Deskrepsi Arsip adalah penulisan keterangan yang terkandung dalam arsip yang terdiri dari penulisan format, penulisan konten, dan penulisan konteksnya. Deskrepsi arsip minimal terdiri dari uraian, media simpan, kurun waktu arsip, jumlah berkas, dan tingkat perkembangan.
penuangan kata menjadi kalimat yang terdapat dalam uraian harus memperhatikan beberapa hal berikut ini
1. format arsip atau jenis arsip seperti; surat, laporan, faksimili, kwitansi,dll.
2. konten yakni isi informasi yang terkandung di dalam arsip atau dokumen. dapat dilihat dari perihal jika berformat surat. jika perihal tidak memberikan informasi yang jelas maka dibaca isi dan diringkas. penuangan konten arsip dapat mempergunakan rumus 4W dan 1H(What,Why,Who,When, dan How)
3. konteks yakni kegiatan yang menghasilkan dokumen tersebut. dilihat pula fungsi organisasi yang menjalankan kegiatan tersebut.
Kamis, 11 September 2008
Kamis, 07 Agustus 2008
Pengolahan data Deskrepsi Arsip Inaktif (1)
langkah - langkah pengolahan Data yakni
1. Pastikan kolom dan row tidak ada yang kosong antara ain kolom uraian, kolom tahun arsip, kolom kode pendeskrepsi, jumlah arsip
2. insert kolom baru untuk mengambill kata tangkap arsip.
3. kata tangkap arsip disesuaikan dengan 3 tips yakni sesuai dengan seri kegiatan, sesuai dengan kesamaan jenis, dan sesuai dengan permasalahan / topiknya.
4. blok semua data dan sort/urutkan sesuai dengan kriteria yakni assending atau descending.
5. berikan kode klasifikasi sesuai klasifikasi arsip.
6. blok semua data dan kembali urutkan/sort data sesuai dengan kriteria yakni sort by kode klasifikasi, sort by tahun dan sort by kata tangkap.
7. kriteria sort bisa disesuaikan dengan kebutuhan yakni kebutuhan penemuan kembali, kebutuhan penilian arsip, dn kebutuhan penyimpanan arsip inktif
1. Pastikan kolom dan row tidak ada yang kosong antara ain kolom uraian, kolom tahun arsip, kolom kode pendeskrepsi, jumlah arsip
2. insert kolom baru untuk mengambill kata tangkap arsip.
3. kata tangkap arsip disesuaikan dengan 3 tips yakni sesuai dengan seri kegiatan, sesuai dengan kesamaan jenis, dan sesuai dengan permasalahan / topiknya.
4. blok semua data dan sort/urutkan sesuai dengan kriteria yakni assending atau descending.
5. berikan kode klasifikasi sesuai klasifikasi arsip.
6. blok semua data dan kembali urutkan/sort data sesuai dengan kriteria yakni sort by kode klasifikasi, sort by tahun dan sort by kata tangkap.
7. kriteria sort bisa disesuaikan dengan kebutuhan yakni kebutuhan penemuan kembali, kebutuhan penilian arsip, dn kebutuhan penyimpanan arsip inktif
Minggu, 27 Juli 2008
Langkah Penataan Arsip
Langkah Penataan Arsip
- Pembuatan Ikhtisar arsip ( Kurun waktu, Jenis, Stuktur, Conten, dan Konteks/kegiatan)
- Pelajari Klasifikasi Arsip
- Pendataan per Arsip (Item, Berkas(Rubrik, Dosir, Seri)
- Pengurutan & Pengelompokkan (Manuver data & Fisik)
- Pencantuman Nomor definitif Folder, Nomor Definitif Boks, Nomor Definitif Almari, dan Nomor Definitf Ruangan.
Langganan:
Postingan (Atom)