Evaluasi Pengawasan Kearsipan Migas

Dari sudut kota Bandung, di Gedung C lantai 4 Pusat Sumber Daya Mineral Batubara dan Panas Bumi, anjangsana lebih dari 50 orang ASN pengadministrasi umum, staf admin, arsiparis dan sekretaris pada forum evaluasi Pengawasan Kearsipan Internal Direktorat Jenderal Migas.

Forum diawali dengan pembacaan sambutan Sekretaris Ditjen Migas oleh Bu Ike selaku Sub Koordinator Tata Usaha mewakili Kabag Umum.

Assalamu'alaikum wr wb, Salam Sejahtera untuk Kita Semua. Yth wakil Biro Umum KESDM selaku unit pembina kearsipan di lingkungan Kementerian, khususnya yang hadir adalah Bu Eny Arsiparis. Ysh wakil Direktorat di lingkungan Ditjen Migas yang hadir luar jaringan dan dalam jaringan (daring).

Pengawasan Kearsipan Migas merupakan Helikopter View atas pelaksanaan kearsipan di Ditjen Migas yang dilakukan oleh Biro Umum pada setiap tahun. Pada tahun 2021, Ditjen Migas mendapat nilai memuaskan dengan nilai 87 (obyek Setditjen) . Sedangkan nilai pengawasan dengan obyek Direktorat pada tahun 2021 adalah 68.

Pengawasan Kearsipan merupakan kerangka pembinaan pengelolaan arsip dan sumber daya kearsipan. Pembinaan terhadap praktik kearsipan diharapkan mendekati atau sesuai dengan Kaidahnya yakni Permen ESDM nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.

Instrumen pertama penilaian pengawasan antara lain penyusunan surat, dokumentasi berkas kerja, dan maintenance penyimpanan arsip sampai pengurangan kapasitas demi terlaksana konservasi dan preservasi memori kolektif Energi dan Sumber Daya Mineral sektor Migas.

Instrumen kedua adalah sarana prasarana, program anggaran, serta petugas arsip. Kurang lebih terdapat 60 an ASN di Ditjen Migas yang mendukung kearsipan baik PNS dan Non PNS. Pemgadministrasi Umum, Sekretariat Pimpinan, dan staf admin yang tersebar per koordinator di lingkungan Direktorat dan sekretariat Ditjen.

Atas nama Bapak Sekretaris Ditjen Migas selaku Kepala Unit Kearsipan Tingkat II, kami mengucapkan terimakasih atas kehadiran nya dan selamat mengikuti forum pengawasan kearsipan yang nanti akan disampaikan oleh tim Biro Umum sebagai Unit vertikal kearsipan (Unit kearsipan tingkat I).

Terakhir, kami sampaikan bahwa....Demi ketersediaan data dukung dan berkas kerja serta referensi pelayanan sektor Migas yang handal, kami berharap forum pengawasan kearsipan di Bandung hari ini dapat dimanfaatkan dengan baik. menjadi sarana bertukar pikiran, memperlancar berkomunikasi dan koordinasi dalam tugas Bapak Ibu dalam dukungan administrasi Ditjen Migas.

Semoga arsip Migas dapat berperan dalam menjamin ketersediaan rekaman kegiatan sehingga mendukung akuntabilitas organisasi sampai dengan penyelamatan warisan intelektual sektor Migas yang terekam dalam dokumen negara.Sekian, wassalamu'alaikum wr wb.

............... 

Sesi pemaparan oleh Tim Biro Umum menyampaikan beberapa rekomendasi antara lain ketelitian dalam pengetikan konsep surat, pembuatan daftar berkas, pemindahan arsip dari ruang kerja ke ruang arsip, sampai dengan ketersediaan petugas yang secara khusus menangani berkas dan arsip. 

Rekomendasi penilaian dari Biro Umum KESDM kepada Direktorat dan koordinator sebagai unit pengolah agar dapat memperbaiki nilai pengawasan. Satu diantar yang penting ialah bukti dukung seperti surat surat, daftar arsip aktif, dokumentasi, serta peralatan pendukungnya. 

Berlanjut pada sesi pemaparan oleh tim arsip migas yang menyampaikan potret pengawasan kearsipan internal tahun 2021. Inti dari pembinaan kearsipan melalui instrumen penilaian dalam pengawasan ialah ketersediaan program kearsipan yang handal dan berkelanjutan. 

Akhirnya, forum evaluasi pengawasan kearsipan berujung pada schedule yang telah ditetapkan melalui Keputusan Menteri ESDM bertanda tangan Sekretaris Jenderal KESDM. Medio Maret - Juli 2022 membutuhkan koordinasi yang ekstra antar petugas administrasi di lingkungan Ditjen Migas dalam pengumpulan bukti penilaian yang nanti akan diverifikasi di bulan Agustus 2022

Pembinaan Persuratan

Cirebon P3Geologi Kelautan Kementerian ESDM, 17-19 Maret 2022, terlaksana konsinyasi pembinaan praktik persuratan dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. " Kop Surat seperti perubahan email yang saat ini menjadi tu.migas@esdm.go.id, sempat memunculkan pertanyaan dari badan usaha" Ungkap Bapak Ardhi Krisnanto, Kabag Umum saat pembukaan forum pembinaan persuratan.

Pernyataan tersebut menjadi satu diantara dalih kuat terkait perlunya ketelitian dan konsistensi persuratan sebagai bentuk komunikasi tertulis resmi pada instansi pemerintahan. Terlebih Beliau sampaikan persuratan akan menjadi dokumen resmi pimpinan.

Selain alamat email pada kertas kop yang menjadi kepala surat, Beliau juga sampaikan pemilihan antara kata "hal" atau "perihal". Pun dalam penulisan lampiran dengan tidak menulis angka arab sampai dengan sebelas. Kemudian di bagian kaki surat pemilihan tulisan numenkelatur jabatan antara "Direktur Jenderal" atau Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi".

Arahan tersebut diatas tentu memantik diskusi yang juga memerlukan konfirmasi atas kesepakatan yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri ESDM yang mengatur tentang persuratan atau tata naskah dinas. Adalah Permen ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, lampiran pertama menjadi pedoman dan acuan dalam penyusunan naskah dinas sebagai komunikasi tertulis pada instansi KESDM.

Arahan pada forum Pembinaan persuratan yang diikuti lebih dari empat puluh peserta. Forum pembinaan menyasar staf yang beperan pada urusan administrasi persuratan. Berada di ruang pertemuan Katili pada Pusat Pengembangan Penelitian Geologi Kelautan Cirebon Jawa Barat,terjalin diskusi antar peserta yang berasal dari seluruh unit kerja atau direktorat di lingkungan Ditjen Migas.

Akhirnya,tulisan ini akan menjadi dokumentasi kegiatan pada urusan ketatausahaan. Nyatanya penyamakan persepsi dan pemahaman persuratan bukan saja mengidentifikasi persepsi dokumen palsu. Lebih dari itu, mitigasi resiko dan peningkatan kinerja organisasi menjadi enggel lebih dari pembinaan persuratan.

Last, sebagaimana yang disebut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang RI No. 43 Tahun 2009, bahwa penomoran atawa registrasi naskah/dokumen menjadi gerbang keabsyahan, autentik dan tingkat keterpercayaan dokumen negara. Sebagaimana topik pembinaan persuratan yang telah terlaksana pada hari Juma-Sabtu 17-19 Maret 2022 di Cirebon oleh Sekretariat Ditjen Migas Cq. bagian Umum pada urusan ketatausahaan. Semoga bermanfaat.

Sepedaan Ngantor

Bike to work, atau sepedaan ngantor untukku adalah berkah pandemi Covid. Bermula Agustus 2021, mendapati keberanian menembus 20 kilometer di pagi hari menuju Gedung Migas Ibnu Sutowo Jakarta Selatan. Terlebih dengan adanya aplikasi strava versi gratisan, seolah menjadi mentor dalam mengukur kebugaran fisik.

Enam hari kerja di bulan Februari 2022, kulewati dengan naik sepeda. Berapa hari untuk bulan ini, Maret? Tentu berharap terus meningkat sampai seluruh hari dapat naik sepeda ke kantor. Rute Raden Sanim ke Kahfi satu, lanjut Herman susilo ke cilandak KKO.

Jalan Ampera Raya, dengan kenangan berjalan kaki menuju tempat training bekerja. Bangka tengah ke pasar buncit raya, dan memori kemacetan di mampang prapatan sampai perempatan kuningan. Berujung ke HR Rasuna Said.

40 kilometer pulang pergi menjadi keasyikan untuk dinikmati. Sepedaan ngantor menunggangi seli tern D8. Sampai kapan mulai mereda, tentu mengikuti perkembangan fisik dan kondisi jalan raya. 

Sepedaan Jogja

27 Februari 2022 sepanjang 59 kilometer berdurasi 3 jam 12 menit, sepedaan di Yogyakarta. Berada di wilayah dalam provinsi tempat kelahiran, aku pun tak asing menentukan rute bersepeda sendirian. Mengawali pedal dari Sucen Triharjo Sleman Yogyakarta bertemu Jalan Letkol Subadri dimana melewati kalakijo, ngangkrik, cimpling dan terhubung dengan Jalan cebongan.

Tak lupa menengok dimana dokter Kadir, langganan suntik tatkala badan sakit dimasa kecilku. Jalan mengarah pundong dan bedingin melintasi sekolah mataram, sungai buatan zaman belanda yang membelah kota Yogyakarta. Kenangan dan jajanan belut goreng di pasar godean mengantarku mengarah ke pasar bibis di gamping.

Pemandangan persawahan pagi hari itu dengan beberapa penampakan mobil plat non AB menunjukkan Yogyakarta satu diantara tujuan pelancong domestik. Pun terlihat Wisata kuliner di pinggiran kota Jogja begitu menjamur. Tak jarang pesepeda kutemukan sebelum akhirnya sampai ke warung Soto Kadipiro.

Lurus dari jajanan khas sarapan pagi para penikmat soto, jepretan di depan gedung Bank Indonesia sebagai cagar budaya kukirimkan ke istri. Keriuhan jalan Malioboro yang terlihat di KM 0 Jogja itu menunjukkan kembali bahwa kota budaya dan pelajar tetap menjadi destinasi wisata.

Segment Blok O ke Janti melewati Gembira Loka menyisakan kenangan yang telah terkubur dalam dalam. Detak jantung pun berdegup kencang kalaumengejar rombongan sepeda onthel yang melewati Flyover. Sampailah di jalan ringroud utara sebelum sampai ke Bandara Adisutjipto yang kini telah sepi. Ya... Karena Bandara Yogyakarta berpindah ke YIA di Kulonprogo.

Sepedaan pagi itu pun terhenti dengan warung soto di pinggir jalan, tepatnya selatan SMPN I Kalasan. Tak berapa lama semangkuk soto dan es teh manis seharga dua belas ribu rupiah, arah roda berbelok menuju ke Pakem. Arah utara dimana akan bertemu di daerah Indekost kampus UII.

Angan pun melayang, andai mampu membeli sepetak tanah dan kubangun rumah kost mahasiswa. Atau kemudian belajar berdagang seperti membuka warkop atau warung makan untuk pelajar yang datang dari luar Jawa.

Terik matahari dan jalan menanjak arah kaliurang itu tak mampu aku taklukkan. Jalan tembus ke pandanaran segera mempertemukan tujuan akhir Jabung Pandowo Harjo Sleman Yogyakarta. 

Sepedaan Roda Vit

Sejak Tugu Tanah Baru menginjak ke Kahfi2, rantai ternyata D8 sempat terlepas. Persis di depan tempat pemakaman itu, rantai berlumur oli harus sedikit berpindah ke tanganku. Jalan Kahfi 2 pun terlewati dengan adanya plang Rumah Sakit Zahira.

Segment Jakartamiles mengantarkan roda Vit ke jalan Cilandak KKO. Aku dan Pak Baderi segera meluncur ke jalan TB Simatupang arah Lebak Bulus. Tatkala melewati Arsa hiscope Fly Over, detak jantung cukup kencang. Begitu melihat ke belakang, rekan roda Vit terhenti.

"Foto foto pak" Celetuknya persis sebelum pom bensin Shell. Ya... Foto foto menjadi alasan penting, setidaknya penting untuk memberi jeda pada detak jantung yang terpacu dari jalan tanjakan.

Dadi MRT Fatmawati ke Jalan Adhiyaksa sedikit santai. Pepohonan tinggi di sepanjang jalan komplek kejaksaan RI cukup memanjakan paru paru. Udara segar di pagi hari bersamaan sepedaan di sepanjang Adhiyaksa itu menjadi kenangan roda Vit.

Magang Kearsipan di Migas

Sebulan sejak 7 Februari 2022, Aldhi Budi Lunanto Mahasiswa semester 7 pada Program Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi melaksanakan magang di Gedung Ibnu Sutowo. Habitat perkantoran Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi cq. Kearsipan menjadi keseharian untuk mempraktekkan teori dari bangku kuliah selama satu semester.

Pengenalan lingkungan pekerjaan seperti pada instansi pemerintahan yang dilakoni Aldhi sebulan ini menjembatani antara idealisme dan kondisi lapangan pekerjaan. Sejak praktik teknis kearsipan sampai pada pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana dalam pekerjaan.

Setiap tahun, Ditjen Migas Cq. unit Kearsipan senantiasa menerima mahasiswa magang sebagai program pengayaan dalam mengkontribusi dunia pendidikan bagi generasi penerus. Sebut saja si Ayu Mahasiswi asal Aceh yang telah menempuh KP pada tautan berikut 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/08/19/kp-mahasiswa-u/?preview=true

Dialog kinerja Kabag Umum

"Tersedianya data persuratan dari Badan Usaha" tutur pak Ardhi Krisnanto, Kepala Bagian Umum yang melakukan pendalaman tugas ketatausahaan direktorat jenderal pada acara Virtual penyusunan SKP. Sebagai unsur dari layanan umum, ketatausahaan di tuntut untuk menyediakan satu diantara seabrek kinerja Kepala Bagian yakni meningkatnya layanan internal melalui "Layanan Umum".

Ketatausahaan direktorat jenderal dipenuhi rutinitas penerimaan dan pencatatan surat. Ratusan surat setiap hari kerja menjadi tumpukan data yang perlu disikapi demi peningkatan layanan internal. Seperti halnya dalam kecepatan dan ketepatan dalam pencatatan sistem buku agenda, harus di chalange dengan keberadaan aplikasi atau agenda elektronik.

Pun tatkala pergeseran pengiriman surat melalui caraka atau kurir surat dengan kehadiran penyedia jasa layanan pengiriman surat. Lagi lagi terbersit batas awal argo berjalan suatu penyelesaian pekerjaan administrasi. Validitas data yang terekam bersamaan waktu sesuai alur persuratan dinas memerlukan dimensi dokumentasi.

Aktivitas menyediakan data surat melalui aplikasi berbasis internet diawali dari para pengadministrasi umum melakukan pemasukan data surat dan pemindaian dokumen. Sudah barang tentu kehandalan data tercermin dari adanya verivikator yang dilakukan oleh sub koordinator ketatausahaan.

Sampai disini, ketersediaan data surat memerlukan pengolahan dan analisa oleh analis tata usaha. Meski petugas penerima surat telah dibekali dengan cap penerima surat, nyatanya penyesuaian jam kerja PNS sebagai dampak pandemi menuntut penerimaan surat via email.

PIC penerimaan surat memerlukan kejelasan Standar Operasional Prosedur untuk memperjelas maklumat pelayanan. Beberapa komplain atas layanan umum cq. persuratan memerlukan kehandalan data surat. Tersedianya data surat bukan semata list berdasarkan klasifikasi pihak pengiriman.

Lebih dari itu, bisa jadi seorang analis tata usaha mempergunakan dimensi dokumentasi persuratan sejak diterima, teregistrasi atau tercatat dalam aplikasi persuratan sampai dengan ditindaklanjuti sebagai umpan balik dalam komunikasi kedinasan. 

Klinik Virtual Arsip Migas

Pembinaan Kearsipan oleh arsiparis bukan saja turut menggerakkan petugas admin untuk melakukan pengarsipan. Lebih dalam dari itu, mempercayakan data perkantoran ke petugas admin sehingga tersedia dukungan manajemen pimpinan. Dan ujungnya, terengkuh pula prinsip dan azas kearsipan sesuai amanat konstitusi.

Masuk kali ketiga, Klinik Virtual Arsip Migas terus mengundang acara Zoom meeting.Jumat, 24 Februari 2022 dengan keterlibatan 17 participants mengusung Topic:

1. Daftar Berkas dan Isi Berkas pada Pokja Usaha Penunjang Migas oleh Novi

2. Review Digitasi Kearsipan Ditjen Migas

3. Diskusi

Lepas satu jam, respon positif yang melingkupi forum menjadi bentuk motivasi. Pun apresiasi dalam penyediaan informasi demi dukungan manajemen pimpinan dalam organisasi. Bukankah peningkatan kinerja melalui administrasi Cq. kearsipan akan terus dibutuhkan?

Bahkan di era serba digital dan transformasi birokrasi, pesatnya pertumbuhan transaksi yang merekam segala jenis informasi membutuhkan penguasaan kondisi lapangan untuk menjamin ketersediaan arsip. Alih alih tersedia, pun tuntutan informasi berbasis arsip menjadi tuntutan di segala masa/era.

Siapa yang tidak kenal istilah autentik dan terpercaya? Analoginya, jika informasi masih sangat terbatas, bisa jadi tinggi tingkat ketepercayaaan. Bagaimana dengan kondisi banjirnya informasi?????

Belum disisi pertanggungjawaban kinerja organisasi yang berbasis arsip. Hampir di pastikan auditor dan para penegak hukum mendasarkan fakta atas keberadaan arsip. Informasi yang melekat pada arsip bernilai autentik dan terpercaya.

Akhirnya, klinik Virtual arsip migas menjadi satu bentuk inovasi pembinaan demi merengkuh ketersediaan arsip demi manajemen pimpinan, memori organisasi dan semoga demi generasi mendatang.

Pengawasan Kearsipan

Sangat Memuaskan, Raihan Predikat Pengawasan Kearsipan untuk Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Selisih 0.21 dari peringkat kedua, predikat tingkat nasional di tahun 2021 tentu bukan hal yang ringan untuk dipertanggungjawabkan.

Apa sejatinya, predikat penghargaan tersebut?Sejauh mana indikator penilaian dapat menyentuh permasalahan kearsipan?

Bermula dari penetapan NSPK Kearsipan di kementerian ESDM yang rilis ditahun 2020 yang diyakini sebagai embrio penataan kearsipan. Atau kemudian penyediaan intrumen wajib di kearsipan seperti Klasifikasi arsip, Jadwal Retensi,dan Sistem Klasifikasi Akses & Keamanan arsip dinamis.

Demi ketersediaan arsip, NSPK dan Instrumen tersebut diatas tentu bagian penting sebagai acuan pelaksana kearsipan. Kearsipan yang sarat penjagaan autentikasi dan tingkat ketepercayaaan suatu rekaman kegiatan sangat memerlukan kesepakatan bersama. Setidaknya dalam praktik penciptaan, penggunaan, pemeriharaan sampai dengan pengurangan arsip.

Akhirnya, capaian predikat sangat memuaskan yang terukir oleh Kementerian ESDM diharapkan mampu mengangkat mentalitas arsiparis. Mentalitas untuk terus menggali indikator penilaian yang dapat memberikan dampak nyata dalam penjagaan memori institusi Kementerian. 

bersepeda

Bubur Kacang Hijau di 13 Februari 2022 sebelum mencatatkan 58 kilometer pada aplikasi strava. 

Meski hanya 4 kilometer, menguji fisik anak kedua "Thole di GBK Senayan Jakarta pada 23 Januari 2022

Gedung Bertingkat di sepanjang Jalan Rasuna Said menjadi saksi Bike to Work di tanggal 5 Januari 2022

Pun jalur kereta LRT itu yang belum beroperasi, seolah memgawasi rutinitas bersepeda ke kantor di pagi hari

Taman Mini Indonesia Indah, gowes rutin mingguan pada 2 Januari 2022

26 Desember 2021, aku dalam gerakan bersepeda warga villa Tanah baru mengukir sejarah di GBK

11 Desember 2021, jalan margonda raya

stasiun Bandung pun menjadi layar foto sepeda pada Desember sembari dinas luar kota

13 November 2021 , sepedaan di sleman

seragam sepedaan hijau, diatas tol cinere, 23 Oktober 2021