I.
PENDAHULUAN
Kegiatan Pembangunan
Jaringan Distribusi Gas Bumi merupakan program prioritas Ditjen Migas. Kegiatan
pembangunan ini bertujuan untuk memberikan solusi membangkaknya subsidi dan
bahan bakar minyak serta melanjutkan program konversi minyak tanah ke gas yang
pada kurun waktu lalu telah sukses. Dengan pembangunan jaringan gas untuk rumah
tangga diharapkan, gas dapat dikonsumsi mengantikan permasalahan energy di
negeri Indonesia. Gas untuk rumah tangga yang selama ini, kita ketahui dalam
bentuk tabung gas berwarna hijau atau tabung gas berukuran 3 Kg akan dirubah
menjadi bentuk jaringan yang terhubung langsung ke dapur dapur rumah hunian.
Tugas dan fungsi arsiparis
adalah sebagai penjaga. Penjagaan yang dilaksanakan arsiparis memiliki obyek
arsip yang diciptakan lembaga Negara tempat dia bekerja. Kegiatan menjaga yang
dilakukan arsiparis adalah ketersediaan , terwujudnya pengelolaan, keamanan dan
keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip. (PP nomor 82 tahun 2012
pasal 151)
II.
RUMUSAN
MASALAH
Penulisan ini
memberikan rumusan “bagaimana tugas dan
fungsi arsiparis Ditjen Migas Ditjen Migas melaksanakan penjagaan ketersediaan
, terwujudnya pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan
kelestarian arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi”.
III.
PEMBAHASAN
3.1 Kedudukan Arsiparis
Ditjen Migas
Secara struktural, arsiparis Ditjen
Migas berada dibawah Sekretariat Ditjen Migas. Dalam pelaksanaannya, arsiparis
berada di bawah Bagian Umum dan Kepegawaian dan atasan langsung di Sub Bagian
Tata usaha. Dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Sub Bagian tata usaha
yang salah satu sub kegiatan adalah pelaksanaan urusan kearsipan. Keadaan tahun
2009 s.d 2013, jumlah arsiparis ditjen Migas 2 orang tingkat terampil.
3.2
Kronologis pelaksanaan tugas dan fungsi
Pada tahun 2012, arsiparis Ditjen
Migas melakukan kegiatan kearsipan pada Bagian Keuangan,yakni membantu pihak
ketiga (Perusahaan Penata Dokumen Keuangan) melaksanakan penataan arsip
keuangan yang berada di Lantai 12 Gedung Plaza Centris. Karena kepercayaan atas
hasil kerja arsiparis Ditjen Migas maka pada Tahun 2013, Ketua Unit Layanan
Pengadaan, melayangkan nota dinas agar bagian umum dapat merapikan dokumen
lelang di Lantai 11 Gd. Plaza centris . Arsiparis mendasarkan Disposisi atas
surat penugasan kepala Bagian umum dan Kepegawaian memulai untuk melaksanakan
tugas dan fungsinya.
3.3 Keadaan arsip
Arsip Pembangunan Jaringan Distribusi
Gas Bumi di Ditjen Migas yang telah tercipta seiring dengan pelaksanan program
kerja Ditjen Migas. Kegiatan ini bermula dari tahun 2008 yang melaksanakan
perencanaan. Kegiatan perencanaan dilaksanakan oleh salah satu kontraktor
perencana. Ketersediaan arsip diperoleh arsiparis Ditjen Migas berupa Dokumen
Keuangan (berkas SP2D).
Jenis arsip nya adalah dokumen lelang,
berkas SP2D, dan Laporan Pekerjaan. jenis arsip Pembangunan Jaringan Distribusi
Gas Bumi di Ditjen Migas berupa dokumen lelang mempunyai kurun waktu tahun
2009, 2010, 2011 dan 2012. Arsip telah disimpan dalam container plastic
berdasarkan paket pekerjaan. Media simpan berupa container memberikan kesan
“menghabiskan ruang dan penyimpanan kuraqng efektif.
3.4 Pengolahan Arsip Lelang
Arsiparis Ditjen Migas memanfaatkan
ruang olah di lantai 12 untuk mengolah arsip. arsip dari lantai 11 . Pengolahan
arsip dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut
- elakukan
pemindahan arsip ke ruang olah. Tahap pemindahan ini memilih dokumen lelang untuk
kurun waktu 2009 dan dilanjut tahun 2010 sampai dengan tahun 2011 .
- pemilahan
atas dokumen asli dan menyingkirkan dokumen salinan. Dokumen lelang terdiri
dari 3 rangkap dengan kondisi 1 asli dan 2 rangkap.
- Arsip
asli dilepas dari odner dan diikat dengan tali raffia dengan menyertakan
seluruh judul pada odner.
- Mendeskripsi
arsip berdasarkan paket kegiatan. Elemen data yang dituangkan dalam deskrepsi
adalah nomor urut, nama paket, perusahaan peserta lelang, nama ketua panitia
lelang, dan perusahaan pemenang.
- Memasukan
arsip yang telah dideskrepsi kedalam boks arsip berukuran 20 X 40 dan
memberikan nomor urut pada berkas dan memberikan nomor urut pada boks arsip
-
Pembuatan
daftar arsip dilaksanakan per tahun untuk memudahkan dalam pencarian. Satu data
mencerminkan satu paket dan banyak perusahaan peserta. Jenis dokumen terdiri
atas dokumen administrasi, dokumen teknis, dokumen harga dan beaya
-
Boks
arsip yang telah berisi dokumen lelang kemudian dipindah ke ruang simpan Ditjen
Migas
3.5 Unit Kerja
pencipta arsip
Secara organisasi,
unit pencipta arsip terbagi kedalam beberapa klasifikasi pelaksanaan fungsi.
Fungsi structural dilaksanakan oleh pejabat Struktural yakni unit eselon II. Unit
kerja eselon II bertindak sebagai penanggungjawab kinerja dan penanggungjawab
kegiatan. Sedangkan fungsi yang bersifat pelaksanaan atau fungsional dilaksanakan
oleh Pejabat Pembuat Komitmen dan Panitia Lelang.
Program kegiatan Pembangunan
Jaringan Distribusi Gas Bumi pada tahun 2009 dan 2010 dilaksanakan oleh
Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Rencana dan Laporan. Pada perkembangannya,
sehubungan dengan tugas dan fungsi organisasi Ditjen Migas maka pada tahun 2011
program termaksud dilaksanakan oleh Direktorat Pembinaan usaha hilir Migas Cq.
Subdit Niaga Migas. Unit kerja ditjen migas inilah yang menjadi unit pencipta
Arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi
Fungsi Pejabat
Pembuat Komitmen yang mewakili Kuasa Pengguna Anggaran skater Ditjen Migas
dalam melaksanakan kontrak menjadi unit pencipta yang bersifat fungsional.
Kewenangan sesuai dengan PMK bahwa PPK wajib menyimpan seluruh dokumen
pelaksanaan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban.
Pada sisi pelaksanaan
pengadaan barang dan Jasa terdapat fungsi Panitia lelang atau Pokja dibawah
Unit Layanan Pengadaan. Pembagian kewenangan secara organisasi tersebut menjadi
acuan dalam penentuan unit pencipta arsip.
3.6 Peran
Direktorat Pembinaan usaha hilir Migas Cq. Subdit Niaga Migas
Sebagai
penanggungjawab kinerja dan penangungjawab kegiatan, subdit niaga migas bersama
dengan PPK Jargas sangat berkepentingan dengan ketersediaan, terwujudnya
pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip Pembangunan
Jaringan Distribusi Gas Bumi. Salah satu kepentingan adalah sebagai alat bukti
yang syah dalam audit. Selain itu juga mengantisipasi jika terjadi kasus hukum
di kemudian hari. Kasus kasus hokum sebagaimana yang ditangani oleh KPK dan
lembaga hokum lainnya, memiliki kurun waktu yang telah lampau.
Setelah dokumen
lelang dapat dijaga oleh arsiparis Ditjen Migas maka subdit niaga migas bersama
PPK jarga menginginkan agar laporan pelaksanaan kegiatan Pembangunan Jaringan
Distribusi Gas Bumi dapat dijaga. Untuk itulah, unit pencipta ini mempunyai
peran yang sangat strategis dalam penjagaan arsip termaksud.
3.7
Ruang Simpan di ANRI
Instrument yang penting dalam
penjagaan arsip adalah adanya ruang yang memadai dan terpercaya dari keamanan.
Kerjasama sewa penyimpanan yang dilaksanakan Ditjen Migas Cq. Bagian Umum dan
kepegawaian melalui P2K Penunjang dengan ANRI Cq. Pusat Jasa Kearsipan
memberikan nilai kepercayaan. Kepercayaan subdit niaga migas bersama dengan PPK
jargas dengan disimpannya arsip di ANRI. Berharap arsip dapat dilestarikan
serta terjaga keamanan dan ketersediaan dalam kurun waktu yang relative lama.
3.8
Pengolahan arsip laporan kegiatan pembangunan Jargas
Ruang subdit niaga migas yang tidak
begitu luas terpenuhi dengan container berisikan laporan pembangunan Jargas.
Tahapan pengolahan arsip yang terdiri dari pemindahan, pemilahan, deskrepsi,
pemasukan dalam boks arsip, pembuatan daftar arsip. sehubungan dengan ruang
olah di ruang arsip lantai 8 yang memiliki space ruang yang terbatas, maka tak
dapat dilaksanakan pengolahan sesuai kurun waktu (tahun arsip). hasilnya
terdaoat 1 (satu) daftar arsip yang bercampur dari laporan pekerjaan tahun
2010, 2011 dan 2012.
Elemen data yang dituangkan dalam
daftar adalah nomor urut, paket pekerjaan, jenis pekerjaan, lokasi pekerjaan,
nama dokumen, perusahaan, kurun waktu, lokasi boks dan lokasi folder. Masih
bercampurnya arsip menjadikan tantangan tersendiri dari pengolahan arsip
termaksud. Pengolahan arsip membutuhkan tahap maneuver berkas sehingga dapat
dihasilkan daftar per tahun dan laporan yang memberkas.
Jenis pekerjaan yang terdapat pada
arsip ini adalah pekerjaan perencanaan, pekerjaan penyusunan dokumen FEED dan
DEDC, penyusunan dokumen UKl dan UPL, pekerjaan pembangunan / kontruksi dan
pekerjaan pengawasan.
Bentuk dan format arsip pekerjaan
pembangunan ini sangat beragam. Ragam nama paket pekerjaan menjadi perhatian
dari arsiparis. Nama paket “pembangunan transmisi jaringan gas” berbeda dengan
nama paket “Pembangunan Jaringan distribusi gas”. Ragam bentuk dokumen pun
menjadi perhatian untuk tetap memberikan acuan dalam penelusuran. Media simpan
berupa odner dilepas dan diikat dengan melekatkan judul dokumen pada berkas.
Pelekatan judul dokumen memberikan jalan masuk dalam pencarian arsip.
Harapan dari pencipta arsip agar arsip
disusun berdasar kronologis atau per tahun. Selain itu juga agar dikelompokkan
dan diberkaskan agar meminimalisir tingkat duplikasi. Arsip laporan terdiri
dari 3 rangkap dengan 2 rangkap berada di Ditjen Migas.
IV.
KESIMPULAN
Tugas dan fungsi arsiparis Ditjen
Migas Ditjen Migas melaksanakan penjagaan ketersediaan , terwujudnya
pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip Pembangunan
Jaringan Distribusi Gas Bumi dilaksanakan dengan :
1. Mengkomunikasikan
dengan pejabat structural sebagai atasan yakni terjadi dengan adanya nota dinas
Ketua ULP kepada Kabag Umum dan Kepegawaian untuk dapat membatu penataan Arsip Pembangunan
Jaringan Distribusi Gas Bumi
2. Melaksanakan
Pengelolaan arsip dilaksanakan dengan mengolah sehingga menghasilkan daftar
arsip dan boks boks arsip yang siap untuk disimpan;
3. Memberikan
tingkat kepercayaan pencipta arsip atas Keamanan dan keselamatan arsip. Ruang
simpan di ANRI memberikan nilai kepercayaan sehubungan juga telah banyak
kemnetreian dan lembaga seperti KPK, KEMLU, BKPM yang menyewa ruang simpan arsip
di ANRI;
4. Terjadinya
respon yang baik antara PPK Jargas dan unit penanggungjawab kinerja dengan
arsiparis Ditjen Migas. Respon tersebut berupa dukungan dan keinginan
meyakinkan bahwa selain arsip dapat terjaga, data arsip dapat diolah sehingga
memberikan dukungan dalam pelaksanaan kinerja unit pencipta arsip
V.
SARAN
Dari apa yang dirasakan oleh arsiparis
dalam melaksanakan fungsi dan tugas tersebut dapat kiranya saran berikut ini
dijadikan masukan untuk pelaksanaan kearsipan di Ditjen Migas
- Menyertakan
arsiparis dalam proses administrasi secara langsung agar terdapat alih
informasi tentang pembangunan jargas. Pemahaman proses administrasi ketika
masih berlangsungnya kegiatan dapat membatu arsiparis dalam memberkaskan dan
melakukan penentuan elemen data dan kegiatan kearsipan
- Dengan
menyertakan arsiparis maka akan terjadi pengarsipan pada waktu berlangsungnya
dan selesainya pekerjaan, pada waktu berlangsungnya kegiatan, arsiparis dapat
berfungsi sebagai evaluator dan checklist dokumen yang dipersyaratkan.
-
Melaksanakan
pengolahan lebih lanjut sebagai bentuk verifikasi data dan kalibarasi daftar
arsip sehingga mendapatkan nilai autentik arsip sebagai memori organisasi
-
Membuat
standar dokumen laporan dalam format dan jenis serta penggunaan istilah. Jenis
dokumen laporan seperti manajemen proyek yang ditemui masih belum seragam dari
beberapa perusahaan kontraktor.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar