Organisasi dan Sumber Daya Manusia Kearsipan

Penyesuaian ketersediaan formasi arsiparis di unit kearsipan Ditjen Migas yang saat ini berada pada lima orang arsiparis (2 penyelia, 2 pertama, 1 Muda, dan 1 Madya adalah hal yang menarik jika dibandingkan dengan keberadaan arsiparis eksisting di Balai Besar Lemigas yang berada pada sembilan orang" Ujarku dalam forum "Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kearsipan dan Organisasi Kearsipan di unit kerja Balai besar di Lingkungan Kementerian ESDM pada hari Jumat 14 Oktober 2022 di Gedung Arsip Pondok Ranji.

Meski agak terkesan mendompleng dari judul diskusi yang sebetulnya diinisiasi oleh Biro Umum KESDM untuk menindaklanjuti usulan Badan Geologi atas formasi arsiparis pada Balai Besar Geologi Kelautan.

Forum diskusi tersebut dibuka oleh Kabag Tata Usaha KESDM dan dilanjutkan dengan arahan kepala Biro Umum. Tiga hal yang disampaikan Ibu Upik Jamil yang merupakan oleh oleh diklat JPT Pratama urusan Umum untuk Kementerian yang diselenggarakan oleh ANRI antara lain:

1. Penataan fisik arsip yang disusul dengan digitasi oleh seluruh unit kearsipan dari tingkat 1 sekretariat Jenderal, tingkat 2 pada unit Organisasi Ditjen dan Badan, serta tingkat 3 pada Balai Besar perlu dipercepat sampai awal tahun 2024

2. Integrasi Nadin dengan Srikandi

3. Sebagai ASN tetap harus mendukung program strategis pemerintah dalam hal ini Pemindahan IKN

Terkait hal tersebut tentu diskusi organisasi kearsipan menggambarkan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kearsipan yang tertera pada peta jabatan, dimana akan segera ditetapkan untuk Organisasi Kearsipan di unit kerja Balai besar di Lingkungan Kementerian ESDM.

Diskusi yang melibatkan unit Organisasi yang membawahi Balai Besar dan tidak ketinggalan unit kerja dukungan Organisasi dan Tata Laksana (Ortala pada Sekretariat Jenderal KESDM) menjadi titik mula penguatan Kearsipan dari tinjauan organisasi dimana Biro Umum selaku Koordinator Jabatan Fungsional Arsiparis.

Peta jabatan untuk arsiparis di lingkungan Balai Besar KESDM segera akan ditetapkan setelah nanti dimintakan rekomendasi ke Intansi Pembina dalam hal ini ANRI. Peta jabatan terabut sebagai tuntutan pembentukan organisasi baru yakni Balai Besar pada tahun 2022.

Sampai disini nalar kita akan tertuju pada penjelasan dari Biro Ortala bahwa sebagaimana Jabatan Fungsional tertentu lainnya bahwa rekomendasi Intansi Pembina akan mendasarkan pada pemetaan kebutuhan arsiparis yang telah disampaikan kepada Kementerian PAN dan RB.

Jika Biro Umum selaku koordinator Arsiparis telah memberi gambaran empat formasi pada tiap Balai, bagaimana pengaruhnya kepada Unit kearsipan pada unit organisasi utama? Kemudian bagaimana untuk Balai Besar yang telah memiliki arsiparis eksisting lebih dari empat?

Tulisan ini tidak juga akan mengupas lebih lanjut. Info dari wakil Biro Ortala dimana pada peta jabatan terbaru (sesuai SOTK terkini) terdapat 148 formasi arsiparis, masih baru terisi 109 arsiparis (kondisi sesuai laporan Biro Umum pada acara membingkai kembali profesi kearsipan di Bandung pada 25 Juli 2022.

Simpelnya, menurut ku sebagai arsiparis, masalah ketimpangan ketersediaan arsiparis dan tantangan riil kearsipan tidak akan paripurna untuk sepuluh tahun mendatang. Coba cek saja apakah kearsipan nasional mampu dilaksanakan hanya dengan 9.720 orang arsiparis untuk K/L dan Pemda( jumlah tersebut mengutip lampiran surat Menteri PAN dan RB Tanggal 19 September 2022 tentang Penetapan Kelas Jabatan bagi Arsiparis)

Akhirnya tulisan ini aku akhiri dengan mencuplik arahan Kepala Biro Umum KESDM.

"Organisasi Kearsipan perlu juga menjawab secara subtansi program strategis pemerintah yakni transformasi digital dengan meninggalkan cara cara lama dalam kearsipan" tutur Ibu upik

"Prakomparis" yang menjadi perpaduan antara pranata komputer dan arsiparis dapat menggambarkan kebutuhan dan mengikuti tantangan kearsipan terkini. Meski hipotesis pemanfaatan teknologi informasi pada urusan kearsipan yang mereduksi kebutuhan jumlah arsiparis masih perlu dijawab seiring waktu berjalan.

Langkah nyata Biro Umum terkait Penyesuaian komposisi arsiparis telah dilayangkan ke Biro SDM. Pembentukan RO baru pada struktur anggaran telah pula disuratkan Karo Umum ke Biro Perencanaan. Dengan adanya dukungan anggaran maka kebutuhan sumber daya kearsipan dapat terpenuhi.

Berapa banyak kebutuhan arsiparis , mempertimbangkan kebutuhan melalui analisa jabatan dan analisa beban kerja. Isi peta jabatan sangat dinamis, pengukuran harus terukur." Tutur Bu Upik Jamil.