Jurnal Kearsipan Vol 7/ANRI/12/2012

     I.        PEMBANGUNAN KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI DI ERA NEW PUBLIC SERVICE Oleh Dra. Tri handayani, M.Si

PENDAHULUAN

Latar belakang

Permasalahan

Metode Penelitian

Tujuan

Pendekatan manajemen Layanan Publik

PEMBAHASAN

1. Lingkungan Internal dan eksternal
2. Manajemen Arsip Dinamis Perguruan Tinggi
3. Arti Penting Manajemen Arsip
4. Model Pengelolaan Arsip
5. Pendekatan daur Hidup Arsip
6. Pendekatan Record Continum Model
7. Aspek Perundang Undangan
8. Organisasi Kearsipan
9. Fungsi dan Pengorganisasian Arsip
10. Manajemen Arsip Perguruan Tinggi
11. Manajemen Arsip Statis
12. Manajemen Arsip statis Perguruan Tinggi di era New Public service
13. Faktor Pendukung dan Penghambat

SIMPULAN

REKOMENDASI

    II.        PEMBANGUNAN KEARSIPAN DALAM KERANGKA OTONOMI DAERAH DI INDONESIA Oleh Khoerun Nisa fadilah, S.IP.

A.       LATAR BELAKANG

B.       RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH

C.       MAKSUD DAN TUJUAN

D.       KERANGKA TEORI

1.        Memahami Konsep Pembangunan

2.        Pembangunan Kearsipan sebagai salah Satu bidang Pembangunan Nasional

3.        Memahami Konsep Otonomi daerah

4.        Otonomi daerah dalam wadah Negara Kesatuan RI

E.       METODOLOGI PENELITIAN

F.        HASIL DAN ANALISA

1.        Kebijakan Pembangunan kearsipan yang diterapkan pemerintah Indonesia di era Otonomi Daerah

a.       Penyerahan urusan kearsipan sebagai urusan wajib pemerintah daerah

b.       Penataan Kelembagaan Kearsipan

c.        Strategi Pembangunan Kearsipan

2.        Model Pembangunan Keasripan yang dapat dikembangkan untuk mendukung Pelaksanaan Otonomi daerah Di Indonesia

a.       Memiliki Standar Pelayanan Minimal

b.       Menempatkan daerah sebagai subyek pembangunan

c.        Memiliki prioritas focus sekaligis prioritas lokus

G.       KESIMPULAN DAN SARAN

  III.        PERAN ARSIP DALAM MENDUKUNG UPAYA DIPLOMASI GUNA PENYELESAIAN SENGKETA PERBATASAN CAMAR BULAN DAN TANJUNG BATU Oleh Purwo Mursito, S.Sos

A.   Latar Belakang

B.   Fokus Permasalahan

C.   Kerangka/Tinjauan Teori

1.    Arsip

2.    Negosiasi dan Diplomasi

3.    Sengketa

4.    Sengketa daerah perbatasan Indonesia dan Malaysia 9camar Bulan dan Tanjung datu)

D.   Metodologi Penelitian

E.   Pembahasan dan Analisis

1.    Sengketa Camar Bulan dan tanjung Datu

2.    Argumentasi Arsip terhadap Kasus Sengketa Camar Bulan dan Tanjung datu

F.    Kesimpulan

G.   Rekomendasi

  IV.        DUKUNGAN ARSIP DALAM KONFLIK BATAS WILAYAH Oleh Drs. Sumrahyadi, MIMS.

Latar Belakang

Perumusan masalah

LANDASAN TEORI

Pengertian Pulau

Wilayah Perbatasan dan batas wilayah

Arsip sebagai suatu Aset

METODOLOGI KAJIAN

PEMBAHASAN DAN ANALISIS

Dukungan arsip sebagai Bahan Bukti Autentik

   V.        STRATEGI PRESERVASU ARSIP STATIS DALAM RANGKA MENJAMIN KELESTARIAN ARSIP STATIS SEBAGAI MEMORI KOLEKTIF BANGSA PADA LEMBAGA KEARSIPAN Oleh Drs. Azmi, M.Si

A.             Pendahuluan

B.             Permasalahan

C.             Perumusan masalah

D.             Kerangka Konspetual

1.              Pengelolaan Arsip Statis

2.              Preservasi Arsip Statis

E.             Formulasi Strategi Preservasi Arsip Statis

1.              Pedoman/Standar

2.              Pembiinaan Stakeholder

3.              Metode Preservasi

4.              Pengembangan Sumber daya Manusia (SDM)

5.              Modernisasi Prasarana dan Sarana

6.              Sosialisasi

7.              Kerjasama

8.              Pendanaan

F.          Penutup

  VI.        ANOMALI DALAM KHASANAH ARSIP afdeeling Atjeh zaken dalam Algemene Secretarie Oleh Dharwis Widya Utama Yacob, S.S

A.   Latar Belakang Masalah

B.   Rumusan Masalah

C.   Maksud dan tujuan

D.   Manfaat

E.   Pembatasan masalah

F.    Metode Penelitian

G.   Kerangka teori

PEMBAHASAN DAN ANALISIS

A.   Gambaran Umum Algemene Secretarie

B.   Penataan Arsip Algemene Secretarie afdeeling Atjeh zaken

C.   Analisis afdeeling Atjeh zaken  dalam Algemene Secretarie

D.   Anomali afdeeling Atjeh zaken  dalam Algemene Secretarie

Berkas Surat Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Penyimpan Bahan Peledak

Peraturan MESDM tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi mempunyai seri/jenis Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hulu Migas. Seri tersebut salah satunya terdiri dari berkas Surat Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Penyimpan Bahan Peledak.

Berkas tersebut mempunyai masa simpan aktif selama 5 (lima tahun). Dengan dasar masa simpan tersebut subdit keselamatan hulu migas direktorat teknik dan lingkungan migas wajib menyimpan selama lima tahun. Masa simpan inaktif selama 1 tahun dan selanjutnya berkas tersebut dinilai kembali apakah diperlukan untuk disimpan atau dimusnahkan.

Pada prakteknya, subdit keselamatan hulu migas sudah tidak memerlukan lagi berkas tersebut. Hal tersebut diperoleh pada berkas tahun 2011 telah diserahkan kepada unit kearsipan Ditjen Migas.

Pemahaman kontek kegiatan yang menghasilkan berkas termaksud yakni:

Kegiatan eksplorasi dan eksploitasi migas memerlukan bahan peledak yang cukup besar antara lain sebagai sumber getar pada kegiatan survei seismik, untuk logging dan perforasi pemotongan konduktor serta pemotongan pipa, dll.  Mengingat keberadaan bahan peledak sensitif maka pada penyimpanannya perlu adanya usaha menjamin keselamatan migas.

Pembinaan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman terhadap peraturan mengenai keselamatan migas serta meningkatkan keterampilan, kewaspadaan dan rasa tanggung jawab menjadi dasar pemeriksaan keselamatan migas terhadap tata cara penyimpanan dan pemakaian bahan peledak dalam instalasi gudang bahan peledak secara berkala.

Pemeriksaan keselamatan migas termaksud meliputi: lokasi pendirian gudang/kontainer; konstruksi gudang/kontainer; dan sarana pengamanan gudang/kontainer.

Setelah diadakan pemeriksaan keselamatan migas dan evaluasi dokumen, Direktur Teknik dan Lingkungan Migas menerbitkan Surat Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Penyimpan Bahan Peledak.

Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan

I. PENDAHULUAN

1.        Latar Belakang

SIKN adalah Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana JIKN.  JIKN adalah Sistem jaringan informasi & sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. Pembentukan JIKN  merupakan amanat Pasal 12 s.d. 14 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. ANRI  merintis SIKN  sejak tahun 2004 yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004. ANRI membangun SIKN untuk memberikan informasi yang autentik & utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, & simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI. 

Penyelenggara JIKN adalah: a.  Pusat Jaringan Nasional oleh ANRI , b. Simpul Jaringan oleh   lembaga kearsipan provinsi,   lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan  lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Partisipasi dalam Portal “Satu Layanan”

•Memperhatikan arahan Wakil Presiden mengenai peluncuran “Program Kunci Pemerintah di 2012” di kantor Wakil Presiden, serta surat Deputi IV Kepala UKP-PPP tanggal 17 Februari 2012 perihal Partisipasi K/L dalam Portal “Satu Pemerintah” dan “Satu Layanan”, ANRI menyambut baik dan mendukung  ajakan partisipasi tersebut.

•Diharapkan website JIKN yaitu : www.jikn.anri.go.id dapat menjadi salah satu bagian yang tergabung dalam portal http://satulayanan.ukp.go.id yang merupakan insiatif UKP-PPP dalam rangka mendukung perwujudan Open Government Indonesia (OGI). Namun sampai saat dibuat laporan monitoring, portal satulayanan termaksud belum terdapat portal JIKN. Website JIKN pun belum bisa dibuka.

2.    Maksud dan Tujuan

Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. berfungsi untuk meningkatkan:

a.    akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, 

b.    kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, 

c.    peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.

3.    Waktu Pelaksanaan

Tahun 2009 setelah disyahkan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan. Tahun 2011 bulan Desember Kepala ANRI menerbitkan Peraturan nomor 22 tentang Pedoman Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Tahun 2012 diterbitkan PP nomor 82 tentang pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan

II. ISI

1.    Kebijakan dan Strategi Pengembangan

Kebijakan Sistem Informasi Kearsipan terdiri atas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Sistem Informasi Kearsipan Statis. Strategi pengembangan berkaitan dengan pertanggungjawaban terhadap proses administrasi yang masih berlangsung di pencipta arsip dan disimpan dalam jangwa waktu tertentu. Faktor pendukung pengembangan system informasi kearsipan adalah penggunaan Teknologi Informasi Komputer (TIK).

2.    Kelembagaan

a.    Struktur Kelembagaan (Pusat Jaringan Nasional dan Simpul Jaringan)

Kementerian ESDM sebagai salah satu Unit pencipta arsip merupakan satu simpul jaringan. Kesepakatan bahwa yang melaksanakan fungsi kearsipan menjadi unit kearsipan merupakan simpul termaksud. Sekretariat Jenderal KESDM sebagai unit kerja yang melaksanakan fungsi kearsipan menjadi simpul jaringan mewakili Kementerian ESDM. Dan apabila terdapat kesepakatan di internal kementerian ESDM agar satuan kerja dibawah kementerian ESDM bertindak sebagai simpul, maka dapat dituangkan dalam peraturan menteri ESDM.

b.    Tugas dan tanggung Jawab

Pelaksana tugas dan tanggung jawab sebagai simpul harus terdapat penunjukkan dari pimpinan kementerian ESDM (sebagai pencipta arsip)

c.    Hubungan Kerja

Unit pelaksana tugas yang ditunjuk Menteri ESDM dapat berhubungan langsung dengan Sekretariat Utama ANRI untuk Sistem Informasi Kearsipan Dinamis.

d.    Tata Cara Menjadi Simpul

Untuk menjadi simpul jaringan dapat dilaksanakan dengan mengisi formulir pendaftaran, kemudian ANRI akan menguji kelayakan infrasruktur jaringan internet.

3.    Informasi, Sistem, dan Jaringan

a.    Infrastruktur Informasi

Penyusunan data dan informasi sesuai dengan Perka ANRI mengenai elemen Data arsip dinamis dan statis untuk SIKN. Informasi kearsipan terdiri atas metadata sekurang kurangnya pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, kurun waktu, jumlah, dan keterangan. Selain metadata, informasi kearsipan terdiri atas elemen informasi yakni jenis naskah, tingkat perkembangan, hal/judul, klasifikasi akses, klasifikasi keamanan, kategori arsip, vital dan tidak vital, media arsip, bahasa dan tulisan, kategori fungsi, nomor bekas, judul berkas, status, status berkas, tanggal berkas, aplikasi pencipta, retensi aktif, retensi inaktif.

Infrastruktur informasi terkait dengan keamanan jaringan, keamanan basisdata dan keamanan komputer

b.    Infrastruktur Sistem Aplikasi

Terdapat fasilitas antar muka dengan pengguna, juga terdapat fasilitas pengolahan data dan penyimpanan data di basisdata. Infrastruktur aplikasi terdiri server basisdata, server WEB, server keamanan,

c.    Infrastruktur Jaringan

Simpul jaringan terhubung oleh koneksi internet dengan penanggungjawab pada masing masing simpul jaringan.

d.    Pengintegrasian Informasi, Sistem, dan Jaringan

Terjadinya duplikasi informasi, dan beban pengumpulan data, pemantauan dan deteksi kebocoran data merupakan tantangan pengintegrasian informasi. Pemilihan system operasi pada sistem operasi yang telah terbukti dipasaran. Mempunyai ruang fleksibilitas untuk dilakukan perubahan dan diintegrasikan dengan teknologi lain.

e.    Pemeliharaan

Dilakukannya penetapan status data terakhir, proses aplikasi, kapasitas lalulintas data dan kapasitas penyimpanan, upgrading basisdata dan system operasi.

4.    Sumber Daya Pendukung

a.    Sumber Daya Manusia

Peningkatan kapasitas Pimpinan atau pejabat melalui peningkatan kesadaran pemahaman TIK, pola pikir dan diklat. Pengadaan pegawai yang telah memiliki kualifikasi dan komptensi system informatika serta computer.

b.    Pendanaan

Dengan mengalokasikan pendanaan dari APBN

5.    Pembinaan

Dilaksanakan dengan koordinasi, pedoman dan standar, bimbingan, fasilitasi, konsultasi, diklat, sosialisasi, pemantauan, evaluasi

6.    Penggunaan Informasi Kearsipan

Pengguna terdiri atas administrator di pusat jaringan nasional, administrator di pusat simpul jaringan, administrator system di simpul jaringan, pelaksana pengumpul data kearsipan di simpul jaringan, pelaksana validasi di simpul jaringan, pejabat yang berwenang menetapkan hak akses, pengguna yang diberikan wewenang khusus untuk dapat mengakses, pengguna terdaftar aplikasi SIKN, pengguna terdaftar JIKN, pengguna umum JIKN

III. PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan referensi dan sumber pengayaan informasi arsiparis.

FASILITASI PENDATAAN UNTUK PEMINDAHAN ARSIP

A. Persoalan

Pernyataan tentang persoalan yang akan dipecahkan adalah:

Unit pengolah (unit kerja eselon III di lingkungan Ditjen Migas) melayangkan nota dinas permintaan pemindahan Arsip ke unit kearsipan (bagian Umum dan Kepegawaian). Berdasarkan disposisi dari Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian, arsiparis Ditjen Migas memindahkan arsip dari ruang kerja unit pengolah ke ruang pengolahan unit kearsipan. Arsip yang akan dipindahkan dalam media kardus kardus besar yang tidak disertakan data secara detil.

B. Praanggapan

Dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang yaitu:

Pemindahan arsip harus melampirkan berita acara pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Berita acara tersebut akan ditandatangani pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan. Berita acara yang baik dan benar adalah melampirkan daftar arsip secara detil.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan yakni:

Unit pengolah mempunyai hambatan secara teknis dan ketidakberadaan pegawai yang melakukan pendataan secara detil. Hambatan tersebut menjadikan arsip yang dipindahkan berupa kardus kardus besar atau dalam container besar.

D. Analisis

Pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan ditinjau dari kekuatan, akibat, keuntungan/kerugiannya sebagai berikut:

Keuntungan pemindahan arsip dengan adanya berita acara sekaligus terlampir daftar arsip akan memberikan kejelasan secara administrasi. Hal tersebut mencegah agar arsip yang dipindahkan sudah jelas dan tidak ada anggapan arsip nyasar/hilang.

Akibat adanya daftar arsip maka kegiatan pengolahan oleh unit kearsipan menjadi mudah. Daftar arsip akan dikompilasi ke dalam daftar arsip. Daftar arsip disusun dan diurutkan berdasar ubit kerja eselon II.

Kekuatan unit pengolah adalah mempunyai arsiparis dan petugas arsip yang sanggup dan mampu untuk melakukan pendataan arsip.

E. Simpulan

Cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yaitu:

.

Unit kearsipan (Bagian Umum dan Kepegawaian Ditjen Migas) memberikan fasilitasi pendataan bagi unit pengolah. Hasil pendataan inilah yang akan dikoreksi oleh unit pengolah, apakah arsip memang layak untuk dipindahkan.

F. Saran

Fasilitasi pendataan arsip dari unit pengolah sebaiknya dilaksanakan oleh unit kearsipan. Hal tersebut menjembatani hembatan dalam keengganan pemindahan arsip oleh unit pengolah. Jika fasilitasi pendataan arsip sebelum dipindah akan menjamin daur hidur arsip.

SEWA PENYIMPANAN ARSIP DITJEN MIGAS

A. Persoalan

Pernyataan tentang persoalan yang akan dipecahkan adalah:

Kapasitas simpan ruang arsip yang dimiliki ditjen migas hanya 1200 boks. kapasitas  simpan tersebut tidak mencukupi untuk menyimpan arsip ditjen Migas. Permasalahan ruang simpan menjadikan ruang kerja penuh dengan arsip. Pertumbuhan arsip kertas yang tinggi di Ditjen Migas belum seimbang dengan kapasitas ruang simpan

B. Praanggapan

Dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang yaitu:

Ditjen Migas telah menyimpan sebanyak 2500 boks arsip di Pusat Arsip ESDM sehingga kavling untuk Ditjen Migas telah terlampaui. Dibutuhkan ruang arsip selain gedung plaza centris dan gedung pusat arsip KESDM untuk menyimpan arsip Ditjen Migas.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan yakni:

Ditjen Migas hanya menempati lantai 6, 7, 8, 11, 15, 16 di gedung plaza centris. Ditjen Migas mengalami kendala status penggunaan Gedung Plaza centris . Status Pengguna Gedung Plaza centris tidak berada di Ditjen Migas melainkan oleh sekjen KESDM.

Letak yang stretegis untuk dunia bisnis dan perkantoran pada lokasi Jl HR Rasuna said dan masih belum terpenuhinya kebutuhan ruang untuk ruang kerja Ditjen Migas menjadikan dasar tidak dapat tersedianya ruangan penyimpanan arsip.

D. Analisis

Pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan ditinjau dari kekuatan, akibat, keuntungan/kerugiannya sebagai berikut:

Tersedianya layanan Jasa Penyimpanan di Arsip Nasional RI. Selain itu adalah adanya peraturan yang melegalkan bahwa arsip dapat dititip simpankan dengan model penyewaan ruang simpan arsip kepada pihak ketiga

Terdapat standar beaya penyimpanan berupa PerPres mengenai tariff PNBP di ANRI mengenai harga satuan sewa penyimpanan arsip.

Fakta lain adalah terdapat kementerian dan lembaga yang telah menyewa ruang simpan di ANRI antara lain adalah BKPM, KPK, KEMLU, Bank DKI, dan Kem PAN dan RB

E. Simpulan

Cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yaitu:

Di dalam perencanaan kegiatan, Bagian umum dan kepegawaian (sebagai unit kearsipan Ditjen Migas) mengalokasikan anggaran belanja jasa lainnya penyimpanan arsip pada RKAKL Ditjen Migas.

Unit kearsipan melayangkan surat Sekretaris Ditjen Migas mengenai permintaan penyewaan ruang simpan arsip yang ditujukan kepada Kepala Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Bersama Pejabat Pembuat Komitmen Penunjang  (P2K Penunjang)Ditjen Migas, Unit kearsipan membahas kontrak atau surat perjanjian penyimpanan arsip antara Ditjen Migas dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Berdasarkan Perjanjian Penyimpanan arsip antara Ditjen Migas dengan Pusat Arsip Ditjen Migas yang disyahkan oleh P2K Penunjang dan Kepala Pusat jasa Kearsipan ANRI maka pembayaran Sewa Penyimpanan arsip dapat terlaksana.

F. Saran

Kemitraan antara pemerintah dengan pemerintah menjadi solusi yang dapat dilakukan untuk melaksanakan urusan kearsipan. Permasalahan ruang simpan arsip dapat teratasi jika melakukan koordinasi dengan lembaga yang menangani bidang kearsipan yakni ANRI.

Diklat Penjejangan Arsiparis

Pasal 29 ayat 1 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya yang mengatur bahwa Arsiparis Tingkat Terampil yang memperoleh ijazah Sarjana (S1)/ Diploma IV dapat diangkat ke dalam jabatan Arsiparis Tingkat Ahli.

Salah satu syarat  diangkat ke dalam jabatan Arsiparis Tingkat Ahli adalah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan/diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli. Diklat yang dimaksud adalah diklat penjenjangan sebagaimana dimaksud  dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Melalui Diklat penjenjangan ini arsiparis terampil tidak diharuskan menunggu untuk mendapatkan pangkat golongan III/a. Jika secara normal, arsiparis harus menunggu sampai angka kreditnya mencapai 100 poin untuk ke golongan III/a. Alih jabatan dari terampil ke ahli dapat menaikkan pangkat golongan arsiparis bersangkutan.

Dengan  diklat penjenjangan ini,  Arsiparis Tingkat Terampil yang selama ini ingin meningkatkan jenjangnya menjadi Arsiparis Tingkat Ahli, tidak lagi harus mengikuti Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli yang waktunya cukup lama (32 hari), belum lagi ditambah magang di instansinya. 

Diklat tersebut  terdiri dari 120 jam pelajaran, dengan 75 jam pelajaran (JP) belajar di kelas ditambah 45 JP praktek kerja lapangan atau magang di instansi masing-masing.

Arsiparis si Penjaga Asset

Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Dalam memahami tugas dan fungsi arsiparis tersebut dengan melakukan telisik arsip terkait asset yang berstatus BMN atau asset pribadi pejabat. Telisik dapat diawali dari seringnya terdengat kata aset di perkantoran pemerintah sering disebut dengan Barang Milik Negara (BMN). Aturan mengenai BMN adalah PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik negara

Arsip terkait asset dapat diregistrasi dari Rekaman kegiatan dalam memperoleh barang dengan cara pembelian mempergunakan APBN, perolehan lain yang syah seperti hibah/sumbangan, dan pelaksanaan dari suatu perjanjian atau kontrak, serta perolehan dari putusan pengadilan.

Arsiparis dapat memfokuskan terkait perolehan barang tersebut. Bentuk arsip seperti rekaman kegiatan pengadaan , perjanjian atau kontrak, sampai dengan berita acara serah terima barang, berita acara pinjam barang merupakan bagian dari proses perolehan untuk mendukung data penetapan status BMN.
Arsiparis dapat pula memahami kegiatan dalam pengelolaan BMN. Dengan memahami kegiatan pengelolaan BMN, arsiparis dapat merekontruksi rekaman kegiatan. Kegiatan termaksud yaitu perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penataausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian.
Contoh pemahaman pengelolaan BMN akan mengetahui rekaman kegiatan pemanfaatan aset seperti bentuk kerjasama pemanfaatan (KSP), hak guna usaha, hak guna bangunan, dan hak pakai atas tanah Negara dalam mendungkung kegiatan pengamanan BMN.
Dengan demikian, arsiparis menjadi penjaga asset di bidang ekonomi. Mungkin tidak semua arsiparis dapat berperan demikian. Kita sebagai arsiparis sepakat bahwa seluruh kegiatan pemerintah yang terekam dan mempergunakan APBN menjadi lokus dari kearsipan. Namun bagaimana dengan kegiatan pemerintah yang menghasilkan barang. Mungkin sudah jelas bahwa barang tersebut adalah asset. Pada perkembangannya, bagaimanakah kalo barang tersebut berkategori tak berwujud seperti hasil kajian yang berbentuk Buku, PETA, pita magnetic, foto, gambar konstruksi, manual operasional pembangunan, dan lain sebagainya.
Asset tak berwujud inilah yang akan mengecoh pemahaman apakah menjadi lokus arsip atao menjadi lokus asset. Pemahaman kontek kegiatan akan meluruskan pemahaman yang terkecoh tersebut. Kegiatan kearsipan tidak dapat menghapuskan nilai asset walau hasil kegiatan berbentuk dokumen/data terekam dalam media tertentu.
Lokus kearsipan adalah rekaman kegiatan dalam bentuk dan media apapun. Sedangkan nilai dari rekaman kegiatan tersebut dikaitkan dengan bidang kegiatan masing-masing. Jika kegiatan pemerintah menghasilkan barang berbentuk buku, dan produk kegiatan tersebut bernilai asset maka pengelolaan produk sesuai dengan peraturan perundangan mengenai asset. .
Di dalam kearsipan, suatu nilai yang terkandung di dalam arsip akan mempengaruhi pengelolaannya. Prinsip pengelolaan disesuaikan dengan nilai rekaman kegiatan kemudian disebut dengan prinsip “original order”.
Bagaimana dengan asset pribadi, bukan asset institusi??
Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara melaksanakan kegiatan pelaporan Aset pribadi milik penyelengara Negara. Rekaman kegiatan LHKPN adalah arsip asset pribadi para pejabat yang dikategorikan sebagai penyelenggara negara. Rekaman kegiatan inilah tempat muara registrasi arsip asset pribadi.
Tahun 2002, Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara menjadi bagian dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) bidang pencegahan sebagai tindak lanjut disyahkannya UU 30 tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
Arsip aset pribadi penyelenggara Negara telah direkam oleh sistem di LHKPN. KPK melaksanakan pelayanan permintaan fotokopi arsip LHKPN. Misalnya, peristiwa tsunami di Aceh menghilangkan seluruh arsip termasuk surat tanah. Pada kasus kehilangan tersebut institusi BPN pun kehilangan arsipnya. Si penyelengara Negara tersebut dapat mencari dan mendapatkan arsip surat tanah setelah mengirimkan permintaan kepada direktur Pendaftaran dan Pemeriksaan LHKPN.
Khasanah arsip dalam Rekaman kegiatan LHKPN antara lain adalah
Kesimpulan:
Rekaman kegiatan yang memiliki nilai asset, maka diberlakukan sesuai peraturan perundangan asset. Rekaman kegiatan hendaknya dimaknai dari system pemerintahan pada bidangnya. Pemaknaan tersebut mempunyai maksud untuk menangkap rekaman kegiatan yang tekait dengan kontek kegiatan (reabilitas);
Penelusuran arsip yang hilang diakibatkan bencana alam seperti banjir, tsunami, kebakaran, dapat dilaksanakan pada sistem di Negara ini yag menangani terkait asset baik asset institusi maupun asset pribadi. Misalnya system LHKPN akan mengarsipkan arsip pribadi asset penyelenggara Negara;
Arsip terkait asset institusi dapat diidentifikasi dari PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik Negara, Keputusan KPK tahun 2005 tentang tata cara pendaftaran, pemeriksaandan pengumuman LHKPN serta peraturan lain yang menghsilkan rekaman kegiatan terkait asset/harta;
Tugas dan fungsi Arsiparis sebagai penjaga asset di bidang ekonomi sebagaimana tersurat di Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f tentang Pelaksanaan UU kearsipan nomor 43 tahun 2009, menjadi dasar para arsiparis untuk memahami sistem administrasi pemerintahan yang menghasilkan rekaman kegiatan mengenai asset/harta baik status kepemilikan institusi maupun pribadi,

Arsiparis si Penjaga Asset

Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Dalam memahami tugas dan fungsi arsiparis tersebut dengan melakukan telisik arsip terkait asset yang berstatus BMN atau asset pribadi pejabat. Telisik dapat diawali dari seringnya terdengat kata aset di perkantoran pemerintah sering disebut dengan Barang Milik Negara (BMN). Aturan mengenai BMN adalah PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik negara

Arsip terkait asset dapat diregistrasi dari Rekaman kegiatan dalam memperoleh barang dengan cara pembelian mempergunakan APBN, perolehan lain yang syah seperti hibah/sumbangan, dan pelaksanaan dari suatu perjanjian atau kontrak, serta perolehan dari putusan pengadilan.

Arsiparis dapat memfokuskan terkait perolehan barang tersebut. Bentuk arsip seperti rekaman kegiatan pengadaan , perjanjian atau kontrak, sampai dengan berita acara serah terima barang, berita acara pinjam barang merupakan bagian dari proses perolehan untuk mendukung data penetapan status BMN.
Arsiparis dapat pula memahami kegiatan dalam pengelolaan BMN. Dengan memahami kegiatan pengelolaan BMN, arsiparis dapat merekontruksi rekaman kegiatan. Kegiatan termaksud yaitu perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penataausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian.
Contoh pemahaman pengelolaan BMN akan mengetahui rekaman kegiatan pemanfaatan aset seperti bentuk kerjasama pemanfaatan (KSP), hak guna usaha, hak guna bangunan, dan hak pakai atas tanah Negara dalam mendungkung kegiatan pengamanan BMN.
Dengan demikian, arsiparis menjadi penjaga asset di bidang ekonomi. Mungkin tidak semua arsiparis dapat berperan demikian. Kita sebagai arsiparis sepakat bahwa seluruh kegiatan pemerintah yang terekam dan mempergunakan APBN menjadi lokus dari kearsipan. Namun bagaimana dengan kegiatan pemerintah yang menghasilkan barang. Mungkin sudah jelas bahwa barang tersebut adalah asset. Pada perkembangannya, bagaimanakah kalo barang tersebut berkategori tak berwujud seperti hasil kajian yang berbentuk Buku, PETA, pita magnetic, foto, gambar konstruksi, manual operasional pembangunan, dan lain sebagainya.
Asset tak berwujud inilah yang akan mengecoh pemahaman apakah menjadi lokus arsip atao menjadi lokus asset. Pemahaman kontek kegiatan akan meluruskan pemahaman yang terkecoh tersebut. Kegiatan kearsipan tidak dapat menghapuskan nilai asset walau hasil kegiatan berbentuk dokumen/data terekam dalam media tertentu.
Lokus kearsipan adalah rekaman kegiatan dalam bentuk dan media apapun. Sedangkan nilai dari rekaman kegiatan tersebut dikaitkan dengan bidang kegiatan masing-masing. Jika kegiatan pemerintah menghasilkan barang berbentuk buku, dan produk kegiatan tersebut bernilai asset maka pengelolaan produk sesuai dengan peraturan perundangan mengenai asset. .
Di dalam kearsipan, suatu nilai yang terkandung di dalam arsip akan mempengaruhi pengelolaannya. Prinsip pengelolaan disesuaikan dengan nilai rekaman kegiatan kemudian disebut dengan prinsip “original order”.
Bagaimana dengan asset pribadi, bukan asset institusi??
Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara melaksanakan kegiatan pelaporan Aset pribadi milik penyelengara Negara. Rekaman kegiatan LHKPN adalah arsip asset pribadi para pejabat yang dikategorikan sebagai penyelenggara negara. Rekaman kegiatan inilah tempat muara registrasi arsip asset pribadi.
Tahun 2002, Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara menjadi bagian dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) bidang pencegahan sebagai tindak lanjut disyahkannya UU 30 tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
Arsip aset pribadi penyelenggara Negara telah direkam oleh sistem di LHKPN. KPK melaksanakan pelayanan permintaan fotokopi arsip LHKPN. Misalnya, peristiwa tsunami di Aceh menghilangkan seluruh arsip termasuk surat tanah. Pada kasus kehilangan tersebut institusi BPN pun kehilangan arsipnya. Si penyelengara Negara tersebut dapat mencari dan mendapatkan arsip surat tanah setelah mengirimkan permintaan kepada direktur Pendaftaran dan Pemeriksaan LHKPN.
Khasanah arsip dalam Rekaman kegiatan LHKPN antara lain adalah
Kesimpulan:
Rekaman kegiatan yang memiliki nilai asset, maka diberlakukan sesuai peraturan perundangan asset. Rekaman kegiatan hendaknya dimaknai dari system pemerintahan pada bidangnya. Pemaknaan tersebut mempunyai maksud untuk menangkap rekaman kegiatan yang tekait dengan kontek kegiatan (reabilitas);
Penelusuran arsip yang hilang diakibatkan bencana alam seperti banjir, tsunami, kebakaran, dapat dilaksanakan pada sistem di Negara ini yag menangani terkait asset baik asset institusi maupun asset pribadi. Misalnya system LHKPN akan mengarsipkan arsip pribadi asset penyelenggara Negara;
Arsip terkait asset institusi dapat diidentifikasi dari PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik Negara, Keputusan KPK tahun 2005 tentang tata cara pendaftaran, pemeriksaandan pengumuman LHKPN serta peraturan lain yang menghsilkan rekaman kegiatan terkait asset/harta;
Tugas dan fungsi Arsiparis sebagai penjaga asset di bidang ekonomi sebagaimana tersurat di Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f tentang Pelaksanaan UU kearsipan nomor 43 tahun 2009, menjadi dasar para arsiparis untuk memahami sistem administrasi pemerintahan yang menghasilkan rekaman kegiatan mengenai asset/harta baik status kepemilikan institusi maupun pribadi,

Analisa Peraturan KA ANRI mengenai Arsip Terjaga

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.18 Tahun 2011 tentang tata cara pembuatan daftar, pemberkasan, dan pelaporan, serta penyerahan arsip terjaga mempunyai latar belakang menjaga keutuhan dan kedaulatan Negara dengan cara menjaga dan menyelamatkan arsip autentik yang menyangkut keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara.

Arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatan kemudian disebut dengan arsip terjaga.  Arsip terjaga menjadi istilah baru di dunia kearsipan Indonesia. Salah satunya arsip terjaga yang disebut dalam peraturan termaksud adalah kontrak karya. Kontrak karya menunjukkan eksistensi keutuhan dan kedaulatan Negara Indonesia. Kontrak Karya dijadikan indek untuk mewakili penguasaan negara atas sumber daya alam. Kontrak karya dimaknai arsip yang menyangkut kelangsungan hidup bangsa dan Negara .

Penulis berpendapat bahwa peraturan tersebut salah dalam mengartikan arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa yang hanya menyebut kontrak karya saja. Keterwakilan "kontrak karya" akan menghilangkan kontek penguasaan Negara atas sumber daya alam.

Maksud peraturan termaksud memberikan detil dalam penyelamatan arsip terkait kelangsungan hidup bangsa dan Negara. Namun akan menjadi salah dan berbeda maksud sehingga menimbulkan preseden buruk. Kesalahan ini akan menjadi preseden dikemudian hari karena dapat menghilangkan khasanah rekaman kegiatan terkait penguasaan Negara atas sumber daya alam.

Pemaknaan arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara (arsip terjaga) tidak secara luas dan komprehensif. Cara memaknai  penjagaan keutuhan dan kedaulatan Negara tidak sesuai dengan analisa proses business kegiatan Negara dalam menguasai sumber daya alam. Misalnya bidang minyak bumi yang tercermin dalam kegiatan usaha hulu migas.

Kesalahan dalam peraturan tersebut semakin jelas ketika menyebut contoh yang termasuk arsip kontrak karya yakni penetapan wilayah kerja dan izin usaha.  Contoh tersebut hanya akan menunjukkan lepasnya konteks Negara dalam menguasai sumberdaya alam.

Penguasaan Negara atas sumber daya alam tidak hanya tercermin pada arsip kontrak karya. Jika penyusun peraturan tersebut memahami kontek penguasaan Negara atas sumber daya alam, contohlah di bidang minyak dan gas bumi, seharusnya mendasarkan kontek kegiatan usaha hulu bidang migas.

Tahapan usaha hulu migas terdiri atas kegiatan pra kontrak karya, kegiatan kontrak karya, dan kegiatan pasca kontrak karya. Rekaman kegiatan usaha hulu migas pada setiap tahapan menunjukkan pemerintah sebagai pemegang kuasa pertambangan.

Hal tersebut mendasarkan pada fakta dan data atas sejarah perjalanan Negara Indonesia dalam penguasan sumber daya alam bidang migas. Setelah terbentuknya PERTAMINA, pemerintah sebagai kuasa pertambangan menugaskan PERTAMINA dalam urusan pengatur dan pelaksana usaha Hulu. Pada tahun 2001 Lembaga Legislatif (DPR RI) mengesahkan UU nomor 22 tentang Migas, maka penugasan pengatur dan pelaksana usaha hulu dilakukan oleh lembaga yang bernama BPMIGAS. Kepala BPMIGAS ditentukan dan dipilih oleh DPR.

Pada September 2012, UU Migas mengenai penugasan BPMIGAS sebagai pengatur dan pelaksana hulu Migas diputuskan tidak sesuai dengan konstitusi oleh mahkamah Konstitusi. Sebagai konsekuensi nya Pemerintah harus membentuk satuan kerja di bawah Pemerintah yang menunjukkan kontek penguasaan Negara atas sumber daya alam bidang migas di Indonesia. Melalui Kepres terbentuklah Satuan Kerja Khusus Migas (SKK Migas) yang melaksanakan pengaturan dan pelaksana usaha hulu migas sampai terbentuknya UU Migas pengganti UU Migas No.22 tahun 2001.

Kesalahan mendasar mengenai kontek arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara (atau yang disebut dengan arsip terjaga), membawa kesalahan berikutnya. Kesalahan adalah pada analisa fungsi unit kerja dalam organisasi yang menangani penguasaan Negara atas sumber daya alam bidang migas.

Pada lampiran peraturan termaksud, BAB II yakni tata cara pembuatan daftar arsip terjaga. Langkah langkah pengkategorian arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yakni yang pertama adalah analisa fungsi unit kerja dalam organisasi.

Secara garis besar analisa fungsi unit kerja yang membagi dua yakni fungsi subtantif dan fasilitatif. Fungsi kegiatan utama dan kegiatan pendukung. Analisa dilakukan untuk mengetahui potensi unit kerja dalam menciptakan arsip terjaga.

Menurut penulis, terlalu “cetek” untuk menyebut “analisa unit kerja”. Kenapa tidak menganalisa fungsi lembaga Negara baik dalam sebutan Kementerian atau badan bahkan sampai dengan lembaga non kementerian serta satuan kerja. Pemerintah sebagai lembaga eksekutif membentuk lembaga Negara untuk menjalankan amanah undang undang atau melaksanakan fungsi sebagai lembaga eksekutif.

Kontek arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara menjadi hilang dan kabur atau bias. Bisa juga disebut “absurd”. Arsip (rekaman kegiatan) yang terkait dengan kelangsungan hidup untuk bangsa dan Negara, sangat tidak mungkin hanya ditangani oleh satu kementerian saja. Bahkan bisa jadi ditangani secara luas baik lembaga eksekutif, lembaga legislative sampai lembaga konstitusi (MK).

Sejarah perjalanan bangsa dan Negara ini menunjukkan bahwa peran pemerintah dalam penguasaan sumberdaya alam bidang migas dilakukan oleh banyak lembaga, lembaga eksekutif (Pemerintah) menunjuk lembaga sebagai pengaturan dan pelaksana usaha hulu migas baik oleh PERTAMINA, BPMIGAS sampai dengan SKK Migas. Hal tersebut sebagai amanah UU yang disyahkan lembaga legislative (DPR RI). Penentuan kepala BPMIGAS oleh DPR RI.

Fungsi subtantif tercermin dalam tahapan kegiatan usaha hulu migas. Kegiatan subtantif dijalankan oleh PERTAMINA/BPMIGAS/SKKMigas sesuai dengan kurun waktu berlakuka peraturan perundangan. Bagaimana untuk fungsi fasilitatif?

Fungsi fasilitatif dilaksanakan oleh Pemerintah Cq. Kementerian ESDM dan lebih khusus Direktorat Jenderal Migas.  Melalui kementerian ESDM fungsi fasilitatif dijalankan kegiatan perumusan kebijakan, pembinaan, pengawasan, pengelolaan asset Negara dan fasilitator.

Bahkan terdapat fungsi koordinatif terkait dengan penerimaan Negara bidang migas yang dilaksanakan oleh Kementerian Keuangan. Pada pasca Kontrak karya terdapat peran pemerintah daerah untuk dana bagi hasil Migas dari konsekuensi kontrak karya.

Kesimpulan: Kesalahan fatal pada peraturan perundangan arsip terjaga dengan penyebutan “arsip Kontrak karya” untuk mewakili arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara bidang sumber daya alam. Seharusnya pemahaman kontek penguasaan sumberdaya alam oleh Negara harus dimaknai secara luas. Pemaknaan dari proses bussines tahapan kegiatan usaha hulu. Analisa lembaga Negara yang mendukung pemerintah dalam penguasaan sumber daya alam. Sehingga dapat dipergunakan sebesar besarnya untuk memakmuran rakyat.

Bersambung…

Pengendalian Proses Produksi di dalam kearsipan

Kegiatan produksi di kearsipan adalah bagaimana merekontruksi arsip sehingga mencerminkan kegiatan yang sesuai dengan pelaksanaan tugas pokok fungsi organisasi. Produksi kearsipan adalah mencipta data arsip dan mencipta penataan sekaligus melaksanakan penyimpanan sehingga arsip mudah untuk diketemukan. Jika terdapat arsip atau rekaman kegiatan yang tidak masuk dalam tugas pokok fungsi organisasi harus diidentifikasi menjadi proses produksi yang lain. Metode pembedaan antara fungsi fasilitatif dan fungsi subtantif menjadi dasar proses produksi kearsipan. Selama ini kegiatan yang bersifat koordinatif menjadi penting untuk dibedakan dalam proses produksi kearsipan tersendiri.

Ciri dari kegiatan tugas pokok dan fungsi adalah keberulangan sebagai transaksi rutin. Proses produksi kearsipan pada kegiatan yang bersifat rutin akan menghasilkan data yang berulang namun berbeda waktu serta para pelaku atau obyek serta nilai. Data arsip bersifat rutin menggambarkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi.

Perencanaan dan pelaksanaan kegiatan kearsipan dikendalikan pada kondisi yang mencakup: adanya informasi karakteristik arsip atau rekaman kegiatan, adanya instruksi kerja yang sesuai dan yang diperlukan, penggunaan peralatan yang sesuai, adanya alat ukur dan monitor, dan penerapan pengukuran dan pengawasan.

Karakteristik arsip pada setiap jenis arsip akan berbeda. Hal tersebut terkait dengan kontek kegiatan atau kontek dalam setiap transaksi. Karakteristik arsip juga terkait dengan isi atau content serta pengklasifisian sifat keamanan apakah rahasia, terbatas. Bentuk atau format arsip pun sangat mempengaruhi karakteristik arsip. bentuk draft cetakan akan berbeda atau yang dicetak kemudian disyahkan oleh pencipta atau creating agency.

Instruksi kerja dalam proses produksi atau penataan arsip bersifat standar yakni arsip dilakukan pemilahan, deskrepsi, entri komputer , diikat atau dimasukkan dalam folder dan pemasukan kedalam boks arsip serta peletakan di rak atau almari arsip. Kesesuaian intruksi kerja pada pemilahan akan disesuaikan dengan struktur organisasi. Jika terdapat perubahan organisasi, maka akan dipilah sesuai dengan kurun waktu perubahan kelompok waktu sebelum dan sesudah struktur organisasi mengalami perubahan.

Instruksi bentuk dan format juga disesuaikan dengan bentuk arsip. bentuk arsip berupa persuratan akan dikelompokkan sesuai dengan pengaturan asli (original order). Semasa arsip, surat biasanya di file menurut kronologis dan dikelompokkan pada unit kerja pelaksana kegiatan pada isi surat tersebut.

Instruksi deskrepsi arsip dilaksanakan seusai dilaksanakan analisa dan pemahaman transaksi dalam kegiatan. Hasil analisa tersebut dituangkan dalam lembar deskrepsi yang menggambarkan unit unit informasi yang akan dikelompokkan. Misalnya adalah deskrepsi arsip keuangan berbeda dengan deskrepsi arsip pemberdayaan potensi di dalam negeri.

Pemantauan proses produksi kearsipan dilaksanakan untuk setiap tindakan dan kemajuan baik mulai tahap pemiliahan, deskrepsi sampai dengan pemasukan di dalam boks arsip. Pemantauan atau monitoring untuk melihat keseragaman dalam tindakan dalam instruksi kerja. Alat monitoring berupa briefing untuk menyamakan presepsi karekateristik maupun rencana produksi lainnya. Selain itu koreksi pada setiap minggu untuk deskrepsi yang dilaksanakan pelaksana deskresi oleh koordinatir lapangan.

Alat lain untuk penerapan pengawasan adalah skema penataan dan penyimpanan. Skema penataan disusun berdasarkan inventarisasi arsip secara umum. Terdapat formulir inventarisasi dan skema penataan sebagai pegangan koordinator penataan arsip. hal ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran proses pengolahan data.

Pengawasan untuk entri data adalah keseragaman dalam pengetikan. Jika mempergunakan alat bantu seperti MS. Excel maka format diseragamkan sehingga tetap terkontrol. Contohnya penulisan nomor, selain format harus pula diperhatikan banyaknya digit yang dipergunakan dalam penomoran. Penomoran dengan kesamaan digit akan mempermudah dalam pengurutan data.

Sarana atau peralatan seperti folder akan tidak berguna jika arsip mempunyai ketebalan yang melebihhi kapasitas folder. Peralatan folder digantikan dengan kertas kissing. Atau arsip diikat dengan tali raffia. Ikatan yang tegas dan kuat akan memberikan batas antar arsip.

Penggunaan kertas kissing digeser dengan penggunaan folder atau bisa sebaliknya. Ukuran boks 10 cm atau ukuran boks 20 cm disesuaikan dengan ukuran rak atau lemari arsip. Standarisasi peralatan yang telah ditetapkan oleh Arsip Nasional RI juga menjadi dasar kondisi ini. Hal demikian yang kemudian disebut dengan penggunaan peralatan yang sesuai.