Gedung Lasut, Pusat Survey Geologi Bandung, 20 Oktober 2022. Dukungan Peningkatan Kinerja Direktorat Jenderal melalui Monitor Mail Handing dilaksanakan oleh Tata Usaha Ditjen Migas. Kehadiran Pak Adit, Kabag Tata Usaha dan Protokol Biro Umum Kementerian ESDM memberikan suntikan semangat para petugas sekretariat pimpinan.
Kebersemangatan Maulana dan Dewo nampak berbinar pada raut wajah yang tak mampu ditutupi disaat keseharian berada di ruang surat Dirjen harus ke luar kota demi jalinan koordinasi dan komunikasi antar petugas sekretariat naskah dinas. Sebagai petugas operator pusat pada unit organisasi Kementerian ESDM, mereka bertugas memonitor tindaklanjuti arahan Menteri yang sampai ke Kantor Direktorat Jenderal Migas.
Naskah dinas atau yang biasa dikenal dengan surat, bisa jadi adalah output pekerjaan administrasi pemerintahan yang nampak biasa saja. Namun sebagai media rekam informasi tertulis Kedinasan, naskah dinas atau surat memegang peranan penting setidaknya dalam tinjauan dukungan peningkatan kinerja dari Jabatan Pimpinan Tinggi.
Gambaran keseharian dari Tata Usaha Menteri yang disampaikan pada forum tersebut diantaranya : Menteri menggunakan disposisi manual. Selain nadin, dilakukan pula backup pencatatan via google sheet, setelah diberikan disposisi, TU Menteri mengupdate PDF selendang surat, replace di akun pengawas, diteruskan ke akun menteri. Notifikasi print out yang disampaikan ke meja kerja Menteri.
Untuk alur surat keluar bertanda tangan Menteri, saat ini melalui tinjauan yuridis Biro Hukum dimana terlebih dahulu Unit Organisasi menyampaikan konsep Sekretaris Jenderal KESDM. Paraf koordinasi yang diberikan pada konsep surat keluar sebelum ditandatangani Menteri menjadi isu nilai autentik dan tingkatan akses suatu dokumen negara.
Sampai disini, gelaran acara ketatausahaan Ditjen Migas menarik diriku untuk menyampaikan pendapat dalam forum. Nyatanya beban kerja persuratan memerlukan kesamaan persepsi sejak Biro Umum dalam melaksanakan pembinaan ketatausahaan Cq. Naskah Dinas. Surat Edaran Sekretaris Jenderal tentang jangka waktu penyelesaian arahan Bapak Menteri menjadi penting untuk dikawal bukan hanya karena Ditjen Migas dalam jumlah terbanyak diantara Unit Organisasi di Lingkungan KESDM.
Selain cara koordinasi dan komunikasi yang efektif melalui pertemuan yang diusung oleh berbagai lini organisasi ketatausahaan, dibutuhkan pula sarana perkantoran seperti Pemanfaatan Teknologi Informasi Komputer seperti adanya aplikasi yang dapat menjembatani ruang dan batasan waktu monitoring arahan pimpinan.
Kehadiran excel secara online yang menjadi mesin pengolah data secara berbarengan, nampaknya akan menjadi pilihan. Fitur monitoring arahan pimpinan pada aplikasi persuratan dapat mengawali alur berfikir sistem pemberkasan secara elektronik. Kenapa?
Peran pengguna aplikasi persuratan atau dalam hal ini petugas persuratan (sekretaris, Operator Pusat, Pengawas) menjadi pintu gerbang bertemunya naskah masuk dan keluar di mana dalam kontek pemberkasan dapat memperkuat arsiparis dalam membentuk satu kesatuan berkas kerja yang utuh dan terpercaya.
Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi dokumentasi dan gambaran peran dukungan peningkatan kinerja instansi melalui monitoring arahan pimpinan. Kesepakatan dan kesepahaman atas kegiatan ini memiliki output daftar isi berkas dan daftar berkas dimana menjadi inti dari sistem pemberkasan dalam kearsipan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar