Kritik Pemanfaatan TIK pada bidang Kearsipan

Salah satu permasalahan birokrasi adalah ketatalaksanaan. Tata laksana perkantoran berlapis lapis sesuai dengan level organisasi. Dalam setiap level terdapat mekanisme yang sangat bergantung dari keberadaan orang dan pejabat. Contohnya untuk tata laksana surat dinas, permasalahan yang sering timbul adalah waktu yang diperlukan untuk menindaklanjuti surat memerlukan waktu yang lama. Pengurusan surat surat di birokrasi lama. Keterukuran (cepat, simple, dan handal) pengurusan surat di birokrasi pemerintahan belum dapat diwujudkan.

Permasalah tersebut kemudian dikembangkan, didefinisikan dan dicarikan pemecahannya. Outputnya bahwa permasalahan tata laksana persuratan dan kearsipan perlu mendapatkan perhatian. Oleh karena itu dalam agenda reformasi birokrasi, Pemanfaatanteknologi informasi komputer (TIK) untuk menjawab permasalahan termaksud.

Walaupaun telah menjadi agenda reformasi birokrasi, namun perhatian dengan pemanfaatan teknologi informasi computer bukan serta merta dapat dilaksanakan kepada seluruh lembaga. Setiap lembaga dapat membuat kebijakan untuk internal organisasinya lebih komprehensif. Jika hanya tuntutan agenda reformasi birokrasi dan tidak dilihat secara detil pada tahapan penentuan kebijakan, maka kebijakan pemanfaatan teknologi komputer dalam persuratan dan kearsipan akan menjadi sia sia. Pembuatan aplikasi tata naskah dinas elektronik atau sistem informasi kearsipan (e-arsip) menjadi tak berguna.

Tuntutan sektor swasta dan masyarakat agar pengurusan surat di birokrasi pemerintahan agar mudah simple handal merupakan inti permasalahan. Dalam memproses tuntutan swasta dan masyarakat tersebut dapat dilakukan dengan mendekatkan akibat dari penyebabnya. Jika akibat adalah proses pengurusan surat yang berbelit, belit apakah yang menjadi penyebabnya?. Apakah penyebabnya ketidak adanya kejelasan prosedur?. Apakah penyebabknya level organisasi yang terlalu panjang yang harus melawati meja ke meja?. Apakah penyebabnya tidak memanfaatkan teknologi informasi computer?

Penulis berpendapat bahwa sebelum output untuk mengatasi permasalahan berbelit belitnya atau lama dalam pengurusan surat dengan pemanfaatan teknologi informasi computer (TIK), perlu dilakukan formulasi yang komprehensif. Formulasi adalah kegiatan pengembangan rencana dan metode guna mewujudkan tindakan penyelesaian masalah. Siapakah actor yang akan berperan dalam formulasi tersebut?

Actor pelaksana pengurusan surat dan kearsipan adalah pengadministrasi umum dan arsiparis. Badan usaha yang mengurus surat di birokrasi. Aktor pemangku kepentingan adalah para pejabat yang menandatangani surat dan lembaga yang memiliki tugas dan fungsi. Pemroses pekerjaan yakni jabatan fungsional umum di unit kerja termaksud. Formulasi dapat berjalan lama bukan hanya sesaat. Proses tetap yang berulang dalam pengurusan surat dan kearsipan secara rutin disandingkan dengan permasalahan pengurusan surat dan arsip di birokrasi yang berbelit. Usulan atas permasalahan tersebut dimunculkan dimulai dari aktor (pelaku). 

Anggap permasalahan besar adalah berbelit belitnya pengurusan surat. Apakah penyebab yang terjadi di pelaksana yakni pengadministrasi umum dan arsiparis? Menggali penyebab atas permasalahan besar sehingga memunculkan permasalahan baru. Apa saja penyebab di pemangku jabatan yang menandatangani? Apa penyebab proses yang dialami oleh pejabat fungsional umum terkait?

Pada tahap formulasi, akan terlihat apakah memang pemanfataan teknologi informasi computer untuk tata laksana surat dan arsip merupakan penyebab dari permasalahan berbelit belitnya pengurusan surat di birokrasi pemerintah. Penulis berpendapat bahwa Kesalahan umum dapat terjadi karena alternatif solusi “ pemanfataan teknologi informasi computer” dikarenakan diambil bukan dari sumber pengembangan alternative.

Alternatif solusi seyogyanya berasal dari sumber yang benar. Sumber tersebut adalah pihak yang berwenang untuk menandatangai surat (sebagai syarat syahnya surat). Melalui sumber orang yang berwenang inilah, dapat dikembangkan alternative untuk mengatasi permasalah “berbelit belitnya pengurusan surat di birokrasi”. Sumber kedua adalah wawasan dari para ahli untuk memberikan penilaian. Sumber ketiga adalah metode analisis yang inovatif. Yang keempat adalah teori ilmiah.

Sumber yang lain seperti motivasi (nilai nilai dari actor pengurusan surat, masyarakat dan swasta), kasus di lembaga pemerintah lain dan bahkan kasus pengurusan surat di Negara lain, dan teori teori mengenai kode etik.

Preferensi yang terlalu dini jika pemanfaatan teknologi informasi computer harus dipaksakan sebelum para actor siap. Pemahaman teknologi oleh pengadministrasi umum, para pejabat yang menandatangani surat, hubungan kerja para pemroses surat (pejabat fungsional umum), bagaimana distribusi pekerjaan dilakukan, apakah metode distribusi pekerjaan memang mengalami kelambatan karena tak memanfaatkan computer? Apakah kepentingan penandatangan surat sangat komplek sehingga memerlukan waktu yang lama?

Untuk itulah, perlunya evaluasi sehingga dapat menemukan penyebab yang pasti dari berbelit belitnya pengurusan surat. Suatu teknologi yang dipaksakan untuk dipake, malah akan memunculkan permasalahan lain. Upgrading penguasaan teknologi informasi computer pada pengadministrasi umum dan arsiparis sebagai operator, perlukah dilakukan?. Apakah fasilitas kantor berupa koneksi dan perangkat computer telah dipergunakan unit kerja seluruh level? yang dapat mendukung. Tingkat kesulitan dalam pemrosesan surat untuk pejabat yang melaksanakan secara langsung (pejabat fungsional umum) apakah hanya nilai yang dipunyai yakni memperlama. Metode dengan buku agenda, buku ekspedisi, disposisi sebagai distribusi pekerjaan dituangkan para pejabat di lembar kertas pada setiap levelnya apakah juga membuat lama/berbelit belit?

Evaluasi efektifitas dari pemanfaatan teknologi termaksud, apakah yang diinginkan telah dicapai?, evaluasi efisiensi pemanfaatan telnologi, seberapa banyak usaha yang dilakukan, Adanya unsure supra struktur yakni budaya dan kebiasaan, apakah kebiasaan penggunaan computer itu, apakah hanya buat hiburan ataukah proses penyelesaian pekerjaan?, unsure infrastruktur koneksi dan perangkat lainnya. Evaluasi ketepatan, apakah memang pemanfatan teknologi sudah benar benar berguna atau bernilai?

Kesimpulan, penulis berpendapat, solusi pemanfatan teknologi informasi (TIK) pada bidang pengurusan surat dan kearsipan masih terlalu dini untuk dilakukan. Hal tersebut masih perlu formulasi dan evalusi dengan keterlibatan seluruh actor actor (pengadministrasi umum, arsiparis, pejabat yang berwenang, pejabat pemroses pekerjaan). Tak lupa keterlibatan sector swasta sebagai pengguna layanan dan masyarakat sebagai control.

Sehingga evaluasi menghasilkan revisi solusi yang dimaksud. Efektivitasm efisiensi, kecukupan, perataan, responsive dan ketepatan. Tak perlulah menjadi gagap teknologi kalo memang belom siap, yang diperlukan adalah isu isu permasalahan dibahas secara rutin dan menjadi program kerja tetap sehingga ketika memang sudah siap, maka dapat dilaksanakan.

PEMBERKASAN BERURUT

Tujuan dari pemberkasan adalah mempermudah dalam penelusuran dan pencarian. Kegiatan pemberkasan merupakan penyusunan secara sistematis berdasar ketentuan tertentu. Sistematika merupakan pengetahuan mengenai penggolongan / klasifikasi. Perbedaan pemberkasan akan terjadi dikarenakan sistematika yang diterapkan. Sistematika akan berbeda karena perbedaan ketentuan yang dipergunakan sebagai dasar . Bedah kasus berikut ini akan menunjukkan sistematika berdasar ketentuan berurut.

Sistem Pemberkasanberurut dan tidak berurut. Metode berurut merupakan penyusunan arsip secara sistematis berdasarkan ketentuan urutan. Ketentuan urutan nilai kecil ke nilai besar bisa juga sebaliknya. Ketentuan urutan dari kanan ke kiri atau sebaliknya. Ketentuan urutan dari atas ke bawah atau sebaliknya. Ketentuan urutan berdasarkan warna. Ketentuan urutan terhadap format arsip yakni nomor, alphabetic / abjad, jam, hari, tanggal, bulan, tahun, prosentase, fraction (per), scientific. Penyimpanan arsip dilaksanakan berdasarkan hasil penyusunan secara sistematis berdasar ketentuan urutan.

Penyimpanan untuk arsip berelemen data arsip berformat tersebut di atas dilakukan dengan metode pemberkasan berurut. Misalnya surat dinas disimpan berdasarkan nomor surat. Surat disusun berdasarkan bulan ditandatangani surat.  Baik surat administrasi keuangan, komunikasi kedinasan, administrasi hukum, penomoran asset, dan kode – kode dalam bentuk nomor dan huruf,dan lain sebagainya (mengandung format format tersebut di atas).

Ketentuan berurut sebagai dasar sistematika penyusunan arsip pada sistem – sistem pemberkasan lainnya seperti filling kronologis, sistem filling geografis, sistem filling abjad, filling subyek. Ketika arsip mempunyai ragam format dan bukan hanya format tersebut (nomor, alphabetic / abjad, jam, hari, tanggal, bulan, tahun, prosentase, fraction (per), scientific) maka dilakukan pengkodean dan pengindekan sehingga dapat dilakukan pengurutan.

Ketentuan berurut  berlaku di semua bidang administrasi. Tata urutan dari atas ke bawah banyak diberlakukan di bidang administrasi. Di bidang hukum disebut tata urutan perundangan yakni UUD 1945, UU RI, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, instruksi presiden, Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, Peraturan Gubernur, Keputusan Gubernur, Keputusan Pejabat Eselon I.

Di bidang administrasi Negara organisasi yang berjenjang bahwa pemerintah yang dipimpin presiden membawahi  Kementerian Koordinator, kementerian, kementerian Negara, badan badan dan lembaga non kementerian, Satuan kerja, kantor wilayah (kanwil).

Di administrasi kepegawaian dan aparatur negara, urutan jabatan dari yang tingi yakni politis (presiden, wakil presiden, menteri, wakil menteri, gubernur, bupati walikota), dirjen. Kepala badan, sekretaris daerah, pejabat eselon I, pejabat eselon II, pejabat eselon III, dan pejabat eselon IV.

Urutan pada sistem filling abjad yakni A ke Z atau Z ke A. Arsip personile file pegawai dapat diurutkan berdasarkan nama pegawai (ketentuan abjad depan nama pegawai termaksud)

Pada system filling geografis dapat diurutkan berdasarkan urutan territorial/wilayah tata urutan terdiri dari kawasan regional asia, asean, Negara, Provinsi, Kabupaten/kota Madya, Kecamatan, Kelurahan, Rukun warga/RW, Rukun Tetangga/RT.

Jenjang jabatan di birokrasi dan korporasi, Direktorat Jenderal, Direktorat, Sub Direktorat , Seksi. Kepala badan, Kepala Pusat, Kepala Bidang dan Kepala Sub Bidang.

Urutan pada system filling subyek yakni urutan manajemen yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Manajemen kepegawaian dimulai dari analisa kebutuhan pegawai, penerimaan pegawai, pengangkatan pegawai, mutasi, pembinaan, kesejahteraan, pemberhentian. Manajemen keuangan Negara diurutkan mulai dari pendapatan dan pengeluaran/pelaksanaa anggaran.

Urutan Sistematika penulisan karya ilmiah pendahuluan, pembahasan, penutup. Sistematika yang ditemukan para pakar pakar dan ahli. Sistematika juga disebut dengan kata perkembangan fase atau bisa disebut dengan siklus. Misalnya siklus kearsipan secara berurut yakni penciptaan, penggunaan dan penyusutan. Misalnya juga siklus kebijakan secara berurut yakni agenda setting, formulasi kebijakan, implementasi kebijakan, evaluasi kebijakan, perubahan kebijakan.

Penyebab Kerusakan Arsip Kertas

tumpukan arsip kertas

Sampai saat ini, khasanah dan koleksi arsip di ruang arsip  mayoritas bermediakan kertas baik di lembaga pemerintah, maupun masyarakat dan swasta. Teknologi dan peradaban manusia yang bisa dibilang maju, masih mengandalkan media kertas ketimbang media lain. Teknologi mesin pencetak yang biasa disebut dengan printer, menjadi laris dan banyak versi diproduksi demi kemudahan para pengguna. Arsip di birokrasi pemerintahan, arsip di badan usaha baik pemerintah maupun swasta sampai di masyarakat mempergunakan arsip kertas.  Perkembangan teknologi bukan mengurangi penggunaan kertas dalam penuangan informasi dan rekaman kegiatan, namun justru meningkatkan pertumbuhan arsip / rekaman kegiatan termaksud.

Kemudahan dalam membaca rekaman kegiatan dan informasi yang termuat di dalam arsip , menjadi salah satu dasar penggunaan kertas masih belum bisa menggeser penggunaan media bentuk lain seperti media pita magnetic, CD, DVD, hardisk, Flash disk, disket, dan penyimpanan berbasis web (server). Selain kemudahan dalam membaca (dapat dimana saja dalam kondisi apapun, serta tidak tergantung dengan mesin pembaca), sifat teknologi yang mudah berganti, menjadikan kertas masih popular dipergunakan sebagai media simpan. Birokrasi pemerintah masih mengandalkan surat bermedia kertas bukan email sebagai sarana komunikasi kedinasan. Raport pelajar bermediakan kertas, skripsi mahasiswa bermediakan kertas, bimbingan tesis dengan dosen dicetak memakai kertas.

arsp kertas rusak

Oleh karena hal - hal tersebut diatas, arsiparis akan kebanjiran arsip bermediakan kertas, menjadi tuntutan para arsiparis agar arsip kertas dapat bertahan lama. Peran arsiparis untuk merawat arsip kertas dapat dimulai dari tahap penciptaan arsip, penggunaan arsip, penyusutan arsip. Kebutuhan pengetahuan dalam perawatan kertas, sudah menjadi hal pokok yang harus dipenuhi para arsiparis agar perawatan arsip dapat dilaksanakan secara maksimal. Pengetahuan umum menganai factor factor penyebab kerusakan kertas harus dipahami agar penentuan metode dan prosedur dalam perawatan arsip kertas dapat efektif dan efisiean dalam sudut pandang pembeayaan. Beaya yang murah dalam perawatan arsip kertas dihasilkan dari pemahaman penyebab penyebab kerusakan arsip kertas. Atau kemudian tindakan pencegahan dapat dilakukan untuk merawat arsip kertas.

Faktor – faktor yang menyebabkan kerusakan arsip kertas antara lain adalah sumber keasaman di dalam kertas, tinta, faktor fisika (cahaya, suhu dan kelembapan udara, partikel debu), faktor kimia yang berupa polusi udara, faktor biota yang berupa jamur, serangga dan binata pengerat, faktor penggunaan dan penanganan yang salah seperti perpindahan, pemakaian oleh peminjam, fotokopi, dan bencana alam.

bubur kertas

Pada awal tahun 2013 ini, beberapa musibah bencana kebakaran terjadi di Jakarta. Bencana alam banjir selalu menjadi ancaman pada tiap tahunnya di Jakarta. Kasus kebakaran Kementerian Hukum dan HAM, menurut beritanya,  ruang arsip menjadi kambang hitam munculnya api. Penempatan ruang arsip yang berada di basement, menjadikan arsip mudah dikambing hitamkan sebagai munculnya api. Bajir melanda ruang arsip kantor KPK, hal itu juga disebabkan ruang arsip berada di basemen. Masih banyak lembaga lembaga baik birokrasi maupun badan usaha yang menempatkan ruang arsip berada di basement.

Penggunaan arsip oleh tim auditor. Penggunaan oleh tim penyusun laporan asset. Penggunaan dalam rangka evaluasi dokumen administrasi. Penggunaan dalam rangka efektifitas akses sehingga arsip mudah untuk dilubangi. Arsip tidak dikembalikan pada berkas sebelumnya. Arsip ditinggalkan begitu saja di ruang tim audit, di ruang baca, di ruang kerja sehingga bercampur dengan berkas lain, atau lupa menaruh berkasnya, hingga keberadaan serta kelengkapan menjadi terancam.

rol opeck

Kesimpulannya adalah para arsiparis memulai menciptakan program dan secara aktif melakukan usaha usaha dalam rangka mencegah timbulnya kerusakan arsip kertas. Program tersebut dapat berupa membuat prosedur prosedur (SOP) mengenai perawatan arsip dan mensosialisasikan kepada para pegawai dan para pejabat. Usaha aktif untuk segera menangani dan mengolah arsip ketika proses administrasi sudah selesai. Pejabat dan pegawai lain akan berfokus kepada pekerjaan yang bersangkutan sehingga keberadan arsip, kurang menjadi perhatian mereka. Usaha jemput bola akan bisa lebih efektif. Usaha yang selalu bergerilya ke ruang unit unit kerja, gerilya mendekati para pejabat dan pegawai, agar arsip dapat dikelola olah petugas yang khusus serta di ruangan yang layak.

Kebijakan pemerintah dalam pengaturan penggunaan kertas untuk arsip yang bernilai guna panjang tertuang dalam perka anri nomor 30 tahun 2011. Peraturan tersebut memberikan gambaran umum kepada arsiparis dalam penyusunan program arsiparis dalam perawatan arsip kertas. Standarisasi penggunaan sarana dan prasarana misalnya boks arsip, gedung sebagai ruang penyimpanan seperti tertuang dalam perka anri nomor 03 tahun 2000 peraturan tersebut juga memberikan gambaran umum dalam program program arsiparis dalam perawatan arsip kertas.

Perkembangan saat ini, sektor swasta yakni badan usaha melaksanakan penawaran produk produk dalam manajemen arsip. Produk seperti penataan, penyimpanan, penghapusan dan manajemen arsip (pengelolaan fisik dan informasi) semakin berkembang. Pemerintah memberikan dukungan dalam regulasi pengaturan dalam UU dan Peraturan Pemerintah sehingga peran swasta dapat berjalan. Hal ini menjadikan bidang kearsipan dan para professional bidang kearsipan semakin berkembang. Apresiasi bukan hanya sebatas pemahaman, namun juga pada pembangunan bidang kearsipan. Sector swasta yang diberikan jalan inilah bukan menjadikan apatis para arsiparis di lembaga birokrasi pemerintah, namun harus ditangkap sebagai peluang dan trigger untuk maju bersama.

Elemen data "akun belanja" pada arsip pembayaran

Pada tulisan sebelumnya , elemen data pendukung yang dituangkan ke dalam lembar deskrepsi arsip keuangan adalah Nomor SP2D, nama perusahaan, pejabat pembuat komitmen/ PPK, unit kerja eselon III , metode pengadaan. Pada tulisan kali ini, penulis akan mencoba manambah elemen data dan penamaannya sehingga memberikan manfaat atau memberikan dukungan dalam pelaksanaan penyusunan SIMAK-BMN. 

Masukan dari seorang operator SIMAK BMN tersebut memberikan gambaran bahwa untuk penamaan SP2D soft file bentuk PDF (hasil pemindaian) hendaknya dengan nomor SP2D, hal tersebut sesuai dengan aplikasi SIMAK BMN. Alasannya adalah nomor dan tanggal SP2D telah rigit menjadi tanda pengenal SP2D (Surat Perintan Pencairan Dana) sebagaimana di dalam aplikasi SIMAK-BMN.

Sebelum mendapat masukan dari seorang opertor SIMAk BMN, dasar penamaan file fdf  termasksud adalah nomor definitif. Alasannya adalah didalam nomor definitif terdapat 1 atau 2 atau bahkan 3 nomor SP2D (tergantung berapa kali termin bayar kegiatan terkait). Terdapatnya beberapa nomor definitif tersebut adalah hasil dari pemberkasan, berdasarkan kegiatan yang sama.

Masukan lain yang penulis tafsirkan adalah adanya kolom "akun belanja" pada lembar deskrepsi. kolom akun belanja terbagi atas 51 untuk belanja pegawai, 52 untuk belanja barang dan 53 untuk belanja modal. Akun pokok tersebut merupakan pembagian klasifikasi sehingga jenis belanja dapat diurutkan. akun belanja 53 dipergunakan untuk penyusunan SIMAK BMN. yang walaupun terdapat belanja barang / akun 52 yang akan menjadi BMN / aset.

Sebelum mendapat masukan mengenai aku belanja, elemen data pada lembar deskrepsi adalah akun output (program). Akun ouput ini menunjukan program kerja unit eselon III (sebagai penanggungjawab kegiatan). Alasan penuangan  akun ouput (program) adalah untuk kepentingan pemeriksaan. Data peminjaman arsip dan penggunaan oleh tim pemeriksa (tim audit), mempergunakan kata kunci "program" , "output", dan unit eselon III sebagai pelaksana.

Kesimpulan tulisan ini adalah, kegiatan pengarsipan terdiri atas kegiatan pendataan dan pemberkasan serta penyimpanan. Data arsip sebagai alat bantu untuk menelusuri keberadaan (makanya elemen data utama adalah uraian, lokasi boks, lokasi folder, dan nomor definitif. namun demikian elemen data yang cukup lengkap dapat lebih mendukung manajemen .Bukan hanya sekedar elemen utama, namun juga elemen sesuai dengan kepentingan pengguna arsip. contoh pengguna yakni "tim pemeriksa"  ternyata berbeda dengan "tim SIMAK BMN" ( penyusunan daftar aset/daftar BMN). Pemberkasan dipergunakan untuk mempermudah pendataan dan memaksimalkan penyimpanan, namun jika penggunaan teknologi informasi dapat menyimpan puluhan elemen data dan penyimpanan dapat berupa bentuk digital, maka kepentingan pengguna (dukungan manajemen daninfo publik) dapat maksimal diberikan.

 . 

Rekaman Kegiatan Perencanaan dan evaluasi

di dalam pengelolaan rekaman kegiatan, hendaknya sedikit banyak harus memahami jalan dan alur kegiatan terkait. Selain itu juga mengetahui unit kerja yang menjalankan tugas koordinatif dan unit yang berfungsi sebenarnya pada setiap levelnya. Fungsi fasilitatif atau fungsi dukungan manajemen lebih bersifat kordinatif menyebabkan rekaman kegiatan berad a di seluruh unit kerja. bahan dan masukan dari seluruh unit kerja baik fungsi fasilitatif maupun fungsi substantif menjadi rekaman yang sering terjadi duplikasi. Sebagai contoh rekaman kegiatan perencanaan. Kegiatan perencanaan merupakan kegiatan fasilitatif (dukungan manajemen) yang selalu ada di setiap kembaga. 

Kegiatan perencanaan dilaksanakan oleh unit sekretariat jenderal/sekretariat menteri/sekretariat utama (untuk level eselon I). Beberapa variasi nama unit  yang menjalankan fungsi perencanaan yakni biro perencanaan (Kemtan), biro perencanaan dan kerjasama (KESDM), biro perencanaan dan organisasi (kemkopolkam),  biro perencanaan dan kerjasama teknik luar negeri (basarnas), biro perencanaan dan anggaran (kemenpera), biro perencanaan dan keuangan (Lemhanas), biro perencanaan dan hukum (bakorsurtanal) merupakan struktur level eselon 2. kemudian contoh dukungan struktur organisasi level eselon 2 di tingkat sekretariat ditjen bernama bagian rencana dan laporan (Ditjen MIgas) menjalankan fungsi perencanaan. 

Lembaga pemerintah yang menjalankan adalah seluruh lembaga pemerintahan baik pusat dan daerah. lembaga yang mengeluargan regulasi tentang perencanaan adalah kementerian Bapenas dan kementerian PAN dan RB. terdapat juga peran dari kementerian keuangan sebagai pengatur dalam anggaran. berjalannya rencana dan program berdasarkan anggaran atau kemudian anggaran berdasarkan rencana dan program menjadi hal yang masih ramai diperdebatkan. jika kementerian Menpan dan RB mengatur mengenai LAKIP, menteri keuangan mengatur pengukuran dan evaluai kinerja atas pelaksanaan RKAKL. Pelaksanaan outcome dan penjelasan pencapaian output merupakan pengukuran kinerja baik LAKIP maupun pengukuran dan evalasi RKAKL (PMK 249/PMK.02/2011)

Beberapa judul rekaman kegiatan perencanaan adalah 

1. Dokumen renstra (Rencana Strategis). Renstra tahun 2010 - 2014 mencerminkan periode pemerintah pusat, sedangkan untuk pemerintah daerah 2007 - 2012.
2. Rencana Pembangunan jangka panjang, jangka menengah dan penyelenggaraan musyawarah perencanaan pembangunan
3. Rencana Kerja Pemerintah (RKP)
4. Renja-KL
5. Rencana kerja Tahunan (RKT)
6. Program Kerja Tahunan
7. Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL)
8. Pengukuran Kinerja
9. Penetapan kontrak kinerja
10. Indikator Kinerja Utama (IKU)
11. Laporan Akuntabilitas Kinerja  Pemerintah (LAKIP)
12. Laporan Tahunan

Hirarkis struktur organisasi yang berlevel dan pelaksanaan fungsi yang besifat koordinatif menyebabkan rekaman kegiatan pun semakin semakin komplek untuk dikelola.  hal tersebut menjadi dasar bahwa mengolah rekaman kegiatan memerlukan pemahaman konteks kegiatan.

Konteks, konten dan struktur adalah penting agar rekaman kegiatan dapat terberkaskan dengan baik. akan tetapi pendataan berdasarkan konten saja, asal mudah dikendalikan dan mudah dalam pencarian, akan memberikan dukungan manajemen. memberkaskan berdasarkan konteks konten dan struktur menjadi metode untuk mempermudah penemuan kembali. Namun demikian pemanfaatan teknologi informasi dapat memperpendek metode tersebut.

Perkembangan Paradigma Kearsipan di Indonesia

Komunitas Arsip (Desember 2010) 

Komunitas 2010

Pakar Kearsipan UGM Yogyakarta, Machmoed Effendie dalam seminar nasional kearsipan tahun 2012 yang bertema “Paradigma pengelolaan informasi dan rekaman kegiatan di era keterbukaan informasi publik” di Yogyakarta mengatakan bahwa paradigma kearsipan telah berjalan empat fase. Fase pertama adalah warisan yuridis. Fase kedua adalah peralihan warisan yuridis menjadi memori budaya. Fase ketiga adalah memory budaya beralih pada keterlibatan masyarakat. Fase keempat menuju ke masyarakat pengarsipan. Fokus pemikiran kearsipan berkembang dari kebuktian ke memori ke identitas dan ke komunitas.

Penulis berpendapat bahwa paradigma kearsipan di Indonesia sangat dipengaruhi oleh paradigma administrasi Negara. Kearsipan menjadi semakin dekat dengan rumpun administrasi Negara ketika Lembaga Arsip Nasional RI yang menjalankan tugas dibawah koordinasi Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Peran arsip dan arsiparis serta bidang kearsipan diarahkan untuk mendukung aparatur Negara dan birokrasi pemerintahan. Sehingga pada saat ini Kearsipan menjadi rumpun administrasi Negara bukan lagi menjadi rumpun budaya/sastra/sejarah/dokumentasi. Catatan kemunculan lembaga arsip negeri yang kemudian pada tahun 1950 menjadi arsip negara dikoordinasi oleh dokumentasi sejarah pada jawatan kementerian pendidikan pengajaran dan kebudayaan (PP dan K) menjadikan kearsipan satu rumpun dengan budaya/sastra/sejarah. Perkembangan kearsipan satu rumpun dengan administrasi dimulai pada tahun 1962. Tahun 1962 terjadi perubahan arsip Negara menjadi arsip nasional dan dikoordinasikan oleh kemeterian pertama bidang khusus. Semakin nyata pada tahun 1966 arsip Negara ditempatkan dibawah wakil perdana menteri bidang lembaga - lembaga politik.

SC seminar kearsipan 2011

SC Seminar Kearsipan 2010

SC Seminar Kearsipan 2012

Paradigma administrasi Negara “model klasik” terjadi di Indonesia ketika terjadi dikotomi antara politik dan administrasi. Lokus administrasi berada di lembaga pemerintahan dan lembaga industri. Tercermin pada pemerintahan orde baru sampai dengan tahun 90an. Masih tercatat dalam memori masyarakat bahwa arsip supersemar menjadi alat legalitas dan menjadi dasar menggulingkan pemerintahan Orde Lama. Paradigma kearsipan yakni identitasevidence tergambar pada perebutan dan melanggengkan kekuasaan. Kekuasaan untuk mengatur bidang kehidupan sosial politik ekonomi dan hankam yang dimainkan oleh aktor Negara yakni lembaga tertinggi negara, lembaga tinggi Negara, lembaga Negara atau yang sering penulis sebut organisasi Negara. Sehingga pada masa orde baru , praktik nepotisme, mendekati dengan cara kolusi dilakukan untuk melanggengkan kekuasaan. Dalam administrasi model klasik ini, Arsip merupakan identitas dan pembuktian untuk melanggengkan kekuasaan, identitas dan pembuktian untuk mengatur secara militeristik.

Ketika masalah kehidupan yang semakin komplek dianggap sebagai dasar memunculkan banyak organisasi Negara yang kemudian di sebut dengan “birokrasi”(max weber ). Justru memunculkan arsip diartikan sebagai hasil samping proses administrasi. Pekerjaan akan dianggap arsip ketika proses adminstrasi dan pertanggungjawabannya telah selesai. Arsip tak kurang dan tak lebih hanya produk samping organisasi /birokrasi pemerintahan. Unit kerja arsip merupakan tempat pengasingan pejabat yang mengalami masalah karirnya. Tujuan organisasi tidak tergambar di dalam arsip, karena unit kerja menjadi tempat pengasingan. Paradigma memori membawa arsip menjadi memori yang kelam.

Syawalan di Jakarta (2012)

Paradigma administrasi NPM (New Publik Management) menggeser model klasik. Kompleksitas permasalahan kehidupan tidak serta merta dapat teratasi dengan adanya birokrasi. Cakupan dan hirarki birokrasi yang terlalu luas dan panjang yang walaupun menurut mak weber organisasi harus bersifat rasional, anggota dan kedudukan organisasi harus ditempatkan bersasarkan kemampuan yang dimiliki, dikembangkan dan dituntun dengan peraturan yang jelas dan tegas (legal relation). Sehingga tugas tugas adminisitrasi  Negara dapat dibagi habis kedalam struktur organisasi yang baru. Namun pada perkembangannya skala birokrasi Indonesia tersebut kurang efektif dan efisien. Memori masyarakat Indonesia menganggap birokrasi kurang dalam kinerja tugas administrasi . Bahkan ada lelucon, kalo bisa dipersulit, kenapa dipermudah. Semua demi keuntungan sesaat, keuntungan suatu golongan, keuntungan untuk menembus kalangan elit.

buka bersama di Jakarta 2011

Untuk itu kemudian kata administrasi diganti dengan kata manajemen. Mekanisme pasar ,kompetitif, responsive, berjiwa wirausaha menjadi ciri dari paradigma NPM. Pada bidang kearsipan dikenal arsip dinamis dan arsip statis. Pengaruh Archive administration berbeda dengan fokus pemikiran records management. Munculnya manajemen kearsipan sehingga arsip dapat dipergunakan sebagai alat untuk menuju organisasi yang efektif efisien serta mekanisme pasar,kompetitif, responsive serta berjiwa wirausaha. Hal ini tidak terlepas juga dari pengaruh pekembanganan teknologi salah satunya adalah komputer/ teknologi  informasi. Arsip menjadi satu unsur menejemen yang dianggap penting. Paradigma identitas, evidence, memori serta komuniti diarahkan untuk mendukung peningkatan daya saing organisasi, dapat berkompetisi dengan mekanisme pasar.

Paradigma NPM bergeser menjadi New Public Services/NPS (saat ini). Rakyat yang dianggap pelanggan kurang mendapat keadilan, persamaan hak, dan partisipasi. Pada paradigma NPS lahir dengan diawali dengan good governance yang memiliki ciri khas keterlibatan aktor aktor  yang mempunyai peran masing masing. Aktor tersebut adalah yakni Negara, sektor swasta dan masyarakat. Peran Negara menciptakan situasi politik dan hukum yang kondusif, sektor swasta berperan menciptakan lapangan kerja dan pendapatan, masyarakat berperan aktif dalam aktifitas ekonomi, politik dan sosial. Pengaruh pada paradigma kearsipan adalah arsip sebagai informasi terekam. Pada media apapun dipergunakan siapa saja baik birokrasi, masyarakat maupun sektor swasta.

Paradigma tersebut lebih bisa disebut semakin terlihat ketika lahir Undang-Undang RI keterbukaan informasi publik tahun 2009, UU RI Tranksaksi Elektronik 2008. UU Pelayanan Publik tahun 2009, UU Kearsipan tahun 2009 membawa pengaruh paradigma identitas dan paradigma evidence.

Arsip merupakan identitas birokrasi menjadi  identitas Governance (terdiri dari Negara, masyarakat dan sector swasta). Arsip juga identitas masyarakat. Arsip juga identitas sektor swasta. Hal tersebut ditandai dengan hak akses arsip. Hak mengakses arsip yang dimiliki masyarakat yang dahulu hanya sebatas arsip statis sekarang berkembang kepada arsip dinamis. Paradigma evidence yang hanya melegalkan peran Negara (pengaruh model klasik), mendukung manajemen (pengaruh NPM) kemudian arsip menjadi alat untuk mengontrol keberlangsungan peran negara. Alat untuk mendapatkan keadilan bagi publik. Arsip menjadi alat agar peran masyarakat dan sektor swasta maksimal dalam konteks good governance. 

Paradigma memori dan komunitas yakni ketika Rekaman kegiatan harus diolah menjadi informasi dan disajikan kepada masyarakat, dalam tubuh birokrasi sendiri, kepada strakeholdernya kepada sektor swasta. Pemanfaatan informasi yang terekam dalam bentuk rekaman kegiatan disampaikan agar publik merasa memiliki. memiliki informasi. kompetensi birokrasi bukan lai persaingan dalam mencapai tujuan organisasi masing masing namun juga untuk berkordinasi sinergis antara negara, masyarakat, dan stakeholder, lembaga swadaya masyarakat. Rekaman kegiatan yang dikategorikan arsip dinamis harus bersifat terbuka untuk publik terkecuali untuk yang memang harus ditutup dan diatur secara jelas oleh konstitusi dan perundangan yang berlaku. 

Paradigma Kearsipan

Paradima Kearsipan “Identitas organisasi”

Karakteristik bidang kearsipan seperti prinsip - prinsip dasar pengelolaan kearsipan yakni original order dan principel of provenance mengajarkan bahwa informasi bukan hanya dikelola berdasarkan tematik, namun juga harus dapat menunjukan organisasi penciptanya. Munculnya kata “arsip merupakan identitas suatu organisasi” memberikan arah jalan bahwasanya pengelolaan arsip harus menunjukkan identitas organisasi pencipta dan menunjukkan transaksi dari proses bisnis (dalam istilah organisasi Negara adalah tugas pokok dan fungsi organisasi). Tugas pokok dan fungsi organisasi Negara dipertahankan dan disimbolkan sebagai nama kelompok bekas, berkas atau seri arsip.

Dalam hal identitas organisasi terletak kepada fungsi Substantif organisasi. Sedangkan untuk fungsi fasilitatatif seperti kepegawaian, keuangan, Hukum, rencana dan laporan, humas, umum, perlengkapan yang mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi substantive masih bersifat umum dan mencerminkan administrasi pada umumnya. (dapat juga sesuai dengan UU RI yang mengaturnya).

 

Proses bisnis dalam organisasi Negara atau yang biasa disebut dengan tugas pokok dan fungsi organisasi terbagi dalam struktur organisasi pada setiap level yang disebut eselonisasi. Level eselon I, eselon II, III dan IV menjadi rumah dalam pelaksanaan proses bisnis yakni pengambil kebijakan, pelaksana kebijakan, pelaksana teknis, pembinaan, pengawasan dan seterusnya. Struktur pada levelnya inilah yang akan dipraktikan oleh para arsiparis dalam menyusun klasifikasi arsip.

Praktik ajaran kearsipan dilakukan arsiparis pada pembuatan daftar arsip berdasar unit kerja eselon 2 (direktorat, pusat, asisten deputi)  ato unit eselon 1 (badan dan deputi) yang tidak komplek proses bisnisnya. Identitas unit kerja eselon 3 (subdit/bagian/bidang ) dilekatkan pada seri dan jenis arsip pada klasifikasi arsip. Penamaan seri dan jenis arsip berdasar pada tugas dan fungsi organisasi.  Identitas unit pencipta arsip semakin ditampakan pada penamaan berkas berkas berdasarkan fungsi struktur level eselon 4 (seksi/subag/subid). 

Kejelasan praktik ajaran prinsip pengelolaan kearsipan adalah ketika mengembalikan arsip yang terpisah dari unit asli pencipta, misalnya jika arsip diketemukan pada saat organisasi eselon 3 telah berubah nama, namun penamaan berkas tetap sesuai dengan eselon 3 sampai struktur level eselon4 sebelum dirubah. Dan daftar arsip dinamai dengan struktur level eselon 2 atau 1 terkait.

Paradigma Yuridis Legacy/kebuktian / evidence

Konteks penciptaan arsip yang berlangsung sejalan dengan berjalannya tugas pokok dan fungsi organisasi mendasarkan pada peraturan perundang undangan. Penyelenggaraan Negara yang berdasarkan kepastian hukum pada setiap bidang kehidupan pada undang undang. Kedudukan DPR sebagai lembaga legislative yang mengesahkan UU RI sebagai dasar pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Sedangkan pemerintah sebagai lembaga eksekutif mengusung agenda kebijakan yang akan dituangkan dalam draft UU RI tersebut sebelum disyahkan oleh DPR. Dengan demikian kontek penciptaan arsip atau kemudian rekaman kegiatan oleh organisasi Negara tidak bisa dilepaskan pula dalam paradigma yuridis legacy dalam kontek kegiatan pemerintahan yang mendasarkan pada peraturan perundangan yakni UUD 1945, UU RI, peraturan pemerintah, Peraturan presiden, inpres, peraturan menteri, keputusan menteri, peraturan daerah, keputusan gubernur, peraturan bupati/walikota.

Organisasi Negara berjalan berdasarkan UU RI, pelaksanaan kebijakan pada bidang nya berdasarkan UU RI, Proses business pada bidangnya berdasarkan UU RI. Contoh munculnya organisasi Negara yang baru sebagai amanat dari UU RI harus menjadi pertimbangan arsiparis sehingga arsip dan rekaman kegiatan pada bidangnya tidak hilang keutuhan dan karakteristik kearsipannya.

Contoh kasus pada bidang atau sektor minyak dan gas bumi. Pengaturan pengelolaan minyak dan gas bumi yang mendasarkan pada UU Pertamina direvisi menjadi UU Migas tahun 2001. UU tersebut menghasilkan organisasi baru yang disebut BPMIGAS sebagai organisasi yang melaksanakan secara langsung dalam pengelolaan bidang migas bagian HULU sedangkan BPH Migas dibagian Hilir. Pemerintah yang dalam hal ini Kementerian ESDM Cq, Direktorat Jenderal Migas sebagai organisasi pembuat dan pengawal kebijakan dan pengawasan / regulator. (sebelum munculnya putusan Mahkamah Konstitusi tentang UU Migas pada tahun 2012).

Contoh yang lain proses busines sebagaimana yang tergambar pada UU RI. Contohnya UU Kearsipan tahun 2009. Kearsipan pada UU RI ini menggambarkan proses manajemen kearsipan yang terbagi penciptaan, penggunaan, penyusutan. membedakan arsip dalam arsip dinamis dan arsip statis. UU RI tentang kearsipan tahu 2009 tersebut mengamanatkan setiap organisasi untuk mengelola arsip baik sisi rekaman kegiatan, arsiparis, organisasi kearsipan, dan peran serta masyarakat dalam kearsipan.

Paradigma yuridis inilah yang mempengaruhi praktik kearsipan. Pengelolaan arsip mengacu pada peraturan perundangan terkait. Keberadaan arsip terikat pada keberadaan organisasi. sesuai dengan perundangan terkait. Pemberkasan yang sesuai dengan proses busines yang terdapat dalam peraturan perundangan terkait. Misalnya untuk menelusuri keberadaan arsip kontrak karya Minyak dan Gas Bumi. sesuai dengan UU Migas Tahun 2001, yang berkontrak mengenai pengelolaan migas adalah BPMIGAS atas nama Pemerintah Indonesia. jika penelusuran arsip kontrak karya migas pada pemerintah yakni pada Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas maka jika dipandang dari paradigma yuridis, kementerian ESDM tidak menyimpan fisik asli surat kontrak karya migas. Arsip kontrak karya migas ditandatangani BPMIGAS atas kuasa pemerintah indonesia dengan operator KKKS (Badan Usaha bidang Migas) dan akan disimpan oleh yang berkontrak tersebut.  Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas adalah sebagai regulator dan pengawas bukan sebagai pelaksana, BPMIIGAS lah yang melaksanakan. oleh karena itu arsip kontrak karya terletak di organisasi pelaksana. walaupun ada juga salinan kontrak yang disampaikan ke Menteri ESDM dan Ditjen Migas sebagai laporan. namun nilai arsip kontrak karya migas hanya bersifat tembusan dan pasti kontrak tidak asli.

Jika putusan Mahkamah Konstitusi mengenai BPMIGAS tahun 2012 mendasarkan UUD 1945, maka keberadaan kontrak karya yang berada di Migas akan beralih kepada pemerintah.  asalkan organisasi BPMIGAS digantikan oleh organisasi negara (pemerintah). Organisasi apakah yang akan menggantikan BPMIGAS? dan amanat putusan MK agar  pengelolaan migas ditangani oleh Organisasi negara, sehingga keberadaan arsip kontrak karya dapat berada di pemerintah. Begitulah paradigma yuridis legacy yang mengatakan, keberadaan arsip akan tergantung pada organisasi yang sesuai dengan peraturan perundangan.

Arsip – arsip Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi

Rekaman kegiatan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dapat dilakukan Identifikasi dari standar operasional prosedur (SOP). SOP pada tiap penyelesaian pekerjaan menggambarkan alur kegiatan dan peran dari pegawai. Alur tersebut membutuhkan dokumen atau arsip sebagai dasar bekerja. Hasil kerja berupa data yang kemudian dikompilasi menjadi produk berupa surat keputusan, berupa berita acara, surat dinas, nota dinas, surat perjanjian, notulensi presentasi yang akan mendapatkan pengesahan dari pimpinan organisasi berupa tandatangan dan cap dinas.

Di dalam JRA Migas (Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011), seri arsip terdiri dari pelayanan ekplorasi migas dan pemantauan eksplorasi migas. pelayanan eksplorasi migas terdiri atas rekomendasi presentasi makalah, rekomendasi publikasi makalah, izin pembukaan data, izin pengiriman data ke luar negeri, pengalihan interest, penyisihan wilayah kerja dan pengembalian WK ke Pemerintah atau pengakhiran kontrak. Nasib akhir dari seri pelayanan eksplorasi migas adalah permanen kecuali presentasi dan publikasi makalah. Nasib permanen akan disimpan dalam jangka waktu yang lama (tidak dimusnahkan sebelum terbitnya peraturan JRA yang baru).

A.    Pembukaan Data Migas dalam rangka mencari calon Mitra pengelola blok Migas

1. Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Deputi perencanaan BPMIGAS mengenai proposal KKKS. Proposal termaksud antara lain berisi lingkup pekerjaan (maksud dan tujuan, lokasi pembukaan data, jenis data)
2. Surat penunjukkan petugas ditjen migas untuk menandatangani  proses pembukaan data
3. Berita Acara Pembukaan data/berita acara serah terima data
4.  Undangan kepada petugas ditjen migas untuk menjadi saksi
5. Berkas presentasi dan evaluasi teknis pembukaan data
6. perjanjian tertulis (confidentiality agreement) mengenai kerahasiaan data wilayah kerja.
7. Surat izin pembukaan data yang ditandatangani oleh Direktur Pembinaan Usaha hulu Migas (Pelimpahan dari Dirjen Migas kepada Dir. DME tahun 2007). Masa berlaku izin adalah 3 bulan setelah disyahkan.

Beberapa contoh pada tahun 2009 , pencarian mitra dilakukan oleh pertamina EP ke PTBA dan Arrow Energy untuk Blok Sumbagsel, Petronas Cagliari kepada samudra energy pada Blok Muriah, Pertamina_Hess ke PGN pada Blok Jambi Merang, Santos ke Murphy Oil untuk Blok Donggala, dan masih banyak blok lain.

B.     Penyisihan wilayah Kerja Migas kepada Pemerintah RI berdasarkan Kontrak Kerjasama Production Sharing Contract (PSC)

1.  Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Kepala BPMIGASantara lain surat dan dokumen berupa : peta, koordinat dan luas wilayah yang disisihkan dan dipertahankan, peta prospek dan lead daerah yang disisihkan, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi

2.  Berita acara serah terma data yang disisihkan (BPMIGAS dengan kontraktor/operator)

3.  Berkas evaluasi teknis dan presentasi KKKS

4.  Surat persetujuan penyisihan wilayah kerja ditandatangani oleh Direktur Jenderal Migas (pelimpahan kewenangan menteri Pertambangan dan energi tahun 1996). Surat ditujukan kepada Kepala BPMIGAS dan perusahaan bersangkutan

Contoh dasar pada kontrak PSC Section III Blok Citarum antara BPMIGAS dengan PT Bumi Parahyangan Ranhill oktober 2005, PSC Section III Blok west Kampar antara BPMIGAS dengan PT Sumatera Persada energy. PSC section III clause 3.3 Blok Madura Offshore antara Pertamina dengan talisman tahun 2001

C.     Pengembalian wilayah Kerja Migas kepada pemerintah RI berdasarkan kontrak kerjasama PSC berakhir tidak menemukan cadangan migas melalui BPMIGAS

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas laporan terminasi, peta prospek dan lead, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan keuangan dan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi dan laporan asset

2.  Disposisi Menteri kepada Direktur Jenderal Migas

3.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

4.  Rekomendasi Direktur Jenderal Kepada Menteri yakni berupa nota dinas ke menteri dilampirkan draft surat persetujuan yang akan ditandatangani oleh Menteri ESDM

Contoh pengakhiran kontrak  adalah PSC Binjai, PSC Blok Nila west natuna pada tahun 2006, Blok Salikili oleh KKKS Total pada 2009, PSC Blok Tanjung Utara tahun 2009, PSC Blok Tanjung Jabung tahun 2008

D.    Pengembalian anggaran yang disediakan KKKS sebagai jaminan 2 tahun untuk membiayai kegiatan eksplorasi

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas berupa dokumen dari proses lelang di media atau joint survei dengan Kontraktor lainnya sampai penunjukan pemenang, WP&B, AFE.

2.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.  Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.  Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas

E.     Pengalihan interest (kepemilikan sebagian atau seluruhnya dari nilai asset terhadap hak dan kewajiban Kontraktor dalam melaksanakan komitmen di Kontrak Kerja Sama) untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1.    Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan Perjanjian kerahasiaan kerahasiaan data yang telah ditandatangani apra pihak, berita acara pembukaan data yang ditandatangani antara ditjen migas dengan pembuka data, profil perusahaan BU?BUT yang menerima pengalihan interest, akte pendirian perusahaan dan perubahannya, bukti afiliasi berupa daftar pemegang daham (registered of shareholders) atau akta pendirian/anggaran dasar (memorandum incorporation/article of association) dalam bentuk notarial deed, perjanjian pengalihan interest/deed assignment/fam in-out agreement, laporan nilai ekivalen kuantitatif besaran prosentasi interest, surat kesedian untuk mengambil tanggung jawab kegiatan eksplorasi dan eksploitasi diatas materai yang ditandatangani pimpinan tertinggi antara perusahaan yang melakukan pengalihan interest dengan calon mitra kerja

2.    Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.    Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.    Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas (pelimpahan kewenangan Menteri Tamben tahun 2000 kepada Dirjen migas)

F. Pengiriman data ke luar negeri dalam rangka analisis lebih lanjut (processing) yang tidak dapat dilakukan di Indonesia untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1. Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan lingkup pekerjaan (mencakup maksud dan tujuan pengiriman data, daerah tujuan/lokasi pelaksanaan, bentuk dan cara pengiriman, tata waktu), perjanjian kerahasiaan data antara pengirim dan penerima data, daftar data, copy WP&B, copy AFE, surat pernyataan kesediaan untuk mengembalikan data ke Indonesia dan surat pernyataan diatas materai yang ditandatangani pimpinan KKS bahwa kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan di dalam negeri serta penjelasan dari penyedia jasa dalam negeri tidak dapat melaksanakan kegiatan dimaksud.
2. Berkas evaluasi teknis dan presentasi
3. Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Direktur pembinaan usaha hulu migas (pelimpahan kewenangan Dirjen Migas tahun 200t kepada dir DME)