FGD NADINE

Dinamika pengguna aplikasi persuratan dijaring oleh Kepala Bagian Tata Usaha Biro Umum KESDM. Demi meraih peningkatan kinerja kementerian, pendalaman atas praktik implementasi nadine menunju rekomendasi perbaikan. Selain edukasi pengguna, nyatanya diperlukan optimalisasi fitur aplikasi diperlukan demi mendekatkan pada azas kedekatan pengguna (user friendly).

Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM, 8 Desember 2022. Puluhan pegawai dalam urusan administrasi umum menjelma pada forum yang mewakili unit organisasi diantaranya Sekretariat Jenderal Ditjen Migas, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, Itjen, BPSDM, dan Badan Geologi.

Selain itu listing pengguna aplikasi pada ANRI dengan aplikasi SRIKANDI yang menjadi Program Nasional mampu menggaet Kementerian Perindustrian sebagai wahana studi tiru untuk Kementerian ESDM. Bu Anna, Sub Koordinator Kearsipan yang menggawangi implementasi aplikasi SRIKANDI untuk Biro Umum Sekjen Kemenperin menjadi inspirasi.

Pasalnya, aplikasi persuratan yang telah mampu mengatasi masa pandemi covid 19 dengan TNDE dan Ratnik nya, mulai digeser dengan menghadirkan Aplikasi Umum Kearsipan Dinamis versi SPBE. Tentu hal tersebut mengingatkan Kementerian ESDM yang telah melalui masa dimana setiap unit organisasi harus menggeser aplikasi persuratan masing masing dengan integrasi NADINE.

Integrasi dengan teknologi SOA via Telkom untuk beberapa aplikasi persuratan pada unit organisasi kala itu, mencirikan sistem berpotensi resiko. Terlebih sejak tahun 2018 dengan masa tenggang satu tahun terjadi pergeseran kebijakan penganggaran dan pengembangan TIK yang harus tersentral di PUSDATIN.

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi catatan kecilku sebagai arsiparis yang mengikuti FGD NADINE. Dimensi otomasi persuratan telah dilibas oleh digitasi dan disposisi elektronik sampai tahun 2020. Kini dengan agenda perpindahan IKN dan Implementasi SPBE sektor pemerintah Umum, aplikasi telah mampu memproduksi surat digital.

Saatnya menyambut ekosistem digital dimana infrastruktur dan suprastruktur TIK terintegrasi secara Nasional. Last, sampailah pada hipotesa samar akan konservasi arsip elektronik. 

Forum Ketatausahaan KESDM

Kurang memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia,risiko pesan tidak tersampaikan dan reputasi institusi menjadi pertaruhan. Selama dua jam lebih, kedua telinga dan perhatian tertuju pada paparan direktur Narabahasa.

Bertempat di Ruang Seminar, Balai Layanan Perpustakaan, dimana terdapat diorama arsip Jogja, wawasanku pun menyasar tentang penggunaan bahasa Indonesia dalam penyusunan Naskah Dinas. Acara yang digelar oleh forum Ketatausahaan di lingkungan Kementerian ESDM pada hari Jumat, 2 Desember 2022.

Suasana cukup hangat untuk mendengarkan konsultan bahasa Indonesia yang memiliki latar belakang pemrograman komputer dan Wikipedia bahasa Indonesia. Adalah Ivana Lanin direktur narabahasa, membawakan paparan terkait laras dan satuan bahasa.

Akhir dari keikutsertaan ku di acara Forum ketatausahaan Kementerian ESDM aku pun mendapatkan teknik dari tiga kriteria pengukuran bahasa Indonesia yakni penulisan kata baku, ejakan, dan padanan istilah. Melalui tautan kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, kita dapat mengakses untuk membantu penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam penyusunan naskah dinas yakni

1. https://kbbi.kemdikbud.go.id/ untuk mengecek penggunaan kata baku

2. https://ejaan.kemdikbud.go.id/ untuk penulisan ejakan yang disempurnakanh

3. ttps://pasti.kemdikbud.go.id/ untuk padanan istilah asing yang telah diserap ke dalam Bahasa Indonesia

Penataan Arsip Hulu Migas

Series arsip yang merupakan rekaman kegiatan Hulu Migas adalah wilayah kerja, eksplorasi, pengembangan, dan eksploitasi. Arsip disusun berdasarkan series arsip hulu sebagaimana keputusan Menteri ESDM Nomor 167.K tahun 2020 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian ESDM. Penataan mendasarkan klasifikasi arsip.

Rabu, 30 November 2022 di Ruang Rapat Gedung Pusat Arsip KESDM. Aku memaparkan penataan arsip inaktif Hulu migas kepada unit pengolah dan pelaksana kearsipan di Sekretaris Direktorat Jenderal.

Memulai dengan dasar hukum pelaksanaan kegiatan yang telah diatur dalam peraturan menteri ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, dan dua Keputusan Menteri 167 dan 187 yang menetapkan instrumen wajib kearsipan yakni Klasifikasi arsip, Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis, Jadwal Retensi Arsip.

Secara teknis, istilah "penataan" diperuntukkan untuk arsip inaktif. Sedangkan untuk arsip aktif lebih dikenal dengan istilah "pemberkasan". Langkah penataan arsip dibedakan menjadi dua yakni untuk arsip teratur dan arsip tidak teratur? Apakah perbedaannya?

Arsip teratur merupakan arsip inaktif yang dipindahkan dari unit pengolah disertakan dengan daftar arsip. Sedangkan tidak teratur adalah arsip yang telah berada di ruang pengolah namun tidak diketemukan daftar sehingga memerlukan proses yang lebih banyak ketimbang pada arsip teratur.

Setelah memaparkan langkah langkah penataan arsip, aku pun melanjutkan untuk sedikit mendalami seri arsip yang terdapat dalam klasifikasi. Sejak tahun 2020, Seri arsip hulu migas telah mengalami perubahan dimana sebelum nya berada pada kode 13 yang tertuang dalam peraturan Menteri ESDM nomor 056 tahun 2006.

Pada bagian akhir, paparan dihadapan forum tertuju pada daftar arsip yang menunjukkan volume 566 boks. Daftar arsip yang telah tersusun tersebut masih diperlukan pengolahan data untuk kemudian dikelompokkan sesuai klasifikasi MG.04. 

Arsip Penguatan Sosial Petani Cilacap

525 Petani Kabupaten Cilacap direncanakan menerima program konversi BBM ke BBG. Penguatan Sosial yang merupakan Program Nasional terus di genjot oleh pemerintah bersama DPR RI melalui pendistribusian paket konventer kit mesin pompa air untuk petani.

"Tahun ini adalah kedua kalinya" Tutur Bapak Slamet Nova Dinas Pertanian Kabupaten Cilacap saat ditemui penulis di kantornya. Lokasi pendistribusian berada di kecamatan Kesugihan dan Kecamatan Sidareja.

Paket konkit untuk petani sasaran terdiri Mesin Pompa Air Terisi Oli, 1 tabung gas3Kg, konkit, bracket dan Tool kit, selang LPG, regulator, selang, manual book dan kartu garansi, oli prima XP 2 liter, manual paket.

Akhirnya, tulisan ini menjadi arsip (rekaman kegiatan) dalam implementasi program strategis Direktorat Jenderal Migas yakni konversi BBM ke BBG untuk Petani Sasaran. Entitas kemigasan di Indonesia terus menginisiasi ketersediaan sumber energi. Bahan Bakar Minyak yang melambung seiring harga minyak dunia menjadi tantangan program penguatan sosial khususnya petani dan nelayan

Arsip nya ketemu oi

Penelusuran arsip tahun 2009 pun terhenti kala Kasubkor Wilayah Kerja Non Konvensional mengirimkan pena pada 2/11 13.08 WIB. "Alhamdulillah ketemu Om, Lt 4. Sak map ijo tak pinjem dl nggih". Tulis pak Firdaus. Naskah dinas bertanda tangan JPT Madya di kantor ku itu telah diketemukan.

Satu episode penelusuran arsip tersebut menceritakan kepadaku bahwa kerapian saat proses penciptaan arsip menjadi satu diantara indikator lain dalam pengarsipan. Pasalnya, isi naskah dinas yang dicari tidak tercatat pada aplikasi persuratan sehingga tidak terbaca melalui data base berkata kunci "perihal" surat.

Sehari setelah arsip diketemukan, aku pun memproses digitasi atau pemindaian. File PDF dicocokkan dengan database aplikasi persuratan di kantorku dengan kata kunci nomor naskah. Hasilnya, terdapat kecocokan nomor surat. Namun demikian tidak terdapat perihak surat pada data surat berkurun waktu tahun 2009.

Sampai disini, nalarku pun kembali mempertanyakan validitas dari database aplikasi persuratan internal di kantorku yang telah dipergunakan oleh para petugas persuratan dalam memberikan nomor surat sejak tahun 2003. Ketidaksesuaian antara nomor naskah dinas dengan isi atau perihak surat bisa saja terjadi.

Akhirnya, tulisan ini akan menjadi ingatanku bahwa database aplikasi persuratan perlu verifikasi dengan mengunggah file PDF terkait. Catatan untuk pertugas arsip yang melakukan proses pengunggahan file PDF sesuai data surat antara lain melakukan edit dengan menyesuaikan isi surat/perihal surat yang terdapat di aplikasi persuratan sesuai dengan fisik suratnya.

Situ RawaKalong

"Pak besok ke Rawa" Tanya Nasywa menjelang tidur... Situ Rawa Kalong, Danau buatan di daerah Depok Jawa Barat yang di poles oleh Pemerintah Provinsi (Pemda). Tawaranku untik mengisi akhir pekan disambutnya penasaran oleh anak pertama.

Daerah resapan atau penyimpanan air demi menjaga keharmonisan alam menjelm menjadi pusat wisata rakyat. Agustus silam, gubernur Jawa Barat, Balak Ridwan Kamil meresmikan Revitalisasi Situ Rawa Kalong Depok Jawa Barat yang menelan biaya 20 milyar rupiah. Sumber 👇https://www.google.com/amp/s/amp.kompas.com/megapolitan/read/2022/08/05/13421871/resmikan-situ-rawa-kalong-depok-ridwan-kamil-ajak-bonge-scbd

Riuh ramai warga sekitar di bulan November 2022, memadati sekitar panggung apung di atas danau buatan tersebut. Penjaja makanan dan hiburan untuk anak melengkapi ruang publik yang telah berhasil direvitalisasi. Akhirnya, aku bersama ketiga bocah mulai mengenal ramahnya lingkungan sarana publik di Depok Jawa Barat. 

Arsip Kebencanaan Gunung Api.

Arsip aktivitas sejak Normal, Waspada, Siaga sampai dengan level IV yakni Awas merupakan rekaman kegiatan di Balai Penyelidikan dan Penngembangan Teknologi Kebencanaan Gunung Api. Unit Pelaksana teknis di bawah Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi, rekaman kegiatan terkait kebencanaan Gunung Api.

Pun arsip teknis mitigasi berupa pemanfaatan lahan di wilayah Kawasan Rawan Bencana (KRB) berkategori arsip penting dalam lingkup mitigasi bencana Gunung berapi. "Jika akan ada even berkemah di kawasan rawan bencana, sekolah atau institusi dapat meminta rekomendasi ke kantor kami" Jelas Bu Sulis , sub pokja gunung berapi.

Sampai disini, ancaman, pemantauan dan penilaian bahaya dalam konteks mitigasi menjadi metode peringatan kebencanaan sejak dini. Ancaman primer berupa awan panas, lontaran lava pijar, gas beracun dan abu vulkanik. Ancaman skunder berupa lahar hujan.

Pemantauan Gunung berapi melalui seismik, deformasi, geokimia, Visua-cuaca melengkapi survey geofisika, UAV/Drone, dan survey geomorfologi. Kemudian penilaian bahaya melalui kondisi bahaya terkini di antaranya skenario bahaya, prediksi aktivitas, Prediksi daerah terancam, serta pemodelan awan panas, abu dan lahar.

Melalui Maket Gunung Merapi, aku mulai menerima penjelasan Bu Sulis, kasub kelompok kerja Gunung Berapi yang berkantor di Jalan Cendana Yogyakarta. Setelah kami serombongan diterima dengan mesra Ibu Tin, Kasub Bagian Umum, maket yang persis berada di area pintu masuk Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Gunung Api, menjadi sarana desiminasi informasi kebencanaan Gunung api.

Terdapat lima pos pengamatan Gunung Merapi yang letaknya mengelilingi gunung sebagai lokasi berkantornya pengamat Gunung api dimana terdapat Stasiun pemantauan gunung api terbanyak se Indonesia yakni 150 titik.

Gunung Merapi yang dekat dengan pemukiman masyarakat telah terpetakan pada klasifikasi kawasan rawan bencana disingkat dengan KRB. Tingkatan rawan ditunjukkan dengan warna merah, pink, dan hijau sebagaimana warna yang dipergunakan secara internasional. Begitu pun dengan indek resiko bahaya karena dekat dengan pemukiman.

Tidak hanya maket, terdapat pula banyak poster, perconto atau contoh batuan, alat pemantau seismograph yang di relay secara langsung atau yang sudah tidak dipergunakan karena terganti dengan teknologi digital. Di Kantor yang beralamat di Jalan Cendana Yogyakarta (selatan stadion Mandala Krida, dan sebelahnya GOR AmongRogo), kita dapat menerima pembelajaran tentang Gunung berapi.

Akhirnya, apa yang kudapat di tanggal 18 November 2022 adalah hasil kunjungan kearsipan. "Arsip itu bukan hanya gudang penyimpanan saja" Kataku ber api api di ruangan 209 lantai 2. Tim kerja yang menangani arsip dokumen negara, perlu menyelami kegiatan utama di suatu instansi. Dengan begitu, arsip dapat didudukan sebagai dukungan manajemen organisasi dan sumber informasi yang turut mencerdaskan kehidupan bangsa. 

BBG (bahan bakar gas) & Petani

"Nek nganggo pertalite, iso patang liter, kae sak tabung gas wae durong entek" Kata petani dengan nomor kartu 60130106........ Aku pun menimpali, pengakuan tersebut yang katanya lebih mengirit ongkos dalam mengairi sawah pertanian mereka. "Itu kejadian taun lalu pak? ", kataku. Pak Tani itu pun menjawab "enggak baru kemarau kemaren di pergunakan".

Aku pun paham, karena petani di Kabupaten Bantul Yogyakarta yang dikoordinir oleh Dinas Pertanian (Pemerintah Daerah), telah menerima paket bantuan Pemerintah Pusat bersama DPR RI dan Pertamina sebanyak 750 paket. Tahun 2022 direncanakan sebanyak 250 paket yang akan diberikan sehingga selama tiga tahun, seribu (1000) petani menerima manfaat dari program konversi BBM ke BBG.

Satu paket bantuan terdiri dari Mesin Pompa Air Terisi Oli, 1 tabung gas3Kg, konkit, bracket dan Tool kit, selang LPG, regulator, selang, manual book dan kartu garansi, oli prima XP 2 liter, manual paket.

Proses pengambilan bantuan paket perdana yakni

1. Petani datang membawa: Mesin lamaKTP, Kartu Keluarga, Kartu Tani, FC bukti kepemilikan lahan (Sertifikat Tanah)

2. Petani dikasih nomor urut dan di foto bersama mesin lama oleh petugas

3. Data petani di verifikasi oleh dinas

4. Data petani di input oleh petugas serta petani menandatangani surat pernyataan dan berita acara

5. Petani foto bersama paket mesin yang baru

6. Petani foto bersama mesin baru dengan keadaan menyala dan mengeluarkan air

Tanggal 16-18 November 2022 merupakan jadwal proses distribusi yang berlokasi di salah satu Outlet Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) di Jl. Lkr. Mindi Jl. Pertanian No.RT.01, Ngentak, Sumberagung, Kec. Jetis, Kabupaten Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta 55781

Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi saksi Penguatan sosial melalui Subsidi dengan program konversi BBM ke BBG untuk Petani menjadi episode kehadiran Negara untuk Rakyatnya. Hidup Rakyat

Pajak Tahunan STNK Drive Thrue

Meski calo bersliweran, nyatanya Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) di Samsat Sleman Yogyakarta telah memudahkan wajib pajak. Layanan melalui loket oleh tiga orang. Satu orang petugas penerima berkas, satu orang operator komputer, dan satu orang petugas keuangan. Tak begitu lama muncul nilai rupiah tanggungan wajib pajak. Nilai yang persis saat aku cek melalui aplikasi GO-JEK.

Berkas pembayar pajak hanya STNK Asli dan Kartu Identitas Asli sebagai alat verifikasi. Setelah pencetakan formulir Surat Keterangan Pajak Daerah PKB/BBN-KB dan SW-JASA RAHARJA, aku sampaikan uang pembayaran. Sampai disini, aku pun menyaksikan bahwa sudah tidak ada lagi persyaratan fotokopi STNK, KTP, dan BPKB yang biasa disebut dengan berkas pembayaran.

Loket Drive Thrue di Samsat Sleman terletak di area yang cukup longgar untuk maju kendaraan roda tiga dan roda empat. Jarak loket yang berada pada arah masuk dan keluar cukup memberikan jarak demi kenyamanan pengguna layanan publik.

Jalan Malem Kereta Api

Pameran foto tokoh nasional seperti Menteri, Anggota DPR RI, Gubernur, Bupati bahkan artis saat naik kereta api di lantai dasar stasiun Gambir Jakarta, seolah mengabarkan branding Badan Usaha Milik Negara PT Kereta Api Indonesia yang terus melesat. 

Pajangan foto foto itu berhasil menghentikan langkahku menuju lantai 1, peron 3 menuju gerbong Argo Cheribon dengan Kode 28. Melalui layanan tiket online versi android KAI Access dengan gerai pembayaran Indomaret, jadwal pemberangkatan ke Kota Cirebon pada pukul 19.40 WIB, menjadi pilihan demi mencukupkan jarak tempuh rumah Depok ke Gambir dan juga alasan masih membersamai keluarga di hari libur.

Jasa abang GO-JEK yang juga GO-SEND barang Toko Mangga 2 pun telah mempertemukan jalan rejeki untuk ongkos 74 ribu sebelum berhasil meraih antrian pada mesin pencetakan tiket atau chek in pada jam 18.29 WIB pada Hari Minggu, 13 November 2022. Dari sinilah kutemukan kilauan wajah stasiun Gambir yang dulu sering aku kunjungi demi bertemu dengan kampung halaman.

Pun di Stasiun Cirebon yang cukup legendaris bagi pecinta moda transportasi berjalur khusus sejak zaman kolonial. Sambutan tukang becak yang begitu akrab tepat di depan pintu keluar berhasil menenangkan rasa khawatir. Penginapan Grage Hotel yang kumasuki tepat di tengah malam dan nasi Jamblang Khas kuliner Cirebon telah melengkapi Jalan Malam Kereta Api. 

Malam kedua pun datang untuk pilihan arah Semarang dan Yogyakarta. Jalan malam Kereta Api mengantarkan ku ke Gerbong 5, kursi 6D kode 76,BIMA dengan tujuan akhir Surabaya. Seingatku, kereta ini cukup kencang dan menjadi kereta level atas sebelum datang kelas priority dan Slepper. 

Pemberangkatan Cirebon (CN) pukul 19.55 WIB ke Yogyakarta (YK) tiba pukul 00.09 WIB berhasil mengungguli pilihan tujuan ke Semarang Poncol. Approval kantor yang tak kunjung datang dan kendala teknis lainnya menghanguskan tiket yang Kereta Api Ceremai seharga 170.000 rupiah. Sampai disini suasana syahdu pringsewu Coffe Stasiun dan Kopi Ronggo Jati menemani dua batang rokok 🚬 sebelum melanjutkan jalan malam kereta api. 

Akhirnya, jalan malam kereta api 🔥membawa memori tiap dua pekan untuk kembali ke Sleman pada masa bujangan. Moda transportasi yang berhasil mengenalkanku tentang Ibu Kota Negara Indonesia. Bahkan bisa dikatakan kereta api mengantarkanku ke perjalanan hidup sebagai Kaum Urban.