Layanan Ketatausahaan

Melalui Klinik Virtual Arsip Migas pada hari Jumat 5 Agustus 2022, survey kepuasan layanan ketatausahaan berhasil berhasil di bedah. Pendalaman pertanyaan survey terkait kemudahan prosedur persuratan dan kearsipan mendesak revisi dan penambahan SOP.

Sebanyak 68 responden yang mengisi survey kepuasan layanan internal dukungan manajemen Ditjen Migas, menyatakan Sangat Baik dan Baik. Hanya dua responden saja yang menyatakan kurang.

Perbaikan atau revisi Standar Operasional Prosedur (SOP) dikira perlu untuk menggaet kemudahan dalam pelaksanaan urusan administrasi perkantoran. Sebut saja SOP Pembuatan Naskah Dinas dan SOP Pengurusan Surat. Para pelaksana pada SOP tersebut bukan saja petugas administrasi. Hampir semua pegawai menindaklanjuti pekerjaan melalui penyusunan konsep naskah dinas.

Tantangan dalam layanan ketatausahaan ialah adanya dokumentasi persuratan yang terintegrasi. Dokumentasi harus dapat terbaca oleh pelaksana secara cepat dan lengkap. Contohnya riwayat disposisi pimpinan yang perlu dituangkan ke dalam format yang informatif.

Format penyelesaian surat yang terbagi alur masuk dan keluar memerlukan modifikasi. Alur masuk mencerminkan riwayat sejak dicatat-ke pimpinan dan sampai kepada pegawai. Alur surat keluar merupakan riwayat penyusunan konsep naskah sebelum disyahkan oleh pimpinan organisasi.

Sampai disini, informasi proses penyelesaian pekerjaan dapat ditinjau dari dokumentasi persuratan yang tertuang pada jurnal atau loogbook.

Diskusi layanan Ketatausahaan mengerucut pada perlunya SOP yang menjembatani alur masuk dan keluar yakni SOP pengunggahan net konsep surat keluar ke dalam aplikasi persuratan.

Diharapkan adanya SOP pengunggahan net konsep surat keluar akan meningkatkan kepuasan satker terhadap layanan ketatausahaan.

Rara dan Skuter

"Bukan karena mampu membelikan mainan, namun kesediaan menemani bermain anak" Pelajaran yang mencuat seiring rengekan Rara untuk ditemani bermain skuter barunya. Minggu, 31 Juli 2022 lepas menerima mainan barunya Rara pun begitu semangat menjajal sejak terbangun dari tidurnya.

Bisa jadi karena mampu membelikan mainan, kesediaan untuk menemani bermain kurang membara. Sebaliknya, ketidakmampuan membelikan mainan untuk anak, mendorong rasa empati kepada anak untuk menemani bermain.

Begitu kah kehidupan ini???? Pertanyaan pun dapat kita lebarkan demi mendalami pelajaran kebijaksanaan.

Anak, anugerah ilahi yang mengajarkan orang dewasa kembali melogika kehidupan. Logika yang waras selaras kehidupan yang penuh keberkahan.

Kearsipan Digital

"Tinjaulah kebijakan kearsipan dengan perspektif digital" Kalimat yang melekat dalam memori otaku setelah mengikuti pemaparan kebijakan kearsipan digital oleh Direktur Kearsipan Pusat ANRI, Pak Imam Mulyantono. Bisa jadi pemahamanku akan berbeda dengan arsiparis lain yang mengikuti forum peningkatan kompetensi sumber daya kearsipan Kementerian ESDM.

Selasa, 26 Juli 2022 bertempat di Gedung Pusat Arsip Ponji Tangsel adalah ceritaku dalam komunitas kearsipan Kementerian ESDM. Komitmen pada kearsipan terus ditunjukkan oleh Kepala Biro Umum selaku pembina arsiparis dengan menyelenggarakan Forum Komunikasi pejabat Fungsional Arsiparis. Pun misalnya cerita sosialisasi arsiparis yang digawangi Biro Kepegawaian Dan Organisasi pada tahun 2014 (delapan tahun yang lalu) baca 👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2014/04/cerita-dari-sosialisasi-jabatan.html?m=1

"Narasumber yang kemaren, cukup bagus" Kata pak Sabdo, arsiparis madya pada waktu rehat siang. Ya..menarik kiranya untuk menelisik satu dari berbagai pendekatan memahami arsip sebagai entitas. Bisa jadi pendekatan tersebut akan memudahkan agar arsiparis mempunyai perspektif digital.

Dulu, ada pendekatan kontek-konten-struktur dalam memaknai arsip. Pendekatan tersebut terafirmasi dengan memahami arsip sebagai entitas terkecil pembentuk fakta yang memintal peristiwa. 

Suatu peristiwa sebagai gambaran fakta, berisikan data, informasi, dan dokumen yang terbentuk dari arsip. Untuk itu, arsip menjadi entitas terkecil dari fakta. Arsip yang apa? Tentu arsip yang utuh, terpercaya, autentik, dan dapat digunakan. 

Bisa jadi kita tidak sependapat, karena selama ini yang menyelubungi pemahaman arsiparis bahwa arsip bukan saja dokumen. Arsip bisa berupa gedung, pelaku sejarah, naskah, dan format lainnya. Trus nalar kita diajak bingung, karena selama ini secara umum nalar kita akan mengatakan dokumen itu ya arsip atau sebaliknya arsip itu ya dokumen. 

Akhirnya, kebijakan kearsipan digital sesuai judul ceramah dari narasumber yang berasal dari Direktorat Kearsipan Pusat pada Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI itu berhasil menyibak nalar transformasi digital. 

Bukankankah jelas dengan pembagian aplikasi Umum dengan Srikandi dan khusus sesuai substansi sektor urusan pemerintahan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Presiden tentang SPBE yang diluncurkan pada tahun 2018. Kenapa perlu meninjau kembali konstruksi berfikir digital???. Baca 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/10/22/aubkd-e-arsip-terintegrasi/

#bingungKokAjakAjak #angelAngel

"Membingkai Kembali Profesi Kearsipan"

"kiprah arsiparis perlu disuarakan sehingga dapat menyentuh dukungan peningkatan kinerja sektor energi" Tutur Bu Upik Jamil, Karo Umum sekaligus sebagai Pejabat Tinggi Pratama Kearsipan Kementerian ESDM. Pidato pembukaan sekaligus suntikan motivasi kepada arsiparis, seolah medesak nalar ke dalam pendekatan komunitas.

Jumat, 22 Juli 2022. Lebih dari seratus insan Arsip ESDM berada di Auditorium Balai Pengujian Teknologi Mineral dan Batubara Bandung. "Seratus lima puluh orang yang mengkonfirmasi undangan Biro Umum", kata petugas penjaga absensi. Komunitas arsiparis energi beranjangsana dalam membingkai kembali profesi kearsipan Kementerian ESDM.

Derap kearsipan ESDM pun terkonfirmasi dengan kehadiran langsung Jabatan Pimpinan Tinggi yakni Ibu Karo Umum dan Pak Karo Ortala. Kehadiran JPT Pratama tersebut adalah bukti laik akreditasi Istimewa atau AA yang berlaku enam tahun sejak tahun 2022. Status Akreditasi yang diraih KESDM dari Arsip Nasional RI, buah komitmen pimpinan akan keberadaan arsiparis di Kementerian teknis.

Forum yang bertajuk reframing sumber daya kearsipan yang diusung unit kearsipan tingkat 1 di kementerian menargetkan kemeriahan nuansa penjaga memori kolektif sumber daya mineral termasuk didalamnya migas, batubara, tenaga listrik, panas bumi, biomassa, sampai konservasi energi. Penjaga memori kolektof organisasi negara dari pelaksanaan fungsi pemerintahan dalam mengawal pembangunan sektor energi dan sumber daya mineral.

106 orang dari kebutuhan 169 PNS di KESDM telah duduk dalam jabatan fungsional arsiparis sebagai basis potensi sumber daya kearsipan. Tambahan lain berasal dari petugas arsip melalui penugasan pimpinan yang notabene sebagai pengadministrasi umum, pengentri data, dan sekretaris pimpinan.

"Segera hidupkan forum komunikasi para arsiparis" Tegas karo Umum. "Membingkai kembali (reframing) sumber daya manusia kearsipan, bukan saja krn akreditasi bagus dan penghargaan Pengawasan, namun perlu muncul output nyata dalam menjaga memori kolektif bangsa, tambah Bu Upik.

Sebagai motor penggerak kearsipan, Kepala Biro Umum memiliki harapan yang realistis atas keberadaan arsiparis. Informasi tematik seperti potensi minyak pertama kali dimana? Mineral dan batubara pertama, emas pertama di Indonesia. Geologi kita banyak sekali yang dapat di naikan sebagai memori kolektif bangsa Indonesia seperti ciletu dapat menghiasi gedung Pusat Arsip KESDM di Pondok Ranji Ciputat, Banten.

Bagian Tata Usaha di Direktorat

Berapa harga atau Job Prize Kepala Sub Bagian Tata Usaha kemudian di tulisan ini kita singkat menjadi "TU". Seberapa banyak beban kerja nya? Berbagai pertimbangan organisasi dipergunakan untuk menjustifikasi pengajuan ke KemenPAN dan RB untuk dapat ditempatkan di unit bentuk Biro dan Direktorat.

Kita ketahui bersama bahwa SOTK Kementerian ESDM versi 2021 setidaknya telah menempatkan tiga kasubag TU diantaranya TU Menteri, TU Sekjen, dan TU Staf Ahli. Gelombang aspirasi akan suntikan dukungan administrasi dan manajemen pimpinan melalui pendekatan organisasi termuat dengan pengusulan jabatan Kasubag Tata Usaha.

Hal tersebut diatas menjadi sekelumit isi diskusi yang digawangi Biro Ortala KESDM. Pro dan kontra akan agenda setting tersebut pun muncul bukan saja dari insan ketatausahaan. Para punggawa ortala di kesekjenan dan unit organisasi utama pun begitu cair untuk mendalami dan mengelaborasi.

Dari sudut kota Bandung, 20 Juli 2022 aku pun mengutarakan pendapat dalam forum dengan menyambut suka cita akan agenda setting adanya pengusulan jabatan TU di Direktorat. Menurutku, kondisi eksisting dimana dukungan dari sekretaris pimpinan yang notabene non PNS di ruang sekretariat pimpinan membutuhkan penguat posisi secara organisasi.

Aku pun menambahkan bahwa keberadaan jabatan TU di Sekretariat Pimpinan pada direktorat dapat menjadi tool mitigasi atau pengendalian resiko internal. Sebagai contoh terkait kearsipan dimana nuansa ketatnya kaidah masih menjadi ciri penyelamatan dokumen negara.

Pada setiap harinya, pengawasan (verifikasi) surat yang masuk ke Direktorat Jenderal tak lepas dari ratusan surat. Dokumentasi persuratan menjadi hal mendasar agar rekaman kegiatan dapat tersaji puluhan tahun mendatang. Tentu yang lebih mendesak adalah follow up atau tindak lanjut surat demi dukungan peningkatan kinerja unit organisasi. 

Sesditjen Migas KESDM

Lantai 6, Ibnu Sutowo. "Kita tidak pernah berpisah, karena hanya pindah tugas dalam mengawasi migas" Kata setyorini, Sesditjen Migas perempuan pertama dalam sejarahnya. Disaksikan pak Ismu, Direktur Program Migas (DMB), bu Rini menyampaikan bahwa kedatangan pak Ali pada tahun 2016, seperti Pahlawan. Krn saat itu nersamaan penugasan di argas dan lain lain, dg kehadiran pak Ali, sangat blessing. Pak Ali membawa Infrastruktur Migas, pungkasnya.

Selalu penerus Jabatan Pimpinan Tinggi Urusan Dukungan Manajemen Direktorat Jenderal, kalimat yang terucap "Sosok yang membekas adalah pejabat yang rajin, teladan bagi bawahan, sebagai kolega Migas sebagai Irat IV dalam melayani teman teman direktorat, menyiratkan berbagai harapan dan penghargaan.

Terlebih ditambah dengan kalimat "Alhamdulillah, sepeninggal pak Ali, jalan Sesditjen Migas lancar. Atas nama keluarga besar migas, meminta maaf jika ada kesalahan dan terimakasih"

Di akhir sambutan, pantun pun mencairkan suasana perpisahan Bapak Alimuddin Baso. "Ikan dicuci biar agar tidak amis, dimakannya pake sambal terasi, wahai pak ali yang manis, jangan lupakan di sini"

Lepas ucapan dari penerusnya, Pak Ali pun menyampaikan ke forum. "Saya ke Migas, juga bukan disengaja... Kesempatan banyak belajar di Migas, dimana Migas bisa dibilang unit paling senior. Pengalaman di Migas memberikan perspektif lebih banyak. Penugasan kementerian baik sebagai Sesditjen dan sebelumnya direktur infrastruktur adalah melayani orang, bangun respek dan kolaborasi.

Beliau pun berpesan terkait resiko, dimana pengendalian dan batasan keinginan pribadi akan meminimalisir dan meringankan. Mengemban Nama Migas yang terlalu besar, perlu presisi yang tepat dimana Direktorat Jenderal hanya satu entitas saja. Bangunan komunikasi diperlukan agar lebih siap.

Lanjut bercerita bahwa 11 April 2022 keluar Migas agak jetlek. Di Irat lebih banyak tidur. Ternyata Tuhan memberikan irama hidup. Dan percaya respon hidup dengan bersyukur, akan menyuntikkan keseimbangan dan kekuatan. Kesan selama memimpin Sekretariat Direktorat Jenderal, teman teman telah lebih memahami resiko dg share ke direktorat.

Akhirnya, perpisahan pak Ali meninggal pelajaran mendalam buatku. Terlebih tiga kali beliau secara langsung membuka acara tata usaha. Acara yang dalam sepuluh tahun terakhir tak mampu disentuh oleh JPT Pratama. 

Idul Adha Mushola VTB

Ustad Suhailid, Imam dan Khotib Iedul Adha di VTB mengisahkan kembali kebijaksanaan Nabi Ibrahim kepada anaknya Nabi Ismail pada hari Ahad 10 Juli 2022. Diskusi antara bapak dan anak si mata wayang dari Siti Hajar itu menjadi rangkaian pengingat muslim di seluruh dunia atas perintah berkurban.

Ceramah sholat Ied yang kudengarkan bersanding Dipta, anak lelakiku. Dari ceramah itu, aku mencoba belajar kembali dengan menguntai kata demi kata. Begitu pula mengelus dada karena merasa menjadi bapak yang harus terus berdiskusi dengan anak.

Kumandang takbir, tahlil, dan tahmid mengiringi berkumpulnya warga VTB dari lapangan VTB. Aku yang turut persiapan tempat dengan menggelar karpet dan terpal sebagai alas para jamaah sholat Iedul Adha, setelah sholat Subuh bersiap pukul 6.20 WIB untuk menyambangi bersama anak anak.

Tak kurang dari seratus kepala ✋👨☝menjadi peserta sholat tahunan dzulhijah. Meski konsentrasi masa harus terpecah karena perbedaan pendapat penentuan tanggal 1 Dzulhijah, namun lebih dari separo keterisian kapasitas lapangan VTB.

Lepas sholat Ied, enam ekor kambing 🐐, dari warga mengisi tata cara pelaksanaan doktrin berkurban. Tukang Jagal internal yang fasih di empat tahun terakhir ,menjadi andalan terselesaikan penyembelihan hewan kurban. Tujuh pulih kantong dengan setengah kilo daging ditambah tulang dan jeroan terdistribusi sampai ke petugas security. 

Akhirnya, Qurban di tahun 2022 bersamaan wabah penyakit sapi berjuluk PMK telah mengasah pintalan peradaban dunia. Bukan karena perspektif mudharat, nyatanya diperlukan ke'tengilan' untuk terus menjunjung nilai pengorbanan. 

Sinergitas Arsiparis dan Pengelola BMN

Arsip Vital bukti kepemilikan Asset Kementerian ESDM

"Monitoring kesiapan pendokumentasian Arsip Vital bukti kepemilikan Asset Kementerian ESDM merupakan inisiasi menuju pengakuan Memori Kolektif Bangsa (MKB) Sektor Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM)" Tutur Karo Umum, Ibu Upik Jamil. Hal tersebut disampaikan beliau saat pengarahan kepada para arsiparis yang hadir offline di Auditorium BPPTKG Yogyakarta pada 2 Juli 2022.

"Sumbangkan Inovasi kearsipan, tidak terlena dengan tugas rutin dan mengedepankan hal yang prinsip" tutur JPT Kearsipan Kementerian ESDM. Setelah Fungsional bidang keuangan negara, arsiparis memiliki lingkungan strategis untuk berkontribusi dalam tata kelola pemerintahan yang baik khususnya mengawal kebijakan penyediaan energi, tambahnya.

Minyak dan Gas Bumi, Listrik, Mineral dan Batubara serta panas bumi merajut peradaban manusia dan meninggalkan memori kolektif bangsa sektor energi. Mesra dalam telinga jargon "Arsip Hilang, Asset Melayang" menemui realitas sinergitas fungsional arsiparis dan pengelola Barang Milik Negara. Arsip Negara dan Asset Negara diantara labirin menuju pengakuan Memori Kolektif Bangsa Sektor Energi.

Pada forum tersebut, Bapak Sumartono, Kapus PBMN KESDM hadir secara langsung. "terdapat tiga hal yakni administrasi, fisik, dan legal sebagai bukti kepemilikan BMN" Tutur JPT Pratama yang yang sebelumnya berdinas di Kementerian Keuangan.

Bahkan penuturan pengalaman beliau, dokumen penetapan status penggunaan BMN dan berkas pembayaran seperti kuitansi pembayaran pun dapat memenangkan legalitas dikala persidangan melawan pihak tanpa bukti kepemilikan yang syah.

Arsip bukti kepemilikan tanah BMN antara lain sertifikat, letter C, akta jual beli, akta pelepasan hak. Adalah kewenangan DJKN Kementerian Keuangan dalam penyimpanannya. Namun demikian pelaksanaan secara teknis ialah agar disimpan oleh masing masing Kementerian, dan secara berjenjang ke masing masing unit organisasi.

Berita Negara RI Tahun 2015 Nomor 1837, PMK Nomor 218 tentang Tata Cara Penyimpanan Dokumen Kepemilikan BMN menjadi aturan pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 27 tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.

Pada sesi waktu pemaparan oleh arsiparis, pedoman perlindungan pengamanan dan penyelamatan dokumen arsip vital Negara masih menunjukkan kebijakan di tahun 2005. Padahal kita tahu bahwa pola kearsipan terbarui pada tahun 2009 dengan adanya UU RI tentang Kearsipan.

Undang Undang RI bernomor 43 tersebut menyebutkan bahwa prasarat dasar operasional, tak terbarukan serta tergantikan menjadi prasarat/batasan arsip vital. Sontak ditengah pemaparan kriteria dan jenis arsip vital versi 2005 terjadi interupsi pimpinan rapat untuk lebih mendapat kejelasan dalam penyelaman kriteria vital yang terkesan masih terlalu luas.

Baca juga 👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/04/program-arsip-vital.html?m=1&zx=51170164894e1270

Pada sesi diskusi, penulis sebagai peserta wakil Direktorat Jenderal Migas menyampaikan terkait sebagai tindak lanjut program Arsip vital. Kebutuhan unit organisasi ialah tempat penyimpanan yang memenuhi standar keamanan dan perlindungan arsip yang krusial atas keberadaan sektor ESDM. Gedung, ruangan, brankas menjadi faktor penting penjagaan ancaman kehilangan dan kerugian akibat hilangnya Arsip vital.

Dinamika renovasi ruang kerja n, perpindahan, perubahan organisasi, mutasi dan rotasi membersamai eksistensi arsip vital. Arsip bukan saja daftar, melainkan fisik kertas dan hasil alih media yang masih terkait erat dengan media. Program identifikasi Arsip vital dengan keluaran daftar Arsip vital pun memerlukan penilaian secara periodik atau rekonsiliasi data antara arsiparis dan pengelola BMN.

"Kegelapan di muara rekaman kegiatan institusi" menjadi ungkapan untuk petugas penyimpanan Arsip tanpa sinergitas petugas pengelola BMN. Proses bisnis BMN seperti pemindahan tanganan, hibah, penyertaan modal pemerintah menjadi penting untuk mengupdate penyimpanan arsip.

Akhirnya, untuk mencegah kemungkinan penyalahgunaan, kehilangan, kemusnahan, dan kerusakan arsip kepemilikan asset, diperlukan sinergitas arsiparis dan pengelola barang Milik Negara. Hasil pertemuan dua JPT urusan kearsipan dan BMN di Yogyakarta memperlihatkan komitmen pihak manajemen untuk menelorkan aturan pelaksanaan teknis yang menjadi afirmasi program arsip vital.

Bukan saja proses identifikasi, namun faktanya hasil identifikasi dan pendataan memerlukan penilaian dengan rekonsiliasi data arsip untuk menjamin nilai administrasi, legal dan fisik yang terbukti. 

Piagam atau Tanda Penghargaan

Piagam Penghargaan Bentuk Naskah dinas bentuk Khusus yang hanya akan di tanda tangani oleh Menteri. Bisa jadi karena bentuk instansi kementerian. Pucuk pimpinan lah yang berwenang menandatangani Piagam Penghargaan. Nah bagaimana jika pimpinan unit organisasi akan memberikan Penghargaan kepada unit lainya?

Pena petugas sekretariat dirjen ke gawaiku " Pagi pak nurul, Jadi untuk piagam penghargaan pakai sertikat dlu ya ?,Segera di tunggu djm, Mas firman yg dmo yg konsep pak"

Jenis Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengakuan tertulis pihak terkait atas prestasi dapat berupa tanda penghargaan atau piagam. Namun demikian, kesepakatan sudut pandang ini menuntut petugas administrasi untuk mendasarkan pada penetapan institusi seperti melalui Permen ESDM 2/2020 tentang Pedoman Kearsipan di KESDM.

Piagam Penghargaan merupakan satu dari beberapa jenis naskah dinas yang harus dipilih saat mengunggah konsep naskah dinas ke aplikasi surat nadine. Jenis naskah lainnya diantaranya Surat Keterangan (.ket), sertifikat (.stf),Surat Penyerahan Tugas, dan seterusnya.

Pemilihan jenis naskah akan berdampak pada ketepatan nomor naskah dinas yang secara otomatis akan tertera bersamaan tanda tangan elektronik pimpinan. Kode huruf di belakang angka arab merupakan inisial dari urutan naskah dinas sesuai organisasi kearsipan. Contohnya: nomor Surat 01.stf....merupakan nomor urut untuk sertifikat. Sedangkan Nomor undangan tertera 01.Und.....untuk nomor Surat penyerahan tugas 01.Pel...

Jenis naskah Piagam Penghargaan berbeda dengan Tanda Penghargaan. Pada matriks kewenangan penandatanganan naskah dinas (Permen ESDM 2/2020), pimpinan unit organisasi seperti Dirjen sampai dengan tanda penghargaan saja. Jenis naskah ini sama dengan jenis sertifikat. Meski pada asumsi awam sertifikat hanya diberikan untuk pengakuan secara tertulis sebagai peserta seminar atau diklat.

Akhirnya, tulisan ini menjadi pendalamanku terkait jenis naskah bentuk khusus antara Piagam dan tanda penghargaan. Terdapat cascading dari kata "Piagam" dan kata "Tanda". Pun tatakala peran ketatausahaan dalam menjaga standarisasi tata naskah yang akan menjadi dokumen negara.Pena Kelompok kerja Subsidi Bu Cristin sembari mengirim konsep naskah Tanda Penghargaan berupa file PDF ke gawaiku, cukup mengkonfirmasi akan hal itu. Semoga bermanfaat

Exit Meeting Pengawasan Kearsipan Internal

Senin, 27 Juni 2022. Konfirmasi pengisian formulir penilaian pengawasan kearsipan internal untuk objek pengawasan direktorat di lingkungan Ditjen Migas diselenggarakan di ruang rapat Pusat Penelitian dan Pengembangan EBTKE Gunung Sindur Bogor Jawa Barat.

Konfirmasi format dan penomoran Surat Edaran atau yang biasa di kenal dengan SE, Surat Tugas dengan Kode.Tug dan surat undangan dengan berkode.Und, mencuat seiring diskusi pemaparan tabulasi nilai sementara pengawasan yang rata rata bernilai Baik.

Forum pengawasan kearsipan diikuti oleh pegawai atau ASN untuk lima direktorat yakni Program, Hulu, Hilir, Teknik dan Infrastruktur Migas. Seluruhnya terdapat 26 unit pengolah (kelompok kerja) dimana backup platform zoom sebagai alternatif menjaga kuarom perwakilan unit kerja di lingkungan Ditjen Migas.

Lepas pembukaan, pemaparan terkait sampel kesalahan naskah dinas menunjukkan rendahnya efektivitas edukasi dan sosialisasi. Peserta yang seluruhnya sebagai petugas administrasi tidak berperan sebagai konseptor surat. Tak pelak pelaku penyusun naskah dinas yang notabene analis atau jabatan fungsional tertentu yang mendapat penugasan pimpinan tak terinfokan dengan apik.

Konseptor surat terlihat melakukan kesalahan yang sama seperti pemilihan jenis naskah dinas, kode klasifikasi, pengetikan tujuan surat saat penginputan konsep surat dinas ke aplikasi nadine. Hal tersebut memerlukan peran petugas sekretaris untuk mengkoreksi. Berikut ini merupakan poin poin rekomendasi tim pengawasan kearsipan internal yakni

1. Penentuan format naskah dinas saat pengetikan konsep ke MS word dan di simpan ke dalam format pdf, disesuaikan pula saat penginputan di aplikasi nadin

2. Jenis naskah dinas menentukan benar tidaknya penomoran Surat

3. Pengekitan hal Surat edaran pada Surat dinas keluar, menimbulkan persepsi orang untuk mempergunakan format Surat Edaran

4. Begitu pula hal Surat tugas atau penugasan inspektur Migas yang menjawab undangan Badan Usaha dapat dipersepsikan kebutuhan format Surat tugas (selama ini masih mempergunakan format Surat dinas)

5. Format Nota Dinas yang selama ini diterapkan untuk penuangan Surat Undangan perlu diubah sejak konseptor Surat.

6. Penginputan konsep Surat undangan pada aplikasi Surat nadine agar memilih jenis naskah undangan

7. Klasifikasi masalah dan tujuan surat dapat diperiksa kembali oleh sekretaris pimpinan sebelum proses tanda tangan elektronik

8. Klasifikasi arsip telah ditentukan melalui keputusan menteri ESDM nomor 167 tahun 2022 sesuai informasi isi Surat (bukan berdasarkan unit kerja penandatanganan

Aspek pengelolaan arsip yang menjadi obyek penilaian sebagaimana tersebut diatas merupakan sub aspek penciptaan arsip. Meski terdapat sampel kesalahan dalam penciptaan atau penyusunan naskah, nilai yang diberikan oleh tim pengawasan rata rata nyaris 90 untuk seluruh direktorat. Artinya kurang lebih 10 persen memiliki kesalahan yang perlu perbaikan.

Nilai tersebut tentu memantik kembali Internalisasi sudut pandang naskah dinas sebagai komunikasi kedinasan sebagaimana Permen ESDM 2/2020 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan KESDM. Kesamaan persepsi dalam implementasi tata naskah dinas memerlukan ketelitian sejak tataran staf pelaksana.

Dari lima direktorat, Nilai Sangat Baik diraih oleh direktorat pembinaan usaha hulu migas. Satu pengungkit nilai di Direktorat tersebut ialah mulai meningkatnya kesadaran untuk menjaga siklus dokumen sampai dengan muara kearsipan yakni Sekretariat Ditjen cq. Bagian Umum. Di triwulan pertama, satu kelompok kerja telah menandatangani berita acara pemindahan arsip inaktif.

Pengelolaan arsip secara fisik diharapkan berpindah sejak ruang kerja ke ruang arsip sampai nantinya ke gedung pusat arsip KESDM. Terlebih nantinya untuk arsip bernilai sumber daya alam berpotensi menjadi memori kolektif kebangsaan.

Peningkatan nilai pengawasan kearsipan internal dapat dilakukan pada sub aspek pemeliharaan arsip. Aspek tersebut seperti pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas sampai nantinya berpengaruh pada tingkat kerapihan di ruang kerja pada tiap kelompok kerja. Pun menjadi pijakan dalam peningkatan dukungan administrasi bagi unit kerja dengan adanya daftar informasi yang terolah secara tematik.

Akhirnya, forum kearsipan Ditjen Migas pada hari ini mengulik helikopter view penerapan standarisasi pengelolaan arsip. Ketersediaan rekaman kegiatan perlu aksi nyata dari unsur ketatausahaan. Selain memastikan dokumen negara terkelola dengan baik, nilai informasi terekam pada institusi pemerintahan perlu desiminisasi dan konservasi sampai di abad generasi berikutnya.