TERTUTUPNYA ARSIP ZAMAN KETERBUKAAN

Klasifikasi keamanan dan penentuan hak akses arsip Dinamis

Pada dasarnya arsip bersifat tertutup. Perkembangan Tata kelola Pemerintahan dari akibat perkembangan  politik serta perkembangan konstitusi di Indonesia mempengaruhi sifat dasar arsip dinamis yang tertutup tersebut.

Pengkategorian dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan jika Arsip diakses (Klasifikasi Keamanan). Jika arsip disalahgunakan, dampak apakah yang akan timbul???, untuk itu diperlukan ketetapan pimpinan organisasi publik yang menyatakan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan jika arsip disalahgunakan yang disertai dengan alasan.

Sifat Informasi yang berasal dari Organisasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Hal tersebut dikarenakan informasi merupakan kebutuhan pokok dan hak asasi manusia yang mencirikan negara demokratis.Setiap warganegara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses arsip dinamis di organisasi publik wajib untuk dilayani.

Namun demikian, Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dinamis dengan alasan tertentu. Dasar hukum yang perlu difahami dari petugas dan organisasi publik untuk tetap melaksanakan "tertutupnya arsip di zaman keterbukaan". antara lain 

1. UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 44 ayat 1, 
2. UU No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan informasi publik pasal 17, 
3. UU No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik pasal 27, 29, 30, 31, 32, 35, 36 dan 37.
4. UU No.8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen pasal 3 ayat 4
5. UU No. 36 tentang Kesehatan pasal 7, 8, 168, 169 dan pasal 189
6. UU No, 36 tentang Komunikasi pasal 18, 20, 40, 41, 42 dan 43
7. UU No. 30 tahun 2000 tentang Rahasia Dagang pasal 2 dan 3

Petugas arsip/organisasi publik harus juga memahami analisa fungsi unit kerja antara lain fungsi organisasi, Uraian Jabatan,  analisa resiko, penentuan sangat rahasia, rahasia dan terbatas, penggolongan pengguna (internal dan eksternal), penyampaian dan penyimpanan.

Oleh karena itu, penyusunan ketetapan organisasi mengenai klasifikasi keamanan dan akses informasi haruslah terdiri dari para pejabat fungsional seperti analis kepegawaian yang mempunyai keahlian dalam analisa jabatan dan analisa organisasi, Perancang Perundang undangan yang mempunyai keahlian pemahaman Perundang undangan, auditor yang mempunyai keahlian analisa resiko, pranata kehumasan yang mempunyai keahlian dalam penyampaian dan arsiparis yang mempunyai keahlian penyimpanan arsip serta penentuan klasifikasi

SANKSI KEARSIPAN (Administratif dan Pidana)

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi administratif antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

1. ANRI tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 19 ayat 2)
2. Arsip Daerah atau Propinsi bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 22 ayat 4)
3. Kepala Arsip Daerah Kab/Kota bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 24 ayat 4);
4. Rektor bila tidak mengelola arsip statis perguruan tinggi dengan baik;
5. Pimpinan Kementerian/Lembaga, Gubernur, Bupati, Walikota, Dirut BUMN/BUMD bila tidak memiliki JRA;
6. Pimpinan Lembaga Kearsipan bila tidak membuat Daftar Pencarian Arsip dan mengumumkannya ke Publik.
7. Pimpinan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi serta BUMN/BUMD tidak melaksanakan program arsip vital
8. Pimpinan Lembaga Kearsipan yang tidak menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip statis
9. Lembaga pencipta arsip tidak membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
10. Lembaga pencipta arsip tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak
11. Pejabat yang bertanggungjawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis tidak memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi Pidana antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Apakah Kebijakan Kearsipan menjadi solusi bagi permasalahan Kearsipan

Perubahan era orde lama ke orde baru kemudian ke era reformasi sampai dengan era transisi/ Indonesia bersatu jilid I dan II, sudah selayaknya menuju ke arah yang lebih baik. Tidak luputnya perbaikan tersebut adalah pola pikir dalam merumuskan dan mensyahkan kebijakan. salah satu kebijakan tersebut adalah bentuk Peraturan Pemerintah.

 

Sudah seharusnya Pemerintah mengikuti perkembangan paradigma administrasi dalam menelorkan kebijakan. Kebijakan pemerintah seharusnya memberikan solusi bagi permasalahan sehari hari. kebijakan bidang kearsipan seyogyanya memberikan kontribusi dalam mengatasi permasalahan kearsipan.

Permasalahan penyimpanan seperti mahalnya sewa penyimpanan, tidak tersedianya dan atau tidak mencukupinya ruang arsip pada pencipta arsip, sarana dan prasarana ruang penyimpanan yang belom ada, sepertinya tidak diberikan solusi oleh Pemerintah. hal tersebut dapat terlihat dari kebijakan yang pada tahun 2012 mengenai kearsipan telah disyahkan dalam Peraturan Pemerintah. PP nomor 28 Tahun 2012 masih belom menjadi kebijakan yang memberikan solusi bagi permasalahan kearsipan di Indonesia. 

analisa tersebut dapat terlihat dari pertanyaan berikut ini

1. apakah tujuan dilakukan alih media arsip, kalo arsip yang dialihmediakan tetap disimpan. fakta kebutuhan ruang simpan arsip yang sangat tinggi mengakibatkan permasalahan dalam penyimpanan.  namun arsip yang dialihmediakan tetep harus disimpan.
2. rumusan yang beredar di benak pengelola arsip bahwa untuk mengatasi penyimpanan arsip adalah dengan mengalihmediakan arsip, harus terpatahkan dikarekanan ada pasal dalam kebijakan pemerintah tersebut untuk tetap menyimpan arsip yang dialihmediakan demi kepentingan hukum.
3. Mengapa Prosedur Pemusnahan Arsip harus ada Tim Penilai dan tidak diserahkan kepada Pejabat Fungsional Kearsipan/Arsiparis. seharusnya bisa saja pejabat fungsional di bidang kearsipan diberikan kewenangan untuk memusnahkan asal saja berdasarkan JRA yang disyahkan oleh Pimpinan pencipta Arsip. kebijakan pada tahun 1979 mengenai penyusutan arsip masih belom mengalami kemajuan atau bahkan semakin mempersulit dalam pemusnahan.
4. kenapa kebijakan masih bersifat prosedural dan tidak bersifat memberikan kejelasan dari tujuan atau bersifat berbelit belit. seperti halnya dalam "alihmedia" Sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 tentang Kearsipan adalah sebuah keharusan dalam setiap pimpinan pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media arsip. Siapakah Pencipta Arsip itu???? Pencipta Arsip diartikan sebagai organisasi (pihak) yang mempunyai sumber daya (kemandirian) dan wewenang (otoritas) dalam pelaksanaan berjalannya administrasi/manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam penetapan kebijakan oleh pencipta arsip harus mengikuti kebijakan Unit Kearsipan. Siapakan Unit Kearsipan itu???dan seterusnya sehingga terkesan memancing kebijakan kebijakan yang berlapis lapis sehingga sangat terkesan berbelit belit.

UNIT KEARSIPAN MENURUT PERATURAN PEMERINTAH TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

Organisasi kearsipan terdiri atas Unit Pencipta/unit pengolah dan Unit Kearsipan
menurut PP nomor 28 tahun 2012 bahwa, Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi:

1. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
2. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
3. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan
5. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

menurut PP nomor 28 tahun 2012 bahwa,Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki tugas:

1. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
2. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN;
3. melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
5. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Pada instansi pusat atau sekarang disebut dengan lembaga negara, unit kearsipan I berada di sekretariat lembaga negara. Unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan rentang kendali organisasi pada lembaga negara masing-masing. Susunan organisasi, fungsi, dan tugas unit kearsipan pada lembaga negara termaksud ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat persetujuan tertulis dari menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendayagunaan aparatur negara.

Unit Kearsipan Di Kementerian ESDM
Unit Pusat Arsip (UPA) adalah unit penyimpanan dan pengelolaan akhir seluruh arsip inaktif Departemen energi dan Sumber Daya Mineral. Organisasai di Kementerian ESDM belum ada,  untuk sementara tugas penyelenggaraan kegiatan UPA dirangkap oleh Bagian Tata Usaha Sekretariat Jenderal KESDM.

Unit Kearsipan I di Direktorat Jenderal Migas adalah Bagian Umum Cq. Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat Direktorat Jenderal (Kep. Dirjen Migas No.08.K/06/DJM/1999 yang mendasarkan pada Diktum kedua Kep. Menteri Pertambangan dan energi No. 99K/06/MPE/1998 tanggal 23 Januari 1998 tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan)

level Unit kearsipan dimulai dari urutan paling bawah yakni