Penyebab Kerusakan Arsip Kertas

tumpukan arsip kertas

Sampai saat ini, khasanah dan koleksi arsip di ruang arsip  mayoritas bermediakan kertas baik di lembaga pemerintah, maupun masyarakat dan swasta. Teknologi dan peradaban manusia yang bisa dibilang maju, masih mengandalkan media kertas ketimbang media lain. Teknologi mesin pencetak yang biasa disebut dengan printer, menjadi laris dan banyak versi diproduksi demi kemudahan para pengguna. Arsip di birokrasi pemerintahan, arsip di badan usaha baik pemerintah maupun swasta sampai di masyarakat mempergunakan arsip kertas.  Perkembangan teknologi bukan mengurangi penggunaan kertas dalam penuangan informasi dan rekaman kegiatan, namun justru meningkatkan pertumbuhan arsip / rekaman kegiatan termaksud.

Kemudahan dalam membaca rekaman kegiatan dan informasi yang termuat di dalam arsip , menjadi salah satu dasar penggunaan kertas masih belum bisa menggeser penggunaan media bentuk lain seperti media pita magnetic, CD, DVD, hardisk, Flash disk, disket, dan penyimpanan berbasis web (server). Selain kemudahan dalam membaca (dapat dimana saja dalam kondisi apapun, serta tidak tergantung dengan mesin pembaca), sifat teknologi yang mudah berganti, menjadikan kertas masih popular dipergunakan sebagai media simpan. Birokrasi pemerintah masih mengandalkan surat bermedia kertas bukan email sebagai sarana komunikasi kedinasan. Raport pelajar bermediakan kertas, skripsi mahasiswa bermediakan kertas, bimbingan tesis dengan dosen dicetak memakai kertas.

arsp kertas rusak

Oleh karena hal - hal tersebut diatas, arsiparis akan kebanjiran arsip bermediakan kertas, menjadi tuntutan para arsiparis agar arsip kertas dapat bertahan lama. Peran arsiparis untuk merawat arsip kertas dapat dimulai dari tahap penciptaan arsip, penggunaan arsip, penyusutan arsip. Kebutuhan pengetahuan dalam perawatan kertas, sudah menjadi hal pokok yang harus dipenuhi para arsiparis agar perawatan arsip dapat dilaksanakan secara maksimal. Pengetahuan umum menganai factor factor penyebab kerusakan kertas harus dipahami agar penentuan metode dan prosedur dalam perawatan arsip kertas dapat efektif dan efisiean dalam sudut pandang pembeayaan. Beaya yang murah dalam perawatan arsip kertas dihasilkan dari pemahaman penyebab penyebab kerusakan arsip kertas. Atau kemudian tindakan pencegahan dapat dilakukan untuk merawat arsip kertas.

Faktor – faktor yang menyebabkan kerusakan arsip kertas antara lain adalah sumber keasaman di dalam kertas, tinta, faktor fisika (cahaya, suhu dan kelembapan udara, partikel debu), faktor kimia yang berupa polusi udara, faktor biota yang berupa jamur, serangga dan binata pengerat, faktor penggunaan dan penanganan yang salah seperti perpindahan, pemakaian oleh peminjam, fotokopi, dan bencana alam.

bubur kertas

Pada awal tahun 2013 ini, beberapa musibah bencana kebakaran terjadi di Jakarta. Bencana alam banjir selalu menjadi ancaman pada tiap tahunnya di Jakarta. Kasus kebakaran Kementerian Hukum dan HAM, menurut beritanya,  ruang arsip menjadi kambang hitam munculnya api. Penempatan ruang arsip yang berada di basement, menjadikan arsip mudah dikambing hitamkan sebagai munculnya api. Bajir melanda ruang arsip kantor KPK, hal itu juga disebabkan ruang arsip berada di basemen. Masih banyak lembaga lembaga baik birokrasi maupun badan usaha yang menempatkan ruang arsip berada di basement.

Penggunaan arsip oleh tim auditor. Penggunaan oleh tim penyusun laporan asset. Penggunaan dalam rangka evaluasi dokumen administrasi. Penggunaan dalam rangka efektifitas akses sehingga arsip mudah untuk dilubangi. Arsip tidak dikembalikan pada berkas sebelumnya. Arsip ditinggalkan begitu saja di ruang tim audit, di ruang baca, di ruang kerja sehingga bercampur dengan berkas lain, atau lupa menaruh berkasnya, hingga keberadaan serta kelengkapan menjadi terancam.

rol opeck

Kesimpulannya adalah para arsiparis memulai menciptakan program dan secara aktif melakukan usaha usaha dalam rangka mencegah timbulnya kerusakan arsip kertas. Program tersebut dapat berupa membuat prosedur prosedur (SOP) mengenai perawatan arsip dan mensosialisasikan kepada para pegawai dan para pejabat. Usaha aktif untuk segera menangani dan mengolah arsip ketika proses administrasi sudah selesai. Pejabat dan pegawai lain akan berfokus kepada pekerjaan yang bersangkutan sehingga keberadan arsip, kurang menjadi perhatian mereka. Usaha jemput bola akan bisa lebih efektif. Usaha yang selalu bergerilya ke ruang unit unit kerja, gerilya mendekati para pejabat dan pegawai, agar arsip dapat dikelola olah petugas yang khusus serta di ruangan yang layak.

Kebijakan pemerintah dalam pengaturan penggunaan kertas untuk arsip yang bernilai guna panjang tertuang dalam perka anri nomor 30 tahun 2011. Peraturan tersebut memberikan gambaran umum kepada arsiparis dalam penyusunan program arsiparis dalam perawatan arsip kertas. Standarisasi penggunaan sarana dan prasarana misalnya boks arsip, gedung sebagai ruang penyimpanan seperti tertuang dalam perka anri nomor 03 tahun 2000 peraturan tersebut juga memberikan gambaran umum dalam program program arsiparis dalam perawatan arsip kertas.

Perkembangan saat ini, sektor swasta yakni badan usaha melaksanakan penawaran produk produk dalam manajemen arsip. Produk seperti penataan, penyimpanan, penghapusan dan manajemen arsip (pengelolaan fisik dan informasi) semakin berkembang. Pemerintah memberikan dukungan dalam regulasi pengaturan dalam UU dan Peraturan Pemerintah sehingga peran swasta dapat berjalan. Hal ini menjadikan bidang kearsipan dan para professional bidang kearsipan semakin berkembang. Apresiasi bukan hanya sebatas pemahaman, namun juga pada pembangunan bidang kearsipan. Sector swasta yang diberikan jalan inilah bukan menjadikan apatis para arsiparis di lembaga birokrasi pemerintah, namun harus ditangkap sebagai peluang dan trigger untuk maju bersama.