Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis

1.    Latar Belakang

Pada tulisan sebelumnya yang berjudul pengajuan DUPAK yang diposting pada tanggal 31 Oktober 2013, penulis telah menggambarkan poin poin yang dapat membuktikan kinerja arsiparis. Kinerja arsiparis terukur dari ketatalaksanan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan dan pemeliharaan kearsipan, dan pelayanan kearsipan.

Dengan sudut pandang normatif bahwa bukti kerja arsiparis yang sesuai sebagaimana yang dipersyaratkan, maka akan diberikan nilai oleh tim penilai. Pembuktian kinerja tersebut menjadi tantangan selanjutnya adalah, kedudukan arsiparis sebagai salah satu sumberdaya yang memberikan dukungan manajemen teknis bagi suatu organisasi.

Untuk itulah dalam menjawab tantangan tersebut dapat dilakukan pengujian. Pengujian dilakukan dengan menyampaikan pertanyaan seperti Apakah daftar arsip yang dibuat seorang arsiparis dipergunakan dalam pencarian arsip?, apakah laporan monitoring penggunaan aplikasi system informasi kearsipan dibaca oleh pihak manajemen/pimpinan/pejabat struktural dan menjadikan dasar penentuan kebijakan?; apakah laporan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan memang menjadi dasar dalam penyusutan arsip atau dilaksanakan?; apakah pemindaian arsip telah diupload ke database sehingga mudah untuk dicari?

Dalam konteks penilaian prestasi kerja inilah kemudian tulisan ini disusun.

 

2.    Batasan Masalah

Bagaimanakah penilaian prestasi kerja arsiparis?.

 

3.    Kerangka Berifikir

Pengertian penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai adalah melaksanakan evaluasi pelaksanaan pekerjaan untuk promosi, penggajian, produktivitas, motivasi pegawai dan mengukur keberhasilan kepemimpinan seseorang (konsep PP10/1979). Pengertian tersebut diperbaharui sebagaimana tersurat dalam peraturan pemerintah nomor 46 tahun 2011 tentang penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil, menjadi penilaian prestasi kerja dilaksanakan berdasarkan system prestasi kerja dan system karir yang dititikberatkan pada system prestasi kerja. Pembaharuan penilaian prestasi kerja PNS yakni penialaian berdasarkan Sasaran kinerja Pegawai dan Perilaku kerja.

Permasalahan empirik dalam penilaian pegawai menunjukan bahwa pegawai terjebak dalam formalitas dan kehilangan makna substantif pekerjaan yang bersangkutan. Produktiivitas yang tercermin dalam poin angka kredit belum teruji dalam kontribusi kepada organisasi. Apakah angka kredit dapat menunjukkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan pekerjaan arsiparis?

 

4.    Pembahasan

Penilaian prestasi kerja dilakukan dengan cara menggabungkan penilaian sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dengan penilaian perilaku kerja. Bobot nilai SKP adalah enam puluh persen dan perilaku kerja empat puluh persen.

4.1.        Sasaran Kerja Arsiparis

Adalah rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang arsiparis yang disusun dan disepakati bersama antara pegawai dan atasan langsung.

4.1.1 Kuantitas

4.1.2 Kualitas

4.1.3 Waktu

4.1.4 Beaya

 

4.2.        Perilaku Kinerja Arsiparis

Adalah setiap tingkah laku, sikap atau tindakan yang dilakukan oleh arsiparis atau tidak melakukan sesuatu yang seharusnya dilakukan ssesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

4.2.1 Orientasi Pelayanan

4.2.2 Integritas

4.2.3 Komitmen

4.2.4 Disiplin

4.2.5 Kerjasama

4.2.6 Kepemimpinan

 

5.    Kesimpulan

5.1.        Penilaian prestasi kerja arsiparis dilakukan berdasarkan prinsip obyektif, terukur, akuntabel, partisipatif dan transparan. Menurut penulis, angka kredit yang ditetapkan oleh tim penilai dalam tabulasi atau Penetapan Angka Kredit merupakan bentuk sasaran kerja arsiparis. Aspek kualitas, kuantitas serta waktu telah termasuk dalam rincian bukti kerja arsiparis atau di dalam DUPAK. Yang kemudian perlu diperhatikan adalah pembeayaan.

5.2.        Penilaian perilaku kinerja arsiparis masih akan mengalami pembiasan karena belom ada terdapat keterukuran sebagaimana pada sasaran kerja yaitu:

5.2.1 bias terhadap pendapat pribadi penilai

5.2.2 bias terhadap penilai kinerja akan cenderang dibuat rata rata

5.2.3 bias kepada terlalu ketat atau terlamu murah oleh penilai

5.2.4. bias kepada kesan terakhir

Penghargaan Arsiparis Teladan

Sebagai pendahuluan tulisan ini saya rangkumkan berita berita terkait penghargaan arsiparis teladan. Berita tanggal 17 agustus 2014 dalam possoredotcom   , ciputrawesdotcom 

berita newsbisnisdotcom memandang bahwa "Arsiparis mempunyai peran strategis dalam penyelenggaraan kearsipan. Peran tersebut tidak terbatas pada kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan, tapi juga aktif dalam penyiapan kebijakan kearsipan," ungkap Kepala ANRI

 beritasatudotcom pun memberitakan Penghargaan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional. gambaran dari proses sebelum diberikan penghargaan sebagaimana diberitakan oleh website kemendikbud adalah Pertama adalah ujian tertulis, dilanjutkan presentasi laporan kinerja, dan wawancara yang dibagi ke dalam empat kelompok. Waktu wawancara, masing-masing peserta  mendapat 20-30 menit menghadapi dua orang juri dari ANRI.

Materi wawancara adalah materi presentasi dan realitas di instansi. Setelah itu dipilih delapan besar: empat tenaga ahli dan empat tenaga terampil. Tahapan selanjutnya adalah presentasi di hadapan semua juri dan peserta selama 10 menit untuk menentukan peringkat nasional.

menurut rilis berita ANTARA"Arsiparis teladan ini juga menjadi salah satu ajang untuk memberikan apresiasi kepada arsiparis atas pengabdian dan jasanya terhadap bidang profesi kearsipan," kata Kepala ANRI Mustari Irawan di Jakarta, Minggu. 

berita di sindotrijayadotcom "Kita berharap mereka yang mendapat penghargaan bisa memotivasi mereka untuk bekerja lebih optimal, dan menjadi teladan bagi arsiparis lain untuk meningkatkan pengelolaan arsip di Indonesia," tegas Mustari saat penyerahan penghargaan tersebut, di Jakarta, Minggu (17/8/2014). Anugerah arsiparis teladan sendiri sebenarnya sudah digelar sejak tahun 1995 tetapi berhenti beberapa tahun kemudian baru dilanjutkan kembali tahun ini

berbeda dengan berita arpusdajateng bahwa arsiparis memiliki fungsi dan peranan yang sangat strategis dan eksistensinya pun secara resmi diakui dan diatur dalam undang-undang.

sudut pandang yang lain adalah arsiparis memiliki peran strategis http://m.poskotanews.com/2014/08/17/arsiparis-miliki-peran-strategis/?wpmp_switcher=mobile

sedangkan http://m.jurnas.com/news/146543/Memopularkan-Bidang-Kearsipan-di-Indonesia--2014/1/Sosial-Budaya/Humaniora/ memberikan judul memopulerkan bidang kearsipan

Bupati purworejo sebagaimana diberitakan di suaramerdekadotcom menyampaikan kepada pemenang kedua tingkat terampil (Rita Umami, PNS yang memiliki jabatan sebagai Arsiparis Pelaksana di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (Arpusda) Kabupaten Purworejo) "Atas nama pemerintah dan masyarakat, tentu saya menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya. Semoga ini menjadi penyemangat bagi PNS lain untuk mengukir prestasi,"

Pengertian dan karakteristik arsiparis teladan yang menurut blog http://desy-bpad.blogspot.com/2011/06/arsiparis-teladan_6490.html adalah dapat diteladai dan menguntungkan.

Pendahuluan di atas memberikan gambaran sesuai sudut pandang yang memberitakan. Berita - berita tersebut menyampaikan apa yang diharapkan bidang kearsipan di Indonesia sebagaimana sambutan kepala ANRI.

Pada Tahun 2011, kegiatan penghargaan arsiparis teladan juga dilaksanakan sebagaimana http://news.detik.com/read/2011/08/18/010518/1705553/10/anri-anugerahkan-predikat-arsiparis-teladan-2011 . Tahun 2011 memilih arsiparis instansi jawa tengah, setneg dan instansi sulawesi selatan sebagai teladan.

Tahun 2010 adalah Eliya Kadarwati dari Kementerian Kehutanan, Musmiroh dari Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dan Diah Ismiatum dari Pemerintah Provinsi Jawa Timur mendapat penghargaan arsiparis teladan dilakukan langsung oleh kepala ANRI M Asichin di Hotel Alila Pacenongan Jakarta Pusat, Selasa (17/8/2010) malam. ( http://news.okezone.com/read/2010/08/18/337/363900/3-arsiparis-teladan-dapat-penghargaan-anri/large )

Persetujuan Presiden tentang kontrak bagi hasil 1968 s.d. 2001

Apakah DKPP itu? Kepanjangan dari Dewan Komisaris Pemerintah untuk PERTAMINA. Dewan ini berfungsi dalam pengelolaan sumber daya alam khususnya bidang minyak dan gas bumi. Sampai tahun 1991, struktur organisasi DKPP  Menteri Pertambangan selaku ketua DKPP, Menteri Keuangan selaku wakil ketua DKPP,  Menteri Sekretaris Negara selaku anggota DKPP, Menteri PPN/Bapenas selaku anggota DKPP, Bapak Menteri Ristek/ka.BPPT selaku anggota DKPP.

DKPP (1994-1997) Ketua Kelompok Kerja (Pokja) II Bidang Pemasaran Minyak dan Gas Bumi,  yaitu Pak Purnomo Yusgiantoro (kemudian menjadi Menteri ESDM). Anggota Pokja II lainnya dari Departemen Keuangan, Bappenas, BPPT dan dari Kantor Menteri Polhukam, masing-masing membawa satu orang asisten. Jabatan Pokja disamping memberikan laporan jalannya aktivitas pemasaran migas Pertamina Pokja II juga menyampaikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris atas semua masalah dan usulan pengelolaan bidang pemasaran migas.

Saat Pak Susilo Bambang Yudhoyono menjadi Menteri ESDM otomatis menjadi Ketua DKPP dan Pak Budiono selaku Menteri Keuangan sebagai Wakil ketua DKPP (bukan dalam tahun yang sama). Direktur Utama Pertamina melaporkan kepada Ketua Dewan Komisaris Pemerintah Pertamina (DKPP) tentang perundingan amandemen kontrak bagi hasil.

Bagaimana peran Badan Koordinasi kontraktor kontraktor asing (BKKA)? Tahun 1996 di pertamina terdapat juga Badan Pembinaan Pengusahaan Kontraktor Asing. Tahun 1996, IB sujana selaku Menteri Pertambangan dan Energi. Bulan September 1997 Menteri ESDM beralih dari IB Sudjana ke pak Kuntoro Mangkusubroto

.

pada catatan berikut , mulai tahun 1968, pemerintah diwakili menteri pertambangan yang bertindak atas nama Pemerintah Republik Indonesia untuk menandatangani Production Sharing Contract. setelah menteri pertambangan mendapat Surat persetujuan presiden RI mengenai persetujuan Production Sharing Contract maka menteri pertambangan menandatangai kontrak karya antara PERTAMINA dengan perusahaan operator minyak asing. Surat persetujuan {residen RI tersebut ditembuskan ke Menteri Dalam Negeri, Menteri Keuangan, Menteri Kehakiman, Gubernur Bank Indonesia, Ketua Badan Koordinasi Penanaman Modal dan direksi PERTAMINA.

1.      5 September 1968 dan perubahan kontrak pada 30 Desember 1978 pertamina dan IIAPCO di daerah lepas pantai sumatera tenggara

2.      8 Juli 1968 dirubah 4 agustus 1981 kemudian perubahan pada 30 Nopember 1983 perubahan kontrak bagi hasil Pertamina dengan Mobil Oil Indonesia Inc di daratan Sumatera Utara Blok B

3.      12 Maret 1971 presiden membatalkan kontrak Poduction Sharing lepas pantai irian barat tenggara dengan Hartog Oil N.L. surat ditembuskan ke ketua panitia tehnis penanaman modal dan dirdjen minjak dan gas bumi, departemen pertambangan

4.      13 Desember 1977 mobil petroleum inonesia inc di lepas pantai selat makasar

5.      13 Desember 1977 Total daratan kepala burung sebelah selatan irian jaya

6.      30 Desember 1978 Chevron/Texaco untuk kontrak bagi hasil di daratan Jambi selatan Blok B

7.      28 Nopember 1979 persetujuan diberikan kepada Mobil di daerah lepas pantai laut natuna Blok D I

8.      30 Nopember 1979 Shell BV di daerah daratan Mamberamo irian jaya, Mobil di laut natuna D II

9.      19 Desember 1979 persetujuan presiden Soeharto atas kontrak bagi hasil pertamina dan dengan esso exploration dan production natuna Inc (ESSO) di daerah lepas pantai natuna Blok D Alpha

10.    19 April 1980 Total di daerah lepas pantai sepasu, Kalimantan timur

11.    8 Januari 1981 pertamina dan Chevron/Texaci di daerah daratan singkarak, sumatera barat

12.    16 April 1981 , persetujuan kontrak bagi hasil kepada offshore Oil N.L. dan Oxoco International Inc di daerah lepas pantai asahan sumatera utara. Menteri Pertambangan dan Energi bertindak atas nama pemerintah Republik Indonesia

13.    26 Januari 1985 pertamina dan katy teweh petroleum coy dan unionoil dari amerika serikat di daratan teweh, Kalimantan tengah

14.    25 Mei 1987 pertamina dan Conoco di daerah warim, irian Jaya
- 31 Agustus 1989 persetujuan presiden atas kontrak bagi hasil untuk wilayah kerja on/off Misol Irian jaya dengan kontraktor Chevron Pacific exploration Inc. dan Texaco exploration Misool Inc.
- 30 Oktober 1989 Persetujuan Presiden No. B-247/Pres/10/1989 terhadap wilayah kerja Off langsa, Sumatera Utara oleh Kontraktor TCR Langsa Ltd.
- 30 Oktober 1989 persetujuan Presiden No. B-248/Pres/10/1989 terhadap wilayah kerja On/Off Maratua Kalimantan Timur oleh kontraktor Petrocorp Exploration Maratua Ltd.
- 30 Oktober Persetujuan Presiden No. B-249/Pres/10/1989 terhadap wilayah kerja On Bandar Jaya, lampung oleh Kontraktor Petrocorp Exploration Indonesia

15.    17 Desember 1991, Maxus dari Amerika di lepas pantai sumatera tenggara

16.    7 nopember 1993, Premier Oil Indonesia (Hongkong) di daerah daratan dan lepas pantai Halmahera Maluku

17.    24 Mei 1996, chevron di daerah lepas pantai Sibloga, Barat Laut Sumatera

18.    23 Januari 1995 PT. Citraduta Samudra (swasta nasional) di daerah lepas pantai sepanjang, jawa timur

19.    14 Oktober 1995 British Gas Exploration and Production Limited dari Inggris dan PT. Sapta Petra Wisesa di lepas pantai malingping barat daya Jawa

20.    11 Oktober 1996 persetujuan kontrak bagi hasil kepada PT Risjad Salim Resources Asahan (Swasta Nasional) di daerah lepas pantai Asahan, Sumatera Utara

21.    21 Mei 1997 Unocal dari Bermuda di daerah lepas pantai sesulu, Kalimantan Timur

22.    7 Agustus 1997 Canadian Petroleum di lepas pantai manna bengkulu

23.    17 September 1997, Presiden Republik Indonesia membalas surat Menteri pertambangan dan energy yang isinya menyetujui permohonan persetujuan kontrak bagi hasil anatara pertamina dengan kores petroleum development Corp (Pedco) dari Korea di daerah lepas pantai Wokam Irian Jaya.

24.    7 Agustus 1997 pertamina dan total dari perancis di daerah lepas pantai laut natuna, sokang utara riau

25.    22 Desember 1997 pertamina dan Genindo western Petroleum Pty. Ltd. dari Australia Barat di daerah daratan lepas pantai simegngaris, Kalimantan Timur

26.    2 Januari 1998 persetujuan presiden Soeharto atas kontrak bagi hasil antara pertamina dengan PT Nusamba energy pratama (swasta nasional) dan Unocal di lepas pantai Ganal Kalimantan Timur

27.    6 Mei 1998 pertamina dan total dari perancis di daerah lepas pantai Walo Irian Jaya

28.    6 Mei 1998 pertamina dan YPF dari Cayman Islands di daerah lepas pantai sokang selatan, riau

29.    6 Mei 1998, Lasmo Ltd dari Inggris di lepas pantai malagot, irian Jaya

30.    6 Mei 1998 kepada Gulf Resources dari Kanada di lepas pantai Ketapang, Madura Utara

31.    31 Desember 1998 Presiden RI Bacharudin Jusuf Habibie membalas surat Menteri Pertambangan dan Energi yang isinya menyetujui permohonan kontrak bagi hasil Pertamina dengan Apex (yapen) Ltd Inggris untuk melakukan eksplorasi dan eksploitasi minyak dan gas bumi di daerah lepas pantai Yapen irian Jaya pada. Balasan surat tersebut ditembuskan kepada para menteri antara lain dalam negeri, keuangan, kehakiman, perhubungan, kehutanan dan perkebunan, gubernur bank Indonesia dan direktur utama pertamina.

32.    Pada tahun 2001, tembusan persetujuan presiden RI ke menteri kehakiman dan hak asasi manusia dan menteri kelautan dan perikanan, karena perubahan nama menteri kehakiman.

33.    22 november 2001 Presiden Megawati Soekarno Putri menyetujui kontrak bagi hasil pertamina dengan Total (perancis) dan Inpex (Jepang) di Blok Donggala daerah lepas pantai selat makasar, juga persetujuan antara pertamina dengan Amerada Hess (Inggris) dan petronas carigali (Malaysia), di daerah lepas pantai selat makasar, tanjung aru.

Konsesi tambang minyak zaman belanda

Artikel ini mengenai Penulisan kembali dari buku yang berjudul 100 Tahun perminyakan di Cepu yang diterbitkan oleh Pusat Pengembangan Tenaga Perminyakan dan Gas Bumi PPT Migas pada Juli 1994 tentang hal terkait minyak di Indonesia. 

1. 1870, seorang insinyur Belanda bernama P. Van Dijk mengadakan survei di daerah Purwodadi Semarang mengenai rembesan minyak. 
2. 1870 , seorang warga Belanda J.reenink melakukan pemboran di Cibodas Majalengka Cirebon Jawa Barat. pada akhirnya 
3. 1873 J.reenink mendapatkan konsesi minyak Cibodas Majalengka . 
4. 1875, seorang Belanda bernama H.A. Mansfeldt menyelidiki potensi minyak di Surabaya.
5. 1883, seorang Inspektur Perkebunan Belanda yang bernama A.J.Zijlker meminta konsesi Minyak kepada sultan Langkat, Sumatera Utara. konsesi ini bernama langkat/tepi sungai lepan/telaga said.
6. 1889, Konsesi Jabakota Jawa Timur oleh DPM. konsesi ini meliputi lapangan Kuti, lapangan lidah, dan lapangan kruka wonokromo.
7. 1890 A.J.Ziljkler digantikan oleh de KONINKLIJKE (persereoan terbatas yang pusatnya di amsterdam).
8. 1890 pencarian dan pengeboran minyak bumi di daerah Surabaya telah mendapatkan puluhan sumur
9. 1893 Andrian Stop mengadakan eksplorasi minyak di daerah Panalon/Cepu Jawa Tengah
10. 1894 de KONINKLIJKE mendapatkan konsesi minyak di Besitang (Aceh) dan ARU. kemudian muncul konsesi lainnya seperti konsesi peureula, konsesi pulau miang, konsesi Luis (Kutai)
11. 1894, Konsesi tambang Tinawun diberikan kepada ch G. Ries2 dan Firmas anemet  Surabaya yang setahun kemudian perusahaan ini bernama K.T. Tinawun. 
12. 1895 firma bernama Mac Neill & co mendapat konsesi minyak di purwodadi Semarang. 
13. 1895 terdapat 12 sumur di bor di daerah ledok cepu jawa tengah
14. 1898, konsesi tambang metatoe Jawa Timur kepada NV DPM.
15. 1899 konsesi tambang panalon oleh AB Versteegh. konsesi minyak ini dijalankan oleh perusahaan yang bernama Dordtsche Petroleum Maatschppij disingkat DPM
16. 1899 konsesi tambang Jepon
17. 1905, Konsesi Tambang Tungkul  dan konsesi tambang minyak banyubang kepada NV Dordtsche Petroleum Maatschppij, dibalik nama ke Batasche Petroleum Mij (1923)
18. 1907, de KONINKLIJKE merger dengan SHELL transport and trading Company (perusahaan Inggris) dan berubah nama menjadi Royal Dutch/Shell. 
19. 1910 diberlakukan kontrak 5A yaitu konsesi yang diberikan dengan persyaratan waktu lebih singkat dan pungutan yang lebih tinggi dari konsesi sebelumnya.
20. 1912 datanglah perusahaan minyak dari Belanda yang bernama Nederlandsche Koninklijke Petroleum Maatschppij disingkat NKPM. perusahaan NKPM mendapat konsesi Talang Akar, konsesi Sirak, Konsesi Lirik, konsesi Raja, dll.
21. 1913 Dordtsche Petroleum Maatschppij disingkat DPM berubah nama menjadi Batasche Petroleum Maatschppij karena perpindahan kepemilikan modal
22. 1918, konsesi tambang minyak metes kepada DPM, balik nama ke BPM pada 1933
23. 1919 , konsesi Tambang Ngiono kepada DPM. konsesi ini mencakup dua lapangan minyak yakni lapangan gaplokan (terdiri 2 sumur)
24. 1920 beroperasi perusahaan minyak bernama Nederlandsche Indische Aardolie Maatschppij disingkat NIAM. perusahaan NIAM beroperasi di Sumatera Selatan.
25. 1920, konsesi tambang trembes
26. 1921 konsesi tambang tawoen dan konsesi tambang Ngapus kepada NV BPM
27. 1942, Indonesia direbut Jepang dari tangan Belanda

Kebijakan NPT

Untuk melengkapi tulisan sebelumnya yang berjudul Register Nomor pelumas terdaftar , berikut adalah gambaran kejadian tanggal 27 April 2007 dan 19 Juni 2007 tentang mengenai Kebijakan NPT.

Pada tanggal 27 april 2007, melalui nota dinas Direktur Jenderal kepada Direktur Pembinaan Usaha Hilir Migas disampaikan bahwa  pelimpahan kewenangan pemberian NPT dicabut. Dengan pencabutan tersebut maka keputusan Direktur Jenderal nomor 10.k/34/DDJM/1998 tanggal 26 Januari 1998 tentang Pedoman Tata Cara Pelaksanaan Wajib Daftar Pelumas yang beredar di Dalam negeri tidak berlaku lagi.

Pemberlakuan pemberian NPT (Nomor Pelumas Terdaftar) melandasakan pada peraturan MESDM nomor 053 Tahun 2006 tanggal 6 nopember 2006 tentang Wajib Daftar Pelumas Yang Dipasarkan Di Dalam Negeri. Sesuai dengan peraturan tersebut, pejabat penandatangan NPT  (Nomor Pelumas Terdaftar) adalah Direktur Jenderal.

Kemudian pada tanggal 19 Juni 2007 dengan menimbang kesederhanaan prosedur administrasi dan kelancaran tugas sebagaimana tersurat dalam pasal 8 ayat (6) peraturan MESDM termaksud, maka dikeluarkanlah keputusan Direktur Jenderal tentang pelimpahan wewenang persetujuan dan pemberian nomor pelumas terdaftar (NPT) kepada Direktur Tekik dan Lingkungan Migas. (keputusan Direktur Jenderal Migas  Nomor 9087.K/80/DJM/2007)

Kebijakan NPT antara lain adalah mencantumkan NPT pada setiap kemasan pelumas dengan contoh : KESDM NPT:……, menyertakan kopi NPT terhadap pemasaran pelumas curah, menyampaikan laporan kepada Direktur Jenderal Migas mengenai realisasi pelaksanaan kegiatan pemasaran pelumas setiap tiga bulan sekali, mengajukan perpanjangan NPT paling lambat 3 bulan sebelum habis masa berlakunya. Dan menarik peredaran pelumas yang telah habis masa berlaku NPT nya atau terhadap pelumas yang telah dicabut NPT-nya oleh Direktorat Jenderal Migas.

Selanjutnya pada tanggal 28 September 2010, kembali diterbitkan keputusan Direktur Jenderal Migas Nomor 24361.K/10/DJM.S/2010 tentang pencabutan keputusan Direktur Jenderal Migas  Nomor 9087.K/80/DJM/2007. Pencabutan keputusan tersebut dengan mempertimbangkan bahwa sesuai permen ESDM tentang organisasi dan tata kerja DESDM bahwa persetujuan dan pemberian NPT dalam rangka pengawasan standar dan mutu (spesifikasi) pelumas yang dipasarkan di dalam negeri.

Keputusan Dirjen No. Nomor 24361.K/10/DJM.S/2010 tahun 2010 ini menyebutkan bahwa untuk rekomendasi impor dan ekspor baik pelumas dengan NPT atau tanpa NPT dilaksanakan oleh Direktur Pembinaan usaha hilir Migas. Sedangkan untuk keputusan pemberian nomor pelumas terdaftar tetap dilaksanakan oleh Direktur Teknik dan Lingkungan Migas.

PEMUSNAHAN ARSIP

Dasar hukum pemusnahan arsip adalah ketentuan pasal 89 Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dengan berdasar ketentuan tersebut, Kepala ANRI mengeluarkan Peraturan nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip.

Kata kunci dalam pemusnahan arsip antara lain adalah nilai guna arsip, Jadwal Retensi Arsip, TIM penilai, kewenangan dan tanggungjawab pemusnahan, persetujuan dan pelaksanaan pemusnahan. Kata pemusnahan merupakan bagian dari kegiatan penyusutan arsip. Kegiatan pemusnahan merupakan sub unsur siklus hidup arsip. Siklus hidup arsip menjadi landasan norma yang kemudian menjadi kaidah kearsipan.

Menurut penulis, pemusnahan menjadi primadona karena pertumbuhan arsip kertas semakin tinggi. Saat ini, penggunaan kertas masih menempati posisi pertama dalam proses kegiatan administrasi di instansi pemerintah. Bahkan ada anggapan bahwa tanpa adanya arsip kertas, tidak ada pula kegiatan dalam instansi pemerintah. Komunikasi kedinasan mempergunakan surat, melaporkan proses sampai hasil mempergunakan media kertas, mengumpulkan data dengan bermediakan kertas, dlsb.

Central file pada suatu unit kerja penuh dengan arsip kertas, bahkan koridor ruang kerja tak luput untuk menempatkan arsip kertas. Central file sampai dengan records center penuh dengan arsip. Penuhnya arsip tersebut selain diakibatkan oleh pertumbuhan arsip kertas yang tinggi, juga diakibatkan oleh kegiatan penyiangan arsip yang jarang dilaksanakan. kegiatan penyiangan arsip adalah menyisihkan bahan bahan non arsip seperti Duplikasi, kertas kosong, formulir kosong, undangan.

Duplikasi arsip yang berelebih sering kita jumpai dari proses kegiatan birokrasi yang memiliki struktur berjenjang dan bersifat koordinatif. selain itu, duplikasi diakibatkan oleh salah dalam memahami definisi arsip. Dalam tumpukan arsip terdapat bahan rujukan, data dan informasi pendukung, referensi namun menjdai satu dengan arsip, kemudian disebut arsip. arsip belom dilihat dari kesatuan kontek, konten dan struktur, sehingga mengakibatkan berlebihan bahan bahan yang sebetulnya tidak masuk dalam kriteria arsip.

Prinsip pemusnahan antara lain adalah prosedur, tanggungjawab pencipta arsip, persetujuan pencipta dan atau ANRI, dibawah koordinasi unit kearsipan, dilakukan total baik fisik dan informasinya.

Prosedur pemusnahan terdiri dari pembentukan panitia, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian oleh panitia penilai, permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip ke ANRI(untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun), membuat notulen rapat, surat pertimbangan dari panitia penilai, surat persetujuan dari pencipta arsip, persetujuan ANRI untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun, Daftar arsip yang dimusnahkan, berita acara pemusnahan.

Sifat pekerjaan pemusnahaan adalah koordinatif antara unit pengolah, unit kearsipan, dan unit kerja di ANRI. Unit tersebut adalah Deputi Bidang Konservasi, Direktur Akuisisi dan Kasubdit Akuisisi Lembaga Negara. Unit kerja ini mempunyai kewenangan dalam penilaian dan penyusunan telaahan persetujuan pemusnahan arsip bersama dengan anggota tim penilai dan arsiparis.

jenis / seri arsip fasilitatif

Pada tulisan sebelumnya, penulis membandingkan seri arsip perlengkapan yang termuat pada Per. Menkominfo No.17/Per/M.Kominfo/7/2011 dengan Per. Menpan dan RB No.43 Tahun 2013. Kedua produk pengaturan mengenai Jadwal Retensi Arsip tersebut mempunyai pola penentuan retensi yang hampir sama yakni di bawah 5 tahun. 

Jika menilik permasalahan di kearsipan, salah satunya adalah kepastian hukum dalam penyimpanan arsip, maka produk pengaturan mengenai Jadwal Retensi Arsip merupakan salah satu solusi mengatasi permasalahan kearsipan termaksud. Jika permasalahan kearsipan adalah terlalu mahalnya beaya penyimpanan, maka tuntutan terhadap Jadwal Retensi Arsip adalah pola penentuan retensi yang semakin dipersingkat. 

Pola penentuan retensi selama 5 tahun merupakan pola retensi jangka menengah. Bisa jadi disebabkan semakin mahalnya beaya penyimpanan menuntut beralihnya dari pola retensi jangka menengah ke dalam jangka pendek. Namun demikian, pertimbangan daluarsa penuntutan hukum mengubur pertimbangan berakhirnya pemeriksaan pertanggungjawaban keuangan. Bayang - bayang daluarsa penuntutan hukum menghantui dalam desakan tuntutan agar dari pola jangka menengah ke jangka pendek. Malahan, bayang kekhawatiran tersebut membawa dari pola jangka menengah ke jangka panjang (retensi 10 tahun).

Contoh dari hal di atas adalah terbitnya permen ESDM Nomor 13 tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian KESDM. Seri arsip Perlengkapan pada sub seri pengadaan barang mempunyai retensi 10 tahun. Menurut pendapat penulis, penentuan retensi pada sub seri pengadaan tersebut mendapatkan pengaruh psikologis kejadian daluara penuntutan hukum di sekretariat Jenderal KESDM pada kurun waktu akhir 2012 sampai dengan awal tahun 2014. 

Dengan pola retensi yang panjang (10 tahun), maksud dari efektifitas dan efisiensi pengelolaan kearsipan urung terlaksana. Pola retensi yang panjang mengakibatkan beaya penyimpanan semakin tinggi. Desakan permasalahan kearsipan yang perlu dijawab dengan terobosan penentuan retensi, harus mati terkubur oleh pertimbangan bayang bayang daluarsa penuntutan hukum.

Kepentingan efektifitas dan efisiensi pengelolaan kearsipan, memang harus diakomodir tidak hanya pada pola retensi. Efektifitas dan efisiensi pengelolaan kearsipan dapat diakomodir dengan penentuan jenis dan seri arsip yang sesuai dengan kondisi kekinian. Penentuan jenis dan seri arsip seyogyanya disesuaikan dengan produk hukum terbaru yang mengaturnya. 

misalnya: dalam permen esdm nomor 13 tersebut disuratkan bahwa sub seri arsip pengadaan barang hanya terdiri dari 2 hal saja. yang pertama adalah telaahan pelaksanaan lelang/pemilikan/penunjukan langsung, yang kedua adalah dokumen lelang. penulis berpendapat bahwa penentuan jenis / seri arsip pengadaan barang haruslah dianalisa dari proses administrasi yang termuat di dalam peraturan presiden tentang pengadaan barang dan jasa. dengan mengundang para pelaksana di bidang pengadaan dan para pakar sehingga terumuskan jenis/seri arsip pengadaan yang memang mewakili kondisi kekinian. 

Dengan penentuan jenis / seri pengadaan sesuai dengan kondisi kekinian, maka pola penentuan retensi dapat rijit sesuai dengan gambaran daluarsa penuntutan hukum serta pertimbangan berakhirnya pemeriksaan pertanggungjawaban keuangan. dengan analisa penentuan retensi yang bersifak kekinian dapan menghasilkan seri sebagai berikut

1. berkas pengadaan barang dengan metode penunjukkan langsung akan memiliki retensi yang berbeda dengan metode lelang umum. 
2. arsip pengadan barang dengan nilai pengadaan diatas satu milyar akan memiliki retensi berbeda dengan nilai dibawah 900 juta.
3. arsip pengadan barang untuk belanja modal akan berbeda dengan belanja bahan. 
4. arsip pengadaaan barang infrastruktur (sesuai dengan intruksi presiden) memiliki retensi yang berbeda dengan pengadaan barang yang bersifat rutin.
5. dan lain sebagainya

Pedoman Retensi

Sesuai dengan PP No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, kata kunci dalam JRA yang diperhatikan adalah pemeliharaan, penyelamatan, penyimpanan dan penyusutan.

Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Pun dalam rangka pemeliharaan dengan cara penyimpanan arsip aktif dan inaktif  yang sudah didaftar dalam daftar arsip  untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip mendasarkan pada JRA. 

Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

Hal yang menjadi diskusi diantara para arsiparis adalah bagaimana cara penentuan retensi suatu arsip. Penentuan jenis/seri dan retensi memerlukan metodologi yang disepakati dalam mengidentifikasi. Identifikasi pertama misalnya, jangka waktu penyimpanan terkait nilai administrasi suatu transaksi kegiatan. Contohnya masa berlaku suatu dokumen untuk mendukung kegiatan. Surat rekemondasi usaha tertentu mempunyai masa berlaku 2 tahun, kemudian dapat diperpanjang kembali, memiliki jangka waktu aktif selama 2 tahun.

Identifikasi kedua adalah keterkaitan proses, yakni apakah jenis kegiatan koordinatif, kegiatan yang unik hanya dimiliki oleh satu lembaga saja, atau kegiatan yang saling terkait satu unit dengan unit lainnya, terkait satu lembaga dengan lembaga lainnya. contohnya adalah, kegiatan kemigasan indonesia yang dilaksanakan oleh Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas, SKK Migas, dan BPH Migas, harus dipandang sebagai satu kesatuan konteks sehingga mendapatkan indetifikasi retensi yang mewakili.

Indentifikasi berikutnya adalah nilai pendidikan dan penelitian termasuk di dalamnya nilai kesejarahan. sering analisa terait konten/isi arsip membuat jangka waktu simpan yang tidak terukur. Nilai yang terkandung pada isi informasi dalam rekaman kegiatan menyebabkan penilaian jangka waktu penyimpanan tidak dapat distandarisasi. Hal ini terjadi jika hanya terfokus pada isi informasi dan melepaskan kontek kegiatan atau melepaskan struktur organisasi unit pencipta arsip.

Proses Identifikasi dalam penentuan retensi dan jenis/seri arsip harus memperhatikan perubahan struktur organisasi unit pencipta arsip. Perhatian tersebut karena asas pengelolaan arsip yakni asas "asal - usul". Tahun dimana terjadi perubahan organisasi, merupakan area dimana berpijaknya suatu analisa/identifikasi.

Seringnya kita perhatikan bahwa seri yang tertuang dalam JRA adalah hasil analisa tugas pokok dan fungsi organisasi yang tertuang dalam struktur organisasi versi terkini. Hal itu mengakibatkan penangkapan jenis dan seri arsip hanya dapat diliat dari tahun dimana struktur organisasi terbaru.  Nah, bagaimana dengan arsip yang tercipta sebelum tahun perubahan struktur organisasi termaksud? 

Jika tidak terdapat perubahan struktur organisasi yang signifikan, mungkin tidak begitu masalah bagi penentuan jenis dan seri arsip. sebagai contoh dengan diganti, dirubah, dihapuskan nomenkelatur unit eselon I, maka aka sangat mempengaruhi jenis dan seri arsip.

Metodologi penentuan retensi dengan mendasarkan proses Identifikasi arsip, kemudian oleh negara disebut dengan pedoman retensi yang dibahas oleh ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait sebagaimana amanah PP No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 54 ayat 2. Produk Perka ANRI mengenai Pedoman Retensi pada tahun 2013 antara lain adalah  urusan perdangangan, urusan perhubungan , 

Pedoman retensi termaksud termuat inovasi yang dapat disebut dengan metodologi dalam penentuan retensi yakni dengan pola retensi jangka menengah (sampai dengan 5 tahun) dan retensi jangka panjang sampai dengan 10 tahun).

Identifikasi seri dan retensi sesuai dengan pedoman retensi termaksud menegaskan norma bahwa perhatian untuk peraturan perudangan yang mewajibkan arsip disimpan,  peraturan perudangan yang mengatur daluarsa penuntutan hukum, kepentingan pertanggungjawaban keuangan.

Menurut pendapat pribadi  penulis bahwa pedoman retensi yang dikeluarkan oleh negara cq. ANRI tersebut belom mengakomodir dinamika perubahan struktur organisasi yang berpengaruh terhadap jenis arsip serta penentuan retensi. Bahwa kemudian terdapat norma untuk memperhatikan peraturan perundangan hanya berada dalam identifikasi nilai administrasi dan nilai hukum. 

Dengan pemaparan di atas, dapat disimpulkan sementara  bahwa dalam pembuatan JRA diperlukan kesepakatan metodelogi penentuan jenis/seri dan retensi, atau kemudian menurut negara memerlukan pedoman retensi.  

Namun demikian semangat untuk membuat aturan mengenai JRA perlu diapresiasi . contohnya saja terdapat 3 Peraturan Menteri ESDM tentang JRA Substantif yakni Substantif ketenagalistrikan, Substantif Mineral dan Batubara, serta substantif kegeologian. 

LAPORAN PELAKSANAAN PEKERJAAN KEARSIPAN

PENDAHULUAN

Dalam peraturan menteri ESDM nomor 18 Tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral , Direktorat jenderal minyak dan gas bumi mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknik di bidang minyak dan gas bumi. Walaupun Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri Energi dan Sumber daya Mineral namun alamat kantor tidak menjadi satu dengan Gedung Menteri ESDM yaitu di Jl. Medan Merdeka Selatan namun di Gedung Plaza Centris Jl. HR Rasuna Said Kav. B-5 Kuningan Jakarta Selatan.

Gedung Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mengalami perpindahan selama tiga kali yakni dari gedung migas di Jl. Thamrin, Gedung Dharma Niaga sampai dengan gedung Plaza Centris. Keadaan Ditjen Migas yang berpindah pindah sangat mempengaruhi keberadaan khasanah atau koleksi arsip. Sejak tahun 2002, Ditjen Migas mulai menempati gedung plaza centris dengan menempati lantai 6, 7, 8, 11, 14, 15, dan 16. Luas ruang yang dupergunakan oleh ditjen migas adalah 6810 M2.

Pada saat memulai menjalankan dinas sebagai seorang calon arsiparis di Ditjen Migas yakni bulan Februari tahun 2009 mendapatkan arahan dari atasan langsung yakni kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk mengelola ruang arsip yang berada di Lantai 8 yang penuh dengan boks - boks arsip. Sekitar 2000 boks memenuhi ruangan sehingga menyulitkan dalam menelusuri arsip bahkan memasuki ruangan tersebut. Kapasitas ruang arsip tersebut hanya sekitar 800 boks ukuran 20x40 cm

Ruang arsip bagian hukum di lantai 15 penuh dan sudah lama ditinggalkan oleh petugasnya. Sekitar 2750 buah boks file (10 cm X20 cm) tak ada daftarnya.

Jumlah pengelola arsip dan arsiparis di Ditjen Migas pada tahun 2009 berjumlah 2 orang yang satu orang di bagian hukum. Pada awal tahun 2010 mendapatkan satu calon arsiparis sehingga sampai dengan tahun 2010 jumlah arsiparis di ditjen migas sebanyak 3 orang. Sejak 2011, satu arsiparis difungsikan sebagai petugas pengurus dokumen perjalanan dinas luar negeri (visa dan paspor). Dan sejak tahun 2013, arsiparis di bagian hukum memasuki purna tugas.

KEGIATAN KEARSIPAN ADA PADA DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Agar dapat memulai pekerjaan kearsipan di Ditjen Migas pada tahun 2009 tersebut maka saya sebagai calon Arsiparis mengusulkan kepada pimpinan untuk dapat memindahkan arsip ke Pusat Arsip KESDM. Kementerian ESDM memiliki gedung pusat arsip yang beralamat di Jl. Yaltapena Tangerang Selatan di bawah koordinasi kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal KESDM.

Setelah mengkonsep surat bertanda tangan Sekretaris Ditjen Migas yang ditujukan kepada kepala Biro Umum dan berkoordinasi dengan pejabat terkait maka dilaksanakan pemindahan dengan judul penitipan sementara. Penitipan arsip tersebut mempunyai tujuan untuk penyelamatan 2000 boks.

Volume arsip sebesar 2.000 boks (boks ukuran 20X40 cm)tersebut hanya dapat diketemukan daftar arsip yang berupa hard copy. Tidak adanya arsiparis atau pengelola arsip sebelumnya yang mengetahui secara pasti keberadaan komputer atau back up file atau basis data yang menyimpan data arsip tersebut. Untuk itu setelah dilakukan pemindahan maka tugas sebagai calon arsiparis adalah mengetik kembali daftar arsip sejumlah kurang lebih 6000 data.

Pada tahun 2010, terdapat ruang arsip bagian Hukum di lantai 15 Gedung Plaza Centris yang akan dipergunakan sebagai ruang persedian ATK, atas arahan kepala bagian umum dan kepegawaian, saya melaksanakan pemindahan arsip tersebut dari gedung plaza centris ke pusat arsip KESDM sebanyak 2750 buah boks file (10 cm X20 cm). Pekerjaan pemindahan ini menemui pekerjaan rumah buat arsiparis yakni mendata ulang (membuat daftar arsip).

Tahun 2011 melaksanakan penataan kembali kepada sejumlah 4750 boks di gedung Pusat Arsip KESDM Jl. Yaktapena Tangerang selatan dengan tujuan untuk mendapatkan daftar arsip hukum dan updating daftar arsip pada volume 2000 boks (yang dipindah pada tahun 2009)

Dalam tahapan penataan kembali arsip di Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM yang beralamat di Pondok Ranji Tangerang Selatan melalui tahap deskripsi, entri data, pengolahan data dan manuver fisik arsip serta reboksing (pemasukan kembali ke dalam boks arsip)yang meliputi Arsip Hukum; Arsip Subtantif Minyak dan Gas Bumi; dan Arsip Umum.

Hasil secara keseluruhan penataan arsip Minyak dan Gas Bumi di Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM yang beralamat di Pondok Ranji Tangerang Selatan adalah sebagai berikut Arsip Hukum memiliki 2988 Data  dan jumlah bok  768    buah , Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi sejumlah  3123 data dan 394 boks Arsip Umum  sejumlah 2910 data dan 244 boks

Pada tahun 2013 melaksanakan pemindahan arsip dari gedung plaza centris yakni sejumlah 263 boks untuk dapat disimpan di Gd. Pusat Arsip KESDM di Jl. Yaktapena Tangerang Selatan.

Sampai tahun 2014 Total jumlah arsip yang tersimpan di pusat arsip KESDM adalah 1669 buah dan 9021 data yang terdiri arsip substantif, arsip hukum dan arsip umum. Arsip WP & Budget, Arsip Kerjasama internasional, arsip UKL dan UPL

Selain penataan arsip di pusat arsip KESDM, saya arsiparis juga menginisiasi penataan arsip di gedung plaza centris sehingga pada pertengahan tahun 2012, ruang arsip di lantai 8 kembali penuh. Arsip yang diserahkan oleh unit pengolah yakni unit unit kerja di lingkungan ditjen migas mencapai kurang lebih 2500 boks.

Kemudian pertangahan tahun 2012, dikarenakan kavling di Gedung pusat arsip KESDM sudah melebihi jatah untuk arsip ditjen migas, atau penuh maka arsiparis mengusulkan untuk mempergunakan jasa penyimpanan komersial yang tersedia di Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Melalui kerjasama penyimpanan arsip pada pertengahan tahun 2012 tersebut, maka dapat disimpan sebanyak 2500 boks arsip dan sampai dengan tahun 2014 ini, sebanyak 3400 boks arsip dapat tersimpan.

Arsip yang disimpan di ruang komersil ANRI pada tahun 2012 yakni

No	Kode Unit	Unit Asal Arsip	Jumlah (boks)	Jml Data
1	DJM	Direktur Jenderal Migas	173	1730
2	SDML	Bagian Rencana dan Laporan	331	2900
3	SDMK	Bagian Keuangan	911	8242
4	SDMH	Bagian Hukum	23	241
5	SDMU	Bagian Umum dan Kepegawaian	61	543
6	DMBC	Subdit Penyiapan Program	11	98
7	DMBI	Subdit Pengembangan Investasi	46	205
8	DMBD	Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	321	5556
9	DMBK	Subdit Kerjasama Migas	81	469
10	DME	Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas	65	886
11	DMOT	Subdit Harga dan Subsidi	79	383
12	DMOP	Subdit Pengangkutan Migas	26	620
13	DMOK	Subdit Pengelolaan Non Bahan Bakar Migas	67	154
14	DMTE	Subdit Keselamatan Usaha hulu Migas	81	621
15	DMTL	Subdit Teknik dan Lingkungan Migas	77	644
16	DMTS	Subdit Standarisasi	98	946
17	DMT	Direktur Teknik dan Lingkungan Migas	49	189
Jumlah			2500	24597

Arsip yang disimpan di ruang komersil ANRI pada tahun 2013 yakni

No	Seri Arsip	Kode Unit Pemilik	Lokasi Simpan		Jml Boks
			Boks	Rak
1	Wilayah Kerja Migas	DMEW	1 - 8	1	8
2	Pembinaan Usaha Hulu	DME	1 - 57	1	57
3	Pengembangan Investasi	DMBI	1 - 46	4	46
4	Penyiapan Program	DMBS	1 - 11	4	11
5	Harga dan Subsidi	DMOH	1 - 79	4	79
6	Pengelolaan non bahan Bakar	DMOK	1 - 67	5	67
7	Pengangkutan dan Penyimpanan	DMOP	1 - 26	5	26
8	Standarisasi	DMTS	1 - 50	5	50
9	Lindung dan Lingkungan	DMTL	50 - 127	5	77
10	Standarisasi	DMTS	128 - 175	6	47
11	Persuratan	DMT	1 - 49	7	49
12	Persuratan	DJM	9 - 40	7	31
13	Persuratan	DJM	136 - 146	7	10
14	Direktur Jenderal	DJM	1 - 91	8	91
15	Sekretariat Ditjen	SDM	1 - 52	8	52
16	Pengurusan Paspor Dinas	SDMU	53 - 61	8	8
17	Hukum	SDMH	1 - 23	9	23
18	Keuangan (SP2D PJDGB)	SDMK	1 - 22	11	22
19	Keuangan (Manajemen)	SDMK	1 - 207	13	207
20	Usaha Penunjang	DMTP	1 - 27	15	27
21	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	SDMU	1 - 61	15	61
22	Umum dan Kepegawaian (MU/RT dan perleng)	SDMU	1 - 19	15	19
23	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	DMBD	1 - 30	16	30
24	Pengolahan	DMOO	1 - 5	17	5
25	Standarisasi	DMTS	1 - 123	21	122
26	Dok.Lelang Jargas 2009	ULP	1 - 57	21	57
27	Dok.Lelang Jargas 2010	ULP	1 - 96	22	96
28	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	DMBD	49 - 418	1 - 3	369
29	Kerjasama	DMBK	1 - 81	3 - 4	81
30	Keselamatan Operasi hulu	DMTT	176 - 256	6 - 7	80
31	Video Dialog TV	DMOH	1 - 8	7 - 8	8
32	Keuangan (SP2D Lelang)	SDMK	1 - 231	11 - 13	231
33	Keuangan (SP2D non lelang)	SDMK	1 - 305	18 - 20	305
34	Dok Lelang sebelum 2009	ULP	247 - 332		48
TOTAL JUMLAH BOKS ARSIP					2500

Arsip yang disimpan di ruang komersil ANRI pada tahun 2014 yakni

No	Seri Arsip	JML Boks
1	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	94
2	Ketenagakerjaan Migas	56
3	IMTA dan RIB serta RKBI	57
4	Dokumen lelang DMB (berasal dari Lt.11 Ditjen Migas)	16
5	Pengembangan Investasi Migas	20
6	Penyiapan Program Migas	11
7	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2009	22
8	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2010	96
9	Dokumen Lelang LPG tahun 2009	34
10	Dokumen Lelang LPG tahun 2010	37
11	Dokumen Lelang LPG tahun 2011	46
12	Harga dan subsidi	79
13	Pengolahan	29
14	Standarisasi Migas	38
15	Dokumen Lelang KeselamatanOperasi  hulu Migas/SPBG	134
16	Keselamatan Operasi Hulu Migas	72
17	Surat Direktur DMT	27
18	Surat – surat Direktur  Jenderal	120
19	Bahan2 rapat Direktur Jenderal	89
20	Bahan2 rapat SDM	57
21	Bahan2 rapat SDM	30
22	Hukum	23
23	Rencana dan Laporan	56
24	Laporan pekerjaan proyek (keg.DIPA)/SDMK	73
25	Laporan pekerjaan proyek (keg.DIPA)/S	19
26	Dokumen Lelang SDMU, SDML , SDMH, SDMK 2011 – 2012	135
30	Izin DMTT	45
31	Dokumen Lelang DME (dari lantai 11)	49
32	Dokumen Lelang DMT (dari Lantai 11)	79
33	Dokumen Lelang DMO (dari lantai 11)	32
34	Berkas SP2D PJDGB beserta lampirannya	26
35	Berkas SP2D Lelang beserta lampirannya	316
36	Dokumen Lelang jargas (dari lantai 11)	47
37	Keuangan (BMN/Aset)/YD	90
38	Keuangan persuratan/ WP	34
39	Umum dan Kepegawaian (MU)	61
40	Usaha Penunjang	15
41	SP2D beserta Lampirannya tahun 2011 (MK)	182
42	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2011	177
43	Berkas SP2D non Lelang beserta lampirannya s.d Tahun 2010	303
44	Dokumen Lelang PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011	231
47	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2011	120
48	Standarisasi	123
	Jumlah Boks	3400

No	Seri Arsip	Tahun	Jumlah
1	Dokumen Hasil Pertemuan Internasional	1969 – 2005	68 boks/342 data
2	Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Pemantauan (UPL)	2007 - 2010	76 boks/646 data
3	Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS	1971 - 2006	67 boks/675 data
4	Surat dan Nota Dinas Direktur Jenderal Migas	2006 - 2007	52 boks

Selain kegiatan pengolahan arsip, yang telah saya lakukan sebagai arsiparis Ditjen migas adalah melaksanakan pemanfaatan teknologi Komputer untuk kearsipan yakni dengan membangun aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas berbentuk database pada tahun 2010 dan sistem informasi alihmedia untuk nota dinas bertandatangan direktur Jenderal pada tahun 2011. Cara pelaksanaan adalah melalui pihak ketiga metode pelelangan umum. Dalam pembuatan aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas , saya arsiparis memberikan masukan konsep proses busines modul data base.

Sebagai admin dalam Pemanfaatan teknologi Informasi berupa aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas sampai laporan ini disusun telah terinput 32.001 data arsip dan file pdf sebanyak 7.758 file

Pada sisi pengembangan profesi, maka sebagai arsiparis pengembangan pemahaman degan pembuatan tulisan yang terdokumentasi dan terpublikasi melalui media sosial blogger yang beralamat di http://nurulmuhamad.blogspot.com/.

CARA MELAKSANAKAN PEKERJAAN KEARSIPAN YANG MENJADI TUGASNYA.

Sejak tahun 2009 yakni awal melaksanakan dinas sebagai calon arsiparis, penulis memahami kebutuhan rekan sesama petugas arsip atau rekan arsiparis yang berkumpul dengan menyebut sebagai tim kerja. Untuk itulah, saya mengusulkan kepada pimpinan untuk membentuk tim kearsipan yang fokus mengerjakan kearsipan. 

Menurut penulis, pendekatan peran serta perusahaan yang bergerak di bidang kearsipan dapat menyediakan tim saya butuhkan. Saya membentuk skema penataan, dan memilah sebelum arsip dideskrepsi. Tim tersebut dibawah kendali saya sebagai seorang arsiparis. Arsiparis harus mensupervisi bahkan mengendalikan jalannya penataan arsip. Jika terjadi pergantian perusahaan yang berpengaruh ke pergantian tim, keberlanjutan pekerjaan masih dapat terkendali oleh arsiparis. Pengawasan pun dapat dilaksanakan karena terkait dengan data data negara.

HAMBATAN ATAU KENDALA YANG DIHADAPINYA

Secara ideal, kebutuhan arsiparis di Ditjen Migas adalah 2 orang per jenjang kepangkatan sehingga dapat membentuk beberapa tim kearsipan. jumlah kebutuhan adalah 12 orang arsiparis. dari 12 kebutuhan baru tersedia 1 orang saja. Menurut penulis, tim kearsipan terdiri arsiparis dan petugas non arsiparis. Jenis koordinasi fungsional memerlukan wadah tim sehingga dapat efektif dalam melaksanakan manajemen kearsipan. Tim yang sekarang saya bentuk masih terbatas pada penataan dengan output berupa boks arsip dan daftarnya. 

Dibutuhkan tim dari arsiparis ahli yang melakukan pemusnahan, karena ada unsur penilaian dan analisa arsip yang akan dimusnahkan. Kebutuhan tim lagi adalah tim pemanfaatan teknologi sehingga daftar arsip dapat tersimpan di dalam basis data. Selain itu aplikasi basisdata juga dapat dipergunakan untuk membantu perawatan serta kecepatan penemuan kembali.

Hambatan yang lain adalah ketersediaan gedung atau ruang simpan. Jika penataan arsip terus menerus dilakukan, maka membutuhkan banyak ruang simpan. Terlebih lagi belum adanya tim yang memikirkan untuk pemusnahan.