Penyeleksian Arsip Inaktif yang akan disusutkan Juli 2011 s.d januari 2012

LAPORAN

TENTANG

Penyeleksian Arsip Inaktif yang akan disusutkan

   PENDAHULUAN

1.        Latar Belakang

Dalam menjaga Daur Hidup Arsip maka menjaga pertumbuhan jumlah arsip harus sesuai dengan kapasitas simpan Ruang Arsip. Pertumbuhan arsip dimulai dari penyerahan unit pengolah kepada bagian umum dan kepegawaian sebagai unit kearsipan.

Kapasitas Ruang Arsip di Lantai 8 adalah 1200 boks dan kapasitas Ruang Arsip lantai 4 adalah 300 boks.

2.        Maksud dan Tujuan

Seleksi terhadap arsip yang akan disusutkan bertujuan untuk mendapatkan daftar berkas yang akan diusulkan musnah serta mendapatkan ruang penyimpanan yang dapat menampung penyerahan arsip ke bagian umum dan kepegawaian.

3.        Waktu Pelaksanaan

Periode Juli 2011 s.d Oktober 2011 dan OKtober 2011 s.d Januari 2012

ISI LAPORAN

Laporan jumlah arsip yang disimpan di Ruang Arsip lantai 8 gd. Plaza Centris sebagaimana table berikut:

NO	UNIT	Laporan						Hasil Penyusutan
		Juli 2011		Oktober 2011		Januari 2011		Juli ke Oktober 2011		oktober 2011 ke januari 2012
		BOKS	Bekas	BOKS	Berkas	BOKS	Berkas	BOKS	Berkas	BOKS	Berkas
1	DJM	10	174	10	174	10	174	-	-	-	-
2	DMB	335	4687	208	3398	169	2593	127	1289	39	805
3	DME	57	556	0	0	0	0	57	556	-	-
4	DMO	303	1135	303	1135	79	399	-	-	224	736
5	DMT	127	1044	50	400	175	959	77	644	-	-
6	SDM	180	1604	180	1604	52	517	-	-	128	1087
TOTAL		1012	9200	751	6711	485	4642	261	2489	391	2628

Keterangan penyusutan
pada periode Juli s.d Oktober 2011
	·         Jumlah boks DMB tersusutkan sejumlah 127 boks / 1289 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Jumlah Boks DME tersusutkan sejumlah 57 boks / 556 berkas untuk diusulkan pindah dari Lt8 ke Lt 4
	·         Jumlah Boks DMT tersusutkan 77 boks / 644 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Total jumlah  yang disusutkan pada periode juli 2011 s.d oktober 2011 adalah 261 boks / 2489 berkas
pada periode Oktober 2011 s.d Januari 2012
	·         Jumlah Boks DMB tersusutkan sejumlah 39 boks / 805 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Jumlah Boks DMO tersusutkan sejumlah 224 boks / 736 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Jumlah Boks SDM tersusutkan sejumlah 128 boks / 1087 berkas untuk diusulkan musnah
	·         Total Jumlah yang telah disusutkan pada periode Oktober 2011 s.d januari 2011 adalah 391 boks/2628 berkas

  PENUTUP

           Periode Juli 2011 sampai dengan Januari 2011 telah disustkan sejumlah 625 boks/5117 berkas. Demikian laporan ini disusun untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

                                                                            Dibuat di                Jakarta

                                                                            pada tanggal         27 Januari 2011

                                                                            Arsiparis Ditjen Migas

                                                                           

                                                                           

                                                                            Nurul Muhamad, A.Md

                                                                            NIP 19820628 200901 1003

Cerita dari sosialisasi jabatan fungsional arsiparis di Kementerian ESDM (1)

Sejak tahun 2009, penulis yang juga sebagai arsiparis pertama kalinya mengikuti sosialisasi jabatan fungsional arsiparis yang diselenggarakan biro kepegawaian dan organisasi KESDM. Perhatian pimpinan dalam hal ini kepala Biro kepegawaian dan organisasi KESDM dalam penyelenggaraan sosialisasi ini, cukup menggembirakan bagi arsiparis.

Acara diselengggarakan pada tanggal 21 sampai dengan 23 April 2014 yang mengambil tempat di teras Kota Entertainment Center Serpong BSD City diikuti oleh kurang lebih 40 orang arsiparis dari total 56 arsiparis di kementerian ESDM.

Dalam sambutannya, kepala biro kepegawaian dan organisasi KESDM menyampaikan bahwa kata kunci dalam Undang - Undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara adalah keterukuran. Kinerja seorang aparatur sipil Negara harus dapat terukur. Begitu pula kompetensinya pun harus terukur.

Kinerja seorang aparatur sipil terikat dengan jabatan yang diembannya. Dan dalam jabatan tersebut terkandung tugas dan fungsi serta kewenangan. Juga adanya jenjang jabatan. Dalam sambutan kepala biro kepegawaian dan organisasi KESDM menyampaikan bahwa dalam UU yang baru dirilis tahun 2014 tentang ASN membagi jabatan menjadi tiga kelompok.

Kelompok yang pertama adalah jabatan pimpinan tinggi. Kelompok ini terdiri dari pimpinan utama yakni kepala dari lembaga non kementerian, pimpinan madya yakni pejabat eselon 1 seperti Dirjen, kepala Badan, Sekjen, Irjen, Deputi, dan pimpinan pratama yakni pejabat selevel Eselon 2a dan 2b seperti kepala biro, direktur, sesditjen, kepala pusat, dlsb.

Kelompok yang kedua adalah jabatan fungsional tertentu seperti arsiparis. Arsiparis terbagi menjadi dua tingkatan yakni tingkatan terampil dan tingkat ahli. Jenjang jabatan arsiparis terdapat 7 jenjang yakni pelaksana, pelaksana lanjutan, penyelia, pertama, muda, madya, dan utama.

Kelompok yang ketiga adalah jabatan administrasi yang terdiri administrator, pengawas, dan pelaksana/jabatan fungsional umum. Administrator merupakan jabatan eselon 3 sedangkan pengawas adalah jabatan eselon 4. Jabatan fungsional umum yakni jabatan yang melaksanakan kerja dan dibuat sesuai kebutuhan dari unit kerja.

Menurut penulis bahwa sosialisasi ini perlu dilaksanakan secara rutin pada tiap tahunnya. Dengan sosialisasi tersebut, arsiparis menjadi mengerti tentang keberadaan arsiparis yang harus disesuaikan dengan peta jabatan. Dalam draft peta jabatan KESDM mengatur ketentuan jumlah arsiparis setiap jenjangnya serta jenjang yang tertinggi pada setiap unit kerja eselon I.

Arsiparis yang akan naik jenjang, harus juga sesuai dengan peta jabatan atau formasi yang tersedia pada suatu unit kerja. Pada unit kerja selain Sekretariat Jenderal, jenjang pangkat arsiparis tertingi adalah arsiparis muda. Contohnya di Ditjen Migas, di dalam draft Peta Jabatan status maret 2014 disebutkan bahwa dibutuhkan 2 orang arsiparis muda, 2 orang arsiparis pertama, 5 orang arsiparis penyelia, 7 orang arsiparis pelaksana lanjutan, dan 7 orang arsiparis pelaksana. Dalam hal seorang arsiparis muda Ditjen Migas akan mutasi naik jenjang pangkat arsiparis ke arsiparis madya, ada kemungkinan untuk dipekerjakan biro umum sekjen ESDM. Atau dapat tetap di Ditjen Migas, namun tak dapat mendapatkan hak mutasi kenaikan kenjang kepangkatan dan hanya mendapat hak kenaikan golongan ruang.

Pada akhir tulisan ini juga sebagaimana yang diharapan dari kepala biro kepegawaian dan organisasi bahwa administrator dan pengawas biro kepegawaian pun mendapat gambaran dalam menentukan peta jabatan arsiparis perihal data jumlah formasi arsiparis. Formasi yang tidak berlebih juga tidak kekurangan atau sesuai yang dibutuhkan. Selain itu juga mendapatkan gambaran analisa beban kerja kearsipan di suatu unit eselon I di lingkungan KESDM.

JRA Fasilitatif (1)

Seri dan jenis arsip fasilitatif hampir bisa dipastikan sama untuk setiap kementerian. Perbedaan terdapat pada penentuan waktu pada masa inaktif dan nasib akhirnya. Terobosan dalam kebijakan yang mendukung efektif dan efisiensi penyimpanan adalah tidak berlama lama dalam masa inaktif dan memiliki nasib akhir yang jelas yakni "musnah". berikut perkembangan penentuan masa simpan arsip seri perlengkapan dari dua kementerian dengan dimensi waktu 2011 dan 2013. Semakin cepat arsip dimusnahkan maka membuat murah dalam penyimpanan.

Seri arsip Perlengkapan	Per. Menkominfo No.17/Per/M.Kominfo/7/2011	Per. Menpan dan RB No.43 tahun 2013	Komentar
1.       Usulan kebutuhan unit kerja 2.       Berkas perkenalan pihak ketiga 3.       Pengadaan Barang melalui lelang 4.       Pengadaan barang melalui lelang 5.       Pengadaan Jasa oleh pihak ketiga dari penawaran sampai dengan kontrak 6.       Berkas distribusi barang mulai permintaan, persetujuan surat perintah mengeluarkan barang (SPMB) 7.       Daftar inventaris ruangan, daftar opname, daftar inventaris ruangan, kartu inventaris, buku inventaris, laporan sementara inventaris 8.       Berkas perbaikan 9.       Bukti kepemilikan asset seperti master plan bangunan, sertifikat tanah, IMB, BPKB, STNK, dan gambar instalasi	1 tahun aktif, 4 tahun inaktif, musnah 2 tahun naktif, 0 tahun inaktif, musnah 2 tahun setelah pemeriksaan aktif, sampai barang dihapuskan inaktif, musnah 2 tahun setelah pemeriksaan aktif, sampai barang dihapuskan inaktif, dinilai kembali simpan sampai kontrak berakhir, inaktif 2 tahun, dinilai kembali aktif sampai 1 tahun setelah pemeriksaan, inaktif 2 tahun, musnah waktu simpan aktif sampai dengan diperbaharui dan memiliki waktu inaktif 2 tahun, dan musnah rata rata berumur 5 tahun dan berujung pada musnah merupakan arsip vital	1 tahun aktif, 0 tahun inaktif, musnah Tidak ada berkas perkenalan pihak ketiga  1 tahun setelah pemeriksaan aktif, 4 tahun inaktif, musnah 1 tahun setelah pemeriksaan aktif, sampai barang dihapuskan inaktif, dinilai kembali 1 tahun masa aktif setelah pemeriksaan, inaktif 4 tahun, dinilai kembali aktif sampai 2 tahun setelah pemeriksaan, inaktif 3 tahun, musnah  Aktif 2 tahun setelah pemeriksaan, 3 tahun inaktif, musnah rata rata berumur 5 tahun untuk barang tak bergerak dan berujung pada musnah  merupakan arsip vital	Tak perlu lagi inaktif 4 tahun Berkurangnya seri arsip Tidak perlu menunggu barang sampai dihapuskan Lebih cepat 1 tahun pada masa simpan ketika aktif Lebih lama di masa inaktif Lebih lama di masa inaktif Semakin lama dalam penyimpanan Sama sama

Arsip Keuangan (3)

PENDAHULUAN
Dasar pelaksanaan

1. Peraturan Pemerintah nomor 82 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang menyebutkan bahwa kewajiban untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara yang menyebutkan bahwa kewajiban PPK menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan
3. Peraturan MESDM nomor 056 tahun 2006 tentang Tata Persuratan dan Kearsipan yang mengatur Ditjen Migas merupakan unit kearsipan yang harus mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif)
4. Permen ESDM nomor 26 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

RUMUSAN MASALAH
Bagaimanakah masukan, proses, keluaran, manfaat, keuntungan serta dampak penataan dokumen keuangan?

PEMBAHASAN

Masukan dalam kegiatan penataan adalah dokumen keuangan. Pada tiap transaksi pembayaran oleh Ditjen Migas menghasilkan dokumen sebagai bukti pertanggungjawaban, Dokumen yang paling tinggi tingkat pertumbuhannya adalah dokumen SP2D.

Proses penataan dokumen keuangan terdiri yang pertama adalah penarikan dokumen dari ruang kerja bagian keuangan ditjen migas. Proses yang pertama ini berkoordinasi dengan petugas atau pegawai yang berhubungan langsung dengan Kantor KPPN. Dokumen keuangan dapat ditarik jika telah lengkap diberkaskan oleh petugas tersebut.

Proses kedua adalah pendataan satu per satu dokumen keuangan. Petugas penata arsip menuangkan informasi kedalam daftar (Microsoft excel). Informasi yang dituangkan yakni nomor Sp2D, uraian atau paket kegiatan, pejabat pembuat komitmen, unit penanggungjawab program, perusahaan penyedia barang/jasa, nilai kontrak, dan bulan pembayaran.

Proses ketiga adalah memasukan dokumen yang telah terdata ke dalam boks arsip. Pada proses ini juga dilakukan pemberian nomor urut pada dokumen keuangan dan pemberian nomor pada boks. Berdasarkan nomor yang diberikan pada dokumen dan boks tersebut maka dokumen dapat diketemukan kembali (fisik dokumen).

Pemberian nomor pada boks dokumen memuat informasi antara lain, unit organisasi yakni SDMK/bagian keuangan ditjen Migas, jenis dokumen yakni SP2D, kurun waktu dokumen atau tahun dokumen, nomor urut boks, dan nomor urut dokumen.

Proses keempat adalah menyimpan boks dokumen ke dalam rak. Urutan boks harus diperhatikan jangan sampai bercampur dengan boks dokumen lainnya.

Proses kelima yakni mengalihmediakan dokumen. Peralatan yang dipergunakan adalah mesin scanner dan software adobewriter serta laptop atau PC komputer. Tidak lupa software scanner yang disesuaikan dengan merk. Untuk diperhatikan adalah pengaturan pada software adobewriter sehingga file pdf hasil alihmedia dapat terbaca. Selain file harus bersih dan dapat dibaca proses alihmedia berorientasi pada kehandalan file agar tidak corrupt dan file dapat di akses dan didistribusikan dengan cepat. Untuk itulah perlu pembatasan ukuran file pdf.

Proses keenam adalah input data kedalam aplikasi penyimpanan dan upload file pdf hasil pemindaian. Identitas file pdf mempergunakan nomor sp2d. Pemasukan data pada aplikasi penyimpanan memenuhi seluruh unsur informasi yakni nomor Sp2D, uraian atau paket kegiatan, pejabat pembuat komitmen, unit penanggungjawab program, perusahaan penyedia barang/jasa.

Proses terakhir atau yang ketujuh adalah pembuatan daftar arsip. Daftar arsip sebagai pertanggungjawaban kegiatan penataa merupakan bagian tak terpisahkan dari laporan kegiatan. Sedangkan untuk daftar arsip dapat diperoleh dari aplikasi penyimpanan.

Keluaran dari kegiatan penataan adalah dokumen keuangan yang terdata dan tersimpan di dalam boks boks yang urut serta tersimpan di rak arsip. Selain itu juga adanya file pdf yang dapat dipanggil dengan mengetikan kata pencarian pada aplikasi computer penyimpanan arsip. Data dan file pdf tersimpan di PC arsiparis.

Manfaat kegiatan penataan dokumen keuangan adalah membantu kecepatan pencarian dokumen keuangan terkait dengan auditor baik internal maupun eksternal. Manfaat lain adalah ruang kerja bagian keuangan tidak dipenuhi dengan dokumen.

Keuntungan atau perubahan yang terjadi dengan adanya kegiatan penataan dokumen keuangan adalah pola pikir pengadministrasi keuangan bahwa ketakutan kehilangan dokumen dapat dijembatani dengan kehandalan penataan dokumen keuangan. Para pejabat pembuat komitmen merasa tenang dengan kehandalan penataan sehingga dapat membackup file pdf.

Dampak penataan dokumen keuangan yang dirasakan pihak internal adalah para pengadministrasi keuangan merasa terbantu dengan dikelolanya dokumen. Sebelum adanya kegiatan, dokumen keuangan disimpan dibawah bawah meja, di lorong lorong ruangan, jika sudah penuh disimpan di gudang, yang pada akhirnya kesulitan dalam menemukan kembali dokumen keuangan. Pihak eksternal yang merasakan adalah pihak auditor. Auditor mudah dalam melaksanakan pemeriksaan mendasarkan file pdf hasi pemindaian. Akhirnya kegiatan penataan memberikan kepuasan pihak pihak terkait.

PENUTUP

Pada bagian penutup penulis memberikan saran pada kepala bagian keuangan beserta staf agar senantiasa melakukan perencanaan kegiatan dalam DIPA sehingga kegiatan ini dapat berkelanjutan.