Pengembangan E-Government

 Oleh M. Asichin Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia disampaikan pada acara: Rapat Koordinasi

Aula Lembaga Administrasi Negara, Jakarta, 6 Maret 2012

Pengembangan SIKN adalah Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana JIKN. dan Pembentukan JIKN adalah Sistem jaringan informasi & sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. 1.Merupakan amanat Pasal 12 s.d. 14 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2.Telah dirintis sejak tahun 2004 yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 1. ANRImembangun SIKN untuk memberikan informasi yang autentik & utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, & simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI. 2.Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN.

PEMBENTUKAN

JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL  ( JIKN )

1.  JIKN berfungsi untuk meningkatkan:

a.  akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, b.  kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, c.  peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.

2. Penyelenggara JIKN adalah:

 a.  Pusat Jaringan Nasional oleh ANRI b. Simpul Jaringan oleh §  lembaga kearsipan provinsi, §  lembaga kearsipan kabupaten/ kota, & §  lembaga kearsipan perguruan tinggi.

JIKN

1. JIKN merupakan sistem jaringan informasi & sarana pelayanan untuk

a.  arsip dinamis, & b.  arsip statis.

2. Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan, unit kearsipan pada lembaga negara menjadi simpul jaringan.

3. Lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta dapat menjadi simpul jaringan.

TANGGUNG JAWAB “PUSAT JARINGAN NASIONAL”  (ANRI)

a.penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan oleh lembaga negara dalam “daftar arsip dinamis”,

b.penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam “daftar arsip statis nasional”,

c.  pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis & arsip statis dalam JIKN secara nasional,

d.  layanan informasi kearsipan melalui JIKN,

e.  pengelolaan sistem & jaringan,

f.evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN;

g.koordinasi simpul jaringan dalam satu kesatuan JIKN.

Penggunaan “Informasi Kearsipan”

1.Untuk meningkatkan kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan kepada pemerintahan & masyarakat.

2. Informasi kearsipan bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan.

3. Informasi kearsipan sekurang-kurangnya memuat metadata arsip meliputi: a.  pencipta arsip,b.  nomor arsip,c.  kode klasifikasi,d.  uraian informasi arsip,e.  kurun waktu,f.  jumlah, &g.   keterangan.

Partisipasi dalam Portal “Satu Layanan”

•Memperhatikan arahan Wakil Presiden mengenai peluncuran “Program Kunci Pemerintah di 2012” di kantor Wakil Presiden, serta surat Deputi IV Kepala UKP-PPP tanggal 17 Februari 2012 perihal Partisipasi K/L dalam Portal “Satu Pemerintah” dan “Satu Layanan”, ANRI menyambut baik dan mendukung  ajakan partisipasi tersebut.

•Diharapkan website JIKN yaitu : www.jikn.anri.go.id dapat menjadi salah satu bagian yang tergabung dalam portal http://satulayanan.ukp.go.id yang merupakan insiatif UKP-PPP dalam rangka mendukung perwujudan Open Government Indonesia (OGI). 

di dalam pasal 5 Undang undang nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi elektronik disebutkan bahwa informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah, merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia, dinyatakan sah apabila mempergunakan penye;lenggaraan sistem elektronik (pasal 15).

Penyelenggaraan sistem elektronik dilaksanakan secara handal dan aman serta bertanggungjawab terhadap beroperasinya Sistem elektronik. selain itu juga ada pihak yang bertanggungjawab. jika dapat dibuktikan terdapat keadaan memaksa, kesalahan dan atau kelalaian oleh pihak pengguna, maka sistem elektronik menjadikan dokumen tidak syah.

Aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD)

PENGEMBANGAN SIKD

• SIKD yang akan diimplementasikan pada tahun 2012
• dikembangkan oleh Deputi Bidang Pembinaan ANRI pada tahun 2011;
• dikembangkan sepenuhnya oleh SDM TIK ANRI;
• merujuk pada Aplikasi SIKD yang dikembangkan pada tahun 2008;
• telah memiliki fungsi-fungsi utama pengelolaan arsip
• dirancang untuk mengelola arsip elektronik (born digital record) maupun non-elektronik
• telah diperkenalkan juga ke sejumlah instansi pemerintah pada tahun 2011.
• perlu ditelaah kembali kesesuaian dengan ketentuan peraturan perundangan (UU 43 tahun 2012, RPP, Perka ANRI 21 tahun 2011);
• perlu dilengkapi dengan fungsi-fungsi kearsipan tambahan;
• perlu dipastikan untuk dapat berintegrasi dengan SIKN – JIKN;
• perlu ditelaah kesesuaiannya dengan kaedah kearsipan yang umum berlaku;
• perlu ditelaah kemudahaan penggunaannya (user friendliness).

CAKUPAN FUNGSI KEARSIPAN SIKD (Administrator)

	FUNGSI KEARSIPAN	URAIAN
1	Pengaturan Klasifikasi Arsip
2	Pengaturan Jadwal Retensi Arsip
3	Pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses
4	Pengaturan Pengguna
5	Pengaturan Berkas
6	Melakukan pemberkasan ulang
7	Pelaporan:          Laporan Seluruh Berkas dan Arsip         Laporan Berkas dan Arsip Inaktif         Laporan Tindakan Akhir	Daftar Arsip Vital           Daftar Arsip Terbuka           Daftar Arsip Tertutup           Daftar Arsip Terjaga           Daftar Arsip Inaktif           Daftar Arsip Usul Musnah           Daftar Arsip Usul Serah           Daftar Arsip Dinilai Kembali

   

CAKUPAN FUNGSI KEARSIPAN SIKD (Pengguna)

	FUNGSI KEARSIPAN	URAIAN
1	Manajemen Dokumen Elektronik (versioning)	Proses pembuatan naskah (dalam format elektronik) mulai dari konsep awal hingga akhir (final) dipelihara oleh sistem
2	Meregistrasi arsip	registrasi arsip        registrasi naskah internal       registrasi naskah masuk       registrasi naskah keluar
3	Mendisposisi arsip
4	Merelasikan antararsip	Tunjuk silang
5	Melihat metadata arsip
6	Melihat riwayat penggunaan arsip	penjejakan lokasi   penjejakan tindakan
7	Melihat kopi digital arsip	Arsip elektronik maupun hasil pemindaian (scanning)
8	Mengirim arsip yang telah diberkaskan

	9       Mengkopi arsip
1	10      Melihat/mencari semua berkas dan arsip yang dimiliki
1	11       Melihat/mencari semua berkas dan arsip yang dimiliki bawahan
1	12       Melakukan pencarian arsip	Kata kunci           Seluruh kata           Salah satu dari kata           Frase yang sama            Perbanding kata

METADATA SIKD

Pedoman Kearsipan TAMBEN ke ESDM

1. 1978; PEDOMAN TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN DEP. PERTAMBANGAN (77/Kpts/M/Pertamb/1978)
2. 1981 Sistem TLSK Departemen Pertambangan dan Energi (356/Kpts/M/Pertamben/1981 )
3. 1986; SISTEM TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN DEPARTEMEN (247.K/16/MPE/1986)
4. 1998; PEDOMAN TATA PERSURATAN DINAS DAN KEARSIPAN DEPARTEMEN PERTAMBANGAN DAN ENERGI (99.K/06/MPE/1998)
5. 2001; PEDOMAN TATA PERSURATAN DINAS DAN KEARSIPAN DESDM (2345.K/06/MEM/ 2001)
6. 2006: PEDOMAN TATA PERSURATAN DINAS DAN KEARSIPAN DESDM (PERMEN MESDM  052 TAHUN 2006)

Perkembangan Kearsipan

Perkembangan bidang kearsipan di Indonesia dapat dilihat dari tulisan blog ini berjudul paradigma kearsipan. Penerapan secara aplikatif pada sektor usaha swasta dan sektor pemerintahan berkembang sangat pesat. Terdapat pendapat bahwa permulaan perkembangan ilmu kearsipan di Indonesia ilmu perpustakaan dan pada perkembangannya kearsipan menjadi bagian dari ilmu informasi. Di Negara maju seperti Amerika, kearsipan menjadi bagian dari teknologi informasi. Berbagai pendapat yang menyatakan bahwa kearsipan merupakan ilmu terapan karena memenuhi persyaratan untuk dipelajari, mempunyai metode dan persyaratan lainnya. Beberapa perguruan Tinggi Negeri seperti UGM, UI, UNPAD, Unhas dan UNDIP mengadakan program studi kearsipan. Pendapat bahwa kearsipan merupakan ilmu budaya, juga mengalami perkembangan bahwa kearsipan merupakan bagian dari ilmu administrasi atau ilmu manajemen.

Sebagai bagian dari ilmu manajemen atau administrasi, maka kearsipan dikembangkan dengan metode kebijakan, organisasional, administratif, operasional dan kombinasi. Berbagai bentuk pengaturan agar setiap kegiatan kearsipan dilaksanakan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP), petunjuk pelaksanaan maupun petunjuk teknis untuk mengantisipasi berbagai permasalahan administrasi/manajemen. Pengembangan metode ini kemudian disebut dengan “Manual Kearsipan”.

Alasan munculnya Manual Kearsipan atau Kebijakan kearsipan yang ditetapkan oleh pimpinan disebabkan karena kasus/permasalahan yang bervariasi. Beberapa kasus permasalahan yang mendapat perhatian tersebut antara lain adalah:

1.     Arsip yang sulit untuk ditemukan

2.     Pertumbuhan arsip yang semakin pesat karena penggunaan teknologi informasi komputer

3.     Tidak adanya bukti dan data sebagai pijakan dalam penyidikan perkara atau membuktikan kebenaran di pengadilan

4.     Penyimpanan arsip yang semakin mahal

5.     Era keterbukaan informasi publik

6.     Tenaga pengelola arsip yang semakin berkurang

7.     Penerapan e-Government

Selain bermula dari kasus atau permasalahan, pengembangan bidang kearsipan dari metode kebijakan adalah menjadikan sesuatu hal terjadi. Jargon arsip sebagai simpul pemersatu bangsa atau arsip sebagai pertanggungjawaban nasional atau arsip sebagai kekayaan dan kepribadian bangsa merupakan manivestasi dari pilihan setting “menjadikan sesuatu hal terjadi”

UU Kearsipan tahun 2009 dan Peraturan pemerintah sebagai petunjuk pelaksanaannya merupakan contoh pengembangan kearsipan dengan pilihan setting “menjadikan sesuatu hal terjadi”. Cara Negara untuk membantu public mengartikulasi sebuah problem dan cara Negara menjadi kekuatan penyeimbang kekuatan dalam penguasaan arsip serta regulasi yang tidak mengidentifikasi sebuah problem yang hangat dibicarakan menjadi sangat Nampak pada produk UU dan PP termaksud.

Contohnya adalah permasalahan penyimpanan arsip yang semakin terbatas pada lembaga pemerintah diakomodir dengan prosedur jadwal retensi arsip. Namun disisi lain untuk memusnahkan harus dibentuk sebuah panitia penilaian. Bagaimana peran serta publik dalam memberikan pendapatnya mengenai nilai arsip menurut masyarakat itu sendiri. Bagaimana satu lembaga yang kesulitan dalam gedung dan ruangan?.

Contoh lain adalah belom terdapat aturan bahwa organisasi masyarakat atau perorangan dapat mengkoleksi arsip. Lembaga kearsipan baik pusat dan daerah menjadi lembaga yang syah untuk menguasai arsip. Yang kemudian bagaimana dengan era keterbukaan informasi public dimana masyarakat berhak untuk mendapatkan informasi yang salah satunya bersumber dari arsip arsip negara?.

Contoh lain mengenai organisasi profesi. Regulasi kearsipan belom memberikan kesempatan kelompok sosial dan profesi untuk bebas dan berperan dalam ikut serta dalam pengembangan bidang kearsipan. Sertifikasi dan standarisasi hanya kewenangan lembaga pemerintah bukan organisasi social dan kelompok yang berpengaruh.

Kepeloporan pemerintah dalam pengembangan bidang kearsipan menjadi model yang dikembangkan. Lingkungan pemerintah menjadi lokus dari pengaturan dan kebijakan kearsipan. Hal tersebut tersurat dalam UU dan PP kearsipan bahwa semua arsip yang berasal dari kegiatan mempergunakan APBN menjadi arsip yang wajib dikelola oleh lembaga pemerintah dan badan usaha serta perguruan tinggi negeri.

Transformasi arsip konvensional ke elektronik

Implikasi logis kemudahan yang diberikan komputer sebagai mesin adalah adanya duplikasi yang berlebihan. Ketika birokrasi pemerintah masih menggunakan mesin tik manual sebagai sarana dalam pembuatan dokumen kerja, kehati hatian diharapkan agar tidak mengetik secara berulang. Masa pemanfaatan teknologi informasi komputer membawa fenomena baru yang disebut dengan “gunung arsip”. Teknologi menjadi era yang tidak bisa tidak untuk dimanfaatkan sebagai sarana dan alat dalam setiap sendi birokrasi. Untuk itulah diperlukan arsiparis khusus yang memahami pengarsipan arsip elektronik.

Gambaran berikut ini, merupakan catatan catatan yang berkaitan dengan arsip elektronik.

Stigma penggunaan komputer yakni kehilangan otentisitas dan reabilitas Informasi yang terkandung di dalamnya, menjadi hilang ketika semakin banyak orang yang memahami teknologi komputer dan semakin canggihnya teknologi komputer. Hal tersebut juga semakin banyak perangkat hukum yang dapat melegalisasi transaksi secara elektronik. (UU Informasi dan transaksi elektronik). tinjauan aspek legalitas dari para pakar juga telah mendukung keberadaan arsip elektronik

Perkembangan komputer sebagai mesin seperti komputer PC, laptop, notebook, tablet, smartphone menawarkan fasilitas untuk dapat bekerja dengan sistem operasi. Beberapa sistem operasi yang terus berkembang seperti Windows, Android, Linux, Aple menawarkan fitur pengolah data seperti  perhitungan, statistic, presentasi, basis data. Serat optic sampai dengan teknologi wifi dapat dimanfaatkan sebagai sarana mengkomunikasikan data dan dokumen kerja. Bentuk Komputer semakin kecil, mudah dipindah dan dibawa kemana mana, berat komputer yang semakin ringan, harga komputer yang semakin murah. Sistem operasi yang semakin menarik. Jenis multimedia. Sehingga ketergantungan manusia kepada mesin pemroses, pembaca serta pendistribusi sudah tidak menjadi kendala bagi setiap organisasi, setiap keluarga, setiap kelompok masyarakat.

Media simpan nya pun semakin mudah dan murah untuk didapatkan, disket digantikan kemunculan flasdisk, hardisk yang dulunya menyatu di komputer PC atau laptop, sekarang dijual terpisah (hardisk eksternal). CD, DVD semakin berkembang dan memberikan kemudahan dalam menyimpan. Kapastitasnya pun semakin hari semakin besar, ukuran mega byte diganti dengan giga byte sampai dengan ratusan sampai dengan ukuran tera. Dan itu pun mudah dan murah untuk didapatkan.

Tenaga pemberi hidup mesin tersebut juga dibilang mudah untuk di dapatkan. Tenaga listrik dari perusahaan listrik  dan dari tenaga genset (sebagai back up ketika listrik dari perusahaan listrik mati). Batre laptop mampu menyimpan listrik dan mampu menghidupkan lebih dari 3 jam. Mesin penampung listrik dahulu berupa aki basah dan kering, sekarang adanya power bank untuk penyimpan daya listrik.

Serangan virus dan dan manusia yang jail mampu diproteksi dengan anti virus dan pengamanan baik berupa password dan user id sampai dengan pengaman sidik jari. Data yang hilang dapat dimunculkan kembali dan dapat dibackup baik secara system otomatis maupun memakai perangkat lunak, pengangkat data yang hilang.

Terdapat 2 pembedaan mendasar dari pemahaman arsip elektronik. Arsip elektronik yang secara proses penciptaan dan penggunaan mempergunakan mesin sebagai contoh email, sms, . Yang kedua adalah arsip elektronik atau biasa disebut dengan arsip digital yakni arsip yang dialihmediakan dengan mesin pemindai yang semula bentuk kertas ke dalam bentuk yang dapat dibaca, didistribusikan dan disimpan dalam komputer.

Agenda setting mengenai e-government menjadi pembahasan dan diimplementasikan pada program kerja yang diterapkan di bidang administrasi pemerintahan. Kemunculan panduan manajemen dokumen elektronik oleh depkominfo, TNDE oleh KemenPAN dan RB, LPSE oleh LKPP, JDIH, e-Office menjadi contoh nyata bahwa arsip elektronik akan menjadi tren dari jenis arsip di masa mendatang. Era kebanjiran arsip konvensional (media kertas) akan tergantikan menjadi arsip elektronik.

Dibidang pengadaan barang dan jasa pemerintah pun, di tahun 2013 ini dokumen administrasi dan dokumen teknis sebagai persyaratan mengikuti tender telah dialihmediakan menjadi arsip digital/elektronik. Persyaratan dikirim via website (dilakukan pengunggahan ke sistem pengadaan secara elektronik)

Backup data SuratPerintah Pencairan Dana (SP2D) yang dilaksanakan di kantor pelayanan Keuangan Negara (KPKPN) dapat diunggah di aplikasi KPKPN. Produk produk hokum mulai dari Undang undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan menteri, Keputusan Presiden, dialihmediakan dan disimpan di hosting hosting yang dapat diakses melalui website.

Kewajiban autentikasi sebagaimana disebut dalam pasal 49 PP nomor 82 tahun 2012 adalah memberi tanda pada arsip yang dialihmediakan. aspek legalitas.