TOR SOSIALISASI JADWAL RETENSI ARSIP SUBTANTIF MINYAK DAN GAS BUMI

      I.        Latar Belakang

1.1 Amanah UU RI No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Kebijakan Pemerintah pada bidang Kearsipan mewajibkan kepada Pejabat dan    Pimpinan Lembaga Negara termasuk Ditjen Migas untuk melaksanakan Pengelolaan Arsip Dinamis (Pasal 40 ayat 4) dan mimiliki Jadwal Retensi Arsip / JRA (pasal 48 ayat i). Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip atau yang disebut dengan JRA dipergunakan sebagai landasan penyusutan arsip (pasal 31). Penyusutan terdiri Pemindahan, Pemusnahan, dan Penyerahan

Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat: pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI (Pasal 68).

1.2 Kearsipan Di Ditjen Migas

Pemindahan arsip inaktif pada Ditjen Migas dibedakan menjadi 3. Pemindahan I adalah pemindahan dari unit pencipta (Eselon III di Lingkungan Ditjen Migas) ke unit kearsipan (bagian Umum dan Kepegawaian). pemindahan II yakni dari Setditjen Migas ke Biro Umum (unit Kearsipan KESDM) . Pemindahan III memindahkan arsip inaktif  yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit depot penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI melalui Kerjasama Penyimpanan dengan nomor 69.1/91.01/P2KP/2013, HK.02/05/2013.

Belum melaksanakan pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyusutan yang dilakukan oleh Ditjen Migas harus sesuai dengan peraturan perundangan. Permen ESDM No. 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi. Penyusutan tersebut untuk arsip arsip substantif minyak dan gas bumi, sedangkan untuk jenis arsip fasilitatif mengacu kepada peraturan yang lain.

    II.        Maksud dan tujuan

2.1 Maksud Sosialisasi ini antara lain adalah

·    Mensosialisasikan Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi oleh Bagian Tata Usaha KESDM

·    Mensosialisasikan cara pemusnahan arsip oleh Subdit Akusisi Lembaga negara dan badan kementerian

2.2 Tujuan sosialisasi yakni:

·    Memberikan tata cara pelaksanaan penyusutan arsip sesuai dengan peraturan

·   Mengetahui prosedur mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI tentang pemusnahan arsip.

·    Mengetahui Tata cara membuat pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip.

   III.        Sasaran peserta

Para pejabat struktural di lingkungan Ditjen Migas sebagai Unit Pengolah atau staf yang mewakili dan Kepada para Arsiparis serta petugas Arsip

  IV.        Susunan Acara

Jum’at s.d sabtu jadwal terlampir di Hotel Aston Tropicana Bandung

    V.        Materi Sosialisasi

Materi yang diharapkan dari Biro Umum KESDM dan Direktorat Akuisisi adalah sesuai dengan maksud dan tujuan Sosialisasi.

PENYUSUTAN ARSIP SUBSTANTIF MINYAK DAN GAS BUMI

     I.        LATAR BELAKANG

1.1.       Siklus Hidup arsip

Merupakan berpindahnya tahap ke tahap bersifat hidup sebagaimana organisme melakukan siklusnya. Siklus Hidup arsip meliputi beberapa tahap. Tahap tersebut adalah tahap penciptaan, tahap penggunaan, dan tahap penyusutan. Secara alamiah, arsip tercipta terkait erat dengan kegiatan pelaksanaan administrasi. Pendapat T liang Gie bahwa hasil samping dari kegiatan administrasi adalah arsip. Konsepsi UU Kearsipan Tahun 1971 bahwa arsip tercipta dari kegiatan pembuatan dan penerimaan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Kemudian pada consensus termuat di UU RI tahun 2009 bahwa arsip tercipta sebagai hasil rekaman kegiatan.

1.2.       Tahap Penciptaan Arsip

Terciptanya arsip akan dipergunakan sebagai dasar kegiatan selanjutnya. Contoh saja surat permohonan izin niaga migas yang ditujukan Ditjen Migas beserta lampiran persyaratan (sebut saja berkas permohonan iziin niaga migas). Hasil administrasi berkas termaksud berupa keputusan menteri ESDM yang ditandatangani oleh Dirjen Migas. Berkas permohonan termaksud sebagai dasar diterbitkannya kepmen tersebut.

Pihak yang menciptakan berkas permohonan ijin adalah perusahaan yang bersangkutan. Dalam kontek kegiatan, ditjen migas sebagai penerima. Terdapat beberapa pihak penerima yakni petugas ruang investasi, petugas registrasi surat, tim evalusai dokumen, kepala subdit niaga migas beserta stafnya, direktur pembinaan usaha hilir yang menyampaikan draft permen termaksud kepada Dirjen Migas.

Jika proses pembuatan oleh perusahaan menghasilkan surat permohonan beserta lampirannya maka untuk penerimaan akan mencipta hasil samping berupa tanda terima surat (oleh petugas ruang investasi), catatan dalam sistem informasi surat dan formulir surat masuk (oleh Petugas registrasi surat), catatan dalam buku ekspedisi surat, catatan tim evaluasi dokumen, disposisi dan drfat Kepmen dari kasubdit niaga migas, paraf atau koreksi dari direktur pembinaan usaha hilir migas.

Apakah penciptaan berkas tersebut adalah hasil samping penerbitan Kepmen Niaga Migas? (Pendapat T liang Gie). Apakah pembuatan Naskah oleh perusahaan dan penerimaan oleh Ditjen Migas yang membentuk berkas termaksud dalam rangka pemberian ijin niaga migas? (Konsepsi UU Kearsipan Tahun 1971). Apakah Rekaman informasi dari keseluruhan tahap tahap Penerbitan ijin niaga migas disebut tahap penciptaan arsip?

1.3.       Tahap setelah Terciptanya Arsip

Jika siklus hidup arsip diartikan secara umum, penggunaan dilaksanakan setelah selesainya penerbitan kepmen ESDM termaksud. Apakah setelah dikeluarkan kepmen ESDM termaksud berkas permohonan akan dipergunakan kembali? Hampir dipastikan setelah terbit hasil administrasi, maka berkas permohonan termaksud akan diletakkan di bawah meja, jika menumpuk disingkirkan disamping meja, atau kemudian menjadi tumpukan arsip di gudang arsip. Berlalu begitu saja dari permohonan satu ke permohonan selanjutnya sehingga tak terasa terjadi penumpukan berkas.

1.4.       Dasar Hukum

a.     PP No. 82 Tahun 2012

b.     Permen ESDM Nomor 18 tahun 2011

c.     Permen ESDM nomo 18 tahun 2010

d.     Permen ESDM Nomor 056 tahun 2006

    II.        RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH

“Bagaimanakan gambaran Penyusutan Arsip yang Dilakukan Ditjen Migas?”

  III.        MAKSUD DAN TUJUAN

3.1.       Melaksanakan pengembangan profesi arsiparis melalui pembuatan karya tulis

3.2.       Mendapatkan gambaran Penyusutan Arsip yang Dilakukan Ditjen Migas

  IV.        HASIL DAN REKOMENDASI

1.    Gambaran Penyusutan Arsip yang Dilakukan Ditjen Migas

Kapasitas simpan ruang arsip yang dimiliki ditjen migas di gedung plaza centris hanya 1200 boks. Ditjen Migas telah menyimpan sebanyak 2500 boks arsip di Pusat Arsip ESDM sehingga kavling untuk Ditjen Migas telah terlampaui. Ruang yang disewa oleh ditjen migas di ANRI berkapasitas 3400 boks telah penuh

Penumpukan berkas berkas menimbulkan permasalahan ruangan. Ruangan kerja menjadi penuh dengan berkas. Hasilnya menjadikan suasana kerja tidak kondusif dan penuh dengan berkas berkas yang sebetulnya berkas tersebut sudah memasuki tahap berikutnya.

Yang dimaksud dengan tahap berikutnya pada paaragraf diatas adalah tahap penyusutan. Tahap penyusutan terkait dengan status yakni status aktif dan status inaktif.

Contohnya Status aktif adalah masa di kala arsip berkas permohonan izin niaga migas masih dipergukanan oleh tim evaluasi dan staf subdit niaga migas (sebelum dibuat draft Kepmen Niaga Migas). Berkas permohonan berstatus arsip aktif akan berada di ruangan subdit niaga migas (sebagai unit pengolah). Keberadaan arsip aktif dapat diliat dalam faktanya ditumpuk di meja kerja, dibawah kolong meja atau yang paling baik di simpan di ruang arsip subdit termaksud.

Status inaktif adalah masa dimana arsip harus segera dilakukan pemindahan ke bagian umum dan kepegawaian sebagai unit kearsipan (setelah terbit Kepmen ESDM tentang izin usaha niaga migas). Arsip inaktif bukan lagi berada di subdit niaga migas selaku unit pengolah. Jika sampai terlambat dalam melakukan pemindahan maka akan menyebabkan penumpukan oleh permhonan ijin niaga untuk perusahaan yang lain sehingga menjadikan ruangan penuh dengan arsip.

2.    Rekomendasi

·      Dilaksanakan Konsyinyering bersama Subdit Akuisisi Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan ANRI bersama Bagian Tata Usaha KESDM serta bagian Umum dan Kepegawaian ditjen Migas dengan peserta seluruh perwakilan seluruh unit eselon III di lingkungan ditjen Migas

·      Pendapat Sulistyo basuki bahwa unit kearsipan atau lembaga kearsipan bersifat penerima donor. Sifat penerima donor inilah yang kemudian akan menghambat atau mengganggu lancarnya siklus hidup arsip. Siklus akan terhambat sehingga tahapan tidak berjalan dengan normal, artinya unit kearsipan akan bersifat pasif menunggu Kesadaran dari unit pengolah untuk mendonorkan arsip inaktif.

·      Penulis berpendapat bahwa mendasarkan dengan konsepsi siklus hidur arsip , unit kearsipan atau lembaga kearsipan bukan semata mata menpunyai sifat penerima donor. Adalah merupakan tahapan yang harus terlaksana secara organism ketika arsip berstatus inaktif harus dipindahkan ke unit kearsipan atau diserahkan ke lembaga kearsipan.

Alihmedia Arsip Keuanngan

I.       LATAR BELAKANG

1.1      Dasar Hukum (PP No.82 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan

Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media. (pasal 37 ayat 5). Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan alih media arsip (pasal 40 ayat 3). Untuk mendukung terwujudnya pengelolaan arsip, pencipta arsip dan lembaga kearsipan dapat melakukan alih media dan autentikasi arsip yang dikelolanya (Pasal 104).

1.2      Maksud dan Tujuan

Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media arsip. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

1.3      Administratif alihmedia

Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.

Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat: waktu pelaksanaan; tempat pelaksanaan; jenis media;jumlah arsip; keterangan proses alih media yang dilakukan; pelaksana; dan penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan.

Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat: unit pengolah; nomor urut; jenis arsip; jumlah arsip; kurun waktu; dan keterangan. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

II.       HASIL PEKERJAAN

2.1      Nilai informasi dan kepentingan akses

Dalam rangka mempersiapkan data dukung pemeriksaan dengan metode e-audit atau metode pada umumnya kepada para auditor, file pdf hasil alihmedia SP2D beserta lampirannya mempunyai nilai informasi. Hal tersebut untuk memberikan kemudahan akses para auditor dalam melakukan pemeriksaan.

Kondisi arsip yang sering dicek merubah susunan asli dan berkas berkas yang telah disusun. Dengan file pdf hasil alihmedia, maka berkas asli dapat disimpan untuk kepentingan yang lebih besar. Berkas SP2D yang sering dipinjam untuk penyelesaian pemeriksaan, banyak kemungkinan tidak kembali maka dengan file fdf hasil alih media yang dapat diterima auditor maka secara tidak langsung terdapat usaha pemeliharaan fisik arsip.

2.2      Berita Acara Alih Media

Pada hari tanggal bulan tahun bertempat di Kantor Ditjen Migas yang beralamat di Gedung Plaza centris Jl. HR Rasuna Said Kav-B5 Kuningan Jakarta selatan kami masing masing

1 Kepala Bagian Keuangan Sekretariat Ditjen Migas selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

2 PT ABCD selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

Telah melaksanakan pemindaian menggunaan mesin pemindai atas berkas SP2D bentuk kertas kedalam format elektronik PDF sejumlah dan 45000 lembar sebagaimana daftar alihmedia

2.3      Daftar Arsip yang dialihmediakan di bagian Keuangan Ditjen Migas

No.	Jenis Arsip	Jumlah		Tahun
		Data	Lembar
1	Arsip SP2D Kelompok PJDGB			2012
2	Arsip SP2D Kelompok PIGBT			2012
3	Arsip SP2D Kelompok LPG			2012
4	Arsip SP2D Kelompok Non Fisik			2012
5	Arsip SP2D Kelompok Penunjang			2012
6	Arsip SP2D Kelompok Fisik			2012

  III.        REKOMENDASI

Dalam rangka usaha pemeliharaan arsip maka dilaksanakan alihmedia SP2D lembar kedua beserta lampirannya. Keuntungan dengan dilakukan alihmedia adalah untuk menyongsong era elektronik audit dan kemudahan akses bagi para auditor. Kegiatan ini dapat direkomendasikan hal hal sebagai berikut:

3.1         Pemilihan atas informasi dan kepentingan akses menjadi dasar pelaksanaan alihmedia;

3.2         Mengusahakan tidak semua arsip dialihmediakan dikarenakan asas manfaat dan murahnya beaya;

3.3         Jika informasi jarang diakses, maka manfaat kegiatan alihmedia akan kurang dirasakan;

3.4         Dalam rangka mendokumentasikan laporan pekerjaan pelaksanaan DIPA yang terdapat aliih informasi, dapat dilakukan alihmedia;

3.5         Kegiatan pendokumentasian seperti laporan konsyinyering akan mendukung pelaksanaan penilaian mandiri reformasi birokrasi;

3.6         Alihmedia pada berkas SP2D belum mencakup untuk laporan pekerjaan, untuk itu, dapat dilanjutkan dengan mengalihmediakan hasil pekerjaan.

3.7         Sebaiknya melakukan alihmedia setelah dilakukan penataan dengan alas an, berkumpulnya arsip SP2D pada tiap termin setelah dilakukan penataan arsip;

3.8         Penamaan file pdf hasil alih media dengan nomor SP2D beserta jumlah lembar;

3.9         Penyimpanan file hasil alihmedia pada folder – folder sesuai dengan kelompok arsip;

3.10      Pengaturan alat alihmedia dengan berwarna dengan resolusi yang disesuaikan untuk menghasilkan hasil file pdf yang maksimal;

3.11      Mengusahakan backup file hasil alihmedia pada flashdisk atau CD untuk mengantisipasi kehilangan dan korrupnya file;

3.12      Pertimbangan untuk memberikan password sebagai alat keamanan file agar tidak mudah diakses oleh sembarangan orang;

3.13      Tetap memberikan perhatian dengan penganggaran dan tindaklanjut upload pada system database untuk memberikan perlindungan file hasil alihmedia

PROPOSAL PENILAIAN KEBUTUHAN SOP KEARSIPAN DI DITJEN MIGAS

LATAR BELAKANG

SOP Kearsipan yang telah dimiliki oleh Ditjen Migas perlu dilihat kembali untuk mengidentifikasi perubahan perubahan yang diperlukan. Perubahan SOP Kearsipan tersebut mendasarkan pada lingkungan operasional dan kebutuhan Ditjen Migas serta kebijakan di bidang kearsipan.

1.1 Lingkungan Operasional

Lingkungan Operasional  Kearsipan di Ditjen Migas mempunyai peran untuk menterjemahkan pemberian dukungan administrasi kepada Ditjen Migas yang dilaksanakan oleh Sekretariat Ditjen Migas. Kearsipan merupakan  tugas pelaksanaan urusan ketatausahaan dan melekat pada fungsi bagian umum dan kepegawaian (Permen  ESDM nomor 18 tahun 2010). Kegiatan operasional kearsipan dilaksanakan oleh dua orang arsiparis dan empat petugas arsip honorarium bersama siswa magang (SMK). Penanggungjawab kinerja dilaksanakan oleh Sekretaris ditjen Migas sedangkan penanggungjawab kegiatan dilaksanakan oleh Kepala bagian Umum dan Kepegawaian dan peran manager tingkat bawah dibawah kepemimpinan Kasubag Tata Usaha.Dalam tinjauan organisasi kearsipan Sekretariat Ditjen Migas merupakan unit kearsipan I (permen ESDM nomo 056 tahun 2006) yang mempunyai sifat kewenangan otonom, namun pada tinjauan organisasi KESDM mempunyai hubungan koordinatif dengan sekretariat Jenderal KESDM cq. Biro Umum KESDM.

1.2 Kebutuhan Kearsipan oleh Ditjen Migas

Pihak pihak yang membutuhkan kearsipan adalah unit pencipta arsip yang terdiri unit kerja penanggung kegiatan di lingkungan Ditjen Migas, Pejabat structural, pejabat pelaksana anggaran seperti PPK sampai dengan staf/pejabat fungional umum dan tertentu. Pihak pihak tersebut membutuhkan kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai pertanggungawaban, terkelolanya arsip sehingga mudah ditemukan dan terpeliharanya arsip2 dalam kurun waktu tertentu.
Gedung Plaza centris tidak memberikan ruang kerja yang cukup luas sehingga tidak memadai dalam penyediaan ruang penyimpanan arsip. Arsip yang tercipta tidak sebanding dengan kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak terpakai. Kenyataan di lapangan bahwa banyak dijumpai ruang kerja unit kerja eselon III dipenuhi tumpukan arsip arsip dalam kardus berukuran besar atau kontainer container. Hal ini menyebabkan ruang kerja terasa tidak nyaman
Kebutuhan ruang kerja yang nyaman tanpa dipenuhi tumpukan arsip serta ketersediaan arsip sebagai pertanggungjawaban kegiatan serta terpeliharanya arsip sampai dengan kurun waktu tertentu merupakan kebutuhan Ditjen Migas terhadap kearsipan.

1.3 Kebijakan di bidang Kearsipan

Undang Undang RI nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan memberikan sanksi administrative kepada pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan pengelolaan arsip dinamis (pasal 40 ayat 4), penyediaan arsip dinamis untuk kepentingan pengguna yang berhak (psl 42 ayat 1), dan pemberkasan pelaporan penyerahan salinan autentik arsip kontrak karya ke ANRI (pasal 43 ayat 1,2,3), mimiliki Jadwal Retensi Arsip (psl 48 ayat 1), program arsip vital (psl 56 ayat 1). Sangsi administratif tersebut adalah teguran lisan, penurunan pangkat dan pembebasan dari jabatan. Sedangkan ketentuan pidana diberikan kepada pejabat yang dengan sengaja tidak melakukan pemberkasan dan pelaporan arsip kontrak karya ke ANRI pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak 500 juta rupiah

RUMUSAN MASALAH

Penulis merumuskan masalah untuk memberikan batasan penulisan yakni “Apa saja Jenis  kebutuhan SOP Kearsipan pada Ditjen Migas”

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud penulisan ini adalah menginventarisasi dan melakukan penilaian Kebutuhan SOP Kearsipan pada Ditjen Migas. Sedangkan tujuan penulisan ini adalah melaksanakan pengembangan profesi arsiparis “membuat karya tulis bidang kearsipan” dan memberikan masukan kepada pemangku kepentingan di Ditjen Migas

KERANGKA PEMIKIRAN

4.1   Permen PAN dan RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

Aspek aspek dalam penentuan prosedur operasional adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselaran, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum dan kepastian hukum. Berdasarkan aspek tersebut di atas, SOP Kearsipan akan diuji satu per satu. Hasil pengujian akan memberikan informasi keuntungan dan kerugian dari setiap SOP.

Jenis jenis SOP Administrasi Pemerintahan antara lain, SOP Administratif, SOP Teknis, SOP Makro, SOP Mikro, SOP Final, Sop Parsial, SOP Generik/Umum,  SOP Spesifik.

4.2   Daur Hidup Arsip

Betty ricks et al , information and image management: a records system approach (ohio: south-western publishing) hlm 14 membagi 5 elemen daur hidup arsip sebagai berikut

• Penciptaan meliputi tata persuratan, formulir, laporan, gambar, cetakan, bentuk mikro, arsip elektronik
• Pendistribusian meliputi distribusi internal dan eksternal
• Penggunaan meliputi pembuatan kebijakan, pendokumentasian, tanggapan, referensi dan kebutuhan hukum
• Pemeliharaan meliputi pemberkasan, penemuan kembali, pemindahan
• Penyusutan meliputi penyimpanan inaktif, arsip statis, dinilai kembali, musnah

4.3   PP No. 82 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Pencipta arsip salah satunya adalah lembaga negara. Pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan oleh arsiparis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan; dan, penyusutan.

Penciptaan arsip meliputi kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Pembuatan arsip terdiri tahap registrasi distribusi, tindakan pengendalian, dokumentasi , memelihara dan menyimpan dokumentasi, serta menjaga autentisitas .Penerimaan arsip terkait pihak yang berhak menerima. registrasi, distribusi diikuti dengan tindakan pengendalian, serta menjaga autentisitas

Penggunaan Arsip Dinamis terkait ketersediaan dan autentisitas akses bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat penggunaan internal dan kepentingan publik. Penggunaan meliputi ketersediaan, pengolahan, penyajian, dan alih media.  

Pemeliharaan arsip dinamis meliputi  pemberkasan,  penataan, penyimpanan, dan alih media. Penyusunan daftar arsip dan daftar berkas dilaksanakan untuk arsip aktif sedangkan untuk arsip inaktif dilaksanakan penataan. Penataan Arsip inaktif meliputi pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif. Penyimpanan arsip memastikan keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA. Alih media arsip memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan. Alih media arsip diautentikas, membuat berita acara yang melampirkan daftar arsip.