Penyimpanan Berkas Perseorangan

Kala CV Pensiunan dibacakan oleh Sesditjen Migas mengiringi pemakaman Bapak Iin Arifin Tahyan pada hari Minggu, . Kala itu mengalir pemaknaan kearsipan untuk berkas perseorangan Pejabat Tinggi Madya (KP.12). Arsip menjadi bahan dasar informasi yang berguna untuk peradaban manusia.

Penggalan kalimat diatas mengawali diskusi bersamaan pemaparan mahasiswa PARI UGM Yogyakarta, Jesica dan Elena. Penataan dan penyimpanan berkas perseorangan di Unit Kearsipan Ditjen Migas yang menjadi Praktek Kerja Lapangan (PKL), mengantarkan nilai guna kearsipan.

Jesica memulai pemaparan dengan adanya arsip konvensional yang sudah tidak lengkap dikarenakan masa transisi pengelolaan digitasi berkas perseorangan ke sistem komputer yang dinamakan Sistem Informasi Kepegawaian atau dikenal dengan "Sipeg".

Sampai disini, Jesica mendapatkan masukan untuk mendalami lingkungan kerja maupun literasi kebijakan instansi yang mengatur pengelolaan kepegawaian. Perjumpaannya dengan Saudara Ardhian Kusuma sebagai salah satu pengelola kepegawaian saat menelusuri SK CPNS dan SK Kenaikan Pangkat untuk satu nama pegawai yang kemudian membutuhkan format PDF demi kelengkapan "dosir kepegawaian" akan mendudukkan penyimpanan arsip kepegawaian.

Pun Elena, kala harus mewawancarai Imran, calon Analis Kepegawaian yang menelusuri arsip pensiun tahun 2008. Empat bekas tahun setelah masa inaktif, berkas perseorangan pejabat tinggi madya pun kembali mengemuka. Melalui penerima layanan kearsipan, Elena mulai memahami nilai guna kearsipan untuk peradaban manusia.

Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi catatan kecilku dalam mewarnai dunia kearsipan. Selain pemahaman teknis, pengolahan arsip menjadi informasi perlu digenjot untuk dapat termakan oleh publik. Basis infomasi bersumber dari kearsipan yang begitu luas perlu trik marketing dan obyek barang jualan.

Bukan keuntungan yang sempit, namun keuntungan demi menjadi bagian dari usaha pencerdasan kehidupan bangsa. Mahasiswa Kearsipan perlu memiliki sudut pandang informatif, inovatif dalam penataan dan penyimpanan sampai nanti ujungnya pada bentuk layanan kepada para pengguna. Saatnya kearsipan dapat turut meramaikan dukungan manajemen dalam area informasi bermutu tinggi. 

Kinerja via Mail Handing (Persuratan Migas)

Gedung Lasut, Pusat Survey Geologi Bandung, 20 Oktober 2022. Dukungan Peningkatan Kinerja Direktorat Jenderal melalui Monitor Mail Handing dilaksanakan oleh Tata Usaha Ditjen Migas. Kehadiran Pak Adit, Kabag Tata Usaha dan Protokol Biro Umum Kementerian ESDM memberikan suntikan semangat para petugas sekretariat pimpinan.

Kebersemangatan Maulana dan Dewo nampak berbinar pada raut wajah yang tak mampu ditutupi disaat keseharian berada di ruang surat Dirjen harus ke luar kota demi jalinan koordinasi dan komunikasi antar petugas sekretariat naskah dinas. Sebagai petugas operator pusat pada unit organisasi Kementerian ESDM, mereka bertugas memonitor tindaklanjuti arahan Menteri yang sampai ke Kantor Direktorat Jenderal Migas.

Naskah dinas atau yang biasa dikenal dengan surat, bisa jadi adalah output pekerjaan administrasi pemerintahan yang nampak biasa saja. Namun sebagai media rekam informasi tertulis Kedinasan, naskah dinas atau surat memegang peranan penting setidaknya dalam tinjauan dukungan peningkatan kinerja dari Jabatan Pimpinan Tinggi.

Gambaran keseharian dari Tata Usaha Menteri yang disampaikan pada forum tersebut diantaranya : Menteri menggunakan disposisi manual. Selain nadin, dilakukan pula backup pencatatan via google sheet, setelah diberikan disposisi, TU Menteri mengupdate PDF selendang surat, replace di akun pengawas, diteruskan ke akun menteri. Notifikasi print out yang disampaikan ke meja kerja Menteri.

Untuk alur surat keluar bertanda tangan Menteri, saat ini melalui tinjauan yuridis Biro Hukum dimana terlebih dahulu Unit Organisasi menyampaikan konsep Sekretaris Jenderal KESDM. Paraf koordinasi yang diberikan pada konsep surat keluar sebelum ditandatangani Menteri menjadi isu nilai autentik dan tingkatan akses suatu dokumen negara.

Sampai disini, gelaran acara ketatausahaan Ditjen Migas menarik diriku untuk menyampaikan pendapat dalam forum. Nyatanya beban kerja persuratan memerlukan kesamaan persepsi sejak Biro Umum dalam melaksanakan pembinaan ketatausahaan Cq. Naskah Dinas. Surat Edaran Sekretaris Jenderal tentang jangka waktu penyelesaian arahan Bapak Menteri menjadi penting untuk dikawal bukan hanya karena Ditjen Migas dalam jumlah terbanyak diantara Unit Organisasi di Lingkungan KESDM.

Selain cara koordinasi dan komunikasi yang efektif melalui pertemuan yang diusung oleh berbagai lini organisasi ketatausahaan, dibutuhkan pula sarana perkantoran seperti Pemanfaatan Teknologi Informasi Komputer seperti adanya aplikasi yang dapat menjembatani ruang dan batasan waktu monitoring arahan pimpinan.

Kehadiran excel secara online yang menjadi mesin pengolah data secara berbarengan, nampaknya akan menjadi pilihan. Fitur monitoring arahan pimpinan pada aplikasi persuratan dapat mengawali alur berfikir sistem pemberkasan secara elektronik. Kenapa?

Peran pengguna aplikasi persuratan atau dalam hal ini petugas persuratan (sekretaris, Operator Pusat, Pengawas) menjadi pintu gerbang bertemunya naskah masuk dan keluar di mana dalam kontek pemberkasan dapat memperkuat arsiparis dalam membentuk satu kesatuan berkas kerja yang utuh dan terpercaya.

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi dokumentasi dan gambaran peran dukungan peningkatan kinerja instansi melalui monitoring arahan pimpinan. Kesepakatan dan kesepahaman atas kegiatan ini memiliki output daftar isi berkas dan daftar berkas dimana menjadi inti dari sistem pemberkasan dalam kearsipan. 

Organisasi dan Sumber Daya Manusia Kearsipan

Penyesuaian ketersediaan formasi arsiparis di unit kearsipan Ditjen Migas yang saat ini berada pada lima orang arsiparis (2 penyelia, 2 pertama, 1 Muda, dan 1 Madya adalah hal yang menarik jika dibandingkan dengan keberadaan arsiparis eksisting di Balai Besar Lemigas yang berada pada sembilan orang" Ujarku dalam forum "Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kearsipan dan Organisasi Kearsipan di unit kerja Balai besar di Lingkungan Kementerian ESDM pada hari Jumat 14 Oktober 2022 di Gedung Arsip Pondok Ranji.

Meski agak terkesan mendompleng dari judul diskusi yang sebetulnya diinisiasi oleh Biro Umum KESDM untuk menindaklanjuti usulan Badan Geologi atas formasi arsiparis pada Balai Besar Geologi Kelautan.

Forum diskusi tersebut dibuka oleh Kabag Tata Usaha KESDM dan dilanjutkan dengan arahan kepala Biro Umum. Tiga hal yang disampaikan Ibu Upik Jamil yang merupakan oleh oleh diklat JPT Pratama urusan Umum untuk Kementerian yang diselenggarakan oleh ANRI antara lain:

1. Penataan fisik arsip yang disusul dengan digitasi oleh seluruh unit kearsipan dari tingkat 1 sekretariat Jenderal, tingkat 2 pada unit Organisasi Ditjen dan Badan, serta tingkat 3 pada Balai Besar perlu dipercepat sampai awal tahun 2024

2. Integrasi Nadin dengan Srikandi

3. Sebagai ASN tetap harus mendukung program strategis pemerintah dalam hal ini Pemindahan IKN

Terkait hal tersebut tentu diskusi organisasi kearsipan menggambarkan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kearsipan yang tertera pada peta jabatan, dimana akan segera ditetapkan untuk Organisasi Kearsipan di unit kerja Balai besar di Lingkungan Kementerian ESDM.

Diskusi yang melibatkan unit Organisasi yang membawahi Balai Besar dan tidak ketinggalan unit kerja dukungan Organisasi dan Tata Laksana (Ortala pada Sekretariat Jenderal KESDM) menjadi titik mula penguatan Kearsipan dari tinjauan organisasi dimana Biro Umum selaku Koordinator Jabatan Fungsional Arsiparis.

Peta jabatan untuk arsiparis di lingkungan Balai Besar KESDM segera akan ditetapkan setelah nanti dimintakan rekomendasi ke Intansi Pembina dalam hal ini ANRI. Peta jabatan terabut sebagai tuntutan pembentukan organisasi baru yakni Balai Besar pada tahun 2022.

Sampai disini nalar kita akan tertuju pada penjelasan dari Biro Ortala bahwa sebagaimana Jabatan Fungsional tertentu lainnya bahwa rekomendasi Intansi Pembina akan mendasarkan pada pemetaan kebutuhan arsiparis yang telah disampaikan kepada Kementerian PAN dan RB.

Jika Biro Umum selaku koordinator Arsiparis telah memberi gambaran empat formasi pada tiap Balai, bagaimana pengaruhnya kepada Unit kearsipan pada unit organisasi utama? Kemudian bagaimana untuk Balai Besar yang telah memiliki arsiparis eksisting lebih dari empat?

Tulisan ini tidak juga akan mengupas lebih lanjut. Info dari wakil Biro Ortala dimana pada peta jabatan terbaru (sesuai SOTK terkini) terdapat 148 formasi arsiparis, masih baru terisi 109 arsiparis (kondisi sesuai laporan Biro Umum pada acara membingkai kembali profesi kearsipan di Bandung pada 25 Juli 2022.

Simpelnya, menurut ku sebagai arsiparis, masalah ketimpangan ketersediaan arsiparis dan tantangan riil kearsipan tidak akan paripurna untuk sepuluh tahun mendatang. Coba cek saja apakah kearsipan nasional mampu dilaksanakan hanya dengan 9.720 orang arsiparis untuk K/L dan Pemda( jumlah tersebut mengutip lampiran surat Menteri PAN dan RB Tanggal 19 September 2022 tentang Penetapan Kelas Jabatan bagi Arsiparis)

Akhirnya tulisan ini aku akhiri dengan mencuplik arahan Kepala Biro Umum KESDM.

"Organisasi Kearsipan perlu juga menjawab secara subtansi program strategis pemerintah yakni transformasi digital dengan meninggalkan cara cara lama dalam kearsipan" tutur Ibu upik

"Prakomparis" yang menjadi perpaduan antara pranata komputer dan arsiparis dapat menggambarkan kebutuhan dan mengikuti tantangan kearsipan terkini. Meski hipotesis pemanfaatan teknologi informasi pada urusan kearsipan yang mereduksi kebutuhan jumlah arsiparis masih perlu dijawab seiring waktu berjalan.

Langkah nyata Biro Umum terkait Penyesuaian komposisi arsiparis telah dilayangkan ke Biro SDM. Pembentukan RO baru pada struktur anggaran telah pula disuratkan Karo Umum ke Biro Perencanaan. Dengan adanya dukungan anggaran maka kebutuhan sumber daya kearsipan dapat terpenuhi.

Berapa banyak kebutuhan arsiparis , mempertimbangkan kebutuhan melalui analisa jabatan dan analisa beban kerja. Isi peta jabatan sangat dinamis, pengukuran harus terukur." Tutur Bu Upik Jamil.

Desiminasi Arsip Vital KESDM

Ketentuan peralihan Undang Undang nomor 43 tahun 2009 menjadi jawaban Direktur Kearsipan Pusat ANRI, Bapak Imam Mulyantono. Program arsip vital mendasarkan aturan Kepala Arsip Nasional tahun 2005.

Meski Peraturan Pemerintah sebagai pelaksanaan Undang Undang Kearsipan menunjuk tahun 2012, dalih tidak bertentangan dan belum adanya aturan baru, belom mendorong regulator kearsipan nasional untuk memberikan fokus pada kebijakan program arsip vital.

Sampai disini, sudut pandangku sebagai arsiparis pun harus mengangguk sepakat. Bisa jadi gagal pahamnya pembacaan program arsip vital yang termuat dalam perka ANRI karena keterbatasan lingkungan pekerjaan arsiparis. Atau bisa jadi dampak perubahan lingkungan organisasi birokrasi yang begitu pesat pasca tahun 2009.

Dua tulisan terkahirku yang pertama turut mensosialisasikan program Arsip vital kepada unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas pada April 2022 dan diskusi bersama dua JPT Umum dan JPT PPBM pada Juli 2022. 👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/04/program-arsip-vital.html?m=1https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/04/program-arsip-vital.html?m=1

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/07/sinergitas-arsiparis-dan-pengelola-bmn.html?m=1Arsip vital asset Kementerian

Beranjak dari temuan pengawasan kearsipan pada Kementerian ESDM untuk penetapan daftar arsip vital, Biro Umum menginisiasi acara desiminasi program Arsip Vital dengan Narasumber ANRI pada hari Rabu, 12 Oktober 2022. Rekomendasi Tim Pengawasan Kearsipan akan ditindaklanjuti dengan rencana penetapan hasil identifikasi jenis jenis arsip vital.

Kembali nalarpun terdesak bertanya, perlu kah daftar arsip vital menunjukkan kondisi faktual suatu arsip sebagaimana status atau nilai administrasi, hukum dan keuangan unit kerja penciptanya? Bagaimana jika fisik arsip yang masuk dalam daftar arsip vital tidak diketemukan? Sejauh mana daftar Arsip vital dapat menginformasikan aset negara? Pun dapat menceritakan bukti Kementerian ESDM sebagai satu diantara entitas di negara ini sebagai penyelenggaraan komoditas hajat hidup orang banyak?

Tulisan ini bukan untuk mencari jawaban pertanyaan di atas. Aku pun memulai dari memori yang menangkap ceramah narasumber, bahwa Program arsip vital adalah environment atau lingkungan. Bukan melulu daftar Arsip namun suatu program. Di Undang Undang, Pasal 56 , tertulis kata "program, mitigasi pada bencana, penyelamatan fisik".

Sedangkan pada Peraturan Pemerintah, arsip vital itu adalah tindakan dan prosedur (environmental) musibah. Penyajian arsip vital menjadi kewajiban pencipta arsip. Pengelolaan arsip aktif menjadi rumahnya arsip vital.

Kembali lagi, mengapa program Arsip vital harus dimulai dengan penetapan daftar arsip vital oleh pimpinan unit kearsipan??? Bukankah daftar arsip adalah satu dari jenis hasil pekerjaan Kearsipan yang bermakna penyajian informasi. Sejauh mana penggolongan akses vital serta verifikasi antara daftar dengan kondisi faktual suatu dokumen negara??

Ada apa dengan daftar arsip vital Kementerian ESDM versi tim Pengawasan kearsipan? Tidak cukup kah program arsip vital yang terMuat dalam Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang pedoman penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan KESDM???

Narasumber pun menchalange pemahaman insan kearsipan yang tidak harus letterleg peraturan perundang undangan tentang kearsipan. Namun demikian memunculkan pertanyaanku " Bagaimana orkestrasi pembinaan kearsipan Nasional "?

Berikut riwayat program kearsipan yang telah diikuti penulis

1. Tanggal 14 April 2022, Ditjen Migas telah mendalami arsip vital saat itu dari bu susanti ANRI dan dimana secara tegas pak direktur telah menjawab kegelisahan kami bahwa ketentuan peralihan perka 2005 masih menjadi panduan berdalihkan belum adanya aturan baru atau tidak bertentangan.

2. Bulan Juli 2022, ibu karo dan Bapak PPBMN, duet untuk mendiskusikan arsip vital sebagai bukti kepemilikan asset dengan mengajak kami para arsiparis. Kami pun kaget tatkala kapus PPBMN menyampaikan filosofi penyimpanan arsip tanah negara (kategri vital) itu wajib pertama oleh Menteri Keuangan. Karena perlu kesiapan maka di aturan di share ke masing masing Kuasa Pengguna Barang. Pun di saat yang sama, Karo Umum memandang identifikasi arsip vital yang tidak terksan terlalu luas mengawang awang. 

3. November 2021, direktur jenderal Migas mendatangi langsung ke ruang arsip. Professor Tutuka, guru besar ITB, yang ditekankan oleh beliau adalah, "bagaimana evakuasi kebencanaan seperti kebakaran? Sampai hari ini, kita masih menunggu perbaikannya kedaduratanNovember 2021, direktur jenderal Migas mendatangi langsung ke ruang arsip. Professor Tutuka, guru besar ITB, yang ditekankan oleh beliau adalah, "bagaimana evakuasi kebencanaan seperti kebakaran? 

4.  Sejak 2012,unit kearsipan Ditjen Migas telah menerapkan sistem penyimpanan onstorage dan off Storage dimana sebanyak 5.300 boks di penyedia.  selain dari kebutuhan bahwa penyimpanan yang di luar gedung dan di kelola secara profesional tentu akan memiliki jaminan lebih dari penyimpanan yang menyatu yang menjadi beban kerja unit kearsipan. 

5. UK Ditjen Migas telah menyimpan arsip vital pembayaran sampai tahun 2021, arsip personal file yang sudah tergeser dengan adanya Sipeg. Meskipun demikian tanggung jawab masih di bagian Keuangan dan Juga kelompok kerja Kepegawaian.

6. Tahun 2012, UK Ditjen Migas pernah membuat paket pekerjaan konsultan arsip vital dimana saat itu melalui proses lelang (lebih dari 100 juta). Secara jelas konsultan menerapkan perka ANRI tahun 2005 dg output kajian. Setidaknya dua metodeI dentifikasi arsip melalui kelompok unit kerja dan identifikasi per jenis dokumen. 

Manajemen Kearsipan

Empat pekan menjalani PKL, Azra dan kawan kawan dituntut melihat kearsipan secara lebih lengkap. Bukan saja menggambarkan teknis penataan arsip dinamis dan penyimpanannya saja, namun terkait dengan pemanfaatan sumber daya kearsipan dan penyajian arsip sebagai sumber informasi.

Berpijak pada sumber daya kearsipan setidaknya perlu mempergunakan sarana manajemen dalam menjalankan kearsipan yakni melihat Man, Material, Money, Method, dan Market. Man yakni arsiparis dan para petugas kearsipan. Keberadaan arsiparis di intansi pemerintah dipayungi dengan landasan Peraturan Menteri PAN dan RB dan aturan pelaksanaan oleh Intansi Pembina yakni Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Material seperti sarana kearsipan sejak standar gedung dan ruangan penyimpanan arsip, roll opeck atau rak statis, keamanan dan area ruang arsip, ruang pengolahan, boks arsip, media rekam seperti tingkat keasaman kertas, kapasitas simpan arsip, pemanfaatan teknologi informasi komunikasi seperti internet, intranet, komputer, aplikasi pengolah data, pengolah kata, database dan seterusnya.

Money yakni pembiayaan berupa suatu program kerja yang terukur. Proposal kearsipan setidaknya memuat gambaran menyeluruh sehingga dapat menjadi dasar pembiayaan. TOR dan RAB yang menjadi dasar penganggaran perlu dilengkapi dengan data dukung baik administrasi maupun teknis kearsipan.

Method, dapat berpijak pada landasan teori kearsipan apakah mempergunakan pendekatan life cycle of record, record management, atau archive administration sampai pendekatan Record Continum Model. Pun diperlukan literasi peraturan perundang-undangan kearsipan sejak Undang Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Kepala ANRI, Peraturan Menteri, Keputusan sampai dengan SOP yang disepakati oleh intansi.

Yang paling terakhir yakni market atu penguna kearsipan. Sebagai sumber informasi, arsip hanya satu dari banyak entitas yang unik di area market informasi. Untuk itu penekanan "market kearsipan" berkutat pada tingkat aksesibilitas suatu arsip. Hak akses berbarengan dengan kedudukan dan kewenangan pada setiap pejabat dan pegawai. Market kearsipan bukan lagi berada pada paradigma pembuktian namun lepas landas turut serta pembangunan dalam berkeadilan dan meraih kesejahteraan bangsa.

Terakhir yang tidak kalah penting ialah point of view dari kearsipan. Kearsipan berkedudukan satu diantara urusan umum yang mendukung manajemen organisasi birokrasi. Bersamaan urusan lain dukungan atau supporting manajemen organisasi, kearsipan dituntut untuk lebih dapat diterima dan lebih efektif dan efisien. 

Bukan hanya tentang Arsip

Jesica mendapatkan tugas menata Arsip perseorangan pegawai Ditjen Migas. Desi mengkonsep denah ruang penyimpanan arsip di Gedung Ibnu Sutowo. Widya melakukan pengolahan data sebanyak 457 nomor berkas hukum berkode HK. Azra memulai melakukan deskrepsi Arsip Hukum dengan menginput data mempergunakan aplikasi Arsip digital.

Praktek Kerja Lapangan para mahasiswa Diploma IV Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi di lantai empat Gedung Ibnu Sutowo menambah kemeriahan ruang peristirahatan rekaman kegiatan Ditjen Migas. Pun dengan kehadiran pegawai yang menelusuri bukti pertanggungjawaban keuangan untuk tahun anggaran 2020 dan 2021 untuk kebutuhan data audit internal.

Penampakan ruang Arsip yang meriah itu menjadi bukti memgawal tujuan ketersediaan Arsip yang terkuat dalam Undang Undang dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tentang kearsipan. Ratusan ribu berkas inaktif dan tiga belas ribu boks Arsip koleksi unit kearsipan Ditjen Migas.

Realitas pekerja Arsip di instansi pemerintah harus bergelut dan berkompetisi dengan jabatan lain dalam rumpun manajemen organisasi birokrasi. Mahasiswa diajak melek bukan sekedar teknis pengelolan arsip saja namun terkait dengan unsur manajemen yang lain seperti pemanfaatan sumber daya di birokrasi demi pencerahan informasi yang terekam di dalam arsip negara.

Sampai disini nalarku teringat pada penentuan tujuan bekerja di bidang kearsipan. Selain demi mengawal konstitusi (landasan Undang Undang-undang Republik Indonesia) seperti diantaranya dalam menjamin ketersediaan arsip untuk organisasi melalui penggunaan oleh pegawai dan pejabat yang membutuhkan referensi, bahan bacaan, bukti pertanggungjawaban kerja, maka perlu mengetahui tujuan kearsipan sesuai peran tugas organisasi yang menyatu dalam manajemen birokrasi. 

Tentu terkait dengan penyelenggaraan pemerintahan yang efektif, efisien, transparan, akuntabel. Akhirnya melalui core value Aparatur Sipil Negara (ASN) : Berorientasi pada Pelayanan, Akuntabel, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaborasi, pekerjaan kearsipan berderu demi memberikan dukungan manajemen organisasi birokrasi pemerintahan. 

Mahasiswa PARI UGM

Jesica, Azra, Widya, Desi, dan Elen, Mahasiswa Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta pada Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi (PARI) melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Unit Kearsipan Tingkat II Direktorat Jenderal Migas. Mereka menjalani pengenalan habitat pekerjaan kearsipan yang berada di Gedung Ibnu Sutowo Jalan HR Rasuna Said Kav B5 Jakarta Selatan. 

Pekan pertama, mahasiswa menerim pengenalan aktivitas penataan arsip keuangan pada seri Belanja Negara. Selain itu mengenali Proses digitasi dari arsip kertas ke format Pdf. Pengelolaan kearsipan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mengacu pada Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. 

Evaluasi terhadap para mahasiswa tersebut dilaksanakan dengan penugasan penyusunan laporan. Mahasiswa PKL diharapkan mampu mendeskripsikan pekerjaan dan dapat memberi masukan atas praktek kearsipan di unit kearsipan.

Masukan dari mentor PKL adalah menambahkan pada laporan terkait kedudukan organisasi Ditjen Migas sebagai bagian dari entitas industri Migas Nasional. Terdapat entitas organisasi yang mewakili negara dalam pengelolaan sumber daya alam fosil Migas. Pengenalan organisasi mengantarkan mahasiswa PKL memahami konsepsi Organisasi Kearsipan yang terdiri dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah. 

Selain itu, pemahaman organisasi Ditjen Migas akan mengantarkan wawasan mahasiswa atas kedudukan atau fungsi kearsipan di instansi pemerintahan. Fungsi kearsipan yang tidak tertulis pada struktur dan organisasi tata kerja (SOTK) dilekatkan pada fungsi "tata usaha" Atau "umum". Berada pada lini Unit kerja Sekretariat Direktorat Jenderal yang memberikan dukungan manajemen teknis untuk organisasi Ditjen Migas. 

Pekan kedua, mahasiswa PKL menerima pengenalan aktivitas Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif. Langkah langkah teknis aktivitas tersebut dipresentasikan dihadapan mentor untuk membekali para mahasiswa saat terjun langsung menangani penataan Arsip inaktif secara teratur. Pengenalan aktivitas penyimpanan secara offstorage dan onstorage menjadi bahan untuk laporan ketiga setelah pendalaman kebijakan organisasi tentang kearsipan di lingkungan Ditjen Migas. 

Memasuki pekan keempat PKL di Unit Kearsipan, mahasiswa mendapatkan arahan agar lebih teliti dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan langkah langkah teknis kearsipan di Ditjen Migas. Tantangan kepada Mahasiswa DIV PARI sebagai embrio calon arsiparis tingkat keahlian adalah bagaimana mengkritisi sistem dan menjawab tantangan dunia industri informasi berbasis Arsip negara. 

Memori Jargas di Pusat Arsip KESDM

Memori kolektif energi⚡, cq. gas untuk rumah tangga bisa dilihat dengan program pemerintah tentang konversi minyak tanah ke gas Lpg 3 Kg sejak tahun 2007. Direktorat Jenderal Migas sebagai satu diantara entitas kemigasan Indonesia terus mengawal program diversivifikasi energi. Pengaturan komoditas untuk hajat hidup orang banyak pun diintervensi dengan APBN demi mendekatkan prinsip keadilan untuk seluruh rakyat Indonesia.

Sambungan Gas Rumah Tangga yang diawali dari konsep City Gas melalui APBN yang kemudian banyak dikenal dengan istilah "Jargas", menjadi inisiasi pembangunan infrastruktur migas. Munculnya periodesasi Jargas APBN sejak 2008 yang melengkapi kegiatan Perusahaan Gas Negara dalam penyediaan sumber energi gas untuk rumah tangga di tahun tahun sebelumnya.

Rekaman informasi tentang konversi, diversifikasi atau penganekaan usaha untuk menghindari ketergantungan terkategori arsip permanen yang harus mengendap ke Pusat Arsip Kementerian Emergi dan Sumber Daya Mineral. Untuk itu Tim Arsip Ditjen Migas melalui rekomendasi Sesditjen Migas dan Biro Umum telah berhasil memindahkan fisik kertas arsip sebagai media rekaman memori kolektif energi.

Otoritas penyimpanan di Gedung Pusat Arsip yang beralamat di Tangerang Selatan, melalui surat tertanggal 1 September 2020 dengan mendasarkan pada Keputusan Menteri ESDM nomor 187 tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Kementerian ESDM, memfasilitasi penyimpanan memori kolektif energi dan sumber daya mineral.

Endapan informasi perencanaan pipanisasi atau Feed dan DEDC yang berlokasi di Bekasi, Depok, Medan, Palembang, Semarang, Surabaya, bermula pada tahun 2008. Setahun berikutnya setelah ada dokumen perencanaan yakni FEED dan DEDC atau Feasibility Studi dan dokumen UKK dan UPL untuk jaringan atau instalasi pipa dibawah 100 KM berproses kontruksi. Kota Palembang diantaranya berada di siring agung dan lorok pakjo. Untuk Kota Depok diantarnya di kelurahan Beji Timur, Kota Bekasi diantara ada di Kelurahan Bojong Rawalumbu dan seterusnya.

Hal - hal tersebut diatas menjadi pengantar tulisan kegiatan pemindahan arsip dari Unit Kearsipan Tingkat II Ditjen Migas ke Pusat Arsip KESDM dibawah naungan Unit Kearsipan Tingkat I Sekretariat Jenderal KESDM. Secara total sejak beberapa tahun lalu, pemindahan arsip dengan tema Jargas mencapai 788 boks dengan 1.494 nomor arsip.

Kurun waktu arsip jargas yang telah berhasil diendapkan di Pusat Arsip KESDM adalah 2008 sampai dengan 2012 dan sebagian tahun 2013 dan 2014. Sampai disini perlu diberikan catatan bahwa terdapat penugasan pertamina dan PGN dalam program jargas APBN. Setidaknya Untuk tahun 2015 sampai dengan 2021. Untuk itu perlu penelusuran dan penarikan arsip dari entitas kemigasan lainnya sehingga dapat menjamin kelengkapan memori kolektif energi cq. Gas Bumi. 

Layanan Ketatausahaan

Melalui Klinik Virtual Arsip Migas pada hari Jumat 5 Agustus 2022, survey kepuasan layanan ketatausahaan berhasil berhasil di bedah. Pendalaman pertanyaan survey terkait kemudahan prosedur persuratan dan kearsipan mendesak revisi dan penambahan SOP.

Sebanyak 68 responden yang mengisi survey kepuasan layanan internal dukungan manajemen Ditjen Migas, menyatakan Sangat Baik dan Baik. Hanya dua responden saja yang menyatakan kurang.

Perbaikan atau revisi Standar Operasional Prosedur (SOP) dikira perlu untuk menggaet kemudahan dalam pelaksanaan urusan administrasi perkantoran. Sebut saja SOP Pembuatan Naskah Dinas dan SOP Pengurusan Surat. Para pelaksana pada SOP tersebut bukan saja petugas administrasi. Hampir semua pegawai menindaklanjuti pekerjaan melalui penyusunan konsep naskah dinas.

Tantangan dalam layanan ketatausahaan ialah adanya dokumentasi persuratan yang terintegrasi. Dokumentasi harus dapat terbaca oleh pelaksana secara cepat dan lengkap. Contohnya riwayat disposisi pimpinan yang perlu dituangkan ke dalam format yang informatif.

Format penyelesaian surat yang terbagi alur masuk dan keluar memerlukan modifikasi. Alur masuk mencerminkan riwayat sejak dicatat-ke pimpinan dan sampai kepada pegawai. Alur surat keluar merupakan riwayat penyusunan konsep naskah sebelum disyahkan oleh pimpinan organisasi.

Sampai disini, informasi proses penyelesaian pekerjaan dapat ditinjau dari dokumentasi persuratan yang tertuang pada jurnal atau loogbook.

Diskusi layanan Ketatausahaan mengerucut pada perlunya SOP yang menjembatani alur masuk dan keluar yakni SOP pengunggahan net konsep surat keluar ke dalam aplikasi persuratan.

Diharapkan adanya SOP pengunggahan net konsep surat keluar akan meningkatkan kepuasan satker terhadap layanan ketatausahaan.

Rara dan Skuter

"Bukan karena mampu membelikan mainan, namun kesediaan menemani bermain anak" Pelajaran yang mencuat seiring rengekan Rara untuk ditemani bermain skuter barunya. Minggu, 31 Juli 2022 lepas menerima mainan barunya Rara pun begitu semangat menjajal sejak terbangun dari tidurnya.

Bisa jadi karena mampu membelikan mainan, kesediaan untuk menemani bermain kurang membara. Sebaliknya, ketidakmampuan membelikan mainan untuk anak, mendorong rasa empati kepada anak untuk menemani bermain.

Begitu kah kehidupan ini???? Pertanyaan pun dapat kita lebarkan demi mendalami pelajaran kebijaksanaan.

Anak, anugerah ilahi yang mengajarkan orang dewasa kembali melogika kehidupan. Logika yang waras selaras kehidupan yang penuh keberkahan.