E-Arsip Terintegrasi

Akankah nadine ESDM bakal mati suri? Apakah rekomendasi Kementerian PAN dan RB, Kementerian Kominfo, dan BSSN menjadi nyawa sambung bagi aplikasi persuratan elektronik di instansi pemerintah? Adakah previlage bagi lebih lima ribu pengguna nadine untuk mengintegrasikan praktik tata naskah dinas elektronik ke dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional/Srikandi? 

Pertanyaan yang menarik untuk dibicarakan. Begitu juga dengan pernyataan seperti, "nadine bakal digantikan dengan srikandi". pemberlakuan kebijakan terpusat aplikasi bagi pakai menyasar urusan kepemerintahan umum seperti diantara perencanaan, keuangan, kearsipan, pengadaan, dan kepegawaian. 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/10/27/srikandi/

Sederhananya, pendekatan aplikasi demi layanan publik terpusat bukan saja pada Pusdatin tiap Kementerian dan Lembaga. Resiko pengembangan aplikasi yang sejenis berada pada kelestarian aplikasi yang memerlukan pembiayaan. Sampai disini, memunculkan pertanyaan "cut off" tanggal berlaku nya kebijakan. 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/11/26/spbe-nadine-dan-srikandi/

Bisa jadi aplikasi sejenis yang telah terbangun sebelum 2018 (Perpres 95/2018), diberikan sela untuk dapat terintegrasi dengan aplikasi yang telah ditetapkan sebagaimana kebijakan nasional. Yang kemudian perlu dikomunikasikan adalah standar  proses bisnis, meta data serta output atau format produk nya. 

"Pertahankan nadine👍👍" Tukisku melalui telepon pintar kepada satu di antara perempuan dalam peran dukungan teknis nadine. Pesan emosional, kepada seorang Pranata Komputer sehari sebelum terlaksana rapat penjajagan integrasi NADINE dan Srikandi, Jumat 17 September 2021.

Bagiku, ide pengarsipan elektronik yang terdengar darinya terlihat terjal inovasi kearsipan instansi.  Gagasannya, mengusik nalar masuk ke kupingku saat adegan penyusunan draft landasan formil Nadine KESDM pada Bulan Oktober 2020 di Bandung. Baca 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/11/27/ide-pengarsipan-elektronik/

Akhirnya, tulisan diatas menjadi catatan ku setelah berdiskusi terkait persuratan secara elektronik  Nadine KESDM bersiap integrasi dengan SRIKANDI. Acara yang diselenggarakan oleh Unit Kearsipan Ditjen Migas berhasil mendatangkan bapak Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI selaku Koordinator Kelompok Pengelolaan Perangkat TIK dan SI pada Pusat Data dan Informasi ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Sharing session dipandu Arsiparis Muda selalu Sub Koordinator Tata Usaha Kementerian, Sofyan M.I.Kom menghidupkan jalan diskusi. Peserta yang mendekati angka 100 orang dalam jaringan zoom dan luar jaringan. 

Nyatanya, zoom meet telah meluaskan sebaran unit organisasi yang mengikuti acara tersebut. Bukan hanya Biro Umum beserta arsiparis sebagai pemilik bisnis proses, namun pranata komputer yang memiliki keberpihakan pada urusan ketatausahaan cq. Kearsipan. 

Arsip Terjaga, Dinamis atau Statis?

Bagaimana pendapat pembaca dengan bunyi  pasal 51 ayat 1 "memberkaskan dan melaporkan arsip yang termasuk dalam kategori terjaga kepada ANRI paling lama satu tahun setelah pelaksanaan kegiatan"

Kata " Setelah pelaksanaan kegiatan " seolah mengaburkan esensi penyelamatan fisik dan informasi arsip sejak ditandatangani. Berawal dari kejadian dalam menjawab pertanyaan dari beberapa PNS yang menangani penyusunan naskah kontrak. Aku pun harus berulang kali merujuk kata kata yang tertulis dalam Peraturan Pemerintah tersebut.

Inisiasi penyelamatan warisan budaya bangsa melalui arsip tentu menjadi tujuan bersama. Namun demikian, masih banyak yang harus digali lebih dalam untuk mengurai maksud Peraturan Pemerintah yang satu diantara wujud memori kolektif instasi yang juga warisan bangsa tersemat dalam klaster arsip terjaga.

"Saya juga sepakat dengan Bapak Direktur bahwa pentingnya backup rekaman kegiatan pengelolaan sumber daya alam" kata Sub Koordinator Penawaran Wilayah Kerja Migas. Mengawali pemaparan alur kontrak bagi hasil yang menggambarkan distribusi kontrak kerjasama Migas ke berbagai pihak, telah di atur sejak adanya UU Migas tahun 2001. 

"Ini menarik, bisa saya langsung ikut diskusi..." potong Bapak Rudi Anton selaku Direktur Akuisisi ANRI. Seolah bertemu dengan realitas, lepas 20 menit memaparkan atawa orasi kebijakan arsip terjaga. Bisa jadi terjawab, pernyataan "sulitnya mengakses kontrak karya". Konon katanya, kegelisahan anggota dewan dalam mengakses arsip pengawasan urusan pemerintahan sektor sumber daya alam manjadi pijakan dalam penyematan klaster arsip terjaga pada Undang Undang Kearsipan tahun 2009.

Secara gamblang, dipaparkan oleh wakil unit penyusunan naskah kontrak bagi hasil Migas bahwa setelah ditandatangani dan disyahkan oleh Pemerintah, naskah kontrak pun didistribusikan kepada DPR melalui SKK Migas. Pun, melalui Badan Pengelola Migas Aceh (BPMA), Pemerintah pun menyampaikan kepada Gubernur Aceh. 

Bertempat di Sahira Butik Bogor, Kamis, 9 September 2021 terlaksana forum pendalaman kewajiban pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga bersama Direktorat Hulu Migas, Biro Umum KESDM, dan Lembaga Kearsipan Nasional RI. Forum yang diselenggarakan oleh Sekretariat Ditjen Migas Jakarta. 

Ajang yang mempertemukan pemilik bisnis proses Kearsipan ESDM dalam hal ini Sekretariat Jenderal KESDM Cq. Biro Umum untuk meraih capaian kinerja dengan salah Unit kerja yang diajukan sebagai Penyusunan Naskah Arsip Terjaga Migas. 

Melalui PP 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI 43/2009, Pemerintah telah memberikan mandat kepada ANRI.  Peraturan ANRI tahun 2015 terkait pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga yang menyasar kontrak bagi hasil Migas merupakan penjelas pelaksanaan PP tentu memerlukan keselarasan pemahaman bersama.

Forum tersebut memperjelas kembali bahwa arsip terjaga adalah arsip dinamis. Terobosan penyelamatan melalui salinan autentik, bisa jadi tetap mendudukkan Lembaga kearsipan yang tetap berada pada domain obyek arsip statis (memori kolektif organisasi negara) 

Kemudian tatkala arsip terjaga menjadi arsip dinamis yang harus dilaporkan kepada Lembaga Kearsipan, maka memberi alert tanda awal bahwa klaster arsip tersebut potensial menjadi statis. Mungkin bukan lagi pilihan antara dinamis (berada di Kementerian) atau Statis (berada di Lembaga Kearsipan). 

Klasifikasi Arsip Fasilitatif

"Klasifikasi sebagai dasar pengarsipan yang sistematis, dan utuh" tutur Bapak Tukiran di Klinik Virtual Arsip Migas. Meski Purna tugas dari jabatan Arsiparis Madya Kementerian ESDM, beliau menyempatkan menyapa generasi penerusnya. Sapaan khas dengan gelak bicara yang renyah tak luput dari kobaran semangat  kearsipan di lingkungan Kementerian ESDM. 

Klasifikasi arsip Fasilitatif yang dikodekan PR, KU, HK, KA, TU, RT menjadi tema belajar bareng di forum Virtual tersebut. 27 participants untuk pertemuan yang kesebelas, cukup untuk dibilang satu kelas Choaching Kearsipan. 

Klasifikasi arsip di Kementerian ESDM berubah secara fundamental di tahun 2020. Perubahan dari mahzab DDC/Numeric yakni membatasi kode 0-9 ke sistem Alfa-numerik. Kode Alfa mewakili kelompok masalah tertentu, PR untuk Perencanaan, KU untuk Keuangan dan seterusnya. Sedangkan nomor yang mengikuti kode huruf (alfa) merupakan urutan proses bisnis. 

Sebut saja sejak KP. 01 untuk pedoman kepegawaian, KU. 01 untuk tata kelola keuangan KA. 01 untuk sistem kearsipan. Urutan nomor selanjutnya memperlihatkan masalah sebagaimana proses bisnis pada tiap urusan. Sistematika tersebut yang kemudian menjadi dasar dalam pengelompokan ,penyimpanan, sampai nanti penilaian untuk penyusutan arsip. 

Dinamika penentuan kode klasifikasi arsip menjadi hal yang perlu di diskusikan. Bisa jadi terdapat perbedaan dalam penentuan kode klasifikasi ole beberapa pegawai untuk naskah yang berisi sama. Sampai disini, diskusi bersama secara Virtual tersebut sampai pada paham "arsip tersusun dari kontek (kegiatan), konten(masalah/isi dalam arsip), dan struktur (format naskah)". 

Tiga hal tersebut melekat erat di dalam kearsipan, pun dalam penentuan kode klasifikasi. Misalnya untuk menjawab pertanyaan, apakah kode klasifikasi untuk SK kenaikan pangkat, apakah kode HK atau kode KP? Kemudian untuk menentukan SK Dirjen Migas tentang Harga Minyak Mentah Lainnya, apakah kode HK atau Kode MG? 

Selain format dan isi, klasifikasi pun memerlukan keterkaitan kegiatan. Contohnya, kegiatan pembayaran pencetakan mempergunakan kode KU, meski kode klasifikasi TU. 03 untuk pencetakan. Presisi kontek kegiatan , perlu ditinjau agar mendapatkan pilihan kode klasifikasi arsip yang tepat. 

Arsip Kepegawaian

"KP", kode klasifikasi arsip kepegawaian. KP tersusun berurut sejak 01 sampai 12. Topik KP mengisi sepenggal penyelaman di Klinik Virtual Arsip Migas yang kesepuluh. Forum Choaching Kearsipan secara Virtual, secara konsisten tersaji demi meraih peningkatan kompetensi (wawasan dan pemahaman) untuk para pengadministrasi, sekretaris, pengentri data, analisis tata usaha, dan arsiparis. 

30 participants untuk hari Senin, 6 September 2021 berasal bukan hanya pegawai direktorat Jenderal Migas, namun berbagai unit kerja di  Kementerian ESDM. Sebut saja Eni Windarti dari Pusdatin dan Davit Winarni dari PEP Cepu yang rutin mengikuti forum via zoom tersebut. 

Pun Anggit, arsiparis Biro Umum KESDM yang kali itu membagi pemahaman pada diklat yang pernah diiuktinya terkait pendelegasian penandatangan SK Pegawai dalam bentuk u.b atau a.n untuk setingkat dan dua tingkat. "Apakah Permen ESDM 2 tahun 2020 terkait Kearsipan itu tidak cukup menjadi acuan penandatangan dalam berbagai urusan di KESDM" Tuturnya untuk menegaskan bahwa Kearsipan pun mengatur pendelegasian kewenangan penandatangan surat. 

KP. 01 yang menjadi kode untuk seri arsip Pedoman Kepegawaian, dengan urutan pertama pendelegasian wewenang, telah memantik diskusi. Nyatanya terdapat beberapa peraturan Menteri ESDM yang mengatur langsung terkait pendelegasian wewenang. Misalnya terkait Pendelegasian wewenang kepada Kepala BKPM, dan pendelegasian untuk menandatangani naskah Kepegawaian. 

Akhirnya, Klinik Virtual Arsip Migas dapat berjalan ke sepuluh kalinya. Paparan  "arsip Kepegawaian" disarikan dari Kepmen ESDM 167 yang antara lain 01: Pedoman, 02: Perencanaan, 03: Pengadaaan, 04: Pengembangan Karir, 05: Mutasi, 06: penilaian-penghargaan-disiplin, 07: Kesejahteraan, 08: SIPEG, 09: Jabfung, 10: Personal File ASN, 11: personal file Pejabat, 12: Personal File Lainnya, 13: Pensiun. 

Klasifikasi arsip pegawai berupa kode alfa-numerik akan memperlihatkan kombinasi klasifikasi masalah dengan urutan proses bisnis. KP adalah kode masalah Kepegawaian, sedangkan nomor di belakangnya menunjukkan urutan proses bisnis yakni 01 sampai dengan 13.

Tentu menjadi pembaruan wawasan pegawai di Kementerian ESDM dimana  sebelumnya menerapkan kode klasifikasi arsip berupa "numerik" yakni 0: Manajemen 7: Kepegawaian, 8 Keuangan, 9: perlengkapan dan seterusnya.

Rosa, Arsiparis Terbaik 2021

Sangat Layak, gelar Arsiparis Teladan Nasional Pertama 2021. Rosa Delima Nila Kusumawardhani Arsiparis Kabupaten Purworejo mengungkap begitu bermaknanya kearsipan. Buku kudu' pun merinding, padahal kuping yang menerima penjelasan darinya. 

"Berubahnya Hari Jadi Kabupaten Purworejo mendasarkan penelusuran arsip Bagelen" aku Rosa Delima, dari kontribusinya sebagai arsiparis kepada instansinya.

Baginya, kearsipan bukan sekedar metodologi menata dan menyimpan arsip, namun menjaga informasi bernilai tinggi sebagai warisan budaya. Penelusuran sejarah lisan yang dia lakukan sedari Keluarga Jenderal besar Ahmad Yani, WR Supratman, Letjen Sarwo Edi dan mantan Bupati dan DPRD telah menguak luasnya pandangan kearsipan. 

Pernyataan inspiratif dari arsiparis diatas seolah menjadi oase penjagaan jati diri Kabupaten Purworejo, tanah yang bersejarah untuk Indonesia. Tanah kelahiran tokoh tokoh nasional seperti Jenderal besar Ahmad Yani, WR Supratman, Mas Bei radiman (pengajar sekolah Kedokteran Stovia Jakarta) Urip Sumoharjo (Kepala Staf TNI pertama) sampai Letnan Jenderal Sarwo Edhi Wibowo,

Inilah tulisan ku, dua jam bersama alumni D3 Kearsipan UGM. Dari Jakarta, aku sengaja menuju ke Depot Arsip Kabupaten Purworejo demi menjawab tanya prestasi arsiparis nasional. Jumat, 3 September 2021 menjadi saksi aura keteladanan seorang perempuan dalam penjagaan warisan bangsa melalui informasi kearsipan. 

Lepas selesai pendidikan di tahun 2001, semangat dalam berkerja dia lakuin. Sebelum menjadi calon arsiparis di tahun 2010, organisasi Perbankan dan Perusahaan Pemasaran Multinasional ia jabani demi pembuktian teori kearsipan kalau di bangku sekolah. 

Rosa pun mengaku sempat merasa shock, bahkan berteriak lantang atas keterbatasan kondisi atmosfir dunia kerja pada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Meski demikian, Rosa yang terdidik dari keluarga Tentara, berhasil menyelesaikan ratusan proposal Arsip Masuk Desa yang dibebankan pada instansinya.

Adalah semangat penjagaan warisan dan jati diri melalui informasi yang bernilai tinggi pada level masyarakat terendah (desa), menyulut dedikasi demi perjuangan pembeayaan kearsipan di awal peran seorang Rosa sebagai arsiparis. 

Pertemuanku dengan sosok Arsiparis perempuan yang tangguh ini berawal di tahun 2016 pada ajang Arsiparis Teladan Nasional. Berada di peringkat Harapan kedua, Rosa yang telah mengemas karya "pengawasan kearsipan kolaborasi LKD dan Inpektorat" urung menemui kesempatan terbaiknya. 

"Bahkan pengawasan kearsipan yang gaungnya menasioanal saat ini, di Kabupaten Purworejo telah dituangkan dalam Peraturan Daerah sebelum tahun 2015" Ucap Rosa untuk mengenang konstestasi arsiparis tingkat nasional, dimana Kabupaten Purworejo selalu mendapat jatah rutin untuk mewakili Provinsi Jawa Tengah. 

Kemudian, datanglah pengakuan Teladan terbaik di tahun ini. 2021 menjadi keberuntungan dan kesempatan terbaik untuk Rosa. Berada di jejang keahlian, kompetensi sebagai ASN pada Jabatan Fungsional Arsiparis, ditunjukkan dengan mengemas karya mengkaitkan tema transformasi digital dengan kondisi nasional pandemi covid 19 di Kabupaten Purworejo.

Akhirnya, ceritaku diatas dari wawancara bersama Sang Juara (Teladan Nasional) pun terputus dengan bunyi adzan. Masih buanyak hal menarik lainnya, yang mungkin perlu kita gali di komunitas kearsipan. Termasuk dengan Rosa Delima Nila Kusumawardhani.

"Kearsipan yang baik akan menghasilkan guru, kalo berada dalam urusan pendidikan, kearsipan akan menjadikan wartawan, kalo berfokus pada pemberitaan, kearsipan mencipta sejarahwan, karena berada pada rekam jejak tokoh nasional, bahkan kearsipan juga dapat menginisiai hiburan, dengan adanya wisata informasi bernilai tinggi" Quote Rosa Arsiparis Teladan Nasional Terbaik 2021.

Klinik Virtual Arsip Migas

344 kehadiran dengan 130 nama peserta berbeda dalam sembilan kali pertemuan, capaian Klinik Virtual Arsip Migas. Selain angka tersebut, pergantian tema seperti mengenal SRIKANDI, pendalaman Arsip Terjaga, Instrumen Wajib Kearsipan, review klasifikasi arsip ESDM, Keeping Arsip Migas, dan Pemberkasan secara Digital, Pengantar Arsip Dinamis ,Daftar Arsip (Berkas dan Isinya) mewarnai forum pembinaan kearsipan. 

Narasi disusun semenarik mungkin demi bergabungnya peserta daring (dalam jaringan). Pun ilustrasi di blog yang menjadi pengingat setelah terlaksana acara. Tak lupa penyampaian undangan atawa copy link zoom di WAG, menembus pintu masuk forum diskusi dan belajar bareng. 

"Forum coaching ini lebih pas jika saling berbagi informasi praktik praktik kearsipan di masing masing unit kerja" ucap seorang peserta yang kuminta menjadi pembicara untuk pertemuan berikutnya. 

Aku pun setuju, dan itu yang kita tuju. Tak seharusnya kearsipan itu gelap. Sebagai metodologi pengelolaan untaian transaksi kegiatan di institusi pemerintah yang setiap hari terus merekan informasi, kearsipan perlu segenerik mungkin. Dan mudah dipahami oleh seluruh jenjang pegawai. Sejak jenjang klerikel sampai manajerial. 

"Mas direkam dong hehe arep nyimak tapi rung iso gabung ijeh ono kegiatan lain 😁" Pena Whatsapp seorang arsiparis yang terpikat dari narasi undangan. 

Penyelenggaraan harian diharap tidak mengganggu rutinitas perkantoran dan bisa menjadi alternatif pelaporan tatkala terjadwal WFH. Meski penyesuaian sistem kerja dengan bekerja dari rumah, perlu satu bukti aktivitas yang dapat ditulis pada laporan harian kerja. 

Akhirnya, sampailah aku pada sebutan Penggiat Kearsipan. Sisi lain dari tugas dan peran dalam jabatan arsiparis. Ketetapan ku pada pilihan arsip inaktif sebagai basecamp pengabdian pada institusi harus berhadapan dengan pembangunan manusia. Kini dan esok, "kearsipan perlu dikemas secara generik sehingga merangkul sebanyak-banyaknya orang" 

Berikut narasi undangan selama sembilan kali pertemuan:

Klinik Virtual Arsip Migas ke-9 hadir kembali pada Rabu, 1 September 2021. Penuhi wawasan kalian seputar kearsipan dengan belajar bareng. Tema transformasi digital bersama Pandemi COVID-19 memenuhi telinga institusi. Yuk... Join lagi  untuk literasi dan membaca bersama adanya Sistem Informasi Kearsipan Terintegrasi (SRIKANDI) Time: Sep 1, 2021 01:30 Jakarta

Untuk data dukung yang Andal, Utuh, Sistematis, Terpercaya, perlu pengelolaan arsip. Mau Tidak Mau, Pembinaan Kearsipan untuk staf teknis administrasi, sekretariat, petugas Arsip, dan Arsiparis perlu dirutinkan. Dilandasi kesadaran diri sendiri pentingnya update wawasan dan pengetahuan kearsipan. Join lagi yukk di Klinik Virtual Migas ke-8..... Topik "Output Kerja Kearsipan" Time: Aug 31, 2021 01:30 

Teknik penyusunan daftar berkas oleh staf admin, staf sekretariat pimpinan/unitnkerja/jabatan pengelola anggaran, dibongkar habis habisan. Bagaimana untuk Daftar Berkas Arsip Terjaga? Yuk.. Join lagi di Klinik Virtual Arsip Migas ke 7 Topic: Pendalaman teknik penyusunan daftar berkas Arsip Terjaga Time: Aug 30, 2021 01:30 

Ingat, ingat!!!!...penyusunan Daftar Isi Berkas (Daftar Arsip Aktif) sebagai langkah menuju akuntabilitas kinerja organisasi masih belum selesai. Kita tidak perlu bingung, karena kita akan bahas bersama sembari mengupdate wawasan kearsipan. Yukkk join di Klinik Virtual Arsip Migas Jumat, 27 Agustus 2021 jam 02:00 siang... 

Buat staf admin, sekretariat PPK, sekretariat pimpinan, dan pengelola Arsip, yuk...update wawasan Arsip kalian di Klinik Virtual Arsip Migas. Topic: Instrumen Wajib Pengelolaan Arsip Batch 3 Time: Aug 26, 2021 01:30 PM Jakarta

Bimtek Arsip Migas Virtual ke-3 akan di lanjutkan esok Hari Rabu jam 9 pagi. Peningkatan peserta dari 28 menjadi 35 participants. Yuk....ajak temen2 di direktorat dan sekretariat untuk mencukupi total sasaran 68 staf admin, pengadministrasi, staf sekretariat es.1 & 2 serta pengelola Arsip. Topic: Instrumen Pengelolaan Arsip Batch 2 Time: Aug 25, 2021 09:00 

Paling sedikit 68 orang pegawai yang menduduki menjadi, pengadministrasi Umum,Staf Sekretariat Es. I & II, Pengentri Data, Pengelola Arsip dan Staf Admin direktorat di lingkungan Ditjen Migas. 68 menjadi target sharing session menuju sarana internalisasi kearsipan sesuai PerMESDM 2/2020 dan KepMen 167 & 187 tahun 2020 Join lg yuk .... Besok Siang Topic: Instrumen Wajib Pengelolaan Arsip Time: Aug 24, 2021 02:00 PM Jakarta

Kepada pengadministrasi umum, Petugas sekretariat eselon I dan II, Pengentri data, Pengelola Arsip, Staf Administrasi pada Koordinator dan sub Di Ditjen Migas. Setelah preview Klasifikasi Arsip Migas, tentu harus dilanjutkan dengan Praktik Kearsipan. 34 participants di hari Jumat, 20 Agustus 2021 tentu menambah semangat untuk pertemuan virtual besok Senin...Join Yukkk.. Dalam sharing teknik pengarsipan secara digital.Topic: Keeping Arsip Migas Digital Time: Aug 23, 2021 09:00 AM Jakarta

Bagaimana sih kesesusian isi dengan kode saat memilih klasifikasi Arsip saat mengunggah net konsep ke dalam aplikasi Naskah Dinas Elektronik/ NADINE KESDM sebelum, di tanda tangani elektronik oleh pimpinan? Join zoom meet yuk ....... Topic: Preview Klasifikasi Arsip Migas (Kepmen ESDM 167 2020) Time: Aug 20, 2021 02:00 PM Jakarta

pemberkasan, Daftar Arsip

Masuk 📥ke tujuh, Klinik Virtual Arsip Migas membawa topik Arsip terjaga. Forum di buka sejak 13.30 WIB itu langsung memaparkan pemberkasan. Ya... Arsip terjaga pun dikaitkan dengan pelaksanaan pemberkasan. 

"pemberkasan", bisa jadi istilah yang kurang dipahami secara umum. Sederhananya, menyusun data yang terdiri dari beberapa isian seperti nomor, uraian informasi yang terkandung dalam Arsip, tahun penerbitan, asli or copy, kode klasifikasi, lokasi simpan dan seterusnya dengan menyalin yang tersurat dalam suatu dokumen. 

Inti data tersebut adalah daftar arsip aktif. Ya...,saat ini daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan isi berkas menjadi hal penting dalam kearsipan. Daftar tersebut dimaknai sebagai satu sarana keterukuran dalam layanan informasi publik dan ketersediaan dukungan akuntabilitas kinerja organisasi.

Bagi setiap unit kerja, adalah tuntutan dalam penyediaan Daftar Arsip yang senantiasa diperbaharui atau diupdate setiap enam bulan sekali. Untuk itu, Klinik Virtual Arsip Migas mengawal peran para staf administrasi, staf sekretariat pimpinan dan pengelola Arsip untuk dapat berperan lebih banyak. 

Forum pembinaan kearsipan yang bertajuk Klinik Virtual Arsip Migas ini menyasar pemahaman staf teknis dalam pengarsipan yang sesuai kaidah sehingga nantinya mendukung kebutuhan manajemen dalam pelaksanaan urusan kearsipan. 

Pemilihan topik pendalaman Arsip terjaga inheren tatkala Kementerian ESDM ditengarai sebagai pencipta arsip terjaga. Kluster Arsip yang disematkan pada Konsensus Nasional tahun 2009.

Akhirnya, dinamika diskusi pun menyeruak dari peserta. "Disepakati saja mas, jika memang arsip harus tersimpan tersentral pada tiap subdit atau koordinator pada direktorat oleh satu PIC staf admin" Usul Tunjung dari Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas pada forum siang itu. 

Menarik, usulan Tunjung menjadi aspirasi dari JFT Inspektur Migas dimana memperlihatkan kebutuhan dalam penyimpanan rekaman kegiatan pelaksanaan tugas fungsi keteknikan Migas. Dalam hal ini menjadi awal dalam menghidupkan konsepsi Central File pada tiap Direktorat sebagai unit pencipta Arsip. 

Pun peserta dari PPSDM Geominerba Bandung yang juga sekaligus arsiparis, M. sya'banny "ditempat kami penamaan file PDF merujuk tata aturan yang terdapat di instagram Universitas UI yang salah satunya terdapat kode unit Geominerba"

Judul atau nama file PDF, menjadi satu enggel yang perlu kesepakatan. Setidaknya dari tahapan pemberkasan yakni "pemeriksaan arsip" sebelum menjadi kesatuan berkas ke dalam folder elektronik. Tatkala judul atau nama berkas telah mengambil kode klasifikasi arsip, maka perlu peninjauan dan kesepakatan untuk memberi judul atau nama file/item dalam berkas. 

Klinik Virtual Arsip, 60 orang

Jumat, 27 Agustus 2021 Klinik Virtual Arsip Migas berhasil mencatatkan enam kali pertemuan nya. Enam puluh participants menunjukkan penerimaan yang baik atas inisiasi menuju tertib arsip. "Forum virtual ini sengaja diperlebar ke seluruh staf admin se Kementerian ESDM" ucapku dalam forum tersebut

Topik yang dibahas masih seputar praktik penyusunan daftar arsip aktif. Novi selaku staf admin pada subdit usaha penunjang Migas telah menyampaikan hasil penyusunan daftar isi berkas yang menjadi bahan uji praktek yang dibahas menjadi contoh untuk unit pengolah lainnya.

Dihari sebelum nya, tata cara pemberkasan yang diawali dengan pemeriksaan, pengkodean, pengindekan sampai dengan penyusunan daftar arsip menjadi sarana diskusi. Forum pun sepakat untuk membalik tahap pemberkasan. Daftar berkas dan isi berkas sesuai dengan format excel, perlu disusun terlebih dahulu. 

"Ikut bergabung mas nurul" Jawab bu krismiyati dari Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara, saat kusapa beliau. Beliau pun sepakat bahwa daftar arsip aktif menjadi kunci dalam pelaksanaan unit kearsipan tingkat dua. Berdasarkan daftar Arsip aktif yang tersusun pada tiap unit pengolah (direktorat) maka pelaksanaan pelaporan berkas kepada unit kearsipan tingkat satu (Biro Umum) menjadi lancar. 

Klinik virtual kali ini diikuti 31 staf ditjen Migas dan 29 pegawai yang tersebar sejak Ditjen Minerba, Ditjen Ketenagalistrikan, PPSDM Bandung, PPSDM KEBTKE, Pusdatin sampai dengan SKK Migas. "Hebat keren pak nurul👍🙏🏻, Ngak yangka ya banyak pesertanya hebat👍" Pena Bu Ike selalu Sub Koordinator Tata Usaha Ditjen Migas. 

Akhirnya, dengan menghidupkan ekosistem sejak komunitas kecil staf admin dan arsiparis di KESDM berharap menggiatkan penyusunan daftar arsip aktif untuk menuju bukti akuntabilitas kinerja organisasi serta menjadi data dukung layanan informasi publik sektor energi dan sumber daya mineral. 

Dengan kehadiran 60 orang, tentu menjadi pemacu semangat, bahwa staf admin, pengadministrasi dan arsiparis yang tersebar ke seluruh unit dapat mengambil peran demi berlangsungnya manajemen kementerian

Bangga Melayani "Arsip"

"nuwun, wahh top ki om nurul.. 👍 nuwun yo om " Pena WA pada 27/8 10.53 dari Pak Wijayanto ST. Pesan singkat yang merengkuh kebahagiaan ku dalam peran pelayanan kearsipan. Kartu Istri (Karis) yang diterbitkan pada tahun 1996 dapat disampaikan melalui pdf. 

Identitas ASN atau yang terdengar dengan kata lebih keren "branding ASN" terimplementasi dengan melayani kebutuhan arsip dari para pegawai di kantorku. Seperti hari ini, Jumat 27 Agustus 2021, menyediakan layanan pdf kepada para PNS untuk keperluan pembaharuan Myspk BKN. 

"matur nuwun pak Arsiparis Teladan👍🏻👍🏻👍🏻, Yg lain taksuruh minta sampeyan juga ya pak, matur nuwun banget yo pak🙏🏻🙏🏻🙏🏻 "tulis dalam gawai pada 27/8 10.02 WIB dari Arif Wibowo. Arsip SLKS sepuluh tahun yang diterbitkan pada tahun 2016 diterimanya dalam bentuk pdf. 

"layanan arsip, Laris manis dari para pegawai untuk isian myspk, Jgn lupa, setiap pegawai yang meminjam Arsip baik pdf maupun di fotokopi, sediakan isi form peminjaman Form peminjaman bukti kinerja Arsip. 👍👍👍" Tulisku kepada Tim Arsip Migas yang tetap semangat stanby di kantor. 

Akhirnya, peran tim arsip akan sampai pada dayaguna dalam kerangka dukungan manajemen organisasi. Meski sepi tapi terus berjuang menjadi berarti. 

Berkas Perseorangan PNS

"Siang pak Nurul, Saya mau meminta karis/karsu". Sapa Aulia unit DMT di pagi hari 26 Agustus 2021. Inovasi BKN dalam penyusunan data nasional PNS, menambah keterhubungan arsiparis dengan para pegawai sebagai penggunaan Arsip. 

Di minggu ini layanan oleh Unit Kearsipan Ditjen Migas cukup ramai. Alhamdulillah sebelum siang sudah ditindaklanjuti "Sdh dkasih oleh tim SDM pak 👍🏽" Tulisnya Aulia melalui Whatsapp sebelum istirahat siang. 

Permintaan berkas perseorangan meningkat pesat seiring dengan kebijakan nasional dari Badan Kepegawaian Negara (BKNi) "Ini bnyk PNS yg tanya SK no 822 ttg JFU buat mysapk, kira2 ada soft file pdf ngga ya di arsip. krn kpegawaian kehilangan jejak fisiknya, pas pindah2, itu SK thn 2015" Tanya Ardian Kusuma (staf pengelola Kepegawaian)melalui gawai selaku staf pada tanggal 23/8 08.54 WIB

Akhirnya, kearsipan pun berada pada perannya dalam mendukung berjalannya organisasi. Berkas pribadi PNS berteriak lantang untuk terus di perbaharui. Begitu juga pembaruan dalam pemberkasannya. 

Berikut berkas perorangan PNS untuk update My SAPK BKN yang perlu dialihmedia dari kertas ke dalam bentuk file pdf dalam mempermudah layanan kearsipan:

1. KTP

2. Kartu Keluarga

3. Buku Nikah (bagi yg sudah berkeluarga) 

4. Akta Lahir anak (bagi yg punya anak)

5. KTP orang tua bila ada

6. Ijazah terakhir

7. Transkrip nilai/NEM terakhir

8. Kartu Taspen

9. KARIS/KARSU

10. Sertifikat Prajab

11. SK CPNS

12. SK Pengangkatan PNS

13. SK Jabatan terakhir (bagi struktural dan Fungsional tertentu)

14. SK Kenaikan Pangkat Terakhir

15. Sertifikat Diklat terakhir yg pernah diikuti

16. Sertifikat penghargaan /SLKS

17. Karpeg (Kartu Pegawai)

18. Kartu BPJS / Kartu Indonesia Sehat(KIS) / ASKES