Cumen cerita, Menyibak hikmah, ngaji, serba serbi, syukur, keseharian, hiburan, mikir, kearsipan

Rabu, 05 November 2014

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor semester kedua 2014

PENDAHULUAN
1.     Latar Belakang
Berdasarkan surat Perjanjian Kerjasama antara Direktorat Jenderal Migas dan Kepala Pusat Jasa Kearsipan nomor 34/91.04/SPK/PPKP/2014 dan HK.02/05/2014 tanggal 4 Februari 2014, penyimpanan arsip inaktif Ditjen Migas sejumlah 3400 boks selama 12 bulan terhitung mulai bulan Januari sampai dengan Desember 2014.

2.     Maksud dan Tujuan
Kerjasama penyimpanan yang dilaksanakan oleh Ditjen Migas dengan Pusat Jasa ANRI merupakan langkah untuk menyediakan solusi terhadap permasalahan ruangan penyimpanan arsip inaktif yang terbatas di gedung Plaza centris Migas.

ISI LAPORAN

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada Tahun 2014 dilaksanakan pada sejumlah 3400 boks. Jadi nomor yang dimaksud adalah nomor boks.

Adapun boks – boks arsip termaksud adalah sebagaimana dalam table dibawah ini;

No
Seri arsip
Januari s.d. april 2014
Mei s.d. Nov. 2014
Boks
Rak
Jumlah boks
Boks
Rak
Jumlah boks
1
Pemberdayaan Potensi Dalam Neg
eri
164 - 168, 174 - 282
1
119
253 - 377 (15) / 1 - 163 / 164 - 300

1 / 1 / 2
281
2
Penyiapan Program
1 - 11
2
11
1 - 11 / 12 - 41
2
41
3
Pengembangan Investasi
18 - 205
2
20
1 - 2 /46 - 88
2 / 24
44
4
Laporan PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011, 2012
1 - 50 , 1 – 155, 1 – 177, 1 - 111
3
437
1 - 22 / 1 - 72 / 1 - 136 / 1 - 111
3 / 15
341
5
Dokumen Lelang LPG 2009

3
6
0
0
0
6
Laporan Pekerjaan DIPA
131 - 151 / 74 - 82 / 84 - 130 / 152 - 186 / 190 - 194 / 195 - 200 / 211 - 221 / 1 - 74 / 526 - 533
3 / 4 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 14
215
1 - 102 / 256 - 400
17
246
7
Dokumen Lelang LPG 2010, 2011
1 - 37, 1 - 47
4
84
1 - 37, 1 - 47
9
84
8
Harga dan Subsidi
1 - 79
5
79
8 - 79
5
69
9
Pengolahan
1 - 5
5
5
1 - 5
5
5
10
Standarisasi
1 - 6, 18 - 31 , 35 - 43 , 44 - 52
5 / 6
35
33 - 149 / 1 - 24
20 / 24
144
11
Dokumen Lelang SPBG 2012
1 - 136 / 76
6 / 14 / 22
134
1 - 136 / 76
6 / 14 / 22
134
12
Keselamatan Operasi hulu
176 - 256 / 1 - 10
7 / 10
74
1 - 27 / 1 - 10
7 / 10
37
13
Persuratan / Surat Direktur DMT
1 - 27 / 28 - 51
7 / 18
27
1 - 27 / 28 - 51
18
51
14
Berkas Direktur Jenderal
1 - 91
7 / 8
91
1 - 91
7 / 8
91
15
Sekretariat Ditjen
1 - 52 / 1 - 7
8
59
1 - 52 / 1 - 7
8
59
16
Pengurusan Paspor Dinas
53 - 61
8
8
0
0
0
17
Hukum
1 - 23
8
23
1 - 23
8
23
18
Keuangan (S)
1 - 19
9
19
3 - 19
9
17
19
Rencana dan Laporan
1 - 56
9
56
1 - 23
9
23
20
Dokumen Lelang SDMU, SDML, SDMH, SDMK
1 - 32, 1 - 43 , 1 - 8 , 6 - 9 / 10 / 33 - 42
10 / 14 / 15
100
1 - 32, 1 - 43 , 1 - 8 , 6 - 9 / 10 / 33 - 42
10 / 14 / 15
100
21
Dokumen Lelang 2011 DME
1 - 21
10
20
1 - 32
10
32
22
Dokumen Lelang 2011 dan 2012 DMT
1 - 20
10
20
1 - 42
10
42
23
Dokumen Lelang DMO
1 - 49
11
49
1 - 78
11
78
24
SP2D PJDGB
1 - 16
11
26
1 - 35
11
40
25
SP2D  Lelang
1 - 59 / 60 - 209 / 210 - 234
11 / 12 / 13
234
1 - 59 / 60 - 209 / 210 - 234
11 / 12 / 13
155
26
Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)
1 - 61
13
61
1 - 29
13
29
27
Dokumen Lelang PJDGB 2011 (berserakan)
1 - 49
13
47
Sama
Sama
sama
28
Keuangan (YD)
1 - 12 / 13 - 102 / 103 - 114
13 / 14 / 15
90
Sama
Sama
sama
29
Keuangan (WP)
1 - 34
14
34
Sama
Sama
sama
30
Usaha Penunjang
13 - 27 / 28 - 67
15 / 23
15
Sama
Sama
Sama
31
SP2D Tahun 2011 (MK)
1 - 150 / 151 - 175 / susulan
16 / 17
175
0
0
0
32
Eksplorasi I
1 - 34
18
34
1 - 37
18
37
33
Keuangan (SP2D non lelang)
2005 s.d. 2011
39 - 47, 67 - 172, 119, 131 - 152, 156, 202, 304 - 305
19
305
1 – 171
12 / 13
171
34
Dok.Lelang Jargas 2009, 2010, 2011, 2012
1 - 57 / 1 - 92 / 1 - 57 / 1 - 61
21 / 22 / 22
267
Sama
Sama
Sama
35
Penyimpanan
1 - 44
23
44
1 - 44 / 1 - 5
23
49
36
Pengangkutan
1 - 4
23
10
Sama
Sama
Sama
37
Dokumen Lelang DMB
1 - 16
23
16
1 -  26 / 28 - 58
23 / lt.8
70
38
Kerjasama migas



1 - 3
20
3
39
Pemanfaatan gas



1 - 43
9
43
40
Surat Direktur DMO



34 - 55
19
17
41
Lindungan lingkungan



1 – 29

29
42
SP2D LPG



1 – 14

14
43
SP2D TA. 2012



148 – 188

40
44
SP2D IGBT/SPBG



1 – 7

7



PENUTUP
Pada penutup laporan ini, terdapat tiga hal yang dalam penyimpanan arsip yakni:
1.    Terdapat penambahan boks sebagaimana table berikut:
No
Seri
Jumlah boks Januari s.d. april 2014
Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014
Bertambah
1
Pemberdayaan Potensi Dalam Neg
119
281
162
2
Standarisasi
35
144
109
3
Dokumen Lelang DMB
16
70
54
4
Pemanfaatan gas
0
43
43
5
SP2D TA. 2012
0
40
40
6
Laporan Pekerjaan DIPA
215
246
31
7
Penyiapan Program
11
41
30
8
Lindungan lingkungan
0
29
29
9
Dokumen Lelang DMO
49
78
29
10
Pengembangan Investasi
20
44
24
11
Persuratan / Surat Direktur DMT
27
51
24
12
Dokumen Lelang 2011 dan 2012 DMT
20
42
22
13
Surat Direktur DMO
0
17
17
14
SP2D LPG
0
14
14
15
SP2D PJDGB
26
40
14
16
Dokumen Lelang 2011 DME
20
32
12
17
SP2D IGBT/SPBG
0
7
7
18
Penyimpanan
44
49
5
19
Kerjasama migas
0
3
3
20
Eksplorasi I
34
37
3

 2.    Terdapat Penyusutan boks sebagaimana table berikut:
No
Seri
Jumlah boks Januari s.d. april 2014
Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014
Berkurang
1
Keuangan (S)
19
17
2
2
Dokumen Lelang LPG 2009
6
0
6
3
Pengurusan Paspor Dinas
8
0
8
4
Harga dan Subsidi
79
69
10
5
Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)
61
29
32
6
Rencana dan Laporan
56
23
33
7
Keselamatan Operasi hulu
74
37
37
8
SP2D  Lelang
234
155
79
9
Laporan PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011, 2012
437
341
96
10
SP2D Non Lelang2005 s.d. 2011
305
171
134
11
SP2D Tahun 2011 (MK)
175
0
175

3.    Jumlah boks yang tetap (tidak berkurang atau bertambah)sebagaimana table berikut;
No
Seri
Jumlah boks Januari s.d. april 2014
Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014
1
Hukum
sama
sama
2
Sekretariat Ditjen
sama
sama
3
Dokumen Lelang LPG 2010, 2011
sama
sama
4
Berkas Direktur Jenderal
sama
sama
5
Dokumen Lelang SDMU, SDML, SDMH, SDMK
sama
sama
6
Dokumen Lelang SPBG 2012
sama
sama
7
Pengolahan
sama
sama
8
Pengangkutan
sama
sama
9
Usaha Penunjang
sama
sama
10
Keuangan (WP)
sama
sama
11
Dokumen Lelang PJDGB 2011 (berserakan)
sama
sama
12
Keuangan (YD)
sama
sama
13
Dok.Lelang Jargas 2009, 2010, 2011, 2012
sama
sama

Demikian laporan perkembangan penyimpanan arsip di Ruang Sewa ANRI dengan memperbandingkan penyimpanan periode Januari s.d. april 2014 dan Mei s.d. Nov. 2014. Total penambahan adalah 672 boks sedangkan total penyusutan boks adalah 612.


Kamis, 16 Oktober 2014

Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis


1.    Latar Belakang

Pada tulisan sebelumnya yang berjudul pengajuan DUPAK yang diposting pada tanggal 31 Oktober 2013, penulis telah menggambarkan poin poin yang dapat membuktikan kinerja arsiparis. Kinerja arsiparis terukur dari ketatalaksanan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan dan pemeliharaan kearsipan, dan pelayanan kearsipan.

Dengan sudut pandang normatif bahwa bukti kerja arsiparis yang sesuai sebagaimana yang dipersyaratkan, maka akan diberikan nilai oleh tim penilai. Pembuktian kinerja tersebut menjadi tantangan selanjutnya adalah, kedudukan arsiparis sebagai salah satu sumberdaya yang memberikan dukungan manajemen teknis bagi suatu organisasi.

Untuk itulah dalam menjawab tantangan tersebut dapat dilakukan pengujian. Pengujian dilakukan dengan menyampaikan pertanyaan seperti Apakah daftar arsip yang dibuat seorang arsiparis dipergunakan dalam pencarian arsip?, apakah laporan monitoring penggunaan aplikasi system informasi kearsipan dibaca oleh pihak manajemen/pimpinan/pejabat struktural dan menjadikan dasar penentuan kebijakan?; apakah laporan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan memang menjadi dasar dalam penyusutan arsip atau dilaksanakan?; apakah pemindaian arsip telah diupload ke database sehingga mudah untuk dicari?

Dalam konteks penilaian prestasi kerja inilah kemudian tulisan ini disusun.

 

2.    Batasan Masalah

Bagaimanakah penilaian prestasi kerja arsiparis?.

 
3.    Kerangka Berifikir

Pengertian penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai adalah melaksanakan evaluasi pelaksanaan pekerjaan untuk promosi, penggajian, produktivitas, motivasi pegawai dan mengukur keberhasilan kepemimpinan seseorang (konsep PP10/1979). Pengertian tersebut diperbaharui sebagaimana tersurat dalam peraturan pemerintah nomor 46 tahun 2011 tentang penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil, menjadi penilaian prestasi kerja dilaksanakan berdasarkan system prestasi kerja dan system karir yang dititikberatkan pada system prestasi kerja. Pembaharuan penilaian prestasi kerja PNS yakni penialaian berdasarkan Sasaran kinerja Pegawai dan Perilaku kerja.

Permasalahan empirik dalam penilaian pegawai menunjukan bahwa pegawai terjebak dalam formalitas dan kehilangan makna substantif pekerjaan yang bersangkutan. Produktiivitas yang tercermin dalam poin angka kredit belum teruji dalam kontribusi kepada organisasi. Apakah angka kredit dapat menunjukkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan pekerjaan arsiparis?

 
4.    Pembahasan

Penilaian prestasi kerja dilakukan dengan cara menggabungkan penilaian sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dengan penilaian perilaku kerja. Bobot nilai SKP adalah enam puluh persen dan perilaku kerja empat puluh persen.

4.1.        Sasaran Kerja Arsiparis

Adalah rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang arsiparis yang disusun dan disepakati bersama antara pegawai dan atasan langsung.

4.1.1 Kuantitas

4.1.2 Kualitas

4.1.3 Waktu

4.1.4 Beaya

 

4.2.        Perilaku Kinerja Arsiparis

Adalah setiap tingkah laku, sikap atau tindakan yang dilakukan oleh arsiparis atau tidak melakukan sesuatu yang seharusnya dilakukan ssesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

4.2.1 Orientasi Pelayanan

4.2.2 Integritas

4.2.3 Komitmen

4.2.4 Disiplin

4.2.5 Kerjasama

4.2.6 Kepemimpinan

 

5.    Kesimpulan

5.1.        Penilaian prestasi kerja arsiparis dilakukan berdasarkan prinsip obyektif, terukur, akuntabel, partisipatif dan transparan. Menurut penulis, angka kredit yang ditetapkan oleh tim penilai dalam tabulasi atau Penetapan Angka Kredit merupakan bentuk sasaran kerja arsiparis. Aspek kualitas, kuantitas serta waktu telah termasuk dalam rincian bukti kerja arsiparis atau di dalam DUPAK. Yang kemudian perlu diperhatikan adalah pembeayaan.

5.2.        Penilaian perilaku kinerja arsiparis masih akan mengalami pembiasan karena belom ada terdapat keterukuran sebagaimana pada sasaran kerja yaitu:

5.2.1 bias terhadap pendapat pribadi penilai

5.2.2 bias terhadap penilai kinerja akan cenderang dibuat rata rata

5.2.3 bias kepada terlalu ketat atau terlamu murah oleh penilai

5.2.4. bias kepada kesan terakhir