PENGELOLAAN SUMBER DAYA KEARSIPAN DITJEN MIGAS KEMENTERIAN ESDM

Analisis mengenai sumber daya kearsipan di Direktorat Jenderal Migas bahwa ketersediaan tenaga SDM Kearsipan pada Ditjen Migas dapat dikategorikan belum proporsional, hal tersebut terlihat dengan pada saat ini jumlah tenaga arsiparis berjumlah 3 orang (1 ahli, dan 2 Terampil). Oleh sebab itu jumlah berdasarkan tupoksi Ditjen Migas, diharapkan nenambah jumlah SDM dengan porsi sebanyak 12 orang. 

Penambahan SDM secara kuantitas bertujuan agar perkerjaan yang terkait dengan tata persuratan dan mamajemen kearsipan dapat diakomodasi oleh tenaga fungsional arsiparis. Oleh sebab itu, pelimpahan wewenang kepada para arsiparis sebagai fungsional sudah dapat disesuaikan dengan tingkatan jabatan fungsionalnya arsiparis sesuai dengan klasifikasi masing-masing. Sehingga perkejaan dalam mendukung kegiatan ditjen Migas dapat dilakukan dengan baik. 

Tugas pokok Arsiparis adalah melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi. Hasil kerja yang membuktikan tugas pokok arsiparis berbentuk daftar. Hasil kerja tersebut berada di poin pengelolaan, atau di poin penyajian arsip.

Berikut ini table menunjukkan kegiatan Pengelolaan arsip dinamis beserta hasil kerja sesuai dengan Peraturan Menteri Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 48 tahun 2014.

No	Uraian kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis	Hasil Kerja
1	melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip	registrasi arsip
2	melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta	daftar
3	melakukan pemberkasan arsip aktif	daftar
4	melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif	daftar
5	melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis	daftar
6	melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan diautentifikasi	daftar
7	melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip terjaga	daftar
8	melakukan identifikasi, verifikasi, dan penyusunan daftar salinan otentik arsip terjaga	daftar
9	melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip vital	daftar
10	melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif	daftar
11	melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan/pertimbangan jadwal retensi arsip	persetujuan (pertimbangan)
12	melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan/ pertimbangan pemusnahan arsip;	Persetujuan (pertimbangan)
13	melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta menyusun daftar arsip yang akan dimusnahkan	daftar arsip
14	melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip dalam rangka penyerahan arsip statis	daftar
15	memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis.	laporan
16	melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis	laporan

Berikut ini table menunjukkan kegiatan Penyajian arsip menjadi informasi beserta hasil kerja sesuai dengan Peraturan Menteri Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 48 tahun 2014.

No	penyajian arsip menjadi informasi	Hasil Kerja
1	mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadi informasi	daftar
2	mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi	daftar
3	mengolah dan menyajikan arsip vital menjadi informasi	daftar
4	mengolah dan menyajikan arsip terjaga menjadi informasi	daftar
5	mengolah dan menyajikan arsip statis menjadi informasi	daftar
6	mengolah dan menyajikan informasi kearsipan untuk JIKN	daftar

Dengan mengcu butir kegiatan di atas membuat pelimpahan wewenangan kepada arsiparis dapat disesuaikan dengan kapasitas, sehingga tidak lagi berdampak terhadap keterbatasan ketersediaan sumber daya terhadap arsiparis yang selama ini terganggu. Adapun rekapitulasi mengenai hasil analisis dalam bidang sumber daya manusia dapat dilihat pada metriks berikut ini. 

MATRIKS EVALUASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA KEARSIPAN 

No	Analisis				Dasar Hukum
	Kondisi Saat ini	Dampak	Kondisi Ideal	Solusi
1	Terdapat tugas tamabahan bagi arsiparis diluar Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI)	Pekerjaan di bidang kearsipan mendapatkan perhatian penuh	Arisiparis diberikan tugas seusai dengan tangung jawabnya dan menjalankan fungsi sebagai tenaga fungsional	Arsiparis diberikan tugas dan tangggung jawab yang sesuai	PP. Nomor 28 Tahun 2014 Permen Kemenpan No.Per/3/M.PAN/3/2009
2	Arsiparis tidak mendapatkan kewenangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku	Ketersediaan dan akses terhadap arsip terganggu	Arsiparis dapat menjalankan kewenangan sesuai ketentuan	Arsiparis diberikan kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku	PP. Nomor 28 Tahun 2014
3	Jumlah arsiparis tidak memadai (hanya 3 orang arsiparis)	Penyelesaian pekerjaan kearsipan sulit memenuhi target	Tertanganinya arsip di lingkungan Ditjen Migas	Penambahan arsiparis (dari internal maupun eksternal) sehingga formasi minimal  sebanyak 12 orang arsiparis terpenuhi	Peraturan Menteri ESDM Nomor 11 tahun 2015
4	Kompetensi pejabat di bidang kearsipan	Kebijakan dan alokasi sumber daya yang kurang tepat sasaran	Pejabat di bidang kearsipan memiliki latar belakang pendidikan kearsipan	Pengembangan kompetensi melalui pendidikan dan pelatihan	Kebijakan Pembinaan Karir Peraturan Menteri Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 48 tahun 2014
5	Sarana dan prasarana kearsipan kurang memadai	Arsip ditjen migas tidak terpelihara dengan baik	Tersedia sarana dan prasarana kearsipan sesuai kaidah-kaidah kearsipan	Pengadaan sarana prasarana kearsipan yang sesuai standar kearsipan	Perka ANRI No. 3, 10,11, dan 12 tahun 2000 tentang standar sarana dan prasarana kearsipan
6	Keterbatasan Anggaran	Pengembangan sumber daya kearsipan terganggu	Terdapat daya dukung anggaran yang memadaai	Penyusunan kebijakan dan pengalokasian anggaran yang memadai pada tahun mendatang	Kebijakan Penganggaran

Kearsipan dan Arsiparis dapat berperan pada administrasi pemerintahan

PENDAHULUAN

Profesi petugas kearsipan hampir diidentikan dengan “petugas gudang”, demikian satu cuplikan kalimat yang ada di dalam berita Arsip Nasional RI tahun 1992 yang dituliskan oleh Sauki Hadi Wardoyo. Layaknya petugas gudang, petugas kearsipan memasukan kertas - kertas bekas dan disusun serta diurutkan yang kemudian diletakkan di rak atau rol opeck.

Sudut pandang yang menarik pada tulisan yang diberi judul “profesi kearsipan dan tertib administrasi” yang ditulis oleh almarhum Sauki Hadi Wardoyo, bahwa keadaan kearsipan merupakan konsekuensi logis dari sejarah kenegaraan Indonesia. Saya menyelami dengan pertanyaan “apakah kearsipan adalah cerminan kenegaraan Indonesia, sejalan dengan kalimat bahwa kejadian yang terjadi dalam kurun waktu tertentu menjadi catatan dan keadaan yang mengandung nilai historis/sejarah.

Jika endapan informasi sebagai rekaman kegiatan pemerintahan yang pernah menjajah Indonesia diartikan bukan sebagai warisan budaya, maka bagaimana dengan pemerintahan yang sekarang. Jika revolusi politik dan sosial ketika itu menjadi alasan untuk tidak menjadikan sebagai warisan budaya, bagaimana dengan perpindahan kantor dan atau renovasi dengan dalih untuk pelaksanaan program atau arahan pemegang kekuasaan. Menurut saya, perpindahan kantor menjadi ancaman keberadaan arsip. Atau bahkan penguasa secara sadar tidak memperhatikan gedung kantor pada pelaksanaan kegiatan kegiatan strategis sampai pada perhatian gedung gedung pusat penyimpanan arsip di kementerian?

Jika terdapat gedung untuk pelaksanaan kegiatan strategis atau adanya gedung pusat penyimpanan arsip, bagaimana dengan alokasi ruangan, apakah sudah memadai untuk penyimpanan arsip?

Selain gedung sebagai salah satu indicator penyelamatan arsip, terjadi juga pembiaran perencanaan yang tidak melihat endapan infrmasi. Fakta empiris yang terjadi adalah ketika perencanaan kegiatan kementerian diambil dari usulan usulan yang disusun oleh direktorat jenderal atau kedeputian. Apakah proses perencanaan melihat rekaman kegiatan yang telah direncanakan. Contohnya saja, masih seringnya penulis melihat pengulangan kegiatan pada anggaran kerja kementerian lembaga satuan tiga yang sebetulnya pada catatan kegiatan 10 tahun  yang lalu telah dilaksanakan.

Pada tahun 1992, terbaca fenomena pembentukan suatu profesi arsiparis untuk melakukan pengumpulan endapan informasi dari kegiatan pemerintahan. Perlu dan tidak perlu nya seorang arsiparis untuk menyajikan informasi untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, yang terlihat memang diperlukan adanya petugas untuk mengangkut dokumen yang harus dipindahkan dari satu tempat ke tempat yang lain.

Sudah 23 tahun lamanya, peran petugas untuk memindahkan arsip masih menjadi hal yang dominan dalam peran seorang arsiparis. Hasil prestasi kerja kearsipan belum dilirik oleh penguasa atau pejabat dalam melaksanakan kegiatan adiministrasi pemerintahan. Dengan kesan belum dipergunakannya hasil kerja arsiparis, maka pada tahun 2015 ini tantangan peran arsiparis untuk dapat menyajikan bentuk penuangan informasi yang mudah untuk dikonsumsi. Baik konsumi pejabat atau penguasa sampai kepada konsumsi publik.

Disinilah kemudian adanya agenda setting bidang kearsipan dapat berperan untuk menyajikan endapan informasi menjadi salah satu sumber pengambilan perencanaan kegiatan administrasi di pemerintahan. Namun demikian ada juga langkah yang urgen dilaksanakan adalah mencoba memenuhi ketidaksiapan terhadap keterbukaan informasi public yang sejak tahun 2008 telah digaungkan.

Pengakuan formal terhadap profesi arsiparis telah berjalan selama 35 tahun yakni sejak bulan Mei tahun 1990. Secara formal, prestasi kerja arsiparis dituangkan dalam rincian angka kredit dengan kegiatan kearsipan. Bapak sauki hadi wardoyo melalui tulisan pernah menyoal mengenai pengingkaran kenyataan perbedaan lahan kearsipan antara lembaga kearsipan dengan instansi non lembaga kearsipan. Perbedaan inilah yang kemudian membatasi arsiparis menuju kearah profesionalitas.

Jika organisasi tingkat dunia yakni UNESCO pada tahun 1990 telah menyebut aspek dasar yang harus dimiliki arsiparis yang antara lain adalah motivasi rasa cinta dan kesungguhan yang besar dalam menghadapi arsip baik aspek fisik, sejarah, seni, dan nilai dokumentasinya. Selain motivasi , aspek dasar kearsipan adalah pemahaman bahwa arsiparis bermain dengan intepretasi materi informasi dan persoalan bahan kearsipan.

Tindakan yang dapat dilakukan untuk tidak kembali mengingkari kenyataan perbedaan lahan kearsipan adalah mengimplementasikan ke dalam pedoman kerja bidang kearsipan dan kedalam rincian kerja arsiparis. Pedoman kearsipan yang dipergunakan sebagai acuan kerja arsiparis haruslah mengeliminir kesalahan interpretasi sehingga menurut sauki dapat menyebabkan penyesatan dan menimbulkan kegagalan menemukan informasi yang bersumber dari arsip. Rincian bukti kerja arsiparis pada sudut pandang non lembaga kearsipan membantu ariparis yang ditempatkan di kementerian dan lembaga.

Dua aspek yang menjadi dimensi pekerjaan arsiparis adalah keberhasilan pengaturan aspek fisik arsip atau keberhasilan aspek pengaturan informasi. Keberhasilan aspek pengaturan informasi memiliki indikator keterukuran untuk menjamin tercapainya tepat guna, tepat sasaran dan tepat waktu dalam pencarian maupun penyajian arsip. Dimensi pengaturan fisik terkait erat dengan kepentingan unit pencipta arsip. Bahwa kemudian unit kerja pencipta arsip memiliki kepentingan untuk mengatasi persoalan keterbatasan gedung untuk penyimpanan arsip, maka perlu juga diperhatikan kegiatan arsiparis dalam melaksanakan hal tersebut.

Atau kemudian unit pencipta arsip terdapat entitas nilai dokumentasi atau nilai sejarah sebagai konsekuensi cerminan berbagai suksesi pemegang penguasa, maka harus dipotret . Potret tersebut menjadi bagian ramuan pedoman kerja kearsipan dan rincian bukti kerja arsiparis. Poinnya jangan sampai terjadi pengingkaran kenyataan perbedaan lahan kearsipan.

RUMUSAN MASALAH

Dengan pendahuluan tersebut di atas penulis merumuskan masalah yang akan dibahas yakni “bagaimanakah cara kearsipan dan arsiparis dapat berperan”.

PEMBAHASAN

1.    Rincian kerja arsiparis yang dapat mengakomodir kekhasan pelaksanaan tugas substantif pada instansi pemerintah. Rincian bukti kerja arsiparis bukan semata sudut pandang lembaga kearsipan (ANRI, Arsip Daerah, dan arsip perguruan tinggi)

Sampai dengan tulisan ini disusun, uraian kegiatan pada setiap jenjang arsiparis akan diatur lebih lanjut dengan peraturan instansi Pembina arsiparis. Yang diberlakukan masih aturan 2009 atau belum disepakatinya aturan pelaksanaan untuk tahun 2014.

1.1.        Rincian bukti kerja arsiparis yang memotret pelaksanaan fungsi substantif

Rincian bukti kerja yang terdapat di peraturan Menteri PAN dan RB tahun 2014, sudah mulai tidak hanya dari sudut pandang lembaga kearsipan saja, namun mulai mengakomodir untuk peran peran arsiparis yang ditempatkan di unit kerja di kementerian dan lembaga.

Salah satu kemampuan arsiparis pada kementerian atau non lembaga kearsipan adalah menjaga keseimbangan antara arsip yang masuk dengan arsip yang seharusnya disusutkan. Dalam hal ini seorang arsiparis layaknya seorang manajer yang hendaknya mempunyai kemampuan untuk meningkatkan keuntungan instansi tempat bekerja.

Berikut ilustrasi untuk menunjukan arsiparis sebagai manajer arsip. Pada suatu Direktorat Jenderal di salah satu kementerian yag berkedudukan di Jakarta selatan memiliki gedung sebagai tempat penyelengaraan kegiatan pemerintahan terpisah dengan gedung sekretariat jenderal. Dengan luas ruangan kurang lebih 6000 meter persegi dengan jumlah pegawai sebanyak 600 orang dengan 30 unit pencipta (tingkat eselon III sebanyak 24 unit dan secretariat pimpinan sebanyak 6 unit). Kesan yang didapat terhadap rasio ruangan kantor sangat terbatas. Alokasi ruang arsip pada unit pencipta adalah pada gedung tersebut adalah 4 Meter persegi X 30 unit sama dengan 120 meter persegi dan ruang arsip untuk unit kearsipan di ditjen tersebut adalah 120 meter. Jika dikonversi ke dalam boks standar ukuran 20 CM, maka gedung tersebut hanya dapat menampung 2400 boks arsip. Koleksi arsip yang telah dihasilkan oleh arsiparis adalah 5400 boks. Manajer arsip dituntut untuk dapat membuat keseimbangan keberadaa arsip. Manajer arsip di ditjen tersebut harus membuat perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, pengontrolan terhadap pengelolaan arsip.

1.2.        Arsiparis yang difungsikan selain kegiatan kearsipan

Arsiparis yang ditempatkan di unit pencipta harus diberikan acuan kerja yang sesuai dengan tempat dimana menjadi naungan bekerja. Fakta di lapangan, masih seringnya arsiparis dimanfaatkan untuk mendukung pelaksanaan tugas tugas organisasi yang tidak terakui di rincian bukti kerja arsiparis. Pemanfaatan arsiparis di unit kerja tersebut selain dari kompetensi yang lebih, juga keterbatasan pegawai. Dengan kejadian semacam itu, arsiparis tidak dapat focus kepada kegiatan kearsipan.

Contohnya arsiparis yang difungsikan sebagai sekretaris, arsiparis yang difungsikan sebagai pengurus paspor dan visa, pengelola keuangan, pengelola pengadaan barang dan jasa, petugas keprotokolan, pengelola kepegawaian, pengurus Barang inventaris. Selain itu juga arsiparis yang mendapatkan disposisi dari pimpinan untuk malaksanakan tindak lanjut surat yang menyita waktu.

Dengan sudut pandang format SKP atau Sasaran Kinerja Pegawai, prosentase tugas tambahan mengantikan tugas utama sebagai seorang arsiparis. Untuk itulah diperlukan rincian bukti kerja arsiparis yang mengakomodir tugas tugas tambahan yang notabene berbeda unsur dengan kegiatan kearsipan.

1.3.        Penempatan arsiparis di unit organisasi

Selama ini tidak adanya model penempatan arsiparis yang terevaluasi secara komprehensif. Sejauh penulis ketahui bahwa, instansi pembina arsiparis menyerahkan sepenuhnya kepada kementeraian dan lembaga dalam hal penempatan arsiparis sesuai dengan kebutuhan.

Contohnya tahun 1998 sesuai dengan keputusan Menteri Pertambangan dan energi, unit organisasi yang mewadahi arsiparis di lingkungan departemen Pertambangan dan energi adalah satuan kerja Bagian tata Usaha departemen untuk sekretariat jenderal, Bagian Umum untuk itjen dan ditjen, dan bagian tata usaha untuk direktorat dan pusat.

Penempatan arsiparis kemudian berkembang dengan dasar adanya dengan analisa beban kerja untuk jangka panjang dengan pelaksanaan setiap tahunnya. Contohnya pada biro keuangan dan biro kepegawaian di sekretariat jenderal. Unit tersebut membutuhkan arsiparis sebagai pelaksana untuk mendukung kegiatan kepegawaian dan keuagan pada koridor kegiatan kearsipan. Maka pada tahun 2015, telah ditetapkan formasi arsiparis yang di biro biro termaksud.

Selain itu juga model penempatan dengan status diperbantukan di luar satuan unit kerjanya. Model ini harusnya juga diberikan NSPK sehingga dipedomani dalam rangka mengoptimalisasi keberadaan arsiparis.

1.4.        Pembinaan administrasi kepegawaian dengan mutasi antar jabatan struktural/fungsional

Fakta tahun 2015 tentang pemberhentian sementara pengadaan pegawai menjadi tantangan untuk bidang kearsipan. Formasi untuk aarsiparis menjadikan belum dapat dipenuhi. Yang kemudian dapat menyebabkan krisis arsiparis. Krisis arsiparis salah satunya adalah kekurangan jumlah pegawai yang menangani bidang kearsipan.

Contohnya di Kementerian ESDM, sesuai dengan peta jabatan tahun 2015, rasio keberadaan arsiparis hanya mencapai 23% dari kebutuhan. Sesuai data di brio biro kepegawaian KESDM, terdapat15 orang yang belum diangkat, itu artinya kenaikan rasio naik menjadi 32%. Belumlah mencapai rasio yang bagus, harus diancam dengan para arsiparis yang akan memasuki masa pension. Selain pension terdapat pengentian sementara penerimaan CPNS.

Untuk itu perlu solusi terkait dengan kebijakan penghentian sementara pengadaan CPNS tahun 2015 s.d 2019. Salah satu terobosan dengan dilaksanakan proses jajak minat pengadaan arsiparis dari jalur pegawai.

2.    Pedoman kearsipan yang dipotret benefit atau keuntungan pencipta arsip (kementerian dan lembaga) bukan saja protret lembaga kearsipan atau hanya potret pusat arsip kementerian.

Pedoman kearsipan harus memuat ketentuan tata kearsipan yang tidak memberatkan unit pencipta. Ketentuan tata kearsipan yang tidak memuat alur yang rumit atau banyak proses yang harus dilewati.

Konsepsi pusat arsip Kementerian (records center) dan konsepsi central file (tempat penyimpanan yang masih terdapat di direktorat Jenderal) mulai tumbuh di lingkungan instansi pusat. Sejauh pengamatan penulis, terdapat pusat arsip kementerian antara lain, ESDM, Perhubungan, Pertanian, Pekerjaan Umum, dan lain sebagainya.

Pada direktorat jenderal, pelaksana tata usaha berperan sebagai unit kearsipan yang menerapkan central file. Menurut Budi Martono pada makalah yang berjudul central file, pusat arsip dan unit kearsipan serta hubungan dengan jabatan fungsional arsiparis menyebutkan bahwa arsip yang berada pada central file di direktorat jenderal , jika telah mencapai masa inaktif akan dipindahkan dan disimpan secara terpusat pada pusat arsip departemen.

Masih adanya pemahaman bahwa pusat arsip departemen hanya diperuntukkan untuk arsip permanen, akan mempersulit dan memperberat unit pencipta arsip. Menurut Budi martono dalam makalah tersebut yang dimuat dalam berita arsip Nasional RI bulan Juli tahun 1992, tugas pusat arsip kementerian adalah untuk menyimpan, memelihara arsip inaktif yang berasal dari direktorat jenderal. Selain itu juga bertugas untuk memusnahkaan dan menyerahkaan arsip statis ke ANRI.

Hambatan pelaksanaan transfer arsip dari unit kerja eselon III ke central file salah satunya adanya ketentuan untuk mendaftar secara detil. Karena keterbatasan tenaga administrasi, maka hal tersebut sulit untuk dilaksanakan, dikarenakan juga tidak terbiasa. Arsip aktif yang telah selesai proses administrasi, tidak langsung diserahkan ke central file sehingga menumpuk dari tahun ke tahun.

3.    Keberhasilan aspek pengaturan informasi dengan pemanfaatan teknologi informasi.

Pendekatan pemanfaatan teknologi informasi komputer, saat ini adalah hal mutlak yang harus disediakan untuk arsiparis. Jika arsiparis dibekali dengan perangkat lunak yang siap pakai seperti adanya infrasturktur SIKD , JIKN, dan SIKN, maka akan lebih membantu peran arsiparis.

Database mentabulasi daftar arsip yang dihasilkan oleh arsiparis. Sistem informasi untuk mendukung kecepatan akses. Ratusan ribu datum arsip dapat dipanggil secara cepat dengan metadata arsip yang telah ditentukan.

4.    Antara aspek fisik, sejarah, seni dan nilai dokumentasi dengan penyeragaman pengaturan informasi terkait pada interpretasi informasi.

Kekhasan sejalan dengan pelaksanaan tugas substatif instansi pemerintah hendaknya diperhatikan pada bidang kearsipan.

Kesimpulan

1.    Kearsipan dapat berperan dengan memberikan hasil kerjanya sebagai referensi organisasi dalam mengambil keputusan

2.    Arsiparis dapat berperan dengan memberikan hasil kerjanya untuk mendukung tujuan organisasi

3.    Diperlukan rincian bukti kerja arsiparis dapat memberikan arahan peran di suatu unit kerja.

4.    Pedoman kearsipan mudah diterapkan oleh arsiparis.

Rekomendasi

1.    Cantumkan butir kerja arsiparis yang ditugaskan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi di non lembaga kearsipan

2.    Berikan amanah ke Pembina arsiparis pada non lembaga kearsipan untuk memperinci butir kegiatan yang kedalam petunjuk teknis masing masing instansi

3.    Berikan perbedaan pembobotan antara poin 1 dan 2

4.    pembuatan klasifikasi arsip sebagai dasar pengaturan informasi arsip yang mencerminkan kekhasan masing masing instansi

5.    Terapkan prinsip aturan asli dan prinsip asal usul pada pedoman kerja kearsipan.

6.    Adanya  pedoman kearsipan mempermudah tugas tugas arsiparis.

Data dan Informasi Minyak, Gas dan Panas Bumi

Data dan Informasi Minyak, Gas dan Panas Bumi

Penulis pernah memposting rangkuman atau resensi buku data informasi yang diterbitkan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi edisi ke-3 tahun 1996, dan edisi ke-4 tahun 2000. Pada tulisan ini, penulis merangkum isi buku data dan informasi minyak, gas dan panas bumi tahun 1991. Kata pengantar buku terbitan tahun 1991 merupakan edisi pertama dalam merekam kegiatan industri minyak dan gas bumi. Secara singkat kegiatan industri minyak dan gas bumi pada kurun waktu 1985 s.d. 1990 berusaha dituangkan dalam buku ini.

Daftar Isi

Pada bagian daftar isi, buku ini membagi menjadi 21 sub bagian yakni pendahuluan, umum, eksplorasi minyak dan gas bumi, produksi migas, pengolahan, pembekalan dan pemasaran, ekspor dan impor, sarana dan distribusi, formulasi harga minyak mentah Indonesia, penerimaan Negara, subsidi BBM, keselamatan kerja dan lindungan lingkungan, kegiatan penunjang, Litbang, diklat, perizinan dan rekomendasi, hokum dan perundangan, bentuk kerjasama, kerjasama luar negeri, PGN, dan pengusahaan panas bumi.

Sub Bagian buku “Pendahuluan”

Sub bagian ini menceritakan mengenai dasar konsititusional kegiatan minyak dan gas bumi yakni Undang undang RI. Yang utama dalam buku ini adalah kegiatan substantif (eskplorasi, eskploitasi, pemurnian dan pengolahan, serta pengangkutan dan pemasaran). Pelaksana kegiatan perminyakan dilaksanakan oleh instansi pemerintah dan badan usaha milik Negara (BUMN) serta para kontraktor. Institusi pemerintah yang melaksanakan industri perminyakan adalah Departemen Pertambangan dan Energi cq. Direktorat Jenderal Migas yang bertugas mempersiapkan kebijakan tenis dan melakukan pengawasan serta pembinaan teknis terhadap pertambangan dan pengusahaan minyak dan gas bumi. BUMN Pertamina ditugaskan melalui Undang undang untuk melaksanakan kegiatan pengusahaan pertambangan migas meliputi eksplorasi, eksploitasi, pemurnian dan pengolahan, serta transportasi dan penjualan. BUMN Pertamina pun dibenarkan untuk bekerjasama dengan pihak ketiga dalam bentuk Kontrak Production Sharing.

Pertamina sebagai pemegang kuasa pertambangan melaksanakan sendiri kegiatan pertambangan migas di wilayah pertambangan Indonesia. Meskipun demikian hak tanah permukaan bumi Indonesia tidak termasuk dalam kuasa pertambangan. Dan juga batas batas wilayah kuasa pertambangan (koordinat) ditetapkan oleh pemerintah melalui keputusan presiden atas usul Menteri Pertambangan dan energi.

Sub bagian buku “eksplorasi” dan “produksi”

Pada akhir tahun 1990 tercatat cadangan terbukti sebanyak 10.92 setara barrel. Kontrak penjualan gas (commited) bumi baik dalam dan luar negeri mencapai 33,7 TSCF.  Produksi minyak tahun 1985 mencapai 438 juta barrel. Produksi minyak mentah tahun 1990 mencapai 467 juta barrel. Produksi kondensat tahun 1985 51,9 juta barrel. Produksi kondensat tahun 1990 mencapai 66,2 juta barel.

Sub bagian buku “pengolahan”

Pertamina melaksanakan pengolahan minyak mentah di dalam negeri yang salah satunya dilaksanakan di kilang Cilacap. Di kilang cilacap dilengkapi dengan unit penghasil aspal dan minyak pelumas. Pada buku ini telah disebutkan bahwa pentingnya proses lanjut dari hasil pengolahan minyak dan gas bumi yakni dengan pengolahan petrokimia.

Sub Bagian buku “pemasaran”

Data impor BBM mulai dari tahun 1985 s.d. 1990 senantiasa mengalami kenaikan. Tahun 1985 Indonesia melakukan impor BBM sebanyak 2.731.034 barrel sampai dengan tahun 1990 impor BBM sebanyak 24.167.939 barrel.

Sub bagian buku “penerimaan Negara” dan “subsidi BBM”

Buku ini menyebutkan bahwa sektor migas selama 1985 s.d. 1990 menjadi sumber pembeayaan APBN rata rata sampai dengan 43,7%. Faktor yang berpengaruh terhadap penerimaan Negara yaitu besarnya produksi Migas, harga minyak dan beaya produksi minyak mentah. Subsidi BBM pada tahun 1986/87 disumbang dari laba bersih minyak dari penjualan dalam negeri yakni sebesar Rp. 5,928 Triliyun

Sub bagian buku “ keselamatan kerja dan lindungan lingkungan”

Mengacu pada tugas instansi pemerintah yang salah satunya adalah melakukan pengawasan serta pembinaan teknis bidang keselamatan kerja dan lindungan lingkungan maka terdapat dua hal yang disebut pada sub bagian buku ini. Dua diantaranya adalah pengawasan dengan perizinan atau sertifikasi dan inspeksi.  Tujuan diadakan beberapa macam perizinan adalah dalam rangka pembinaan keselamatan kerja. Untuk mengawasi keselamatan kerja pengusahaan minyak, gas dilakukan pula perumusan kebijakan teknis di seluruh kegiatan perminyakan hulu dan hilir serta penunjang migas. Selain diadakannya perizinan juga dilaksanakan pula kegiatan inspeksi ke perusahaan perusahaan minyak dan gas bumi untuk mengawasi dan memonitor pelaksanaan ketentuan perundang undangan tentang keselamatan kerja dan lindungan lingkungan. Juga dirumuskan standard pertambangan migas yang nantinya akan menjadi standard nasional Indonesia sebagai sarana dalam pengawasan.🌈🌅

Sub bagian buku “perizinan dan rekomendasi”

Buku ini menyebut 33 jenis izin dalam rangka pengawasan. Pengawasan tersebut adalah pengawasan ketelitian atas ketelitian pengukuran minyak ,gas bumi. LPG, LNG,  ketelitian bejana ukur, Dip Tape, alat temperature dan gravity, pengukuran tangki ukur kapal LPG, terapung. Selain itu terdapat pengawasan tata cara pemindahan /penyerahan dari terminal ekspor. Pengawasan pengukuran volume penyerahan hasil pemurnian dan pengolahan. Sertifikasi tenaga khusus pemboran dan tenaga khusus penyelidikan seismik. Pengawasan atas tekanan kerja aman dan keselamatan kerja yang dilindungi. Pengawasan beban kerja aman dan keselamatan kerja pesawat angkat. Pengawasan penggunaan pompa dan kompresor. Pengawasan pipa penyalur migas. Sertifikasi juru las dan spesifikasi prosedur pengelasan. Pengawasan kelayakan platform migas lepas pantai, instalasi. Pengawasan pembelian bahan peledak yang dikeluarkan POLRI.  Pengawasan kebutuhan impor dan penggunaan barang operasi perminyakan. Rekomendasi pengangkatan penyelidik kepala teknik tambang. Pengawasan penggunaan tenaga kerja asing pendatang. Pembinaan teknis dan pengawasan terhadap perusahaan jasa penunjang.

Sub bagian buku “hukum dan perundang-undangan”

Menarik bagi penulis untuk menuliskan sebagaimana yang tertulis buku ini adalah adanya Undang undang no.14 tahun 1963 tentang pengesahan perjanjian karya antara PN Pertamina dengan Pt Caltex Indnoesia dan calasiatic Topco; PN Pertamina dengan stanvac Indonesia; PN Pertamina dengan Pt Shell Indesia. Dengan undang undang tersebut bentuk kontrak adalah perjanjian karya. Kemudian mlai tahun 1971 diperkenalkanlah bentuk kerjasama dengan istilah Kontrak Production Sharing atau KPS. KPS mengalami generai pertama periode 1964 s.d. 1977, generasi kedua periode 1978 – 1988, generasi ketiga periode 1989 sampai dengan buku ini diterbitkan masih berjalan). Selain perjanjian karya dan KPS terdapat juga bentuk kontrak Technical Assistance, kontrak enhanced Oil Recovery dan kontrak operasi bersama (panasbumi)

Sub bagian buku “perusahaan gas Negara”

ULASAN ACARA WORKSHOP PENGELOLAAN ARSIP PERIZINAN

PENDAHULUAN

Pada hari kamis tanggal 21 Mei 2015, sekitar 60 orang yang berasal dari 40 instansi melaksanakan diskusi yang menganggat isu pengelolaan arsip perizinan. Diskusi tersebut diberi judul workshop Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Perizinan.  Dalam sambutannya, kepala ANRI menyampaikan setidaknya ada tiga amanah Undang Undang Kearsipan tahun 2009 yang harus dilaksanakan yakni kebijakan, pembinaan dan pengelolaan Arsip. ANRI mengelaborasi amanat tersebut dalam kerangka untuk berkontribusi dalam peningkatan kualitas pelayanan publik. Kepala ANRI menegasan bahwa Peran kearsipan dalam pelayanan public salah satuya dengan menjamin ketersediaan arsip.

Menyabung sambutan kepala ANRI, Deputi Pembinaan menyampaikan beberapa hal yang terkait erat dengan ketersediaan arsip yakni keautentikan, kehandalan, kepastian hukum, penjagaan asset nasional sampai dengan terciptanya birokrasi yang modern.

Dalam penjelasannya, Deputi Pembinaan menyampaikan antara lain kejadian permasalahan legalitas dokumen perijinan yang terkait erat dengan keautentikan. Pada sisi kehandalan suatu kearsipan harus didukung dengan pemanfaatan teknologi informasi. Kewenangan menandatangani suatu surat izin mencerminkan kepastian hukum. Kearsipan sebagai penjaga asset bidang ekonomi salah satunya terdiri berisi mengenai dokumen perizinan. Dari kesemuanya itu akan bermuara pada terciptanya birokrasi yang modern sebagaimana dengan lahirnya Undang undang Administrasi Pemerintahan.

Hal tersebut di atas selaras dengan agenda pembangunan nasional yang tersurat pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (peraturan presiden nomor 2 tahun 2015) pada poin agenda pengarusutamaaan tata kelola pemerintahan yang baik. Agenda tersebut memuat bidang hokum dan aparatur yang dalah satu sub bidang aparatur berisi pengembangan birokrasi melalui peningkatan penyelamatan pengamanan dan pemanfaatan arsip.

Penulis berpendapat bahwa isu pengelolaan arsip perizinan menjadi menarik dengan menerapkan pendekatan empat instrument kearsipan yakni tata naskah dinas, klasifikasi, jadwal retensi arsip dan klasifikasi keamanan dan klasifikasi akses.

Pada kesempatan yang sama, direktur kearsipan pusat ANRI menyampaikan dalam sudut pandang perlakuan kearsipan yang diawali dari tata naskah dinas dalam mencipta suatu dokumen perizinan, klasifikasi sebagai dasar meberkaskan suatu perizinan, Jadwal retensi Arsip sebagai dasar penysutan dan klasifikasi akses dan keamanan sebagai norma untuk pelayanan informasinya.

Pada setengah hari berlangsungnya workshop, untuk menambah greget acara, panitia menghadirkan pembicara yang pada tanggal 26 Januari 2015 telah ditunjuk oleh Presiden RI periode 2015-2019 sebagai Pelayanan Terpadu Satu Pintu di Pusat yakni Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM). Dan pada sesi pamungkas diisi dengan workshop pendataan arsip perizinan dan pembuatan daftar arsip perizinan.

 

RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan pendahuluan di atas, penulis membuat ulasan atau telaahan untuk melengkapi keterbatasan durasi atau jadwal wahana diskusi sebagaimana disampaikan oleh panitia. Tujuan tulisan ini adalah mengelaborasi kegiatan workshop pengelolaan arsip perizinan. Penulis menetapkan rumusan permasalahan yakni bagaimana implementasi empat instrument dalam pengelolaan arsip perizinan.

 

 

PEMBAHASAN

Penulis sependapat untuk mendapatkan perlakuan arsip yang baik dapat dilaksanakan dengan pendekatan empat instrument kearsipan. Namun demikian untuk mendalami keempat instrument tersebut, penulis mencoba menemukan beberapa kejanggalan yang kemudian merumuskan dalam beberapa pertanyaan.

1.      Tata Nakah Dinas

1.1.            Penulis menemukan bentuk naskah sebagai penuangan dokumen perizinan yakni bentuk keputusan. Keputusan dari pejabat yang memiliki kewenangan menandatangai suatu dokumen perizinan. Sebagai contoh keputusan yang bertanda tangan atas nama Menteri ESDM yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi tentang izin usaha niaga gas bumi. Dengan bentuk penuangan keputusan maka inisial pada nomor naskah dinas adalah “K”

1.2.            Jika perizinan masuk kedalam kategori naskah bentuk khusus maka belum terakomodir di Peraturan Kepala ANRI tentang Tata Naskah dinas Maupun Permen PAN dan RB tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Instansi pemerintah.

1.3.            Pertanyaanny adalah, haruskan bentuk penuangan dalam bentuk keputusan namun inisial tetap menggunakan IJN?

 

2.      Klasifikasi Arsip

2.1.               klasifikasi dapat menjadi acuan untuk pemberkasan. penyusunan klasifikasi arsip mengacu pada perka ANRI tentang pedoman penyusunan klasifikasi arsip. Perbedaan cara pandang penyusunan klasifikasi arsip menyebabkan Seri dan sub seri arsip tidak sinkron dengan Jadwal Retensi Arsip

2.2.               Pertanyaannya adalah sudahkan klasifikasi arsip yang terdapat di instansi pemerintah disusun berdasarkan PERKA ANRI penyusunan Klasifikasi Arsip?

 

3.      Jadwal Retensi Arsip

3.1.            Penyusunan JRA sering mengabaikan perubahan organisasi, padahal perubahan organisasi sangat menentukan tingkat reabilitas suatu arsip. Belum lagi pembuatan JRA yang sering melupakan periodesasi perubahan fungsi organisasi.

3.2.            Bagaimanakah pedoman retensi dalam menjadi acuan penyusunan Jadwal Retensi Asrip?

 

4.      Klasifikasi Keamanan dan klasifikasi Akses

Berdasarkan data hasil putusan ajudikasi , terjadi perbedaan cara pandang para hakim di pengadilan komisi informasi yang mengabulkan gugatan para pemohon informasi. Sebagai contoh keputusan ajudikasi BPMIGAS dengan LSM yang salah satu isi putusan adalah memerintahkan memberikan permintaan dokumen kontra karya. Padahal NSPK yang terkandung dalam klasifikasi keamanan dan akses hanya mengamanahkan agar pemohon informasi dapat diberikan informasi olahan, bukan bentuk naskah dinas

 

KESIMPULAN

Implementasi empat instrument dalam pengelolaan arsip perizinan dapat dilakukan dengan sinkronisasi diantara empat instrument kearsipan sehingga dapat mendung perlakuan arsip dalam mencapai pelayanan prima


REKOMENDASI

1. Menentukan bentuk izin kedalam bentuk khhusus selain surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar dan pegumuman sebagaimana Justru terobosan dengan menentukan dokumen perizinan ke salah satu bentuk khusus telah dilaksanakan oleh BKPM. Dengan demikian maka inisial pada nomor naskah dinas adalah “IJN” bukan “K”
2. Menelaah kembali klasifikasi arsip yang telah disyahkan oleh pimpinan instansi pemerintah apakah sudah sesuai NSPk yang termuat di dalam Perka ANRI tentang pedoman penyusunan klasifikasi arsip
3. Perlu diterapkannya prinsip kearsipan yakni asal usul dan aturan asli dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip.
4. Sinkronisasi dan sosialisasi terhadap kedudukan hak informasi atas arsip kepada hakim hakim di kommisi informasi.