DOKUMEN PENGADAAN

I.             LATAR BELAKANG

Prinsip penataan arsip atau dokumen dilaksanakan dengan mengembalikan dokumen pada aturan asli dan berdasarkan asal usul. Seorang arsiparis dituntut untuk dapat menjalankan prinsip tersebut. Dokumen pengadaan memiliki asal usul dari proses pengadaan oleh ULP, PPK, dan POkja. Jika dokumen telah diketahui asal usulnya, maka yang dilakukan selanjutnya adalah dengan mengembalikan pada aturan asli. Memahami proses pengadaan yang terkait dengan dokumen pengadaan merupakan jalan bagi arsiparis yang dapat ditempuh untuk mengembalikan pada aturan asli.

II.            MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuan penulisan ini adalah agar arsiparis tidak salah dalam melakukan penataan. Akhirnya pada hasil penataan dokumen pengadaan dapat memberikan informasi serta menjaga nilai kearsipan. Nilai kearsipan termaksud adalah nilai administrasi dan nilai audit pada kemudian hari. Sehingga sifat autentik dan keterpercayaan serta reabilitas dari arsip atau dokumen pengadaan dapat diwujudkan.

III.          TINJAUAN PUSTAKA

Dasar yang dipergunakan penulis adalah PERATURAN PRESIDEN NOMOR 54 TAHUN 2010 tentang PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH. Sedangkan untuk mempertajam analisa, penulis mempergunakan tinjauan lapangan dari kondisi yang ditemui arsiparis dalam penataan dokumen pengadaan di Ditjen Migas.

IV.          RUMUSAN MASALAH

Tulisan ini merumuskan permasalah yakni ” Bagaimanakah gambaran umum tentang dokumen pengadaan barang dan jasa pemerintah?”

V.           PEMBAHASAN

Definisi dari dokumen pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaan.

Ruang lingkup dokumen pengadaan antara lain adalah Penyusunan, ,jumlah, isi dan penjelasan isi, bahasa, penulisan, masa berlaku, penyampaian/pemasukan/pengiriman  pendaftaran dan pengambilan, penandatanganan, dan dokumen sebagai pedoman dalam melakukan evaluasi penawaran.

Jenis Dokumen pengadaan yaitu dokumen kualifikasi , dokumen pemilihan dan rancangan surat perjanjian, serta surat Perintah Kerja untuk penunjukkan langsung atau pengadaan langsung.

Dokumen kualifikasi digunakan sebagai pedoman untuk memenuhi kualifikasi sesuai yang dipersyaratkan. Isi dokumen kualifikasi yakni formulir  yang disertakan petunjuk pengisian, instruksi , lembar data, tata cara evaluasi dan pakta integritas. Tata cara penyampaian dokumen kualifikasi terdapat dalam instruksi.

Dokumen pemilihan ditetapkan oleh PPK dan Pokja. Untuk isi Dokumen pemilihan yang ditetapkan oleh PPK yakni Syarat Kontrak (umum dan khusus), spesifikasi teknis, KAK, daftar kuantitas dan harga, dan rancangan SPK. Untuk isi yang ditetapkan oleh Pokja yakni undangan, pengumuman, instruksi, bentuk surat penawaran, bentuk jaminan dan contoh2 formulir isian.

Di dalam dokumen pemilihan terdapat dokumen penawaran. Dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga (satu asli dan satu rekaman) yang telah diparaf oleh pokja Pemasukan dokumen penawaran terjadi pada tahap pemilihan penyedia. Dokumen penawaran akan diperiksa dan dibandingkan dengan pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan pada dokumen pemilihan. Dokumen penawaran tidak diperkenankan untuk dilakukan pengubahan, penambahan, penggantian dan pengurangan setelah batas akhir pemasukan penawaran.

Dokumen pemilihan beserta addendum, BAPP, BAHP dan dokumen penawaran dari pemenang dan pemenang cadangan I dan 2 merupakan data pendukung penetapan pemenang. Dokumen penawaran dari pemenang harus diparaf oleh Pokja dan saksi penyedia.

Rancangan surat perjanjian atau Kontrak terdiri dari pokok yakni pembukaan, isi, dan penutup. Pembukan kontrak yakni judul, nomor, tanggal, kalimat pembuka para pihak, latar belakang. Isi kontrak terdiri atas pernyataan sepakat, harga kontrak, sumber biaya, pernyataan satu kesatuan dokumen, pernyataan pertentangan, pernyataan persetujuan membayar dan persetujuan melaksanakan pekerjaan, kapan mulai berlaku efektif. Penutup kontrak berisikan mengenai pernyataan menaati peraturan perundangan dan tanda tangan para pihak setelah tanggal Surat Penunjukkan Penyedia yang dibubuhi materai

Dokumen lainnya yang merupakan bagian dari kontrak atau merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan yaitu, SPPBJ, dokumen Penawaran beserta addendum jika ada, Spesifikasi Umum dan khusus, gambar-gambar brosur, daftar kuantitas dan harga, jaminan pelaksanaan dan dokumen lain yang diperlukan.

VI.          KESIMPULAN

Kesimpulan pada tulisan ini adalah gambaran dokumen pengadaan dapat diketahui dengan memahami definisi dan ruang lingkup serta jenis jenis dokumen pengadaan.  Ruang lingkup dokumen pengadaan pada tulisan ini merupakan pendapat atau rumusan dari pribadi penulis.

Sesuai dengan pemahaman penulis mengenai peraturan presiden tentang pengadaan barang/jasa pemerintah, dokumen pengadaan dibahas dan tertulis dalam beberapa bagian pengadaan. Pembahasan dan penulisan dokumen tersebut yakni penyusunan dokumen pada bagian persiapan, penetapan metode penyampaian dokumen pada bagian pemilihan sistem pengadaan, bagian tersendiri tentang penyusunan dokumen pengadaan, pendaftaran dan pengambilan dokumen pada bagian pelaksanaan, serta pemasukan dokumen penawaran pada bagian pelaksanaan.

VII.        REKOMENDASI

Penulis merekomendasikan bahwa untuk memperoleh gambaran lebih lanjut tentang dokumen pengadaan perlu dilakukan indentifikasi dokumen masing - masing baik secara prakualifikasi maupun secara pasca kualifikasi berdasarkan metode yang ada.