PENGAJUAN DUPAK

1.           LATAR BELAKANG

Bukti kinerja arsiparis adalah Pengajuan daftar Usulan Pengajuan Angka Kredit (DUPAK). DUPAK dikumpulkan pada tiap tahunnya 2 kali atau per semester. Di Kementerian ESDM, pengajuan DUPAK pejabat fungsional diawali dengan pengiriman surat dari Biro Kepegawaian dan Organisasi kepada sekretaris ditjen / sekretaris badan di lingkungan KESDM.

Waktu pelaksanaan Penilaian untuk semester pertama yakni di bulan Mei, dan semester kedua berada di bulan November. Biro kepegawaian dan Organisasi KESDM membentuk tim penilai instansi untuk arsiparis tingkat terampil dan arsiparis tingkat ahli pada jabatan arsiparis pertama dan muda gol III/a s.d III/d. sedangkan untuk arsiparis ahli dengan jabatan madya golongan IV/a s.d IV/e tim penilai berada di ANRI.

Para arsiparis membuat DUPAK beserta lampiran pada saat setelah menerima surat pemberitahuan pengajuan DUPAK. Batas untuk pengajuan pada semester kedua tahun 2013 adalah tanggal 6 november 2013

2.           BATASAN MASALAH

Tulisan ini mempunyai batasan masalah yakni, bagaimanakah sebaiknya seorang arsiparis dalam membuat bukti kinerja berupa pengajuan DUPAK?

3.           KERANGKA BERPIKIR

Pengajuan DUPAK sesuai dengan jenjang kepangkatan. Sesuai dengan PERMENPAN nomor dan surat keputusan bersama kepala BKN dan Kepala ANRI bahwasanya pengajuan DUPAK dapat dilaksanakan untuk satu jenjang diatas atau satu jenang dibawah. Namun demikian penilaian berbeda.

Unsur - unsur yang dinilai sesuai dengan peraturan tersebut antara lain adalah unsur utama dan unsur penunjang. Sebagai unsur utama terdiri atas pendidikan, kegiatan pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, dan pengembangan profesi.

Bobot nilai yakni 80% di unsur utama dan 20% di unsur penunjang. Jika melihat matrik atau tabulasi tim penilai, kebanyakan para arsiparis melakukan pengajuan DUPAK pada kegiatan pengelolaan arsip. Kegiatan pengelolaan arsip terdiri atas ketatalaksanaan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan dan pemeliharaan kearsipan, pelayanan kearsipan, dan publikasi kearsipan.

4.           PEMBAHASAN

4.1.   Ketatalaksanaan Kearsipan

Arsiparis pelaksana lanjutan memiliki tugas untuk melakukan entri data ke dalam komputer. Bukti kerja berupa nomor dengan poin 0,0015. Pada setiap harinya, seorang arsiparis pelaksana lanjutan dapat melaksanakan entri dengan rata2 lima puluh entrian. Untuk mendapatkan satu poin, seorang arsiparis lanjutan harus mengentri sejumlah 667 surat. Dengan rata – rata per hari dapat mengentri lima puluh surat, diperlukan 13 hari kerja untuk mendapatkan satu poin angka kredit

Pekerjaan yang dapat dilaksanakan arsiparis pelaksana adalah melakukan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan. Dalam menafsirkan pekerjaan monitoring tersebut, penulis berpendapat bahwa monitoring dapat dilaksanakan dengan memantau penggunaan sistem informasi sebagai sarana dalam membatu dalam pelaksanaan tugas. Monitoring dapat mempunyai output lebih memaksimalkan penggunaan TIK dalam bidang kearsipan. Misalnya saja, berapa orang yang telah paham dalam penggunaan aplikasi persuratan dinas di Ditjen Migas, sejauh mana efektifitas pelaksanaan kegiatan persuratan dengan penggunaan aplikasi persuratan. Menganalisa kekurangan dan kelebihan dalam penggunaan TIK tersebut. Dan bagaimana lebih mensosialisasikan penggunaan TIK dalam mail handling serta mail tracking.

4.2.   Pengolahan Arsip

Pekerjaan yang dapat dilakukan oleh arsiparis dalam pengolahan arsip adalah pembuatan daftar arsip inaktif per seratus nomor. Daftar tersebut dibuat untuk arsip yang teratur atau yang tidak teratur. Sebagai bukti kerja berupa daftar dengan kredit poin untuk arsip teratur yakni 0,3 dan arsip tidak teratur kredit poin 0,6. Pekerjaan lain dalam pengolahan arsip adalah membuat laporan dalam pelaksanaan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan. Poin dari pembuatan laporan tersebut adalah 0,08.

Secara perhitungan angka kredit, pekerjaan pengolahan memiliki kesempatan dalam memperbanyak perolehan jumlah poin kredit bagi arsiparis tingkat terampil. Hal tersebut karena output pekerjaan kearsipan banyak menghasilkan daftar arsip.

4.3.   Perawatan dan Pemeliharaan kearsipan

Kegiatan untuk merawat yakni melakukan penyimpanan dan penataan  setiap 100 nomor merupakan kreedit poin bagi arsiparis pelaksana. Namun demikian seorang arsiparis pelaksana lanjutan masih dapat melaksanakan kegiatan termaksud. Penafsiran 100 nomor pada kegiatan tersebut dapat berupa data arsip maupun nomor boks. Pada setiap 100 nomor arsiparis mendaoatkan kredit sebesar 0,04. Jika laporan penataan dan penyimpanan terdapat  3400 nomor bokmaka dapat diilustrasikan mendapat poin 1,36.

Kegiatan arsiparis selanjutnya dalam rangka perawatan dan pemeliharaan kearsipan adalah melakukan pemindaian atau scanning terhadap surat/naskah. Kredit poin pada butir kegiatan ini juga cukup menggiurkan, dikarenakan memiliki satuan ‘lembar’, sehingga mempercepat perolehan pundi pundi kredit poin.

4.4.   Pelayanan Kearsipan

Memberikan layanan alihmedia arsip konvensioanal. Satuan butir kegiatan ini adalah lembar dengan nilai 0,01.

5.           KESIMPULAN

Poin - poin yang dapat disimpulkan dalam membuat bukti kinerja berupa pengajuan DUPAK yakni dengan kegiatan Ketatalaksanaan Kearsipan, Pengolahan Arsip, Perawatan dan Pemeliharaan kearsipan, dan Pelayanan Kearsipan

5.1.     Pengajuan DUPAK tergantung pada pemilihan butir butir kegiatan merupakan orientasi penilaian. Hal tersebut belum dapat memotret pekerjaan sesungguhnya atau pekerjaan riil yang dilaksanakan oleh arsiparis;

5.2.     Arsiparis dengan jenjang jabatan yang lebih tinggi, akan melaksanakan pekerjaan jejang satu jenjang di atas dan dibawah, jika memang dilaksanakan, maka layak untuk dicantumkan di dalam DUPAK;

5.3.     Pekerjaan manajerial yang dilaksanakan arsiparis, walau luput dari kerangka butir butir penilaian arsiparis misalnya, melaksanakan pemindahan arsip dari central file ke records center. Melakukan pengurusan penagihan sewa ruang arsip. melakukan penganggaran dengan pembuatan TOR dan RAB Kearsipan serta melaksanakan realisasi anggaran kearsipan sebaiknya dibalut dalam kerangka butir butir sehingga dapat dicantumkan ke dalam DUPAK;

5.4.     Pembuatan bukti kerja harus mencerminkan waktu pelaksanaan. Seorang arsiparis akan membuat Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan (SPMK) bukan hanya setelah menerima surat pemberitahuan pengajuan DUPAK namun juga setelah pelaksanaan kegiatan kearsipan. Sehingga SPMK dapat menunjukkan kurun waktu sesuai dengan yang dilakukan sebenarnya. 

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

PENDAHULUAN

LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

1.    LATAR BELAKANG

Konsep Recordkeeping memberikan gambaran bahwa keterkaitan yang dimulai dari penciptaan arsip dan perawatan yang lengkap , akurat dan terpercaya bukti transaksi atas rekaman informasi. Konsep Recordkeeping memberikan pendekatan atas kegiatan organisasi atau pelaksanaan fungsi organisasi dan pejabat fungsional dalam suatu unit kerja. Ruang lingkup Recordkeeping meliputi penciptaan arsip, prosedur perawatan arsip dan kegiatan manajemen arsip yang dijalankan oleh pihak pihak yang memiliki tanggungjawab.

Tanggung jawab dan kewenangan dalam pelaksanaan Recordkeeping adalah pembagian kerja antara staf dari suatu unit kerja, pimpinan unit kerja dan arsiparis. Staf di suatu unit kerja sebagai pencipta arsip bertanggungjawab untuk penciptaan arsip dan mempertahankan kelengkapan berkas dan akurasi suatu berkas berdasarkan aktifitas kerja yang dilaksanakannya. Pimpinan unit mempertahankan dalam peran perawatan sebagai bukti yang akurat atas pelaksanaan tugas – tugas sampai dengan berakhirnya suatu project atau transaksi organisasi.

Seharusnya pergantian tahun anggaran menjadi dasar para staf dan pimpinan unit kerja untuk menyerahkan rekaman informasi atau berkas berkas kerja kepada arsiparis sehingga dapat menjadikan arsip sebagai bukti yang autentik.

Konsep recordkeeping tidak dimiliki pada staf dan pimpinan unit kerja, sehingga ruang arsip di unit kerja menjadi penuh dengan tumpukan berkas berkas kerja. Dokumen dimintakan untuk berpindah bukan sewaktu selesai tahun anggaran untuk suatu transaksi, namun harus menumpuk dan menunggu inisiatif pembuatan surat untuk memindahkan dokumen dokumen.

2.    MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan adalah mempertahankan akurasi suatu arsip yang menjadi bukti kerja suatu organisasi. Tujuan yang riil adalah mencegah penumpukan dokumen dokumen di ruang kerja suatu unit kerja.

3.    WAKTU PELAKSANAAN

Sebagai tindak lanjut permintaan pemindahan dan penyimpanan arsip, pada setiap nota dinas permintaan pindah dan simpan dokumen di unit kerja pada tahun 2013.

ISI

LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

Dalam isi laporan ini, akan membagi penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan oleh unit kerja dan unit kearsipan.

1.    Penyeleksian arsip pada unit kerja

Dalam konsep recordkeeping telah disebutkan bahwa jika peran staf di suatu unit kerja dan pimpinannya melaksanakan dengan benar untuk penciptaan dan perawatan arsip, maka tidak diperlukan lagi penyeleksian. Terdapat gap atau perbedaan sudut pandang dari pemahaman arsip sehingga arsip masih harus dipertahankan oleh unit kerja walaupun transaksi dan proses audit telah selesai. Dalam hal ini, arsiparis memposisikan diri sebagai organ penerima donor, sehingga tidak berhak melakukan intervensi pemahaman staf dan pimpinan unit kerja untuk menyerahkan arsipnya.

Selama ini dilaksanakan hanyalah menunggu suatu unit kerja mengirimkan permintaan pemindahan dan penyimpanan arsip.

2.    Penyeleksian arsip pada unit kearsipan

Alokasi ruangan arsip, dari tahun ke tahun tidak mengalami penambahan. Hal tersebut mengakibatkan tidak seimbangnya tingkat pertumbuhan arsip yang dipindahkan dan penyimpanannya. Penyeleksian arsip yang akan disusutkan diperlukan dalam hal menjaga agar setidaknya konsep recordkeeping dapat dijalankan.

Penambahan ruangan dilakukan oleh unit kearsipan dengan metode sewa ruangan (konsep penyimpanan off storage). Kapasitas di ruang sewa sebanyak 3400 boks sehingga menambah Kapasitas penyimpanan arsip. sebelum ada sewa ruang arsip kapasitas penyimpanan sejumlah 1400 boks di unit kerja.

Fungsi pusat arsip pun perlu dijadikan solusi dalam meningkatkan kapasotas penyimpanan, sehingga untuk arsip arsip yang bernilai tinggi dapat diserahkan kepada pusat arsip.

3.    Pemindahan dari unit kearsipan Ditjen Migas ke Pusat Arsip KESDM

Melalui surat sekretaris Ditjen Migas nomor  8623.1/04/SDM/2013 tanggal 13 Agustus 2013 yang ditujukan kepada kepala biro umum KESDM, dan balasa surat Biro Umum nomor 6211/04/SJU-I/2013 tanggal 28 Agustus 2013 maka telah dipindahkan sejumlah arsip. penyeleksian arsip yang dipindah ke pusat arsip didasarkan kepada Permen ESDM tentang JRA subtantif Migas.

4.    Pemindahan dari unit kearsipan Ditjen Migas ke ruang sewa (penyimpanan off storage)

Gambar berikut menunjukkan pemindahan arsip yang dilaksanakan. Pemindahan sebagai salah satu bagian penyusutan arsip.

PENUTUP LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi kepala Subag TU dan Kabag Umum serta menjadi bukti kerja arsiparis.;

Jakarta, 6 September  2013

Pembuat Laporan

Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas