Narasi-kearsipan

Kini saat berada pada keadaan dunia tanpa batas, narasi dalam pendekatan Story telling menjadi pilihan dalam membawakan suatu agenda setting. Termasuk dalam membawa diri pada peran terkecil suatu pembangunan kearsipan.

Selaku arsiparis di unit kerja teknis, mungkin perlu treatment berbeda dengan unit kesekretariatan jenderal. Jika terlalu ansih pada kearsipan, kesan terasa sepi dari bentuk perhatian pimpinan akan semakin nyata.

Meski secara umum kedudukan kearsipan pada setiap instansi terlihat sama, namun prioritas organisasi akan melihat kearsipan pada porsi yang berbeda beda.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/12/administrasi-perkantoran/
Tautan tulisan diatas memperlihatkan kedudukan kearsipan sebagai bagian terkecil pada tingkat prioritas organisasi. Wajar jika kearsipan belum mendapatkan apresiasi pimpinan.

Penulis berpendapat bahwa kemajuan kearsipan harus pula dikaitkan dengan kedudukan dukungan administrasi kepada manajemen internal. Tuntutan kearsipan yang bermula dari Undang Undang kearsipan tahun 2009, seyogyanya dilihat dari kedudukan kearsipan di tiap instansi khususnya unit teknis.

Tatkala kemajuan kearsipan berada di pundak arsiparis dan pejabat struktural, maka narasi yang dibangun harus selaras dengan kinerja unit organisasi. Keselarasan akan membawa dampak yang signifikan termasuk anggaran kegiatan sampai dengan apresiasi pimpinan.

Contoh riil saat tuntutan pelaporan arsip secara berjenjang sebagai tautan berikut https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/19/pelaporan-arsip/
Regulasi yang menetapkan kewajiban distribusi laporan arsip perlu dinarasikan dalam fungsi organisasi sehingga dapat dicantumkan dalam tiap Key Indikator Performance (KIP) tiap pejabat yang melaksanakan urusan kearsipan.

Narasi dalam bentuk sosialisasi yang berkelanjutan atau dalam suatu edaran menteri pemberdayaan aparatur sipil dapat juga menjadi pilihan.

Mungkin terlalu tinggi untuk berandai andai, pemikiran dari level arsiparis kategori ketrampilan seperti saya. Merasa diri penuh kinerja menjadi boomerang tatkala tidak memahami prioritas organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/15/kinerja-arsip-migas-50-hari-2019/
Pada tautan tersebut di atas ⬆, gambaran merasa diri penuh prestasi kinerja, masih belum cukup menjadi narasi sehingga menjadi prioritas dukungan administrasi bagi unit teknis.

Akhirnya melalui tulisan ini, penulis menginisiasi narasi dalam bentuk catatan yang dapat meninggal potret sederhana pembangunan kearsipan. Jika memang kondisi kearsipan saat ini bukan prioritas organisasi, namun kearsipan mempunyai ciri khas dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/09/potret-arsip-di-ditjen-migas/

Sebagaimana tulisan di atas ⬆ , narasi kearsipan diyakini penulis akan membentuk salah satu budaya kerja. Semoga budaya kerja selama ini akan dimaknai dalam pembentukan kehidupan. Pembentukan kemajuan salah satu urusan pembangunan dari aktivitas menceritakan secara konsisten. Menarasikan urusan kearsipan.

Ketika budaya menjadi suatu sudut pandang dalam memahami terbentuknya suatu peradaban kehidupan manusia, muncul pendekatan baru dalam memaknai terbentuk kehidupan. Bisa dibilang sebuah teori baru dalam pembentukan kehidupan . Kata mas Budi pada dialog macapat Syafaat di Bantul bulan Juli 2019. Pak Budi yang merupakan sahabat karib cak nun saat menjalani hari hari di Yogyakarta pada awal kiprah Emha Ainun Nadjib.

Cerita cerita yang dibawakan terus menerus, cerita yang konsisten disampaikan kepada khalayak umum, akan membentuk citra kehidupan. Begitu dahsyat suatu narasi ketika kondisi dunia berada pada genggaman internet.

Narasi yang sedih dapat mengucurkan air mata si pembaca. Narasi yang menyentuh hati dapat menjadikan pembaca luluh lantak. Narasi kebencian membuat semakin runyam.

Pekerja intelektual

Menarik bagi saya, tatkala pelaksana tugas kepala ANRI menyampaikan bahwa Arsiparis dapat bekerja di semua lini pada instansi, cakupan NKRI lah yang menjadi ranah pelaksanaan tugas arsiparis. DR. M. TAUFIK menambah bahwa sampai hari ini, masih menunjukkan belum clear nya data kearsipan di Indonesia.

Sambutan kepala ANRI tersebut mengantarkan perhelatan pemilihan Arsiparis Teladan Nasional tahun 2019. Terekam dalam memori komunitas kearsipan, ajang tersebut telah diselenggarakan sebanyak enam kali sejak tahun 2011.

“Tiada artinya dunia kearsipan tanpa arsiparis” tandas Plt. Kepala ANRI di ruang Noerhadi Magetsari pada hari Kamis, 15 Agustus 2019. Tak dipungkiri bahwa ekspektasi atas peran arsiparis dalam pembangunan kearsipan nasional cukup lah beralasan.

Peran dan kiprah beberapa arsiparis yang saya temui pada ajang kompetisi pemilihan teladan, membawa dukungan atas keberhasilan kinerja organisasi.

Sebagaimana dalam pidato sambutan KEPALA ANRI pada acara termaksud, kearsipan dan arsiparis tentunya tidak semestinya merasa kerdil di tata kelola pemerintahan. Sudah selayaknya kearsipan menjadi bagian dengan urusan administrasi pemerintahan lain untuk mendukung terciptanya akuntabilitas kinerja organisasi publik.

Pesan Kepemimpinan NASIONAL agar terwujudnya SDM yang unggul dapat dimulai dengan memaknai bahwa arsiparis termasuk pekerja intelektual. Pekerja yang bukan hanya melekat pada unit kerja. Pekerja yang bukan dihasilkan dari istilah ‘orang buangan’.

Mengimbangi kompetisi di era industri 4.0, arsiparis harus memperbaiki Personality dan Profesional skil, sehingga nampak kompeten pada bidang kearsipan. Tuntutan legitimasi atas kompetensi arsiparis dapat dilaksanakan dengan sertifikasi.

Selain itu, Manajer skil sangat dibutuhkan pada diri arsiparis meski tidak berada di jalur struktural. Program kerja anggaran sangat terbuka lebar untuk mengaplikasikan kompetensi manajerial.

Di akhir tulisan ini, secara pribadi sebagai salah satu peserta pemilihan arsiparis teladan 2019, berusaha memaknai pidato sambutan sebagai suntikan semangat baru. Semangat untuk lebih bermanfaat dengan jalan karir sebagai arsiparis.

Meski terjalnya medan pembangunan kearsipan yang memiliki dimensi kompleksitas tinggi, namun pertama yang harus saya pahami adalah merasa bangga menjadi bagian dari komunitas kearsipan

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/14/arsiparis-teladan-2019/

Hari ini, aku bertemu dengan senior kearsipan UGM, angkatan 1997 yang gemar menulis. Bahkan menyandang gelar nitizen jurnalis terpopuler. Agus Buchori yang diberikan SK arsiparis setelah 10 tahun mengelola arsiparis di Kabupaten Lamongan, selalu mengacuhkan terjalnya kondisi lapangan kearsipan.

Kebebasan intelektual dia wujudkan dengan merangkai kata demi kata menjadi narasi yang turut menyuarakan kearsipan INDONESIA.

Semoga bermanfaat

Data suport

Kunjungan ke Pertamina Upstream Data Center (PUDC) merupakan salah satu sarana untuk menambah wawasan para arsiparis dan pengelola arsip Ditjen Migas.

Rabu, 4 September 2019, para arsiparis dan pengelola arsip Ditjen Migas mendapatkan suntikan semangat baru dalam mengelola arsip.

Sejak menerima paparan dari asisten manager upstream data science , bapak Suwarta sampai dengan tour lapangan pada Warehouse dan ruang pengolahan data memantik kembali pengabdian sebagai petugas penjaga rekaman kegiatan.

Pun saya pribadi, sebagai arsiparis berasa banget terbukanya wawasan dan pemahaman selama ini bahwa posisi data menjadi asset bagi perusahaan plat merah tersebut.

Sejak 2013, tatkala hasil kajian CIP dimana diperlukan biaya sekitar 2,6 milyar untuk memenuhi kebutuhan data untuk semua anak perusahaan pertamina hulu, maka terbentuk lah unit technical center yang mengawal integrasi data hulu.

Selain itu, intergrasi sistem manajemen data yang berbeda beda di setiap anak perusahaan pertamina hulu, menjawab berdirinya PUDC sebagai supporting data ke seluruh anak perusahaan pertamina Hulu baik dalam dan luar negeri.

Rekaman kegiatan substantif pertamina hulu berbentuk dokumen bentuk kertas/konvensional mencapai hampir 50.000 boks (2xboks ukuran standard 20cm) ditempatkan pada rak rak bertingkat dalam ruangan luasan 500 meter persegi.

Sedangkan warehouse media baru atau tape storage menempati ruangan seluas 500 meter persegi sedangkan untuk bentuk core atau batuan sampel disediakan ruangan seluas 1000 meter persegi.

Saat ini, seluruh data dalam bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa tersebut dialihmediakan dalam bentuk digital dan dikelola secara cost sharing dengan anak perusahaan pertamina hulu melalui aplikasi online.

Puluhan pegawai terlihat pada ruang kerja yang terbagi sesuai tahapan proses bisnis antara lain penerimaan, pencatatan, penataan, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan pemanfaatan.

Kunjungan kerja hari ini, di PUDC yang sejatinya juga mengelola arsip, menambah wawasan kami sebagai penjaga rekaman kegiatan sektor migas. Pada bulan Juli kami juga telah menyambangi PUSAT ARSIP SKK MIGAS

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/12/pusat-arsip-skk-migas/

Diakhir tulisan ini, kami mengucapkan terimakasih kepada pak Suwarta (ternyata orang jogja/kulonprogo)😉 Atas perkenan beliau dalam menerima dan memfasilitasi kami untuk terus belajar, meningkatkan wawasan sebagai arsiparis Ditjen Migas yang terkoneksi dengan lembaga pengelola sektor Migas di Indonesia

Semoga bermanfaat

Komunitas Persuratan

Fenomena pendekatan komunitas dalam pencapaian tujuan organisasi menjadi satu pilihan agar lebih mengakar pada budaya kerja. Salah satunya pada komunitas persuratan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Komunitas yang terdiri dari jabatan pengadministrasi atau admin dan sekretaris ini rutin dalam melaksanakan forum diskusi. Forum diskusi seputar persuratan dan kearsipan guna pelayanan pimpinan di unit kerja.

Pelaksanaan tugas sehari hari yang tidak jauh dari urusan surat terus berkembang seiring pelaksanaan reformasi birokrasi. Perubahan bentuk atau reformasi birokrasi generasi ketiga akan segera berakhir dalam sebulan terakhir.

Meski hampir melewati program reformasi birokrasi jilid III, namun kondisi yang dapat dicapai atau diharapkan masih terlalu jauh dari harapan. Mengawal suatu urusan di birokrasi perlu jalan panjang yang harus melewati pembentukan komunitas.

Contohnya perubahan area tatalaksana. Pemanfaatan Teknologi Informasi seperti aplikasi persuratan masih harus terus dikawal, belum dapat berbuat banyak, namun yang terjadi adalah terbentuk nya komunitas persuratan yang solid.

Selama tiga tahun tepatnya sejak tahun 2016, Aplikasi persuratan di Ditjen Migas secara tidak sadar telah menciptakan komunitas kecil dalam kerangka pemberian dukungan kepada manajemen internal.

Hal tersebut ditandai dengan kehadiran hampir 40 pegawai urusan administrasi di lingkungan Ditjen Migas pada pertemuan Kamis, 26 September 2019 di ruang rapat Wijarso lantai 16 pada Gedung Ibnu Sutowo. Jika rapat di dalam kantor sering kita temui kekurangan peserta, namun ternyata tidak terjadi pada komunitas persuratan ditjen migas.

Bukti lain bahwa telah terbentuk komunitas persuratan pada tulisan berikut yang menjadi pertemuan terakhir yakni di bulan agustus 2019.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/22/monev-e-surat-ditjen-migas/

Komunitas persuratan yang saat ini telah terjalin menjadi strategi untuk terus membina urusan ketatausahaan yang dapat diunggulkan sebagai bagian pencapaian reformasi birokrasi.

Pada tiap forum komunitas persuratan, pemantauan pengguna aplikasi dimulai dari keaktivan mendisposisi dan pengunggahan file pdf hasil scan. Masih hangat di catatan penulis sebagai admin aplikasi persuratan Ditjen Migas bahwa, pimpinan tinggi madya atau Plt. Dirjen masih berkenan untuk mempergunakan aplikasi persuratan sebagai sarana mendisposisi surat.

Begitu juga pada tataran pimpinan tinggi pratama atau selevel dengan jabatan Direktur, arahan atas surat masuk terus mengalir kepada para pejabat administrator dibawah.

Hal diatas menjadi gambaran nyata bahwa, aplikasi persuratan sangat berguna sebagai salah satu pengungkit perubahan tata laksana di birokrasi. Untuk itu diperlukan kondisi agar kominitas persuratan menjadi benteng untuk mempertahankan layanan kepada manajemen internal.

Seperti halnya terkait kehandalan dalam filling surat, aplikasi persuratan sangat diharapkan untuk dapat dilengkapi dengan conten file pdf. Para peserta forum persuratan dicek satu per satu dalam mengunggah file pdf hasil scanning surat yang telah ditandatangani pimpinan di lingkungan Ditjen Migas.

Dengan rutin mengunggah file pdf di aplikasi persuratan diharapkan dapat tercapai perubahan kondisi pada penyediaan arsip untuk kepentingan manajemen internal dengan disertai kecepatan akses.

Di akhir tulisan ini, penulis berharap pergantian kepemimpinan tidak pula menghapus sarana persuratan yang secara efektif dipergunakan oleh tiga sosok pimpinan tinggi madya/Direktur Jenderal Migas.

Meski masih pro dan kontra terkait dengan keberadaan landasan penetapan hukum atau peraturan menteri ESDM yang menaungi praktik persuratan elektronik, namun setidaknya sudah berada pada jalur yang mantab untuk menggapai area perubahan ketatalaksanaan.

Semoga bermanfaat

Pengawasan internal kearsipan

Pengawas Internal merupakan bagian dari aktor untuk menilai kesesuaian antara sistem yang tergambar dari peraturan dengan fisik arsip.

3 September 2019, merupakan hari kedua pelaksanaan bimbingan teknis pengawasan kearsipan. Pengawasan dalam kerangka menuju akreditasi kearsipan.

Awalnya, pemahaman ku terbatas dengan pemaknaan akreditasi hanya untuk Unit Kearsipan atau Unit Pengolah yang mengajukan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tatkala organisasi memerlukan akreditasi sebagai bukti kehandalan tata kelola administrasi , maka dapat mengajukan akreditasi kearsipan. Akreditasi kearsipan saya pahami sebagai akreditasi pada urusan lain.

Pemahaman ku semakin berkembang seiring perubahan kondisi kearsipan. Terlebih setelah mengikuti acara yang diselenggarakan oleh Biro Umum KESDM yang bekerjasama dengan Pusat Akreditasi ANRI. Hari pertama, pada tulisan ⬇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/02/pengawasan-kearsipan/

Dihari kedua, praktik pengisian formulir sebagai sarana evaluasi dan monitoring dalam pengawasan penyediaan arsip menjadi lebih berasa. Bahwa penyelenggara kearsipan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Hal tersebut pula karena kebutuhan instansi pemerintah atas laporan hasil pengawasan kearsipan sebagai salah satu instrumen pelaksanaan Reformasi Birokrasi.

Beberapa form isian yang diperuntukkan untuk unit pengolah, dipergunakan untuk menyelami kegiatan penciptaan, pemberkasan, layanan arsip dinamis, program arsip vital, arsip terjaga, pemindahan, arsiparis dan pengelola arsip berisikan pertanyaan yang mendasarkan norma perundangan kearsipan dan peraturan pemerintahan yang berlaku saat ini.

Meski tidak menafikan ketentuan teknis yang berlaku pada instansi masing masing, namun tetap harus memenuhi standar minimal norma Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan tahun 2009.

Pada form penciptaan, identifikasi pembuatan arsip disampling dengan mendasarkan tata naskah dinas yang berlaku di instansi pemerintah dan pengamanan arsip diuji dengan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip.

Pembuatan arsip ini terkait dengan penomoran, pencantuman kode klasifikasi, penggunaan kertas, struktur dan format naskah dinas. Sedangkan pengamanan arsip terkait dengan penulisan Rahasia, Terbatas dan Biasa.

Selanjutnya masih dalam isian form penciptaan, menguji pengendalian naskah atau mail handling baik surat masuk maupun surat keluar. Dalam praktik persuratan, kita mengenal beberapa sarana antara lain buku agenda, takah, kartu kendali dan agenda elektronik.

Formulir tentang pemberkasan untuk menguji penyusun berkas secara logis dan sistematis dengan mendasarkan klasifikasi. Keberadaan berkas dikontrol melalui mekanisme pelaporan daftar berkas dan daftar isi berkas yang dilaporkan secara rutin kepada unit kearsipan.

Menurut penulis, yang terpenting dalam formulir pemberkasan adalah poin penyimpanan arsip inaktif sesuai dengan umur simpan. Hal ini akan di uji dengan formulir pemindahan arsip. Adanya pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi penting bagi jaminan ketersediaan arsip. Untuk itu pemindahan dipersyaratkan adanya berita acara pemindahan dan daftar yang ditandatangani kedua belah pihak (pengiriman dan penerima)

Form isian tersebut diatas yang diberikan rumus rumus dengan kriteria dan diberikan nilai 10 terhadap kesesuaian kondisi fisik arsip dengan norma yang berlaku.

Hasil identifikasi melalui formulir diatas akan dituangkan dalam Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS). Gambaran umum ketidaksesuaian praktik kearsipan dengan norma aturan kearsipan akan tergambar pada kolom kondisi faktual.

Tugas tim pengawas internal adalah menarasikan secara jelas ketidaksesuaian yang dalam hal ini disebut sebagai temuan untuk nantinya menjadi bahan rapat exit meeting.

Yang terpenting dari kegiatan pengawasan adalah penerjemah temuan pada kondisi faktual dengan pemenuhan standar mutu. Tim pengawas internal diwajibkan untuk mengisi catatan audit dan rekomendasi yang dituangkan pada formulir Uraian Hasil Pengawasan Internal.

Semoga bermanfaat

Jejaring Pekerja Arsip Migas

Selama sepuluh tahun memikul jabatan dalam urusan kearsipan, belum sekalipun menemui forum komunikasi pekerja dan pemerhati arsip minyak dan gas bumi. Meski penulis sebagai pekerja arsip di Ditjen Migas sempat menginisiasi pertemuan kearsipan dengan mengundang BPMIGAS dan Pertamina pada tahun 2012 untuk workshop penyusunan SOP.

Namun demikian, belum terdapat tidak lanjut  pertemuan sejenis yang mempertemukan penjaga rekaman kegiatan urusan Migas di Indonesia. Bisa jadi, penulis yang kuper atau kurang pergaulan. Bisa jadi penulis yang terpendam di ruang arsip ditjen Migas dengan tumpukan kertas dan terikat kotak rutinitas penyimpanan arsip.

Tulisan ini menjadi kerinduan penulis akan adanya jejaring informasi arsip minyak dan gas bumi. Urusan minyak dan gas bumi di Indonesia padat modal dan teknologi. Wajar jika urusan Migas dilaksanakan berbagai institusi. Bertumpuk kepentingan pada urusan migas pun berimbas pada perubahan ketatanegaraan.

Peralihan institusi sesuai dengan amanat konstitusi mengiringi periodisasi pelaksanaan kegiatan Migas.  Periode sejak zaman penjajahan, awal kemerdekaan, era Orde Lama, Orde Baru, zaman reformasi sampai saat ini mengalami perjalanan perubahan, perkembangan, pembagian serta peralihan institusi pelaksana kemegahan Indonesia.

Selain itu industrialisasi dan teknologi tinggi yang sangat indentik dengan kegiatan migas. Perusahaan Migas yang berasal dari puluhan negara luar pun mengalami perkembangan baik nama, label, logo, kongsi, kepememilikan, pemodal dan seterusnya. Tak ayal sempat terdengar rekaman kegiatan pelaksanaan pertambangan Migas sampai dibawa ke negara asal dari perusahaan Migas terkait.

Minyak dan gas bumi 🌎 menjadi perspektif sumber pendapatan negara unggulan. Sering kita dengar menjadi kategori pendapatan Migas dan non Migas rangking kedua setelah pendapatan jenis pajak. Pendapatan dari Sumber Daya Alam ini memang dikategorikan pendapatan negara non pajak.

Saat ini, urusan minyak dan gas bumi secara kelembagaan dilaksanakan oleh beberapa institusi yakni Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas bersama Suatu Badan Pelaksana  yang dibentuk sebagai Amanah Undang Undang tentang Minyak dan Gas Bumi tahun 2001 kemudian menjadi SKK Migas pada tahun 2013 sebagaimana putusan Mahkamah Konstitusi.

SKK Migas bertindak mewakili pemerintah dalam melakukan penandatangan Kontrak kerja sama (KKS) bersama Badan Usaha Pertambangan Migas. Sebelum tahun 2001, diperankan oleh Pertamina sebagai Badan Usaha Milik Negara.

Bentuk kerjasama dalam pengusahaan migas berupa Perjanjian Karya sampai dengan tahun 1960. Bentuk kontrak production sharing (KPS) atau konsep bagi hasil generasi kesatu tahun 1964 - 1977, KPS generasi kedua tahun 1978 - 1987, KPS generasi ketiga tahun 1988 s.d. sekarang. Selain itu juga terdapat kerjasama pengusahaan migas dalam bentuk TAC,  EOR,  dan KOB atau kerjasama operasi bersama. Dan saat ini dikenal dengan skema Gross Split.

Baca juga http://nurulmuhamad.blogspot.com/2015/01/data-dan-informasi-minyak-dan-gas-bumi.html

Kontrak kerjasama pertambangan Migas yang sebelumnya harus mendapatkan persetujuan tertulis Presiden RI, berakhir setelah adanya Undang-undang RI tentang Minyak dan Gas Bumi pada tahun 2001.
Baca juga https://nurulmuhamad.blogspot.com/2014/07/persetujuan-presiden-tentang-kontrak.html?m=1

Pada kegiatan usaha Hilir Migas, secara kelembagaan terdapat regulator selain Ditjen Migas, yakni Badan Pengatur Hilir (BPH Migas). Badan ini bersifat independen dengan pimpinan kolektif kolegial bernama Komite BPH Migas. Anggota Komite di pilih oleh Dewan Perwakilan Rakyat.

Bagaimana bentuk hubungan kerja antara Ditjen Migas dengan BPH Migas? Dari salah satu potret kewenangan BPH MIGAS yakni pengelolaan aset negara berupa pipa Distribusi dan Transmisi Gas Bumi selain mengawasi stabilitas ketersediaan dan distribusi BBM secara nasional yang ditugaskan kepada Pertamina.

Balik ke topik "belum adanya ajang komunikasi antar pekerja arsip Migas", bahwa sebagai contoh kebutuhan arsip pada tahun 2014 yakni data dukung pada pengadilan pajak dimana rentang kurun waktu arsip menembus batas periodisasi institusi, perlu kiranya terwujud forum komunikasi tersebut.

Salah satu yang dapat dihasilkan dari forum pekerja arsip Migas adalah adanya wadah pertukaran informasi berbasis arsip. Keberadaan arsip Migas yang tersebar di beberapa institusi sesuai kewenangannya menjadi penting untuk dapat diidentifikasi.

Kelompok institusi yang berbentuk Badan Usaha Milik negara yang awalnya hanya Pertamina, kemudian berkembang dengan kemunculan PGN di tahun 90 an, dan saat ini telah lahir anak perusahaan dari Pertamina dan PGN yang ikut berperan dalam pelaksanaan kegiatan usaha Migas. Sebut saja Pertagas, Patra Nusa Data, dan seterusnya.

Kelompok pengusaha multi nasional dan nasional pun telah banyak yang membentuk organisasi sebagai bagian dari stakeholder Migas misalnya di Hulu Migas sebut Internasional Petroleum Association (IPA), di hilir Migas ada nama Hiswana Migas, dan seterusnya.

Lembaga penelitian pada Universitas pun turut serta dalam urusan perminyakan. Misalnya melakukan studi bersama pada penyiapan wilayah kerja Migas. UGM, UPN, ITB, Unpad dan seterusnya yang memiliki lembaga penelitian di bidang geologi dan perminyakan turut andil dalam perkembangan Migas di Indonesia.

Kemudian dari sisi profesi dan para profesional terdengar ikatan sarjana perminyakan, ikatan alumni ITB yang memiliki bidang perminyakan sebagai bidang pekerjaan turut serta dalam pelaksaan kegiatan Migas di negeri ini. Lembaga Sertifikasi Profesi / LSP Migas yang terbentuk dari adanya PPT Migas, adanya Sekolah Tinggi Akamigas, kemudian keberadaan PPPTM "Lemigas" dengan laboratorium yang telah teruji sejak lama, menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari urusan migas di Indonesia.

Akhirnya, tulisan ini menjadi pengantar kerinduan penulis yang mendambakan adanya jejaring pekerja arsip migas. Semoga terjadi perjumpaan dengan kerinduan tersebut, semoga gayung ini disambut rekan teman sejawat yang mempunyai profesi penjaga informasi berbasis arsip migas.

Nomor HP penulis 087886919182, alamat email muhnurul@gmail.com, kantor di Gedung Migas Lantai 4 (ruang arsip) Jl. HR Rasuna Sa'id Kav. B5 Kuningan Setiabudi Jakarta Selatan

Awal kerja arsip

Memaknai kerja pada urusan kearsipan di Ditjen Migas. Tulisan ini merupakan reposting kembali. Tulisan yang sempat diposting pada tanggal 23 November 2018. 

Berkesempatan menjadi bagian dari  Ditjen Migas adalah kebanggaan dari seorang anak kampung (penulis). Kebesaran nama Migas terkenal seantero nusantara. Siapa yang tidak mendengar gaung migas. Migas identik dengan kemakmuran. Migas yg terlihat indah nian.

Yang indah migas yang mana, yang elok krn jauh dimata, kencangnya gaung krn ruangan kosong . Meski begitu, orang tidak mau tau, harum nama migas masih melekat pada ingatan masyarakat sekitar penulis. Dahulu bernama Biro Minyak dan Gas. sejak 1961 mendahului adanya Pertamina

Singkat cerita per tahun 2019 genap sepuluh (10) tahun bergabung di Ditjen Migas terhitung sejak bulan Februari 2009. Selama itu, kesempatan untuk penyesuaian serta menguntai kreativitas kujalani. 

Sebagaimana institusi pemerintah lainnya, aktivitas pekerjaan dibatasi rambu fungsi unit kerja. Aku ditempatkan pada unit yang berfungsi memberikan dukungan manajemen internal kepada Ditjen Migas. 

Selain itu terdapat panduan aktivitas kerja sebagai marka yakni tugas pada jabatan. Jabatan yang diberikan sejak awal masa kerja adalah arsiparis. Bahkan jabatan termaksud telah dipilih sejak mulai proses pendaftaran CPNS. Maka pelantikan dan sumpah jabatan menjadi komitmen yang mengiringi aktivitas kearsipan. 

Arsiparia merupakan salah satu jabatan fungsional tertentu. Dimana rumpun jabatan ini mengampu bidang secara khusus yakni kearsipan. Kearsipan adalah segala hal yang terkait dengan arsip.

Kata kunci tulisan ini adalah #Jabatan #arsiparis #Kearsipan #tupoksi #dukunganManajemenInternal #DitjenMigas

Penulis mencoba menghubungkan dan mengkaitkan kata kunci tersebut dengan dengan Tim Kerja pada Jabatan Arsiparis

Awal bekerja diamanatkan oleh pimpinan atas ruang penyimpanan arsip yg berada di lantai 8 gedung Plaza Centris di Jl. Hr Rasuna Said Kav B5 Kuningan Jakarta Selatan. Ruangan yg penuh dengan boks arsip. Ruangan yg sudah beberapa taun didiamkan. Saking penuh ya, untuk masuk ke dalam ruangan tersebut saja susah dan butuh perjuangan. Ringkasnya ruang arsip mati karena penuh/ful kapasitas. 

Cerita dari petugas arsip sebelumnya bahwa ruang arsip cukup luas, namun karena seiring pertumbuhan unit kerja yakni Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas, mendesak keberadaan ruang arsip di lantai 8.

Penuh tanda tanya didalam diri saya bahwa apakah migas tergambar seutuhnya di koleksi arsip pada ruangan lantai 8 tersebut????

Pertanyaan berikutnya adalah apa yang dapat dilakukan dengan keterbatasan ruang simpan?????

Pertanyaan demi pertanyaan muncul, Bagaimana pandangan pejabat dan pegawai ditjen migas tentang kearsipan? 

Pertanyaan yang mematahkan pemahaman dan jargon bahwa arsip merupakan memori organisasi, ketiadaan arsip menjadikan organisasi amnesia, tidak terlihat di Ditjen Migas.

Meniti hari demi hari bekerja di Ditjen Migas, wawasan dan pengertian saya mulai dapat menyesuaikan. Tahun pertama kerja, masih tahap pembiasan. Sejak Februari 2009 sampai dengan Desember 2009 hanya melaksanakan identifikasi dan pengenalan serta pembiasaan kerja sebagai staf. 

Saat itu tidak ada bimbingan langsung untuk menangani kearsipan. Tak ada satu orang pun pegawai yang setiap hari menjaga ruang arsip. Proses penataan dan penyimpanan hanya terlihat oleh seorang yg beroperasi pada gudang arsip siap timbang dan jual yang rutin beberapa bulan sekali.

Ternyata memang benar, kearsipan Ditjen Migas, mati suri. Tak ada team kerja arsip di kantor ini. Tak ada aktivitas kearsipan di kantor ini. 

Saatnya datang petunjuk atas tanda tanyaku selama tahun 2009, kira 2 Pertengahan tahun 2010 Aku dipanggil untuk berdiskusi dengan atasan (kasubag TU), terkait kegiatan penataan yg akan dilaksanakan oleh pihak ketiga. Yang masih tersimpan di memoriku saat itu adalah pertanyaan dari bosku "apakah harga penataan yg di tawarkan penyedia terlalu mahal atau murah?"

Ternyata aktivitas kearsipan di Ditjen Migaa dilaksanakan dengan kerjasama pihak ketiga (penyedia jasa penataan arsip). 

Tahun kedua di Ditjen migas, mulai tumbuh percaya diri dan menampakkan diri untuk dapat berperan dalam organisasi. Setelah pelantikan PNS, saya putuskan untuk tidak lagi hanya untuk belajar, namun segera mengambil langkah untuk menghidupkan aktivitas kearsipan Di Ditjen Migas. 

Bekerja di institusi pemerintahan memang harus aktif. Tugas dalam jabatan menjadi cambuk dan pembimbing. Rekan senior dan atasan bukan pihak yang diharapkan lagi sebagai cambuk untuk bekerja

Percayakan, arsip aman kerja nyaman

Slogan tim arsip ditjen migas adalah #percayakan kepada kami, Kerja Nyaman, Arsip Aman. kalimat tersebut dijadikan motif bagi keberhasilan pengelolaan arsip dari perbaikan citra pengelola arsip di Ditjen Migas. 

Latar belakang kemunculan slogan tersebut bahwa fakta di kantor ditjen migas, para pejabat dan pegawai masih enggan untuk memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan. 

Waktu itu ketika diundang diskusi oleh subdit sebagai unit kerja di Ditjen Migas, bapak Diyan Wahyudi selaku kepala seksi menyampaikan anggapan yg masih tersimpan di memori bahwasanya "Jika arsip dipindahkan ke unit kearsipan, maka susah untuk dicari, susah untuk diakses, kesulitan untuk membuktikan bahwa telah dipindahkan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan. 

Sontak, kami selaku pengelola arsip termenung, dan mencoba mendalami kalimat bapak tersebut. Keadaan unit kearsipan yg terbatas, baik dari sisi sumberdaya manusia sampai dengan perubahan keadaan suasana gedung, menjadi faktor ketidaksiapan unit kearsipan dalam menerima pemindahan arsip dari unit kerja. 

Kondisi tersebut sudah berubah total, sejak tahun 2009 yakni saat penulis mulai berdinas di gedung migas (dulu bernama gedung plaza centris) pengelola arsip mulai berbenah diri. 

Tingkat kepercayaan unit kerja atas keberadaan unit kearsipan sudah membaik 100 persen. Hal tersebut disebabkan karena peningkatan kapabilitas dan kemampuan unit kearsipan Ditjen Migas untuk melaksanakan pelayanan. 

Perbaikan citra tersebut bukan secara pasif dapat diraih, namun karena secara aktif mengupayakan jalan keluar terkait hambatan di unit kearsipan.

berikut beberapa hambatan yg dapat diraih dengan usaha aktif sejak tahun 2009:

1. Kurangnya sumberdaya manusia atau staf pengelola arsiparis diatasi dengan pengadaan tenaga honor dan tenaga lepas dalam kerangka pihak ketiga. 

2. Kebijakan impasing dari Arsip Nasional RI dan Kementerian PAN & RB menjadi stimulus yg berarti akan penambahan arsiparis di Ditjen Migas. Wujudnya adalah penambahan satu orang pegawai sebagai arsiparis ahli yakni Sdr. Mulyanto pada jabatan arsiparis ahli dan segera menyusul pada jabatan arsiparis terampil yakni Sdr. Juli Supadmo dan Sdr. Kasmari(dalam proses administrasi) 

3. Penambahan ruang simpan arsip dilakukan dengan koordinasi ke biro umum KESDM selaku unit kearsipan I di lingkungan KESDM yg hampir tiap tahun dapat memindahkan arsip ke Gd. Pusat Arsip KESDM yg berlokasi di Tangerang Selatan. 

4. Proses Bisnis yg begitu komplek serta pelaksanaan urusan pemerintah di sektor migas menyebabkan pertumbuhan arsip yg masif. selain masifnya penambahan arsip, lokasi gedung migas yg berada di pusat kota Jakarta Selatan menyebabkan keterbatasan ruang simpan. dalam hal tersebut, maka sejak tahun 2012, telah dilaksanakan kerjasama penyimpanan arsip bersama ARSIP NASIONAL RI Cq. Pusat Jasa Kearsipan. yg beralamat di Jl. Ampera Raya No. 7 Jaksel. saat ini telah berkontrak senilai 170 juta untuk penyimpanan arsip sebanyak 5300 boks dalam jangka per tahun.

5. beberapa terobosan dalam pengelolaan arsip diperlukan agar unit kearsipan bukan lagi hanya sekedar unit penerima (terkesan pasif), atau hanya menangani arsip inaktif  namun dapat berperan dalam mendukung pelaksanaan unit kerja dimana tugasnya adalah memberikan dukungan manajemen internal. Maka sejak tahun 2013, unit kearsipan Ditjen Migas telah dipercaya oleh Bagian Keuangan untuk mengelola arsip pembayaran (masih aktif) 

6. keberadaan ruang arsip menjadi hambatan yg dapat diatasi sedari di lantai 8 kemudian dengan diberikan ruangan di lantai 10, lanjut pindah ke lantai 4. sejak tahun 2017, Lantai 4 Gd. Migas telah terdapat ruang entri data, ruang transit, dan ruang pemilahan meskipun masih terintegrasi dg ruang simpan. 

7. pemanfaatan Teknologi Informasi Komputer sebagai pengungkit perbaikan citra unit kearsipan juga telah berhasil mendapatkan alokasi server sehingga hasil alih media arsip dan daftar arsip tersimpan dibawah pengelolaan unit IT Ditjen Migas. terdapat 3 aplikasi sebagai sarana bantu pencarian yakni, aplikasi persuratan versi lama (SITU), aplikasi SIPD dan aplikasi arsip Digital. fungsi dari ketika aplikasi database tersebut berbeda beda sesuai dengan jenis arsip. 

8. Suasana pekerjaan juga perlu diperhatikan yg terkadang menjadi hambatan pekerjaan arsip. tim arsip diperlukan suasana enjoy, rileks, terdapat hiburan, serta ada peningkatan harmonisasi antar pegawai. hal hal yg dilaksanakan adalah adanya ruangan yg dingin, terhubung akses Internet, adanya TV, penyediaan makan siang bersama, sampai dengan refreshing dalam kerangka pelaksanaan rapat atau konsinyering di luar kota

Monev e surat

Tahun 2019, pelaksanaan persuratan berbasis aplikasi menjadi indikator penilaian Reformasi birokrasi. Berikut Monitoring Evaluasi Pelaksanaan Disposisi Online dilaksanakan pada hari Kamis, 11 Oktober 2018 di Gd. Pusat Arsip KESDM Pondok Ranji, mengacu pada laporan Bapak Kepala Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi kepada Bapak Sesditjen Migas tentang Persuratan Dinas Secara Elektronik dan Surat Undangan Sesditjen Migas beberapa notulen sebagai berikut:

1. Subag Tata Usaha menyampaikan bahwa pelaksanaan urusan ketatausahaan ditjen migas salah satunya adalah pelaksanaan Disposisi Online sebagaimana surat pemberitahuan Bapak Sesditjen Migas bulan Mei dimana seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas diharapkan agar memanfaatkan Aplikasi pada alamat surat.migas.esdm.go.id sebagai sarana pelaksanaan Disposisi surat

2. Forum yang dihadiri dari seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Migas diharapkan dapat melaksanakan monitoring serta evaluasi penggunaan aplikasi termaksud sebagai bagian dari peningkatan pelayanan publik mendukung Reformasi Birokrasi

3. Kesimpulan forum diharapkan agar unit kerja beserta pejabat administrator dan pejabat pengawas serta staf/pelaksana dapat mengevaluasi kembali keaktifan secara REALTIME penggunaan sarana surat.migas.esdm.go.id agar secara realtime sebagaimana yg telah dilaksanakan oleh Bapak Dirjen dan Bapak Ibu Direktur di Lingkungan Ditjen Migas serta Bpk Sesditjen

4. Monitoring dan evaluasi berdasarkan keaktifan pengguna surat.migas.esdm.go.id di Unit DMB adalah sebagai berikut:

🌟 bu pipin: wakil DMBI diharap agar menyampaikan pegawai yang belum aktif membuka aplikasi karena pak Suryono sebagai Kasubdit sudah secara realtime melaksanakan disposisi online

🌟 bu sulis: wakil DMBD menjadi saksi keaktifan pak Naufal sebagai Kasubdit dan pak leo serta bu diah dalam melakukan login surat.migas.esdm.go.id. kepada staf yg berfokus pada jenis pekerjaan rekom atau izin melalui aplikasi tersendiri untuk tetap diingatkan.

🌟 sdri Ima selaku tenaga honor di unit yang melaksanakan pengadministrasi DMBP untuk memastikan staf dapat aktif, krn pak Abduh selaku Kasubdit juga realtime melakukan disposisi.

🌟 Bu fitaniasari wakil DMBK diharap tak segan mengingatkan rekan staf dikarenakan pak Ismu selaku Kasubdit kerjasama juga memberikan atensi terhadap surat.migas.esdm.go.id

🌟 Sdri Lela, wakil DMBS ikut mengoreksi nama staf yg sudah pensiun seperti bu titis serta staf dari daerah yg belum aktif, dikarenakan pak Diyan selalu Kasubdit telah realtime dan aktif melakukan disposisi secara online

5. Satu satunya perwakilan unit DME pak ibnu selaku staf di DMEE menerima ujicoba penggunaan surat.migas.esdm.go.id versi android dg cara download apk. manfaat versi android akan lebih cepat mengakses disposisi secepat pak Dody selaku kasubdit dan pak Ayub pak al Azni yg senantiasa buka aplikasi setiap hari.

6. Menyusul kehadiran bu Dwi Retno Irawati sebagai perwakilan unit DMO yg diharapkan dapat menyampaikan pesan kepada pak Heru selaku Kasubdit DMOA untuk mengakses surat.migas.esdm.go.id. Alasannya adalah Dir DMO, bu Yuli, para kasubdit seperti Pak Syaifudin, pak hermawan, pak Bayu Pratama, pak Sentot, sudah secara realtime melaksanakan disposisi secara online. Hal ini akan berdampak pada keaktifan staf di unit DMOA

7. Kedatangan  bu retno mularsih selaku perwakilan unit DMT menggembirakan karena unit DMTS mulai dari pak Yunnan selaku Kasubdit, pak Ilham & YuKI Haidir selaku kepala Seksi dan semua staf di unit DMTS telah aktif secara realtime melaksanakan disposisi online.

8. Monitoring dan Evaluasi surat.migas.esdm.go.id akan diagendakan kepada pegawai yg berasal dari daerah, sebagaimana dari catatan forum masih banyak pegawai yg berasal dari daerah belum pernah login meskipun sudah terdaftar pada surat.migas.esdm.go.id 

9. Masukan dari pejabat dan pegawai seperti misalnya dari pak Naufal untuk merubah kode unit kerja dari DMBDT ke DMBDB dijabat oleh bu diah, dan perubahan dari DMBDB ke DMBDI yg di jabat oleh pak Leo sudah dilaksanakan. 

Akamigas

Fakta Arsip

Kedudukan Akademi Migas yg berada dibawah Ditjen Migas Departemen ESDM beralih ke Badiklat ESDM pada tahun 2005. 

Sebagaimana surat persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Taufik Effendi, dg nomor surat B/373.1/M.PAN/2/2005 tanggal 28 februari 2005, Akademi Migas menjadi sekolah tinggi kedinasan dibawah Badan Diklat Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral.

Pada saat ini, akademi Migas telah berubah menjadi Sekolah Tinggi Akademi Minyak Dan Gas Bumi (STEM Akamigas) dengan status Badan Layanan Umum

Fakta arsip termaksud disarikan di sela selain aktivitas pemilahan arsip pada bulan Oktober 2018. Bersumber dari arsip

Evaluasi persuratan dinas elektronik

Tulisan ku di blog ini sempat terhenti pada November 2017. Padahal secara periodik, meski tulisan yang dituangkan pada media nota dinas, semangat untuk tulis menulis senantiasa mengiringi pelaksanaan tugas sebagai arsiparis.

Hampir setahun tidak ngeblog melalui platform blogspot, diri ini kemudian membuka lapak baru ber platform wordpress. Semangat sebagai PHPP Project Konversi Bahan Bakar Gas untuk Nelayan Kecil menghiasi semangat dalam ngeblog di awal bulan Oktober 2018.

Meski demikian, urusan persuratan terus menjadi lawyer kedua sebagai konsekuensi tugas arsiparis yang mensuport jabatan Kasubag TU.

Berikut Laporan pelaksanaan urusan tata usaha cq. persuratan ditjen Migas pada bulan Oktober 2018;

1. Pada bulan Juli 2018, Sekretariat Ditjen Migas telah mengeluarkan surat pemberitahuan kepada pejabat dan pegawai untuk melaksanakan disposisi surat secara online sebagaimana terlampir.

2. Sebagai usaha monitoring evaluasi pelaksanaan Disposisi online telah dilaksanakan sosialisasi dimana bertempat di ruang strategis lantai 16 gd. migas.

3. Terkait hal hal tersebut diatas dan untuk melanjutkan pelaksanaan program persuratan ditjen migas, bersama ini kami sampaikan konsep surat undangan, surat tugas pelaksanaan sosialisasi persuratan dinas elektronik yang direncanakan pada hari Kamis, tanggal 11 Oktober 2018 di Ruang rapat Gd. Pusat Arsip KESDM

Kegiatan yang terus berulang, sambung menyambung merupakan usaha dalam pembinaan urusan persuratan sebagai bentuk layanan perkantoran untuk memberikan dukungan manajemen internal Ditjen Migas.

Rapat Kearsipan

Selain kegiatan pengolahan arsip, adanya rapat atawa pertemuan menjadi usaha untuk berkomunikasi dengan para pihak terkait yang memberikan dan membutuhkan layanan kearsipan.

Berdasarkan rencana kerja anggaran kearsipan maka dilaksanakan beberapa rapat yang bertujuan memberikan dan mendapatkan umpan balik dari perwakilan unit kerja.

Unit kearsipan tidak dapat berjalan tanpa adanya kerjasama dengan unit kerja, untuk itu diperlukan pengkondisian dalam bentuk forum bersama pegawai atau pelaksana urusan arsip pada unit kerja di lingkungan Ditjen Migas

Berikut 📝 Notulen Rapat Kearsipan

1. Sesuai Undangan Bapak Sesditjen Migas tanggal 14 Sept. 18, telah dilaksanakan rapat penyusutan arsip pada Kamis, 20 September 2018 bertempat di Pos Pengamatan Gunung Gede, Kabupaten Cianjur yang dipimpin oleh Kasubag Tata Usaha dan dihadiri oleh petugas arsip, sekretaris dan pengadministrasi di lingkungan Ditjen Migas.

2. kesimpulan rapat antara lain:

2.1. Organisasi Kearsipan terdiri dari Unit Kearsipan yg berada di lantai 4, Gd. Migas dalam manajemen SDMU dan Unit Pengolah yg berada di sekretariat pimpinan eselon 1&2 serta seluruh eselon 3.

2.2. penyusutan arsip dilaksanakan dengan pemindahan dari unit pengolah ke unit kearsipan. 

2.3. Unit Pengolah yg hadir diminta untuk mengecek arsip di lemari pada ruang kerja unit eselon 2 dan sekretariat es. 1 & 2 kemudian menghubungi ekstensi 285 (Unit Kearsipan) atau mengkonsep nota dinas pemindahan arsip yang ditujukan ke SDMU a.l.

🌟 Sdr. Maulana : arsip di scan  dan diupload ke aplikasi e surat paling lambat 1 bulan setelah ditandatangani surat oleh pak dirjen

🌟 Sdr. Kurniawan: arsip di scan dan di upload ke e surat paling lambat 1 bulan setelah ditandatanganinya surat oleh pak Sesditjen Migas

🌟 Sdri. Ana : arsip di scan dan di upload ke e surat paling lambat 1 bulan ditandatangani oleh dir. DMO

🌟 Bp. Suparman: dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip Dmbd paling lambat 2 tahun setelah arsip DMBD selesai proses

🌟 Bp. Suyatno: dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip Dmbd paling lambat 2 tahun setelah arsip DMOH selesai proses

🌟 Bp. Tugiman dan Bu retno :dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip Dmbd paling lambat 2 tahun setelah arsip DMTL& DMTS selesai proses

🌟 Ibu Suparmi, Ibu Esri, Sdr. Joko :dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip DMI paling lambat 1 Minggu sebelum renovasi lantai 9 dimulai

2.4. Diharapkan ruang kerja yg baru tidak ada dokumen atau berkas yg telah selesai pada 2 tahun yang berlalu sehingga menciptakan ruang kerja yang nyaman dan modern.

notulis:

tim arsip Ditjen Migas

Berkas Eksplorasi

3 September 2018 melaksanakan pengolahan arsip pembinaan usaha hulu migas. Tidak jauh dengan Pada September 2018 ini, seseorang yang baru saja lulus dari pendidikan Diploma tiga kearsipan sekolah vokasi UGM menjalani magang di unit kearsipan Ditjen Migas. Orang tersebut bernama Dinda dimana rumah orang tua berada di Lampung.

Penulis teringat atas arahan kepada Dinda untuk melakukan deskripsi pada aplikasi arsip digital dan disambung dengan melakukan pemindaian untuk di unggah pada aplikasi tersebut.

Berkas eksplorasi merupakan susunan kelompok arsip dari pelaksanaan Fungsi Sub Direktorat Pemantau Eksplorasi yang memiliki Kode unit kerja: DMEE

Isi berkas eksplorasi antara lain adalah kontrak kerja sama wilayah kerja Migas, izin pembukaan data, pengalihan interest atau penyisihan wilayah kerja, perpanjangan masa eksplorasi, perubahan komitmen, izin publikasi/pengiriman/pertukaran data, terminasi, amandemen kontrak.

Informasi yang terkandung pada berkas ini adalah nama wilayah kerja berikut sumur migas. 

Kearsipan Ditjen Migas Juli 2018

Tanggal 11 Juli 2018, adalah saat aku berada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta untuk menyambut kelahiran Nindita Fatimatuzzahra. Seorang putri , anak nomor tiga hasil perkawinanku. 

Di sela sela itu, aku sampaikan Laporan Kearsipan status Juli 2018 sebagai berikut:

1. Kearsipan di Ditjen Migas berada pada dukungan manajemen internal. Progres capaian pada Juli 2018 telah terpasang roll opeck di R. File Lt. 14 (pengadaan baru), dan rol opek di R. File Lt. 13 (pemindahan dari lantai 4)

2. Kebutuhan rol opek yg telah diajukan pada penambahan anggaran tahun 2018 adalah 1 unit yang akan ditempatkan pada R. Arsip lantai 4 dan masing masing satu unit untuk R. File Lantai 12 dan 13.

3. Proses pengolahan arsip pada tiap hari adalah menemukan bahan non arsip yang terdiri dari kopian berlebih, bahan cetakan, buku2, map kosong, amplop, serta bentuk dokumen yg hanya bersifat referensi atau proses yg batal (salah administrasi) 

3. Pengolahan selanjutnya adalah mengamankan dan mendata bahan yg masuk dalam kategori arsip kemudian dikelompokkan berdasarkan unit kerja eselon 3 atau kelompok besar seperti arsip pembayaran /arsip SPM, arsip kepegawaian, dll. 

4. Melalui Surat Bp. SDM No. 4388/04/SDM/2018 tanggal 30 April 2018 tentang penyampaian Daftar Arsip Infrastruktur telah dipindahkan arsip JARGAS ke Gd. pusat arsip pondok ranji 450 boks. 

5. sebagaimana ketentuan kearsipan yg berlaku di KESDM, pemindahan arsip senagaimana poin ke-4 di atas, diperlukan berita acara pemindahan. 

6. menunujuk poin ke 4 & 5, direncakan kegiatan rapat penandatanganan berita acara pemindahan arsip JARGAS antara ditjen migas dan biro umum KESDM pada hari kamis, 19 Juli 2018 di Wisma Lemigas Puncak Bogor (tentativ menunggu konfirmasi jadwal wisma lemigas) 

Demikian laporan kami sampaikan atas pengarahan Bp. Ka. SDMU diucapkan terimakasih #SalamKompakSelalu

Membaca laporan kearsipan tersebut memberikan gambaran bahwa konsistensi pelaksanaan tugas sebagai arsiparis tetap terus diusahakan. Selain penuangan dalam bentuk tulisan melalui media WAG bagian umum kepegawaian dan organisasi, perlu dituangkan dalam bentuk nota dinas yang disyahkan oleh pimpinan.

Hal tersebut untuk keperluan dokumentasi pelaksanaan  tugas unit Sub Bagian Tata Usaha. Jabatan arsiparis yang berada di bawah kepala Sub Bagian Tata Usaha mendorong untuk terus melakukan komunikasi kedinasan dalam media NOTA DINAS.

Kegiatan Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas

Tulisan berikut merupakan bahan untuk rapat koordinasi ditjen Migas pada bulan Juli 2018. Memori penulis jatuh pada permintaan kasubag kepegawaian melalui pesan singkat. Posisi penulis kala itu baru saja sampai di jogja untuk menemani istri dalam kelahiran anak ketiga.

Secara poin per poin, penulis menyampaikan tugas tugas dari Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas. Berikut tiga urusan yakni persuratan, kearsipan, dan sekretariat pimpinan yang dijelaskan melalui jenis jenis kegiatan.

Persuratan

1. menyiapkan bahan tata naskah dinas atau ketatalaksanaan persuratan berupa petunjuk teknis

2. menyiapkan bahan rancang bangun dan monitoring evaluasi implementasi surat online

3. mengawasi pengurusan dan pengiriman surat dinas yg dilaksanakan oleh pengadministrasi surat dan caraka.

4. menyusun konsep laporan monitoring dan evaluasi persuratan secara periodik

Kearsipan

1. menyiapkan bahan tata kelola rekaman kegiatan/arsip Direktorat Jenderal Migas berupa petunjuk teknis, sarana simpan, dan arsiparis/petugas arsip

2. melakukan koordinasi pembinaan, pelaksanaan penggunaan dan penyusutan serta penyimpanan rekaman kegiatan/arsip

4. menyusun konsep laporan evaluasi kearsipan secara periodik

Kesekretariatan pimpinan

1. menyiapkan bahan tata kelola administrasi perkantoran untuk pimpinan (persuratan, penjadwalan, konsumsi rapat, dokumen perjalanan dinas)

2. mengawasi Kesekretariatan pimpinan yg dilaksanakan oleh sekretaris eselon 1 dan 2

Pembiasaan aplikasi e surat

Kemaren siang, ketika butuh ingatan memori untuk satu ide tulisan kearsipan, diri ini menginstal blogspot versi android pada play store. 

Terhenyak sesaat mendapati http://nurulmuhamad.blogspot.com memiiki grafik viewer tulisan sebanyak 800 kali. Meski blog yang tidak pernah lagi aktif sejak 2016 namun masih saja menarik pembacanya.

Platform wordpress versi android yang saya tekuni sejak Oktober 2018 begitu kalah jauh dari segi viewersnya. Makan dari itu, ide REPOSTING tulisan lama menjadi menggebu gebu.

Berikut tulisan pada tanggal 26 April 2018 tentang laporan persuratan status april 2018:

1. kondisi e government cq. e surat di ditjen migas bermula sejak tahun 2015 dg suksesi kepemimpinan Bp. Wiratmaja dg pembuatan aplikasi based web beserta pengadaan perangkat dan langganan data untuk seluruh pejabat.

2. kemudian pada agustus 2017 berlanjut pergantian kepemimpinan kepada Bp. Ego Syahrial , yg masuk tahap pemantapan pembiasaan disposisi e surat

3. diawali dg keraguan penggunaan aplikasi e surat, sejak dilantiknya  Bp. Djoko Siswanto pada 28 Maret 2018, maka per tanggal 20 April 2018, Dirjen Migas telah melakukan disposisi via e surat.

4. hal diatas merupakan bukti tahapan menuju e government cq. e surat di ditjen migas telah teruji dg tiga figur kepemimpinan sebagaimana di atas.

terimakasih kepada pimpinan tertinggi di ditjen migas yg telah menunjukkan komitmen e government cq. e surat. semoga dapat mengurangi tumpukan dokumen baik dari ruang kerja s.d. ruang simpan arsip.

Laporan persuratan yang menjadi bagian dari tugas keseharian di kantor Ditjen Migas kami laporkan video WAG Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi pada satu tahun yang lalu.

Di akhir tulisan ini, penulis kembali tergoda untuk melanjutkan program kerja persuratan dinas yang sempat mandeg karena kebijakan Pusdatin KESDM yang mengakuisisi seluruh bentuk Aplikasi.

Meski sudah tiada anggaran di tahun 2019, namun melalui pendekatan penerapan serta pembiasaan pengguna mengisi semangat untuk mengumpulkan bukti kerja sebagai data dukung penilaian Reformasi Birokrasi Ditjen Migas

Evaluasi pengelolaan arsip

Dari ruang  arsip dengan panjang 23.4 Meter dan Lebar 9.6 Meter, sempat melaporkan kepada manajemen terkait 🔁 kondisi kearsipan Ditjen Migas pada tanggal 26 April 2018. Dari ruangan yang berada di lantai 4 pada Gedung Migas itu secara full menghabiskan hari hari kerja senin sampai jumat. Lokasi ruangan yang berhimpitan dengan Masjid Al Ikhlas menjadi lokasi favorit untuk menenggelamkan diri pada urusan kearsipan.

Urusan Kearsipan Ditjen Migas berkedudukan pada dukungan manajemen internal, yg saat tanggal 26 April 2018 pada kondisi awas. Kondisi awas merupakan kondisi dimana diperlukan konsentrasi dalam pengolahan dan Penambahan Sarana penyimpanan serta penambahan personel PNS/ASN). Jika tidak dilakukan konsentrasi pengolahan arsip akan menyebabkan mandeg nya pelayanan kearsipan.

Pada akhir April 2018 itu, ku laporkan melaui WAG Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi bahwa ruang arsip Ditjen Migas mempunyai daya tampung sebanyak 5.400 boks arsip. Ketersediaan 4 (empat) unit almari arsip dinamis atau biasa disebut Roll Opeck menjadi sarana penyimpanan arsip. 

Satu unit roll opeck dapat menyimpan 600 boks arsip. Boks dengan dimensi panjang 40 centimeter, tinggi 20 dan lebar 30 cm. Meski mengharapkan penambahan dan 5 unit untuk menggenapi total daya tampung 5.400 boks, namun sampai dengan tulisan ini diposting kembali, urung terlaksana.

Pertumbuhan arsip sebagai hasil kegiatan penataan pada medio April tahun lalu ditempatkan di Gudang Barang yang beralamat di pulogebang sebanyak 450 boks. Sedangkan selebihnya disimpan ke Gedung Pusat Arsip KESDM yang beralamat di Pondok Ranji Tangerang Selatan sebanyak 450 boks. 

Pertumbuhan arsip dari tahun 2017 sampai dengan April  tahun 2018  termasuk yang telah disimpan di Pulogebang dan Pondok Ranji sebanyak 2.568 boks.  Pertumbuhan arsip yang begitu masif merupakan dampak kegiatan renovasi Gd. Migas Tahun Anggaran 2016 dan 2017.

Jumlah tersebut belum termasuk boks eksisting hasil penataan arsip sejak tahun 2014 sampai dengan tahun 2016 yang mencapai 2.400. Sehingga jumlah total arsip di ruang arsip Lantai 4 periode akhir april 2018 sebanyak 4.968 boks

Diakhir tulisan ini, penulis mendapat kan evaluasi yang berharga antara lain

1. Tiap dua tahun, pertumbuhan arsip kertas mencapai lebih dari 2.000 boks.

2. Tidak terlaksana penambahan kapasitas simpan arsip dimana hanya terdapat 4 unit roll opeck (2.400 boks)

3. Kondisi Juni 2019, satu unit roll opeck telah diganti dengan dosir pegawai yang memenuhi separo (berkurang 300 boks)

Pendekatan pengolahan arsip sejak awal tahun 2019 adalah menggencarkan proses pemilahan arsip sehingga dapat menghasilkan lebih dari 20 ton bahan non arsip dan duplikasi.

Hal tersebut menjadi pilihan keputusan agar ketersediaan ruang arsip dapat mendukung layanan kearsipan sebagai bentuk dukungan manajemen internal Ditjen Migas

Kegiatan Arsiparis Penyelia

Salah satu kegiatan pelaksanaan tugas arsiparis penyelia yang menjadi Uraian kerja yakni melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif memiliki rincian yaitu memeriksa, mendeskrepsi, menyortir, menempatkan ke dalam folder, memberikan nomor definitive, menata folder dalam boks, membuat daftar arsip inaktif, membuat skema lokasi simpan, dan melakukan penyimpanan arsip.

Jika ruang arsip telah dilengkapi dengan sarana seperti lemari, rak atau mobile file mekanik/rol opeck maka seorang arsiparis penyelia dengan mudah melaksanakan kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif sebagaimana termaksud di atas.

Namun bagaimana jika arsiparis penyelia menemukan ruangan arsip telah penuh dengan arsip yang telah tertata di dalam boks. Apa yang akan dilakukan oleh arsiparis penyelia?. Dan bagaimana rincian pekerjaan sebagaimana tertuang di dalam perka anri tentang pelaksanaan tugas arsiparis pasal 11 ayat kedua poin b yang dari angka satu yang tertulis memeriksa sampai dengan melakukan penyimpanan dapat dilaksanakan?

Salah satu pilihan kegiatan yang dapat dilakukan menghubungi arsiparis pelaksana lanjutan untuk melaksanakan pemindahan arsip inaktif yang terdapat di ruang arsip tersebut. Penyelia menghubungi pelaksana lanjutan yang nota bene jabatan satu tingkat di bawah. Jika memilih kegiatan tersebut akan tidak ketemu solusinya karena kenapa ruang arsip penuh karena ketidaksesuaian jumlah arsip dengan kapasitas ruang arsip. Atau bukan karena kegiatan yang dimiliki oleh arsiparis pelaksana lanjutan tidak dijalankan.

Seandainya ruang arsip tersebut berada di unit kearsipan dua, maka dapat melaporkan kepada pimpinan unit kearsipan untuk mengusulkan pemindahan ke Pusat Arsip atau Record Center). Laporan kepada pimpinan dapat dituangkan dengan mengkonsep nota dinas ke pimpinan unit kerja yang sekaligus dilampirkan surat permohonan pemindahan yang ditujukan kepada pimpinan unit kearsipan satu atau yang menaungi pusat arsip/record center.

Sebagai data dukung konsep permohonan pemindahan arsip inaktif diperlukan daftar arsip yang akan dipindahkan. Maka kegiatan menghubungi arsiparis pelaksana lanjutan menjadi kegiatan kerjasama antar jenjang. Penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan menjadi tugas dari arsiparis pelaksana lanjutan.

Hasil arsip inaktif yang telah diseleksi oleh pelaksana lanjutan, dapat dilakukan penataan kembali oleh arsiparis penyelia. Meski dianggap tidak menggambarkan beban kerja yang sesuai dengan jenjang jabatan, namun hak tersebut tersebut dalam uraian pekerjaan arsiparis penyelia

Uraian Kerja dan Rincian Kerja Arsiparis

Uraian kerja Arsiparis tertuang pada Perka ANRI tentang Standar Kualitas Hasil Kerja (SKH) Tahun 2016 sedangkan Rincian Kerja arsiparis tertuang pada Perka ANRI tentang Pelaksanaan Tugas Arsiparis (Kegiatan Kearsipan) Tahun 2017.

Pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/09/rincian-kegiatan-arsiparis-pengelolaan.html penulis membuat matrik kegiatan arsiparis yang kemudian disebut sebagai Uraian Kerja Arsiparis. Sedangkan pada tulisan saat ini, penulis akan menjabarkan pelaksanaan tugas arsiparis (kegiatan kearsipan) sebagai penjabaran permen PAN dan RB No.13/2016 tentang perubahan Permen PAN dan RB No.48/2014 yang kemudian disebut sebagai rincian kerja arsiparis. (jenjang arsiparis pelaksana dan pelaksana lanjutan)

Kegiatan kearsipan untuk jenjang arsiparis pemula pada SKH 2016 disebut sebagai uraian kerja yang kemudian menjadi uraian kerja arsiparis pelaksana untuk lebih menggambarkan kegiatan penciptaan arsip.

Uraian Kerja : Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016 terdapat kegiatan dengan kategori “Melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip” oleh arsiparis pemula yang menghasilkan bukti kerja Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Kearsipan dan Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Pengolah.

Rincian Kerja : Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan membuat dan menerima arsip. Kegiatan membuat arsip terdiri atas mengkonsep, meregister, mendistribusikan, dan mengendalikan oleh arsiparis pelaksana menghasilkan bukti kerja register arsip. Sedangkan kegiatan menerima arsip terdiri atas menyeleksi, meregister, mendistribusikan dan mengendalikan oleh arsiparis pelaksana menghasilkan bukti kerja register arsip.

Penulis berpendapat bahwa agak sulit untuk memahami uraian dengan rincian disebabkan karena pelaksana yang berbeda yakni jenjang arsiparis pemula dengan jenjang arsiparis pelaksana. Hal tersebut dapat difahami karena permen pan dan RB No.48/2014 telah dirubah dengan Permen PAN dan RB No.13/2016 yang menghilangkan jenjang pemula.

Kegiatan kearsipan disebutkan pada SKH 2016 merupakan uraian kerja sedangkan kegiatan kearsipan pada pelaksanaan tugas arsiparis 2017 merupakan rincian kerja yang menggambarkan kegiatan penggunaan arsip (arsip Aktif) sebagaimana berikut:

Uraian Kerja: Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016  terdapat kegiatan dengan  kategori ” Melakukan pemberkasan arsip aktif” oleh arsiparis Terampil yang menghasilkan tiga bukti kerja yakni Daftar Berkas, Daftar Isi Berkas, dan  Daftar Arsip Aktif

Rincian Kerja: Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan “pemberkasan arsip aktif” yang terdiri atas memeriksa, menyeleksi, mengindek, mengkode, melabel, tunjuk silang, menata, membuat daftar berkas dan isi berkas oleh arsiparis pelaksana.

Uraian Kerja: Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016 terdapat kegiatan dengan kategori “Melakukan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif oleh arsiparis Terampil menghasilkan tiga bukti kerja yakni Laporan Penyeleksian Arsip Inaktif yang Dipindahkan, Daftar Arsip In Aktif yang Dipindahkan ke Unit Kearsipan, dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Rincian Kerja: Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan “menata arsip inaktif yang akan dipindahkan oleh arsiparis pelaksana. Sedangkan untuk kegiatan “menyeleksi arsip inaktif yang akan dipindahkan dilaksanakan oleh arsiparis mahir/pelaksana lanjutan. Demikian pula kegiatan “membuat daftar arsip usul pindah dan melaksanakan pemindahan arsip inaktif dilaksanakan oleh arsiparis mahir/pelaksana lanjutan.