Arsiparis

Tahun 2005, terbentuklah organisasi yang menamakan Asosiasi arsiparis Indonesia yang disengkat dengan AAI. Organisasi termaksud merupakan forum komunikasi bagi para anggota komunitas kearsipan yang terdiri dari Arsiparis, tenaga kearsipan baik instansi pusat maupun daerah, serta BUMN dan BUMD dan pemerhati kearsipan yang berasal dari masyarakat.

Untuk kepengurusan nasional periode 2005 – 2010 diketuai oleh Djoko Utomo (sekaligus sebagai Kepala ANRI pada masa itu). Konggres pada 18 – 20 Mei 2005 menghasilkan anggaran dasar serta menyusun kode etik arsiparis serta menyusun kepoengurusan organisasi profesi kearsipan.

Setelah tahun 2010, ketua AAI digantikan oleh Andi Kasman (kepala pusjibang siskar ketika itu). Ketika tahun 2011 mengadakan kongres di arsip nasional dengan membuka keanggotaan pada instansi pusat.

Sebagai organisasi profesi, terbilang perkembangan sangat lambat. Ketika ketua AAI diundang pada Seminar kearsipan nasional pada tahun 2012 di UGM,menjawab pertanyaan dari salah seorang arsiparis daerah. Menurut andi kasman, perkembangan AAI masih di pusat, untuk diaerah belom dapat maksimal, namun kita sebagai arsiparis perlu menumbuhkan rasa kepemilikan dan bangga karena organisasi arsiparis dituangkan dalam Undang undang.

Sebagai pejabat fungsional, arsiparis termasuk dalam rumpun Jabfung PNS yang tersebut di dalam Keputusan Presiden Nomor 87 tahun 1999. Dalam peraturan tersebut jabatan fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tanggungjawab, wewenang dan hak seseorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri. Pengembangan dan peningkatan kualitas serta profesionalitas jabatan fungsional harus dilakukan dalam bentuk angka kredit dan tunjangan.

Menilik dari perkembangan arsiparis sebagai pejabat fungsioal dan arsiparis sebagai profesi, memiliki umur 11 tahun (sampai dengan tahun 2013) yang dihitung sejak tahun 2002. Walaupun sejak tahun 1999 telah disebut ke dalam rumpun jabatan fungsional, namun penetapan arsiparis baru dapat dilaksanakan pada tahun 2002. Melalui surat Keputusan Menteri Pendayaginaan Aparatur nomor 09/Kep/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya. Dan pada tahun 2004 diperbaharui melalui Kepmen PAN nomor 34/KEP/M.PAN/3/2004 dan 2005 dari bentuk keputusan menjadi peraturan MENPAN yang merevisi lampiran I dan lampiran II dengan nomor PER/60/M.PAN/2/2002.

Perkembangan regulasi untuk profesi arsiparis juga terhitung sangat lamban. Hal tersebut dapat ditunjukkan dari terbitnya Peraturan Presiden mengenai tunjangan jabatan fungsional arsiparis pada tahun 2007 serta surat edaran dirjen perbendaharaan No. SE-77/PB/2007 tentang tunjangan jabatan fungsional arsiparis. Diperlukan waktu 5 tahun sejak ditetapkan nya keputusan menpan mengenai jabatan fungsional termaksud untuk mendapatkan payung hukum mengenai tunjangan (jika tunjangan menjadi dasar pengukuran profesionalitas).

Memang keberadaan bidang kearsipan jika ditinjau dari perundangan sudah sejak tahun 1971 (sumber UU nomor 7 tahun 1971 tentang pokok pokok kearsipan) namun sejak saat itu pulalah belum tersebut arsiparis sebagai sebuah profesi/jabatan fungsional.

Ketidak sesuaian dengan perkembangan profesi dan tuntutan kompetensi arsiparis, maka pada tahun 2009 diterbitkanlah peraturan Menteri PAN untuk mengatur kembali Jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya dengan nomor PER/3/M.PAN/3/2009. Pengaturan kembali tersebut menaikan persyaratan kualifikasi pendidikan dari SMA ke Diploma III untuk menjadi arsiparis.

Sejak tahun 2009 inilah kemudian pengangkatan sebagai arsiparis untuk Diploma III bidang Kearsipan langsung mendapatkan kredit poin sedangkan untuk Diploma III juran non kearsipan dipersyaratkan untuk mengikuti diklat penciptaan arsiparis.

Menurut informasi dari rekan seprofesi bahwa pengaturan tersebut kembali akan diperbaharui pada tahun 2013, hal tersebut maklum adanya dikarenakan ketidak sesuaian dengan perkembangan profesi dan tuntutan pada poin angka kreditnya (lihat tulisan sebelumnya yang berjudul kritik angka kredit arsiparisterampil).

Banyak pekerjaan rumah pada bidang kearsipan agar mampu bersaing dengan profesi pada bidang lainnya. Selain regulasi atau pengaturan pemerintah mengenai jabatan, angka kredit dan tunjangan jabatan sampai dengan organisasi profesi, perlu kiranya menjadi perenungan para arsiparis adalah peran aktif dalam mewarnai bidang kehidupan dengan kearsipan.

Kearsipan dapat dibawa kepada ranah budaya, manajemen atau administrasi public dan Negara sampai dengan informasi untuk berperan aktif dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Jika kita amati, berapa pemberitaan mengenai kearsipan?, apa saja yang diberikatan tentang kearsipan?, dan tulisan dan pendapat arsiparis mana yang menjadi aspirasi wakil dari para ahli.

Jika pakar kearsipan UGM Machmoed effendi pernah berpendapat bahwa perkembangan kearsipan di Indonedia masih terpaku pada pengelolaan saja, bagaimana mengenai penelitian kearsipan untuk mengembangkan bidang kearsipan. Para arsiparis dituntut untuk aktif dalam menulis di media baik cetak, media online, televise atau media tulisan majalah terbitan periodic baik di lembaga kearsipan, intansi pemerintah sampai dengan lembaga pendidikan yang membuka program kearsipan.

Disisi pengelolaan saja masih terbilang mulai membaik yang dimulai dari apresiasi baik pimpinan organisasi sampai dengan pegawai. Contoh kasus penyidikan oleh pemeriksa baik internal organisasi maupun ekternal mempergunakan data berdasarkan arsip. Inspektorat jenderal pada suatu instansi sampai dengan penyidik perkara seperti KPK mendasarkan kegiatan pemeriksaan dan penyidikan dari salah satu sumber yakni arsip yang tercipta dari suatu kegiatan.

Masih teringat dan trerdengar belum ala mini di masyarakat melalui pemebritaan bahwa Tim KPK mengobrak abrik ruang penyimpnanan arsip Polantas POLRI dan Kementerian Pemudan dan olah raga. Mendasarkan dengan arsip yang ditemukan, rtelah ditetapkan tersangka.

Menjadi pintu masuk bagi seorang yang berprofesi sebagai arsiparis untuksegera membuka pintu dalam berperan aktif dalam memberikan dukungan manajemen teknis suatu organisasi atau sampai dengan menyajikan iformasi yang bersumber dari arsip secara periodic kepada public (tuntutunan era keterbukaan informasi public)

Ketatausahaan

Kegiatan ini merupakan komponen dari kegiatan layanan perkantoran yang akan mendukung indikator kinerja Sekretariat Ditjen Migas. Indikator tersebut adalah prosentase pelayanan pimpinan. Peran Bagian umum dan kepegawaian sebagai unit penanggungjawab kegiatan mempunyai tugas untuk mendukung fungsi Setditjen Migas yakni pelaksanaan pemberian dukungan administrasi Ditjen Migas.

Dokumen ketatausahaan Terdiri beberapa kegiatan. Kegiatan tersebut adalah

1.     Survey dan pengumpulan data ketatausahaan;

2.     Pedoman, juknis dan SOP ketatausahaan;

3.     Seminar/bimbingan /sosialisasi ketatausahaan dan

4.     Dokumentasi dan pelaporan ketatausahaan.

1. Survey dan pengumpulan data ketatausahaan

Survey dan pengumpulan data ketatausahaan mempunyai tujuan untuk mendapatkan perkembangan ketatausahaan. Pedoman dari instansi Pembina yakni kementerian menpan dan reformasi birokrasi. Atao perkembangan juknis yang terdapat di instansi pemerintah lainnya serta dinamika budaya aparatur yang terkait dengan kebiasaan pimpinan.

Kegiatan ketatausahaan mendasarkan pada peraturan MENPAN tentang pedoman tata naskah dinas di instansi pemerintah dan juga Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sebagaimana kita tahu bersama bahwa ketatausahaan merupakan pintu pertama dari kegiatan perkantoran. Pada bidang ketatausahaan persuratan dinas dan kearsipan dikelola. Isu dan wacana pemerintah dalam memanfaatkan Teknologi Informasi kompiter (TIK) di bidang tata usaha telah dilontarkan dalam agenda reformasi birokrasi. Diharapkan dengan menghadapi pelaksanaan e-government dan e-office untuk menuju tata kelola pemerintah yang baik

Dalam rangka mendapatkan data perkembangan ketatausahaan, Direktrorat Jenderal Migas melaksanakan beberapa kegiatan yakni Forum Discussion Grup (FGD) , seminar dengan mengundang para professional bidang administrasi perkantoran dan juga rapat rapat para pengadministrasi umum untuk menginventaris kendala dan permasalahan yang eksisting di direktorat jenderal migas serta study banding ke beberapa instansi.

Penyelenggaraan FGD, Seminar mempergunakan mata belanja jasa lainnya (522191). Untuk studi banding di dalam kota Jakarta dan rapat mempergunakan mata belanja belanja operasional (521119). Dan study banding yang dilaksanakan di luar kota mempergunakan mata belanja perjalanan dinas dalam negeri (524119). Untuk pembayaran para professional mempergunakan belanja jasa profesi (522151).

Pentingnya kegiatan survei dan pengumpulan data ketatausahaan adalah untuk mempersiapkan dan menyajikan data yang valid dan komprehensif yang akan dipergunakan sebagai data penyusunan kebijakan pimpinan Ditjen Migas dalam pengaturan ketatausahaan.

Yang melatarbelakangi kegiatan ketatausahaan untuk diperhatikan antara lain adalah Rangkuman kejadian unik ketika Dirjen Migas melimpahkan sebagaian kewenangan kepada para direktur dan sesditjen merupakan bagian dari aturan kepegawaian namun berimbas pada bidang ketatausahaan. Pejabat level eselon II enggan menandatangani surat yang merupakan kewenangan Direktur Jenderal dikarenakan tidak jelasnya kebijakan ketatausahaan.  

Aturan penggunaan cap dinas, penomoran surat, wewenang untuk menandatangani, merupakan dinamika dari ketatausahaan. Hal tersebut dan juga ditambah dengan ragam standarisasi Format format surat yang menjadi langkah pengamanan pemalsuan surat dan dokumen. Dokumen pelayanan public di ditjen migas berpengaruh kepada stakeholder. Untuk itulah peran stakeholder menjadi penting untuk lebih memperdalan data data ketatausahaan sehingga dapat lebih baik dalam memberikan data untuk dilakukan analisa. Sehingga kebijakan ketatausahaan oleh pimpinan dapat mendukung tata kelola pemerintah yang baik.

Jumlah surat yang masuk dalam sehari sampai dengan 150 buah dan surat keluar mempunyai rata – rata 76 buah mengindikasikan bahwa ketatausahaan ditjen migas memberikan pengaruh pada operasional organisasi. Seluruh perijinan, penandasyahan, rekomendasi bidang migas yang dilakukan registrasi dan diberikan nomor oleh unit ketatausahaan Ditjen Migas.

Kejadian keterlambatan surat yang masuk didistribusikan kepada unit eselon II dan III sampai dengan kehilangan berkas dikarenakan kesalahan petugas atau tidak terkontrolnya pengurusan surat sering terjadi karena ketatausahaan dianggap sepele/remeh. Klasifikasi informasi surat dan tingkat kecepatan penyampaian surat berpengaruh pada prosedur dan kebijakan ketatausahaan. Terlebih lagi ditjen migas merupakan birokrasi yang medukung perekonomian Negara Indonesia.

Kegiatan survey dan pengumpulan data ketatausahaan merupakan rencana tetap yang dilaksanakan selama 2014 s.d 2019. Pada tiap tahunnya akan dimodifikasi sesuai dengan isu tatalaksana sesuai dengan agenda reformasi birokrasi. Modifikasi tujuan pengumpulan data ketatausahaan disebebkan hal hal seperti pengaruh adanya peraturan peraturan baru terkait ketatausahaan dan bidang yang bersinggungan seperti keterbukaan informasi publik, kehumasan, kewenangan pejabat, perijinan, aturan aturan administrasi keuangan, administrasi kepegawaian, administrasi perlengkapan dan lain sebagainya.

Pihak pihak yang terkait dengan survey dan pengumpulan data ketatausahaan antara lain adalah instansi Pembina yakni kementerian Pan dan RB cq. Deputi administrasi umum, Biro Umum KESDM sebagai Pembina di lingkungan kementerian ESDM, stake holder tetap yakni Badan usaha di bidang Migas baik swasta dan negeri yang senantiasa mengirimkan dan menerima dokumen atau surat.

Pihak undangan yang secara tentative diundang yakni unit eselon I di lingkungan KESDM sampai instansi pusat maupun daerah yang dianggap dapat dipergunakan sebagai benchmark perkembangan ketatausaan. Para professional seperti dosen sampai dengan widyaiswara dan pejabat eselon II dan III sebagai pembicara dalam seminar atau FGD.

(bersambung)

Revisi Butir Rincian Kegiatan Arsiparis

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 sudah seharusnya direvisi. hal tersebut dikarenakan tidak terdapat kesesuaian kompetensi Sarjana Muda bidang Kearsipan dengan rincian tugas yang terdapat dalam permen termaksud.

Misalnya pada Arsiparis terampil yang terdiri atas arsiparis pelaksana, pelaksana lanjutan dan arsiparis penyelia.  Arsiparis pelaksana memiliki golongan II/c atau pengtur tingkat I, golongan ruang II/d.  Kualifikasi pendidikan untuk arsiparis terampil adalah Diploma III Kearsipan atau Diploma jurusan lain dengan mengikuti diklat penciptaan arsiparis terampil. Sebelum tahun 2009, kualifikasi pendidikan arsipris terampil adalah Sekolah Menengah Atas.

Butir rincian kegiatan pengelolaan arsip terdiri atas mencatat surat, menyeleksi surat, melakukan pengeditan database, penggabungan data kearsipan dan penyesuaian struktur ke dalam sistem aplikasi kearsipan, membuat inventaris arsip berbahasa Indonesia, melakukan penyimpanan dan penataan arsip, memberikan layanan arsip konvensional, melakukan alihmedia arsip kertas kedalam CD.

Penulis berpendapat bahwa rincian kegiatan tersebut bersifat belum mencerminkan kompetensi arsiparis terampil yang memiliki kualifikasi pendidikan Diploma III Kearsipan. Rincian kegiatan tersebut mencerminkan kompetensi untuk Arsiparis berpendidikan Sekolah Menengah Atas. Mata kuliah di bangku Kuliah yang telah ditempuh oleh sarjana Muda Diploma III kearsipan memilki jumlah 90 s.d 105 SKS. Dan itu pun terdapat pemahaman kearsipan yang lebih dari sekedar rincian kegiatan untuk arsiparis terampil termaksud.

Untuk itulah rincian kegiatan sebagaimana yang tersurat di dalam peraturan menteri Negara Pendayagunaan aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 seyogyanya direvisi untuk disesuaikan dengan kompetensi Sarjana Muda Diploma III Kearsipan.

Fakta di instansi pemerintah khususnya di intansi pusat untuk satuan Kerja non seKretariat Jenderal tercatat bahwa kebutuhan bidang pekerjaan kearsipan bukan hanya penataan dan penyimpanan arsip saja. Kebutuhan instansi pemerintah  adalah pegawai yang mampu menangani manajemen kearsipan bukan hanya Rincian kegiatan untuk arsiparis sebagaimana termaksud. Rincian termaksud dapat lah dilaksanakan oleh para pengentri data atau pengadministrasi umum yang memiliki kualifikasi pendidikan sekolah menengah atas saja.

Kebutuan satuan kerja non secretariat jenderal adalah kebutuhan pegawai pada bidang kearsipan untuk penguasaan manajemen kearsipan. Selain formulasi untuk membuat manual kearsipan dari penciptaan, penggunaan, dan penyusutan yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, layanan kearsipan dapat dilaksanakan oleh arsiparis terampil dengan kualifikasi pendidikan sarjana Muda Diploma III Kearsipan.alasannya adalah memang mata kuliah di bangku universitas telah mengajarkan hal tersebut.

Mata kuliah yang telah diselesaikan di bangku universitas untuk diploma III kearsipan telah menyeluruh dari manajemen kearsipan. Bahkan paradigma life cycle of record sampai pada perkembangan records continuum model pun telah diajarkan. Para sarjana muda diploma kearsipan diajarkan untuk menyusun jadwal retensi arsip, dididik untuk menganalisa seri dan berkas sesuai dengan kontek, konten dan strukturnya.

Pada perkembangan ilmu terapan kearsipan, para sarjana muda diploma kearsipan pun dikondisikan dengan mata kuliah yang dekat dengan teknologi informasi. Betapa tuntutan bidang kearsipan adalah pengelolaan arsip yang dapat disajikan dengan cepat yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi.

Penulis berpendapat, sudah saatnya di tahun 2013 ini, rincian kegiatan untuk arsparis terampil dipertajam sesuai dengan kompetensi yang disejajarkan dengan mata kuliah yang didapat di bangku kuliah.

Untuk input pegawai atau calon arsiparis pun, sudah tidak kesulitan dikarenakan terdapat 5 universitas yang membuka program Diploma III kearsipan. Hal tersebut tidak salah jika peraturan menpan tahun 2009 menetapkan kualifikasi dasar arsiparis terampil tingkat pelaksana berkualifikasi pendidikan Diploma III kearsipan. Namun demikian untuk rincian kegiatan belum lah mencerminkan kompetensi yang dimiliki oleh sarjana muda diploma III kearsipan.

Pengembangan E-Government

 Oleh M. Asichin Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia disampaikan pada acara: Rapat Koordinasi

Aula Lembaga Administrasi Negara, Jakarta, 6 Maret 2012

Pengembangan SIKN adalah Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana JIKN. dan Pembentukan JIKN adalah Sistem jaringan informasi & sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. 1.Merupakan amanat Pasal 12 s.d. 14 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2.Telah dirintis sejak tahun 2004 yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 1. ANRImembangun SIKN untuk memberikan informasi yang autentik & utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, & simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI. 2.Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN.

PEMBENTUKAN

JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL  ( JIKN )

1.  JIKN berfungsi untuk meningkatkan:

a.  akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, b.  kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, c.  peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.

2. Penyelenggara JIKN adalah:

 a.  Pusat Jaringan Nasional oleh ANRI b. Simpul Jaringan oleh §  lembaga kearsipan provinsi, §  lembaga kearsipan kabupaten/ kota, & §  lembaga kearsipan perguruan tinggi.

JIKN

1. JIKN merupakan sistem jaringan informasi & sarana pelayanan untuk

a.  arsip dinamis, & b.  arsip statis.

2. Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan, unit kearsipan pada lembaga negara menjadi simpul jaringan.

3. Lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta dapat menjadi simpul jaringan.

TANGGUNG JAWAB “PUSAT JARINGAN NASIONAL”  (ANRI)

a.penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan oleh lembaga negara dalam “daftar arsip dinamis”,

b.penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam “daftar arsip statis nasional”,

c.  pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis & arsip statis dalam JIKN secara nasional,

d.  layanan informasi kearsipan melalui JIKN,

e.  pengelolaan sistem & jaringan,

f.evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN;

g.koordinasi simpul jaringan dalam satu kesatuan JIKN.

Penggunaan “Informasi Kearsipan”

1.Untuk meningkatkan kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan kepada pemerintahan & masyarakat.

2. Informasi kearsipan bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan.

3. Informasi kearsipan sekurang-kurangnya memuat metadata arsip meliputi: a.  pencipta arsip,b.  nomor arsip,c.  kode klasifikasi,d.  uraian informasi arsip,e.  kurun waktu,f.  jumlah, &g.   keterangan.

Partisipasi dalam Portal “Satu Layanan”

•Memperhatikan arahan Wakil Presiden mengenai peluncuran “Program Kunci Pemerintah di 2012” di kantor Wakil Presiden, serta surat Deputi IV Kepala UKP-PPP tanggal 17 Februari 2012 perihal Partisipasi K/L dalam Portal “Satu Pemerintah” dan “Satu Layanan”, ANRI menyambut baik dan mendukung  ajakan partisipasi tersebut.

•Diharapkan website JIKN yaitu : www.jikn.anri.go.id dapat menjadi salah satu bagian yang tergabung dalam portal http://satulayanan.ukp.go.id yang merupakan insiatif UKP-PPP dalam rangka mendukung perwujudan Open Government Indonesia (OGI). 

di dalam pasal 5 Undang undang nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi elektronik disebutkan bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah, merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia, dinyatakan sah apabila mempergunakan penye;lenggaraan sistem elektronik (pasal 15).

Penyelenggaraan sistem elektronik dilaksanakan secara handal dan aman serta bertanggungjawab terhadap beroperasinya Sistem elektronik. selain itu juga ada pihak yang bertanggungjawab. jika dapat dibuktikan terdapat keadaan memaksa, kesalahan dan atau kelalaian oleh pihak pengguna, maka sistem elektronik menjadikan dokumen tidak syah.

Aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD)

PENGEMBANGAN SIKD

• SIKD yang akan diimplementasikan pada tahun 2012
• dikembangkan oleh Deputi Bidang Pembinaan ANRI pada tahun 2011;
• dikembangkan sepenuhnya oleh SDM TIK ANRI;
• merujuk pada Aplikasi SIKD yang dikembangkan pada tahun 2008;
• telah memiliki fungsi-fungsi utama pengelolaan arsip
• dirancang untuk mengelola arsip elektronik (born digital record) maupun non-elektronik
• telah diperkenalkan juga ke sejumlah instansi pemerintah pada tahun 2011.
• perlu ditelaah kembali kesesuaian dengan ketentuan peraturan perundangan (UU 43 tahun 2012, RPP, Perka ANRI 21 tahun 2011);
• perlu dilengkapi dengan fungsi-fungsi kearsipan tambahan;
• perlu dipastikan untuk dapat berintegrasi dengan SIKN – JIKN;
• perlu ditelaah kesesuaiannya dengan kaedah kearsipan yang umum berlaku;
• perlu ditelaah kemudahaan penggunaannya (user friendliness).

CAKUPAN FUNGSI KEARSIPAN SIKD (Administrator)

	FUNGSI KEARSIPAN	URAIAN
1	Pengaturan Klasifikasi Arsip
2	Pengaturan Jadwal Retensi Arsip
3	Pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses
4	Pengaturan Pengguna
5	Pengaturan Berkas
6	Melakukan pemberkasan ulang
7	Pelaporan:          Laporan Seluruh Berkas dan Arsip         Laporan Berkas dan Arsip Inaktif         Laporan Tindakan Akhir	Daftar Arsip Vital           Daftar Arsip Terbuka           Daftar Arsip Tertutup           Daftar Arsip Terjaga           Daftar Arsip Inaktif           Daftar Arsip Usul Musnah           Daftar Arsip Usul Serah           Daftar Arsip Dinilai Kembali

   

CAKUPAN FUNGSI KEARSIPAN SIKD (Pengguna)

	FUNGSI KEARSIPAN	URAIAN
1	Manajemen Dokumen Elektronik (versioning)	Proses pembuatan naskah (dalam format elektronik) mulai dari konsep awal hingga akhir (final) dipelihara oleh sistem
2	Meregistrasi arsip	registrasi arsip        registrasi naskah internal       registrasi naskah masuk       registrasi naskah keluar
3	Mendisposisi arsip
4	Merelasikan antararsip	Tunjuk silang
5	Melihat metadata arsip
6	Melihat riwayat penggunaan arsip	penjejakan lokasi   penjejakan tindakan
7	Melihat kopi digital arsip	Arsip elektronik maupun hasil pemindaian (scanning)
8	Mengirim arsip yang telah diberkaskan

	9       Mengkopi arsip
1	10      Melihat/mencari semua berkas dan arsip yang dimiliki
1	11       Melihat/mencari semua berkas dan arsip yang dimiliki bawahan
1	12       Melakukan pencarian arsip	Kata kunci           Seluruh kata           Salah satu dari kata           Frase yang sama            Perbanding kata

METADATA SIKD