INISIASI PERSURATAN

Para staf pada sekretariat pimpinan & Pengadministrasi Umum selaku petugas persuratan di lingkungan Ditjen migas mengikuti acara monitoring dan evaluasi (Monev) pelaksanaan e-surat di Wisma Energi Bogor, pada hari Rabu, 29 Mei 2019.

Kurang lebih tiga puluh (30) orang perwakilan unit kerja sejak pukul 09.30 WIB mengikuti acara termaksud untuk menyusun kesepakatan dalam pelaksanaan urusan persuratan berbasis teknologi informasi komputer (TIK)

Kesepakatan akan dikompilasi dari keaktifan pengguna & pemanfaatan fitur pada aplikasi sebagai data dukung penilaian Mandiri Reformasi Birokrasi pada indikator perubahan tatalaksana bidang e-government.

Perubahan tatalaksana tersebut ter implementasi dengan wujud pengelolaan aplikasi persuratan dinas secara elektronik atau biasa di sebut dengan e-surat.

Tema yang diusung pada monev kali ini adalah pemanfaatan fitur pengarsipan terhadap naskah dinas yang bertanda tangan pimpinan di lingkungan Ditjen Migas. Sebagai sarana tatalaksana administrasi perkantoran, aplikasi e-surat memiliki fitur antara lain registrasi, disposisi dan distribusi, dan pengarsipan file pdf.

Beberapa contoh kasus pencarian arsip surat yang terjadi di lingkungan Ditjen Migas dapat dilaksanakan dengan baik karena dukungan aplikasi e surat. Selain itu juga memberikan kemudahan dalam penyimpanan dan pendataan sebagai dukungan pelaksanaan administrasi Ditjen Migas.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/25/261/?preview=true .

Kehadiran aplikasi persuratan termaksud menggeser penomoran surat dengan metode buku agenda. Data surat beserta file PDF tersimpan di dalam database dan di server yang terjaga aksesibilitasnya.

Hasil monitoring menunjukkan bahwa sebagian besar surat yang tercipta di Lingkungan Ditjen Migas belum diunggah pada aplikasi persuratan. Hasil uji petik atas pemanfaatan fitur pengarsipan dilaksanakan berdasarkan data pengguna (user pada sekretariat pimpinan Dirjen, Direktur, Kasubdit/Kabag)

Maulana telah mulai melaksanakan scan dan mengunggah untuk surat bertandatangan Dirjen sejak bulan April. Ganjar menyatakan belum memanfaatkan fitur pengarsipan untuk surat bertandatangan Direktur Infrastruktur Migas. Ganjar meminta agar penomoran (register) surat Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dapat melalui aplikasi surat.

Mala merasa telah melaksanakan untuk nota dinas bertandatangan Subdit Pengolahan Migas dan Direktur Pembinaan Usaha Hilir, namun setelah dicek baru beberapa surat yang terlaksana. Suyatno(Jebeng) aktif dalam pengarsipan terhadap nota dinas bertandatangan kepala Subdit Harga dan Subsidi dengan capai an 70% dari jumlah data.

Kasus pencarian nota dinas bertanda tangan kasubdit antara lain pada Subdit Wilayah Kerja Migas untuk data dukung penyelidikan penegak hukum, nota dinas kasubdit terkait perizinan pengangkutan Migas dimana Wati menjadi Pengadministrasi umumnya.

Sedangkan Sustini dan Firman menyampaikan bahwa sejak Januari 2018, nota dinas Kasubdit kepada Direktur terkait izin penyimpanan Migas telah terintegrasi dengan database aplikasi perizinan hilir Migas (bukan bentuk nota dinas)

Lima orang peserta mewakili seluruh Subdit pada Direktorat Pembinaan Program Migas yakni Pipin, Ima, Lala, Laila, Suparman, dan Santi diharapkan segera mengunggah file PDF ke dalam aplikasi. Harapannya adalah tidak ada lagi odner yang berlebihan untuk menyimpan arsip surat. Semoga hari kerja pasca libur Lebaran, fitur pengarsipan dapat dimanfaatkan dengan segera.

Begitu pula Sri Hartini dari Subdit Wilayah Kerja Non Konvensional, satu satunya perwakilan dari Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas, mendapat tugas untuk segera melakukan scan, unggah file PDF ke database aplikasi e surat.

Sedangkan Suratija & Umar mewakili Direktorat Teknik dan Lingkungan asyik memperhatikan uji petik pengarsipan surat secara digital dg sampel unit DMB dan DMO. Begitu juga Sinta & Kabul dari Bagian Hukum.

Dukungan fasilitas pengarsipan secara digital yakni tim arsip di lantai 4 atau ekstensi 285 bersifat sementara sehingga perlu digantikan dengan peran dan tugas yg nyata dari para sekretaris dan pengadministrasi untuk melakukan pengarsipan.

Surat yang akan dikirim ke tujuan, dibawa ke lantai 4 untuk dilakukan perekaman ke bentuk PDF mendukung proses pengarsipan secara digital. Hal tersebut merupakan pendekatan sementara untuk mendorong terciptanya pengarsipan secara digital.

Saat ini dukungan tersebut kurang diminati dan justru menjadikan kesalahan persepsi dan mengaburkan tujuan sebenarnya sebagai usaha pengarsipan secara digital.

Akhir tulisan ini, memberi simpulan bahwa ketatalaksanaan seperti urusan persuratan dapat terjadi perubahan dengan pemanfaatan teknologi informasi komputer. Namun demikian sebagaimana logika komputasi, minimal terdapat tiga hal yang harus menjadi perhatian yakni hardware, software, brainware.

Monitoring brainware atau pengguna, Sub Bagian Tata Usaha Migas melakukan monev kepada sekretaris pimpinan dan pengadmintrasi umum untuk mendapatkan data keaktifan dan pemanfaatan fitur aplikasi e surat bahkan untuk mendapatkan masukan bagi pengembangan aplikasinya.

Semoga bermanfaat

Pelayan Birokrasi (2)

Rabu, 6 November 2019
Siapakah dia?? Yang sedang membangun kepuasan diri dengan melayani?? Tebar pesona dengan memposisikan jabatan untuk lebih bermanfaat. Seorang arsiparis merasa bisa tersenyum di sore hari tatkala berhasil memberikan pelayanan. Setidaknya tercatat empat orang sekaligus telah mendapat layanan pada hari Selasa, 5 November 2019
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/31/kinerja-arsiparis-itu-melayani/

1. Kepala Seksi di Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri menerima manfaat konsultasi penomoran naskah dinas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/06/analisa-naskah-kedinasan/

2. Kasubag Informasi Hukum
Menindaklanjuti rapat pengelolaan dokumen kontrak KKKS, Pak Fauzi didampingi Maria dan Shinta menyambangi ruang arsip untuk memastikan kembali pelimpahan penyimpanan Arsip KKKS dari Direktorat Hulu Migas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/30/pengelolaan-dan-pengadministrasian-dokumen-kontrak-kerjasama-migas/

3. Kasubag Rumah Tangga dan Perlengkapan
“dengan versi android, akan lebih sering baca surat” kata Pak Zainul setelah mendapatkan tutorial download aplikasi persuratan Ditjen Migas melalui Playstrore.

Meski telah lama aplikasi persuratan berbasis Web nangkring sebagai sarana perkantoran, namun kendala kecepatan akses menjadikan pengguna enggan dan tidak menciptakan ketertarikan untuk memanfaatkan aplikasi.

Pada hari ini, saat bersama salah seorang staf dari pak Zainul, saya bisa mendapatkan bukti, bahwa selaku pejabat pengawas lebih sering mendisposisi surat.

Inovasi aplikasi persuratan berbasis Android menjadi terobosan agar sarana perkantoran semakin berdaya guna untuk penyelarasan pekerjaan.

“terakhir buka aplikasi surat, di Bulan April, dan sekarang sudah ada 13 surat masuk” kata Ryan selaku Pengelola BMN yang menjadi staf dari pak Zainul.

Saya bersama Ryan sedang asyik ngobrol lepas mendarat di Bandara Abdurrahman Saleh Malang, untuk mengikuti diklat Info grafis.

Tepat di sebelah Ryan, seorang teman analis wilayah kerja, Farhan, yang juga sebagai pengguna aplikasi persuratan Ditjen Migas,kusarankan untuk mengunduh versi android dari playstrore.

4. Kepala Seksi di Subdit Penerimaan Negara Migas
Merasa membutuhkan data sebagai bahan rapat dengan Direktorat Jenderal di Kementerian Keuangan, Pak Supriyadi menyambangi ruang arsip untuk mendapatkan file surat tertanggal desember 2018.

Pasalnya, filling di aplikasi persuratan sudah tidak dapat menampilkan file Pdf. Berbekal data surat yang dicetak dari aplikasi tersebut, pak supriyadi mendapatkan layanan penelusuran file Pdf.

Demi pemeliharaan kecepatan akses, arsiparis melaksanakan kewenangan untuk menutup akses file Pdf dan hanya menampilkan data surat saja. Penutupan diberlakukan untuk file Pdf lebih dari tiga bulan silam.
Namun demikian, kebutuhan dari pengguna masih dapat terlayani dengan baik oleh tim kerja arsip Ditjen Migas.

Akhir ilustrasi diatas, kiranya kiprah arsiparis menjadi catatan karir dalam membangun kepuasan sebagai pelayan. Pelayanan berdasarkan kompetensi.

Semoga bermanfaat

Penandatanganan surat

Pernahkah para pembaca memberikan Konsultasi tata naskah dinas kepada ASN baik dari level staf, pejabat pengawas, pejabat administrator hingga level pimpinan tinggi pratama?

Apakah terkait penomoran naskah kedinasan , ataukah tentang penggunaan stempel?

Tautan berikut merupakan ilustrasi dari pengalaman penulis melayani konsultasi penomoran naskah 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/06/analisa-naskah-kedinasan/

Pada Kamis, 7 November 2019, salah seorang pengadministrasi di Subdit Niaga Migas, Jaka Wuryanta bertanya kepadaku. “kang, kalo surat dari Pejabat Eselon Tiga dikirim keluar, stempel atau tidak?

Pertanyaan penggunaan stempel tersebut ditambahkan keterangan gambar/foto naskah bentuk surat yang telah ditandatangani oleh seorang pejabat administrator di salah satu unit kerja Ditjen Migas meski belum diberikan nomor naskah.

Sedikit info, bahwa tugas pengadministrasi di kantorku adalah memberikan naskah dinas, pembunuhan stempel pada naskah dan menyampaikan ke kurir atau caraka.

Apa yang sebaiknya dijelaskan kepada seorang pengadministrasi tersebut? Bagaimana mengawali penjelasan pembuatan naskah kedinasan yang harus berpedoman pada tata naskah dinas?

Aku pun mengawali dengan menyampaikan screen shoot terkait kewenangan penandatanganan surat yang tertulis pada Peraturan Menteri ESDM nomor 42 tahun 2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

Bahwa terkait pertanyaan dari pengadministrasi tersebut tentang penggunaan stempel pada naskah kedinasan berbentuk surat ditandatangani pejabat eselon tiga dikirim ke luar kantor, tidak terdapat rujukan dan tidak sesuai dengan pedoman.

Pejabat Eselon tiga yang bukan kepala UPT atau pimpinan pada kantor yang terpisah dari satuan kerja, tidak memiliki kewenangan langsung untuk menandatangani surat keluar.

Untuk itu, sayapun memberikan saran kepada pengadministrasi tersebut untuk memperbaiki surat dengan penggunaan format pelimpahan kewenangan sesuai dengan tugas dan fungsi terkait.

Jika kita tengok lebih dalam, penetapan Tata Naskah kedinasan oleh pimpinan instansi bertujuan untuk memenuhi standar sesuai Pasal 32 Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang Kearsipan 2009.

Untuk apa sih, Tata Naskah Dinas????
Penerimaan dan pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, Klasifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses (pasal 32 ayat 2).
Itu artinya tata naskah dinas dipergunakan sebagai acuan penerimaan dan pembuatan arsip.

Apa sih maksud penerimaan dan pembuatan arsip itu???
Pencipta arsip meliputi kegiatan penerimaan dan pembuatan(pasal 31 ayat 1). Ooh ternyata mencipta arsip bukan hanya urusan membuat y, tapi juga menerima.

Kenapa harus memperhatikan “penciptaan arsip”???
Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip (Pasal 31). Jadi salah satu kegiatan pengelola arsip dinamis itu adalah penciptaan arsip y..

Apakah setiap instansi wajib melaksanakan pengelolaan arsip dinamis?
Di pasal 30, dituliskan sih,bahwa wajib dilakukan oleh lembaga negara, BUMN, BUMD, Pemerintah Daerah, bahkan pihak ketiga yang diberikan pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan pemerintah sebagai pemberi kerja.

Dari hal hal tersebut diatas maka dapat kita sederhana bahwa Tat naskah dinas itu wajib dilaksanakan sebagai pedoman dalam penciptaan(penerimaan dan pembuatan) oleh lembaga negara.

Semoga bermanfaat

Mail Handling, pengurusan surat

29 Juli 2019, Udara sejuk kawasan puncak Bogor menyambut peserta rapat pembahasan pengurusan naskah dinas di lingkungan KESDM. Hangatnya sambutan mang MUMUH sehangat mentari pagi hingga tak canggung untuk memesan kopi.

Harmonisasi kopi mengawali obrolan ringan antar calon peserta rapat. ‘Komunikasi kedinasan saat ini tidak dapat dipisahkan dengan kehadiran teknologi informasi seperti WhatsApp dan E-mail”, ungkap petugas yang mewakili SKK Migas saat ngobrol santai dengan petugas tata usaha Ditjen Migas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/23/whatsapp-vs-aplikasi-persuratan/

Kasubag Tata Usaha pada Ditjen Ketenagalistrikan bersama Calon arsiparis status magang yang sampai berikutnya menambah ramai obrolan santai di lobi Wisma Bayu. Begitu juga dua orang petugas persuratan dari Ditjen Minerba yang bergabung sesaat kemudian. Obrolan ringan meraba raba agenda rapat pengurusan naskah dinas.

Menurut penulis, menukil pada ruang lingkup tata naskah dinas, empat kata kunci yang mempermudah kita untuk memahami pengurusan naskah dinas yakni Pembuatan, Format, Pengendalian dan Pengamanan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/11/15/tata-naskah-dinas/

Pekerjaan birokrasi yang bersifat administratif terkait erat dengan pembuatan naskah dinas. Meski demikian naskah dinas bukan satu satunya namun merupakan salah satu media komunikasi kedinasan. Jika kita mau perhatikan, masih banyak media komunikasi kedinasan lainnya yang juga menjadi bagian dari administrasi pemerintahan.

Praktik pembuatan naskah dinas terkait erat dengan penomoran, tembusan, lampiran, penggunaan kertas, penggunaan bentuk huruf, logo dan cap dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/09/naskah-korespondensi/

Format naskah dinas menjadi asing di telinga orang awam, namun jika mempergunakan istilah ‘bentuk naskah’ mungkin lebih familiar. Bentuk naskah seperti peraturan, Keputusan, Edaran, Instruksi, Perintah yang menjadi produk hukum. Bentuk surat untuk media komunikasi lintas satuan kerja. Bentuk nota dinas sebagai media komunikasi di dalam satuan kerja. Dan bentuk khusus yang menjadi format baku di Instansi Pemerintahan.

Dua kata kunci dalam memahami pengurusan naskah dinas yakni pembuatan dan format, bisa jadi menjadi tema sharing yang menarik untuk dikemukakan diantara petugas ketatausahaan.

Kemudian kata kunci 🔑 kunci yang ketiga adalah pengendalian naskah dinas atau Mail Handling. Pendekatan agenda elektronik dalam mail handling yang saat ini diimplementasikan oleh tiap Satuan kerja di Lingkungan KESDM adalah pemanfaatan aplikasi persuratan dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/05/419/

Kata kunci yang terakhir adalah Pengamanan Naskah Dinas. Biasa kita mengetikkan sifat surat antara lain Rahasia, Sangat Rahasia, Terbatas, Biasa menjadi usaha dalam rangka pengamanan naskah dinas.

Kemudian dalam pengurusan surat atau dalam membungkus dengan amplop dapat diberikan derajad surat yang biasa dengan kode “R”, ” SR”, dan “B”.

Pada perkembangan nya, terdapat beberapa metode dalam pengamanan naskah dinas seperti penggunaan Barcode, QRcode, security Printing sampai dengan penggunaan kertas khusus.

Di akhir tulisan ini, semoga forum ketatausahaan terus terselenggara sebagai bagian dari salah satu area perubahan ketatalaksanaan guna mendukung Reformasi birokrasi.

Kesan kaku dan penuh dengan tata aturan baku perlu diterobos dan disepakati bersama sehingga pengurusan naskah dinas menjadi salah satu media komunikasi kedinasan yang nampak dinamis.

Semoga bermanfaat

Pelayan Birokrasi

Kehadiran arsiparis di suatu unit kerja diharapkan mensuport kinerja unit. Keberhasilan unit kerja berkat dukungan kinerja arsiparis. Bagaimana cara mengukur kalimat diatas? Gampang sekali loh, cara mengukur suporting /manfaat hasil pekerjaan arsiparis adalah dengan menyertakan tanda tangan atasan langsung pada bukti kerja. Dengan adanya tanda tangan 🧤 atasan langsung, bisa dikatakan kualitas pekerjaan telah mencapai seratus persen. Gampang kan😅😅😅😅

So, dekatin atasan langsung y…. Cari perhatian dan berikan perhatian kepada atasan langsung, serta layani segala permintaan atasan langsung 😅😅😭😭🤣 kalo beliau si atasan langsung, belum makan siang, beliin…. .. Kalo capek, pijitin deh, kalo belum mandi… Jgn coba coba mandiin ya😋😋😋🙄

Hal diatas merupakan satu dari banyak informasi yang kudengarkan dan kutuliskan kembali. Meski kutambahi dengan rangkaian kata untuk melucu, ngelawaak yang terkesan garing, namun poin kehadiran arsiparis sangat dinantikan oleh unit kerja melalui sikap melayani pimpinan setulus hati.

Bertempat di auditorium Prof J. A. KATILI Pusat Penelitian Dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Cirebon Jawa Barat, terlaksana forum diskusi arsiparis di Lingkungan Kementerian ESDM.

Forum tersebut dibuka oleh Bapak Achmad Sudaryanto yang membacakan sambutan kepala Biro Umum KESDM. Tercatat 79 orang yang membubuhkan tanda tangan pada daftar hadir baik dari peserta dan panitia.

Siti Nurhayati selaku pembicara memaparkan banyak hal terkait sertifikasi/ uji kompetensi dan penilaian kinerja arsiparis. Ibu yang populer dengan panggilan INUNK tersebut berasal dari Direktorat Sertifikasi dan SDM Kearsipan ANRI. Sosok perempuan yang penulis ketahui sebagai pasangan 👫 hidup atau istri Pak Imam Mulyantono yang saat ini sebagai salah satu pimpinan tinggi pratama di Lembaga Kearsipan Nasional.

Berikut beberapa poin-poin isi pemaparan antara lain:
🌟 Sumber Daya manusia kearsipan antara lain arsiparis, fungsional umum bidang kearsipan dan kepala lembaga kearsipan, pejabat struktural pada urusan kearsipan

🌟 Seseorang yang memiliki kompetensi kearsipan yang diperoleh dari Pendidikan Formal jurusan kearsipan dan melalui pendidikan dan pelatihan, memiliki tugas dan fungsi urusan kearsipan.

🌟 Meski sudah di atur pada Undang Undang, pada praktik nya masih terdapat arsiparis yang tidak melaksanakan tugas pokok kearsipan.

Pak Kasianto dari Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Migas Cepu menyaut kalimat narasumber tentang prosentase tugas pokok harus lebih banyak dari pada tugas tambahan. “pada realitanya, sesuai kondisi lapangan, lebih banyak tugas tambahan dari pada tugas pokok” ujar Pak Kasianto selaku arsiparis muda bersama dua orang temennya

🌟 Fungsi tugas arsiparis sejak penciptaan, pemberkasan sampai memprediksi arsip yang potensial menjadi arsip statis. Pengawasan potensi arsip statis dapat dimulai dari penggunaan kertas.

🌟 Kewenangan arsiparis memandang potensi merusak informasi, memperhatikan kewenangan akses, dan menerima penugasan penelusuran.

🌟 Pengadaan arsiparis dapat dilaksanakan dari pengangkatan pertama, impasing, pindah jabatan, dan promosi. Contoh impasing yakni ASN berijazah D3 dengan golongan ruang 3D ,maka dapat impasing ke penyelia.

Selain itu, pengadaan arsiparis dapat melalui pengangkatan kembali dari keadaan arsiparis antara lain:
Diberhentikan sebagai PNS, menjalani cuti di luar tanggungan negara, tugas belajar lebih dari satu tahun, menjalani penugasan pada jabatan lain.

Dapat juga melalui Alih jenjang (dari jabatan terampil ke jenjang keahlian)

🌟 Kelaikan pada kenaikan jenjang jabatan melalui sertifikasi dimaksudkan untuk mengukur pemahaman rincian tugas jenjang di atas. Dengan demikian akan menyelaras pelaksana tugas arsiparis.

🌟 Kegiatan yang sudah di rencanakan sejak awal tahun merupakan tugas pokok. Pada kegiatan yang tidak direncanakan sejak awal, akan menjadi tugas tambahan.
Pak ceme menanyakan kembali terkait kategori tugas tambahan.

🌟 Apa yang akan dikerjakan mendasarkan pada rincian tugas tiap jenjang sesuai Perka ANRI nomor 4 tahun 2017 dan Bukti apa yang nanti akan dilaporkan saat penilaian mendasarkan pada SKHK

🌟 Format dan teknis bukti kinerja arsiparis diharapkan sesuai dengan SKHK untuk menggambarkan kualitas kinerja. Dengan kata lain, standarisasi format dan contoh bukti kerja dapat dirujuk pada SKHK.

Seorang arsiparis pastinya akansangat memperhatikan cara membuat bukti kerja seperti contoh yang terdapat di SKHK. Misalnya kegiatan pemindahan memiliki batasan berpindahnya fisik arsip. Bukti pemindahan dengan laporan pemindahan sesuai dengan format yg disebut di SKHK. Antara kegiatan dengan bukti haruslah nyambung.

🌟 Berjajar kegiatan tambahan sampai dengan 7 kali dibatasi nilai angka tiga.

Pada akhir tulisan ini, senantiasa melakukan pencatatan kegiatan sesuai dengan jenjang jabatan dan mengumpulkan bukti kerja sesuai dengan Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis (SKHK)

Aplikasi VS Whatsapp

Akhir akhir ini, sering kita dapati surat kedinasan bersliweran di what’s app. Sebagai aplikasi pengantar pesan, aplikasi ini memiliki kemudahan yg telah dirasakan pengguna dengan berbagai bentuk pesan seperti ketikan, foto, video dan juga file pdf.

Kemudahan itu juga dilengkapi dengan aplikasi whatsupp dapat dipergunakan pada beberapa sistem operasi seperti Android, iOS, Windows Phone, Symbian, Blackberry. Sehingga pengguna aplikasi ini meningkat drastis. Bisa saja ungkapan “tidak ada pesan, jika tidak melalui what’s app” terbukti di kondisi saat ini.

Hal tersebut termasuk juga mengirim pesan yg bermediakan surat kedinasan yg dialihmedia menjadi file pdf.

Bp. Ahmad Fauzi Budiman, seorang pejabat pengawas di Ditjen Migas, beberapa waktu yang lalu menyampaikan kepada penulis, bahwa sering sekali arahan pimpinan atas surat dinas disampaikan melalui pesan What’s app.

Arahan pimpinan (disposisi surat) atau koordinasi unit kerja yang secara resmi harus melalui media persuratan baik via kertas atau via aplikasi persuratan disalip oleh aplikasi pengirim pesan yakni what’s app

Meski tidak bermaksud untuk menggantikan, namun kebutuhan akan kecepatan penyampaian dan kemudahan koordinasi antar unit menjadi alasan penggunaan aplikasi termaksud untuk urusan kedinasan.

Dari hal hal tersebut di atas, penulis mencoba untuk menganalisis dampak dan manfaat perubahan iklim kedinasan terkait penggunaan Teknologi Informasi seperti aplikasi whatsapp.

Dampak merupakan kata yg berasosiasi negatif sedangkan manfaat kepada hal hal yang positif. Penggunaan aplikasi whatsaap menjadi manfaat untuk mempercepat penyampaian surat kepada pengguna, namun berdampak tidak terdokumentasi secara resmi oleh unit yg bertugas melaksanakan urusan persuratan.

Beberapa kewajiban dalam dokumentasi surat yang harus dilaksanakan seperti catatan disposisi yg tersimpan dalam server kantor, harus sinkron dengan surat yg berbentuk file pdf tidak dapat dikerjakan oleh unit kerja yg bertugas melaksanakan urusan persuratan.

Mungkin saat ini dokumentasi surat, belum menjadi tolok ukur dari prestasi kerja. Namun hal tersebut akan menjadi bom waktu jika tidak dikelola dengan penuh kesadaran.

Pergantian jabatan yg sangat cepat, sangat rentan dengan beberapa urusan yang sifatnya berkesinambungan. Seorang pejabat pengganti bisa jadi kehilangan review atas dokumentasi persuratan atas urusan yang sama.

Pembuktian ketika terjadi permasalahan hukum yang dapat diungkap melalui dokumentasi persuratan menjadi tidak lengkap jika diambil dari server kantor . Meski di server penyedia aplikasi Whats app terdapat back up, namun akan menjadi tantangan baru dalam mempersiapkan dan mempelajari proses pembuktian hukum.

Mungkin ini yg disebut dengan era industri 4.0, dimana unit persuratan harus agresif dalam penyediaan sarana dokumentasi surat. Tak bisa dihindarkan aplikasi persuratan yg saat ini berbasis Web, harus beralih ke versi Android.

Akhir Tahun 2018 ini, Ditjen Migas sudah siap dengan sarana persuratan versi Android untuk menimbang kebutuhan pejabat dan pegawai dalam mendisposisi surat.

Aplikasi ini terhubung secara online dan dokumentasi arahan pimpinan berupa disposisi surat beserta file pdf (suratnya) tersimpan di server kantor Ditjen Migas.

Meski demikian, penyediaan sarana tersebut belum menjamin bahwa aplikasi what’s app tidak lagi dipergunakan dalam pengiriman pesan kedinasan. Tingkat kepercayaan pengguna masih memiliki beberapa faktor seperti kemauan pejabat, keberpihakan pejabat atas layanan penyediaan fasilitas persuratan versi Android.

Lain halnya dengan produk industri teknologi informasi seperti whatsupp yg terus meningkat dalam hal kepercayaan kepada pengguna.

Pejabat dan pegawai tidak lagi mempermasalahkan keamanan, keabsahan dari media penyampaian surat. Perubahan kondisi semacam ini bukan menjadi hal yang tabu lagi di bidang persuratan kedinasan pada saat ini. Mungkin 3 sampai dengan 5 tahun lalu, kita masih sering memperdebatkan tata aturan penggunaan media di bidang persuratan.

Saatnya menjadi tantangan baru bagi unit pembina untuk merilis kebijakan untuk mengakomodir praktek persuratan karena tuntutan kecepatan dalam penyampaian maupun koordinasi.

Semoga Aparatur Sipil Negara menjadi layak tanding, layak bersaing di era industri 4.0. dan juga terlindungi dari tanggung jawab hukum.

Nelayan Wonosobo

Wonosobo, 3 Oktober 2018. Anggota DPR RI, Ir. H. Tjatur Sapto Ery, M.T turut menyaksikan dalam pemberian Hibah Paket konventerkit kepada nelayan kecil di waduk wadaslintang Wonosobo oleh Direktur Teknik dan Lingkungan, Ditjen Migas, Kementerian ESDM, Dr. Ir Adhi Wibowo, MSc.

Jumlah penerima paket konventerkit di Kabupaten Wonosobo, Jawa Tengah sebanyak 238 orang nelayan dari total 7.792 orang yang direncanakan pada Tahun 2018 di Wilayah I yang berada di Sumatera dan Jawa. Sedangkan untuk wilayah II yg berada di Kalimantan dan Sulawesi jumlah penerima direncanakan sebanyak 17.208 orang.

Kegiatan tersebut merupakan program konversi BBM ke BBG untuk nelayan kecil berupa pembagian paket konventerkit (I unit mesin penggerak kapal, 2 tabung gas LPG 3kg, 1 set konventer beserta asesoris dan I unit As/long tail beserta baling-baling) . Pada tahun 2017 telah dibagikan paket konventerkit sebanyak 16.981 di 27 kabupaten/kota seluruh Indonesia

Paket Konventerkit untuk nelayan merupakan perwujudan dari penyediaan dan pendistribusian LPG untuk kapal perikanan nelayan kecil yang juga sebagai salah satu upaya dalam menuju ketahanan energi.

Ketahanan Energi dapat dilakukan dengan memberikan pilian kepada masyarakat atau diversifikasi atas akses masyarakat kepada energi. Pengalihan subsidi BBM ke pembangunan yg lebih tepat berpengaruh pada kemampuan daya beli BBM sehingga dapat membatasi akses masyarakat kepada energi.

Hal tersebut dapat terjadi pada kelompok masyarakat nelayan bermesin sampai dengan 5 Gross Ton (Gt) dalam mencari mata pencahariannya. Hambatan dalam akses terhadap energi tersebut dapat menghambat pula kesejahteraan rakyat khususnya nelayan.

Mempertimbangkan hal tersebut dan merupakan Urusan Pemerintahan Cq. Kementerian ESDM maka lahirlah kebijakan berupa Peraturan Presiden Nomor 126 Tahun 2015 tentang Penyediaan dan Pendistribusian LPG untuk Kapal Perikanan Bagi Nelayan Kecil.

Ketahanan energi sejalan pula dengan perwujudan nawacita Bapak Presiden di bidang ekonomi dengan sasaran Pengembangan Sektor Hilir dan Infrastruktur Migas dengan program kegiatan Pembangunan stasiun pengisian BBG (SPBG) , pembangunan jaringan gas kota dan konversi BBM ke Bahan Bakar Gas. (NM)

Nelayan Samosir

Pendaratan mulus bersama ✈ pesawat tipe Bombardier CRJ1000 di tanah kelahiran sisingamangaraja ini melegakan perasaan. Menjalani dinas kantor mengikuti program konversi BBM ke BBG untuk nalayan hari Rabu 31 Oktober 2018 mengantar mengenal adanya bandara silangit di Kabupaten siborong borong.

Dua jam penerbangan paling berat menahan dag dig dug dan tipis nyali karena bayang bayang kejadian jatuhnya Boeing 737 max 8 membawa serta teman sekantor inayah dewi, dewi herlina dan janatun dewi dalam melaksanakan dinas kantor.

07.35 – 9.35 WIB sampai juga di tanah Sumatera Utara. lanjut dengan perjalanan darat selama hampir empat jam mata 👁 ku disuguhi warna hijau perbukitan dan kabut menyelimuti memenuhi pemandangan.

Tujuan kami bersama tim adalah untuk melakukan kunjungan pengawasan dan verifikasi pembagian konventerkit untuk nelayan kecil. Tim terdiri dari dua orang auditor dan saya selaku PPHP untuk mengecek pembagian berupa satu mesin, 2 tabung gas LPG 3 Kg, baling2 beserta besi as, Koventerkit dan regulator beserta selangnya.

Perjalanan dengan mobil Inova bermesin diesel yg disediakan oleh pertamina menyusuri pinggir danau Toba berakhir di kantor Dinas Pertanian Kabupaten Samosir. Sambutan dari Kepala Seksi Perikanan Tangkap bernama Mona FN Simbolon kelahiran 1987 mengantar di ruang kepala dinas yg baru tidak ditempat.

Berbekal formulir berita acara monitoring kegiatan verifikasi pendistribusian paket konventerkit untuk nelayan, saya pun dapat verifikasi bahwa pembagian telah dilaksanakan dua hari yakni pada tanggal 17 dan 18 Oktober 2018.

Petugas yang datang saat pendistribusian kepada nelayan antara lain dari pertamina bernama Hamdani no HP 📱 0813-6132-4475, dan Penyedia Jasa(Sentra Karya Mandiri) bernama teguh nomor Hp 📱 62 821-1084-2647dan Konsultan pengawas (Kanta Karya) bernama nisma.

Lokasi serah berada di tiga titik yakni Pangururan sebanyak 61 paket, Onan Runggu 6 paket dan desa Palipi sebanyak 33 paket sehingga total 100 paket dalam kondisi terpasang telah terpasang di kapal nelayan.

Setelah berbincang dengan sekretaris dinas Jhunelis Sinaga, kami pun menjumpai para nelayan di titik serah pangururan. Wawancara kami mulai dengan menanyakan nama. keterbatasan penangkapan kupingku Jawa atas nama nama orang Sumatera menjadikan penulisan nama kurang sesuai. misalnya sandi nayon, Edward, Huluman, Sabri, Luhut dan 16 nama yg pasti salah menulis. meski demikian nomor DP3 yang sudah tercatat akan menjadi bahan koreksi penulisan nama.

Panduan verifikasi pada berita acara untuk nelayan dapat mengungkap kondisi antara lain persyaratan untuk dapat diusulkan oleh kantor dinas Kabupaten Samosir adalah adanya KTP atau KK atau Kartu Nelayan, tidak adanya pungutan biaya, barang diterima dalam kondisi baik, lengkap dan telah terpasang pada kapal nelayan.

Sedangkan pendalaman wawancara kepada nelayan adalah berapa kilo ikan yg bisa ditangkap, beberapa nelayan menyampaikan hanya 2 kilo saja dalam setiap kali tangkap. sedangkan harga ikan per kilo adalah 25 ribu, artinya pendapatan hanya 50 ribu per hari. (masih terkesan subyektif, karena asumsi penerimaan bantuan paket diperuntukkan untuk nelayan kecil, sehingga jawaban nelayan terkesan menyesuaikan dengan asumsi termaksud)

Verifikasi kepada beberapa nelayan tentang program pembagian konkit dapat membantu nelayan menghemat pembelian bahan bakar minyak untuk menangkap ikan 🐡. masih menunjukkan bahwa sosialisasi mempengaruhi jawaban nelayan. nelayan belum dapat menyampaikan nilai penghematan.

Verifikasi terhadap mesin masih kami temukan bahan bakar minyak, setelah kami tanyakan kepada nelayan bahwa mereka khawatir kehabisan gas di danau sehingga BBM menjadi cadangan.

Lain lagi jawaban nelayan dari desa Palipi dimana Bahan bakar minyak di dalam mesin memang dipergunakan untuk menjalankan mesin karena gas habis dan kesulitan untuk membeli. kesulitan atas gas dikarenakan keterbatasan gas yg ada di warung dan harga yg mencapai 27 s. d. 28 ribu.

Desa Palipi secara geografi terpisah oleh danau sehingga akses menuju ke desa tersebut harus melalui kapal sehingga ada perbedaan harga gas 3 Kg. harga gas di pangururan hanya Rp. 22.000

Keterbatasan ketersediaan gas 3 Kg kami konfirmasi kepada pak Hamdani selaku petugas pertamina bahwa memang benar karena belum ada kesepakatan penyediaan pangkalan. pangkalan dapat di kerjasama kan dengan kelompok nelayan ataukah pangkalan dan pengecer konvensional

serba serbi wawancara penulis selalu PPHP lainnya seperti besi as yg tidak cocok dengan jenis kapal 🚢 nelayan. Besi As terlalu panjang untuk kapal nelayan di Kabupaten Samosir sehingga besi tersebut tidak terpakai.

selain itu adalah
– konventerkit yg terkadang perlu distel agar gas dapat mengalir ke mesin
– regulator yang dibagikan masih berkualitas rendah jika dibanding regulator gas di rumah tangga (tidak ada indikator sisa gas) sehingga sebelum menangkap ikan khawatir kehabisan gas di tengah danau
– harga mesin merk China sebelum diganti adalah 1.5 juta sedangkan mesin honda yg diterima senilai 3 juta

Nelayan Indragiri Hilir

Seremoni konkit nelayan bersama wakil ketua komisi VII (M. Nasir) tgl 16 November 2018, terlaksana di Kelurahan Sungai Piring, Kecamatan Batang Tuaka, Kabupaten Indragiri Hilir yang juga dihadiri oleh Direktur Infrastruktur Migas pada Direktorat Jenderal Migas.

Hal tersebut juga diberitakan pada media online https://www.antarariau.com/berita/105285/sebanyak-207-nelayan-indragiri-hilir-terima-bantuan-konversi-bbg

Selanjutnya pada tanggal 20 November 2019 dilaksanakan monitoring pembagian dan persiapan Hibah Paket Konkit Nelayan TA. 2018. Berita Acara pelaksanaan monitoring pembagian termaksud ditandatangani oleh Itjen KESDM, Pertamina, Ditjen Migas, Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Indragiri Hilir, Penyedia pembagian yakni PT. Sentra Karya Mandiri dan penyedia pengawas yakni PT. Kanta Karya Utama.

Salah satu bentuk monitoring dilaksanakan dengan wawancara berdasarkan kuesioner dengan responden Dinas pada pemerintah daerah penerima bantuan yg menangani nelayan. Pada kesempatan tersebut terlaksana dengan responden Kepala Seksi Kelembagaan Nelayan Kecil, Kabupaten Indragiri Hilir, Syamsuria.

Salah satu pertanyaan pada Kuesioner yg kami tanyakan menjadi pemantik koordinasi dinas perikanan dengan pertamina, penyedia barang dan dukungan produk serta konsultan pengawas.

Pada tahun 2018 Kabupaten Indragiri Hilir kali pertama mendapatkan bantuan melalui program konversi BBM ke BBG untuk nelayan kecil. Maka dari itu koordinasi yang baik diantara pihak terkait. Koordinasi tersebut agar termonitor yakni Penyediaan LPG 3kg, perawatan paket mesin dan konkit, serta administrasi penerima bantuan.

Dinas pada Pemerintah Kabupaten yg menangani Nelayan diharapkan saling koordinasi bersama Pertamina terkait penyediaan LPG 3 Kg untuk nelayan. Saat ini, menurut Syamsuria harga LPG 3kg di tingkat pengecer sampai dengan 33 ribu rupiah dimana HET adalah 22.800 rupiah.

Terkait perawatan paket konkit, Dinas perlu koordinasi dengan penyedia barang yakni PT Sentra Karya Mandiri dan Dukungan produk yakni Honda.

Dalam hal dokumentasi kegiatan Dinas terus koordinasi dengan Konsultan Pengawas. Pengelolaan dokumen administrasi seperti dokumentasi nelayan, foto mesin lama dengan mesin baru, keberadaan kapal dan mesin saat dipasang, dan data nelayan sebagai penerima yang secara legalitas disyahkan melalui KTP dan Kartu nelayan perlu disimpan dengan baik.

Pihak Pertamina yg diwakili Adi Bagus menyampaikan bahwa penyediaan LPG 3Kg untuk nelayan direncanakan melalui pangkalan konvensional dikarenakan sebaran nelayan yg merata di daerah Indragiri Hilir. Meski demikian jika Dinas mengkoordinaskan lebih lanjut, dapat disediakan melalui KUB sebagaimana yg dilaksanakan di Kota Pekanbaru.

Keberhasilan monitoring perlu didukung juga oleh pejabat fungsional penyuluh perikanan. Penyuluh yang secara pekerjaan berhadapan langsung dengan nelayan dapat mempertajam monitoring pengguna paket konkit.

Seorang Penyuluh bernama Yati, menyampaikan ada dua puluhan (20) orang penyuluh status ASN dan enam (6) orang yg status kontrak berada di Kabupaten Indragiri Hilir. Yati menambahkan terdapat 4000 an orang nelayan masuk dalam kategori nelayan kecil menggantungkan mata pencaharian di Sungai Indragiri

Selingan hujan deras lima (5) menit mengiringi proses pemasangan konventerkit untuk nelayan pada hari Selasa 20 November 2019. Lokasi titik serah di Kelurahan Sungai Piring, terletak, di pinggiran sungai Indragiri (sungai terbesar no. 9 di Indonesia). Sejumlah 77 paket dari total 207 paket bantuan pemerintah kepada nelayan direncanakan dibagikan di titik lokasi termaksud.

Sedangkan titik serah simpang tiga ada 116 paket telah terlaksana pada hari Sabtu – Minggu 17-18 November 2018. Menurut Amrizal petugas konsultan pengawas belum terdapat pergantian nelayan sebagai penerima paket sebagaimana tercantum dalam DPC3.

Pemasangan pada kapal nelayan distel dari mesin varian 1 merk Honda GX 200, Longtail bersama belalai merk KKK, selang dengan regulator merk quantum, dudukan dan Gas LPG sejumlah dua (2) unit dan konventerkit merk MIJO.

Drajat petugas penyedia barang menyampaikan bahwa agar termonitor paket konkit yang lengkap untuk seluruh nelayan, baling baling diserahkan belakangan setelah dirakit mesin, belalai Longtail, dan konventerkit beserta tabung gas.

Monitoring yg dilakukan berbarengan dengan proses pemasangan dengan pertimbangan dilakukan secara sampling sampai dengan sepuluh (10) % dari total paket konkit.

Monitoring yg dilakukan saat proses pemasangan memudahkan dalam pengisian kuesioner baik responden Dinas maupun responden nelayan. Selain itu didapatkan hasil maupun pemantik koordinasi yg diharapkan dalam monitoring pembagian dan persiapan Hibah antara pihak terkait.

Pada saat pemasangan dan pembagian, wawancara kepada nelayan menjadi sarana mengingatkan kembali agar nelayan bekomunikasi dengan teknisi. Hambatan nelayan tentang tatacara penggunanaan konventerkit diingatkan kembali agar tidak menjadi penyebab tidak dipergunakan paket konkit

Nelayan Pesisir Selatan

Nelayan di Pesisir Selatan, Sumatera Barat beroperasi di pantai sepanjang 230 Km. Sebanyak 18.000 orang diantaranya ada 12.000 nelayan berkategori kecil. Hal tersebut dikatakan oleh Afrian Julta, S. Psi. Kepala Bidang Pemberdayaan Nelayan dan Pemberdayaan pada Dinas Perikanan Kabupaten Pesisir Selatan menyampaikan pada wawancara PPHP verifikasi Konkit nelayan pada Jumat 30 November 2018 di pantai Sungai Nipah.

Selaku pimpinan dinas yg membina nelayan, beliau menambahkan bahwa bantuan berupa mesin penggerak kapal nelayan beserta konventerkit berbahan bakar LPG 3Kg dapat berkesinambungan pada tahun 2019.

Tak mengherankan jika harapan bantuan pemerintah melalui Pertamina ini sangat diharapkan. Nelayan binaan di 10 Kecamatan dari total 15 kecamatan di pesisir selatan mayoritas merupakan nelayan kecil.

Kabupaten Pesisir Selatan, Provinsi Sumatera Barat menjadi tempat safari terakhir pengecekan Panitia Penerima Hasil Pekerjaan(PPHP) untuk verifikasi pendistribusian paket 📦 konventerkit untuk nelayan 🛶 Tahun 2018.

Hujan ☔ mengguyur kantor 🏢 dinas perikanan Kabupaten Pesisir Selatan. Sejak siang pada Kamis 29 November 2018 derasnya hujan mengantar pada data rekap verifikasi dan pengawasan pendistribusian telah 100% yang dibawa oleh Konsultan pengawas.

Suwandi, petugas dari Konsultan pengawas. Dia sedianya akan menuju padang pariaman untuk mendampingi pimpinan konsultan pengawas Bp Okki. Sehubungan adanya kunjungan Wakil Menteri ESDM, Bapak Archandra Tahar.

Kunjungan kali kedua Wamen di Provinsi Sumatera Barat terkait program konversi BBM 🛢 ke BBG untuk kapal perikanan nelayan kecil. Jum’at, 30 November 2018.

Sebelumnya Wamen mendatangi Kabupaten Pesisir Selatan pada 25 Oktober 2018. Usai kunjungan dan penyerahan simbolis kepada nelayan, dilakukan pemasangan sebanyak 10 Unit

Sesuai dengan berita acara rekapitulasi pendistribusian per Kabupaten, pelaksanaan pendistribusian paket konventer kit sudah selesai. Selama sembilan (9) hari sejumlah 585 unit mesin dan 1.170 unit paket perdana LPG 3 Kg telah dibagikan kepada nelayan.

Kecamatan IV Jurai menyasar 64 orang nelayan dengan kategori mesin varian 1. Begitu juga Kecamatan Batang Kapeh sejumlah 113 paket. Sedangkan untuk mesin varian 2 diberikan kepada nelayan di kecamatan Bayang dan Kecamatan Sutera.

Mayoritas nelayan kapal 🚢 penerima bantuan berada di Kecamatan Sutera dengan total 254 unit dan posisi terbanyak kedua di kecamatan bayang dengan total 154 orang nelayan.

Penggantian nelayan yang hanya mencapai 48 orang menunjukkan validitas data nelayan sampai dengan 90%. Meski beberapa nama perlu pengeditan karena perbedaan di KTP dengan Kartu Nelayan, namun secara umum data yg tercantum pada DP3 memenuhi persyaratan legalitas dan faktual orangnya.

Gambaran umum penggunaan oleh nelayan terkendala pada pembiasaan peralatan dan bahan bakar gas. Nelayan yang dijadikan sampling pengecekan oleh PPHP menjawab merasa khawatir macet di tengah laut. Sehingga belum menghilangkan ketergantungan pada Bahan Bakar Minyak.

Kendala pengaturan konventerkit merk Abg pada mesin varian 1 menyebabkan mesin sulit untuk dihidupkan kembali setelah dimatikan. Penggunaan mesin untuk tolak pergi ke laut menggunakan BBG. Kesulitan menghidupkan kembali untuk pulang dari laut, menggunakan BBM pada mesin lama sebagai cadangan.

Nelayan bernama devrizal di Sungai Nipah mencoba melakukan pengaturan setelan konventerkit warna biru merk Abg. Hasil pengaturan yang tepat menghasilkan kemudahan dalam penggunaan. Devrizal tolak ke laut dan pulang dari laut telah meninggalkan BBM dan full mempergunakan BBG.

Meski sudah diberikan sosialisasi tata cara penggunaan dan perawatan, namun masih perlu waktu untuk pembiasaan. Terlebih untuk dapat mengatur setelan konkit sebagaimana yang dilakukan devrizal. (Seorang nelayan di kecamatan IV Jurai sekaligus mantan teknisi/montir)

Begitu juga nelayan bernama Suwandi di titik serah kecamatan Sutera. Ketergantungan kepada BBM untuk melaut telah hilang, selama 4 hari setelah diterima bantuan paket konkit, tidak lagi membeli bensin.