Sumber Energi dan Sumber Politik Nasional dan Internasional

Tulisan berikut adalah secuil isi dari buku yang diterbitkan oleh Direktorat Penelitian dan Pengembangan Khusus PERTAMINA yang berjudul Pertamina dari puing puing ke masa depan, refleksi dan visi, 1957 s.d 1997. Buku tersebut diterbitkan Tahun 1997 dengan editor Taufik Ismail, Rais  dan Hamid Jabbar

Masa Penguasaan Hidia Belanda – Jepang – Belanda

Telaga Tunggal I dinyatakan sebagai sumur minyak pertama di Hindia Belanda pada tahun 1885. Sumur ini terletak di Sumatera Utara. Tertulis bahwa UU pertambangan Hidia Belanda di tahun 1899 bernafaskan monopoli bertujuan mendorong perkembangan pengusahaan pertambangan dan untuk menjamin penerimaan negara Belanda. Dengan tujuan tersebut dinamika pengusahaan pertambangan minyak bumi berkembang dan diikuti dengan perubahan UU pada tahun 1918.

Kepentingan negara penguasa daerah pertambangan minyak dan kepentingan negara dimana asal perusahaan minyak bumi pun mulai kentara perbedaannya.  Sisi negara penguasa sumber daya minyak akan melindungi kepentingan penerimaan negara, sedangkan negara dimana asal perusahaanpun ikut berkepentingan di dalam pengusahaan minyak bumi.

Hal demikian menunjukkkan bahwa selain sebagai salah satu sumber energi,  tambang minyak bumi terkait erat dg percaturan politik antar negara. Tercatat dalam sejarah, kedatangan Jepang ke Indonesia terkait impor minyak dari Hindia Belanda yg semakin tinggi. Sebut saja untuk kebutuhan bahan bakar perang Jepang. Jepang membawa ahli - ahli teknik konstruksi perminyakan ke Indonesia. Selain itu, Jepang memanggil pegawai perminyakan Indonesia untuk melaksanakan kegiatan perminyakan di Indonesia.  Sumur baru yang didapatkan Jepang adalah misalnya sumur minas 1 di Riau.

Tenaga perminyakan Jepang yg ditenggelamkan oleh sekutu bisa jadi salah satu penyebab rontoknya kekuatan Jepang. Termasuk suplai BBM dengan iring - iringan tangki minyak dari Indonesia menuju Jepang pada tahun 1945 yang tidak sampai tujuan.

Kekuasaan Jepang yg dirontokan oleh Sekutu,  meninggalkan tambang minyak bumi untuk juga dikuasai kembali oleh Belanda yang menjadi anggota dari sekutu. Namun demikian, terdapat catatan bahwa residen Abdul Karim dan Laut Siregar mewakili Gubernur Sumatera Republik Indonesia menerima serah terima tambang minyak pangkalan Brandan.  Kemudian laskar minyak yang terbentuk dari para pegawai minyak membentuk perusahaan tambang minyak republik indonesia dengan persetujuan Gubernur Sumatera.

Bulan Agustus 1947 pangakalan Brandan dibumihanguskan oleh para pejuang karena Belanda kembali datang dg ancaman ‘menguasai kembali minyak indonesia’. Strategi pejuang kemerdekaan dengan bumi hangus juga terjadi di Plaju Sumatera Selatan pada tahun 1946. Kilang cepu pun tak luput dari strategi bumi hangus oleh pejuang kemerdekaan. Cepu timur dikuasai BPM Belanda dan cepu barat dikuasai oleh PTMN Indonesia.

Sesuai dengan kesepakatan perundingan meja bundar,  tambang minyak di Sumatera Selatan dikembalikan ke perusahaan Belanda yakni BPM dan stanvac.  Di Jambi dikuasai kembali oleh Belanda dg perusahaan NIAM. Kekuasaan kepada BPM Belanda sebagai pemilik semula kilang minyak Cepu. Tak terlepas juga kilang wonokromo surabaya juga jatuh ke dalam kekuasaan bpm pada nopember 1945.

Masa mempertahankan kemerdekaan s.d lahirnya PN PERTAMINA

Keadaan negara Indonesia yang masih berperang mempertahankan kemerdekaan,  yg walaupun telah ada undang undang dasar 1945, namun UU pertambangan masih berlaku UU pertambangan masih diberlakukan perundangan yang telah ada. Tahun 1945 s.d. diterbitkan Peraturan Pemerintah tahun 1956 tambang minyak di indonesia masih dikelola langsung oleh perusahaan perusahaan Asing.  Setahun kemudian tepatnya pada tahun 1957, tambang minyak di pangkalan Brandan dikuasai pemerintah Indonesia dengan pimpinan kepala staf angkatan darat sebagai panglima perang (alas an pemberlakuan UU darurat perang).

Penguasaan terhadap tambang minyak tersebut menghapus perjanjian konperensi meja bundar 1949. Melalui panitia negara urusan pertambangan yang memberikan pertimbangan kepada pemerintah tentang status tambang minyak yang dibentuk berdasarkan keputusan Presiden Republik Indonesia tanggal 13 september 1951. Selain itu juga membentuk panitia pembantu ahli.

Kabinet pertama Pemerintah Republik Indonesia,  menempatkan urusan minyak bumi di bawah menteri perdagangan dan industri. Menteri Dr. Sumitro tidak menyetujui tambang minyak dibawah pengawasan pemerintah,  krn perjanjian Konferensi meja bundar telah memutuskan BPM/belanda sebagai pemilik nya. 

Pada kabinet kedua, urusan minyak bumi ditempatkan pengawasan menteri perekonomian. Selanjutnya pada kabinet Djuanda tahun 1957, mengumumkan tambang minyak brandan dibawah Kementerian Perindustrian dan Angkatan Darat. Bulan Oktober 1957 kementerian perindustrian memberi kuasa kepada angakatan darat untuk membentuk PT. ETMSU.  Akhirnya pada bulan Desember 1957 berubah ke PT. PERMINA pada tahun 1958 yang disyahkan oleh menteri kehakiman. Dg direktur umum Ibnu Sutowo.

Setelah UU no.44 tentang pertambangan diberlakukan pada tahun 1961 oleh presiden Soekarno.  (Mengesahkan usilan mosi dari parlemen RI tahun 1951], menteri Chairul Saleh membawa lahirnya PN Permigan yang didirikan berdasar PP no.199 juni 1961. Dan no. 3 februari 1961 dengan nama PN.  Pertamin.  Sedangkan PT PERMINA berubah menjadi PN PERMINA pada bulan juni.  Melalui PP no. 198  tahun 1961.

Dengan berlakunya UUno.  44 , sejak tahun 1961, konsesi pertambangan dikembalikan kepada pemerintah Republik Indonesia, sebagai imbalannya, perusahaan asing diakui sebagai kontraktor perusahaan negara.  terdapat tiga kelompok besar untuk menggambarkan pengakuan tersebut yakni, Stanvac sebagai kontraktor PN PERMINA.  Shell sebagai kontraktor PN Permigan, dan Caltex sebagai kontraktor PN pertamin.  

Pada kontrak ini terdapat klausul untuk menjalankan konstitusi penguasaam cabang produksi yang menguasai hajat hidup orang banyak.  Yakni penjualan fasilitas pengilangan dan pemasaran setelah melewati sepuluh tahun. Tepatnya pada tahun 1964 bulan agustus,  pemindahan aset sebagaimana tertuang dalam kontrak dipercepat pelaksanaannya setahun. PN Pertamin menerima penunjukan pemerintah untuk menerima aset Shell, stanvac,  dan caltex. Sedangkan permigan dengan caltex menghilang seiring peristiwa 1oktober 1965.

Situasi politik di indonesia berubah ditandai dengan penyerahan kekuasaan dari Soekarno ke Soeharto pada tahun 1967. Tahun itu pula lahirlah UU penanaman modal asing yang baru.  Pergantian kabinet yang dipimpin Soeharto menempatkan rektor Universitas Indonesia, sebagai Menteri Pertambangan. Yakni soemantri Brojonegoro sebagai menteri pertambangan mengusulkan kepada presiden Soeharto pada tahun 1968, agar Pertamin dan PERMINA digabung menjadi PN PERTAMINA.

LAPORAN PEMANTAUAN PENGELOLAAN ARSIP KE-4 ( Mei s.d. November 2014)

I.               PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang.

Berapa jumlah arsip yang dapat ditata, merupakan pertanyaan untuk mengukur kinerja di bidang kearsipan. Berapa jumlah boks yang bisa disusutkan adalah rangkaian pertanyaan selanjutnya, juga untuk mengukur kinerja kearsipan. Bertambahnya jumlah boks arsip harus diikuti dengan jumlah boks yang harus disusutkan. Hal tersebut merupakan siklus dari penataan arsip yang masih identik dengan fisik arsip.

Pada sudut pandang data, pertanyaan seperti berapa jumlah data yang dapat diinput, dan berapa jumlah file pdf yang dapat dialih mediakan?, pertanyaan tersebut juga dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja arsiparis.

2.    Maksud dan  Tujuan

Laporan pemantauan pengelolaan arsip Ditjen Migas disusun selain untuk memenuhi angka kredit arsiparis, selain itu juga menjadi dokumentasi pelaksanaan kegiatan kearsipan. Dalam membangun dokumentasi yang baik, arsiparis Ditjen Migas mengusahakan untuk membiasakan melaporkan pemantauan pengelolaan arsip pada tiap semester. Dokumentasi mengenai laporan kemudian akan diposting di blog pribadi arsiparis sehingga akan meninggalkan informasi kepada arsiparis yang akan datang pada tahun tahun mendatang.

3.    Waktu Pelaksanaan

Beberapa laporan yang telah disusun yakni laporan pertama dilakukan untuk memotret pelaksanaan pengelolaan arsip mulai tahun 2009 sampai dengan tahun 2013 semester  pertama. Laporan kedua yakni periode tahun 2013 semester kedua, dan laporan ketiga periode semester pertama tahun 2014. Laporan keempat ini adalah pemantauan untuk periode Mei sampai dengan November 2014/semester kedua

II.            ISI LAPORAN

Sampai bulan November 2014 kegiatan pengelolaan arsip Ditjen Migas terdiri dari kegiatan penataan arsip inaktif berjumlah 1.026 meter linear atau setara dengan 5130 boks.

1.    Penataan pertama dengan yaitu arsip yang diserahkan oleh unit pengolah yang telah dilaporkan sebagaimana laporan ketiga yakni dengan output 175 meter linear atau setara dengan 875 boks.  Arsip tersebut ditata di Gedung Ditjen Migas dan disimpan di Ruang sewa ANRI. Penataan ini juga untuk melakukan manuver berkas sehingga menemukan dokumen atau arsip copy dan dokumen telah habis masa retensinya untuk kemudian dikeluarkan dari ruang sewa ANRI.

Manfaat penataan ini adalah penyusutan kurang lebih 300 boks di ruang simpan sewa anri dan berkurangnya arsip di ruang arsip dan koridor ruang kerja unit kerja di lingkungan Ditjen Migas;

2.    Penataan kedua arsip Hukum Ditjen Migas yang disimpan di pusat arsip KESDM dengan alamat Jl Yaktapena Ciputat Tangerang.(memperbaharui daftar). Jumlah arsip yang diperbaharui daftar dan dimanuver adalah 183 meter linear atau setara dengan 915 boks arsip.

Manfaat penataan arsip Hukum Ditjen Migas adalah perawatan dengan penggantian boks sesuai standar (boks kardus) dan penyusutan yang semula berjumlah 2500 boks arsip;

3.    Penataan arsip ketiga yang dititipkan di gedung Lemigas Jl. Cipulir. Jumlah arsip yang dilakukan penataan adalah 193 meter linear atau setara dengan 965 boks. Pada penataan ini adalah memindahkan dari ruang besmen gedung secretariat badan Litbang ke gedung arsip lemigas lantai dua. Selain itu juga mendata ulang dikarenakan data yang lama tidak diketemukan.

Manfaat penataan ini adalah didapatkan daftar arsip dan pemindahan yang semula di besmen gedung secretariat balitbang ke gedung arsip lemigas lantai 2 sebanyak 965 boks. Arsip tersebut dapat ditingkatkan dengan penataan lanjutan yakni maneuver dan penyusunan usul musnah;

4.    Penataan dokumen Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) beserta lampirannya tahun 2012 s.d. tahun 2013 dengan jumlah arsip 225 meter linear atau setara dengan 1125 boks.

5.    Pemeliharaan dokumen Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) tahun 2006 s.d. tahun 2011 dengan jumlah arsip 250 meter linear atau setara dengan 1250 boks.

III.           PENUTUP

1.    Kesimpulan

Kesimpulan dari laporan ini adalah penataan arsip pada 1.006 meter linear arsip inaktif atau setara dengan 5795 boks. Lokasi simpan arsip inaktif adalah sebagaimana table di bawah ini

No	Ruang simpan	Jumlah arsip
1	Gedung Plaza Centris	400
2	Gedung O ANRI Jaksel	3400
3	Gedung Pusat Arsip KESDM Ciputat	1030
4	Gedung Arsip Lemigas	965

2.    Saran

Pemantauan pengelolaan arsip seyogyanya rutin dilaksanakan minimal 2 kali dalam satu tahun. Selain menjadi dokumentasi pelaksanaan kegiatan kearsipan, pemantauan ini juga menjadi gambaran keadaan riil perkembangan kearsipan.

Jakarta, 30 Oktober 2014

Pelapor,

Nurul Muhamad

Perjalanan Sejarah Kebijakan Migas

Sejak tahun 1962 dalam rangka mengimplementasi amanah konstitusi yang berbunyi penguasaan cabang produksi yg penting bagi hajat hidup orang banyak, Pemerintah melakukan usaha penguasaan kilang dan distribusi (yang sebelumnya dikuasai oleh SHELL dan STANVAC), melakukan usaha penyediaan BBM untuk dalam negeri, penyediaan minyak mentah untuk diolah yang disebut dengan sistem prorata (proporsional ) atau sekarang disebut dengan Domestic Market Obligation. 

Hal tersebut di atas merupakan secuil isi dari buku yang berjudul Mineral dan Energi Kekayaan Bangsa, sejarah pertambangan dan energi indonesia. Buku yang diterbitkan pada tahun 2009 dengan ketua tim penyusun Djoko Darmono didampingi konsultan kesejarahan R.Z Leirissa dan Saleh As'ad Djamhari.  Bab 10 membahas tentang minyak dan gas bumi sebagai penggerak roda pembangunan.  

Dalam buku tersebut dituliskan bahwa produksi migas meroket sampai dengan 615,1 juta barel atau 1.685,3 ribu bph pada tahun 1977. Usaha perminyakan dilaksanakan oleh PN Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara (PN PERTAMINA) sejak tahun 1970. Satu tahun setelahnya disyahkan Undang - Undang nomor 8 tahun 1971 untuk memperkuat status PN PERTAMINA . Ketika status kewenangan dilindungi Undang - Undang justru malah menjadikan PN PERTAMINA melakukan kegiatan yg melampaui tugas pokoknya.  

Hal tersebut ditandai adanya pembeayaan kegiatan penunjang perminyakan sehingga pada tahun 1975 pemerintah perlu menerbitkan Instruksi Presiden agar perusahaan kontraktor minyak dan gas menyetor langsung ke Bank Indonesia tanpa melalui PN PERTAMINA.  Selain itu juga Presiden memerintahkan agar organisasi PN PERTAMINA dapat dirampingkan dan kemudian pucuk pimpinan PN pertamina pun diganti oleh Presiden RI dari Ibnu Sutowo ke Piet Haryono (eks Dirjen Anggaran DEPKEU).

Setelah pengakuan kedaulatan Kemerdekaan Republik Indonesia tahun 1949, kontraktor minyak asing yakni SHELL dan STANVAC menguasai fasilitas kilang dan jaringan distribusi. Penguasaan oleh kontraktor minyak asing tersebut tidak serta merta mendukung penyediaan BBM untuk dalam negeri termasuk usaha pemurnian dan pengolahan yang menjadi kebijakan pemerintah RI. Terlebih lagi pada tahun 1958 sebagai tahun mulainya semangat melaksanakan amanah konstitusi yang menghendaki agar cabang - cabang produksi penting dan menguasai hajat hidup orang banyak dikuasai dan diselenggarakan oleh negara.  

Amanah konstitusi tersebut bertentangan dengan kepentingan kontraktor minyak asing . Krn kebebasan dalam menjalankan politik pemasarannya tidak sesuai. Oleh karena itu, pada tahun 1962 - 1966,  pemerintah Indonesia melakukan akuisisi seluruh kekayaan kontraktor asing SHELL dan STANVAC melalui PN PERTAMINA termasuk kilang dan fasilitas pemasaran.

Kilang sebagai aset vital bangsa indonesia antara lain kilang plaju, kilang wonokromo,  kilang pangkalan brandan sumatera utara, kilang cepu Jawa Tengah, kilang sungai gerong musi,  kilang sungai pakning Riau,  kilang putri tujuh dumai Riau, kilang cilacap Jawa Tengah, kilang balikpapan, kilang balongan Cirebon Jawa Barat, dan kilang mini kasim Papua Barat .

  

Keberadaan kilang kilang tersebut berpengaruh dengan kebijakan impor minyak untuk memenuhi kebutuhan BBM dalam negeri.  Sejak tahun 1971, impor BBM telah dilakukan karena peningkatan kegiatan ekonomi dan kemampuan kilang tidak mengalami penambahan kapasitas. 

Kebijakan sistem prorata mengharuskan bagi kontraktor asing mengolah sendiri bagian minyak mentah dari produksinya sesuai dengan perbandingan tertentu. Kebijakan prorata diberlakukan sejak 1962. Jika kontraktor minyak asing tidak dapat mengolah, maka wajib untuk membeli dari PN PERTAMINA.

Dari kebijakan inilah kemudian yang salah satu akan melahirkan kebijakan subsidi BBM dimana subsidi pemerintah dipergunakan untuk menutup beaya penyediaan BBM untuk dalam negeri yang lebih besar daripada penjualan. Kontrak karya migas dengan bentuk Kontrak Bagi Hasil,  kontraktor minyak wajib memenuhi sebagian kebutuhan bahan bakar dalam negeri untuk keperluan Domestik Market Obligation sebesar maksimum 25 persen dari bagiannya dengan harga 0.2 dolar amerika per barel. 

Pada perkembangannya, kebijakan Migas yang terkait dengan amanah konstitusi serta terkait dengan penerimaan negara serta permasalahan pajak. Beberapa kebijakan migas antara lain sistem prorata 1962, kebijakan new deal 1974 dan kebijakan new term 1976, serta paket - paket insentif.

Tahun 1974 atas dasar kenaikan harga minyak mentah pemerintah merevisi kebijakan prorata. Revisi tersebut dilaksanakan dengan negosiasi dengan kontraktor minyak yang menghasilkan formula New Deal. 

Kemudian atas dasar mempertimbangkan penerimaan negara dari sektor migas, pada tahun 1976 kembali merevisi formula New Deal. Hasilnya kontraktor minyak menerima formula new term. 

Reaksi kontraktor minyak asing alih alih memperlambat kegiatan eksplorasi. Untuk itu pemerintah menetapkan kebijakan dengan memberikan insentif eksplorasi yaitu pembayaran fee atas penyerahan DMO untuk produksi lima tahun pertama pada ladang baru dengan harga ekspor. 

Selain itu untuk untuk meningkatkan produksi minyak, pemerintah mengeluarkan kebijakan paket insentif lain seperti penundaan pengembalian biaya, paket insentif pertama (1988), paket insentif kedua (1989), paket insentif ketiga ( 1992), dan paket insentif tahun 1994.

Arsip Film

Perspektif film sangat beragam. Film sebagai informasi dapat juga sebagai karya kreatif  dan film sebagai arsip. Film sebagai arsip mempunyai keunikan yakni walau tidak mengerti bahasa, namun masih bisa mendapatkan informasi nya.

 

Banyak film yang kita tonton,di televisi atau bioskop tidak semua menjadi arsip Negara. Hanya film yang dibuat dengan mempergunakan anggaran Negara yang dikategorikan sebagai arsip Negara.

Pengolahan arsip film antara lain identifikasi arsip, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber data dan referensi, rekonstruksi arsip, deskrepsi arsip, manuver, penyusunan skema definitif, manuver fisik arsip, pemberian label, penyusunan inventaris, penilaian dan uji petik.

  Perbedaan mengolah arsip film dengan arsip kertas adalah dengan menonton berkali kali untuk melengkapi elemen deskrepsi arsip film. Elemen deskrepsi adalah nomot arsip, judul, durasi, tahun produksi,narator,  juru kamera, produser, format, sinopsis, nama tokoh, nama tempat, uraian informasi. Deskrepsi arsip film lebih detil disbanding arsip kertas.

Hal hal diatas merupakan beberapa isi Diskusi arsip Film “ Informasi yang terlihat, informasi yang terdengar. Acara diskusi tersebut diselenggarakan pada hari Jumat, tanggal 19 Desember 2014, bertempat di auditorium gedung C lantai 2 Arsip Nasional Jl. Ampera Raya No.7 Cilandak Jakarta Selatan.  Acara yang merupakan hasil kerjasama ANRI dengan Ikatan Arsiparis ANRI menghadirkan peserta para arsiparis baik dari ANRI maupun kementerian/instansi pusat.

Sebelum acara diskusi, para arsiparis disuguhi pemutaran film dengan tema yang berbeda. Film pertama merupakan documenter pembuatan siaran berita yang kemudian menjadi cikal bakal siaran berita TVRI ‘dunia dalam berita’. Film kedua yakni liputan pidato Soekarno ‘kembali menginjak bumi Jakarta setelah 4 tahun berpisah’. Soekarno-Hatta kembali dari Jogjakarta.

Pada sela pemutaran film, pengumuman dari panitia memberikan peringatan untuk tidak memfoto atau merekam film. Para peserta dipersilahkan untuk ke unit layanan, jika memerlukan copy atau fotonya.

Pencarian Arsip

Bagi pengelola kearsipan, rasa puas jika dapat mencarikan arsip . Terlebih lagi jika arsip tersebut sangat ditunggu sebagai dasar melanjutkan pekerjaan atau sebagai dasar untuk acuan keputusan organisasi. Arsip tidak akan dicari jika tidak dibutuhkan. Banyak hal yang menjadikan arsip dicari, antara lain adalah ketika arsip memiliki status dinamis aktif. Isi informasi arsip terkait dengan kegiatan nasional atau proyek nasional. Keputusan top management mengenai status aset, notulen rapat sebagai dasar penentuan kebijakan, terkait dengan kegiatan audit eksternal serta proses hukum oleh aparat penegak hukum.

Sampai saat ini belum diketemukan pada diskusi para pengelola kearsipan, tolok ukur yang pasti sebagai jaminan arsip akan dicari pada kemudian hari. misalnya saja siapa sangka setelah 7 tahun yang lalu,  daftar hadir rapat akan dicari. begitu juga notulen rapat. 

Para sekretaris sebagai petugas penyimpan arsip level satu (petugas yang dekat dengan pemangku jabatan), berfokus pada naskah dinas yang ditandatangani pejabat bersangkutan. Kondisi dengan tugas sekretariat yang memiliki banyak surat, notulen rapat yang sebetulnya menjadi lampiran dari naskah dinas menjadi lupa untuk diarsipkan. pada gilirannya penyimpanan level selanjutnya (petugas kearsipan), arsip notulen rapat yang menjadi lampiran surat dinas menjadi tidak dapat diketemukan.

Kearsipan memang bukan sekedar sebagai satuan kerja penerima donor, keberadaan bukan sekedar tergantung pada unit pendonor atau level penyimpanan arsip yang masih dekat dengan pejabat pelaksana kegiatan. Kemudian para arsiparis menyebut beberapa metode untuk melihat tolok ukur jaminan arsip akan diketemukan dikemudian hari. 

Salah satu tolok ukur tersebut adalah analisa organisasi. Kegiatan analisa dilakukan melalui organisasi kearsipan terbagi menjadi unit pencipta (UP) dan unit kearsipan (UK). Unit pencipta merupakan lini organisasi yang tercermin pada struktur organisasi. Pada organisasi negara perpektifnya lebih luas baik yang bersifat adhoc maupun organisasi tetap bahkan sampai dengan badan/komisi sebagai pelaksana amanah Undang Undang RI.

Namun demikian, lagi lagi permasalahannya adalah pada titik koneksi dengan Unit kearsipan. Ketika unit kearsipan tidak terkoneksi dari sisi kepercayaan untuk menyimpan arsip, Keberhasilan pencarian arsip menjadi sangat rendah. Dalam bahasa lebih sederhana adalah apakah kemudian unit pencipta menyerahkan arsipnya secara berkesinambungan.

penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan (semester kedua Tahun 2014)

PENDAHULUAN

1.    LATAR BELAKANG

Kegiatan menyeleksi arsip inaktif yang akan disusutkan sama halnya dengan tahapan dalam penyusutan yakni memilah arsip dari non arsip. Termasuk non arsip adalah duplikasi yang berlebihan : amplop, map, blanko formulir dan ikutan lain yang tidak mengandung informasi pelengkap arsip, Menata arsip sesuai dengan sistem yang digunakan atau berdasarkan fungsi organisasinya, Mendaftar arsip/berkas dan mengelompokan sesuai dengan unit informasinya, Menilai arsip berdasarkan nilai guna primer dan sekunder dan mengelompokan arsip ke dalam 3 kategori, yaitu: arsip yang akan disimpan, arsip yang dimusnahkan, dan arsip yang diserahkan ke dalam daftar arsip.

Penyusutan dengan kegiatan pemindahan antara lain terdiri dari pemindahan arsip dari unit kerja di lingkungan bagian umum dan kepegawaian, pemindahan dari gedung plaza centris migas ke gedung ruang sewa ANRI, dan pemindahan dari ruang sewa ANRI ke pusat arsip KESDM.

2.    MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan penyeleksian arsip yang akan disusutkan antara lain adalah untuk efisiensi dan efektivitas kerja, penggunaan ruangan serta penyelamatan informasi arsip. Yang kedua adalah agar pencipta arsip /lembaga kearsipan dan pejabat yang bertanggung jawab dapat melakukan penyusutan arsip sesuai dengan kaedah-kaedah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3.    WAKTU PELAKSANAAN

Kegiatan penyeleksian arsip yang akan disusutkan dilaksanakan pada bulan Mei 2014 sampai dengan Oktober 2014

ISI

LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

Sebagaimana yang telah disebutkan di dalam latar belakang bahwa tahapan penyeleksian arsip yang akan disusutkan, berikut yang dapat kami laporkan;

1.    Pemilahan arsip unit Penerimaan Negara Migas yang dilaksanakan pada tanggal 28 Mei 2014, 3 Juni 2014 dan 26 - 27 Oktober;

2.    Pemilahan arsip unit Pengembangan Investasi Migas pada tanggal 30 Juni dan 1 Juli 2014;

3.    Pemilahan arsip surat Direktur Pembinaan Usaha hilir Migas pada tanggal 4 Agustus 2014;

4.    Pemilahan arsip unit pemanfaatan gas bumi (sekarang bernama wilayah kerja non konvensional) pada tanggal 27 - 28 Agustus 2014;

5.    Pada tanggal 14 Juli , 26 Agustus, mengolah data excel berisi daftar berkas arsip hukum Ditjen Migas yang tersimpan di Gedung Pusat Arsip KESDM;

6.    Tanggal 5 Agustus, 16 September  dan 13 Oktober 2014, memindahkan arsip sebanyak 450 boks (3 kali @150/1 mobil boks X 3 kali) dari Gedung Plaza centrsi ke Ruang Sewa di Gedung ANRI Jakarta Selatan;

7.    Tanggal 16 September dan 20 Oktober 2014 dan Konsep surat bertanda tangan Sesditjen Migas kepada Kepala Biro Umum KESDM tentang permohonan pemindahan arsip ke Gedung Pusat Arsip KESDM (terlampir);

8.    Tanggal 29 Oktober 2014 membuat konsep laporan kearsipan mengenai penyimpanan arsip di ANRI kepada Bapak Sesditjen Migas (terlampir).

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi kepala Subag Tata Usaha dan Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada Sasaran Kinerja Pegawai.

Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (3)

1.    PENDAHULUAN

Pada bulan Februari 2014, laporan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan (2) menggambarkan secara umum mengenai aplikasi penyimpanan arsip pernah yang pernah dituangkan dalam laporan pemantauan pengelolaan arsip Ditjen Migas pada bulan Oktober 2013.

Isi laporan kedua tersebut berisi mengenai catatan yang perlu di ditindaklanjuti mengenai kekurangan aplikasi atau sistem informasi kearsipan yang telah dibangun oleh Ditjen Migas. Walaupun belum ada tindak lanjut dari catatan kekurangan tersebut, namun aplikasi penyimpanan arsip tersebut telah menunjukkan manfaat.

Untuk itulah pada laporan ketiga dalam melakukan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan, penulis akan menggambarkan manfaat dari aplikasi tersebut.

2.    PEMBAHASAN

2.1.        Khasanah arsip yang tersimpan di Aplikasi Penyimpanan Arsip

2.1.1 Data Arsip

Jumlah data yang tersimpan sampai dengan tanggal 24 Oktober 2014 sebanyak 42.632 dengan rincian data sesuai dengan unit pengolah sebagai berikut:

No.	Unit	Jumlah Data
1	Subdit Penyiapan Program	246 arsip
2	Subdit Penerimaan Negara	709 arsip
3	Subdit Investasi	685 arsip
4	Subdit Potensi Dalam Negeri	3.419 arsip
5	Subdit Kerjasama	433 arsip
6	Subdit Wilayah Kerja	11 arsip
7	Subdit Eksplorasi	1.443 arsip
8	Subdit Pemanfaatan Gas Bumi	378 arsip
9	Subdit Pengolahan	23 arsip
10	Subdit Harga Dan Subsidi	128 arsip
11	Subdit Niaga	432 arsip
12	Subdit Penyimpanan	226 arsip
13	Subdit Standarisasi	1.269 arsip
14	Subdit Keselamatan Hulu	947 arsip
15	Subdit Keselamatan Hilir	514 arsip
16	Subdit Lindung Lingkungan	1.342 arsip
17	Subdit Usaha Penunjang	31 arsip
18	Dirjen	10.763 arsip
19	Direktorat Program	80 arsip
20	Direktorat Usaha Hulu	1.591 arsip
21	Direktorat Usaha Hilir	2.916 arsip
22	Direktorat Teknik dan Lingkung	299 arsip
23	Sekretariat Ditjen	997 arsip
24	Bagian Rencana & Laporan	589 arsip
25	Bagian Keuangan	5.200 arsip
26	Bagian Hukum	3.929 arsip
27	Bagian Umum	3.169 arsip

Table di atas menunjukkan kuantitas dokumentasi data arsip. Walaupun arsip sudah masuk dalam kriteria dimusnahkan bahkan fisik arsip sudah dimusnahkan, tetapi aplikasi penyimpanan tetap akan menyimpan dokumentasi data arsip.

2.1.2 File pdf hasil alih media

Dalam konsep peraturan perundangan kearsipan tahun 2009, alihmedia merupakan salah satu cara untuk memelihara arsip. Akses arsip melalui file pdf, mewakili melihat fisik arsipnya sehingga terlindungi fisik arsip dari akses tangan manusia.File pdf pun memudahkan dalam jalan akses.

Jumlah file pdf yang sudah terupload di aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas sejumlah 10.058 file. Jumlah tersebut status sampai dengan tanggal 27 oktober 2014. Penambahan file pdf dilaksanakan setiap hari seiring dengan arsip konvensional/kertas yang dilakukan pemindaian.

Khasanah file pdf di dalam aplikasi penyimpanan arsip antara lain file SP2D diatas ratusan juta beserta lampirannya, nota dinas bertanda tangan dirjen dan nota dinas bertanda tangan direktur.

Penentuan arsip kertas yang dialih mediakan ke dalam file digital berformat pdf adalah hasil analisai dari arsiparis ahli.

2.2.        Fasilitas pencarian

Dengan mempergunakan jalan yang disediakan aplikasi, dan mengetikan kata kunci baik kalimat utuh, atau sepenggal kalimat atau satu kata, maka aplikasi penyimpanan arsip akan menunjukkan lokasi arsip. Selain itu juga menunjukkan file pdf untuk dapat dilihat dan diunduh.

3.    PENUTUP

3.1.        Kesimpulan

Manfaat teknologi informasi dalam bidang kearsipan menjadi sarana untuk kecepatan pelayanan kearsipan. Semakin banyak khasanah arsip yang tersimpan dalam aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas maka akan memberikan dalam pelayanan bidang kearsipan. Selain manfaat kecepatan akses, manfaat aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas dapat menyimpan ribuan sampai dengan jutaan data. Sampai bulan Oktober 2014, memori yang terbaca untuk aplikasi ini adalah 9 Giga byte.

3.2.        Saran

Untuk melestarikan penyimpanan aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas, perlu kiranya untuk melakukan perawatan secara rutin minimal dalam satu tahun sekali. Sistem informasi perlu dilakukan pemeliharaan karena beberapa antara lain; system memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, system mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar, system terinfeksi malware aktif, system berkas corrupt dan perangkat keras melemah.