PEMBERKASAN BERURUT

Tujuan dari pemberkasan adalah mempermudah dalam penelusuran dan pencarian. Kegiatan pemberkasan merupakan penyusunan secara sistematis berdasar ketentuan tertentu. Sistematika merupakan pengetahuan mengenai penggolongan / klasifikasi. Perbedaan pemberkasan akan terjadi dikarenakan sistematika yang diterapkan. Sistematika akan berbeda karena perbedaan ketentuan yang dipergunakan sebagai dasar . Bedah kasus berikut ini akan menunjukkan sistematika berdasar ketentuan berurut.

Sistem Pemberkasanberurut dan tidak berurut. Metode berurut merupakan penyusunan arsip secara sistematis berdasarkan ketentuan urutan. Ketentuan urutan nilai kecil ke nilai besar bisa juga sebaliknya. Ketentuan urutan dari kanan ke kiri atau sebaliknya. Ketentuan urutan dari atas ke bawah atau sebaliknya. Ketentuan urutan berdasarkan warna. Ketentuan urutan terhadap format arsip yakni nomor, alphabetic / abjad, jam, hari, tanggal, bulan, tahun, prosentase, fraction (per), scientific. Penyimpanan arsip dilaksanakan berdasarkan hasil penyusunan secara sistematis berdasar ketentuan urutan.

Penyimpanan untuk arsip berelemen data arsip berformat tersebut di atas dilakukan dengan metode pemberkasan berurut. Misalnya surat dinas disimpan berdasarkan nomor surat. Surat disusun berdasarkan bulan ditandatangani surat.  Baik surat administrasi keuangan, komunikasi kedinasan, administrasi hukum, penomoran asset, dan kode – kode dalam bentuk nomor dan huruf,dan lain sebagainya (mengandung format format tersebut di atas).

Ketentuan berurut sebagai dasar sistematika penyusunan arsip pada sistem – sistem pemberkasan lainnya seperti filling kronologis, sistem filling geografis, sistem filling abjad, filling subyek. Ketika arsip mempunyai ragam format dan bukan hanya format tersebut (nomor, alphabetic / abjad, jam, hari, tanggal, bulan, tahun, prosentase, fraction (per), scientific) maka dilakukan pengkodean dan pengindekan sehingga dapat dilakukan pengurutan.

Ketentuan berurut  berlaku di semua bidang administrasi. Tata urutan dari atas ke bawah banyak diberlakukan di bidang administrasi. Di bidang hukum disebut tata urutan perundangan yakni UUD 1945, UU RI, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, instruksi presiden, Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, Peraturan Gubernur, Keputusan Gubernur, Keputusan Pejabat Eselon I.

Di bidang administrasi Negara organisasi yang berjenjang bahwa pemerintah yang dipimpin presiden membawahi  Kementerian Koordinator, kementerian, kementerian Negara, badan badan dan lembaga non kementerian, Satuan kerja, kantor wilayah (kanwil).

Di administrasi kepegawaian dan aparatur negara, urutan jabatan dari yang tingi yakni politis (presiden, wakil presiden, menteri, wakil menteri, gubernur, bupati walikota), dirjen. Kepala badan, sekretaris daerah, pejabat eselon I, pejabat eselon II, pejabat eselon III, dan pejabat eselon IV.

Urutan pada sistem filling abjad yakni A ke Z atau Z ke A. Arsip personile file pegawai dapat diurutkan berdasarkan nama pegawai (ketentuan abjad depan nama pegawai termaksud)

Pada system filling geografis dapat diurutkan berdasarkan urutan territorial/wilayah tata urutan terdiri dari kawasan regional asia, asean, Negara, Provinsi, Kabupaten/kota Madya, Kecamatan, Kelurahan, Rukun warga/RW, Rukun Tetangga/RT.

Jenjang jabatan di birokrasi dan korporasi, Direktorat Jenderal, Direktorat, Sub Direktorat , Seksi. Kepala badan, Kepala Pusat, Kepala Bidang dan Kepala Sub Bidang.

Urutan pada system filling subyek yakni urutan manajemen yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Manajemen kepegawaian dimulai dari analisa kebutuhan pegawai, penerimaan pegawai, pengangkatan pegawai, mutasi, pembinaan, kesejahteraan, pemberhentian. Manajemen keuangan Negara diurutkan mulai dari pendapatan dan pengeluaran/pelaksanaa anggaran.

Urutan Sistematika penulisan karya ilmiah pendahuluan, pembahasan, penutup. Sistematika yang ditemukan para pakar pakar dan ahli. Sistematika juga disebut dengan kata perkembangan fase atau bisa disebut dengan siklus. Misalnya siklus kearsipan secara berurut yakni penciptaan, penggunaan dan penyusutan. Misalnya juga siklus kebijakan secara berurut yakni agenda setting, formulasi kebijakan, implementasi kebijakan, evaluasi kebijakan, perubahan kebijakan.