kearsipan adalah klasifikasi arsip, tata naskah dinas, Jadwal retensi Arsip, klasifikasi keamanan.  

KIP (Zaman Terbukanya Informasi)

Keterbukaan informasi sebagai wujud Perlindungan terhadap hak warga negara dan civil society terdapat di dalam deklarasi PBB tahun 1984. Pada tahun 1945, Dasar Negara Indonesia telah mengatur dalam UUD 1945 pasal 28 F (amandemen ke-3) yang berbunyi setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengelola dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Selanjutnya pada tahun 2008 muncul UU tentang KIP nomor 14.

Kerangka Hukum yang terdiri dari beberapa Undang undang RI yakni UU Keterbukaan Informasi Publik 2008, UU Pelayanan Publik 2009, UU Kearsipan 2009, UU Kerahasiaan Negara, RUU Kerahasiaan Pribadi.

Perubahan paradigma informasi publik terhadap arsip Negara yakni semua informasi yang diciptakan oleh pecipta arsip (badan publik) tertutup bagi publik kecuali yang dibuka (UU Kearsipan tahun 1971) sekarang menjadi semua informasi yang diciptakan oleh badan publik bersifat terbuka bagi publik kecuali yang ditutup (UU KIP tahun 2008).

Kategori informasi publik yakni yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, wajib diumumkan secara serta merta, yang wajib tersedia setiap saat, yang dikecualikan dan yang diperoleh berdasarkan permintaan.

Menurut Peraturan komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang standar layanan informasi publik bahwa kategori informasi secara berkala terkait dengan profil organisasi (visi dan misi serta moto organisasi, tugas pokok dan fungsi dan struktur organisasi beserta profile singkat pejabat, alamat domisili lengkap dan kontak yang dapat dihubungi) terkait dengan kegiatan yang sedang dijalankan, terkait dengan anggaran dan asset. Tak luput informasi yang diumumkan secara berkala yakni pengadaan barang dan jasa badan publik. Informasi seluruh kebijakan berbentuk produk hukum (peraturan, keputusan, instruksi, pengumuman, edaran).

Kategori informasi yang wajib tersedia setiap saat merupakan kategori informasi yang dapat diperoleh jika mengajukan permintaan. Informasi tersebut adalah daftar seluruh informasi dalam penguasaan badan publik, keputusan badan publik dan pertimbangannya, kebijakan badan publik beserta dokumen pendukungnya, rencana proyek dan anggaran tahunnya, perjanjian badan publik dengan pihak ketiga, informasi yang bersifat terbuka dan umum, prosedur kerja terkait dengan layanan publik, laporan layanan akses informasi, informasi lain yang telah dinyatakan terbuka untuk akses publik berdasarkan putusan sengketa informasi.

Kategori informasi yang perlu dipersamakan persepsinya adalah sebagaimana disebut didalam pasal 17 UU Keterbukaan informasi Publik. Informasi tersebut adalah:

a.    Dapat menghambat proses penegakan hukum. Contohnya adalah surat penyidikan kasus hukum

b.    Dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha yang tidak sehat

c.    Dapat membahayakan pertahanan dan keamanan Negara

d.    Dapat mengungkap kekayaan alam Indonesia

e.    Dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional

f.     Dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri

g.    Dapat mengungkap akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir atau wasiat seseorang

h.    Dapat mengungkap rahasia pribadi misalnya rekam medik. Kemudian bagi pejabat publik, segala hal terkait pribadi dapat dikategorikan sebagai informasi publik.

i.     Memorandum atau surat surat antar badan publik atau intra badan publik yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan komisi informasi atau pengadilan

j.     Informasi yang tidak boleh diungkap berdasarkan undang undang

Antara kearsipan dan informasi publik.

Terdapat hubungan yang erat antara keterbukaan informasi publik dengan kearsipan. Hubungan yang saling mendukung. Asumsinya bahwa jika kegiatan kearsipan dilaksanakan dengan baik, maka informasi dapat disampaikan dengan baik.

Kerangka teoritisnya adalah sebagai berikut

Pengelolaan arsip mempunyai pendekatan tidak ada keberpihakan. Mulai dari penciptaan, penggunaan, penyusutan dilaksanakan secara berlanjut.hal tersebut tersebut dalam konsepsi daur hidup arsip.

Konsep records continuum model sebagai basic keilmuan kearsipan membagi 4 dimensi. Dimensi organisasi, dimensi kebuktian, dimensi informasi dan dimensi kebangsaan.

Jika instrument kearsipan adalah tata naskah dinas, jadwal retensi Arsip, klasifikasi keamanan, klasifikasi informasi maka yang harus dilakukan adalah memenuhi dan memanfaatkan instrument tersebut agar daur hidup arsip (penciptaan, penggunaan, penyusutan) dapat berjalan dengan sempurna.

Dimensi informasi terikat dengan dimensi kebuktian, jika arsip (sebagai sumber informasi) masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan, maka menjadi pengecualian atau bukan informasi publik, akan tetapi setelah menjadi sebuah laporan atau telah selesai kegiatan termaksud, hal tersebut dapat menjadi informasi publik.

JRA Migas merupakan informasi mengenai kegiatan berdasarkan tugas dan fungsi Ditjen Migas. Informasi tersebut dalam jenis dan seri arsip pada JRA termaksud. Pendekatan dalam penyusunan JRA MIGAS merupakan pendekatan analisa tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Migas. Seri dan jenis arsip yang tertera pada JRA merupakan daftar informasi yang dikuasai oleh Ditjen Migas. Khasanah yang dimiliki unit kearsipan ditjen migas belum menyeluruh sebagaimana seri dan jenis yang terdapat di dalam JRA Migas.

Bagaimanakah agar kearsipan dapat mendukung kebijakan pimpinan

Arsip sebagai naskah sumber, mempunyai karakteristik “unik”. Daftar arsip yang dapat memberikan informasi adalah daftar arsip yang telah diintepretasikan sesuai dengan kebutuhan para pengguna informasi. Peran arsip sendiri mendukung manajemen dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Selama ini hanya masih menjadi beban dalam penyimpanan. Konsep pengelolaan sehingga memberikan output belum terlaksana. Output tersebut misalnya menjadi data masukan bagi manajemen dalam pelaksanaan kegiatan.

Misalnya saja untuk arsip SP2D, dapat dikelola dan diinterpretasikan untuk pembuatan manajemen asset. Pembuatan paparan pimpinan membutuhkan data dukung yang bisa diperoleh dari arsip, namun belum siapnya dan belom tersosialisasikan kepada pengguna sehingga arsip belom maksimal.

Menyimpan tanpa tendensi dan keberpihakan memang diperlukan manajerial yang bagus, bukan hanya manajerial yang sampingan, namun diperlukan perhatian dan komitmen.

Jika arsip aktif telah dilakukan pendataan dengan bagus dan disimpan dengan dikelompokkan dengan maksimal, maka terlihat dan bersandingan dengan para pelaksana pekerjaan (manajemen). Namun hanya jika berkutat dengan muara, atau hanya bergerak di hilirnya, maka akan menjadi sebuah gudang yang dicari untuk memberikan solusi tempat.

Register Nomor Pelumas Terdaftar

Peraturan MESDM nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Minyak dan Gas bumi mengatur umur simpan ketika arsip berada di unit kerja dan juga kapan waktunya berada di unit peryimpanan (unit kearsipan) sampai dengan nasib akhir dari keberadaan berkas hasil pelaksanaan kegiatan ditjen Migas.

Jenis / seri arsip register Register Nomor Pelumas Terdaftar terdiri atas berkas permohonan, berita acara hasil evaluasi, Salinan sertifikat NPT dan register NPT. Menurut permen termaksud bahwa berkas permohonan NPT memiliki umur simpan aktif selama satu tahun. Artinya berkas permohonan disimpan unit Subdit Standarisasi Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas selama satu tahun setelah permohonan selesai. Dan pada tahun ke-2 setelah permohonan selesai dilaksanakan, berkas permohonan tersebut harus dipindah ke Unit Kearsipan (Bagian Umum dan Kepegawaian). Bagian umum akan menyimpan selama satu tahun dan selanjutnya akan diusulkan untuk dimusnahkan.

Untuk jenis berita acara evaluasi.

Nilai administrative jenis / seri arsip NPT adalah dalam rangka pembinaan dan pengawasan terhadap mutu pelumas yang beredar di dalam negeri maka dianggap perlu menerbitkan Sertifikat Nomor Pelumas Terdaftar (NPT).

Ditjen Migas memiliki tujuan dalam merwujudkan jaminan mutu dan perlindungan  konsumen, keselamatan migas dan lindungan lingkungan terhadap produk yang langsung digunakan konsumen dan produk-produk yang digunakan industri perminyakan dalam kegiatan usaha hulu dan hilir migas.

Nomor pelumas akan dicantumkan pada kemasan pelumas yang akan dipasarkan. Sebelum didapatkan nomor, maka perusahaan yang akan memasarkan pelumas termaksud harus melakukan uji laboratorium agar didapat kesesuaian spesifikasi teknis. Laporan Hasil Analisa dikeluarkan oleh Labioratorium Pusat Pengembangan Teknik Minyak dan gas Bumi PPTMGB “Lemigas”. Tersebut akan menjadi dasar Ditjen Migas Cq. DMT untuk menerbitkan sertifikat Nomor Pelumas Terdaftar,

Dasar Hukum pelaksanaan register Nomor Pelumas Terdaftar yakni Permen Energi dan Sumber Daya Mineral No. 2808.K/20/M.EM/2006 Tentang Standar dan Mutu (spesifikasi) Pelumas Yang Dipasarkan di Dalam Negeri. Kemudian Ditjen Migas sebagai Unit pelaksana teknis mengeluarkan keputusan yang melimpahkan kewenangan penanganan register Nomor Pelumas Terdaftar kepada Direktur teknik dan Lingkungan Migas melalui nomor 9087.K/80/DJM/2007

Perusahaan mengajukan permohonan kepada DMT dengan melengkapi kelengkapan berkas antara lain adalah……

Dalam konsep pelayanan prima, maka kelengkapan yang belum lengkap tidak dapat diterima oleh DMT karena menghambat proses administrative, untuk itu jika kelengkapan sudah lengkap, maka dapat diterima oleh petugas investasi dan kemudian Subdt DMTS akan mengundang Perusahaan termaksud untuk melaksanakan presentasi.

Presentasi dan evaluasi dokumen administrasi dan data teknis dituangkan dalam Berita Acara yang menjadi dasar penerbitan Sertifikat bertanda tangan Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. Nasib akhir dari dokumen “berita acara” ini adalah dinilai kembali. Penilaian kembali ini dikarenakan ada pertimbangan agar dokumen tidak dimusnahkan terkait dengan dasar apakah nantinya terdapat permasalahan pada sertifikat yang telah dikeluarkan oleh dir. DMT.

Arsiparis

Tahun 2005, terbentuklah organisasi yang menamakan Asosiasi arsiparis Indonesia yang disengkat dengan AAI. Organisasi termaksud merupakan forum komunikasi bagi para anggota komunitas kearsipan yang terdiri dari Arsiparis, tenaga kearsipan baik instansi pusat maupun daerah, serta BUMN dan BUMD dan pemerhati kearsipan yang berasal dari masyarakat.

Untuk kepengurusan nasional periode 2005 – 2010 diketuai oleh Djoko Utomo (sekaligus sebagai Kepala ANRI pada masa itu). Konggres pada 18 – 20 Mei 2005 menghasilkan anggaran dasar serta menyusun kode etik arsiparis serta menyusun kepoengurusan organisasi profesi kearsipan.

Setelah tahun 2010, ketua AAI digantikan oleh Andi Kasman (kepala pusjibang siskar ketika itu). Ketika tahun 2011 mengadakan kongres di arsip nasional dengan membuka keanggotaan pada instansi pusat.

Sebagai organisasi profesi, terbilang perkembangan sangat lambat. Ketika ketua AAI diundang pada Seminar kearsipan nasional pada tahun 2012 di UGM,menjawab pertanyaan dari salah seorang arsiparis daerah. Menurut andi kasman, perkembangan AAI masih di pusat, untuk diaerah belom dapat maksimal, namun kita sebagai arsiparis perlu menumbuhkan rasa kepemilikan dan bangga karena organisasi arsiparis dituangkan dalam Undang undang.

Sebagai pejabat fungsional, arsiparis termasuk dalam rumpun Jabfung PNS yang tersebut di dalam Keputusan Presiden Nomor 87 tahun 1999. Dalam peraturan tersebut jabatan fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tanggungjawab, wewenang dan hak seseorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri. Pengembangan dan peningkatan kualitas serta profesionalitas jabatan fungsional harus dilakukan dalam bentuk angka kredit dan tunjangan.

Menilik dari perkembangan arsiparis sebagai pejabat fungsioal dan arsiparis sebagai profesi, memiliki umur 11 tahun (sampai dengan tahun 2013) yang dihitung sejak tahun 2002. Walaupun sejak tahun 1999 telah disebut ke dalam rumpun jabatan fungsional, namun penetapan arsiparis baru dapat dilaksanakan pada tahun 2002. Melalui surat Keputusan Menteri Pendayaginaan Aparatur nomor 09/Kep/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya. Dan pada tahun 2004 diperbaharui melalui Kepmen PAN nomor 34/KEP/M.PAN/3/2004 dan 2005 dari bentuk keputusan menjadi peraturan MENPAN yang merevisi lampiran I dan lampiran II dengan nomor PER/60/M.PAN/2/2002.

Perkembangan regulasi untuk profesi arsiparis juga terhitung sangat lamban. Hal tersebut dapat ditunjukkan dari terbitnya Peraturan Presiden mengenai tunjangan jabatan fungsional arsiparis pada tahun 2007 serta surat edaran dirjen perbendaharaan No. SE-77/PB/2007 tentang tunjangan jabatan fungsional arsiparis. Diperlukan waktu 5 tahun sejak ditetapkan nya keputusan menpan mengenai jabatan fungsional termaksud untuk mendapatkan payung hukum mengenai tunjangan (jika tunjangan menjadi dasar pengukuran profesionalitas).

Memang keberadaan bidang kearsipan jika ditinjau dari perundangan sudah sejak tahun 1971 (sumber UU nomor 7 tahun 1971 tentang pokok pokok kearsipan) namun sejak saat itu pulalah belum tersebut arsiparis sebagai sebuah profesi/jabatan fungsional.

Ketidak sesuaian dengan perkembangan profesi dan tuntutan kompetensi arsiparis, maka pada tahun 2009 diterbitkanlah peraturan Menteri PAN untuk mengatur kembali Jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya dengan nomor PER/3/M.PAN/3/2009. Pengaturan kembali tersebut menaikan persyaratan kualifikasi pendidikan dari SMA ke Diploma III untuk menjadi arsiparis.

Sejak tahun 2009 inilah kemudian pengangkatan sebagai arsiparis untuk Diploma III bidang Kearsipan langsung mendapatkan kredit poin sedangkan untuk Diploma III juran non kearsipan dipersyaratkan untuk mengikuti diklat penciptaan arsiparis.

Menurut informasi dari rekan seprofesi bahwa pengaturan tersebut kembali akan diperbaharui pada tahun 2013, hal tersebut maklum adanya dikarenakan ketidak sesuaian dengan perkembangan profesi dan tuntutan pada poin angka kreditnya (lihat tulisan sebelumnya yang berjudul kritik angka kredit arsiparisterampil).

Banyak pekerjaan rumah pada bidang kearsipan agar mampu bersaing dengan profesi pada bidang lainnya. Selain regulasi atau pengaturan pemerintah mengenai jabatan, angka kredit dan tunjangan jabatan sampai dengan organisasi profesi, perlu kiranya menjadi perenungan para arsiparis adalah peran aktif dalam mewarnai bidang kehidupan dengan kearsipan.

Kearsipan dapat dibawa kepada ranah budaya, manajemen atau administrasi public dan Negara sampai dengan informasi untuk berperan aktif dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Jika kita amati, berapa pemberitaan mengenai kearsipan?, apa saja yang diberikatan tentang kearsipan?, dan tulisan dan pendapat arsiparis mana yang menjadi aspirasi wakil dari para ahli.

Jika pakar kearsipan UGM Machmoed effendi pernah berpendapat bahwa perkembangan kearsipan di Indonedia masih terpaku pada pengelolaan saja, bagaimana mengenai penelitian kearsipan untuk mengembangkan bidang kearsipan. Para arsiparis dituntut untuk aktif dalam menulis di media baik cetak, media online, televise atau media tulisan majalah terbitan periodic baik di lembaga kearsipan, intansi pemerintah sampai dengan lembaga pendidikan yang membuka program kearsipan.

Disisi pengelolaan saja masih terbilang mulai membaik yang dimulai dari apresiasi baik pimpinan organisasi sampai dengan pegawai. Contoh kasus penyidikan oleh pemeriksa baik internal organisasi maupun ekternal mempergunakan data berdasarkan arsip. Inspektorat jenderal pada suatu instansi sampai dengan penyidik perkara seperti KPK mendasarkan kegiatan pemeriksaan dan penyidikan dari salah satu sumber yakni arsip yang tercipta dari suatu kegiatan.

Masih teringat dan trerdengar belum ala mini di masyarakat melalui pemebritaan bahwa Tim KPK mengobrak abrik ruang penyimpnanan arsip Polantas POLRI dan Kementerian Pemudan dan olah raga. Mendasarkan dengan arsip yang ditemukan, rtelah ditetapkan tersangka.

Menjadi pintu masuk bagi seorang yang berprofesi sebagai arsiparis untuksegera membuka pintu dalam berperan aktif dalam memberikan dukungan manajemen teknis suatu organisasi atau sampai dengan menyajikan iformasi yang bersumber dari arsip secara periodic kepada public (tuntutunan era keterbukaan informasi public)

Ketatausahaan

Kegiatan ini merupakan komponen dari kegiatan layanan perkantoran yang akan mendukung indikator kinerja Sekretariat Ditjen Migas. Indikator tersebut adalah prosentase pelayanan pimpinan. Peran Bagian umum dan kepegawaian sebagai unit penanggungjawab kegiatan mempunyai tugas untuk mendukung fungsi Setditjen Migas yakni pelaksanaan pemberian dukungan administrasi Ditjen Migas.

Dokumen ketatausahaan Terdiri beberapa kegiatan. Kegiatan tersebut adalah

1.     Survey dan pengumpulan data ketatausahaan;

2.     Pedoman, juknis dan SOP ketatausahaan;

3.     Seminar/bimbingan /sosialisasi ketatausahaan dan

4.     Dokumentasi dan pelaporan ketatausahaan.

1. Survey dan pengumpulan data ketatausahaan

Survey dan pengumpulan data ketatausahaan mempunyai tujuan untuk mendapatkan perkembangan ketatausahaan. Pedoman dari instansi Pembina yakni kementerian menpan dan reformasi birokrasi. Atao perkembangan juknis yang terdapat di instansi pemerintah lainnya serta dinamika budaya aparatur yang terkait dengan kebiasaan pimpinan.

Kegiatan ketatausahaan mendasarkan pada peraturan MENPAN tentang pedoman tata naskah dinas di instansi pemerintah dan juga Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sebagaimana kita tahu bersama bahwa ketatausahaan merupakan pintu pertama dari kegiatan perkantoran. Pada bidang ketatausahaan persuratan dinas dan kearsipan dikelola. Isu dan wacana pemerintah dalam memanfaatkan Teknologi Informasi kompiter (TIK) di bidang tata usaha telah dilontarkan dalam agenda reformasi birokrasi. Diharapkan dengan menghadapi pelaksanaan e-government dan e-office untuk menuju tata kelola pemerintah yang baik

Dalam rangka mendapatkan data perkembangan ketatausahaan, Direktrorat Jenderal Migas melaksanakan beberapa kegiatan yakni Forum Discussion Grup (FGD) , seminar dengan mengundang para professional bidang administrasi perkantoran dan juga rapat rapat para pengadministrasi umum untuk menginventaris kendala dan permasalahan yang eksisting di direktorat jenderal migas serta study banding ke beberapa instansi.

Penyelenggaraan FGD, Seminar mempergunakan mata belanja jasa lainnya (522191). Untuk studi banding di dalam kota Jakarta dan rapat mempergunakan mata belanja belanja operasional (521119). Dan study banding yang dilaksanakan di luar kota mempergunakan mata belanja perjalanan dinas dalam negeri (524119). Untuk pembayaran para professional mempergunakan belanja jasa profesi (522151).

Pentingnya kegiatan survei dan pengumpulan data ketatausahaan adalah untuk mempersiapkan dan menyajikan data yang valid dan komprehensif yang akan dipergunakan sebagai data penyusunan kebijakan pimpinan Ditjen Migas dalam pengaturan ketatausahaan.

Yang melatarbelakangi kegiatan ketatausahaan untuk diperhatikan antara lain adalah Rangkuman kejadian unik ketika Dirjen Migas melimpahkan sebagaian kewenangan kepada para direktur dan sesditjen merupakan bagian dari aturan kepegawaian namun berimbas pada bidang ketatausahaan. Pejabat level eselon II enggan menandatangani surat yang merupakan kewenangan Direktur Jenderal dikarenakan tidak jelasnya kebijakan ketatausahaan.  

Aturan penggunaan cap dinas, penomoran surat, wewenang untuk menandatangani, merupakan dinamika dari ketatausahaan. Hal tersebut dan juga ditambah dengan ragam standarisasi Format format surat yang menjadi langkah pengamanan pemalsuan surat dan dokumen. Dokumen pelayanan public di ditjen migas berpengaruh kepada stakeholder. Untuk itulah peran stakeholder menjadi penting untuk lebih memperdalan data data ketatausahaan sehingga dapat lebih baik dalam memberikan data untuk dilakukan analisa. Sehingga kebijakan ketatausahaan oleh pimpinan dapat mendukung tata kelola pemerintah yang baik.

Jumlah surat yang masuk dalam sehari sampai dengan 150 buah dan surat keluar mempunyai rata – rata 76 buah mengindikasikan bahwa ketatausahaan ditjen migas memberikan pengaruh pada operasional organisasi. Seluruh perijinan, penandasyahan, rekomendasi bidang migas yang dilakukan registrasi dan diberikan nomor oleh unit ketatausahaan Ditjen Migas.

Kejadian keterlambatan surat yang masuk didistribusikan kepada unit eselon II dan III sampai dengan kehilangan berkas dikarenakan kesalahan petugas atau tidak terkontrolnya pengurusan surat sering terjadi karena ketatausahaan dianggap sepele/remeh. Klasifikasi informasi surat dan tingkat kecepatan penyampaian surat berpengaruh pada prosedur dan kebijakan ketatausahaan. Terlebih lagi ditjen migas merupakan birokrasi yang medukung perekonomian Negara Indonesia.

Kegiatan survey dan pengumpulan data ketatausahaan merupakan rencana tetap yang dilaksanakan selama 2014 s.d 2019. Pada tiap tahunnya akan dimodifikasi sesuai dengan isu tatalaksana sesuai dengan agenda reformasi birokrasi. Modifikasi tujuan pengumpulan data ketatausahaan disebebkan hal hal seperti pengaruh adanya peraturan peraturan baru terkait ketatausahaan dan bidang yang bersinggungan seperti keterbukaan informasi publik, kehumasan, kewenangan pejabat, perijinan, aturan aturan administrasi keuangan, administrasi kepegawaian, administrasi perlengkapan dan lain sebagainya.

Pihak pihak yang terkait dengan survey dan pengumpulan data ketatausahaan antara lain adalah instansi Pembina yakni kementerian Pan dan RB cq. Deputi administrasi umum, Biro Umum KESDM sebagai Pembina di lingkungan kementerian ESDM, stake holder tetap yakni Badan usaha di bidang Migas baik swasta dan negeri yang senantiasa mengirimkan dan menerima dokumen atau surat.

Pihak undangan yang secara tentative diundang yakni unit eselon I di lingkungan KESDM sampai instansi pusat maupun daerah yang dianggap dapat dipergunakan sebagai benchmark perkembangan ketatausaan. Para professional seperti dosen sampai dengan widyaiswara dan pejabat eselon II dan III sebagai pembicara dalam seminar atau FGD.

(bersambung)

Revisi Butir Rincian Kegiatan Arsiparis

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 sudah seharusnya direvisi. hal tersebut dikarenakan tidak terdapat kesesuaian kompetensi Sarjana Muda bidang Kearsipan dengan rincian tugas yang terdapat dalam permen termaksud.

Misalnya pada Arsiparis terampil yang terdiri atas arsiparis pelaksana, pelaksana lanjutan dan arsiparis penyelia.  Arsiparis pelaksana memiliki golongan II/c atau pengtur tingkat I, golongan ruang II/d.  Kualifikasi pendidikan untuk arsiparis terampil adalah Diploma III Kearsipan atau Diploma jurusan lain dengan mengikuti diklat penciptaan arsiparis terampil. Sebelum tahun 2009, kualifikasi pendidikan arsipris terampil adalah Sekolah Menengah Atas.

Butir rincian kegiatan pengelolaan arsip terdiri atas mencatat surat, menyeleksi surat, melakukan pengeditan database, penggabungan data kearsipan dan penyesuaian struktur ke dalam sistem aplikasi kearsipan, membuat inventaris arsip berbahasa Indonesia, melakukan penyimpanan dan penataan arsip, memberikan layanan arsip konvensional, melakukan alihmedia arsip kertas kedalam CD.

Penulis berpendapat bahwa rincian kegiatan tersebut bersifat belum mencerminkan kompetensi arsiparis terampil yang memiliki kualifikasi pendidikan Diploma III Kearsipan. Rincian kegiatan tersebut mencerminkan kompetensi untuk Arsiparis berpendidikan Sekolah Menengah Atas. Mata kuliah di bangku Kuliah yang telah ditempuh oleh sarjana Muda Diploma III kearsipan memilki jumlah 90 s.d 105 SKS. Dan itu pun terdapat pemahaman kearsipan yang lebih dari sekedar rincian kegiatan untuk arsiparis terampil termaksud.

Untuk itulah rincian kegiatan sebagaimana yang tersurat di dalam peraturan menteri Negara Pendayagunaan aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 seyogyanya direvisi untuk disesuaikan dengan kompetensi Sarjana Muda Diploma III Kearsipan.

Fakta di instansi pemerintah khususnya di intansi pusat untuk satuan Kerja non seKretariat Jenderal tercatat bahwa kebutuhan bidang pekerjaan kearsipan bukan hanya penataan dan penyimpanan arsip saja. Kebutuhan instansi pemerintah  adalah pegawai yang mampu menangani manajemen kearsipan bukan hanya Rincian kegiatan untuk arsiparis sebagaimana termaksud. Rincian termaksud dapat lah dilaksanakan oleh para pengentri data atau pengadministrasi umum yang memiliki kualifikasi pendidikan sekolah menengah atas saja.

Kebutuan satuan kerja non secretariat jenderal adalah kebutuhan pegawai pada bidang kearsipan untuk penguasaan manajemen kearsipan. Selain formulasi untuk membuat manual kearsipan dari penciptaan, penggunaan, dan penyusutan yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, layanan kearsipan dapat dilaksanakan oleh arsiparis terampil dengan kualifikasi pendidikan sarjana Muda Diploma III Kearsipan.alasannya adalah memang mata kuliah di bangku universitas telah mengajarkan hal tersebut.

Mata kuliah yang telah diselesaikan di bangku universitas untuk diploma III kearsipan telah menyeluruh dari manajemen kearsipan. Bahkan paradigma life cycle of record sampai pada perkembangan records continuum model pun telah diajarkan. Para sarjana muda diploma kearsipan diajarkan untuk menyusun jadwal retensi arsip, dididik untuk menganalisa seri dan berkas sesuai dengan kontek, konten dan strukturnya.

Pada perkembangan ilmu terapan kearsipan, para sarjana muda diploma kearsipan pun dikondisikan dengan mata kuliah yang dekat dengan teknologi informasi. Betapa tuntutan bidang kearsipan adalah pengelolaan arsip yang dapat disajikan dengan cepat yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi.

Penulis berpendapat, sudah saatnya di tahun 2013 ini, rincian kegiatan untuk arsparis terampil dipertajam sesuai dengan kompetensi yang disejajarkan dengan mata kuliah yang didapat di bangku kuliah.

Untuk input pegawai atau calon arsiparis pun, sudah tidak kesulitan dikarenakan terdapat 5 universitas yang membuka program Diploma III kearsipan. Hal tersebut tidak salah jika peraturan menpan tahun 2009 menetapkan kualifikasi dasar arsiparis terampil tingkat pelaksana berkualifikasi pendidikan Diploma III kearsipan. Namun demikian untuk rincian kegiatan belum lah mencerminkan kompetensi yang dimiliki oleh sarjana muda diploma III kearsipan.

Pengembangan E-Government

 Oleh M. Asichin Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia disampaikan pada acara: Rapat Koordinasi

Aula Lembaga Administrasi Negara, Jakarta, 6 Maret 2012

Pengembangan SIKN adalah Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana JIKN. dan Pembentukan JIKN adalah Sistem jaringan informasi & sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. 1.Merupakan amanat Pasal 12 s.d. 14 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2.Telah dirintis sejak tahun 2004 yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 1. ANRImembangun SIKN untuk memberikan informasi yang autentik & utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, & simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI. 2.Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN.

PEMBENTUKAN

JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL  ( JIKN )

1.  JIKN berfungsi untuk meningkatkan:

a.  akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, b.  kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, c.  peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.

2. Penyelenggara JIKN adalah:

 a.  Pusat Jaringan Nasional oleh ANRI b. Simpul Jaringan oleh §  lembaga kearsipan provinsi, §  lembaga kearsipan kabupaten/ kota, & §  lembaga kearsipan perguruan tinggi.

JIKN

1. JIKN merupakan sistem jaringan informasi & sarana pelayanan untuk

a.  arsip dinamis, & b.  arsip statis.

2. Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan, unit kearsipan pada lembaga negara menjadi simpul jaringan.

3. Lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta dapat menjadi simpul jaringan.

TANGGUNG JAWAB “PUSAT JARINGAN NASIONAL”  (ANRI)

a.penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan oleh lembaga negara dalam “daftar arsip dinamis”,

b.penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam “daftar arsip statis nasional”,

c.  pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis & arsip statis dalam JIKN secara nasional,

d.  layanan informasi kearsipan melalui JIKN,

e.  pengelolaan sistem & jaringan,

f.evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN;

g.koordinasi simpul jaringan dalam satu kesatuan JIKN.

Penggunaan “Informasi Kearsipan”

1.Untuk meningkatkan kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan kepada pemerintahan & masyarakat.

2. Informasi kearsipan bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan.

3. Informasi kearsipan sekurang-kurangnya memuat metadata arsip meliputi: a.  pencipta arsip,b.  nomor arsip,c.  kode klasifikasi,d.  uraian informasi arsip,e.  kurun waktu,f.  jumlah, &g.   keterangan.

Partisipasi dalam Portal “Satu Layanan”

•Memperhatikan arahan Wakil Presiden mengenai peluncuran “Program Kunci Pemerintah di 2012” di kantor Wakil Presiden, serta surat Deputi IV Kepala UKP-PPP tanggal 17 Februari 2012 perihal Partisipasi K/L dalam Portal “Satu Pemerintah” dan “Satu Layanan”, ANRI menyambut baik dan mendukung  ajakan partisipasi tersebut.

•Diharapkan website JIKN yaitu : www.jikn.anri.go.id dapat menjadi salah satu bagian yang tergabung dalam portal http://satulayanan.ukp.go.id yang merupakan insiatif UKP-PPP dalam rangka mendukung perwujudan Open Government Indonesia (OGI). 

di dalam pasal 5 Undang undang nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi elektronik disebutkan bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah, merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia, dinyatakan sah apabila mempergunakan penye;lenggaraan sistem elektronik (pasal 15).

Penyelenggaraan sistem elektronik dilaksanakan secara handal dan aman serta bertanggungjawab terhadap beroperasinya Sistem elektronik. selain itu juga ada pihak yang bertanggungjawab. jika dapat dibuktikan terdapat keadaan memaksa, kesalahan dan atau kelalaian oleh pihak pengguna, maka sistem elektronik menjadikan dokumen tidak syah.