Cumen cerita, Menyibak hikmah, ngaji, serba serbi, syukur, keseharian, hiburan, mikir, kearsipan

Kamis, 23 Mei 2013

Sistem Pengarsipan di Ditjen Migas


BAB I PENDAHULUAN
1.1  LATAR BELAKANG
Arsip dan informasi merupakan sumber daya suatu organisasi. Arsip merupakan dasar pelaksanaan organisasi, akuntabilitas, compliance with legislative requirements dan pengembangan memori organisasi.

Pengertian arsip sebagai informasi tertentu yang terekam dalam suatu media termasuk data di dalam sistem infomasi komputer. Arsip merupakan hasil dari sebuah transaksi atau membuat sebuah bukti dari sebuah aktivitas kerja.

Contoh Tipe transaksi yang menjadi bagian dari aktivitas kerja yakni korespondensi (surat menyurat), pelaksanaan dari kebijakan / peraturan / keputusan / SOP dan notulensi rapat. Notulensi rapat haruslah ditandatangani oleh pimpinan rapat. Selain itu juga harus didukung oleh bahan - bahan seperti bahan tayangan/file presentasi, daftar hadir, dan berkas lain menjadi dasar terjadinya suatu rapat.

Hampir tidak ada satu sistem kearsipan yang kompatibel atau dapat diterapkan untuk semua jenis arsip dan atau semua institusi/organisasi. Bisa jadi satu institusi atau organisasi memerlukan beberapa bahkan banyak sistem pengarsipan. Bahkan untuk satu organisasi yang memiliki beberapa satuan kerja, pasti akan memerlukan banyak sistem pengarsipan.

Jika suatu organisasi menggunakan single sistem pengarsipan, akan menemukan kelemahan dalam teridentifikasi, tertemukan kembali serta teraksesnya suatu arsip.

1.2  RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH
Rumusan dan batasan masalah pada penulisan ini adalah “Apa saja sistem pengarsipan yang dapat dilaksanakan oleh Ditjen Migas?”

1.3  TUJUAN
Tujuan tulisan ini adalah
1.      melaksanakan kegiatan pengembangan profesi arsiparis dengan membuat karya tulis yang dapat dipublikasikan atau tidak dipublikasikan
2.      merangkum sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan
3.      membandingkan antara jenis/seri arsip dengan khasanah yang dikelola sampai dengan 2013

1.4  KERANGKA /TINJAUAN TEORI
Melalui terjemahan bebas dari Artikel internet yang berjudul “Records Management Policy And Procedures Manual di University Of Melbourne Created: 28 November 2002, Last modified: Tuesday, 21-Oct-2003 05:35:45 AEST, Authorised by: Manager Records Services,  Maintained by: Jon-Paul Williams, E-mail: jpmw@unimelb.edu.au penulis mendasarkan analisa sistem pengarsipan pada ditjen Migas. Bagian dari artikel tersebut antara lain adalah:

1.4.1. Manajemen arsip.
Manajemen arsip terdiri beberapa kegiatan yang antara lain adalah:
1.    Kegiatan menampung arsip. arsip yang tidak komplit harus dilengkapi di manajemen arsip. merekonstrksi agar arsip bersifat handal. Menjaga keterkaitan antara isi, kerangka kegiatan dan struktur berkasnya. Pemanfaatan arsip sehingga dapat berguna dalam hukum, pembuktian, dan referensi
2.    Pembahasan kebutuhan perlindangan kepentingan organiasi terhadap suatu arsip
3.    Preservasi memori organisasi
4.    Memutuskan berapa lama atau jangka waktu arsip harus disimpan, dipindahkan, dan diserahkan.
Ukuran dari manajemen arsip yang baik adalah ketika arsip dapat teridentifikasi, arsip dapat diketemukan kembali, dan arsip dapat diakses.

1.4.2 Modus – modus terciptanya arsip
Modus terciptanya arsip dapat dilihat dari beberapa fakta yang antara lain adalah
1.             Kebutuhan dari seorang pelaksana kegiatan untuk membuktikan hasil kerja contohnya fotokopi tanda terima surat, pertinggal surat/laporan dan lain sebagainya
2.             Kepentingan menjadikan dasar suatu penagihan atau pembayaran atau dasar pelaksanaan suatu kegiatan contohnya perjanjian kontrak pengadaan, surat perjanjian sewa, klaim asuransi. SK Kenaikan pangkat, rekomendasi impor dan lain sebagainya
3.             Pengesahan dari pelaku yang memiliki kewenangan. Kewenangan biasanya dilindungi oleh peraturan perundangan.
4.             Akumulasi suatu proses dari beberapa dan bahkan banyak pelaku untuk mendapatkan ouput dan outcome. Misalnya dikirim dan diterimanya suatu surat untuk kepentingan tertentu. Ditindaklanjuti surat masuk dengan dibuatkannya surat keluar dan lain sebagainya.

1.4.3. Sistem Pengarsipan yang baik
Kriteria untuk disebut “baik” maka sistem pengarsipan harus dapat
1.             Berstrukturkan komplet dan komprehensif dan yang utama adalah mudah dilaksanakan oleh pelaksana
2.             Memperdayakan arsiparis sebagai operator sistem baik dalam alih ketrampilan maupun manual book yang dapat dipergunakan oleh operator lain (jika terdapat pergantian operator)
3.             Memastikan arsip terlindungi dan terdapat preservasinya
4.             Rendah beaya
5.             Kemungkinan mencegah missing file atau kesalahan pemberkasan serta melebur duplikasi yang berlebihan
6.             Menjadi sarana bantu dalam kecepatan pencarian arsip
7.             Sistem pengarsipan harus mencerminkan tugas dan fungsi serta uarain jabatan seorang pejabat, baik jabatan fungsional maupun jabatan struktural

1.4.4. Desain Dan Mendesain Ulang Sistem Pengarsipan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat desain dan mendesaiin ulang sistem pengarsipan yakni:
1.      Hubungan berkas dan file mempunyai perbedaan kategori
2.      Dilakukan desain ulang jika tingkat penemuan kembali nya rendah
3.      Ketidaktepatan dalam penempatan / penyimpanan sehinga menyebabkan lamanya penemuan arsip
4.      Terdapat beberapa ruangan yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. macam ruang penyimpanan seperti records center, ruang pengolahan, ruang simpan arsip inaktif, ruang simpan arsip aktif. Ruang ruang tersebut mempunyai fungsi yang sama yakni penyimpanan, namun kategori penyimpanannya berbeda beda
5.      Tinggnya angka duplikasi arsip
6.      Pergantian personel atau arsiparis sebagai operatir sistem pengarsipan
7.      Keutuhan dan kelengkapan berkas arsip
8.      Rak statis atau rol opec yang penuh dan kelebihan muatan

1.4.5. Survey Dan Pengumpulan Bahan
Dalam rangka membuat dasar penentuan desain atau mendesain ulang sistem pengarsipan, perlu didukung oleh data data sebagai berikut:
1.      Bagaimanakah arsip ditemukan kembali atau dipergunakan oleh pengguna
Data dapat dikumpulkan dengan menanyakan kepada pengguna arsip, apakah nomor menjadi dasar pencarian?, dan apakah pencarian arsip dicari dengan menanyakan subyeknya?, bahkan tanggal dan tahunnya?
2.      Berapa banyak arsip yang tercipta
Volume yang banyak namun jenis yang sedikit, mungkin tak mempergunakan sistem alphabetic. Jenis yang sedikit namun menyangkut kepemilikan orang banyak, akan cocok dengan alpabetik mislnya arsip kenaikan pangkat pegawai.
3.      Siapakah pengguna arsip
Karakteristik pengguna dan mengetahui maksud penggunaan akan mempengarui penentuan sistem. Jika penggunaan arsip untuk memetakan lokasi sumberdaya alam, kemungkinan yang cocok adalah sistem geografis. Penggunanya adalah manajer, maka akan cocok jika sistem subyek (terkait dengan manajemen)
4.      Berapa luas ruang simpan dan berapa jumlah ruangan arsip
Pelaksanaan sistem pengarsipan nantinya akan dikontrol oleh petugas, dengan sistem sentral atau desentralisasi tergantung dengan karakteristik organisasi, jika organisasi terdiri dari satuan kerja, bahkan satuan kerja terbagi unit kerja yang terpisah oleh letak dan alamat kantor.


BAB II PEMBAHASAN
2.1  Rangkuman Jenis Arsip dan Sistem Pengarsipan pada Ditjen Migas
No
Jenis arsip
Desain sistem pengarsipan
1
Arsip konvensional
Berdasarkan unit eselon III yang menyerahkan arsip
Jika diketemukan bercanpur maka dijadikan per eselon 2
2
Arsip keuangan, Berkas SP2D (pembayaran pengadaan barang / jasa)
Metode pangadaan (lelang, pengadaan langsung)
Bidang ke-PPK an yakni PJDGB, PIGBT, PLG 3 Kg, Non fisik, dan penunjang
Berdasarkan unit kerja penanggungjawab kegiatan (untuk PPK Penunjang
3
Arsip penggunaan tenaga kerja asing
Abjad berdasarkan perusahaan
Jenis Perizinan (IMTA, RPTKA, IKTA)
Proses (status permohonan ditolak)
4
Arsip dokumen UKL dan UPL
Geografi
Perusahaan
5
Laporan pekerjaan konstruksi Jaringan Gas Bumi
Per tahun
Geografi (daerah pembangunan)
Jenis pekerjaan (FEED, Konstruksi, Pengawasan, dan UKL UPL)
6
Dokumen Lelang
Berdasarkan nama paket pekerjaan
Berdasarkan pokja (unit eselon II)
7
Korespondensi
Konseptor surat keluar (per eselon 2 yakni DJM.S, DJM.E, DJM.B, DJM.O, dan DJM.T)
Surat masuk dengan system kronologis (agenda diterimanya surat)
Surat masuk dengan system kronologis (surat masuk diberikan nomor agenda)
Jenis internal dan eksternal
Bentuk (nota dinas, surat, keputusan)
8
Arsip surat keterangan terdaftar
Permohonan dan hasil evaluasi sedangkan untuk dokumen permohonan dikembalikan kepada perusahaan yang bersangkutan
9
Arsip standarisasi teknik migas

10
Arsip keselamatan hulu migas

11
Arsip Harga dan Subsidi
Belum terdapat system pengarsipan (dideskrepsi sesuai dengan judul dokumen)
12
Arsip Kerjasama Migas
Organisasi multilateral
Organisasi bilateral
Dalam negeri
13
Arsip hukum

14
Pengembangan investasi

15
Pengolahan

16
Work program & budget KKS
-          Perusahaan
-          Wilayah kerja
17
Penyiapan program
-           
18

-           

2.2 Jenis dan Seri sebagai Khasanah Arsip Ditjen Migas yang wajib dikelola
Terdapat 80 jenis / seri arsip sebagaimana tersurat pada peraturan Menteri ESDM nomor 18 tahun 2011 tentang JRA Arsup Subtantif Migas. Pada kenyataannya data tentang jenis dan seri yang tersebut di atas masih jauh dari 80 jenis dan seri yang sudah ditetapkan pada permen ESDM.
Idealnya, jenis dan seri arsip ditjen migas terdiri dari:
No
Jenis / Seri
1
Penyiapan dan Perencanaan Program Minyak dan Gas Bumi
2
Rekomendasi Penanaman Modal
3
Rencana dan Realisasi Investasi Minyak dan Gas Bumi
4
Usulan Kebijakan Investasi Kegiatan Usaha Minyak dan Gas Bumi
5
Layanan Informasi Peluang Investasi Minyak dan Gas Bumi
6
Penetapan Harga Minyak Mentah
7
Monitoring Lifting
8
Bahan Penetapan PNBP dan Tarif Minyak dan Gas Bumi
9
Penetapan Bagi Hasil Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Minyak dan Gas Bumi
10
Pelaksanaan Pemeriksaan dan Pengujian PNBP
11
Penetapan Daerah Penghasil Minyak dan Gas Bumi
12
Ketenagakerjaan Minyak dan Gas Bumi
13
Pengelolaan Barang Operasi
14
Verifikasi Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
15
Rekomendasi Kemampuan Produksi Barang dan Jasa Dalam Negeri
16
Penyaksian Proses Produksi (Witnessing)
17
Penyiapan Bahan Bilateral/Multilateral dan Regional
18
Pengurusan Kegiatan Kerja Sama Lembaga Internasional
19
Penyusunan Dokumentasi Kesepakatan atau Perjanjian Kerja Sama Internasional
20
Pengelolaan Kerja Sama Dalam Negeri
21
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi Melalui Lelang Reguler
22
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas Bumi melalui Studi Bersama dan Joint Evaluasi
23
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana Batubara
24
Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS
25
Fasilitasi Pelaksanaan Partisipasi Interest
26
Penyelesaian Tumpang Tindih Lahan
27
Perpanjangan Kontrak KKS
28
Penilaian Rencana Pengembangan Lapangan (POD Pertama)
29
Penetapan Harga Gas
30
Pelayanan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
31
Pemantauan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
32
Pelayanan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
33
Pemantauan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
34
Permohonan Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
35
Surat Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
36
Laporan Berkala Badan Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
37
Laporan Monitoring dan Pengawasan Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
38
Laporan Sosialisasi Usaha Pengolahan Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
39
SK Penetapan Spesifikasi BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar Lain
40
Laporan Pemeriksaan Mutu BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar Lain
41
Dokumen Kajian Kerja Sama Teknik Pengolahan
42
Permohonan Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan Pelumas Bekas, dan Pengemasan
43
Surat Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan Pelumas Bekas, dan Pengemasan
44
Permohonan Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi, BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
45
Surat Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi, BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
46
Permohonan Importir Pelumas
47
Surat Rekomendasi Importir Pelumas
48
Pemantauan Harga dan Subsidi Bahan Bakar
49
Harga dan Subsidi Bahan Bakar  Minyak dan Gas Bumi
50
Laporan Proyek Sosialisasi dan Pengurangan Harga dan Subsidi
51
Proyek Perlindungan Konsumen
52
Laporan Proyek Penetapan harga BBM, LPG dan BBG
53
Konversi Minyak Tanah ke LPG
54
Dokumen Perumusan RSNI (Rancangan Standar Nasional Indonesia) / RSKKNI (Rancangan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia)
55
Dokumen Penerapan Standar Nasional Indonesia (SNI) / Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
56
Dokumen Pembinaan Penerapan SNI/SKKNI
57
Registrasi Nomor Pelumas Terdaftar (NPT)
58
Buku Register Welding Procedure Specification (WPS) / Procedure Qualification Record (PQR)
59
Register dan Sertifikat Kualifikasi Juru Las
60
Dokumen Persetujuan Penunjukkan Kepala/Wakil Kepala Teknik Tambang Hulu dan Hilir
61
Pemberian Penghargaan Keselamatan Kerja
62
Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hulu
63
Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hilir
64
Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
65
Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hilir Minyak dan Gas Bumi
66
Pemeriksaan Kalibrasi Teknis dan Kalibrasi Alat Ukur Kegiatan Minyak dan Gas Bumi
67
Pengawasan Keselamatan Instalasi dan Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
68
Pemeriksaan Rutin Keselamatan Operasi Hilir Minyak dan Gas Bumi
69
Pengesahan Prosedur Penyerahan atau Pemindahan Minyak dan Gas Bumi
70
Dokumen Sosialisasi Keselamatan Instalasi dan Peralatan Minyak dan Gas Bumi
71
Dokumen Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)
72
Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Upaya Pemantauan Lingkungan (UPL)
73
Rekomendasi Bahan Kimia
74
Pengawasan Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan
75
Dokumen Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
76
Pembinaan dan Pengawasan Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
77
Dokumen Lisensi Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT) Minyak dan Gas Bumi
78
Pembinaan dan Pengawasan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik (PJIT)
79
Dokumen Rekomendasi Lembaga Sertifikasi
80
Pembinaan dan Pengawasan Lembaga Sertifikasi

2.3 Kapasitas simpan ditjen Migas sampai dengan 2013
Permasalahan ruang simpan di Ditjen Migas menjadi salah satu penyebab tidak lengkapnya khasanah yang dimiliki sesuai dengan JRA subtantif Migas. Ruang penyimpanan arsip ditjen migas terdiri atas
a.       Sewa ruang di arsip Nasional yang memiliki kapasitas simpan 3400 boks
b.      Ruang simpan arsip di Gedung Plaza Centris Migas Lantai 8 terdiri atas 1000 boks arsip
c.       Kavling yang disediakan di Pusat Arsip KESDM terdiri atas 2000 boks arsip
d.      Ruang Arsip Lantai 12 memiliki kapasitas 400 boks
Menilik dari nasib akhir arsip sibstantif minyak dan gas bumi dan pertumbuhan arsip bahwa kapasitas 6800 boks arsip belum memadai untuk melengkapi khasanah arsip.
2.4  Volume arsip konvensional ditjen migas sampai dengan tahun 2013
a.       Jumlah arsip yang disimpan di ruang sewa ANRI
No
Jenis/seri arsip
Kode Unit
Jml Boks
1
Berkas Direktur Jenderal
DJM
91
2
Dok Lelang sebelum 2009
ULP
85
3
Dok.Lelang Jargas 2009
ULP
57
4
Dok.Lelang Jargas 2010
ULP
96
5
Duplikasi

16
6
Harga dan Subsidi
DMOH
79
7
Hukum
SDMH
23
8
Kerjasama
DMBK
81
9
Keselamatan Operasi hulu
DMTT
80
10
Keuangan (belum Manuver)
SDMK
47
11
Keuangan (dari lantai 4)
SDMK
8
12
Keuangan (data paket III)
SDMK
207
13
Keuangan (lap Lelang)
SDMK
9
14
Keuangan (MK)
SDMK
92
15
Keuangan (per pelaksana)
SDMK
19
16
Keuangan (PJDGB)
SDMK
22
17
Keuangan (SP2D Lelang)
SDMK
231
18
Keuangan (SP2D non lelang)
SDMK
305
19
Keuangan (WP)
SDMK
34
20
Keuangan (YD)
SDMK
90
21
Laporan Pekerjaan Jargas
DMON
237
22
Lindung dan Lingkungan
DMTL
77
23
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
DMBD
369
24
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
DMBD
30
25
Pembinaan Usaha Hulu
DME
57
26
Pengangkutan dan Penyimpanan
DMOP
26
27
Pengelolaan non bahan Bakar
DMOK
67
28
Pengembangan Investasi
DMBI
46
29
Pengolahan
DMOO
5
30
Pengurusan Paspor Dinas
SDMU
8
31
Penyiapan Program
DMBS
11
32
Persuratan
DMT
49
33
Persuratan
DJM
31
34
Persuratan
DJM
10
35
Rencana dan Laporan
SDML
246
36
Sekretariat Ditjen
SDM
52
37
Standarisasi
DMTS
50
38
Standarisasi
DMTS
47
39
Standarisasi
DMTS
122
40
Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)
SDMU
61
41
Umum dan Kepegawaian (MU/RT dan perleng)
SDMU
19
42
Usaha Penunjang
DMTP
27
43
Video Dialog TV

8
44
Wilayah Kerja Migas
DMEW
8
 Jumlah Total Boks yang disimpan di ANRI
3335
b.      Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip lantai 8 gedung Plaza centris
No
Jenis/seri arsip
Kode Unit
Jml Boks
1
Persuratan
DJM
150
Persuratan
DMO
  40
Persuratan
DMB
  30
SP2D Tahun 2011 (metode pelelangan)
SDMK
105
Laporan Pekerjaan Pembangunan Infrastruktur gas untuk Transportasi (PIGBT)
DMTE
100

Laporan proyek PJDGB
DMON
150

Dokumen lelang PIGBT
DMTE
80

Dokumen lelang
SDM
25

Berkas DJM
DJM
10

Dokumen Lelang LPG 3 Kg
DMOH
150

Space untuk boks hasil olahan

160



1000
c.       Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Pusat Arsip KESDM
No
Jenis/seri arsip
Kode Unit
Jml Boks
1
Arsip migas (dikelola sebelum tahun 2008)
SDMU
400
2
Arsip hukum (pindahan ruang arsip hukum lantai 15)
SDMH
2000
3
Arsip non subtantif migas/fasilitatif
100
Jumlah Total Boks
2500
d.      Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Arsip Lantai 12 gd. Plaza centris
No
Jenis/seri arsip
Kode Unit
Jml Boks
1
Berkas SP2D tahun 2012
SDMK
200
2
Space untuk boks hasil olahan
200
Jumlah total
400

BAB III KESIMPULAN
3.1  Kesimpulan
a.       sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan pada ditjen migas masih perlu banyak dikembangkan. System pengarsipan seperti abjad, numeric, geografi, kronologis diadop untuk mendapatkan desain system pengarsipan yang ideal. Yang sudah dikembangkan adalah penataan dokumen keuangan pada tahun 2013.
b.      Perbandingan antara jenis/seri arsip dengan khasanah yang dikelola dengan idealnya
Jika dibandingkan antara keadaan ideal dengan keberadaan arsip, masih sangat jauh. Terdapat delapan puluh jenis dan seri arsip substantive migas, namun masih 10% jenis dan seri tersebut dapat dipelihara.
c.       Kebutuhan ruang menjadi kendala dalam pengelolaan dan pemeliharaan arsip. kelengkapan khasanah ditentukan oleh kesadaran unit kerja eselon III dalam menyerahkan arsip.
d.      Dari data pembahasan belum Nampak periodesasi atau kurun waktu arsip arsip yang tercipta sehingga nilai dari khasanah arsip masih kurang.


3.2  Saran
a.       Desain dari system pengarsipan disesuaikan dengan kebutuhan pencarian. Selama ini masih dikelompookan berdasarkan unit kerja eselon III. Ketika tidak diketemukan eselon III maka dikelompokkan berdasarkan unit kerja eselon 2. Jenis dan seri di dalam JRA substantive dapat menjadi acuan pertama dalam pengelompokkan. Dalam sub seri atau berkas harus dikembangkan agar memudahkan dalam pencarian
b.      Mendasarkan pada data keberadaan arsip yang telah dipelihara, masih dibutuhkan sosialisasi dan keaktifan dari unit kersipan. Solusi kekurangan ruang harus segera diantisipasi mengingat tingginya pertumbuhan arsip di ditjen migas.
c.       Mendata dan mengukur kapasitas simpan pada ruang arsip di unit kerja eselon III. Selama ini ruang arsip tersebut tidak dipergunkan sebagaimana mestinya. Dengan demikian diharapkan optimalisasi ruangan arsip di Gedung Plaza centris Migas

3.3  Rekomendasi
a.       Mengkonsep surat Sesditjen migas yang ditujukan kepada direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk mengelompokkan arsip sesuai jenis dan seri yang ideal
b.      Konsep surat tersebut juga menganjurkan untuk menyerahkan arsip yang telah selesai masa simpan aktifnya.
c.       Membuat program fasilitasi pendataan dan pengangkutan dengan aktif oleh unit kearsipan (SDMU)
d.      Memberikan perhatian baik penganggaran, SDM dan support kepada pelaksana kearsipan yakni arsiparis, petugas penataan dokumen
e.       Mengaktifkan kembali database sebagai sarana penyimpanan data (daftar Arsip)

Selasa, 21 Mei 2013

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL



Arsip penetapan Terms and Conditions (T&C) yang nantinya akan dituangkan dalam Kontrak Kerja Sama (KKS) / kontrak karya Di Ditjen Migas

I. PENDAHULUAN
1.1  Latar Belakang
Identifikasi arsip vital merupakan kebutuhan untuk menyusun program arsip vital / prioritas perlindungan dari ancaman bencana. Program arsip vital mendasarkan pada kebutuhan unit pengolah terhadap informasi dalam menjalankan tugas dan fungsi / pengelolaan trasaksi aktivitas kerja pada kondisi yang tidak normal. Program arsip vital juga membuat perlindungan terkait hukum dan kerugian financial serta memberikan arahan agar unit pengolah mengarahkan pegawai dalam bentuk sistem kerja / intruksi kerja.

Dalam rangka memulai dan menjalankan pengusahaan gas di suatu wilayah kerja maka perlu dibuat bentuk syarat dan ketentuan (Terms and Conditions) pokok kontrak kerja sama berupa bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi. Terms and Conditions akan ditungkan ke dalam KKS dan sifatnya mengandung hak dan kewajiban kontraktor.
Adapun hak yang didapat kontraktor adalah bagi hasil, biaya cost recovery dari kegiatan eksplorasi, serta biaya investasi dan operasional pada masa eksploitasi. Adapun kewajiban kontraktor adalah ketentuan yang tertuang di dalam terms and conditions serta pembangunan sarana umum atau comunity development.
Untuk menentukan terms and conditions terlebih dahulu Ditjen Migas mengevaluasi kembali hasil studi/evaluasi bersama potensi pada wilayah yang akan ditawarkan. Evaluasi diutamakan pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik. Berdasarkan asumsi perhitungan keekonomian akan ditentukan bagi hasil atau split sehingga perbandingan penerimaan negara dan penerimaan kontraktor serta besaran ceiling cost untuk membayar biaya cost recovery dapat dihitung. Dalam hal ini juga ditjen Migas mengundang pihak SKMIGAS untuk dapat memberikan bahan pertimbangan mengingat SKMIGAS adalah suatu badan yang melakukan pengendalian kegiatan usaha hulu bidang minyak dan gas bumi. Hal-hal lain yang akan dituangkan juga adalah sanksi-sanksi untuk kontraktor apabila kontraktor lalai dalam melaksanakan kewajiban-kewajiban yang tertuang di dalam KKS atau pemutusan kontrak secara sepihak oleh Pemerintah.
Rangkaian aktivitas kerja yang harus dilakukan agar proses penetapan T&C dan KKS dapat dilakukan setelah ditentukan syarat-syarat dan segala ketentuan yang berlaku dengan memperhatikan keuntungan bagi negara juga keuntungan untuk kontraktor atau bagi hasil (split), komitmen-komitmen yang wajib dilakukan kontraktor baik masa eksplorasi maupun masa eksploitasi, pengembalian sebagian wilayah kerja kepada Pemerintah dan peraturan yang terkait dengan perpajakan disamping tetap memberikan iklim investasi yang kondusif bagi investor migas
.
1.2. Rumusan Masalah
Pada penulisan ini dapat dirumuskan “Apakah arsip penetapan T&C merupakan arsip Vital?”

II. Pembahasan
2.1 Hasil dan Analisa
Analisa untuk mengidentifikasi arsip vital dapat dilihat dari poin poin sebagai berikut:
1.
Organisasi / unit pengolah serta keterkaitan dengan unit pencipta yang lain
:
1.  Menteri ESDM cq. Biro Hukum dan Kerjasama beralamat di medan Merdeka Selatan no.18
2.  Ditjen Migas cq. Direktorat Pembinaan Usaha hulu Migas beralamat di Gedung Plaza centris Jl HR Rasuna Said
3.  Satuan Kerja Khusus Miga (SKK Migas) beralamat di gedung Wisma Mulia Jl. Gatot Subroto
4.  Perusahaan minyak (K3S) atau Kontraktor beralamat sesuai dengan kontraktor yang telah ditetapkan
2.
Nasib akhir di Jadwal Retensi Arsip
:
Jangka waktu simpan aktif adalah 2 tahun setelah disetujui, Jangka waktu simpan inaktif adalah 5 tahun dan nasib akhirnya Permanen
3.
Bentuk Ancaman / Kelas
:
Hukum dan Kerugian Negara
4.
Fungsi organisasi yang tidak dapat bekerja
:
Pemerintah sebagai kuasa pertambangan
5.
Konsekuensi dari kehilangan arsip
:
Kehilangan dasar perhitungan bagi hasil, biaya cost recovery dari kegiatan eksplorasi, serta biaya investasi dan operasional pada masa eksploitasi.
6.
Kesulitan yang akan dihadapi
:
Rusaknya iklim investasi bagi investor migas.

7.
Berapa beaya dan waktu serta tenaga yang dibutuhkan untuk penciptaan arsip, dapat dijadikan dasar untuk merekonstruksi kembali jika arsipnya hilang/rusak
:
Terdapat 4 unit yang terkait dengan penciptaan arsip untuk mendapatkan kembali arsip tersebut,
Waktu yang dibutuhkan 63 hari kerja yakni:
1.    21 hari kerja untuk mereview oleh ditjen migas
2.    21 hari kerja untuk pembahasan bersama
3.    7 hari kerja untuk melakukan rekomendasi dan pelaporan
4.    14 hari kerja untuk mendapat pertimbangan dari SKKMIGAS dan pelaporan ke Menteri ESDM
8
Informasi yang dapat mengganti
:
1.      Review /Evaluasi pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik.
2.      Berupa data bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi
9
System apakah yang dipergunakan Computer, disc,
:
Sistem informasi computer / database dan MS Excel
10
Hubungan arsip dengan arsip lain
:
1.    Jenis / seri arsip: Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja
2.    Laporan Final studi Wilayah Kerja
3.    Dokumen Kontrak Kerja Sama
4.    Arsip / berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja
III. Kesimpulan
Presentase arsip vital atau jumlah arsip vital sangat sedikit yakni terbagi dalam tiga kategori yakni essential, usefull, dan non essential. Kategori essential jika arsip tidak dapat digantikan dengan arsip lain dan untuk mendapatkan kembali informasi memerlukan beaya mahal dan tingkat kesulitan tinggi. Kategori usefull jika informasi dapat tergantikan dan arsip dapat diketemukan pada lokasi dan unit pencipta lainnya. Kategori non essential jika berupa catalog, brosur sebagai data pendukung

Arsip penetapan T&C yang akan dituangkan di dalam kontrak karya sumber daya alam, secara umum dikategorikan di dalam arsip vital. Arsip tersebut menjadi vital karena sifat yang tidak dapat digantikan oleh sumber lain jika sudah disetujui. Arsip tersebut menjadi bagian dari dokumen kontrak karya yang termasuk kategori arsip terjaga.

Dari hasil analisa dapat disimpulkan, tidak semua seri arsip penetapan T&C memiliki kategori essential, karena jika berupa hasil pembahasan, laporan rekomendasi dapat diketemukan di Kantor Menteri ESDM cq. Biro Hukum dan Kerjasama, diketemukan di Perusaan minyak/kontraktor. Sedangkan untuk pertimbangannya dapat diketemukan di kantor SKMIGAS

Kategori essential terletak pada bahan Review /Evaluasi pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik, Berupa data bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi. Bahan atau data ini merupakan data olahan yang berada di basisdata yang telah diolah dan memerlukan waktu bertahun tahun. Walau dapat diketemukan sumber data lain yakni sumber daya laporan studi bersama wilayah kerja dan berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja namun memerlukan waktu yang lama yakni 21 hari kerja dan beaya yang tinggi.

Kategori non essential yakni berupa data dukung yakni laporan final studi bersama wilayah kerja dan berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja


Sumber:
1.    Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011 tentang JRA Substantif Minyak dan Gas Bumi
2.    SOP Ditjen Migas diberlakukan di Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas tahun 2009 tentang penetapan Terms and Conditions (T&C)
3.    Vital Records and Records Disaster Mitigation and Recovery: An Instructional Guide tahun 1999 Web Edition Washington University
4.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 035 Tahun 2006 tentang Tatacara Penetapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas Bumi.
5.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 036 Tahun 2008 tentang Pengusahaan Gas Metana Batubara.
6.    Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 1203K/10/MEM/2009 tanggal 29 April 2009 tentang Pelimpahan Sebagian Wewenang Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral di Bidang Minyak dan Gas Bumi.