Penggunaan Produk kearsipan

Salah satu Produk kearsipan kearsipan adalah jasa penataan dan penyimpanan arsip. Unit kearsipan harus memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan para pelanggan. Jika dianalogikan bahwa pengguna produk adalah unit pengolah unit kerja eselon III di Ditjen Migas, maka persyaratan seperti jenis dan jangkauan produk dapat diterima oleh kedua belah pihak. Kedua belah pihak yang dimaksud adalah unit kearsipan (sebagai pemilik produk kearsipan) maupun unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas (sebagai Pelanggan). Untuk itulah dapat kiranya kembali memahami peninjauan persyaratan produk

Klausul peninjauan persyaratan produk dilakukan sebelum unit kearsipan sepakat untuk memasok produk ke pelanggan dengan memastikan persyaratan yang telah ditentukan, perbedaan pesanan diselesaikan, dan kemampuan memenuhi persyaratan.

Catatan hasil tinjauan harus dipelihara. Contoh kasus berikut ini menggambarkan peninjauan persyaratan produk. Suatu unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas  sebagai pelanggan, menginginkan produk penyimpanan arsip. Ruang kerja dan ruang arsip pada unit termaksud sudah dipenuhi dengan container arsip sehingga mengganggu kenyamanan para pegawai. Kemudian Pimpinan unit melayangkan nota dinas permintaan untuk penyimpanan arsip kepada pimpinan unit kearsipan. Nota dinas tidak disertakan daftar arsip serta berita acara pemindahan.

Tindak lanjut dari unit kearsipan adalah mendasarkan pada persyaratan produk bahwa pemindahan arsip harus dilakukan dengan adanya daftar arsip yang akan dilakukan pemindahan dan berita acara pemindahan yang ditandatangani kedua pimpinan unit kerja.

Perbedaan pesanan antara unit kearsipan dengan pelanggan inilah yang perlu diselesaikan. Unit kearsipan memfasilitasi untuk pembuatan daftar arsip dengan adanya “jasa penataan”. Kemampuan memenuhi persyaratan oleh pelanggan ditangkap sebagai peluang memberikan jasa penataan. Catatan hasil tinjauan harus dipelihara kemudian dikomunikasikan sebagai kesepakatan.

Persyaratan yang tidak terdokumentasikan harus dikonfirmasi sebelum jasa penataan dilaksanakan. Pun demikian bahwasanya sebelum diterima pemindahan harus terdapat daftar arsip dan berita acara pemindahan sebagai persyaratan produk. Perubahan persyaratan produk harus tercatat dan dikomunikasikan.

Unit kearsipan harus menilai (evaluate) dan memilih (select) pemasok berdasarkan kemampuannya memasok produk sesuai dengan persyaratan. Kriteria seleksi evaluasi dan evaluasi ulang harus ditetapkan.

Unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas sebagai pemasok arsip diukur berdasarkan kemampuan, jika kemampuan pembuatan daftar arsip tidak dimiliki oleh unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas, maka hendaklah difasilitasi dengan jasa penataan oleh unit kearsipan.

Persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan menjadi tanggungjawab unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas.