IMPLIKASI OTOMASI (ARSIP ELEKTRONIK)

1.      I.     PENDAHULUAN
   

Otomasi perkantoran menjadi realitas. Komputer menjadi pengolah kata dan mesin penghitung, penyaji data untuk mendukung kegiatan perkantoran. Hasilnya menjadikan arsip elektronik tercipta secara virtual di seluruh perkantoran.

Suatu arsip merupakan bukti utama dari pelaksanaan administrasi perkantoran. Arsip adalah lambang dari akuntabilitas. Di sektor pemerintahan dan birokrasi, arsip menjadi sangat essensial.

Komputer menjadi mesin pencipta sekaligus media arsip. Sebagai media arsip, otentisitas komputer perlu didukung oleh tindakan administrasi bahkan tindakan hukum atau pembuktian dari pakar. Nilai hukum dari suatu arsip elektronik tidak serta merta langsung dapat diterima begitu saja sebagaimana arsip kertas.

Tujuan penulisan ini adalah mengetahui implikasi dari otomasi perkantoran yang menghasilkan arsip elektronik pada administrasi publik.

1.     II.    KOMPUTER DAN PEMERINTAHAN

Komputer dapat menjadi alat untuk melakukan manipulasi dan poses informasi yang hampir tak terbatas. Komputer memberikan kecepatan dalam mengetik surat , menyajikan data yang begitu beragam. Dapat dicontohkan saja dalam melakukan monitoring dan evaluasi anggaran belanja Negara, Ditjen Angaran Kementerian Keuangan menerbitkan database via internet. Database tersebut dapat dipergunakan seluruh satker sebagai kuasa pengguna anggaran untuk memoniroting pengeluaran anggaran terhitung dari divalidasinya SP2D oleh KPKPN terkait. Sehingga data penyerapan dapat diketahui secara realtime.

Sebagai bentuk transformasi dalam pelayanan kepada masyarakat , Pemerintah juga mempergunakan teknologi. Pada saat ini, sudah tidak ada lagi lembaga atau kementerian sampai pemerintah daerah yang tidak mempunyai website. Produk produk layanan publik dicantumkan ke dalam website sehingga masyarakat mudah dalam melaksanakan akses.

Kegiatan yang dilakukan pemerintahan dimuat dalam website agar masyarakat mengetahui. Bahkan peran serta publik dapat didapatkan dengan menyediakan fasilitas bermediakan komputer terhubung dengan internet. Contohnya aplikasi pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dikeluarkan oleh LKPP. Belum lama ini juga terdapat rekruitmen tenaga tenaga kerja di KPK yang melakukan pendaftaran via online.

1.   III.    REALITAS OTOMASI

Sistem komputer memberikan keuntungan yang signifikan ketimbang penggunaan metode manual. Komputer memberikan kecepatan, fleksibilitas serta akurasi bahkan sampai dengan jumah data yang banyak serta jenis data yang bervariasi.

Namun demikian, komputer memerlukan pengaturan yang jelas, mengesankan kekakuan pelaksanaan administrasi perkantoran, mempunyai batas - batas tertentu. Komputer tidak serta merta dapat menterjemahkan organisasi yang komplek. Komputer tidak serta merta mengakomodir perbedaan lokus antar unit, perbedaan produk administrasi, perbedaan budaya perkantoran, sampai dengan perbedaan kepentingan.

Jika SOP dari suatu organisasi masih berantakan, terdapat data yang tidak komplet, belum sama kepentingan serta budaya perkantoran, dan pegawai yang tidak dapat mengoperasikan, maka otomasi akan menemukan banyak kendala.

Jika data pada media kertas tidak komplit dan tidak berstruktur maka perlu dilakukan rekonsiliasi dan diverifikasi sebelum dilakukan entri ke dalam komputer.

Kenyataan yang lain adalah otomasi tidak akan bekerja tanpa adanyanya daya atau listrik. Akan menjadi pertimbangan jka suatu gedung perkantoran pemeritah hanya mengandalkan listrik dari PLN. Diperlukan daya backup berupa mesin generator sebagai cadangan daya sebagai sumber listrik.

Ketikan kita memperbincangkan suatu sistem komputer, berharap tidak akan mempergunakan kertas sebagai media penuangan informasi. Namun yang terjadi kebiasaan penggunaan kertas belum dapat dihilangkan dalam kegiatan perkantoran. Otomasi diperkantoran justru malah menambah peningkatan penggunaan kertas.

Jika harian kompas telah mempergunakan versi elektronik dalam menyajikan informasi kepada para pembaca, apakah kemudian di dalam kegiatan administrasi perkantoran, para pimpinan mau menindaklanjuti pekerjaan dengan media komputer.

Bentuk versi file .PDF menjadi popular dalam media penuangan informasi yang telah disyahkan oleh pencipta arsip. Aplikasi LPSE, evaluasi dokumen dilakukan pada file file dalam format PDF.

Selaian aplikasi pembaca berupa acrobat reader, juga diperlukan mesin pembaca, laptop/PC, notebook. Selain itu kemauan dari para angota pokja (ULP) dalam melakukan evaluasi dokumen dengan file format .PDF.

Pada kondisi yang lain, keandalan dari media komputer belum bisa mengalahkan keandalan media kertas. Belum semua sektor pelayanan publik cocok dengan metode otomasi. Hal tersebut  terkait dari legitimasi, akuntabilitas, kompetensi serta adanya payung hukum peraturan perundangan dan hak hak sipil.

UU RI tentang ITE 2009 mempersyaratkan bahwa keandalan dari suatu arsip harus diukur dengan sistem yang terintegrasi, bukan hanya secara sebagaian dari suatu system. Integrasi saat penciptaan, penerimaan, proses, penggunaan , penindaklanjutan sampai dengan terbentuknya sebuah produk layanan. Integrasi mempergunakan satu sistem bukan sistem yang berlainan. Satu sistem dapat diterima dipergunakan sampai dengan produk akhirnya. Misalnya sistem perbankan sebagai alat transaksi “transfer uang” melalui mesin ATM oleh para nasabah ke rekening elektronik dari tujuan asal ke tujuan penerima.

Sistem campuran namun masih dapat diterima oleh sistem yang terintegrasi. Sistem campuran tersebut seperti Perpaduan database dengan email. Contohnya metode jual beli online tiket.com. Pembeli melakukan booking tiket dengan sistem database yang dimiliki perusahaan tiket.com. perusahaan mengirim email kepada pembeli sebagai bukti booking. Pembeli tiket mentransfer sejumlah harga tiket kepada rekening perusahaan tiket. Pembeli memberikan konfirmasi pembayaran. Konfirmasi mengirim email atas bukti print out transfer. Dalam sistem ini masih diperlukan kegiatan scanning, potret printout (jka mepergunakan mesin ATM) sehingga dapat dikirim email.

Kedua contoh diatas menunjukkan bahwa diperlukan sistem printout media kertas. Atau kemudian diperlukan masih diperlukan media kertas untuk felksibilitas suatu transaksi. Pembuktian suatu transaksi ditunjukkan dengan printout kertas. Adakah kemudian printout non kertas untuk dijadikan bukti pembelian? Tantangannya adalah bagaimana printout non kertas dapat divalidasi oleh suatu database.

Otomasi dengan penggunaan database mencapai titik kulminasi ketika data yang terdapat dalam database tidak lagi akurat. Tidak adanya update otomatis tanpa updating secara rutin oleh pengguna. Operator harus memantau database tersebut dalam setiap transaksi dan diperlukan rekonsiliasi serta verifikasi data kepada keadaan yang sesungguhnya.

1.   IV.    INFORMASI DAN ARSIP

Sistem informasi berbeda dengan sistem pengarsipan. Sistem informasi memiliki karakterrisitik ketepatan waktu/update, dapat dimanipulasi dan tidak berlebihan duplikasi. Sistem pengarsipan mempunyai karakteristik terbatasi oleh waktu, data yang berlebihan /banyak duplikasi dan  tahapan yang tidak bisa dilanggar.

Data dari sistem informasi bersifat update per menit sedangkan data di dalam sistem pengarsipan per selesainya traknsaksi dan pertanggujawaban dapat hanya menyajikan dapat per tahun.

Contohnya pada sistem informasi persuratan menunjukkan data surat per hari yang dicatat, jumlah per hari dapat dihitung. Namun penerima surat menindaklanjuti sesuai dengan proses disposisi pimpinan serta kesiapan data. Bahkan dari satu surat menciptakan surat lain untuk tindak lanjutnya. Berkas pelaksanaan tindak lanjut terkait satu surat tersebut memakan waktu . kemudian untuk dapat disebut arsip, berkas dikumpulkan dalam satu seri pelaksanaan kegiatan dan diserahkan kepada unit kearsipan.

Keandalan dari suatu arsip dilihat dari kelengkapan berkas, satu surat harus dilampirkan surat sebelumnya dan diberkaskan dengan berkas lainnya yang terkait. Sistem persuratan bisa saja untuk mengarsipkan surat masuk dan surat keluar, namun keandalan dari arsip dapat dipertanyakan, harus diberkaskan dengan tindaklanjut surat berupa disposisi surat, dan data data pendukung lain. Sehingga arsip surat bisa disebut handal.

Adanya redundant atau duplikasi data pada sistem pengarsipan karena fungsi arsip yang berbeda beda dalam pelaksanaan kegiatan. Jika dalam data base dilakukan eliminsasi data yang sama, namun pada pengarsipan berkas pelaksanaan kegiatan tidak bisa demikian. Kelengkapan dari struktur berkas adalah persyaratan agar kegiatan dapat terselesaikan. Contohnya SK. Pengangkatan pegawai. Dapat ditemukan sebagai kelengkapan pemberian gaji, namu ditemukan pula untuk personal pegawai, dapat juga ditemukan dalam kepengkapan pengajuan DUPAK jabatan fungsional tertentu.

Sistem pengarsipan menceriminkan ingatan institusional, sistem informasi tidak demikian. Pembentuk suatu Arsip memerlukan unsur kontek, konten dan struktur yang bukan hanya menyajikan suatu data namun menyajikan suatu pembuktian.

Contohnya SK pengangkatan data disebut arsip jika mengerti berkas terkait pelaksanaan transaksi. Jika hanya diketemukan SK saja, masih belum handal, perlu dikaitkan dalam struktur berkasnya.

1.    V.    KEPUTUSAN MENGGUNAKAN KOMPUTER / OTOMASI

Komputer adalah alat sebagaimana alat alat yang lain. Termasuk didalamnya sistem informasi bahkan database sekalipun hanya sebagai alat. Yang perlu dipahami adalah kondisi dan situasi tertentu mempunyai keunikan sehingga berbeda dengan konndisi dan situasi lainnya. Situasi kondisi tidak dapat digeneralisasi.

Sektor pelayanan publik memerlukan perhatian yang kecermatan penggunaan alat tersebut. Klaim sebagian pihak atas modernitas bukan mengeneralisasi atas kebijakan untuk mengatasi problem pelayanan publik. Pilihan yang rasional penggunaan pendekatan sistem informasi dikaitkan dengan pencapaian tujuan organisasi yang maksimal.

Sebuah pilihan untuk meningkatkan kinerja dengan pelatihan “sadar teknologi informasi komputer” dapat dipilih sebelum membeli atau mengadakan sebuah alatnya. Lebih penting untuk dapat mengoperasionalnya ketimbang mempunyai alatnya.

SOP perlu dibuat benahi sehingga dapat diimplementasikan dalam suatu otomasi. Jenis SOP untuk banyak pegawai atau SOP untuk satu pegawai. SOP terkait dengan unit kerja lain atau hanya internat unit kerja. SOP untuk selesai pekerjaan atau terkait dengan pekerjaan lain (rangkaian pekerjaan lain). Pengembangan prosedur kerja menjadi sangat penting dalam implementasi otomasi.

Beaya otomasi akan lebih mahal jika dibandingkan operasional biasa. Beaya tersebut dipergunakan untuk membeli mesin berupa perangkat keras seperti PC, Laptop, notebook, server. Perangkat lunak yang dibutuhkan berupa pengadaan database, perawatan database, perawatan, bahkan menjalankan fitur fitur yang telah ada di database dengan rekonsiliasi data dan menverifikasi data. Persyaratan dalam otomasi tidak dapat ditawar tawar dan harus diadakan dan dilaksanakan. Beaya yang lain seperti biaya jaringan.

1.   VI.    PERAN ARSIPARIS

Peran yang dimainkan oleh arsiparis bukan hanya sekedar penyajian dan kecepatan dalam penemuan kembali, namun juga melindungi integritas arsip. arsiparis memastikan akuntabilitas pemerintah dalam melindungi arsip dan dokumen elektronik.

Hampir semua profesi termasuk arsiparis menerima konsekuensi dari revolusi tekonologi informasi. Dibutuhkan dukungan pimpinan untuk meningkatkan kapabilitas dan kompetensi arsiparis untuk mengimbangi revolusi teknologi. Kemampuan untuk mengerti database serta memproteksi data data yang terdapat dalam database serta membuktikan bahwa data yang terdapat dalam database sudah diverifikasi dan divalidasi.

Arsiparis yang selama ini identik dengan kemampuan melestarikan arsip kertas harus dituntut untuk memahami pelestarian arsip elektronik (media simpan elektronik). Format file yang terus berkembang sebagai akibat perkembangan software atau aplikasi menjadi tantangan sekaligus hambatan. Dapatkah suatu format yang sangat terkait dengan software dan aplikasi terbacakan diwaktu waktu mendatang?. Arsiparis juga mencari jalan untuk meberkaskan arsip elektronik dalam format format yang berbeda (sebagai akibat dari setiap sektor pelayanan piblik mempergunakan database yang berbeda)

Arsiparis dituntuk memiliki strategi untuk memahami setiap transaksi pada objek yang mempergunakan otomasi. Arsiparis membuat aliansi bersama praktisi IT atau pranata komputer. Arsiparis harus mulai sadar teknologi dan mengupdate perkembangannya terkait life cycle of arsip. Pelatihan yang penting dilaksanakan arsiparis adalah untuk mendapatkan kemapuan ditengah tengah antara praktisi IT dengan operator. Pelatihan tersebut dapat menjadi dasar kemampuan mengkomunikasikan antara kepentingan teknologi dan kepentingan memori organisasi.

1. VII.   KEBIJAKAN OTOMASI

Setelah tahun 2009, berbagai perundangan baru muncul terkait dengan payung hukum informasi dan kearsipan. UU tentang kearsipan dan UU tentang ITE sampai dengan kebijakan elektronik government sangat memungkinkan untuk implementasi kebijakan arsip elektronik.

Lembaga kearsipan mempunyai pedoman dalam melaksanakan autentikasi arsip elektronik. Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan ini identik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik). Peraturan kepala ANRI nomor 20 tahun 2011 tentang pedoman autentikasi arsip elektronik memberikan acuan kepada lembaga kearsipan dalam melakukan autentiksai arsip elektronik.

Autentisitas arsip terancam apabila arsip dikirimkan melintasi ruang (yaitu ketika dikirim ke penerima atau antar-sistem atau aplikasi) atau melintasi waktu (yaitu baik ketika arsip berada di tempat penyimpanan atau saat perangkat keras atau perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, memproses, mengkomunikasikannya diperbarui atau diganti).

Selanjutnya komitmen pimpinan tertinggi di suatu instansi menjadi kunci keberhasilan pelaksanaan otomasi. Karena kesadaran teknologi masih perlu diupayakan dari level level pimpinan.