Arsip Gas Negara

Nasionalisasi NV OGEM menjadi Perusahaan Gas Negara sejak Tahun 1958, terpahat pada prasasti Bangunan Cagar Budaya dalam penetapan peraturan daerah kota Bandung 19/2009. Prasasti itu tertangkap di Kantor dan Pabrik Gas Negara yang dibangun pada tahun 1917.

Beralamat di Jl. Serang No.7, Kebonwaru, Kec. Batununggal, Kota Bandung, Jawa Barat 40272, bangunan cagar budaya termanfaatkan sebagai Records Center atawa Pusat Arsip Perusahaan Gas Negara. 

Sampai disini, nalarku beradu pada pemaknaan gedung cagar budaya dan pusat penyimpanan rekaman kegiatan Gas Negara untuk pembangunan Indonesia. Pemaknaan berbarengan dengan penugasan kepala Unit Kearsipan tingkat II KESDM Cq. Ditjen Migas kepadaku sebagai arsiparis untuk koordinasi teknis rencana relokasi arsip negara. 

Rabu, 8 Desember 2021. Dukungan langsung sub koordinator tata usaha, dipertemukan dan disambut oleh perwakilan PGN. Hasil pengecekan, kurang lebih 500 meter lari setara seribu boks arsip pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga sejak tahun 2016 sampai 2020, bakal menjalani pengalihan (pemindahan). 

Rekaman kegiatan bersumber APBN untuk penyediaan infrastruktur gas bumi peruntukan rumah tangga yang ditugaskan dari pemerintah kepada PGN, menjadi endapan informasi proyek strategis negara yang patut ditempatkan sebagai memori kolektif instansi pemerintahan. 

Akhirnya, bacaan pada Arsip yang sempat terekam di memoriku, "PEMJADIG" (Pembanguan Jaringan Distribusi Gas) bertemu dengan istilah kekinian yakni "JARGAS APBN" yang diperuntukkan untuk konsumen rumah tangga. 

Satuan berkas arsip yang melepas batas kisaran periodesasi bahkan instansi dan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dalam gambaran pembangunan kota gas yang tersebar di seluruh nusantara. Pembangunan ketahanan energi nasional yang terus terkawal sejak konversi minyak tanah, LPG kemasan tabung, dan kini melalui transmisi jaringan gas. 

Sarana Kearsipan

Peralatan utama dan penunjang untuk mencapai tujuan serta peningkatan kinerja layanan kearsipan, adalah definisi dari sarana dan prasarana kearsipan. Setidaknya ada dua hal, yakni alat utama dan peralatan penunjang. Apa saja? 

Paragraf dan tanya di atas, menjadi bagian dari pertemuan unit kearsipan dengan pengelola barang milik negara. Kolaborasi arsiparis dan pengelola barang milik negara tentu bakal memperbesar peluang tercapainya peningkatan layanan kearsipan. 

Selasa, 7 Desember 2021 melalui undangan Kepala Bagian Umum pada Ditjen Migas terlaksana pemaparan sarana dan prasarana kearsipan. Mendasarkan pada Permen ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan KESDM, Unit Kearsipan Tingkat II Ditjen Migas merengkuh inisiasi kolaborasi bersama pelaksana urusan perlengkapan. 

Apa saja yang menjadi kesimpulan? Peralatan utama seperti boks arsip, folder, filling cabinet, roll opeck, lemari, sampai brankas menjadi utama demi terselenggaranya kearsipan. Pun ruang penyimpanan yang memiliki tata cahaya, tata udara (AC), pemadam kebakaran, tata keamanan seperti CCTV dan akses lock🔐 . 

Setidaknya ada tiga jenis ruangan arsip yang perlu tersedia yakni ruang arsip aktif, ruang arsip inaktif, ruang arsip vital sebagai ruang penyimpanan arsip. Berikut hal yang perlu diperhatikan dalam ruang arsip:

• tata ruang gedung penyimpanan Arsip pada dasarnya dapat dibagi 2 (dua), yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan Arsip

• ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima Arsip yang baru dipindahkan, membaca Arsip, mengolah Arsip, memusnahkan Arsip yang tidak bernilai guna, ruang fumigasi, dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja

• ruang penyimpanan Arsip digunakan khusus untuk menyimpan Arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan

• apabila fasilitas proteksi Arsip Vital berada di gedung penyimpanan Arsip, maka ruang penyimpanan didesain khusus yang tahan api dan memiliki suhu serta kelembaban yang diatur sesuai kaidah

• Arsip bentuk khusus seperti foto, film, video, rekaman suara, dan media simpan Arsip elektronik dapat disimpan di ruangan tertentu sesuai dengan kebutuhan

• Kecuali ruangan kerja dan ruang penyimpanan Arsip dimungkinkan adanya ruangan-ruangan lain seperti toilet dan mushola untuk memberi kenyamanan

Hal yang perlu diperhatikan sebagai dalam ruang penyimpanan arsip dalam gedung adalah sebagai berikut;

• konstruksi gedung Penyimpanan Arsip dibuat untuk dapat bertahan dari cuaca dan tidak mudah terbakar

• gunakan bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya

• bangunan dapat bertingkat atau tidak bertingkat

• apabila bangunan bertingkat, masing-masing lantai ruang simpan Arsip tingginya 260 cm - 280 cm

• apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak yang digunakan.

• konstruksi bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan pada daerah yang memiliki kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap.

• lantai bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk dapat menahan beban berat Arsip dan rak.

Arsip Perhubungan

Memori kolektif perhubungan Indonesia mampu bermuara di Soreang Bandung. Kapasitas untuk tiga puluhan ribu meter lari, sangat memanjakan keberadaan rekaman urusan kepemerintahan sektor perhubungan darat, laut dan udara serta perkeretaapian. Rekaman dan memori perhubungan Indonesia merupakan ingatan kolektif bangsa dan simpul pemersatu bangsa Indonesia.

Kenapa di Soreang??? Karena berdiri megah Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan yang diresmikan sejak tahun 2018.

Tak disangkal, Gedung atau Depot Arsip berpotensi membantu masyarakat Indonesia untuk melawan lupa. Ancaman amnesia perhubungan Indonesia dapat ditangkis dengan keberadaan Gedung Pusat Arsip. Sejak perencanaan dan konstruksi, Gedung berlantai tiga tersebut diperuntukkan khusus sebagai sarana konservasi sumber ingatan perhubungan bangsa Indonesia. 

Jumat, 3 Desember 2021. Kedua mataku menyaksikan langsung, penjaminan ketersediaan infomasi autentik oleh Unit Kearsipan Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. Dengan adanya Gedung Pusat Arsip berkapasitas besar dan bersaranakan modern, penjagaan nilai informasi kebangsaan urusan Perhubungan dapat terlaksana dengan baik. 

Melalui surat Sekretaris Ditjen Migas kepada Kepala Biro Umum Kemenhub RI, kami tim arsip Ditjen Migas diterima dan diarahkan pejabat pengawas urusan kearsipan, Bu Cella. Pelayanan visitasi oleh Bu Retno dan Kang Wawan di Record Center pun penuh keakraban. Semua itu meneriakan penting arsip sebagai simpul pemersatu bangsa. Perjumpaan dua komunitas penjaga rekaman kegiatan kepemerintahan penuh kehangatan. Arsiparis KESDM dan Kemenhub.

Di sebelah meja penerima tamu, terpajang foto banner Bapak Menteri Perhubungan RI, Ignatius Jonan yang mengunjungi Gedung ini bahkan sejak belum selesai di bangun, tepatnya di tahun 2014. "Pak Menteri Budi Karya Sumadi pun memberikan perhatian yang baik terhadap kearsipan" Ungkap bu Retno dan kang Wawan dengan kompak. Beberapa kali menyerahkan secara langsung arsip statis kepada Kepala Arsip Nasional RI, imbuh mereka.

Depot Arsip level Kementerian ini cukup representatif. Selain memenuhi prinsip kearsipan yang murah yakni jauh dari ramainya ibukota, daerah kecamatan Soreang Kabupaten Bandung tersimpan murni udara bebas polusi. Pun bertambah mempesonakan tatkala area Gedung Pusat Arsip Kemenhub merupakan perkantoran modern dan lengkap.

Dua belas petugas keamanan, sepuluh orang pramu bhakti kantor, dan tujuh petugas pengelola arsip merupakan dukungan sumber daya hebat bagi empat arsiparis Kemenhub yang mendapat penugasan di kantor Pusat Arsip terpisah dari Ibukota. 

Pun fungsional perkantoran seperti mess karyawan, rumah dinas, rumah penjaga, Mushola, auditorium, ruang rapat, rumah genset, pendopo, lahan parkir, area taman telah memperidah dan melengkapi kelayakan depot Arsip . 

Akhirnya, visitasi ke Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Kecamatan Soreang Bandung menengelamkanku ke muara penjagaan memori kolektif bangsa urusan kepemerintahan sektor Perhubungan. Ruang pamer di Gedung Pusat Arsip yang menggambarkan nilai guna tinggi informasi sepertj sejarah, edukasi perhubungan di Indonesia bakal memantik keingintahuan para pelajar, mahasiswa, dan masyarakat luas untuk kembali mengulik legasi Kementerian Perhubungan RI. Semoga bermanfaat

Layanan arsiparis

Peran ASN fungsional arsiparis, menjadi bagian dari fungsi layanan perkantoran. Pemberian layanan seputar layanan Persuratan dan arsip telah menjadi merk dari arsiparis. Setidaknya tujuh pertanyaan via gawai yang kuterima di bulan November 2021. Meski tak menemukan apa yang dibutuhkan, namun eksistensi peran arsiparis untuk memberi kontribusi kepada organisasi tergambar dari berapa sering menerima pengaduan atau permintaan layanan. 

"mas nurul,  ini ada yang mau minta tolong Surat persetujuan amdal. Kegiatan pembangunan jaringan transmisi 230 kv Thn 2000, apakah ada ini ya mas di arsip kita?" Tulis pesan WA Inspektur Migas kepadaku pada hari ini Kamis, 2 Desember 2021.

"Nang ndi dirimu?, Hahah mau ameh tekon DRH, Bu evy urung mbaca wa ku" Tulis Teman seangkatan PNS di Kantorku pada 25/11 09.04 WIB

"Pak Nurull izin bertanya dong, hehe, Mau menanyakan sertifikasi pengelolaan arsip dinamis, itu ujian tulisny sprt skb pak ? Atau gimanaaa ya?

Waktu itu bapa nulis terkait sertifikasi, tp ga ngejelasin teknis pelaksanaannya ... hihi, Sama untuk ujian wawancara, ada gambarann kahh pak? Heehe ..." Tanya risa via gawai kepadaku pada 25/11

"Assalamualaikim...Nadine Pak Dir Hulu ada kendala...Bisa dibantu solusinya, Makasih Mas Biasanya lama ga ya?, makasih Mas...mudah2an oleh Pak Ses sendiri yang share ke para Pimpinan" Tulis koordinator pada 25/11 06.53

"Assalamualaikum mas Nurul, aku perlu SK 2a dan 2b pak Zai... Di sipeg ga ada" Pesan pengelola kepegawaian pada [23/11 16.45]

"aku rep njaluk tulung maneh goleki dokumen DMEW sing pas pindahan mbiyen, aku ora yakin mbiyen diwenehi jeneng opo, tapi foldere Penawaran WK 2012 , Letter of Intent, Surat dan akta perusahaan" Pena sub koordinator pada Direktorat Hulu Migas [15/11]

"Assalamualaikum met siang  mas nurul. Saya yunando dr DMI mo nanya nadine saya koq hanya masuk Srt terakhir d bln Mei (hingga saat ini tdk pernah dpt Srt lagi) mohon bantuanny, Wahh koq nda terdaftar knp yaa" Tanya fungsional IM Madya via gawai pada [8/11]

Humble, Honesty Layanan Umum

12 November 2021, Harper Hotel Yogyakarta. "Pelayanan itu karakter yang tumbuh dari memparipurnakan status sosial, orang yang status sosialnya sudah selesai, maka melayani orang" Tutur Bapak Alimuddin Baso, Sekretaris Direktorat Jenderal Migas membuka acara konsinyering Administrasi Perlengkapan dan Rumah Tangga.

Acara konsinyering diselenggarakan oleh Bagian Umum diikuti lebih dari 80 pegawai terdiri dari pengelolaan gedung, pramu bhakti, dan unsur layanan kendaraan operasional. Unsur pengelola gedung yang terdiri dari teknisi, petugas kebersihan, petugas keamanan, resepsionis, dan parkir kendaraan. 

Untuk tenaga pramu bhakti mendukung layanan sekretariat dan protokoler serta administrasi pengadaan dan pembayaran. Sedangkan untuk layanan operasional kendaraan menggandeng penyedia sewa kendaraan yang memberikan sesi berkendara yang aman untuk para driver. 

"Tolong, anda bagian dari mata telinga Ditjen Migas" Pesan JPT Sesditjen. Selain isu gedung perkantoran sebagai habitat interaksi ruangan yang sehat, layanan umum berdekatan keuangan negara. Uang dan barang menjadi dimensi keuangan negara yang perlu dijaga, dimanfaatkan secara akuntabel. 

Pemanfaatan aset gedung perkantoran dan juga aset yang tercatat pada kantor Ditjen Migas menjadi enggel dari pengamanan keuangan negara. Akhirnya, aku yang mengikuti acara pembukaan acara itu, turut berasa bagian dari pasukan Layanan Umum. 

Layanan umum menjadi penguji sifat honesty, humble, dan rendah hati dari datangnya komplain para pejabat dan pegawai. 

Roll Opeck

Konservasi arsip organisasi, dari tinjauan ketersediaan roll Opeck. Sarana kearsipan sejenis almari arsip yang kadang masih asing untuk masyarakat awam. Almari yang digerakkan dengan rantai untuk buka dan tutup.Lemari arsip atau roll Opeck berspesifikasi khusus konservasi material media rekam informasi.

Records Center Ditjen Migas melakukan penambahan roll Opeck di tahun 2021. Kapasitas simpan satu rool Opeck custom mencapai 600 boks arsip. Penambahan Lemari yang kelima sejak sejak tahun 2015 ,sehingga menjadi lima unit.

Media rekam kegiatan birokrasi yang bersifat konvensional yakni kertas, memerlukan perlindungan debu dan suhu udara. Material ribuan lembar kertas yang tersusun di dalam odner maupun boks arsip, akan tersimpan pada compartment dalam roll opeck. 

Selain sebagai mobile file system, penutup dengan kunci dan bahan anti karat serta anti bakar menambah konservasi arsip yang diharapkan berpuluh puluh tahun. Setiap compartment, mampu memuat 1 (satu) meter linear arsip kertas atau setara 5 boks.

Saat ini, penjualan Roll Opeck telah masuk dalam e catalog. Bahkan toko online menyediakan satuan peralatan perkantoran seperti roll Opeck. Meski demikian, ukuran ruangan dan pertimbangan volume penyimpanan memerlukan versi custom. Untuk memenuhi kebutuhan custom, diperlukan desain yang diajukan ke pihak pabrikan atau distributor resmi. 

Layanan telusur bukti BMN

Dari Gedung Ibnu Sutowo, Direktorat Jenderal Migas, hari Jumat 26 November 2021 terlaksana layanan Arsip BMN. Pembuktian pelepasan Barang Milik Negara (BMN) merupakan harapan pengelola BMN dari layanan kearsipan. 

" Siang mas nurul, mau tanya terkait BAST, kalo kami bantu cari bast di arsip migas bisakah mas?Kalo siang ini bisa kah mas, jam 2an gitu" Tulis Taufik, staf di Pusat PBMN KESDM (26/11 12.05) 

Sebelumnya, komunikasi melalui WA menjadi penyelaman atas kebutuhan Arsip BMN tahun 2009. Pun melalui surat bertanda tangan JPT di unit kerjanya, Taufik menerima layanan penelusuran Berita Acara Serah Terima (BAST) untuk satu diantara jutaan BMN eks KKKS yang tersebar di seluruh nusantara. 

Selain arsip BAST yang telah diterimanya, melalui layanan yang awalnya jarak jauh ke layanan tatap muka di Gedung Ibnu Sutowo itu mendapati satu naskah lainnya sebagai pelengkap bukti administrasi yakni SK penetapan pelepasan BMN persis barang yang dimaksud. 

Bagi pengelola arsip, meski tak melakukan namun harus perlu meraba info bisnis proses, periodesasi dan regulasi serta organisasi pengelolaan BMN. Melalui proses mendata berkas, terkelompok sedari unit informasi yaitu pelaku, pengguna barang, penerima barang, jenis barang, pemilik bisnis proses, pihak terkait yang dapat membaca bermanfaat dalam pememberian layanan. 

Tantangan pelayanan penelusuran adalah penyelaman keterkaitan antar berkas kerja sebagai rekaman transaksi pengelolaan BMN. Kebanyakan ASN yang menelusuri arsip, bukan staf yang melaksanakan kegiatan pada masanya.

Bisa jadi pula, permasalahan dari masa transisi kewenangan antar unit kerja. Pencabutan kewenangan suatu unit kerja untuk dipindah ke unit kerja lain sebagai konsekuensi perubahan regulasi dan peraturan perundang-undangan terkait BMN.

Bahkan, perubahan nomenklatur unit kerja, menjadi keterangan tambahan dalam penelusuran arsip. Tak jarang, unsur instrinsik yang tertulis dalam arsip masih menggunakan nama unit pada periodesasi sebelumnya. 

Akhirnya, tulisan ini menjadi dokumentasi dan bukti kinerja kearsipan. Kebutuhan penelusuran bukti pengelolaan BMN yang masih mengemuka disaat umur transaksi telah lebih dari 10 tahun. 

Alur Persuratan

Dari Ruang Rapat Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Energi Ketenagalistrikan (P3TEK) Gunung Sindur Bogor, Jawa Barat. Kamis, 25 November 2021. Unsur dukungan administrasi dan manajemen Ditjen Migas, gelar diskusi teknis persuratan. Perwakilan Unit Sekretariat Ditjen Migas, Biro Umum, dan Pusdatin KESDM saling mendalami alur persuratan. 

Kasubkoor tata usaha Ditjen Migas membuka acara dan disambung oleh Kasubag TU Menteri. Dari sini mulai tergambar jalannya diskusi demi meraih peningkatan kinerja institusi melalui urusan persuratan.

Isu yang terbawakan ialah tata waktu tindak lanjut atas disposisi dengan lima hari kerja saja. Selain itu monitoring alur disposisi ke bawah/turun, dan berbalik kembali ke atas/naik. Bisa jadi perlunya fasilitas loog book data surat yang dapat menginformasikan alur turun dan naik. 

Pada sesi pemaparan alur persuratan, aku yang ditunjuk segera menayangkan SOP pengurusan dan penyusunan surat versi Mei 2020 serta usulan alur disposisi Menteri. Melengkapi itu, terselip paparan kebutuhan dokumentasi persuratan oleh staf sekretaris JPT Madya yang telah dibahas pada tanggal 27 Oktober 2021 bersama Kasub TU Menteri sebelumnya.

Pengguna aplikasi persuratan elektronik (User Sekretaris Eselon 1) membutuhkan fasilitas penyusunan loog book untuk memberikan laporan kepada JPT Madya atas dokumentasi tindak lanjut surat. Hal tersebut sebagai inisiasi dari edaran Sekjen KESDM tanggal 8 Oktober 2021.

Substansi rapat mengalir ke agenda selanjutnya yakni Implementasi pada aplikasi persuratan elektronik. Tanggapan dari wakil Pusdatin yang mengawal aplikasi persuratan elektronik berada pada poin "perlunya analisa dan pendalaman lebih lanjut bersama otoritas persuratan yakni Biro Umum"

Diskusi teknis persuratan pun berpuncak pada tanggapan akhir pemilik bisnis proses persuratan atas agar nantinya terimplementasi se kementerian baik usulan penyederhanaan alur persuratan dan kebutuhan fitur loog book untuk user sekretaris es.1"

Akhirnya, tulisan ini hanya sebagai pengikat memoriku akan inisiasi penyederhanaan alur persuratan bersamaan datangnya penyederhanaan Birokrasi. Last, perlukah  kembali merujuk kewenangan otonom pada unit organisasi sesuai Permen ESDM 2/2020, demi percepatan penyesuaian implementasi pada aplikasi persuratan elektronik???

Layanan Arsip KESDM

Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM, Rabu 24 November 2021. Unit Kearsipan Kementerian ESDM terus menunjukkan eksistensinya dalam memberikan layanan penelusuran dokumen AMDAL. "Sehari yang lalu, pihak Pertamina telah menerima layanan peminjaman" Tutur Lia, arsiparis pada Biro Umum dalam rapat koordinasi penelusuran dokumen AMDAL. 

Forum koordinasi layanan penelusuran terselenggara atas dukungan pimpinan Sekretariat Ditjen Migas sebagai Kepala Unit Kearsipan tingkat II. Forum dihadiri oleh Biro Umum sebagai penyelenggara layanan penelusuran arsip ESDM, Pertamina Patra Niaga sebagai pihak penelusur dan Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas.

"Sejak dibentuknya sub holding Pertamina Patra Niaga dan pemberlakuan UU Cipta Kerja, kami melalui Kebijakan Kementerian LHK diwajibkan untuk pembaruan dokumen UKL dan UPL, untuk itu kami mengapresiasi sekali atas fasilitasi penelusuran arsip yang diberikan oleh Sekretaris Ditjen Migas" Sambut Berno Pertamina. 

Layanan penelusuran arsip menjadi wujud keberhasilan kearsipan. Koleksi arsip yang menjadi obyek layanan merupakan arsip pindah yang berasal dari Unit kerja ke Unit kearsipan. Siklus Hidup Arsip telah menentukan batas waktu simpan arsip sejak berada di Unit kerja sebagai Unit penerbit. 

Akhirnya, tulisan ini menjadi satu bukti kontribusi Unit kearsipan kepada Kementerian ESDM. Badan Usaha Migas yang telah mendatangi dan menerima layanan arsip KESDM di Gedung Pusat Arsip di Tangerang Selatan menjadi potret nyata kebermanfaatan konservasi arsip kertas dari proses penyusutan (pemindahan). 

Kabag SDMU

"Sebagai Kepala Keluarga, saya harus memastikan pekerjaan (layanan pada Direktorat Jenderal dan Pimpinan) terlaksana dengan baik, terjalin kebersamaan, saling menghargai dan bonusnya kesejahteraan" Pesan Kepala Bagian Umum Direktorat Jenderal Migas. Bagiku, menarik untuk mengabadikan kata kata diatas, meski kutipan yang mungkin tak persis kala dituturkan langsung via daring pada Jumat 19, November 2021.

Aku diantara lebih dari 50 pegawai di Bagian Umum yang mengikuti arahan perdana sekaligus perkenalan pejabat /Kabag baru, tentu menyampaikan selamat datang dan menyambut gembira. Datang dan pergi sosok pemimpin tentu menjadi bagian cerita perjalanan habitat pekerjaanku.

Pasca Peraturan Menteri ESDM 15/2021 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Kementerian ESDM, tersisa dua jabatan struktural selain Jabatan Pimpinan Tinggi di Ditjen Migas. Penyederhanaan Birokrasi yang digaungkan oleh Kepala Pemerintahan telah mentransformasi Jabatan adminitrator dan pengawas yang semula berjumlah kurang lebih 80 jabatan struktural. 

Adalah Bapak Ardhi Krisnanto di posisi Pejabat Eselon III dan Budi Prayitno untuk Eselon IV, menjadi sejarah penyederhanaan Birokrasi di Ditjen Migas. Bersama 51 pejabat administrator dan pengawas lainnya dilantik oleh Sekretariat Jenderal KESDM, dilansir dari laman 👇

 https://migas.esdm.go.id/post/read/lantik-53-pejabat-struktural-sekjen-esdm-minta-jaga-integritas-jabatan

Akhirnya, tulisan ini akan menjadi pengingatku dan gambaran secuplik kisah "Bangga Melayani di Bagian Umum". Peran ASN sebagai pelayan publik berderu dengan dukungan kepada para aktor pelayan yang lain. 

Arsip Planologi KLHK

 

"Dokumen dan arsip, adalah harta kami" Tutur Pak Yos, Analis Kebijakan Madya di Direktorat Jenderal Planologi. Dari ruang diorama Pengukuhan Dan Penatagunaan Kawasan Hutan di Gedung Direktorat Jenderal Planologi Bogor, aku banyak belajar Arsip Peta sejak Zaman Belanda.

Melalui disposisi surat permohonan Studi banding bertanda tangan Sesditjen Migas kepada Direktur Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan Hutan pada Ditjen Planologi dan Tata Lingkungan, aku bersama Tim Arsip Migas tenggelam dari berharga nya nilai arsip kawasan hutan di Indonesia. 

Menurut Pak Yos, mewakili Kasubdit infodok Direktorat Pengukuhan terdapat empat klaster Arsip Tata Batas dan SK Pelepasan Hutan yakni, peta di Zaman Belanda, BATB atawa Berita Acara Tata Batas, SK Penunjukan, SK Penetapan, dan BTB atau sering dikenal dengan HPH oleh Perusahaan. 

Dari keempat klaster tersebut, SK Penetapan bertanda tangan Menteri dengan logo Garuda, merupakan bukti shakhih. Mirip seperti sertifikat, SK Penetapan sering menjadi alat bukti kunci dalam suatu peradilan. 

Arsip BATB merupakan hasil kegiatan tata batas, proses ditengah pengukuhan yang melibatkan panitia antara lain instansi terkait, termasuk BPN, dinas, bupati, sampai dengan kepala desa. 

Tantangan Pemeliharaan Arsip dan dokumen pada Direktorat Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan Hutan berada pada proses bisnis penandatangan dan penggunaan "Terkadang Arsip yang dipinjam dan distribusi SK Penetapan Hutan terkendala Gedung perkantoran yang tersebar di Jakarta, Bogor, dan UPT di seluruh Indonesia" tutur bapak Yos, yang berpengalaman pada 12 perkara sengketa agraria sebagai kuasa Kementerian Kehutanan RI. 

Secara fisik, pemeliharaan dianggarakan khusus seperti penataan, fumigasi, dan Laminasi terhadap fisik Arsip yang telah lapuk bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia. 

Mas Angga, staf Ditkuh menambahkan bahwa sejak tahun 2008, kebutuhan Arsip dan dokumen melatarbelakangi keberadaan Subdit Infodok. Untuk itu sejak tahun 2014, dibangunlah suatu aplikasi yang mendigitalisasi seluruh Arsip yang secara konsep berawal dari Aplikasi Records Center Information System (Recis) versi Pusat Jasa Kearsipan ANRI. 

Secara mandiri, Direktorat Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan hutan melalui Subdit Infodok telah menampakkan prestasi kegiatan kearsipan secara ukuran unit pengolah. Meski ketiadaan arsiparis, namun pemeliharaan dokumen dan arsip yang terlihat rapi dengan pemanfaatan aplikasi telah mengkontribusi pencapaian kinerja dalam pelaksanaan fungsi unit kerja direktorat. 

Akhirnya, hari ini Kamis 18 November 2021 aku belajar banyak tentang arti "Harta Kami, Arsip dan Dokumen Pengukuhan Hutan Indonesia". Terimakasih atas keramahan Bu Fitri selaku Pelaksana Harian Seksi Informasi mewakili pak Jati, Pak Yos, Mas Angga dan tim pengelola Arsip Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan Hutan. 

Meski tiada JFT Arsiparis pada Direktorat, pola kerja dan internalisasi pentingnya data, dokumen, dan arsip berhasil menjaga harta warisan bangsa Indonesia berupa Tata batas dan SK Pelepasan Hutan, bahkan telah beranjak ke sistem digitasi. 

Arsip Mahkamah Konstitusi

Titian penjagaan memori organisasi negara yang sarat nilai kenegaraan dan kebangsaan, perlu kebersemangatan komunitas kearsipan. Contohnya, Studi Banding memori pengujian Undang-Undang sampai dengan Perselisihan Pemilu dan Pilkada yang dilaksanakan oleh Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia. 

Melalui permohonan atas nama Dirjen Migas bertanda tangan Sesditjen Migas kepada Sekretaris Jenderal MK, terlaksana Studi Banding pengelolaan Gedung Arsip ke Mahkamah Konstitusi. Bertempat di komplek Graha Konstitusi Bekasi, tim arsip Ditjen Migas diterima oleh Kasubbag Arsip dan ekspedisi MK,  Kin Isura Ginting pada Hari Rabu, 17 November 2021.

Penyambutan yang luar biasa untuk Rombongan Studi banding dari Ditjen Migas Kementerian ESDM. Diawali dengan kumandang lagu Indonesia Raya, pengenalan penjagaan memori perkara konsitusi terlaksana secara digital terbungkus dengan aplikasi e-minutasi.

Selain itu, SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) yang dikembangkan oleh MK RI digawangi langsung oleh Bapak Sekjen menjadi basis penilaian kinerja pegawai atau yang disebut dengan manajemen talenta. 

Kasiman, Arsiparis Madya MK RI menerangkan kepada kami bahwa dengan aplikasi persuratan secara elektronik yang disebut SIKD dan SIPANDA telah merubah waktu berkantor yang diibaratkan menjadi 24 jam plus tidak ada hari libur. 

Pada pengelolaan arsip inaktif, MK RI pun mengembangkan aplikasi SIPA (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip). Selain arsip kertas, alihmedia ke dalam format digital sedang digalakkan oleh MK menyasar 4.000 arsip Video. 

profiltps://www.youtube.com/watch?v

"Jangan memandang sebelah mata, arsip- arsip kita. Tantangan kedepan adalah Keamanan dan kelanggengan arsip, transformasi dari konvensional ke digital. Mengubah mindset kultur mengedapkan arsip digital, hard copy ke soft copy. Bertumpuk ke sangat tipis minimal. Tanda tangan basah ke Tanda Tangan Elektronik, Demi Mewujudkan peradilan modern dan terpercaya." Turut M. Guntur Hamzah, Sekretaris Jenderal MK RI dalam Video Profil Gedung Arsip MK RI yang kami saksikan pada penyambutan acara Studi banding tersebut. 

Menarik bagiku, bahwa kebijakan pimpinan MK RI sebagai pihak manajerial tertinggi telah menetapkan proses bisnis 30 hari setelah selesai putusan, arsip dipindahkan ke Gedung Arsip Bekasi. "Lebih dari sepuluh seribu boks arsip untuk perkara perselisihan Pemilu Pilpres 2019, memecahkan rekor MURI untuk penciptaan arsip sekali kegiatan" Tutur yang kompak dari Arsiparis Madya, Sunarti dan Kasiman

Keberadaan aplikasi e minutasi dimana arsiparis menjadi satu diantara pengguna selain Panitera, merubah wajah kearsipan yang begitu sarat dengan fisik kertas. "kami juga menyediakan pojok digital di Kantor MK RI Jakarta untuk publik yang akan mendaftarkan berkas perkara" Jawab Arsiparis Muda, Sri Rustiningrim. 

Transformasi digital, benar benar teraplikasikan secara mengalir sejak proses masuk sampai nanti bermuara ke Arsip Nasional RI. Misalnya saja dikatakan oleh Arsiparis Muda MK, Siwi Kartikasari bahwa di tanggal 9 November 2021 telah menginisiasi penyerahan arsip statis Ke ANRI melalui daring. Bahkan mengaplikasikan e materai, tambah Kasiman sebagai koordinator arsiparis di MK RI. 

Nyata sekali prestasi Lembaga MK RI dimana telah berhasil menyelamatkan 6.180 boks arsip statis dengan 20 kali penyerahan ke Lembaga Kearsipan Nasional ANRI. Penjagaan memori kolektif bangsa dan negara sejak Lembaga pencipta seperti organisasi MK RI, perlu dicontoh dan menjadi pembelajaran untuk komunitas kearsipan. 

Akhirnya, Studi Banding ke Gedung Arsip Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia akan menceritakan fakta penjagaan memori bangsa. Selain keberpihakan kepada kearsipan, terbersit semangat transformasi digital sejak Pejabat Tinggi yakni Bapak Sekjen MK, Kepala Biro Umum, unsur pimpinan struktural sampai kepada JFT dan staf pelaksana. 

Terimakasih MK RI, hari ini saya arsiparis Ditjen Migas begitu terkesima. Selain prestasi di bidang Kearsipan, Sarana dan Prasarana yang terus menuju kesempurnaan, terselip keramahan dan kebaikan para ASNnya. 

Sate Kelinci Pak Waldi Kregolan

Kuliner Sleman Yogyakarta kembali meriah. Pengunjung datang silih berganti, menambah selera penikmat tongseng, sate, rica rica. Daging kelinci olahan khas Jawa ini telah menambah incaran bagi penghobi kuliner.

Berlokasi di depan di rumah Pak Waldi Kregolan Yogyakarta, cukup eksotik di tengah kampung atau pedusunan. "Enak, dagingnya empuk" ucap pak Wahono, satu pengunjung yang menjajal kali perdana. 

Kabar antar warga dan parkiran mobil yang berjubel di depan rumah pak Waldi, menjadi pembicaraan masyarakat yang akhirnya menarik para reviewer kuliner pada konten youtube. Pun ulasan tempat pada media sosial dan berita online ramai memperbincangkan Sate Kelinci Pak Waldi Kregolan. 

"Awale dodol di warung karo kakangne, trus misah sosok nang omah di gofood ke, suwe suwe kondang" Terang ari kepadaku saat menjajal di hari Jumat, 12 November jam 4 sore. Warung buka mulai jam 3 sore. 

Setelah membayar 150 ribu untuk delapan terdiri tongseng dan sate serta empat gelas teh manis panas, cukup melogika keramaian warung sate kelinci 🐰🐇ini. Hidangan mengenyangkan perut, melegakan indra perasa, serta nuansa pengunjung silih berganti diberikan bonus harga murah. 

So, penikmat kuliner Sleman Yogyakarta, perlu mencoba nuansa kampung Kregolan yang masih berusaha segar. Warung yang akan terus mengharmonisasi kehangatan keluarga, persahabatan, dan interaksi sosial lainnya. 

Layanan Kearsipan, UKL&UPL Depot BBM Rewulu

Upaya Pengelolaan Lingkungan dan Upaya Pemantauan Lingkungan, disingkat UKL dan UPL kembali dilayankan kepada Inspektur Migas. Kali ini pada depot BBM Rewulu yang berada di Kecamatan Sedayu, Kabupaten Bantul provinsi DIY. Arsip bertahun 1996 tersebut cukup lama, 25 lima tahun yang lalu. Ibaratnya manusia, cukup berumur / dewasa. 

"Mas Nurul, klo mau dokumen ukl upl taun lama, di pusat arsip dgn siapa ya? Ada kah yg bisa dikontak? Maturnuwun " Tulis WA Sigit DMTL. 

Permintaan Mas Sigit selaku JFT IM tersebut, menghidupkan peran Unit Kearsipan Ditjen Migas. Dokumen lama tersebut, bisa jadi melebihi masa kerja pegawai sebagai penggunanya. 

Akhirnya, tulisan ini menjadi bukti kinerja layanan kearsipan. Tim Arsip Ditjen Migas melayangkan file PDF kepada Inspektur Migas sebagai pengguna internal. Selain bukti formulir penelusuran, nyatanya bentuk layanan jarak jauh dengan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi telah merubah wajah kearsipan. 

Dokumen UKL dan UPL Depot BBM Rewulu Tahun 1996 yang masih dalam bentuk cetak buku, dialihmediakan bersamaan dengan permintaan layanan peminjaman. Sampai di sini, terdapat tiga layanan yakni menelusuri daftar, mengambil dokumen cetak, dan mengalihmedia ke format PDF. 

Dari tulisan di atas, makan dapat dikatakan kesunyian birokrasi yang tergambar pada Unit Kearsipan Ditjen Migas masih mengkontribusi pelaksanaan intansi pembina industri Migas di Indonesia. Semoga berguna. 

Penyimpanan, Pusjakar ANRI.

P3TKEBTKE Gunung Sindur Bogor, 5 November 2021. Melalui surat Kepala Unit Kearsipan tingkat II Kementerian ESDM, Sekretariat Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi ke Kepala Pusat Jasa Kearsipan ANRI, dilaksanakan persiapan teknis perpanjangan kerjasama penyimpanan Arsip. 

Ibu Ike, Sub Koordinator Tata Usaha pada Ditjen Migas menyampaikan bahwa melalui kerjasama, pemeliharaan arsip Ditjen Migas dapat terlaksana dengan baik tatkala volume arsip simpan telah melebihi kapasitas ruangan di Gedung Ibnu Sutowo. 

Beliau pun menambahkan sehubungan belum tersedia records center yang memadai, kerjasama yang telah terbina sejak tahun 2012 akan berakhir di tanggal 31 Desember tiap tahunnya, berharap dapat di perpanjang. Jika memungkinkan dapat meningkatkan nilai kerjasama. 

Pak Wijiyanto Koordinator  layanan jasa penyimpanan Pusjakar ANRI, menanggapi dengan baik. Namun demikian, kedepan lokasi gedung bangunan dan layanan jasa penyimpanan, kemungkinan bergeser dari Jakarta ke Luar Kota Jakarta. Misalnya di daerah penyangga seperti Cikampek. 

Peningkatan nilai kerjasama penyimpanan yang telah mencapai 5.200 bok arsip inaktif atau setara dengan 1.020 meter linear antara Ditjen Migas Kementerian ESDM dengan Pusat Jasa Kearsipan Arsip Nasional pada tahun 2021, merupakan bagian dari total 116 ribu. Volume arsip yang setara 58.000 meter linear tersebut telah memenuhi kapasitas layanan penyimpanan yang tersedia. 

Pusjakar ANRI terpaksa belum mampu menerima seluruh Kementerian dan lembaga yang mengajukan permohonan kerjasama penyimpanan. Hal tersebut ditambahkan oleh Kasubag Tata Usaha, pak Jumadi. Kedepan, ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Nasional berencana meningkatkan layanan untuk menjawab kebutuhan kerjasama penyimpanan, imbuh pak Jumadi. 

Akhirnya, pemeliharaan arsip pun dapat dilaksanakan dengan baik tatkala mekanisme kerjasama memperhitungkan efisiensi pengeluaran anggaran. Ketersediaan layanan penyimpanan arsip secara kerjasama sewa memantik pengukuran efisiensi kebutuhan anggaran operasional Record Center. 

Records Center PPATK

Sejuknya udara pagi hari Ciloto Cianjur dan keramahan arsiparis PPATK mengiringi perkenalanku dengan Records Center. Daerah Ciloto, menjadi peristirahatan arsip intelejen keuangan. Melalui surat dari kepala Unit Kearsipan tingkat II Kementerian ESDM kepada Biro Umum PPATK Jakarta, Arsiparis dan pengelola Arsip Migas berkenalan dengan "Records Center PPATK"

Diterima oleh Bapak Rachmat Sadikin, Kabag Tata Usaha PPATK, saat ini bertransformasi jabatan arsiparis madya. "Saya bangga sebagai arsiparis, pentingnya arsip, Helpfull di bisnis proses PPATK" sambutnya mengenang aplikasi persuratan elektronik. 

Records Center PPATK merupakan bangunan intelejen keuangan yang terletak di Ciloto Cianjur sejak tahun 2008. Latar belakang berdirinya adalah kebutuhan data recovery center pada proses intelejen untuk memastikan perkantoran tetap berjalan.

Untuk itu diperlukan perkantoran sebagai miniatur PPATK di luar Jakarta. Penamaan ruangan pun sesuai nomenklatur organisasi seperti Direktorat pencegahan dan Direktorat Pencegahan. Seiring perpindahan data center di tahun 2017, Gedung tersebut secara full sebagai penyimpanan Arsip.

Dalam usaha memaksimalkan pemanfaatan aset negara, Records Center dilengkapi dengan 4 petugas keamanan, 5 petugas kebersihan, 1 orang petugas teknisi. Sedangkan tim arsip secara bergiliran mengontrol dan remote dari jakarta dan mengunjungi sesuai kebutuhan.

Sebagaimana perencanaannya, peruntukan bangunan data center dan arsip ini menjadi menarik. Tanpa papan nama gedung, sesuai dengan core bisnis intelejen. Sarana lengkap layaknya bangunan modern antara lain Lift barang, loding dock, pintu akses terkunci, CCTV,  instalasi keamanan kebakaran dengan springkel penghisap api. 

Melengkapi sarana lain seperti ruang pengolahan arsip, ruang transit, tamu, rapat, aula, sampai dengan asrama. Kami tdak mendikotomikan urusan untuk mengelola records center yang menjadi tugas urusan rumah tangga" jelas pak Didik, panggilan dari Rachmat Sadikin. 

Akhirnya, kunjungan ke records center PPATK melintas batas keramahan dan kebaikan aparatur sipil negara urusan kearsipan. Terimakasih pak didi (arsiparis madya PPATK) dan mas abid (arsiparis muda PPATK). Semoga keberkahan atas sambutan karedok dan ayam untuk santap siang. 

Pun cerita membangkitkan karakter bangsa Indonesia yang kuat, bersumber otak waras berpegang nilai dan konsepsi diri atas keajaiban Allah Tuhan Yang Maha Esa. 

Dirjen Migas di Ruang Arsip

Gedung Ibnu Sutowo,  3 November 2021. Dirjen Migas, Prof. Ir. Tutuka Ariadji, M.Sc., Ph.D., IPU menyambangi ruang arsip Migas. "Tadi dadakan, kirain pak dirjen mau pulang, taunya minta ke arsip" tulis Ganjar menjawab tanyaku via gawai. Bersama Protokol dan petugas sekretariat, sidak ke ruang arsip hari ini menjadi surprise dan momentum semangat ngarsip untuk arsiparis dan pengelola arsip. 

Unsur unit kerja dalam penyediaan dukungan manajemen Direktorat Jenderal, Unit Kearsipan dalam hal ini Arsip Migas menjadi muara dari aliran rekaman kegiatan. Para JPT sebagai nahkoda organisasi, meninggalkan legacy yang terekam secara lengkap dalam arsip. 

Meski sebagai muara dan merekam legacy pimpinan secara organisatoris, tak jarang  kondisi kearsipan kurang mengalir dengan baik. Alhasil, arsip kurang terdokumentasi dengan baik. Ruang arsip tidak mampu menyimpan bahkan demi tujuan kearsipan dalam penyediaan informasi bernilai tinggi. Kenapa? Mengapa?

"Td di tanyakan prosedur penyimpanan arsip pak.. contoh kasus td kalau mau cari kontrak PSC dengan chevron bgmn prosedur ny.." Info via gawai dari petugas sekretaris yang mendampingi beliau. 

Sampai disini, nalarku terlindas pada jalan kegiatan kearsipan yang penuh tantangan. Meski demikian, dengan kehadiran JPT Madya sebagai pimpinan tinggi di kantorku itu telah menancapkan semangat pengabdian jalur fungsional kearsipan.

Akhirnya, arsiparis pun tak harus mendayu biru. Konsistensi dalam penjagaan memori kolektif organisasi negara, sarat dengan enggel/sudut pandang dan metodologi serta konsesus bersama. Standarisasi pengelolaan kearsipan secara nasional masih menjadi diskusi bagi komunitas dan lembaga kearsipan. Pun secara makro akan mempengaruhi mahzab kearsipan Indonesia yakni prinsip aturan asli (original order) dan prinsip asal usul (provenance) 

Dirjen ke Ruang Arsip, Isyarat Apa?

Tanya JPT Madya (Dirjen) atas keberadaan ruang belakang Masjid Al Ikhlas kepada Protokol, mengisyaratkan berbagai hal. "Jam satu, nanti kita lihat ruangan itu" Tutur Ganjar menirukan kalimat pak Dirjen kepada Yogi, petugas Protokol. 

Rencana kedatangan Pimpinan kantorku itu di Hari Jumat, 29 Oktober 2021. Meski urung terlaksana karena telepon dari Sang Menteri sebagai pimpinan tertinggi di Kementerian yang menaungi status PNSku, namun mengisyaratkan banyak hal. 

Apa Isyarat itu? Bagi PNS secara umum, ruang arsip menjadi hamparan kesunyian birokrasi. Sunyi yang banyak disalahartikan sebagai lautan kertas usang tanpa guna apapun. Bisa jadi, tiada suara ruang arsip karena terpendam sucinya data dan informasi diatas kertas dan kegiatan yang telah berlalu. Di atas arsip, data dan informasi itu apa adanya. 

"Data dan informasi yang telah mati suri", dalam media kertas bermuara di ruang arsip. Arsip dianggap sebagai data primer dan sumber informasi birokrasi, bagi yang sepaham dengan kesucian data dan informasi. Setiap transaksi unit kerja terekam apik dan bermuara di ruang Arsip. Ribuan odner dan jutaan map yang menghiasi keseharian petugas arsip, merupakan dokumentasi resmi dari para pejabat dan pegawai di birokrasi. 

Isyarat apa yang dapat dituliskan, tatkala Dirjen Migas berniat menengok "Kuburan" rekaman kegiatan regulator industri Migas itu? Anganku pun me reka-reka. Pada era kepemimpinan sebelumnya, tercatat JPT Madya yang memiliki kesamaan latar belakang akademisi, pernah menengok ruang arsip. Lima tahun lalu, ruang arsiparis itu menjadi bascame beberapa programer aplikasi persuratan untuk Dirjen.

Lokasi yang bersebelahan dengan ruang tim infrastruktur Migas yang menjadi program prioritas, tentu tak menyulitkan Dirjen bersama sesditjen dan kabag Umum untuk menyambangi ruang arsip. 

Kedatangan JPT Madya di ruang arsip yang masih belum berpindah ke Lantai 4 atau berada di lantai 10 Gedung Ibnu Sutowo, mencuatkan program anggaran digitalisasi. Lumbung data primer dan sumber informasi birokrasi seketika mengemuka tanpa pengajuan tertulis dari level staf. 

Meski akhirnya beliau mutasi ke Badan Diklat, namun aku merasa diri diberikan isyarat untuk mendedikasikan diri atas keberadaan arsip dengan jutaan file PDF yang tersimpan di aplikasi arsip digital secara internal. Bukan saja karena program anggaran, tapi sebagai bentuk tarikat arsiparis atas konsen JPT Madya kepada urusan Arsip. 

Bagiku, legacy arsiparis adalah penjagaan rekaman kegiatan yang mampu terbaca dan tersimpan dengan baik. Jutaan file PDF itu miroring dari kuburan kertas usang, rekaman kegiatan birokrasi unit organisasi. 

Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi catatan kecil diri arsiparis. Menangkap isyarat inginnya Dirjen meninjau Ruang Arsip Migas. Apa isyarat itu???? Dirjen Memanggil