Pengendalian Proses Produksi di dalam kearsipan

Kegiatan produksi di kearsipan adalah bagaimana merekontruksi arsip sehingga mencerminkan kegiatan yang sesuai dengan pelaksanaan tugas pokok fungsi organisasi. Produksi kearsipan adalah mencipta data arsip dan mencipta penataan sekaligus melaksanakan penyimpanan sehingga arsip mudah untuk diketemukan. Jika terdapat arsip atau rekaman kegiatan yang tidak masuk dalam tugas pokok fungsi organisasi harus diidentifikasi menjadi proses produksi yang lain. Metode pembedaan antara fungsi fasilitatif dan fungsi subtantif menjadi dasar proses produksi kearsipan. Selama ini kegiatan yang bersifat koordinatif menjadi penting untuk dibedakan dalam proses produksi kearsipan tersendiri.

Ciri dari kegiatan tugas pokok dan fungsi adalah keberulangan sebagai transaksi rutin. Proses produksi kearsipan pada kegiatan yang bersifat rutin akan menghasilkan data yang berulang namun berbeda waktu serta para pelaku atau obyek serta nilai. Data arsip bersifat rutin menggambarkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi.

Perencanaan dan pelaksanaan kegiatan kearsipan dikendalikan pada kondisi yang mencakup: adanya informasi karakteristik arsip atau rekaman kegiatan, adanya instruksi kerja yang sesuai dan yang diperlukan, penggunaan peralatan yang sesuai, adanya alat ukur dan monitor, dan penerapan pengukuran dan pengawasan.

Karakteristik arsip pada setiap jenis arsip akan berbeda. Hal tersebut terkait dengan kontek kegiatan atau kontek dalam setiap transaksi. Karakteristik arsip juga terkait dengan isi atau content serta pengklasifisian sifat keamanan apakah rahasia, terbatas. Bentuk atau format arsip pun sangat mempengaruhi karakteristik arsip. bentuk draft cetakan akan berbeda atau yang dicetak kemudian disyahkan oleh pencipta atau creating agency.

Instruksi kerja dalam proses produksi atau penataan arsip bersifat standar yakni arsip dilakukan pemilahan, deskrepsi, entri komputer , diikat atau dimasukkan dalam folder dan pemasukan kedalam boks arsip serta peletakan di rak atau almari arsip. Kesesuaian intruksi kerja pada pemilahan akan disesuaikan dengan struktur organisasi. Jika terdapat perubahan organisasi, maka akan dipilah sesuai dengan kurun waktu perubahan kelompok waktu sebelum dan sesudah struktur organisasi mengalami perubahan.

Instruksi bentuk dan format juga disesuaikan dengan bentuk arsip. bentuk arsip berupa persuratan akan dikelompokkan sesuai dengan pengaturan asli (original order). Semasa arsip, surat biasanya di file menurut kronologis dan dikelompokkan pada unit kerja pelaksana kegiatan pada isi surat tersebut.

Instruksi deskrepsi arsip dilaksanakan seusai dilaksanakan analisa dan pemahaman transaksi dalam kegiatan. Hasil analisa tersebut dituangkan dalam lembar deskrepsi yang menggambarkan unit unit informasi yang akan dikelompokkan. Misalnya adalah deskrepsi arsip keuangan berbeda dengan deskrepsi arsip pemberdayaan potensi di dalam negeri.

Pemantauan proses produksi kearsipan dilaksanakan untuk setiap tindakan dan kemajuan baik mulai tahap pemiliahan, deskrepsi sampai dengan pemasukan di dalam boks arsip. Pemantauan atau monitoring untuk melihat keseragaman dalam tindakan dalam instruksi kerja. Alat monitoring berupa briefing untuk menyamakan presepsi karekateristik maupun rencana produksi lainnya. Selain itu koreksi pada setiap minggu untuk deskrepsi yang dilaksanakan pelaksana deskresi oleh koordinatir lapangan.

Alat lain untuk penerapan pengawasan adalah skema penataan dan penyimpanan. Skema penataan disusun berdasarkan inventarisasi arsip secara umum. Terdapat formulir inventarisasi dan skema penataan sebagai pegangan koordinator penataan arsip. hal ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran proses pengolahan data.

Pengawasan untuk entri data adalah keseragaman dalam pengetikan. Jika mempergunakan alat bantu seperti MS. Excel maka format diseragamkan sehingga tetap terkontrol. Contohnya penulisan nomor, selain format harus pula diperhatikan banyaknya digit yang dipergunakan dalam penomoran. Penomoran dengan kesamaan digit akan mempermudah dalam pengurutan data.

Sarana atau peralatan seperti folder akan tidak berguna jika arsip mempunyai ketebalan yang melebihhi kapasitas folder. Peralatan folder digantikan dengan kertas kissing. Atau arsip diikat dengan tali raffia. Ikatan yang tegas dan kuat akan memberikan batas antar arsip.

Penggunaan kertas kissing digeser dengan penggunaan folder atau bisa sebaliknya. Ukuran boks 10 cm atau ukuran boks 20 cm disesuaikan dengan ukuran rak atau lemari arsip. Standarisasi peralatan yang telah ditetapkan oleh Arsip Nasional RI juga menjadi dasar kondisi ini. Hal demikian yang kemudian disebut dengan penggunaan peralatan yang sesuai.