Modul Kearsipan

Proposal pengembangan modul kearsipan pada aplikasi naskah dinas elektronik, membawaku dalam diskusi di hari Selasa dan Rabu 25-26 Oktober 2022 di Pusat Arsip Kementerian ESDM. Sebagai suatu dokumen tertulis, penyusunan proposal menggambarkan detil kebutuhan modul kearsipan yang nantinya akan disampaikan kepada pranata komputer.

Bukan saja isian proposal, namun lebih mendalam dari sudut pandang arsiparis beserta pemahamannya untuk mampu presentasi dihadapan ahli TIK. Penyampaian pemilik bisnis proses Kearsipan yang dapat dicerna oleh unit Pusdatin akan menciptakan kolaborasi pengembangan modul kearsipan.

Bahan kerja yang dipergunakan dalam diskusi adalah Keputusan Menteri PAN dan RB nomor 679 tahun 2020 tentang Persyaratan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis (AUBKD), aplikasi srikandi versi ujicoba, dan aplikasi nadine kementerian ESDM.

Tujuan diskusi untuk mendapatkan draft atau konsep dokumen dasar pengembangan aplikasi nadin atau sebagaimana diatas pada tulisan ini, saya sebut Proposal Pengembangan Modul Kearsipan.

Deskrepsi Aplikasi yang terbungkus pada aplikasi perkantoran (ngantor) pada bagian nadin telah eksisting dipergunakan seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian ESDM yang menunjang administrasi naskah dinas sejak tahun 2020. Aplikasi nadin telah dianggap mampu mengimplementasikan Proses Bisnis Pengelolaan Arsip Dinamis pada level 1 yakni Penciptaan.

Target diskusi adalah adanya Software Requirements Spesification untuk memberikan gambaran modul kearsipan dimana sebagai implementasi bisnis proses level 1, yakni pemeliharaan dan penyusutan arsip. Kebutuhan pengguna kearsipan untuk pemeliharaan dan penyusutan antara lain pemberkasan, penataan dan penyimpanan arsip.

Peran aktor pelaksana pada modul kearsipan antara lain : Pengelola arsip dalam hal ini disebut dengan operator aplikasi nadin. Sekretaris yang merupakan pegawai yang melekat pada Jabatan Pimpinan Tinggi. Jabatan Fungsional tertentu arsiparis dan pengawas yang merupakan pejabat struktural di bidang tata usaha dan umum serta sekretariat.

Sampai disini terdapat delapan bisnis proses yang merupakan tahapan pemeliharaan arsip yakni

• membuat berkas,

• memilih berkas,

• memberkaskan,

• membuat daftar berkas.

• Menginput informasi arsip

• Mengolah informasi arsip

• Membuat daftar arsip inaktif

• Menyimpan arsip

Sedangkan untuk tahapan penyusutan, tim telah menentukan batasan dengan pemindahan arsip inaktif. Meski hanya pemindahan,namun level unit kearsipan yang mencapai tiga tingkatan dengan empat jenis organisasi yakni Direktorat Jenderal,Badan, Inspektorat Jenderal dan Sekretariat Jenderal memiliki karakteristik organisasi. Bisnis proses nya terdiri atas

• Permohonan

• Verifikasi

• Penerimaan

• Berita acara

Output yang tercipta sebagai entitas data kearsipan ialah daftar berkas, daftar isi berkas, daftar arsip inaktif, daftar arsip yang dipindahkan. Tentu setiap entitas memiliki kriteria minimal seperti sebagai standar metadata yang diperlukan dalam membentuk data.

Akhirnya, sedikit tulisan ini hanya menjadi wujud semangat pengabdian. Istilah recehnya "menggugurkan kewajiban dalam peran ASN di suatu komunitas administrasi pemerintahan. Arsiparis sebagai jabatan fungsional pada urusan administrasi pemerintahan yang bersifat umum terus dituntut mampu berkolaborasi dengan Pranata Komputer dalam bingkai Tranformasi Digital.