Peran Arsiparis Ditjen Migas dalam Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi

I.             PENDAHULUAN

Kegiatan Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi merupakan program prioritas Ditjen Migas. Kegiatan pembangunan ini bertujuan untuk memberikan solusi membangkaknya subsidi dan bahan bakar minyak serta melanjutkan program konversi minyak tanah ke gas yang pada kurun waktu lalu telah sukses. Dengan pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga diharapkan, gas dapat dikonsumsi mengantikan permasalahan energy di negeri Indonesia. Gas untuk rumah tangga yang selama ini, kita ketahui dalam bentuk tabung gas berwarna hijau atau tabung gas berukuran 3 Kg akan dirubah menjadi bentuk jaringan yang terhubung langsung ke dapur dapur rumah hunian.

Tugas dan fungsi arsiparis adalah sebagai penjaga. Penjagaan yang dilaksanakan arsiparis memiliki obyek arsip yang diciptakan lembaga Negara tempat dia bekerja. Kegiatan menjaga yang dilakukan arsiparis adalah ketersediaan , terwujudnya pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip. (PP nomor 82 tahun 2012 pasal 151)

II.            RUMUSAN MASALAH

Penulisan ini memberikan rumusan “bagaimana tugas dan fungsi arsiparis Ditjen Migas Ditjen Migas melaksanakan penjagaan ketersediaan , terwujudnya pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi”.

III.          PEMBAHASAN

3.1 Kedudukan Arsiparis Ditjen Migas

Secara struktural, arsiparis Ditjen Migas berada dibawah Sekretariat Ditjen Migas. Dalam pelaksanaannya, arsiparis berada di bawah Bagian Umum dan Kepegawaian dan atasan langsung di Sub Bagian Tata usaha. Dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Sub Bagian tata usaha yang salah satu sub kegiatan adalah pelaksanaan urusan kearsipan. Keadaan tahun 2009 s.d 2013, jumlah arsiparis ditjen Migas 2 orang tingkat terampil.

3.2 Kronologis pelaksanaan tugas dan fungsi

Pada tahun 2012, arsiparis Ditjen Migas melakukan kegiatan kearsipan pada Bagian Keuangan,yakni membantu pihak ketiga (Perusahaan Penata Dokumen Keuangan) melaksanakan penataan arsip keuangan yang berada di Lantai 12 Gedung Plaza Centris. Karena kepercayaan atas hasil kerja arsiparis Ditjen Migas maka pada Tahun 2013, Ketua Unit Layanan Pengadaan, melayangkan nota dinas agar bagian umum dapat merapikan dokumen lelang di Lantai 11 Gd. Plaza centris . Arsiparis mendasarkan Disposisi atas surat penugasan kepala Bagian umum dan Kepegawaian memulai untuk melaksanakan tugas dan fungsinya.

3.3  Keadaan arsip

Arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi di Ditjen Migas yang telah tercipta seiring dengan pelaksanan program kerja Ditjen Migas. Kegiatan ini bermula dari tahun 2008 yang melaksanakan perencanaan. Kegiatan perencanaan dilaksanakan oleh salah satu kontraktor perencana. Ketersediaan arsip diperoleh arsiparis Ditjen Migas berupa Dokumen Keuangan (berkas SP2D).

Jenis arsip nya adalah dokumen lelang, berkas SP2D, dan Laporan Pekerjaan. jenis arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi di Ditjen Migas berupa dokumen lelang mempunyai kurun waktu tahun 2009, 2010, 2011 dan 2012. Arsip telah disimpan dalam container plastic berdasarkan paket pekerjaan. Media simpan berupa container memberikan kesan “menghabiskan ruang dan penyimpanan kuraqng efektif.

3.4  Pengolahan Arsip Lelang

Arsiparis Ditjen Migas memanfaatkan ruang olah di lantai 12 untuk mengolah arsip. arsip dari lantai 11 . Pengolahan arsip dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut

-         elakukan pemindahan arsip ke ruang olah. Tahap pemindahan ini memilih dokumen lelang untuk kurun waktu 2009 dan dilanjut tahun 2010 sampai dengan tahun 2011 .

-     pemilahan atas dokumen asli dan menyingkirkan dokumen salinan. Dokumen lelang terdiri dari 3 rangkap dengan kondisi 1 asli dan 2 rangkap.

-        Arsip asli dilepas dari odner dan diikat dengan tali raffia dengan menyertakan seluruh judul pada odner.

-      Mendeskripsi arsip berdasarkan paket kegiatan. Elemen data yang dituangkan dalam deskrepsi adalah nomor urut, nama paket, perusahaan peserta lelang, nama ketua panitia lelang, dan perusahaan pemenang.

-      Memasukan arsip yang telah dideskrepsi kedalam boks arsip berukuran 20 X 40 dan memberikan nomor urut pada berkas dan memberikan nomor urut pada boks arsip

-          Pembuatan daftar arsip dilaksanakan per tahun untuk memudahkan dalam pencarian. Satu data mencerminkan satu paket dan banyak perusahaan peserta. Jenis dokumen terdiri atas dokumen administrasi, dokumen teknis, dokumen harga dan beaya

-          Boks arsip yang telah berisi dokumen lelang kemudian dipindah ke ruang simpan Ditjen Migas

3.5 Unit Kerja pencipta arsip

Secara organisasi, unit pencipta arsip terbagi kedalam beberapa klasifikasi pelaksanaan fungsi. Fungsi structural dilaksanakan oleh pejabat Struktural yakni unit eselon II. Unit kerja eselon II bertindak sebagai penanggungjawab kinerja dan penanggungjawab kegiatan. Sedangkan fungsi yang bersifat pelaksanaan atau fungsional dilaksanakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dan Panitia Lelang.

Program kegiatan Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi pada tahun 2009 dan 2010 dilaksanakan oleh Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Rencana dan Laporan. Pada perkembangannya, sehubungan dengan tugas dan fungsi organisasi Ditjen Migas maka pada tahun 2011 program termaksud dilaksanakan oleh Direktorat Pembinaan usaha hilir Migas Cq. Subdit Niaga Migas. Unit kerja ditjen migas inilah yang menjadi unit pencipta Arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi

Fungsi Pejabat Pembuat Komitmen yang mewakili Kuasa Pengguna Anggaran skater Ditjen Migas dalam melaksanakan kontrak menjadi unit pencipta yang bersifat fungsional. Kewenangan sesuai dengan PMK bahwa PPK wajib menyimpan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Pada sisi pelaksanaan pengadaan barang dan Jasa terdapat fungsi Panitia lelang atau Pokja dibawah Unit Layanan Pengadaan. Pembagian kewenangan secara organisasi tersebut menjadi acuan dalam penentuan unit pencipta arsip.

3.6 Peran Direktorat Pembinaan usaha hilir Migas Cq. Subdit Niaga Migas

Sebagai penanggungjawab kinerja dan penangungjawab kegiatan, subdit niaga migas bersama dengan PPK Jargas sangat berkepentingan dengan ketersediaan, terwujudnya pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi. Salah satu kepentingan adalah sebagai alat bukti yang syah dalam audit. Selain itu juga mengantisipasi jika terjadi kasus hukum di kemudian hari. Kasus kasus hokum sebagaimana yang ditangani oleh KPK dan lembaga hokum lainnya, memiliki kurun waktu yang telah lampau.

Setelah dokumen lelang dapat dijaga oleh arsiparis Ditjen Migas maka subdit niaga migas bersama PPK jarga menginginkan agar laporan pelaksanaan kegiatan Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi dapat dijaga. Untuk itulah, unit pencipta ini mempunyai peran yang sangat strategis dalam penjagaan arsip termaksud.

3.7 Ruang Simpan di ANRI

Instrument yang penting dalam penjagaan arsip adalah adanya ruang yang memadai dan terpercaya dari keamanan. Kerjasama sewa penyimpanan yang dilaksanakan Ditjen Migas Cq. Bagian Umum dan kepegawaian melalui P2K Penunjang dengan ANRI Cq. Pusat Jasa Kearsipan memberikan nilai kepercayaan. Kepercayaan subdit niaga migas bersama dengan PPK jargas dengan disimpannya arsip di ANRI. Berharap arsip dapat dilestarikan serta terjaga keamanan dan ketersediaan dalam kurun waktu yang relative lama.

3.8 Pengolahan arsip laporan kegiatan pembangunan Jargas

Ruang subdit niaga migas yang tidak begitu luas terpenuhi dengan container berisikan laporan pembangunan Jargas. Tahapan pengolahan arsip yang terdiri dari pemindahan, pemilahan, deskrepsi, pemasukan dalam boks arsip, pembuatan daftar arsip. sehubungan dengan ruang olah di ruang arsip lantai 8 yang memiliki space ruang yang terbatas, maka tak dapat dilaksanakan pengolahan sesuai kurun waktu (tahun arsip). hasilnya terdaoat 1 (satu) daftar arsip yang bercampur dari laporan pekerjaan tahun 2010, 2011 dan 2012.

Elemen data yang dituangkan dalam daftar adalah nomor urut, paket pekerjaan, jenis pekerjaan, lokasi pekerjaan, nama dokumen, perusahaan, kurun waktu, lokasi boks dan lokasi folder. Masih bercampurnya arsip menjadikan tantangan tersendiri dari pengolahan arsip termaksud. Pengolahan arsip membutuhkan tahap maneuver berkas sehingga dapat dihasilkan daftar per tahun dan laporan yang memberkas.

Jenis pekerjaan yang terdapat pada arsip ini adalah pekerjaan perencanaan, pekerjaan penyusunan dokumen FEED dan DEDC, penyusunan dokumen UKl dan UPL, pekerjaan pembangunan / kontruksi dan pekerjaan pengawasan.

Bentuk dan format arsip pekerjaan pembangunan ini sangat beragam. Ragam nama paket pekerjaan menjadi perhatian dari arsiparis. Nama paket “pembangunan transmisi jaringan gas” berbeda dengan nama paket “Pembangunan Jaringan distribusi gas”. Ragam bentuk dokumen pun menjadi perhatian untuk tetap memberikan acuan dalam penelusuran. Media simpan berupa odner dilepas dan diikat dengan melekatkan judul dokumen pada berkas. Pelekatan judul dokumen memberikan jalan masuk dalam pencarian arsip.

Harapan dari pencipta arsip agar arsip disusun berdasar kronologis atau per tahun. Selain itu juga agar dikelompokkan dan diberkaskan agar meminimalisir tingkat duplikasi. Arsip laporan terdiri dari 3 rangkap dengan 2 rangkap berada di Ditjen Migas.

IV.          KESIMPULAN

Tugas dan fungsi arsiparis Ditjen Migas Ditjen Migas melaksanakan penjagaan ketersediaan , terwujudnya pengelolaan, keamanan dan keselamatan, serta keselamatan dan kelestarian arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi dilaksanakan dengan :

1.    Mengkomunikasikan dengan pejabat structural sebagai atasan yakni terjadi dengan adanya nota dinas Ketua ULP kepada Kabag Umum dan Kepegawaian untuk dapat membatu penataan Arsip Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi

2.    Melaksanakan Pengelolaan arsip dilaksanakan dengan mengolah sehingga menghasilkan daftar arsip dan boks boks arsip yang siap untuk disimpan;

3.    Memberikan tingkat kepercayaan pencipta arsip atas Keamanan dan keselamatan arsip. Ruang simpan di ANRI memberikan nilai kepercayaan sehubungan juga telah banyak kemnetreian dan lembaga seperti KPK, KEMLU, BKPM yang menyewa ruang simpan arsip di ANRI;

4.    Terjadinya respon yang baik antara PPK Jargas dan unit penanggungjawab kinerja dengan arsiparis Ditjen Migas. Respon tersebut berupa dukungan dan keinginan meyakinkan bahwa selain arsip dapat terjaga, data arsip dapat diolah sehingga memberikan dukungan dalam pelaksanaan kinerja unit pencipta arsip

V.           SARAN

Dari apa yang dirasakan oleh arsiparis dalam melaksanakan fungsi dan tugas tersebut dapat kiranya saran berikut ini dijadikan masukan untuk pelaksanaan kearsipan di Ditjen Migas

-         Menyertakan arsiparis dalam proses administrasi secara langsung agar terdapat alih informasi tentang pembangunan jargas. Pemahaman proses administrasi ketika masih berlangsungnya kegiatan dapat membatu arsiparis dalam memberkaskan dan melakukan penentuan elemen data dan kegiatan kearsipan

-  Dengan menyertakan arsiparis maka akan terjadi pengarsipan pada waktu berlangsungnya dan selesainya pekerjaan, pada waktu berlangsungnya kegiatan, arsiparis dapat berfungsi sebagai evaluator dan checklist dokumen yang dipersyaratkan.

-          Melaksanakan pengolahan lebih lanjut sebagai bentuk verifikasi data dan kalibarasi daftar arsip sehingga mendapatkan nilai autentik arsip sebagai memori organisasi

-          Membuat standar dokumen laporan dalam format dan jenis serta penggunaan istilah. Jenis dokumen laporan seperti manajemen proyek yang ditemui masih belum seragam dari beberapa perusahaan kontraktor. 

IMPLIKASI OTOMASI (ARSIP ELEKTRONIK)

1.      I.     PENDAHULUAN
   

Otomasi perkantoran menjadi realitas. Komputer menjadi pengolah kata dan mesin penghitung, penyaji data untuk mendukung kegiatan perkantoran. Hasilnya menjadikan arsip elektronik tercipta secara virtual di seluruh perkantoran.

Suatu arsip merupakan bukti utama dari pelaksanaan administrasi perkantoran. Arsip adalah lambang dari akuntabilitas. Di sektor pemerintahan dan birokrasi, arsip menjadi sangat essensial.

Komputer menjadi mesin pencipta sekaligus media arsip. Sebagai media arsip, otentisitas komputer perlu didukung oleh tindakan administrasi bahkan tindakan hukum atau pembuktian dari pakar. Nilai hukum dari suatu arsip elektronik tidak serta merta langsung dapat diterima begitu saja sebagaimana arsip kertas.

Tujuan penulisan ini adalah mengetahui implikasi dari otomasi perkantoran yang menghasilkan arsip elektronik pada administrasi publik.

1.     II.    KOMPUTER DAN PEMERINTAHAN

Komputer dapat menjadi alat untuk melakukan manipulasi dan poses informasi yang hampir tak terbatas. Komputer memberikan kecepatan dalam mengetik surat , menyajikan data yang begitu beragam. Dapat dicontohkan saja dalam melakukan monitoring dan evaluasi anggaran belanja Negara, Ditjen Angaran Kementerian Keuangan menerbitkan database via internet. Database tersebut dapat dipergunakan seluruh satker sebagai kuasa pengguna anggaran untuk memoniroting pengeluaran anggaran terhitung dari divalidasinya SP2D oleh KPKPN terkait. Sehingga data penyerapan dapat diketahui secara realtime.

Sebagai bentuk transformasi dalam pelayanan kepada masyarakat , Pemerintah juga mempergunakan teknologi. Pada saat ini, sudah tidak ada lagi lembaga atau kementerian sampai pemerintah daerah yang tidak mempunyai website. Produk produk layanan publik dicantumkan ke dalam website sehingga masyarakat mudah dalam melaksanakan akses.

Kegiatan yang dilakukan pemerintahan dimuat dalam website agar masyarakat mengetahui. Bahkan peran serta publik dapat didapatkan dengan menyediakan fasilitas bermediakan komputer terhubung dengan internet. Contohnya aplikasi pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dikeluarkan oleh LKPP. Belum lama ini juga terdapat rekruitmen tenaga tenaga kerja di KPK yang melakukan pendaftaran via online.

1.   III.    REALITAS OTOMASI

Sistem komputer memberikan keuntungan yang signifikan ketimbang penggunaan metode manual. Komputer memberikan kecepatan, fleksibilitas serta akurasi bahkan sampai dengan jumah data yang banyak serta jenis data yang bervariasi.

Namun demikian, komputer memerlukan pengaturan yang jelas, mengesankan kekakuan pelaksanaan administrasi perkantoran, mempunyai batas - batas tertentu. Komputer tidak serta merta dapat menterjemahkan organisasi yang komplek. Komputer tidak serta merta mengakomodir perbedaan lokus antar unit, perbedaan produk administrasi, perbedaan budaya perkantoran, sampai dengan perbedaan kepentingan.

Jika SOP dari suatu organisasi masih berantakan, terdapat data yang tidak komplet, belum sama kepentingan serta budaya perkantoran, dan pegawai yang tidak dapat mengoperasikan, maka otomasi akan menemukan banyak kendala.

Jika data pada media kertas tidak komplit dan tidak berstruktur maka perlu dilakukan rekonsiliasi dan diverifikasi sebelum dilakukan entri ke dalam komputer.

Kenyataan yang lain adalah otomasi tidak akan bekerja tanpa adanyanya daya atau listrik. Akan menjadi pertimbangan jka suatu gedung perkantoran pemeritah hanya mengandalkan listrik dari PLN. Diperlukan daya backup berupa mesin generator sebagai cadangan daya sebagai sumber listrik.

Ketikan kita memperbincangkan suatu sistem komputer, berharap tidak akan mempergunakan kertas sebagai media penuangan informasi. Namun yang terjadi kebiasaan penggunaan kertas belum dapat dihilangkan dalam kegiatan perkantoran. Otomasi diperkantoran justru malah menambah peningkatan penggunaan kertas.

Jika harian kompas telah mempergunakan versi elektronik dalam menyajikan informasi kepada para pembaca, apakah kemudian di dalam kegiatan administrasi perkantoran, para pimpinan mau menindaklanjuti pekerjaan dengan media komputer.

Bentuk versi file .PDF menjadi popular dalam media penuangan informasi yang telah disyahkan oleh pencipta arsip. Aplikasi LPSE, evaluasi dokumen dilakukan pada file file dalam format PDF.

Selaian aplikasi pembaca berupa acrobat reader, juga diperlukan mesin pembaca, laptop/PC, notebook. Selain itu kemauan dari para angota pokja (ULP) dalam melakukan evaluasi dokumen dengan file format .PDF.

Pada kondisi yang lain, keandalan dari media komputer belum bisa mengalahkan keandalan media kertas. Belum semua sektor pelayanan publik cocok dengan metode otomasi. Hal tersebut  terkait dari legitimasi, akuntabilitas, kompetensi serta adanya payung hukum peraturan perundangan dan hak hak sipil.

UU RI tentang ITE 2009 mempersyaratkan bahwa keandalan dari suatu arsip harus diukur dengan sistem yang terintegrasi, bukan hanya secara sebagaian dari suatu system. Integrasi saat penciptaan, penerimaan, proses, penggunaan , penindaklanjutan sampai dengan terbentuknya sebuah produk layanan. Integrasi mempergunakan satu sistem bukan sistem yang berlainan. Satu sistem dapat diterima dipergunakan sampai dengan produk akhirnya. Misalnya sistem perbankan sebagai alat transaksi “transfer uang” melalui mesin ATM oleh para nasabah ke rekening elektronik dari tujuan asal ke tujuan penerima.

Sistem campuran namun masih dapat diterima oleh sistem yang terintegrasi. Sistem campuran tersebut seperti Perpaduan database dengan email. Contohnya metode jual beli online tiket.com. Pembeli melakukan booking tiket dengan sistem database yang dimiliki perusahaan tiket.com. perusahaan mengirim email kepada pembeli sebagai bukti booking. Pembeli tiket mentransfer sejumlah harga tiket kepada rekening perusahaan tiket. Pembeli memberikan konfirmasi pembayaran. Konfirmasi mengirim email atas bukti print out transfer. Dalam sistem ini masih diperlukan kegiatan scanning, potret printout (jka mepergunakan mesin ATM) sehingga dapat dikirim email.

Kedua contoh diatas menunjukkan bahwa diperlukan sistem printout media kertas. Atau kemudian diperlukan masih diperlukan media kertas untuk felksibilitas suatu transaksi. Pembuktian suatu transaksi ditunjukkan dengan printout kertas. Adakah kemudian printout non kertas untuk dijadikan bukti pembelian? Tantangannya adalah bagaimana printout non kertas dapat divalidasi oleh suatu database.

Otomasi dengan penggunaan database mencapai titik kulminasi ketika data yang terdapat dalam database tidak lagi akurat. Tidak adanya update otomatis tanpa updating secara rutin oleh pengguna. Operator harus memantau database tersebut dalam setiap transaksi dan diperlukan rekonsiliasi serta verifikasi data kepada keadaan yang sesungguhnya.

1.   IV.    INFORMASI DAN ARSIP

Sistem informasi berbeda dengan sistem pengarsipan. Sistem informasi memiliki karakterrisitik ketepatan waktu/update, dapat dimanipulasi dan tidak berlebihan duplikasi. Sistem pengarsipan mempunyai karakteristik terbatasi oleh waktu, data yang berlebihan /banyak duplikasi dan  tahapan yang tidak bisa dilanggar.

Data dari sistem informasi bersifat update per menit sedangkan data di dalam sistem pengarsipan per selesainya traknsaksi dan pertanggujawaban dapat hanya menyajikan dapat per tahun.

Contohnya pada sistem informasi persuratan menunjukkan data surat per hari yang dicatat, jumlah per hari dapat dihitung. Namun penerima surat menindaklanjuti sesuai dengan proses disposisi pimpinan serta kesiapan data. Bahkan dari satu surat menciptakan surat lain untuk tindak lanjutnya. Berkas pelaksanaan tindak lanjut terkait satu surat tersebut memakan waktu . kemudian untuk dapat disebut arsip, berkas dikumpulkan dalam satu seri pelaksanaan kegiatan dan diserahkan kepada unit kearsipan.

Keandalan dari suatu arsip dilihat dari kelengkapan berkas, satu surat harus dilampirkan surat sebelumnya dan diberkaskan dengan berkas lainnya yang terkait. Sistem persuratan bisa saja untuk mengarsipkan surat masuk dan surat keluar, namun keandalan dari arsip dapat dipertanyakan, harus diberkaskan dengan tindaklanjut surat berupa disposisi surat, dan data data pendukung lain. Sehingga arsip surat bisa disebut handal.

Adanya redundant atau duplikasi data pada sistem pengarsipan karena fungsi arsip yang berbeda beda dalam pelaksanaan kegiatan. Jika dalam data base dilakukan eliminsasi data yang sama, namun pada pengarsipan berkas pelaksanaan kegiatan tidak bisa demikian. Kelengkapan dari struktur berkas adalah persyaratan agar kegiatan dapat terselesaikan. Contohnya SK. Pengangkatan pegawai. Dapat ditemukan sebagai kelengkapan pemberian gaji, namu ditemukan pula untuk personal pegawai, dapat juga ditemukan dalam kepengkapan pengajuan DUPAK jabatan fungsional tertentu.

Sistem pengarsipan menceriminkan ingatan institusional, sistem informasi tidak demikian. Pembentuk suatu Arsip memerlukan unsur kontek, konten dan struktur yang bukan hanya menyajikan suatu data namun menyajikan suatu pembuktian.

Contohnya SK pengangkatan data disebut arsip jika mengerti berkas terkait pelaksanaan transaksi. Jika hanya diketemukan SK saja, masih belum handal, perlu dikaitkan dalam struktur berkasnya.

1.    V.    KEPUTUSAN MENGGUNAKAN KOMPUTER / OTOMASI

Komputer adalah alat sebagaimana alat alat yang lain. Termasuk didalamnya sistem informasi bahkan database sekalipun hanya sebagai alat. Yang perlu dipahami adalah kondisi dan situasi tertentu mempunyai keunikan sehingga berbeda dengan konndisi dan situasi lainnya. Situasi kondisi tidak dapat digeneralisasi.

Sektor pelayanan publik memerlukan perhatian yang kecermatan penggunaan alat tersebut. Klaim sebagian pihak atas modernitas bukan mengeneralisasi atas kebijakan untuk mengatasi problem pelayanan publik. Pilihan yang rasional penggunaan pendekatan sistem informasi dikaitkan dengan pencapaian tujuan organisasi yang maksimal.

Sebuah pilihan untuk meningkatkan kinerja dengan pelatihan “sadar teknologi informasi komputer” dapat dipilih sebelum membeli atau mengadakan sebuah alatnya. Lebih penting untuk dapat mengoperasionalnya ketimbang mempunyai alatnya.

SOP perlu dibuat benahi sehingga dapat diimplementasikan dalam suatu otomasi. Jenis SOP untuk banyak pegawai atau SOP untuk satu pegawai. SOP terkait dengan unit kerja lain atau hanya internat unit kerja. SOP untuk selesai pekerjaan atau terkait dengan pekerjaan lain (rangkaian pekerjaan lain). Pengembangan prosedur kerja menjadi sangat penting dalam implementasi otomasi.

Beaya otomasi akan lebih mahal jika dibandingkan operasional biasa. Beaya tersebut dipergunakan untuk membeli mesin berupa perangkat keras seperti PC, Laptop, notebook, server. Perangkat lunak yang dibutuhkan berupa pengadaan database, perawatan database, perawatan, bahkan menjalankan fitur fitur yang telah ada di database dengan rekonsiliasi data dan menverifikasi data. Persyaratan dalam otomasi tidak dapat ditawar tawar dan harus diadakan dan dilaksanakan. Beaya yang lain seperti biaya jaringan.

1.   VI.    PERAN ARSIPARIS

Peran yang dimainkan oleh arsiparis bukan hanya sekedar penyajian dan kecepatan dalam penemuan kembali, namun juga melindungi integritas arsip. arsiparis memastikan akuntabilitas pemerintah dalam melindungi arsip dan dokumen elektronik.

Hampir semua profesi termasuk arsiparis menerima konsekuensi dari revolusi tekonologi informasi. Dibutuhkan dukungan pimpinan untuk meningkatkan kapabilitas dan kompetensi arsiparis untuk mengimbangi revolusi teknologi. Kemampuan untuk mengerti database serta memproteksi data data yang terdapat dalam database serta membuktikan bahwa data yang terdapat dalam database sudah diverifikasi dan divalidasi.

Arsiparis yang selama ini identik dengan kemampuan melestarikan arsip kertas harus dituntut untuk memahami pelestarian arsip elektronik (media simpan elektronik). Format file yang terus berkembang sebagai akibat perkembangan software atau aplikasi menjadi tantangan sekaligus hambatan. Dapatkah suatu format yang sangat terkait dengan software dan aplikasi terbacakan diwaktu waktu mendatang?. Arsiparis juga mencari jalan untuk meberkaskan arsip elektronik dalam format format yang berbeda (sebagai akibat dari setiap sektor pelayanan piblik mempergunakan database yang berbeda)

Arsiparis dituntuk memiliki strategi untuk memahami setiap transaksi pada objek yang mempergunakan otomasi. Arsiparis membuat aliansi bersama praktisi IT atau pranata komputer. Arsiparis harus mulai sadar teknologi dan mengupdate perkembangannya terkait life cycle of arsip. Pelatihan yang penting dilaksanakan arsiparis adalah untuk mendapatkan kemapuan ditengah tengah antara praktisi IT dengan operator. Pelatihan tersebut dapat menjadi dasar kemampuan mengkomunikasikan antara kepentingan teknologi dan kepentingan memori organisasi.

1. VII.   KEBIJAKAN OTOMASI

Setelah tahun 2009, berbagai perundangan baru muncul terkait dengan payung hukum informasi dan kearsipan. UU tentang kearsipan dan UU tentang ITE sampai dengan kebijakan elektronik government sangat memungkinkan untuk implementasi kebijakan arsip elektronik.

Lembaga kearsipan mempunyai pedoman dalam melaksanakan autentikasi arsip elektronik. Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan ini identik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik). Peraturan kepala ANRI nomor 20 tahun 2011 tentang pedoman autentikasi arsip elektronik memberikan acuan kepada lembaga kearsipan dalam melakukan autentiksai arsip elektronik.

Autentisitas arsip terancam apabila arsip dikirimkan melintasi ruang (yaitu ketika dikirim ke penerima atau antar-sistem atau aplikasi) atau melintasi waktu (yaitu baik ketika arsip berada di tempat penyimpanan atau saat perangkat keras atau perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, memproses, mengkomunikasikannya diperbarui atau diganti).

Selanjutnya komitmen pimpinan tertinggi di suatu instansi menjadi kunci keberhasilan pelaksanaan otomasi. Karena kesadaran teknologi masih perlu diupayakan dari level level pimpinan.

Berita Apresiasi Kearsipan April s.d Mei 2013

1. JAKARTA - Hari Kearsipan tahun 2013 mengangkat tema “Refleksi 42 Tahun Kearsipan, Kita Tingkatkan Jiwa Korsa Pegawai Negeri Sipil Arsip Nasional Republik Indonesia untuk mencapai kinerja yang optimal.” sumber
2. Asichin "Dari empat naskah Supersemar yang ada saat ini, belum ada yang asli," Workshop Pengujian Autentikasi Arsip, di Jakarta, Selasa (21/5). sumber 
3. KALTIM - “Arsip merupakan aset yang berharga, bila arsip hilang maka aset pun akan hilang,” oleh Asisten II Bidang Perekonomian dan Pembangunan Sekkab Kukar Bahteramsyah. sumber
4. JAKARTA - Tiga hal yang harus dibenahi yaitu: kelembagaan, manajemen sumber daya manusia (SDM), dan penataan mekanisme atau tata kerja kearsipan," ujar Sekretaris Kemenpan RB. Tasdik Kinanto . sumber
5. 14 mei 2013 Pemda Rokan Hulu menggambarkan masih rendahnya pemahaman aparat tentang arti pentingnya arsip serta masih kurangnya tenaga pengelolaan dan penataan arsip. sumber
6. KABUPATEN TRENGGALEK - Sosialisasi kepada Kepala  Desa/Lurah se-Kabupaten Trenggalek sebanyak 78 orang, oleh Asisten Administrasi Umum Drs. H. ABDUL MU’ID, MM mewakili Bupati Trenggalek. sumber
7. Diklat Di Tempat Kerja  Tata Persuratan dan Kearsipan di Kantor Kementerian Agama Kab. Magelang diselenggarakan mulai tanggal 29 April s.d. 2 Mei 2013, diikuti oleh 30 pegawai dari lingkungan Sekretariat, KUA dan MIN. sumber 
8. 23 april 2013, kegiatan Advokasi Hukum Dalam Pelaksanaan Tugas Direktorat Jenderal Cipta Karya dan Pembinaan Kearsipan diperlukan untuk menambah pengetahuan peraturan mengenai pengadaan barang/jasa serta penanganan permasalahan hukum, serta pengelolaan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Cipta Karya sesuai dengan kaidah peraturan perundang-undangan. sumber 
9. Sosialisasi diikuti oleh perwakilan masing-masing Satuan Kerja Perangkat  Daerah (SKPD) di lingkungan Pemkab Bengkalis. sumber
10. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum (Pusdiklat KU) Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK) menyelenggarakan Diklat Kearsipan Dinamis di Balai Diklat Keuangan Balikpapan,diharapkan nantinya peserta diklat ini dapat mengelola arsip dinamis dengan efektif dan efisien khususnya yang terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi di masing-masing unit. Pengelolaan Kearsipan ini sangat penting perannya misalnya saja di Direktorat Jenderal Perpajakan, dalam hal tindak penagihan misalnya, tentu membutuhkan data-data yang dikelola sedemikian rupa sehingga mudah untuk melakukan pemantauan dan mudah juga ketika akan dilakukan tindak lanjutnya. sumber
11. Asisten Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor “Tentu dibutuhkan sebuah sistem kearsipan daerah yang praktis dan efektif dengan dukungan teknologi informasi, karena sebuah arsip pada dasarnya adalah dokumen informatif yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan tata pemerintahan yang baik,” sumber
12. Asisten II Bidang Bidang Ekonomi dan Kesra Rokan Hulu RIAU Jika suatu arsip tersebut bagus, maka pendataan di suatu satker akan semakin lengkap. Dengan sistim teknologi komputerisasi sekarang, tentunya data-data tersebut bisa disimpan lebih rapi dan aman dalam komputer sumber 
13. ANRI menyerahkan SIKD ke Universitas Andaalas pada 22 Juli 2013 sumber
14. 
    

15. Arsip Nikah di Poso sejak 1979 Ludes Terbakar pada 10 agustus 2013 sumber

Analisa Kebijakan Perpres 2012 dan Permenpan 2009 terkait jabatan fungsional arsiparis

1.   PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Isu yang masih baru pada tahun 2013 ini adalah tentang  perubahan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya. Perubahan tersebut masih digodok oleh Tim dari ANRI.

Isu tersebut dibarengi dengan ramainya perbincangan mengenai  Perpres  No. 42 tahun 2012 tentang perpanjangan masa pensiun arsiparis madya dari 56 tahun menjadi 60 tahun. Peluang untuk mempertahankan jabatan menjadi sangat terbuka. Namun disisi lain hal tersebut menjadi permasalahan bagi Pembina kepegawaian jika permen PAN menemukan kasus yang belum tersurat secara jelas dan bagaimana implementasinya.

Apakah kejelasan tujuan dari kebijakan perpanjangan pensiun untuk arsiparis madya menjadi 60 tahun. Apa yang melatarbelakangi kebijakan tersebut. Apakah Kebijakan membawa perubahan perilaku yang lebih baik serta dapat memajukan bidang kearsipan. Atau hanya menjadi sarana dan alat pada kelompok ternetu untuk mencapai tujuan mereka.

Arsiparis sebagai alat selama ini dijalani karena dapat menjadi batu loncatan/sarana akselerasi pangkat dan golongan ruang. Dan ketika telah sampai pada pangkat golongan yang memungkinkan untuk menjadi pejabat struktural, mengkondisikan untuk pembebasan sementara sebagai arsiparis. Dalih diangkat menjadi pejabat structural memperkosa profesionalitas sebagai arsiparis.

Implementasi kebijakan pembebasan sementara dalam jabatan arsiparis yang sering mampir ditelinga kita adalah ketika seorang arsiparis penyelia peñata tingkat I golongan ruang III/d telah diangkat menjadi pejabat struktural eselon IV.

Namun tak jarang kita temukan bahwa Seorang arsiparis penata tingkat 1 golongan III/d dalam jangka waktu satu tahun sejak dibebaskan sementara dari jabatannya yang tidak mengumpulkan angka kredit minimal 10 dari tugas pokok dapat tidak diterbitkan SK pemberhentian jabatan fungsional arsiparis.

Kebijakan pemberhentian dari jabatan arsiparis sering dilupakan oleh unit kerja Pembina kepegawaian. Lengahnya dalam pembinaan kepegawaian ketika seseorang menjalani pembebasan sementara dikarenakan menjadi pejabat struktural yang melebihi satu tahun.  Akibatnya dapat terjadi seorang menjadi pejabat struktural yang mendapat SK pemberhentian sementara dari jabatan arsiparis dapat mengajukan untuk dilakukan pengangkatan kembali.

1.2 Tinjauan Teoritis

Tinjauan teoritis yang dipergunakan penulis dalam membasah adalah Tahapan dalam proses Implementasi kebijakan menurut Sabartier dan Mazmanian. Tahapan tersebut antara lain adalah output kebijakan dari organisasi pelaksana, kepatuhan target terhadap output kebijakan, hasil nyata kebijakan, diterimanya hasil tersebut dan revisi kebijakan

Tahap - tahap implementasi suatu kebijakan akan dipengaruhi oleh 2 faktor. Factor yang pertama adalah Daya dukung peraturan dan faktor yang kedua adalah variable non peraturan. Daya dukung peraturan terdiri atas kejelasan dan konsistensi tujuan, teori kausal yang memadai, sumber dana yang cukup, integritas organisasi pelaksana dan diskresi pelaksana

Sedangkan variable non peraturan terdiri atas kondisi sosio, ekonomi dan teknologi, dukungan public, sikap dan sumberdaya dari kelompok sasaran, dukungan pejabat yang lebih tinggi, serta komitmen dan kualitas

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis mengangkat permasalahan bagaimanakah implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya

2.   PEMBAHASAN

2.1 Output, kepatuhan, dan hasil nyata kebijakan

Peraturan Presiden tentang perpanjangan BUP arsiparis madya memberikan penghargaan kepada jabatan fungsional yang telah memberikan pengabdian kepada profesionalitas. Selain itu output yang diharapkan adalah memperkuat bidang kearsipan dimana secara kuantitatif tidak banyak arsiparis Pembina utama madya. Masih dibutuhkannya pemikiran dan kiprah para arsiparis Pembina utama madya dalam memajukan bidang kearsipan.

Output tersebut diatas harus dipertanyakan kepada lembaga/kementerian sebagai pelaksana dari kebijakan apakah mendapatkan kepatuhan. Kepatuhan yang dapat diukur adalah hasil nyata bahwa seorang arsiparis Pembina utama madya dapat memberikan sumbangsih pada lembaga/kementerian terkait dalam bidang kearsipan.

Jika yang terjadi di unit lembaga/kementerian bahwa apresiasi serta perkembangan bidang kearsipan masih di bawah rata rata, dapat disebut maksud dari tujuan kebijakan BUP arsiparis madya tidak konsisten dalam mencapai tujuannya.

2.2 Daya dukung peraturan

2.2.1 Sumber dana yang cukup

Pembangunan bidang kearsipan mustahil dapat berhasil tanpa ada sumber pendanaan yang cukup. Seringnya ditemukan dana yang terbatas dalam bidang kearsipan akan mengakibatkan tawar menawar dari suatu kebijakan.  dari nilai tawar yang disodorkan akan dijadikan sumber pendanaan bagi bidang kearsipan. Maka tak proses implementasi dari suatu kebijakan menemukan titik ouput nyata dari sebuah tawar menawar.

Akselesari dari tujuan kebijakan BUP terkait sumbangsih yang nyata melalui pendanaan pada bidang kearsipan akan menjadi pilihan organisasi Pembina. Akselerasi tersebut sangat nyata dan menjadi pilian.

2.2.2 Integritas organisasi pelaksana

Baik organisasi Pembina maupun organisasi yang dibina akan mengeluarkan jurus jurus tertentu demi tujuan yang telah ditetapkan. Bagi instansi Pembina (ANRI), jika memang memungkinkan untuk  mengkomunikasikan kebijakan dengan baik dan tidak menyalahi koridor organisasi pelaksana, maka integritas organisasi tetap akan terjaga.

Pada proses komunikasi organisasi inilah yang menjadi kunci bahwa integritas dari organisasi pelaksana tidak akan juga terganggu. Begitu sebaliknya dalam komunikasi terdapat intergritas yang mengganggu, maka baik organisasi Pembina maupun organisasi pelaksana akan memperhatikan hal tersebut.

2.2.3 Teori kausal

Ada dasar dasar kenapa suatu peraturan harus tetap ditegakkan, dan juga ada pula pengecualian. Untuk tetap mempertahankan maksud dari suatu peraturan maka akan ditinjau dari tujuan suatu kebijakan. implementasi kebijakan pemberhentian yang tidak dilakukan oleh Pembina kepegawaian akan menjadi celah. Celah sehingga contoh usulan pengangkatan kembali dari pemberhentian sementara akan diusulkan dengan disponsori pejabat yang lebih tinggi

2.3 Variabel non peraturan

2.3.1 Sikap kelompok sasaran

Sikap dan anggapan para arsiparis mengenai kebijakan BUP masih bersifat biasa biasa saja. Artinya tidak terdapat euphoria berlebih dari kebijakan, dikarenakan penilaian arsiparis Pembina utama madya berada di ANRI dan untuk angka kreditnya pun masih susah untuk dikumpulkan.

Sisi yang lain, para arsiparis merasa bangga karena terdapat penghargaan atas pembelaan kepada profesionalitas kearsipan. Arsiparis akan merasa tertantang dengan penghargaan tersebut. Jika ternyata ada satu atau dua orang yang telah mendapatkan manfaat dari kebijakan tersebut maka akan mendongkrak motifasi arsiparis.

2.3.2 Dukungan pejabat yang lebih tinggi

Pada variable ini, penulis berpendapat bahwa ada hal positif. Hal positif adalah terjadi peningkatan apresiasi pada kompetensi arsiparis. Tidaklah merasa kecil hati bahwa seorang arsiparis akan mendapat dukungan menuju jabatan strategis. Hal tersebut terlepas dari komitmen dan tujuan dari pejabat yang lebih tinggi dalam memberikan dukungan.

2.3.3 Kondisi sosial, ekonomi dan teknologi

Derasnya informasi sebagai akibat dari teknologi informasi membawa dampak yang signifikan pada stabilitas keadaan social. Organisasi pelaksana akan terasa mudah untuk menelusuri praktek praktek ketidak konsistenan dalam pelaksanaan suatu keputusan. Hal tersebut dapat dimungkinkan untuk mencontek suatu kasu sehingga menjadi justifikasi. Apakah kemudian dengan meloloskan satu orang dapat menghentikan langkah orang yang lain, begitupun sebaliknya.

3.   KESIMPULAN

Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran ouput kebijakan dari ANRI dipergunakan untuk mendukung pembangunan bidang kearsipan kepada seluruh kementerian/lembaga dan pemerintah daerah.

Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran kepatuhan target terhadap ouput kebijakan membawa dampak pembinaan kepegawaian dan organisasi. Memungkinkannya usulan unit Pembina kepegawaian ke ANRI untuk mendapat rekomendasi menjadi jalan yang ditempuh jika patuh terhadap output kebijakan termaksud. Jalan mengkomunikasikan kepatuhan terhadap aturan pelaksana Perpres perpanjangan batas usia pension harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum diterbitkannya rekomendasi dari ANRI. Pada aturan ini sebetulnya mengharap kesadaran dari kelompok sasaran atau arsiparis patuh kepada Permenpan termaksud.

Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran hasil nyata output kebijakan memunculkan konflik, tawar menawar, serta persuasive. Birokrat tingkat atas dan bawah dan kelompok arsiparis justru lebih intensif memperjuangkan kepentingan masing masing. Bukannya mendukung perkembangan profesi dan tuntutan kompetensi arsiparis.

4.   SARAN

1. Perlu adanya penyelarasan tujuan kebijakan dengan aturan pelaksanaan. Perlu segera dilaksanakan Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya  untuk memberikan penjelasan tentang kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012;
2. Pada sisi pembinaan kepegawaian, harus segera menerbitkan SK Pemberhentian TETAP (BUKAN SEMENTARA) dari jabatan arsiparis sesuai pasal 32 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya;
3. Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya perlu memasukan klausul tidak dapat diangkat kembali setelah diberhentikan dalam jabatan arsiparis;
4. Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya memasukan bab tersendiri mengenai pengangkatan kembali ke dalam jabatan arsiparis dengan kriteria yang ketat mendukung komitmen dan kualitas tujuan pembangunan pada bidang kearsipan;
5. Kode etik arsiparis dalam membangun profesionalitas seperti loyal terhadap profesi harus juga dimasukkan dalam revisi aturan termaksud.