Kejelasan aktor pelaksana dan proses bisnis naskah dinas menjadi diskusiku. Berbagi sudut pandang antar arsiparis pada Kamis ,27 Oktober 2022 demi mengawal draft Keputusan Menteri terkait penerapan Naskah Dinas Elektronik di ruang rapat A, Pusat Arsip Kementerian ESDM.
Nyatanya jabatan sejak pimpinan tinggi, aministrator, dan fungsional yang diwujudkan dalam kode dan peran pelaksana serta pengadministrasi umum menjadi penting untuk didefinisikan ke dalam proses bisnis level kedua.
"Caraka yang telah mengirim surat Menteri harus menginput tanda terima pengiriman surat" Ujar Toni. Kebutuhan Mail Handling untuk naskah dinas yang dikirim melalui email, pos, maupun secara langsung memerlukan dokumentasi. Tentu caraka sebagai satu diantara jabatan fungsional umum menjadi peran bersama agendaris dalam proses bisnis kearsipan di level ke dua demi memenuhi kehandalan dokumentasi naskah dinas.
Bermula tahap penciptaan arsip yang merupakan proses bisnis level 0 yang terurai dalam aktivitas pembuatan dan penerimaan naskah dinas sebagai proses bisnis kearsipan di level 1. Pembuatan naskah dinas terdiri dari tujuh proses bisnis level kedua seperti diantaranya
menginput atribut naskah,
mengunggah PDF konsep surat,
mengkorekai net konsep naskah dinas,
memberikan spesimen tanda tangan elektronik,
memberikan nomor naskah untuk penandatanganan basah,
mengirim naskah,
Dan diakhiri dokumentasi dalam bentuk jurnal pengiriman
Sampai disini, pendalaman proses bisnis dilengkapi dengan entitas berupa output proses bisnis dan nanti dijelaskan peran aktor pelaksananya. Aktor pelaksana yang menginput atribut naskah dilakukan oleh staf pelaksana. Atribut naskah dinas tersebut antara lain:
Tujuan surat yang terwakili kode jabatan sebagai identitas akun aplikasi nadine.
Jenis atau bentuk naskah yang nanti menjadi dasar urutan nomor naskah dinas
Kode klasifikasi akses informasi naskah yang teridentifikasi "T" Untuk terbatas, "B" Untuk biasa, dan "R" Untuk informasi yang bersifat rahasia.
Kode klasifikasi instansi dan klasifikasi masalah yang merupakan kode unik kearsipan di lingkungan Kementerian ESDM
Jabatan penandatanganan melalui koreksi jabatan berjenjang
Dan seterusnya
Kemudian untuk proses bisnis level 1 yang merupakan bagian kedua dari tahapan penciptaan adalah yakni penerimaan naskah dinas dan dokumentasi surat masuk yang terwujud dengan fitur jurnal disposisi.
Hal di atas merupakan catatan kecilku dalam membersemangati arsiparis Kementerian ESDM. Kepada mereka aku menaruh tongkat estafet pembangunan kearsipan. Mereka yang aku datangi di Kampus pada tahun 2010 telah menjelma dalam peran konseptor pembinaan dan kebijakan teknis kearsipan di KESDM.
Terakhir, aku pun bersyukur dan akan mendedikasikan diri dengan sedikit wawasan yang dapat aku bagikan. Aku pun siap kapan saja untuk belajar bersama, untuk saling mendebat logika penjaga rekaman kegiatan demi tersusun konsep dokumen pembinaan kearsipan sebagai dukungan manajemen Kementerian.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar