Desiminasi Arsip Vital KESDM

Ketentuan peralihan Undang Undang nomor 43 tahun 2009 menjadi jawaban Direktur Kearsipan Pusat ANRI, Bapak Imam Mulyantono. Program arsip vital mendasarkan aturan Kepala Arsip Nasional tahun 2005.

Meski Peraturan Pemerintah sebagai pelaksanaan Undang Undang Kearsipan menunjuk tahun 2012, dalih tidak bertentangan dan belum adanya aturan baru, belom mendorong regulator kearsipan nasional untuk memberikan fokus pada kebijakan program arsip vital.

Sampai disini, sudut pandangku sebagai arsiparis pun harus mengangguk sepakat. Bisa jadi gagal pahamnya pembacaan program arsip vital yang termuat dalam perka ANRI karena keterbatasan lingkungan pekerjaan arsiparis. Atau bisa jadi dampak perubahan lingkungan organisasi birokrasi yang begitu pesat pasca tahun 2009.

Dua tulisan terkahirku yang pertama turut mensosialisasikan program Arsip vital kepada unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas pada April 2022 dan diskusi bersama dua JPT Umum dan JPT PPBM pada Juli 2022. 👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/04/program-arsip-vital.html?m=1https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/04/program-arsip-vital.html?m=1

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/07/sinergitas-arsiparis-dan-pengelola-bmn.html?m=1Arsip vital asset Kementerian

Beranjak dari temuan pengawasan kearsipan pada Kementerian ESDM untuk penetapan daftar arsip vital, Biro Umum menginisiasi acara desiminasi program Arsip Vital dengan Narasumber ANRI pada hari Rabu, 12 Oktober 2022. Rekomendasi Tim Pengawasan Kearsipan akan ditindaklanjuti dengan rencana penetapan hasil identifikasi jenis jenis arsip vital.

Kembali nalarpun terdesak bertanya, perlu kah daftar arsip vital menunjukkan kondisi faktual suatu arsip sebagaimana status atau nilai administrasi, hukum dan keuangan unit kerja penciptanya? Bagaimana jika fisik arsip yang masuk dalam daftar arsip vital tidak diketemukan? Sejauh mana daftar Arsip vital dapat menginformasikan aset negara? Pun dapat menceritakan bukti Kementerian ESDM sebagai satu diantara entitas di negara ini sebagai penyelenggaraan komoditas hajat hidup orang banyak?

Tulisan ini bukan untuk mencari jawaban pertanyaan di atas. Aku pun memulai dari memori yang menangkap ceramah narasumber, bahwa Program arsip vital adalah environment atau lingkungan. Bukan melulu daftar Arsip namun suatu program. Di Undang Undang, Pasal 56 , tertulis kata "program, mitigasi pada bencana, penyelamatan fisik".

Sedangkan pada Peraturan Pemerintah, arsip vital itu adalah tindakan dan prosedur (environmental) musibah. Penyajian arsip vital menjadi kewajiban pencipta arsip. Pengelolaan arsip aktif menjadi rumahnya arsip vital.

Kembali lagi, mengapa program Arsip vital harus dimulai dengan penetapan daftar arsip vital oleh pimpinan unit kearsipan??? Bukankah daftar arsip adalah satu dari jenis hasil pekerjaan Kearsipan yang bermakna penyajian informasi. Sejauh mana penggolongan akses vital serta verifikasi antara daftar dengan kondisi faktual suatu dokumen negara??

Ada apa dengan daftar arsip vital Kementerian ESDM versi tim Pengawasan kearsipan? Tidak cukup kah program arsip vital yang terMuat dalam Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang pedoman penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan KESDM???

Narasumber pun menchalange pemahaman insan kearsipan yang tidak harus letterleg peraturan perundang undangan tentang kearsipan. Namun demikian memunculkan pertanyaanku " Bagaimana orkestrasi pembinaan kearsipan Nasional "?

Berikut riwayat program kearsipan yang telah diikuti penulis

1. Tanggal 14 April 2022, Ditjen Migas telah mendalami arsip vital saat itu dari bu susanti ANRI dan dimana secara tegas pak direktur telah menjawab kegelisahan kami bahwa ketentuan peralihan perka 2005 masih menjadi panduan berdalihkan belum adanya aturan baru atau tidak bertentangan.

2. Bulan Juli 2022, ibu karo dan Bapak PPBMN, duet untuk mendiskusikan arsip vital sebagai bukti kepemilikan asset dengan mengajak kami para arsiparis. Kami pun kaget tatkala kapus PPBMN menyampaikan filosofi penyimpanan arsip tanah negara (kategri vital) itu wajib pertama oleh Menteri Keuangan. Karena perlu kesiapan maka di aturan di share ke masing masing Kuasa Pengguna Barang. Pun di saat yang sama, Karo Umum memandang identifikasi arsip vital yang tidak terksan terlalu luas mengawang awang. 

3. November 2021, direktur jenderal Migas mendatangi langsung ke ruang arsip. Professor Tutuka, guru besar ITB, yang ditekankan oleh beliau adalah, "bagaimana evakuasi kebencanaan seperti kebakaran? Sampai hari ini, kita masih menunggu perbaikannya kedaduratanNovember 2021, direktur jenderal Migas mendatangi langsung ke ruang arsip. Professor Tutuka, guru besar ITB, yang ditekankan oleh beliau adalah, "bagaimana evakuasi kebencanaan seperti kebakaran? 

4.  Sejak 2012,unit kearsipan Ditjen Migas telah menerapkan sistem penyimpanan onstorage dan off Storage dimana sebanyak 5.300 boks di penyedia.  selain dari kebutuhan bahwa penyimpanan yang di luar gedung dan di kelola secara profesional tentu akan memiliki jaminan lebih dari penyimpanan yang menyatu yang menjadi beban kerja unit kearsipan. 

5. UK Ditjen Migas telah menyimpan arsip vital pembayaran sampai tahun 2021, arsip personal file yang sudah tergeser dengan adanya Sipeg. Meskipun demikian tanggung jawab masih di bagian Keuangan dan Juga kelompok kerja Kepegawaian.

6. Tahun 2012, UK Ditjen Migas pernah membuat paket pekerjaan konsultan arsip vital dimana saat itu melalui proses lelang (lebih dari 100 juta). Secara jelas konsultan menerapkan perka ANRI tahun 2005 dg output kajian. Setidaknya dua metodeI dentifikasi arsip melalui kelompok unit kerja dan identifikasi per jenis dokumen.