Arsip Survey Dan Pemetaan Geologi Kelautan Bandung

Arsip Peta antara lain Anomali Magnet Total Perairan Laut Jawa, 1993, Sedimen Permukaan Dasar Laut Surabaya 1998, Penampang litologi Inti dan bantuan dasar Laut perairan di Tanjung Pandan 1995. Sebaran Tekstur Sedimen Permukaan Dasar Laut Perairan Pontianak 2011 tersimpan di lemari kartografi pada Balai Besar Survey dan Pemetaan Geologi Kelautan.

Peta merupakan wahana bagi penyimpanan dan penyajian data kondisi lingkungan, merupakan sumber informasi bagi para perencana dan pengambilan keputusan pada tahapan pada tingkatan pembangunan. (Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional/Bakosurtanal 2005)

https://www.e-jurnal.com/2013/11/pengertian-peta-menurut-para-ahli.html?m=1

Selasa, 1 November 2022, surat tugas pimpinan mengantarkan nalarku untuk mulai mendalami konservasi rekaman informasi peta tematik Survey dan pemetaan Geologi kelautan. Sarana penyimpanan arsip peta berbeda dengan arsip konvensional lainya yang lebih mendekati lemari pada umumnya. Lemari peta di desain khusus untuk menyimpan lembaran kertas berukuran besar.

Penyimpanan arsip peta untuk jangka waktu yang cukup lama dengan kondisi gulungan, bisa jadi tidak mendukung proses konservasi informasi arsip. Maka dari itu, bidang afiliasi pada Balai Besar tersebut telah memiliki sarana penyimpanan berupa lemari khusus arsip peta yang ditempatkan di ruangan terpisah dari arsip konvensional lainnya.

Bu Iis, arsiparis yang ditemui penulis menyampaikan bahwa dengan dileburnya Badan Litbang KESDM ke BRIN, Balai Besar Survey dan Pemetaan Geologi Kelautan yang disingkat BBSPGL menginduk ke Badan Geologi sejak Tahun 2022. Arsiparis yang baru dilantik pada tahun 2019 tersebut berada di urusan kesekretariatan, dan tidak menangani secara langsung keberadaan arsip peta.

Sampai disini, nalarku pun terbawa pada keterhubungan isi informasi arsip yang terekam dalam media kertas berukuran besar memerlukan sarana penyimpanan yang perlu kesesuaian. Selain ukuran, kesesuaian unit kerja atau kelompok kerja yang memiliki tugas dan fungsi terkait bertanggung jawab keberadaan penyimpanan rekaman informasi. Dalam hal ini dapat disebut pula keterkaitan antara kontek, konten, dan struktur arsip.

Selain meninjau ruangan arsip peta, aku pun diajak oleh bu Iis untuk melihat kondisi penyimpanan arsip inaktif dan arsip kepegawaian. Ruang arsip yang menjadi domain tugas bu Iis adalah ruang arsip inaktif, sedangkan ruang arsip kepegawaian menjadi domain tugas para pengelola kepegawaian atau saat ini menjadi IFT Analis Sumber Daya Manusia.

Akhirnya, ucapan terimakasih kepada arsiparis, bu IIs yang telah berkenan mendampingi koordinasi terkait pengelolaan dan prasarana penyimpanan arsip peta Geologi Kelautan dalam kerangka Peningkatan Ketersediaan Arsip Hulu Migas. Di gedung pemerintahan yang dulu bernama P3GL atau Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan, aku bertemu dengan keramahan petugas penjaga rekaman informasi Peta tematik Geologi Kelautan. 

Tata kelola naskah dinas

Kejelasan aktor pelaksana dan proses bisnis naskah dinas menjadi diskusiku. Berbagi sudut pandang antar arsiparis pada Kamis ,27 Oktober 2022 demi mengawal draft Keputusan Menteri terkait penerapan Naskah Dinas Elektronik di ruang rapat A, Pusat Arsip Kementerian ESDM.

Nyatanya jabatan sejak pimpinan tinggi, aministrator, dan fungsional yang diwujudkan dalam kode dan peran pelaksana serta pengadministrasi umum menjadi penting untuk didefinisikan ke dalam proses bisnis level kedua.

"Caraka yang telah mengirim surat Menteri harus menginput tanda terima pengiriman surat" Ujar Toni. Kebutuhan Mail Handling untuk naskah dinas yang dikirim melalui email, pos, maupun secara langsung memerlukan dokumentasi. Tentu caraka sebagai satu diantara jabatan fungsional umum menjadi peran bersama agendaris dalam proses bisnis kearsipan di level ke dua demi memenuhi kehandalan dokumentasi naskah dinas. 

Bermula tahap penciptaan arsip yang merupakan proses bisnis level 0 yang terurai dalam aktivitas pembuatan dan penerimaan naskah dinas sebagai proses bisnis kearsipan di level 1. Pembuatan naskah dinas terdiri dari tujuh proses bisnis level kedua seperti diantaranya

1. menginput atribut naskah,

2. mengunggah PDF konsep surat,

3. mengkorekai net konsep naskah dinas,

4. memberikan spesimen tanda tangan elektronik,

5. memberikan nomor naskah untuk penandatanganan basah,

6. mengirim naskah,

7. Dan diakhiri dokumentasi dalam bentuk jurnal pengiriman

Sampai disini, pendalaman proses bisnis dilengkapi dengan entitas berupa output proses bisnis dan nanti dijelaskan peran aktor pelaksananya. Aktor pelaksana yang menginput atribut naskah dilakukan oleh staf pelaksana. Atribut naskah dinas tersebut antara lain:

• Tujuan surat yang terwakili kode jabatan sebagai identitas akun aplikasi nadine.

• Jenis atau bentuk naskah yang nanti menjadi dasar urutan nomor naskah dinas

• Kode klasifikasi akses informasi naskah yang teridentifikasi "T" Untuk terbatas, "B" Untuk biasa, dan "R" Untuk informasi yang bersifat rahasia.

• Kode klasifikasi instansi dan klasifikasi masalah yang merupakan kode unik kearsipan di lingkungan Kementerian ESDM

• Jabatan penandatanganan melalui koreksi jabatan berjenjang

• Dan seterusnya

Kemudian untuk proses bisnis level 1 yang merupakan bagian kedua dari tahapan penciptaan adalah yakni penerimaan naskah dinas dan dokumentasi surat masuk yang terwujud dengan fitur jurnal disposisi.

Hal di atas merupakan catatan kecilku dalam membersemangati arsiparis Kementerian ESDM. Kepada mereka aku menaruh tongkat estafet pembangunan kearsipan. Mereka yang aku datangi di Kampus pada tahun 2010 telah menjelma dalam peran konseptor pembinaan dan kebijakan teknis kearsipan di KESDM.

Terakhir, aku pun bersyukur dan akan mendedikasikan diri dengan sedikit wawasan yang dapat aku bagikan. Aku pun siap kapan saja untuk belajar bersama, untuk saling mendebat logika penjaga rekaman kegiatan demi tersusun konsep dokumen pembinaan kearsipan sebagai dukungan manajemen Kementerian. 

Modul Kearsipan

Proposal pengembangan modul kearsipan pada aplikasi naskah dinas elektronik, membawaku dalam diskusi di hari Selasa dan Rabu 25-26 Oktober 2022 di Pusat Arsip Kementerian ESDM. Sebagai suatu dokumen tertulis, penyusunan proposal menggambarkan detil kebutuhan modul kearsipan yang nantinya akan disampaikan kepada pranata komputer.

Bukan saja isian proposal, namun lebih mendalam dari sudut pandang arsiparis beserta pemahamannya untuk mampu presentasi dihadapan ahli TIK. Penyampaian pemilik bisnis proses Kearsipan yang dapat dicerna oleh unit Pusdatin akan menciptakan kolaborasi pengembangan modul kearsipan.

Bahan kerja yang dipergunakan dalam diskusi adalah Keputusan Menteri PAN dan RB nomor 679 tahun 2020 tentang Persyaratan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis (AUBKD), aplikasi srikandi versi ujicoba, dan aplikasi nadine kementerian ESDM.

Tujuan diskusi untuk mendapatkan draft atau konsep dokumen dasar pengembangan aplikasi nadin atau sebagaimana diatas pada tulisan ini, saya sebut Proposal Pengembangan Modul Kearsipan.

Deskrepsi Aplikasi yang terbungkus pada aplikasi perkantoran (ngantor) pada bagian nadin telah eksisting dipergunakan seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian ESDM yang menunjang administrasi naskah dinas sejak tahun 2020. Aplikasi nadin telah dianggap mampu mengimplementasikan Proses Bisnis Pengelolaan Arsip Dinamis pada level 1 yakni Penciptaan.

Target diskusi adalah adanya Software Requirements Spesification untuk memberikan gambaran modul kearsipan dimana sebagai implementasi bisnis proses level 1, yakni pemeliharaan dan penyusutan arsip. Kebutuhan pengguna kearsipan untuk pemeliharaan dan penyusutan antara lain pemberkasan, penataan dan penyimpanan arsip.

Peran aktor pelaksana pada modul kearsipan antara lain : Pengelola arsip dalam hal ini disebut dengan operator aplikasi nadin. Sekretaris yang merupakan pegawai yang melekat pada Jabatan Pimpinan Tinggi. Jabatan Fungsional tertentu arsiparis dan pengawas yang merupakan pejabat struktural di bidang tata usaha dan umum serta sekretariat.

Sampai disini terdapat delapan bisnis proses yang merupakan tahapan pemeliharaan arsip yakni

• membuat berkas,

• memilih berkas,

• memberkaskan,

• membuat daftar berkas.

• Menginput informasi arsip

• Mengolah informasi arsip

• Membuat daftar arsip inaktif

• Menyimpan arsip

Sedangkan untuk tahapan penyusutan, tim telah menentukan batasan dengan pemindahan arsip inaktif. Meski hanya pemindahan,namun level unit kearsipan yang mencapai tiga tingkatan dengan empat jenis organisasi yakni Direktorat Jenderal,Badan, Inspektorat Jenderal dan Sekretariat Jenderal memiliki karakteristik organisasi. Bisnis proses nya terdiri atas

• Permohonan

• Verifikasi

• Penerimaan

• Berita acara

Output yang tercipta sebagai entitas data kearsipan ialah daftar berkas, daftar isi berkas, daftar arsip inaktif, daftar arsip yang dipindahkan. Tentu setiap entitas memiliki kriteria minimal seperti sebagai standar metadata yang diperlukan dalam membentuk data.

Akhirnya, sedikit tulisan ini hanya menjadi wujud semangat pengabdian. Istilah recehnya "menggugurkan kewajiban dalam peran ASN di suatu komunitas administrasi pemerintahan. Arsiparis sebagai jabatan fungsional pada urusan administrasi pemerintahan yang bersifat umum terus dituntut mampu berkolaborasi dengan Pranata Komputer dalam bingkai Tranformasi Digital. 

Penyimpanan Berkas Perseorangan

Kala CV Pensiunan dibacakan oleh Sesditjen Migas mengiringi pemakaman Bapak Iin Arifin Tahyan pada hari Minggu, . Kala itu mengalir pemaknaan kearsipan untuk berkas perseorangan Pejabat Tinggi Madya (KP.12). Arsip menjadi bahan dasar informasi yang berguna untuk peradaban manusia.

Penggalan kalimat diatas mengawali diskusi bersamaan pemaparan mahasiswa PARI UGM Yogyakarta, Jesica dan Elena. Penataan dan penyimpanan berkas perseorangan di Unit Kearsipan Ditjen Migas yang menjadi Praktek Kerja Lapangan (PKL), mengantarkan nilai guna kearsipan.

Jesica memulai pemaparan dengan adanya arsip konvensional yang sudah tidak lengkap dikarenakan masa transisi pengelolaan digitasi berkas perseorangan ke sistem komputer yang dinamakan Sistem Informasi Kepegawaian atau dikenal dengan "Sipeg".

Sampai disini, Jesica mendapatkan masukan untuk mendalami lingkungan kerja maupun literasi kebijakan instansi yang mengatur pengelolaan kepegawaian. Perjumpaannya dengan Saudara Ardhian Kusuma sebagai salah satu pengelola kepegawaian saat menelusuri SK CPNS dan SK Kenaikan Pangkat untuk satu nama pegawai yang kemudian membutuhkan format PDF demi kelengkapan "dosir kepegawaian" akan mendudukkan penyimpanan arsip kepegawaian.

Pun Elena, kala harus mewawancarai Imran, calon Analis Kepegawaian yang menelusuri arsip pensiun tahun 2008. Empat bekas tahun setelah masa inaktif, berkas perseorangan pejabat tinggi madya pun kembali mengemuka. Melalui penerima layanan kearsipan, Elena mulai memahami nilai guna kearsipan untuk peradaban manusia.

Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi catatan kecilku dalam mewarnai dunia kearsipan. Selain pemahaman teknis, pengolahan arsip menjadi informasi perlu digenjot untuk dapat termakan oleh publik. Basis infomasi bersumber dari kearsipan yang begitu luas perlu trik marketing dan obyek barang jualan.

Bukan keuntungan yang sempit, namun keuntungan demi menjadi bagian dari usaha pencerdasan kehidupan bangsa. Mahasiswa Kearsipan perlu memiliki sudut pandang informatif, inovatif dalam penataan dan penyimpanan sampai nanti ujungnya pada bentuk layanan kepada para pengguna. Saatnya kearsipan dapat turut meramaikan dukungan manajemen dalam area informasi bermutu tinggi. 

Kinerja via Mail Handing (Persuratan Migas)

Gedung Lasut, Pusat Survey Geologi Bandung, 20 Oktober 2022. Dukungan Peningkatan Kinerja Direktorat Jenderal melalui Monitor Mail Handing dilaksanakan oleh Tata Usaha Ditjen Migas. Kehadiran Pak Adit, Kabag Tata Usaha dan Protokol Biro Umum Kementerian ESDM memberikan suntikan semangat para petugas sekretariat pimpinan.

Kebersemangatan Maulana dan Dewo nampak berbinar pada raut wajah yang tak mampu ditutupi disaat keseharian berada di ruang surat Dirjen harus ke luar kota demi jalinan koordinasi dan komunikasi antar petugas sekretariat naskah dinas. Sebagai petugas operator pusat pada unit organisasi Kementerian ESDM, mereka bertugas memonitor tindaklanjuti arahan Menteri yang sampai ke Kantor Direktorat Jenderal Migas.

Naskah dinas atau yang biasa dikenal dengan surat, bisa jadi adalah output pekerjaan administrasi pemerintahan yang nampak biasa saja. Namun sebagai media rekam informasi tertulis Kedinasan, naskah dinas atau surat memegang peranan penting setidaknya dalam tinjauan dukungan peningkatan kinerja dari Jabatan Pimpinan Tinggi.

Gambaran keseharian dari Tata Usaha Menteri yang disampaikan pada forum tersebut diantaranya : Menteri menggunakan disposisi manual. Selain nadin, dilakukan pula backup pencatatan via google sheet, setelah diberikan disposisi, TU Menteri mengupdate PDF selendang surat, replace di akun pengawas, diteruskan ke akun menteri. Notifikasi print out yang disampaikan ke meja kerja Menteri.

Untuk alur surat keluar bertanda tangan Menteri, saat ini melalui tinjauan yuridis Biro Hukum dimana terlebih dahulu Unit Organisasi menyampaikan konsep Sekretaris Jenderal KESDM. Paraf koordinasi yang diberikan pada konsep surat keluar sebelum ditandatangani Menteri menjadi isu nilai autentik dan tingkatan akses suatu dokumen negara.

Sampai disini, gelaran acara ketatausahaan Ditjen Migas menarik diriku untuk menyampaikan pendapat dalam forum. Nyatanya beban kerja persuratan memerlukan kesamaan persepsi sejak Biro Umum dalam melaksanakan pembinaan ketatausahaan Cq. Naskah Dinas. Surat Edaran Sekretaris Jenderal tentang jangka waktu penyelesaian arahan Bapak Menteri menjadi penting untuk dikawal bukan hanya karena Ditjen Migas dalam jumlah terbanyak diantara Unit Organisasi di Lingkungan KESDM.

Selain cara koordinasi dan komunikasi yang efektif melalui pertemuan yang diusung oleh berbagai lini organisasi ketatausahaan, dibutuhkan pula sarana perkantoran seperti Pemanfaatan Teknologi Informasi Komputer seperti adanya aplikasi yang dapat menjembatani ruang dan batasan waktu monitoring arahan pimpinan.

Kehadiran excel secara online yang menjadi mesin pengolah data secara berbarengan, nampaknya akan menjadi pilihan. Fitur monitoring arahan pimpinan pada aplikasi persuratan dapat mengawali alur berfikir sistem pemberkasan secara elektronik. Kenapa?

Peran pengguna aplikasi persuratan atau dalam hal ini petugas persuratan (sekretaris, Operator Pusat, Pengawas) menjadi pintu gerbang bertemunya naskah masuk dan keluar di mana dalam kontek pemberkasan dapat memperkuat arsiparis dalam membentuk satu kesatuan berkas kerja yang utuh dan terpercaya.

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi dokumentasi dan gambaran peran dukungan peningkatan kinerja instansi melalui monitoring arahan pimpinan. Kesepakatan dan kesepahaman atas kegiatan ini memiliki output daftar isi berkas dan daftar berkas dimana menjadi inti dari sistem pemberkasan dalam kearsipan. 

Organisasi dan Sumber Daya Manusia Kearsipan

Penyesuaian ketersediaan formasi arsiparis di unit kearsipan Ditjen Migas yang saat ini berada pada lima orang arsiparis (2 penyelia, 2 pertama, 1 Muda, dan 1 Madya adalah hal yang menarik jika dibandingkan dengan keberadaan arsiparis eksisting di Balai Besar Lemigas yang berada pada sembilan orang" Ujarku dalam forum "Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kearsipan dan Organisasi Kearsipan di unit kerja Balai besar di Lingkungan Kementerian ESDM pada hari Jumat 14 Oktober 2022 di Gedung Arsip Pondok Ranji.

Meski agak terkesan mendompleng dari judul diskusi yang sebetulnya diinisiasi oleh Biro Umum KESDM untuk menindaklanjuti usulan Badan Geologi atas formasi arsiparis pada Balai Besar Geologi Kelautan.

Forum diskusi tersebut dibuka oleh Kabag Tata Usaha KESDM dan dilanjutkan dengan arahan kepala Biro Umum. Tiga hal yang disampaikan Ibu Upik Jamil yang merupakan oleh oleh diklat JPT Pratama urusan Umum untuk Kementerian yang diselenggarakan oleh ANRI antara lain:

1. Penataan fisik arsip yang disusul dengan digitasi oleh seluruh unit kearsipan dari tingkat 1 sekretariat Jenderal, tingkat 2 pada unit Organisasi Ditjen dan Badan, serta tingkat 3 pada Balai Besar perlu dipercepat sampai awal tahun 2024

2. Integrasi Nadin dengan Srikandi

3. Sebagai ASN tetap harus mendukung program strategis pemerintah dalam hal ini Pemindahan IKN

Terkait hal tersebut tentu diskusi organisasi kearsipan menggambarkan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kearsipan yang tertera pada peta jabatan, dimana akan segera ditetapkan untuk Organisasi Kearsipan di unit kerja Balai besar di Lingkungan Kementerian ESDM.

Diskusi yang melibatkan unit Organisasi yang membawahi Balai Besar dan tidak ketinggalan unit kerja dukungan Organisasi dan Tata Laksana (Ortala pada Sekretariat Jenderal KESDM) menjadi titik mula penguatan Kearsipan dari tinjauan organisasi dimana Biro Umum selaku Koordinator Jabatan Fungsional Arsiparis.

Peta jabatan untuk arsiparis di lingkungan Balai Besar KESDM segera akan ditetapkan setelah nanti dimintakan rekomendasi ke Intansi Pembina dalam hal ini ANRI. Peta jabatan terabut sebagai tuntutan pembentukan organisasi baru yakni Balai Besar pada tahun 2022.

Sampai disini nalar kita akan tertuju pada penjelasan dari Biro Ortala bahwa sebagaimana Jabatan Fungsional tertentu lainnya bahwa rekomendasi Intansi Pembina akan mendasarkan pada pemetaan kebutuhan arsiparis yang telah disampaikan kepada Kementerian PAN dan RB.

Jika Biro Umum selaku koordinator Arsiparis telah memberi gambaran empat formasi pada tiap Balai, bagaimana pengaruhnya kepada Unit kearsipan pada unit organisasi utama? Kemudian bagaimana untuk Balai Besar yang telah memiliki arsiparis eksisting lebih dari empat?

Tulisan ini tidak juga akan mengupas lebih lanjut. Info dari wakil Biro Ortala dimana pada peta jabatan terbaru (sesuai SOTK terkini) terdapat 148 formasi arsiparis, masih baru terisi 109 arsiparis (kondisi sesuai laporan Biro Umum pada acara membingkai kembali profesi kearsipan di Bandung pada 25 Juli 2022.

Simpelnya, menurut ku sebagai arsiparis, masalah ketimpangan ketersediaan arsiparis dan tantangan riil kearsipan tidak akan paripurna untuk sepuluh tahun mendatang. Coba cek saja apakah kearsipan nasional mampu dilaksanakan hanya dengan 9.720 orang arsiparis untuk K/L dan Pemda( jumlah tersebut mengutip lampiran surat Menteri PAN dan RB Tanggal 19 September 2022 tentang Penetapan Kelas Jabatan bagi Arsiparis)

Akhirnya tulisan ini aku akhiri dengan mencuplik arahan Kepala Biro Umum KESDM.

"Organisasi Kearsipan perlu juga menjawab secara subtansi program strategis pemerintah yakni transformasi digital dengan meninggalkan cara cara lama dalam kearsipan" tutur Ibu upik

"Prakomparis" yang menjadi perpaduan antara pranata komputer dan arsiparis dapat menggambarkan kebutuhan dan mengikuti tantangan kearsipan terkini. Meski hipotesis pemanfaatan teknologi informasi pada urusan kearsipan yang mereduksi kebutuhan jumlah arsiparis masih perlu dijawab seiring waktu berjalan.

Langkah nyata Biro Umum terkait Penyesuaian komposisi arsiparis telah dilayangkan ke Biro SDM. Pembentukan RO baru pada struktur anggaran telah pula disuratkan Karo Umum ke Biro Perencanaan. Dengan adanya dukungan anggaran maka kebutuhan sumber daya kearsipan dapat terpenuhi.

Berapa banyak kebutuhan arsiparis , mempertimbangkan kebutuhan melalui analisa jabatan dan analisa beban kerja. Isi peta jabatan sangat dinamis, pengukuran harus terukur." Tutur Bu Upik Jamil.

Desiminasi Arsip Vital KESDM

Ketentuan peralihan Undang Undang nomor 43 tahun 2009 menjadi jawaban Direktur Kearsipan Pusat ANRI, Bapak Imam Mulyantono. Program arsip vital mendasarkan aturan Kepala Arsip Nasional tahun 2005.

Meski Peraturan Pemerintah sebagai pelaksanaan Undang Undang Kearsipan menunjuk tahun 2012, dalih tidak bertentangan dan belum adanya aturan baru, belom mendorong regulator kearsipan nasional untuk memberikan fokus pada kebijakan program arsip vital.

Sampai disini, sudut pandangku sebagai arsiparis pun harus mengangguk sepakat. Bisa jadi gagal pahamnya pembacaan program arsip vital yang termuat dalam perka ANRI karena keterbatasan lingkungan pekerjaan arsiparis. Atau bisa jadi dampak perubahan lingkungan organisasi birokrasi yang begitu pesat pasca tahun 2009.

Dua tulisan terkahirku yang pertama turut mensosialisasikan program Arsip vital kepada unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas pada April 2022 dan diskusi bersama dua JPT Umum dan JPT PPBM pada Juli 2022. 👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/04/program-arsip-vital.html?m=1https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/04/program-arsip-vital.html?m=1

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/07/sinergitas-arsiparis-dan-pengelola-bmn.html?m=1Arsip vital asset Kementerian

Beranjak dari temuan pengawasan kearsipan pada Kementerian ESDM untuk penetapan daftar arsip vital, Biro Umum menginisiasi acara desiminasi program Arsip Vital dengan Narasumber ANRI pada hari Rabu, 12 Oktober 2022. Rekomendasi Tim Pengawasan Kearsipan akan ditindaklanjuti dengan rencana penetapan hasil identifikasi jenis jenis arsip vital.

Kembali nalarpun terdesak bertanya, perlu kah daftar arsip vital menunjukkan kondisi faktual suatu arsip sebagaimana status atau nilai administrasi, hukum dan keuangan unit kerja penciptanya? Bagaimana jika fisik arsip yang masuk dalam daftar arsip vital tidak diketemukan? Sejauh mana daftar Arsip vital dapat menginformasikan aset negara? Pun dapat menceritakan bukti Kementerian ESDM sebagai satu diantara entitas di negara ini sebagai penyelenggaraan komoditas hajat hidup orang banyak?

Tulisan ini bukan untuk mencari jawaban pertanyaan di atas. Aku pun memulai dari memori yang menangkap ceramah narasumber, bahwa Program arsip vital adalah environment atau lingkungan. Bukan melulu daftar Arsip namun suatu program. Di Undang Undang, Pasal 56 , tertulis kata "program, mitigasi pada bencana, penyelamatan fisik".

Sedangkan pada Peraturan Pemerintah, arsip vital itu adalah tindakan dan prosedur (environmental) musibah. Penyajian arsip vital menjadi kewajiban pencipta arsip. Pengelolaan arsip aktif menjadi rumahnya arsip vital.

Kembali lagi, mengapa program Arsip vital harus dimulai dengan penetapan daftar arsip vital oleh pimpinan unit kearsipan??? Bukankah daftar arsip adalah satu dari jenis hasil pekerjaan Kearsipan yang bermakna penyajian informasi. Sejauh mana penggolongan akses vital serta verifikasi antara daftar dengan kondisi faktual suatu dokumen negara??

Ada apa dengan daftar arsip vital Kementerian ESDM versi tim Pengawasan kearsipan? Tidak cukup kah program arsip vital yang terMuat dalam Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang pedoman penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan KESDM???

Narasumber pun menchalange pemahaman insan kearsipan yang tidak harus letterleg peraturan perundang undangan tentang kearsipan. Namun demikian memunculkan pertanyaanku " Bagaimana orkestrasi pembinaan kearsipan Nasional "?

Berikut riwayat program kearsipan yang telah diikuti penulis

1. Tanggal 14 April 2022, Ditjen Migas telah mendalami arsip vital saat itu dari bu susanti ANRI dan dimana secara tegas pak direktur telah menjawab kegelisahan kami bahwa ketentuan peralihan perka 2005 masih menjadi panduan berdalihkan belum adanya aturan baru atau tidak bertentangan.

2. Bulan Juli 2022, ibu karo dan Bapak PPBMN, duet untuk mendiskusikan arsip vital sebagai bukti kepemilikan asset dengan mengajak kami para arsiparis. Kami pun kaget tatkala kapus PPBMN menyampaikan filosofi penyimpanan arsip tanah negara (kategri vital) itu wajib pertama oleh Menteri Keuangan. Karena perlu kesiapan maka di aturan di share ke masing masing Kuasa Pengguna Barang. Pun di saat yang sama, Karo Umum memandang identifikasi arsip vital yang tidak terksan terlalu luas mengawang awang. 

3. November 2021, direktur jenderal Migas mendatangi langsung ke ruang arsip. Professor Tutuka, guru besar ITB, yang ditekankan oleh beliau adalah, "bagaimana evakuasi kebencanaan seperti kebakaran? Sampai hari ini, kita masih menunggu perbaikannya kedaduratanNovember 2021, direktur jenderal Migas mendatangi langsung ke ruang arsip. Professor Tutuka, guru besar ITB, yang ditekankan oleh beliau adalah, "bagaimana evakuasi kebencanaan seperti kebakaran? 

4.  Sejak 2012,unit kearsipan Ditjen Migas telah menerapkan sistem penyimpanan onstorage dan off Storage dimana sebanyak 5.300 boks di penyedia.  selain dari kebutuhan bahwa penyimpanan yang di luar gedung dan di kelola secara profesional tentu akan memiliki jaminan lebih dari penyimpanan yang menyatu yang menjadi beban kerja unit kearsipan. 

5. UK Ditjen Migas telah menyimpan arsip vital pembayaran sampai tahun 2021, arsip personal file yang sudah tergeser dengan adanya Sipeg. Meskipun demikian tanggung jawab masih di bagian Keuangan dan Juga kelompok kerja Kepegawaian.

6. Tahun 2012, UK Ditjen Migas pernah membuat paket pekerjaan konsultan arsip vital dimana saat itu melalui proses lelang (lebih dari 100 juta). Secara jelas konsultan menerapkan perka ANRI tahun 2005 dg output kajian. Setidaknya dua metodeI dentifikasi arsip melalui kelompok unit kerja dan identifikasi per jenis dokumen. 

Manajemen Kearsipan

Empat pekan menjalani PKL, Azra dan kawan kawan dituntut melihat kearsipan secara lebih lengkap. Bukan saja menggambarkan teknis penataan arsip dinamis dan penyimpanannya saja, namun terkait dengan pemanfaatan sumber daya kearsipan dan penyajian arsip sebagai sumber informasi.

Berpijak pada sumber daya kearsipan setidaknya perlu mempergunakan sarana manajemen dalam menjalankan kearsipan yakni melihat Man, Material, Money, Method, dan Market. Man yakni arsiparis dan para petugas kearsipan. Keberadaan arsiparis di intansi pemerintah dipayungi dengan landasan Peraturan Menteri PAN dan RB dan aturan pelaksanaan oleh Intansi Pembina yakni Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Material seperti sarana kearsipan sejak standar gedung dan ruangan penyimpanan arsip, roll opeck atau rak statis, keamanan dan area ruang arsip, ruang pengolahan, boks arsip, media rekam seperti tingkat keasaman kertas, kapasitas simpan arsip, pemanfaatan teknologi informasi komunikasi seperti internet, intranet, komputer, aplikasi pengolah data, pengolah kata, database dan seterusnya.

Money yakni pembiayaan berupa suatu program kerja yang terukur. Proposal kearsipan setidaknya memuat gambaran menyeluruh sehingga dapat menjadi dasar pembiayaan. TOR dan RAB yang menjadi dasar penganggaran perlu dilengkapi dengan data dukung baik administrasi maupun teknis kearsipan.

Method, dapat berpijak pada landasan teori kearsipan apakah mempergunakan pendekatan life cycle of record, record management, atau archive administration sampai pendekatan Record Continum Model. Pun diperlukan literasi peraturan perundang-undangan kearsipan sejak Undang Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Kepala ANRI, Peraturan Menteri, Keputusan sampai dengan SOP yang disepakati oleh intansi.

Yang paling terakhir yakni market atu penguna kearsipan. Sebagai sumber informasi, arsip hanya satu dari banyak entitas yang unik di area market informasi. Untuk itu penekanan "market kearsipan" berkutat pada tingkat aksesibilitas suatu arsip. Hak akses berbarengan dengan kedudukan dan kewenangan pada setiap pejabat dan pegawai. Market kearsipan bukan lagi berada pada paradigma pembuktian namun lepas landas turut serta pembangunan dalam berkeadilan dan meraih kesejahteraan bangsa.

Terakhir yang tidak kalah penting ialah point of view dari kearsipan. Kearsipan berkedudukan satu diantara urusan umum yang mendukung manajemen organisasi birokrasi. Bersamaan urusan lain dukungan atau supporting manajemen organisasi, kearsipan dituntut untuk lebih dapat diterima dan lebih efektif dan efisien. 

Bukan hanya tentang Arsip

Jesica mendapatkan tugas menata Arsip perseorangan pegawai Ditjen Migas. Desi mengkonsep denah ruang penyimpanan arsip di Gedung Ibnu Sutowo. Widya melakukan pengolahan data sebanyak 457 nomor berkas hukum berkode HK. Azra memulai melakukan deskrepsi Arsip Hukum dengan menginput data mempergunakan aplikasi Arsip digital.

Praktek Kerja Lapangan para mahasiswa Diploma IV Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi di lantai empat Gedung Ibnu Sutowo menambah kemeriahan ruang peristirahatan rekaman kegiatan Ditjen Migas. Pun dengan kehadiran pegawai yang menelusuri bukti pertanggungjawaban keuangan untuk tahun anggaran 2020 dan 2021 untuk kebutuhan data audit internal.

Penampakan ruang Arsip yang meriah itu menjadi bukti memgawal tujuan ketersediaan Arsip yang terkuat dalam Undang Undang dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tentang kearsipan. Ratusan ribu berkas inaktif dan tiga belas ribu boks Arsip koleksi unit kearsipan Ditjen Migas.

Realitas pekerja Arsip di instansi pemerintah harus bergelut dan berkompetisi dengan jabatan lain dalam rumpun manajemen organisasi birokrasi. Mahasiswa diajak melek bukan sekedar teknis pengelolan arsip saja namun terkait dengan unsur manajemen yang lain seperti pemanfaatan sumber daya di birokrasi demi pencerahan informasi yang terekam di dalam arsip negara.

Sampai disini nalarku teringat pada penentuan tujuan bekerja di bidang kearsipan. Selain demi mengawal konstitusi (landasan Undang Undang-undang Republik Indonesia) seperti diantaranya dalam menjamin ketersediaan arsip untuk organisasi melalui penggunaan oleh pegawai dan pejabat yang membutuhkan referensi, bahan bacaan, bukti pertanggungjawaban kerja, maka perlu mengetahui tujuan kearsipan sesuai peran tugas organisasi yang menyatu dalam manajemen birokrasi. 

Tentu terkait dengan penyelenggaraan pemerintahan yang efektif, efisien, transparan, akuntabel. Akhirnya melalui core value Aparatur Sipil Negara (ASN) : Berorientasi pada Pelayanan, Akuntabel, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaborasi, pekerjaan kearsipan berderu demi memberikan dukungan manajemen organisasi birokrasi pemerintahan. 

Mahasiswa PARI UGM

Jesica, Azra, Widya, Desi, dan Elen, Mahasiswa Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta pada Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi (PARI) melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Unit Kearsipan Tingkat II Direktorat Jenderal Migas. Mereka menjalani pengenalan habitat pekerjaan kearsipan yang berada di Gedung Ibnu Sutowo Jalan HR Rasuna Said Kav B5 Jakarta Selatan. 

Pekan pertama, mahasiswa menerim pengenalan aktivitas penataan arsip keuangan pada seri Belanja Negara. Selain itu mengenali Proses digitasi dari arsip kertas ke format Pdf. Pengelolaan kearsipan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mengacu pada Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. 

Evaluasi terhadap para mahasiswa tersebut dilaksanakan dengan penugasan penyusunan laporan. Mahasiswa PKL diharapkan mampu mendeskripsikan pekerjaan dan dapat memberi masukan atas praktek kearsipan di unit kearsipan.

Masukan dari mentor PKL adalah menambahkan pada laporan terkait kedudukan organisasi Ditjen Migas sebagai bagian dari entitas industri Migas Nasional. Terdapat entitas organisasi yang mewakili negara dalam pengelolaan sumber daya alam fosil Migas. Pengenalan organisasi mengantarkan mahasiswa PKL memahami konsepsi Organisasi Kearsipan yang terdiri dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah. 

Selain itu, pemahaman organisasi Ditjen Migas akan mengantarkan wawasan mahasiswa atas kedudukan atau fungsi kearsipan di instansi pemerintahan. Fungsi kearsipan yang tidak tertulis pada struktur dan organisasi tata kerja (SOTK) dilekatkan pada fungsi "tata usaha" Atau "umum". Berada pada lini Unit kerja Sekretariat Direktorat Jenderal yang memberikan dukungan manajemen teknis untuk organisasi Ditjen Migas. 

Pekan kedua, mahasiswa PKL menerima pengenalan aktivitas Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif. Langkah langkah teknis aktivitas tersebut dipresentasikan dihadapan mentor untuk membekali para mahasiswa saat terjun langsung menangani penataan Arsip inaktif secara teratur. Pengenalan aktivitas penyimpanan secara offstorage dan onstorage menjadi bahan untuk laporan ketiga setelah pendalaman kebijakan organisasi tentang kearsipan di lingkungan Ditjen Migas. 

Memasuki pekan keempat PKL di Unit Kearsipan, mahasiswa mendapatkan arahan agar lebih teliti dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan langkah langkah teknis kearsipan di Ditjen Migas. Tantangan kepada Mahasiswa DIV PARI sebagai embrio calon arsiparis tingkat keahlian adalah bagaimana mengkritisi sistem dan menjawab tantangan dunia industri informasi berbasis Arsip negara.