Tujuan dari
pemberkasan adalah mempermudah dalam penelusuran dan pencarian. Kegiatan
pemberkasan merupakan penyusunan secara sistematis berdasar ketentuan tertentu.
Sistematika merupakan pengetahuan mengenai penggolongan / klasifikasi. Perbedaan pemberkasan akan terjadi dikarenakan
sistematika yang diterapkan. Sistematika akan berbeda karena perbedaan
ketentuan yang dipergunakan sebagai dasar . Bedah kasus berikut ini akan
menunjukkan sistematika berdasar ketentuan berurut.
Sistem Pemberkasanberurut dan tidak berurut. Metode berurut merupakan penyusunan arsip secara
sistematis berdasarkan ketentuan urutan. Ketentuan urutan nilai kecil ke nilai
besar bisa juga sebaliknya. Ketentuan urutan dari kanan ke kiri atau
sebaliknya. Ketentuan urutan dari atas ke bawah atau sebaliknya. Ketentuan
urutan berdasarkan warna. Ketentuan urutan terhadap format arsip yakni nomor,
alphabetic / abjad, jam, hari, tanggal, bulan, tahun, prosentase, fraction
(per), scientific. Penyimpanan arsip dilaksanakan berdasarkan hasil penyusunan
secara sistematis berdasar ketentuan urutan.
Penyimpanan untuk arsip
berelemen data arsip berformat tersebut di atas dilakukan dengan metode pemberkasan
berurut. Misalnya surat dinas disimpan berdasarkan nomor surat. Surat disusun
berdasarkan bulan ditandatangani surat.
Baik surat administrasi keuangan, komunikasi kedinasan, administrasi hukum,
penomoran asset, dan kode – kode dalam bentuk nomor dan huruf,dan lain
sebagainya (mengandung format format tersebut di atas).
Ketentuan berurut
sebagai dasar sistematika penyusunan arsip pada sistem – sistem pemberkasan
lainnya seperti filling kronologis, sistem filling geografis, sistem filling
abjad, filling subyek. Ketika arsip mempunyai ragam format dan bukan hanya
format tersebut (nomor, alphabetic / abjad, jam, hari, tanggal, bulan, tahun,
prosentase, fraction (per), scientific) maka dilakukan pengkodean dan
pengindekan sehingga dapat dilakukan pengurutan.
Ketentuan
berurut berlaku di semua bidang
administrasi. Tata urutan dari atas ke bawah banyak diberlakukan di bidang
administrasi. Di bidang hukum disebut tata urutan perundangan yakni UUD 1945,
UU RI, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, instruksi presiden, Peraturan
Menteri, Keputusan Menteri, Peraturan Gubernur, Keputusan Gubernur, Keputusan
Pejabat Eselon I.
Di bidang
administrasi Negara organisasi yang berjenjang bahwa pemerintah yang dipimpin
presiden membawahi Kementerian
Koordinator, kementerian, kementerian Negara, badan badan dan lembaga non
kementerian, Satuan kerja, kantor wilayah (kanwil).
Di administrasi
kepegawaian dan aparatur negara, urutan jabatan dari yang tingi yakni politis
(presiden, wakil presiden, menteri, wakil menteri, gubernur, bupati walikota), dirjen.
Kepala badan, sekretaris daerah, pejabat eselon I, pejabat eselon II, pejabat eselon
III, dan pejabat eselon IV.
Urutan pada sistem
filling abjad yakni A ke Z atau Z ke A. Arsip personile file pegawai dapat
diurutkan berdasarkan nama pegawai (ketentuan abjad depan nama pegawai
termaksud)
Pada system filling
geografis dapat diurutkan berdasarkan urutan territorial/wilayah tata urutan
terdiri dari kawasan regional asia, asean, Negara, Provinsi, Kabupaten/kota
Madya, Kecamatan, Kelurahan, Rukun warga/RW, Rukun Tetangga/RT.
Jenjang jabatan di
birokrasi dan korporasi, Direktorat Jenderal, Direktorat, Sub Direktorat ,
Seksi. Kepala badan, Kepala Pusat, Kepala Bidang dan Kepala Sub Bidang.
Urutan pada system
filling subyek yakni urutan manajemen yang dimulai dari perencanaan,
pelaksanaan, dan evaluasi. Manajemen kepegawaian dimulai dari analisa kebutuhan
pegawai, penerimaan pegawai, pengangkatan pegawai, mutasi, pembinaan,
kesejahteraan, pemberhentian. Manajemen keuangan Negara diurutkan mulai dari pendapatan
dan pengeluaran/pelaksanaa anggaran.
Urutan Sistematika
penulisan karya ilmiah pendahuluan, pembahasan, penutup. Sistematika yang
ditemukan para pakar pakar dan ahli. Sistematika juga disebut dengan kata
perkembangan fase atau bisa disebut dengan siklus. Misalnya siklus kearsipan
secara berurut yakni penciptaan, penggunaan dan penyusutan. Misalnya juga
siklus kebijakan secara berurut yakni agenda setting, formulasi kebijakan,
implementasi kebijakan, evaluasi kebijakan, perubahan kebijakan.