Arsip Keuangan (2)

PENDAHULUAN

Rekomendasi  tentang penetapan suatu jenis arsip keuangan , apakah arsip keuangan akan dilakukan pemusnahan, apakah arsip keuangan akan dinilai kembali,  atau arsip akan dipermanenkan terdapat di dalam Jadwal Retensi Arsip Keuangan. Rekomendasi tersebut dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip keuangan.

Pemberian rekomendasi tersebut dikaitkan dengan analisa nilai yang terkandung di dalam arsip. Nilai yang terkandung didalam arsip yakni ALFRED (administrasi, Legal, Finansial, Reasearch, Education, dan Documentation). Dapat pula pembedaan antara nilai primer/nilai administratis dan nilai skunder/nilai pertanggungjawaban hukum dan informasi.

 Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip.

Terkait nilai skunder, melalui Peraturan kepala ANRI nomor 19 tahun 2011 tentang pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna skunder , pencipta arsip dan lembaga kearsipan berpedoman dalam melakukan penilaian arsip yang memiliki nilai guna skunder.

Pada Bab III peraturan tersebut bahwa analisis penilaian arsip dilaksanakan dengan analisis fungsi. Analisis fungsi merupakan evaluasi terhadap pentingnya tujuan asal dari arsip. Apakah tujuan penciptaan arsip keuangan?. Arsip mengenai belanja merupakan produk administrasi proses pembayaran barang, jasa dan modal serta belanja pegawai. Pada analisis fungsi ini mengeluarkan output penetapan jenis arsip yang akan diberikan rekomendasi.

Berdasarkan pendahuluan diatas, pada tulisan ini menetapkan batasan masalah, apa saja jenis arsip keuangan yang terdapat dalam pelaksanaan fungsi belanja di KESDM?

PEMBAHASAN

Penulis akan membandingkan 2 (dua) produk hukum yang mengatur mengenai JRA Arsip Keuangan yakni Keputusan Menteri Keuangan dan Peraturan Menteri ESDM. Perbandingan yang pertama yakni kelompok besar jenis arsip keuangan sebagai berikut:

Jenis arsip sesuai Keputusan Menteri Keuangan No.769/KM.1/2010	Jenis arsip sesuai Keputusan Menteri ESDM No. 26 Tahun 2013
A.   Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPBN) B.   Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja C.   Pelaksanaan Anggaran D.   Bantuan Luar Negeri E.    Pengelola APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri F.    Implementasi Sistem Akuntansi Pemerintah G.   Pertanggungjawaban Keuangan Negara	A.   Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPBN) B.   Penyusunan Anggaran PEndapatan dan Belanja Kementerian C.   Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Kementerian D.   Pinjaman/Hibah Luar Negeri E.    Pengelola APBN/Dana Pinjaman F.    Sistem Akuntansi Instansi (SAI) G.    SIMAK BMN H.   Pertanggungjawaban Keuangan Negara

Jenis arsip diatas memperlihatkan fungsi keuangan. Secara umum dari kedua produk hukum tersebut tidak memperlihatkan perbedaan yang signifikan.

Namun perbandingan pada table dibawah ini, memperlihatkan perbedaan pada proses business pelaksanaan anggaran pada sub belanja lebih tergambar dari menteri keuangan.

Jenis arsip pada poin C sesuai Keputusan Menteri Keuangan No.769/KM.1/2010

Jenis arsip pada poin C sesuai Keputusan Menteri ESDM No. 26 Tahun 2013

Belanja pengeluaran anggaran a.    Permintaan pengadaan barang dan jasa b.    Dokumen proses lelang pengadaan barang dan jasa c.    SPK/SPB/Kontrak d.    Dokumen uang muka berikut data pendukungnya e.    Berita acara penyelesaian pekerjaan, berita acara serah terima dan berita acara pembayaran f.     Penagihan/invoice, faktur pajak, g.    Bukti pengeluaran kas/bank h.    SPP, SPM, dan SP2D beserta lampirannya i.     Daftar/kartu gaji j.     Laporan keadaan kas k.    LRA, CALK, dan neraca l.     Data rekening BUN

Belanja a.    Belanja Pegawai SPM/SP2D/Daftar uang makan dan uang lembur b.    Belanja Barang SPM/SP2D perjalanan dinas, jasa, honor, pengadaan dan pemeliharaan c.    Belanja Modal SPM/SP2D Pengadaan Barang Inventaris d.    Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) Realisasi Belanja Pembukuan anggaran, penyertaan modal pemerintah, hibah BMN, dan laporan pertanggungjawaban bendahara

KESIMPULAN

Jenis arsip keuangan yang terdapat dalam pelaksanaan fungsi belanja telah tergambar dalam table table perbandingan diatas. Jika dilihat dari sub kelompok belanja, jenis arsip keuangan KESDM kurang menggambarkan proses business. Hal tersebut menyebabkan arsiparis kesulitan dalam menterjemahkan. Oleh karena itu arsiparis butuh panduan untuk mengintepretasikan peraturan JRA Keuangan KESDM.

Arsiparis akan mengintepretasikan bahwa arsip dikelompokkan berdasarkan kerangka pelaksanaan anggaran dengan sub belanja dan sub-sub nya yang terdiri dari belanja pegawai, belanja barang dan belanja modal.  

PENUTUP

Sebagai suatu pedoman dalam penyusutan, JRA akan sangat berguna jika merekomendasikan musnah dan permanen. Rekomendasi “dinilai kembali” merupakan hal yang menggantung. Demikian tulisan ini disusun sebagai bukti pengembangan profesi arsiparis dan bahan masukan pejabat struktural kearsipan.

ARSIP KEUANGAN (1)

PENDAHULUAN

Berdasarkan Pasal 2 Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, setiap satuan organisasi di lingkungan KESDM mempedomani dalam penyusutan arsip keuangan. Dan berdasarkan pasal 5, setiap satuan organisasi di lingkungan KESDM wajib berkoordinasi dengan Sekretariat Jenderal KESDM sebagai unit Pembina Kearsipan KESDM.

Dalam mengartikan arsip keuangan berikut beberapa definisi yang tersebut dalam peraturan termaksud

o   Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pertanggungjawaban keuangan/fiscal sehubungan pelaksanaan kegiatan administrasi keuangan, meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pertanggungjawaban

o   JRA Keuangan KESDM adalah Jadwal retensi mengenai arsip kegiatan pengelolaan keuangan di lingkungan Kementerian ESDM yang berisi jenis arsip, retensi dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnakhan, dinilai kembalu atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip keuangan di lingkungan KESDM

o   Jenis arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu system pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena mereka tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus atau karena beberapa keterkaitan erat lain yang muncul dari penerimaan, penciptaau atau penggunaannya

o   Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip

Sebagai pedoman, peraturan tersebut menjadi petunjuk laksana bagi unit kearsipan di lingkungan KESDM yakni Sekjen ESDM, Ditjen Migas, Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Mineral dan Batubara, Ditjen EBTKE, Badan Geologi, Badan Litbang, dan Badan Diklat.

Permasalahan kearsipan di lingkungan KESDM, seolah berkurang karena ditetapkan peraturan tentang JRA keuangan sebagai pedoman dalam pengurangan jumlah arsip. Sebagaimana di Ditjen MIgas pertumbuhan arsip keuangan pada setiap tahunnya kurang lebih 300 boks (ukuran boks 20). Jika akumulasi rata rata arsip harus disimpan 5 tahun, berarti terdapat 1500 boks arsip yang harus disimpan. Hal tersebut menunjukkan bahwa tingginya tingkat pertumbuhan arsip, akan menimbulkan permasalahan kurangnya tempat penyimpanan fisik arsip serta kurangnya arsiparis yang mengelola sampai dengan anggaran kearsipan yang semakin banyak.

Jika berpijak bahwa adanya suatu kebijakan yang termuat di dalam peraturan adalah menjadi solusi permasalahan, tulisan ini menetapkan batasan masalah “Apakah JRA keuangan yang ditetapkan pada tanggal 5 September 2013 oleh menteri ESDM menjadi kunci jawaban atas permasalahan kearsipan???

PEMBAHASAN

Secara garis besar, jenis arsip keuangan terbagi menjadi Rencana , Penyusunan, Pelaksanaan, Pinjaman, Pengelola, Sistem Akutansi, SIMAK BMN, dan Pertanggungjawaban. Prosentase jenis arsip pelaksanaan anggaran menempati urutan terbanyak diantara jenis arsip keuangan lainnya.

Jenis arsip pelaksanaan anggaran yang terbanyak yakni belanja atau lebih seringnya para arsiparis mengenal SP2D/SPM beserta lampirannya. Terdapat beberapa jenis SPM/SP2D Belanja yakni belanja pegawai, belanja barang dan belanja modal.

Beberapa pertimbangan yang dipergunakan dalam menilai umur simpan suatu arsip adalah sebagai berikut. Pertimbangan arsip memiliki keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tidak memiliki nilai guna lagi. Pertimbangan arsip memiliki keterangan permanen apabila arsip dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna skunder. Pertimbangan arsip akan dinilai kembali apabila arsip dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum.

Berdasarkan Lampiran Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, arsip SP2D memiliki keterangan dinilai kembali. Berdasar pertimbangan disebutkan bahwa arsip tersebut dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum.

SP2D/SPM untuk jenis belanja pegawai, memiliki masa aktif selama 1 tahun, dan masa inaktif/tidak dipergunakan secara langsung selama 5 tahun. Itu artinya arsip SP2D belanja pegawai harus disimpan selama 6 tahun dan memiliki keterangan dinilai kembali.

Penulis berpendapat bahwa keputusan Pertimbangan yang dipergunakan untuk menilai SP2D/SPM belanja pegawai memiliki potensi sengketa hukum adalah berlebihan. Jenis arsip berupa daftar gaji, uang makan dan uang lembur, merupakan aktivitas kewajiban negara memberikan hak kepada pegawai/pejabat atas pengabdiannya. sudah sewajarnya bahwa pegawai diberikan gaji, uang makan serta lembur jika memang melaksanakan. dan juga sudah terdapat sistem administrasi yang berjalan lama atas pemberian hak kepada pegawai/pejabat tersebut. Selain keterangan dinilai kembali yang berlebihan juga SP2D/SPM belanja pegawai memiliki umur simpan yang terlalu lama yakni 6 tahun.

KESIMPULAN

Pedoman pengurangan arsip sebagaimana tersurat dan tersirat dalam peraturan tersebut belum menjadi kebijakan yang memberikan solusi untuk permasalahan, kurangnya tempat penyimpanan fisik arsip, kurangnya arsiparis pengelola dan minimnya anggaran kearsipan. pedoman yang menyebutkan SP2D/SPM Belanja pegawai justru menjadikan arsip semakin menumpuk dengan kewajiban menyimpan lebih dari 6 tahun.

PENUTUP

Tulisan diatas adalah tulisan kesatu yang akan disusul tulisan kedua dan ketiga serta seterusnya seiring melengkapi referensi, literatur serta analisa yang lebih komprehensip.

Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (2)

I.                    PENDAHULUAN

Pada tulisan sebelumnya dengan judul yang sama, penulis mengkaitkan monitoring penggunaan aplikasi system informasi kearsipan dengan SIKN dan JIKN. Terdapat poin - poin dalam tulisan tersebut yang terkait dengan implementasi yakni kebijakan, Kelembagaan, Informasi sistem dan jaringan, sumber daya pendukung, pembinaan, dan penggunaan informasi kearsipan.

Implementasi sistem informasi tersebut memerlukan waktu dan dukungan perubahan paradigma baik dari pimpinan sampai dengan user atau pelaksanaan.  Jika menengok data mengenai pembangunan system informasi, dimulai 10 tahun yang lalu sudah banyak instansi pemerintah khususnya di pusat mengkaji serta dilanjutkan membangun system informasi untuk mendukung pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran, keuangan, perencanaan, kepegawaian, asset, perundangan, dan data data lain terkait tugas tugas subatantif suatu instansi.

Pun tak lepas di bidang kearsipan, banyak programmer yang telah merancang suatu database serta aplikasi suatu system informasi kearsipan yang dijual secara komersial atau tidak berbayar. Suatu unit kerja yang mempunyai kewenangan bidang kearsipan mengusulkan program kerja dan perencanaan anggaran untuk pembangunan system informasi kearsipan. pembangunan dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa konsultansi

Jika arsip nasional memiliki SIKD, di kementerian KOMINFO mempunyai SImaya. Niat dan semangat sama untuk mengiplementasikan system informasi di administrasi perkantoran.

Pun tak berbeda dengan Ditjen Migas dengan membangun aplikasi Penyimpanan Arsip. Dalam tulisan ini penulis merumuskan masalah sejauh mana Ditjen Migas mempergunakan system informasi untuk melaksanakan kearsipan?

II.                  PEMBAHASAN

Sebelumnya, penulis kembali mereview tulisan tulisan sebelumnya yang berjudul implikasi otomasi. Pada tulisan tersebut poin poin yang disampaikan penulis merupakan gambaran umum suatu system informasi menjalankan perannya di dunia pemerintahan. Kebijakan pemerintah, kebijakan suatu organisasi, peran arsiparis, proses business suatu kegiatan merupakan poin dalam tulisan termaksud nyata. Kebijakan dalam bentuk regulasi system informasi semakin hari semakin baik. Peran arsiparis semakin muncul dalam pembuatan system informasi

Sistem informasi kearsipan yang menterjemahkan the whole life cycle dan dapat mengakomodir kebutuhan kearsipan memanglah sulit untuk dilaksanakan, namun secara terpisah, aplikasi itu terbangun dengan proyek yang diluncurkan di tiap kementerian atau BUMN walaupun sering target yang diinginkan tidak sesuai harapan.

Di Ditjen Migas, secara umum gambaran aplikasi penyimpanan arsip pernah disampaikan penulis dalam tulisan yang berjudul Melakukanpemantauan pengelolaan arsip ditjen migas tanggal 29 oktober 2013. Yakni hal yang telah dilakukan pada tahun 2010.

Secara sekilas catatan penggunaan aplikasi penyimpanan arsip sampai tahun 2014 adalah sebagai berikut,

1)      aplikasi ini masih dipergunakan secara individu oleh arsiparis dalam mendata dan menyimpan hasil alihmedia

2)      letak master database dan aplikasi di personal computer/PC arsiparis, belum di ruang server ditjen migas. hal ini perlu diantisipasi untuk keamanan data jika suatu waktu PC seorang arsiparis tersebut mengalami kerusakan.

3)      input data dilakukan dari daftar arsip yang disusun sebagai hasil proses penataan. Pada kegiatan ini terdapat fasilitas migrasi data dari excel, namun fasilitas migrasi data sudah tidak dapat dipergunakan kembali. Untuk itulah  input dilakukan per data dengan metode copy paste dari data excel.

4)      Kolom kolom jendela pemasukan/registrasi antara lain unit pencipta/unit pengolah, nomor arsip, isi ringkas, bentuk arsip, media, tingkat perkembangan, lokasi simpan;

5)      Belum terdapat peringatan aplikasi atas kapasitas data yang dapat diupload kedalam database, dan data upload masih sebatas file pdf. Untuk itu perlu dikembangkan lagi, misalnya dapat megupload file winrar dan winzip.

6)      Belum terdapat fasilitas backup dengan metode interface user. Backup data masih melalui database. Hal ini perlu dikembangkan sehingga seorang arsiparsi dapat membackup melalui toolbar aplikasi yang disediakan.

7)      Mesin pencarian di dalam aplikasi masih sangat sederhana, yakni menelusuri di kolom uraian singkat. Sebaiknya mesin pencarian dapat menelusri seluruh kolom yang input yang tersedia di dalam aplikasi. Sehingga mesin pencarian menjadi lebih bagus dan memungkinkan untuk kecepatan pencarian.

8)      Urutan arsip yang terlihat di jendela atau layar adalah data yang dimasukan terlebih dahulu, sebaiknya urutan data dirubah, yakni data yang terupdate/terbaru terlihat dilayar aplikasi/menjadi urutan awal pada jendela atau layar aplikasi.

9)      Aplikasi ini belum menyediakan jenis laporan yang beragam. Laporan berdasarkan registrasi tidak dapat diakses. Laporan sebaiknya mempunyai produk daftar arsip yang dapat dimigrasi ke format excel. Daftar arsip berdasar kolom kolom yang tersedia dalam jendela input.

III.                PENUTUP

             Demikian laporan yang berjudul Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (2) disusun untuk dapat dipergunakan sebagai bahan angka kredit, serta informasi bagi pejabat struktural yang mempunyai kewenagan bidang kearsipan

RENCANA PENYIMPANAN ARSIP

I.              PENDAHULUAN

Penyimpanan fisik arsip menjadi kendala terutama untuk instansi pemerintah yang berlokasi di Jakarta. Lokasi perkantoran di Jakarta memiliki nilai ekonomis yang tinggi. Terlebih lagi untuk lokasi yang berada di pusat perkantoran seperti Jakarta selatan. Kendala penyimpanan fisik terdapat pada kebutuhan ruang atau gudang penyimpanan arsip yang tidak dapat dipenuhi oleh instansi yang berlokasi di jakarta.

Ruang atau gudang arsip dibanjiri oleh arsip kertas dengan ptingkat pertumbuhan yang sangat tinggi. Tingkat pertumbuhan arsip kertas muncul karena pelaksanaan e-goverment yang masih dalam semangat atau kajian kajian di seminar. Pelaksanaan administrasi perkantoran masih mengandalkan kertas sebagai media simpan. Kertas menjadi sangat banyak sebagai sarana penuangan surat dalam bahasa komunikasi kedinasan pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah.

Instrument pengelolaan arsip yakni Jadwal Retensi Arsip pun belum menjadi alat yang canggih untuk menggendalikan tinggat pertumbuhan arsip kertas. Banyak JRA yang memutuskan nasib arsip dinilai kembali. Kegamangan yang terdapat di dalam JRA menjadikan arsip kertas harus disimpan sampai batas yang belum ditentukan di dalam JRA.

Duplikasi juga menjadi alasan kenapa semakin tinggi tingkat pertumbuhan arsip. Koordinasi pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan menjadikan surat terkopi beberapa kali dan beberapa lembar.

II.            PEMBAHASAN

Rencana penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan beberapa usaha antara lain adalah

1)      memperluas ruang atau gudang penyimpanan arsip.

2)      Mempergunakan jasa penyimpanan yang ditawarkan oleh perusahaan

3)      Bekerjasama dengan instansi pemerintah yang mempunyai layanan jasa penyimpanan

4)      Menggiatkan  tim penilai untuk kegiatan penyusutan arsip;

5)      Mensosialisasikan pemberkasan file dengan baik

III.           PENUTUP

Demikian rencana penyimpanan arsip disusun untuk menjadi masukan pejabat struktural yang menangani bidang kearsipan. selain itu juga dapat dipergunakan sebagai bahan mengumpulkan angka kredit untuk arsiparis ahli pertama.

Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip Ditjen Migas (2) periode 2013

 Pendahuluan

Pada tulisan sebelumnya yang berjudul melakukan pemantauan Pengelolaan Arsip Ditjen Migas, penulis menceritakan gambaran kondisi kearsipan Ditjen Migas. Gambaran kearsipan dalam tulisan tersebut menggambarkan Kearsipan antara lain:

a)    Pembuatan database penyimpanan arsip pada tahun 2010.  

b)    Penyelamatan arsip Hukum Ditjen Migas tahun 2011

c)    Kerjasama penyimpanan arsip inaktif dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI pada tahun 2012

Pada kesempatan tulisan ini, akan mengulas kearsipan Ditjen Migas pada tahun 2013.

 Pembahasan

kearsipan Ditjen Migas Tahun 2013 antara lain:

a)    Penataan Dokumen Keuangan Ditjen Migas

Pada tiap Tahun Anggaran, arsip yang tercipta sebagai hasil kegiatan pembayaran Belanja Ditjen Migas menghasilkan banyak SP2D beserta lampirannya. Arsip tersebut yang menjadi bahan pemeriksanaan baik internal (ITJEN) atau eksternal (BPK) dan juga KPK. Keberadaan arsip tersebut menjadi bukti pertanggungjawaban yang juga menjadi bahan konsumsi informasi publik (liat tulisan kejadian terkait dokumenSP2D).

Dokumen Sp2D bertahun 2012 berhasil tertata baik fisik maupun teralihmediakan. Walau keberhasilan belum mencapai 100%, namun dapat diandalkan keberadaan dokumen tersebut serta daftar dan file pdf diupload ke aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas. Manfaat yang didapat adalah Pejabat Pembuat Komitmen atau PPK merasa terbantu dengan backup hasil alihmedia sebagai bukti dikemudian hari.

b)    Penyimpanan Arsip sebanyak 6595 boks arsip.

Seiring dengan penuhnya ruangan di unit unit kerja, dan juga kesadaran untuk memindahkan arsip, banyak nota dinas pemindahan arsip dari unit kerja di lingkungan Ditjen Migas yang harus ditindaklanjuti. Tindak lanjut yang dilakukan adalah pemindahan, pendataan, pembuatan daftar, penyimpanan arsip di dalam boks boks.

c)    Kerjasama Kearsipan 

Kerjasama penyimpanan arsip inaktif antara Ditjen Migas dengan pusat Jasa Kearsipan ANRI meningkat dari 2500 boks ke 3400 boks. Penambahan kapasitas simpan untuk mengakomodir pertumbuhan arsip semakin tinggi

d)    Penyerahan arsip permanen ke Pusat Arsip KESDM

No	Seri Arsip	Tahun	Jumlah	Keterangan
1	Dokumen Hasil Pertemuan Internasional	1969 – 2005	68 boks/342 data	Permanen
2	Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Pemantauan (UPL)	2007 - 2010	76 boks/646 data	Permanen
3	Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS	1971 - 2006	67 boks/675 data	Permanen
4	Surat dan Nota Dinas Direktur Jenderal Migas	2006 - 2007	52 boks	Permanen

                                                                            Dibuat di                Jakarta

                                                                            pada tanggal         31 Desember 2013

                                                                            Arsiparis Ditjen Migas

                                                                                                                                                      

                                                                            Nurul Muhamad, A.Md

                                                                            NIP 19820628 200901 1003