KEMENTERIAN ENERGI
DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL
MINYAK DAN GAS BUMI
LAPORAN
TENTANG
Laporan Pemantauan
Pengelolaan Arsip
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Kondisi kearsipan di Direktorat Jenderal
Minyak dan Gas Bumi dipotret dari empat pilar kearsipan yakni kelembagaan,
system, Sumber Daya Manusia Kearsipan, dan sarana dan Prasarana. Kelembagaan
dalam hal ini diartikan sebagai organisasi kearsipan yang terdiri unit pengolah
dan unit kearsipan. Unit kearsipan Ditjen Migas dilaksanakan oleh Sekretariat
Ditjen Migas cq. Bagian Umum dan Kepegawaian. Unit pengolah di lingkungan
Ditjen Migas adalah unit kerja selevel eselon III yang berjumlah 24 dan unit
sekretariat eselon II berjumlah 5 dan sekretariat Dirjen berjumlah 1. Total unit
pengolah di lingkungan Ditjen Migas adalah 30 unit kerja.
Sebagai pilar
kedua untuk memotret kondisi kearsipan di Ditjen Migas adalah Sistem kearsipan.
Peraturan menteri ESDM nomor 056 tahun 2006 tentang tata Persuratan Dinas dan
Kearsipan dan diterjemahkan menjadi juknis dengan keputusan Dirjen Migas tahun
2009 menjadi bagian format pengaturan sistem kearsipan. Dalam produk pengaturan
tersebut telah diatur mengenai klasifikasi arsip dengan menganut system
klaisifikasi masalah dan klasifikasi instansi
yang dituangkan kedalam format numerik.
Pilar ketiga
adalah Sumber daya Kearsipan. Ketersediaan arsiparis dan pegawai yang
ditugaskan untuk melaksanakan tugas kearsipan sangat minim. Kebutuhan 24 orang
arsiparis hanya terisi 3 orang. Hal ini menyebabkan ketidakseimbangan antara
jumlah arsip yang dikelola dengan petugas dan arsiparis.
Pilar keempat
adalah sarana dan prasarana. Penulis member focus kepada gudang dan almari
penyimpanan arsip. Lokasi penyimpanan arsip sampai dengan tahun 2014 mempunyai
kapasitas simpan kurang lebih 5400 boks. Lokasi terpisah yakni di dalam gedung
ditjen migas dan di luar gedung ditjen migas.
2. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan
laporan pemantauan pengelolaan arsip adalah pelaksanaan fungsi dan tugas
arsiparis yakni;
2.1
Menjaga
terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Ditjen Migas
2.2
Menjaga
ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sbg alat bukti yang sah
2.3 Menjaga
terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, dan pemanfaatan arsip sesuai
ketentuan per UU an
2.4
Menjaga
keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang
berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfataan
arsip yang autentik dan terpercaya.
2.5
Menjaga
keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban Ditjen Migas dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
2.6 Menjaga
keselamatan aset Ditjen
Migas dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri Ditjen Migas ; dan
2.7 Menyediakan
informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan
publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
3. Waktu Pelaksanaan
Laporan Pemantauan
Pengelolaan Arsip dilaksanakan pada periode bulan Januari sampai dengan
April 2014
ISI
LAPORAN
Laporan ini
meneruskan laporan pemantauan pengelolaan arsip yang telah disusun penulis pada
tanggal bulan September 2013 (laporan pertama) dan laporan pada akhir Desember 2013.
Pada laporan ketiga
ini, yakni laporan melakukan pemantauan pengelolaan arsip meneruskan capaian
sebagaimana laporan pertama dan kedua antara lain adalah;
a. Pemanfaatan
teknologi komputer dilaksanakan dengan mempergunakan aplikasi sebagaimana telah
dilaporkan pada laporan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi
kearsipan. jumlah data sampai dengan tanggal 25 april adalah 31.388 data dan
jumlah file pdf/hasil alihmedia adalah 7.414 file;
b. Penataan
arsip dilaksanakan dengan menghasilkan output 175 ML untuk arsip yang
diserahkan unit pengolah dan 300 ML untuk arsip keuangan atau setara dengan 2.375
boks. (laporan penataan terlampir);
c.
Melanjutkan
Kerjasama kearsipan antara Ditjen Migas dengan pusat jasa kearsipan ANRI dengan
penyimpanan arsip inaktif sejumlah 3400 boks untuk periode Januari s.d.
Desember 2014;
d.
Alihmedia
arsip surat bertandatangan Dirjen Migas diupload ke aplikasi sistem informasi
persuratan dinas. Kegiatan ini bertujuan untuk menyediakan kecepatan akses
untuk pencarian surat keluar bertanda tangan dirjen migas;
PENUTUP
Demikian laporan ini
disusun untuk menjadikan referensi dan sumber pengayaan informasi arsiparis.
Laporan juga dipergunakan sebagai masukan pejabat administrator yang mempunyai
kewenangan di bidang kearsipan. Laporan ini juga dipergunakan sebagai bahan
pengajuan angka kredit arsiparis pelaksana lanjutan.
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal : 25 April 2014
Arsiparis,
Nurul Muhamad
NIP 19820628 200901
1003
