Arsip Personile File Pejabat Negara

Sekretaris pimpinan bertugas dalam layanan pimpinan. Pelayanan tersebut antara lain mencatat agenda kerja pimpinan, mengingatkan, penjadwalan, penyiapan kebutuhan lainnya sampai dengan menyimpan file. File yang diarsipkan dapat berupa bahan rapat, file bersifat keuangan, administrasi, aset, dan kepegawaian. Sekretaris pimpinan yang bertugas di instansi pemerintahan biasanya terletak di sekretariat eselon I dan sekretariat eselon II. 

Pengarsipan pada sekretariat tersebut dilakukan untuk memberikan backup data baik surat bersifat keuangan, administrasi, kepegawaian dan aset. Jika sewaktu waktu dibutuhkan oleh pimpinan, maka arsip yang tercipta terkait erat dengan pimpinan dapat segera diketemukan. Misalnya untuk pencatatan agenda kerja yang berdasarkan undangan. Undangan akan disimpan karena akan disertakan pada agenda pimpinan tersebut. contoh lain adalah sekretariat pimpinan membayarkan untuk keperluan dinas dan non kedinasan yang mendukung pelaksanaan tugas. hasil dan bukti pembayaran tersebut akan diarsipkan, karena praktis akan ditanyakan oleh pimpinan.

Kategori pimpinan yang arsip perseorangan akan menjadi arsip negara yakni pimpinan yang disebut pejabat negara. Pejabat negara meliputi pejabat negara pada lembaga tertinggi dan tinggi negara, menteri, gubernur, hakim, duta besar, wakil gubernur, bupati, walikota wakil bupati, wakil walikota, pimpinan bank Indonesia, komisaris BUMN dan BUMD, direksi BUMN dan BUMD, pimpinan perguruan tinggi, pejabat eselon I, jaksa, penyidik, panitera pengadilan, Pejabat pembuat Komitmen atau pimpinan proyek, dan bendaharawan (sumber: UU nomor 28 tahun 1999 tentang penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme).

Arsip personile file untuk pejabat Negara akan disimpan sebagai sumber informasi pekembangan karir dan sebagai data dukung pelaporan harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN). Arsip personal file tersebut sebagai sumber informasi pekembangan karir bersifat permanen dan akan disimpan terus menerus sebagai asset Negara. Anak bangsa yang menunjukkan prestasi. Perkembangan karir pejabat Negara tersebut ditengarai akan menjadi arsip statis.

Berkas perorangan PNS yang tercantum dalam Peraturan bersama Kepala Arsip nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 5 tahun 2007 nomor 41 tahun 2007 tentang jadwal retensi arsip kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara terdiri atas:

1. Nota penetapan NIP dan kelengkapannya
2. Nota persetujuan / pertimbangan kepala BKN
3. SK pengangkatan CPNS
4. Hasil pengujian kesehatan
5. SK pengangkatan PNS
6. SK peninjauan masa kerja
7.  SK kenaikan Pangkat
8. Surat pernyataan melaksanakan / menduduki jabatan/surat pernyataan pelantikan
9. SK pengangkatan dalam atau pemberhentian dari jabatan structural / fungsional
10. SK perpindahan Wilayah Kerja
11. SK perpindahan antar instansi
12.   SK cuti di luar tanggungan Negara (CTLN)
13. Berita acara pemeriksaan
14. SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS
15. SK Perbantuan/dipekerjakan di luar instansi induk
16. SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/dipekerjakan
17.  SK pemberian uang tunggu
18. SK pembebasan dari jabatan Organik karena diangkat sebagai pejabat Negara
19. Sk Pengalihan PNS
20. SK Pemberhentian PNS
21. SK Pemberhentian Sementara
22. Surat Keterangan Pernyataan Hilang
23. Surat keterangan kembalinya PNS yang dinyatakan hilang
24. Sk Penggantian nama
25. Surat perbaikan tanggal tahun kelahiran
26. Akta nikah/Cerai

Sedangkan arsip personile file yang bersifat keuangan dan aset akan menjadi data penyelenggara Negara yang tercantum dalam Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN). Arsip ini akan dijadikan data dukung yang dilaporkan ke Komosi Pemberantasan Korupsi (KPK) . arsip tersebut antara lain:

1.  Kartu tanda Penduduk, NPWP untuk dilampirkan pada data pribadi seorang pejabat
2. SK Jabatan Terakhir untuk Riwayat Jabatan
3. Surat bukti kepemilikan tanah/bangunan atau apartemen, SPPT PBB Bulan terakhir, sertifikat tanah atau bukti perjanjian jual beli/girik/pipil/surat keterangan camat atau lurah untuk dilampirkan pada data harta kekayaan tanah dan bangunan (harta tidak bergerak)
4. Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB)/STNK dan sertifikat kepemilikan alat transportasi dan mesin lainnya untuk kepemilikan harta bergerak
5. Bukti kepemilihan usaha (ijin usaha)
6. Bukti kepemilikan atau bukti pembelian seperti logam mulia, batu mulia, barang seni dan antic, perabotan rumah tangga, barang elektronik, alat music
7. Surat bukti kepemilikan surat berharga (akta pendirian/perubahan)
8. Statement account untuk obligasi atau saham
9. Anggaran dasar pendirian perusahaan dan seluruh perubahannya untuk saham penyertaan
10. Bilyet atau statement rekening deposito per posisi pelaporan, rekening giro, buku tabungan halaman depan dan saldo terakhir
11. Surat perjanjian/bukti piutang, surat perjanjian tidak ada utang piutang, polis asuransi yang dapat dicairkan pada waktu tertentu
12. Surat penjanjian/bukti hutang, statemen rekening hutang bulan terakhir, tagihan kartu kredit terakhir
13. Slip gaji/honorarium bualn terakhir untuk laporan penghasilan dari jabatan baik suami / istri penyelenggara negara

Pemahaman Organisasi bagi Arsiparis

Seorang arsiparis secara umum mengetahui dan memiliki wawasan tentang dasar dasar, konsep konsep dan prinsip - prinsip dalam organisasi. Pendidikan di perguruan tinggi atau pendidikan dan latihan penciptaan arsiparis, memberikan bekal pengetahuan organisasi kepada seorang arsiparis.

Penulis hanya mengupas mengenai organisasi secara umum yang terdiri pengertian organiasi, tipe organisasi pemerintah dan elemen  organisasi. Penulis berfikir bahwa mengetahui eksistensi seorang arsiparis sebagai pejabat fungsional tertentu yang menjadi supporting dalam pencapaian tujuan organisasi, dapat dimulai dari pemahaman organisasi, tipe organisasi yakni tipe organisasi pemerintahan/negara serta elemen organisasi.

Kedudukan adalah arsiparis di pemerintahan, serta sejauhmana peran yang dapat dilaksanakan arsiparis di organisasi pemerintah atau organisasi negara. Tentu saja dasar dasar organisasi, perkembangan organisasi serta elemen organisasi perlu dipahami sebagai alat atau piranti dalam pelaksanaan eksistensi seorang arsiparis.

Pengertian Organisasi

Pengertian bahwa dalam mencapai tujuan dari kelompok individu akan lebih efektif jika dilakukan secara sistematis. Perilaku setiap individu yang berbeda beda karena watak dan sifat menjadi kompleksitas dalam memahami langkah dan tahapan mencapai tujuan/sasaran tertentu. Dari kelompok individu yang sejenis bertemu dengan kelompok lainnya yang tercermin dalam koalisi koalisi. Untuk itu kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi diwadahi dalam struktur tertentu yang mengatur interaksi tersebut. Struktur tertentu tersebut dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Juga dapat memberikan standar perilaku masing masing watak dan perilaku baik individu, kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi. 

Struktur kecil sampai dengan kumpulan struktur yang merupakan  sistem transformasi mengolah masukan menjadi keluaran yang menggantungkan pada lingkungan untuk kelangsungan hidup. Sistem tersebut menghasilkan makna atau nilai yang akan diperjuangkan dalam kehidupan. Sistem yang menunjukan ikatan ikatan atau kemudian menjadikan konflik serta persaingan. Sistem yang kemudian akan disentuh oleh bidang politik yakni untuk mencapai kekuasaan atau dimanfaatkan oleh kekuasaan.

Struktur dapat menjadi sistem juga dapat menjadi alat untuk mendominasi atau secara tradisional disebut pemimpin. Struktur tertentu yang tercermin dari unit unit untuk menjalankan koordinasi dari aktivitas aktivitas serta memproses informasi yang menunjang dalam pengambilan keputusan. unit yang merupakan batasan dari aktivitas sehingga dapat dipetakan kemampuan serta tindakan.

Bahkan juga pengertian organisasi bukan hanya sebagai struktur dan sistem serta unit saja, namun dapat dilihat sebagai kontrak atau persetujuan persetujuan yang tidak tertulis dari setiap individu, kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi.

Tipe Organisasi

Tipe organisasi dibedakan berdasarkan sasaran pokoknya. Salah satu tipe tersebut adalah organisasi pemerintah/Negara. Organisasi level besar yakni Negara juga mempunyai tipe yang berbeda beda. Tipe organisasi tersebut dapat ditelusuri dari teori pembentukan Negara. Negara dapat dibentuk dari kenyataan, perjanjian, penaklukan. Jika diklasifikasikan menjadi beberapa tipe,dibedakan menjadi negara system kerajaan (monarki) dimana raja atau ratu mengangkat perdana menteri sebagai pimpinan yang menjalankan organiasi.  Negara federasi yakni dimana Negara yang terdiri dari Negara Negara bagian.  Negara republik yakni berbentuk kesatuan antara pemerintah pusat dan dearah.

Fungsi Negara pertama yakni fungsi politik, fungsi diplomatis, fungsi yuridis, dan fungsi administrative. Pakar ketatanegaraan montesque dari perancis yang membedakan fungsi eksekutif, yudikatif dan legislative memberikan pengaruh pada perkembangan ketatanegaraan.

Di indonesia perubahan tersebut seiring dengan perubahan UUD 1945 yang semua Fungsi/organisasi Negara terbagi atas DPR, Presiden, BPK, DPA dan MA. Setelah perubahan UUD 1945 Fungsi/organisasi Negara terbagi menjadi fungsi legialatif dijalankan oleh MPR, DPR, DPD, fungsi eksekutif diperankan oleh Presiden dan Wakil Presiden. Fungsi Auditif dilaksanakan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), fungsi yudikatif yang melaksanakan kekuasaan kehakiman diperankan lembaga MA, Komisi Yudisial, MAhkamah Konsituti dan munculnya Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK).

Tipe organisasi pemerintahan Indonesia berkembang dari masa ke masa yang tercermin lima fungsi tersebut dijalankan untuk meraih tujuan Negara yakni melindungi segenap bangsa Indonesia dan tumpah darah Indonesia; memajukan kesejahteraan umum; mencerdaskan kehidupan bangsa; ikut melaksanakan ketertiban dunia berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial.

Undang undang penyelenggaraan Negara nomor 28 tahun 1999 mengatur mengenai azas sistem penyelenggaraan pemerintahan yakni kekuasaan tertinggi di tangan rakyat, presiden pemegang kekuasaan eksekutif tidak bertanggungjawab kepada DPR, dalam menjalankan tugas presiden dibantu oleh menteri. Azas yang dilaksanakan dalam penyelenggaraan pemerintah antara lain kepastian hukum, tertib,  kepentingan umum, profesionalitas, proporsionalitas dan akuntabilitas.

Elemen Organisasi

Kultur kehidupan (idiologi, politik, social, ekonomi, keamanan dan pertahanan) yang senantiasa berkembang dikarenakan pertukaran budaya yang dialami oleh lingkungan organisasi membawa pengaruh kepada elemen organisasi. Elemen organisasi yakni manusia, tujuan tertentu, pembagian tugas, sebuah sistem untuk mengkoordinasi tugas tugas, dan batasan berdasarkan produk aturan yang juga dapat disebut hirarki otoritas dari masing masing level struktur.

Salah satu elemen organisasi yakni Hubungan antar individu di dalam pekerjaan dalam menjalankan pembagian tugas dan koordinasi tugas2 diatur dengan produk aturan. Untuk organisasi pemerintah menganut produk aturan Undang undang nomor 43 tahun 1999 tentang pokok pokok Kepegawaian. Pengaturan tersebut salah satunya mengenai jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi. Jumlah pegawai yang diperlukan tersebut harus diatur sedemikian rupa sehingga hubungan antar individu di dalam pekerjaan dapat berjalan dengan baik. Untuk itulah diperlukan penetapan jabatan dan kepangkatan tertentu agar dapat mendukung hubungan antar individu tersebut.

Jabatan dan kepangkatan tertentu dapat menjadi faktor untuk mengelola korelasi antar unit di dalam organisasi jika terdapat kejelasan pembagian tugas dan tanggung jawab, mengelompokan aktivitas, mengatur koordinasi secara vertikal maupun horisontal. Termasuk diantaranya job profile sehingga salah satu elemen organisasi termaksud dapat terkelola dengan baik.

Perkembangan pada tahun 1995 an yang memisahkan jabatan struktural dan non struktural (baik umum maupun teknis) menemukan kendala sehingga memunculkan permasalahan. Permasalahan tersebut antara lain kuaifikasi pendidikan non struktural teknis (contohnya arsiparis) semakin meningkat dari yang dulu SMA sekarang harus dipersyaratkan Diploma sampai dengan Sarjana. Permasalahan yang kedua adalah munculnya pekerjaan yang sudah tidak layak dilakukan pada jabatan tertentu (imbas peningkatan kualifikasi pendidikan) yang kemudian memunculkan tenaga outsorcing. Permasalahan yang ketiga adalah tumpang tindih pekerjaan yang terdapat di jabatan struktural dan non struktural teknis (penyebutan jabatan non struktural teknis yakni untuk jabatan fungsional tertentu).

Keputusan Menpan No. KEP/61/M.PAN/6/2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan mewajibkan suatu organisasi menyusun peta jabatan dan uraian jabatan sehingga permasalahan permasalahan seperti tumpang tindih pekerjaan, munculnya tenaga outsorcing, peningkatan kualifikasi pendidikan dapat diantisipasi.

Walaupun Pada jabatan fungsional tertentu seperti arsiparis, hubungan antar individu yang tercermin dalam peta jabatan dan uraian jabatan diatur tersendiri oleh keputusan menpan dan pimpinan lembaga terkait, namun perlu dilakukan revisi yang mengikuti perkembangan organisasi. Misalnya pada tahun 2009 menpan telah menetapkan peningkatan kualifikasi arsiparis dari SMA ke Diploma 3, namun untuk uraian jabatan belom dikakukan perubahan. Hal tersebut terjadi ketidak sesuaian kualifikasi pendidikan dengan uraian pekerjaan misalnya apakah entri surat masih cocok untuk arsiparis yang berkualifikasi Diploma 3 (DIII).

Dalam era reformasi birokrasi, penataan sistem menejemen SDM aparatur dan analisis jabatan dipergunakan untuk membentuk peta dan uraian jabatan sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Menpan dan RB No. 20/2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014.

Kesimpulan 

Pada kesimpulan pertama bahwa jika organisasi dianalogikan seperti mesin atau alat yang bernama birokrasi (ditemukan oleh max weber) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka pemahaman organisasi bagi seorang arsiparis dapat dimulai dari kedudukan atau hirarki di dalam suatu organisasi. Yang selanjutnya adalah prosedur dan standar operasi arsiparis pada setiap jenjang nya. Spesialisasi yang rinci dari seorang arsiparis, dan akhirnya jenjang jabatan arsiparis dapat terpetakan.

Kesimpulan kedua adalah bahwa dalam kedudukannya di dalam organisasi yang diatur oleh keputusan Menpan, Kepala BKN dan Kepala ANRI, seorang arsiparis telah diperinci rincian pekerjaannya,  spesialisasinya, diatur operasi prosedurnya, bahkan kreatifitas dan prestasi dapat didasarkan pada peraturan tersebut. Jika aturan pimpinan organisasi terkait tidak peka terhadap perubahan organisasi, maka eksistensi dalam ikut melaksanakan tujuan Negara, tidak dapat maksimal dilaksanakan oleh seorang arsiparis.

Kesimpulan selanjutnya adalah perkembangan organisasi seiring dengan perubahan UUD 1945 bahkan sampai perubahan system penyelenggaraan Negara beserta metode metode yang dipergunakan oleh organisasi dalam mencapai tujuan yang tercermin dapat peraturan perundang undangan, harus diikuti oleh seorang arsiparis demi menunjukan eksistensi di dalam organisasi. Sebagai elemen organisasi bukan bersifat pasif seperti mesin saja, namun dapat berperan serta dalam setiap perubahan tersebut.

Kesimpulan terakhir adalah peningkatan kompetensi agar profesionalitas seorang arsiparis dapat terwujud jika tanggungjawab diri arsiparis, organisasi serta komitmen pimpinan dapat sinkron.

Pengorganisasian Surat

Selama ini kita kenal asas pengorganisasian baik arsip maupun surat. Pengorganisasian tersebut mepertimbangkan yakni besar kecilnya organisasi beserta lokasi gedung kantor. Pengorganisasian dengan mempertimbangkan hal tersebut dikarenakan waktu penyampaian surat akan sagat dipengaruhi oleh organisasi yang memiliki jenjang yang luas. Kecepatan penyampaian surat tergantung kepada banyaknya surat per hari dan beban kerja para petugas penerima surat. Oganisasi yang besar akan mendelegasikan banyak kewenangan kepada level level jabatan di bawahnya. Beban organisasi akan dibagi habis kepada level organisasi sehingga tujuan organisasi dapat secara efektif dicapai.

Besar dan tidak organisasi dapat terlihat dengan keputusan pimpinan tertinggi atas pelimpahan kewenangan kepada pejabat level dibawahnya yang terkait teknis pekerjaan. Pelimpahan kewenangan tersebut memperhatikan efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi serta beban tanggung jawab jabatan. Contohnya seorang menteri akan mendelegasikan tugas dan kewenangan kepada direktur jenderal jika terkait dengan teknis penyelesaian tugas.. Menteri ESDM melimpahkan kewenangan pemerian Izin usaha di bidang Minyak dan Gas Bumi kepada Dirjen Migas. Permohonan izin usaha migas seperti izin usaha niaga migas, izin pengangkutan migas, izin penyimpanan migas, yang sebetulnya adalah kewenangan MESDM telah dilimpahkan kepada Dirjen Migas. Beban kerja Menteri ESDM yang terkait kebijakan Migas, Listrik, Mineral batubara, energy baru terbarukan sangatlah besar sehingga jika terkait dengan masalah teknis akan dilimpahkan kepada Dirketur Jenderal terkait.

Organisasi yang memiliki kompleksitas pekerjaan seperti Kementerian ESDM, pengorganisasian surat yang cocok adalah desentralisasi. Pengurusan surat baik penerimaan maupun pengiriman dilaksanakan di unit kerja masing masing. Surat akan banyak ditujukan kepada penerima pelimpahan kewenangan. Maka registrasi surat dan penerusan surat dilaksanakan di masing masing unit kerja. Misalnya untuk surat yang ditujukan kepada Dirjen Migas maka akan diproses di Tata Usaha Ditjen Migas.

Lokasi gedung yang terpisah juga menjadi pertimbangan dalam pengorganisasian surat. Suatu organisasi yang memiliki satu lokasi kantor akan mudah dalam penyampaian surat. Distribusi pekerjaan melalui surat pun akan terlaksana tanpa harus memakan waktu yang lama. Petugas penyampai surat akan menjangkau tanpa harus memakan waktu ber jam - jam. Berbeda jika suatu organisasi memiliki lokasi yang terpisah pisah. Jika lokasi terpisah maka sebaiknya mempergunakan asas desentralisasi. contohnya lokasi gedung Kementerian ESDM terpisah pisah yakni Medan Merdeka no 18 jakarta, Gedung Plaza Migas Centris, Jl. Prof. Dr. Supomo, SH No. 10 Jakarta, Jl. H.R. Rasuna Said Blok X 2, Kav. 07 dan 08 Kuningan, Jl. Diponegoro No. 57 bandung jabar , Jl. Patra Kuningan Raya No. 1 B ,  Jl. Jend. Gatot Subroto Kay. 49, Jakarta Selatan 12950 Telp. 021-5254508, Fax. 021-5255863, Jl. Cileduk Raya Kav 109 cipulir Kebayoran lama  dan Jl. Cikini .

Nah, bagaimanakah peran optimalisasi penggunaan Teknologi informasi?, apakah peran teknologi informasi dapat menembus ruang dan waktu?. Bukankah terpisahnya lokasi kantor tidak menjadi hambatan bagi teknologi informasi komputer?. Kecepatan penyampaian surat dapat dibantu dengan pemanfaatan teknologi informasi komputer. Jika tersedia jaringan internet pada seluruh lokasi kantor keberadaan satuan kerja, dan tersedia aplikasi komputer yang dapat dipergunakan menyampaikan surat, maka pertimbangan lokasi gedung yang terpisah sudah tidak dipergunakan lagi. Namun demikian perlu diperhatikan, karena proses kerja penyelesaian pekerjaan masih belum dapat melepaskan kertas. Selama ini pemanfaatan teknologi informasi masih hanya sebatas mengetik, browsing, kirim email. Namun untuk dapat mendistribusikan pekerjaan (mengisi lembar disposisi) masih sering nya para pejabat dituangkan dalam kertas lembar disposisi.

Sudah siapkah para pejabat mendistribusikan pekerjaan bukan di lembar disposisi (bentuk kertas). Dapatkah para pejabat melepas ketergantungan kebiasaan mendisposisi surat dengan tulisan pulpen dan tinta pena?.siapkah para petugas pengurusan surat membiasakan diri dengan teknologi informasi.

Kesiapan secara sumberdaya harus berawal dari internal organisasi. Selain sarana dan prasarana seperti computer, jaringan internet, supply listrik, aplikasi computer (baisdata),  yang tak kalah pentingnya adalah keyakinan dari level top manajemen untuk menerapkan persuratan berbasis Elektronik. Keadaan mayoritas pegawai yang belom menguasai teknologi informasi komputer menyebabkan keyakinan top level manajemen tidak muncul. Masih banyak para sekretaris eselon I berasal dari generasi tua. Jajaran petugas pengadministrasi umum juga memiliki biground pendidikan SMP dan SMA. Kebiasaan penggunaan teknologi informasi computer belum dibiasakan untuk proses penyelesaian pekerjaan, masih sekedar hiburan semata.

Pemanfaatan teknologi komputer dapat menyebabkan pengorganisasian yang bersifat campuran. Artinya campuran sentralisasi dan desentralisasi. Pengurusan surat berada di satuan kerja masing masing namun tetap ada control kendali dari pusat. Keuntungan yang diperoleh yakni keseragaman system, duplikasi dapat berkurang, koordinasi antar satuan kerja dapat terkontrol.

Organisasi Negara

Petugas arsip (arsiparis atau pengadministrasi umum) mengenal organisasi untuk menentukan kelompok berkas. Organisasi yang terdiri unsur pimpinan dan bawahan. Organisasi tersebut terdiri dari unit kerja sebagai unit pengolah arsip. Istilah unit pengolah terdapat di dalam organisasi kearsipan yang membedakan antara unit pengolah dengan unit kearsipan. Unit pengolah dapat diidentifikasi dari nama jabatan yang menandatangani surat keluar. Jabatan yang memiliki otorisasi dalam pengambilan keputusan untuk unit kerja pada bidang terkait. Pengetahuan mengenai organisasi ditambah dengan hubungan kerja organisasi tempat kerja arsiparis. Untuk itu diperlukan pemahaman yang luas mengenai organisasi sesuai administrasi negara indonesia.

Organisasi eksekutif, yudikatif dan legislatif. Jabatan politis, ada juga jabatan Karir pegawai negeri sipil. Eselonisasi jabatan di PNS yakni eselon I, II, III, dan IV. Aturan organisasi yg menyebut surat keluar instansi harus ditandatangani oleh minimal eselon II dan pengecualian pada hal - hal tertentu eselon III dapat menandatangani surat keluar. Alur penyelesaian tugas berdasarkan jenjang organisasi misalnya surat masuk ke menteri di disposisi ke direktur jenderal, kemudian diturunkan ke direktur dan kebawah lagi yakni ke subdit, berujung pada eselon IV sampai ke pejabat fungsional umum dan pejabat fungsional tertentu.

Pada bidang kearsipan, untuk mempermudah dalam pencarian, saking banyaknya data, maka data dikelompokkan yang kemudian disebut dengan "klasifikasi". Hubungan kerja satu instansi ke instansi yang lain dapat mengakibatkan klasifikasi instansi. Contohnya di kementerian ESDM, aturan registrasi persuratan memakai klasifikasi masalah dan klasifikasi instansi. klasifikasi instansi dimaksudkan agar surat dapat dilakukan pencarian melalui klasifikasi instansi. Klasifikasi instansi sesuai dengan portal indonesia membagi menjadi lembaga negara, kementerian, LPNK, Pemerintah Daerah, Perwakilan negara dan BUMN.

Lembaga Negara yakni MPR, DPR, BPK, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi, Dewan Perwakilan daerah dan Komisi Yudisial. Kementerian koordinator bidang polhukam, perekenomian, kesejahteraan rakyat. Kementerian antara lain Sekretariat Negara, Agama, energi dan sumberdaya mineral, luar negeri, dalam negeri, kehutanan, kesehatan, keuangan, pertahanan, perindustrian, sosial, tenaga kerja dan transmigrasi, kelautan dan perikanan, pariwisata dan ekonomi kreatif, komunikasi dan informatika, pekerjaan umum, pendidikan dan kebudayaan, perdagangan, pertanian. Kementerian negara yakni riset dan teknologi, koperasi dan UKM, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, pendayagunaan aparatus negara dan reformasi birokrasi, pembangunan daerah tertinggal, perencanaan pembangunan nasional/kepala bapenas, badan usaha milik negara, perumahan rakyat dan pemudan dan olahraga. setingkat menteri yakni kejaksaan agung, tentara nasional indonesia, kepolisian negara repoblik indonesia dan UKPPPP.

Lembaga non Kementerian dalam melaksanakan tugasnya LPNK masing masing dikoordinasi oleh menteri yakni Arsip Nasional RI, Perpustakaan Nasional RI, badan Kepegawaian nasional, Lembaga Penerbangan antariksa nasional, lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Badan Perlindungan dan penempatan tenaga kerja indonesia, badan standarisasi nasional, badan pertanahan nasional, badan pengkajian dan penerapan teknologi, badan pengawas keuangan pembangunan, badan pengawas tenaga nuklir, badan pengawasan perdagangan berjangka komoditi, badan nasional penanggulangan bencana, Badan Pengawas Obat dan makanan, badan meteorologi, klimatologi dan geofisika, badan koordinasi survei dan pemetaan nasional, badan koordinasi penanaman modal, Badan pusat statistik, badan kependudukan dan keluarga bencana nasional, LAN, LKPP, Lemhanas, lembaga sandi negara, 

Semakin banyak organisasi baru, entah dikarenakan mengemban amanat Undang undang atau karena agenda nasional atau agenda pemerintahan yang sedang berkuasa demi untuk melancarkan pelaksanaan program program maupun agenda politik. Jenis jenis organisasi independen, organisasi yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden juga memeriahkan berkembangnya buanyak organisasi di Indonesia. membagi kewenangan dan membagi tugas dimaksudkan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam berbangsa dan bernegara. inisial nama dengan menggunakan kata "dewan', 'komisi', 'satuan kerja'. 'badan'

Komisi Informasi Pusat (KIP), Komisi Penyiaran Indonesia (KPI), Komisi Pemilihan Umum (KPU), Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Komisi Pengawas Persaingan Usaha (KPPU), , Komnasham, Komisi Perlindungan Anak (KPAI).

dewan nasional perubahan iklim (DNPI), dewan energi nasional, dewan pertimbangan presiden, dewan pertahanan nasional, dewan sumber daya air nasional. Badan Pelaksana Hulu Migas yang sekarang SKMIGAS, BPH Migas. 

Pada situs wikipedia pembedaan didasarkan pada lembaga struktural dan lembaga non struktural, lembaga independen. keterangan lembaga yang telah dihapus tetap menjadi dasar pemberkasan yang disesuaikan dengan tahun keberadaan lembaga tersebut.

Aturan organisasi yang memungkinkan unit bersifat adhoc dan jabatan yg dilimpahkan untuk pelaksanaan bidang tertentu menjadikan pemahaman organisasi berkembang. Contohnya: kuasa anggaran, kuasa pengguna anggaran dan diturunkan ke pejabat pembuat komitmen. Contoh lain adanya unit layanan pengadaan (ULP).

Kesimpulannya adalah seorang arsiparis dan pengadministrasi umum memerlukan pengetahuan organisasi pemerintahan. Pengetahuan tersebut membantu dasar pemberkasan karena rangkap jabatan pada seorang pejabat. harus dibedakan berkas atau filling ketika menteri ESDM sebagai menteri dan ketika sebagai kepala Satuan Kerja Migas. manakala terjadi rangkap jabatan, konsistensi penamaan berkas baik ketika arsip bersifat aktif, inaktif sampai dengan statis. 

Selain hal tersebut traking keberadaan arsip dapat dilacak misalnya kemungkinan berkas kerja atau arsip dewan sumber daya air nasional akan berada di kantor kementerian pekerjaan umum, dikarenakan menteri PU sebagai Ketua harian dewan sumber daya air nasional.

Alasan lain bahwa pengetahuan organisasi sangat diperlukan bagi arsiparis adalah ketika melakukan filling harus dapat menunjukkan kewenangan dari jabatan sehingga memudahkan identifikasi arsip penting dan tidak penting. arsip bernilai administrasi atau hanya informasi saja. karena ketika pejabat termaksud memiliki kewenangan pada bidangnya, maka filling atau pemberkasan harus sesuai dengan bidang kewenangan termaksud, jelek kiranya mencampur arsip atau memberkaskan yang bukan kewenangan dari jabatan termaksud.

Kelompok Arsip Keuangan (Belanja)

Salah satu pertumbuhan arsip yang sangat pesat adalah arsip yang tercipta dalam rangka pelaksanaan belanja pemerintah. Pemerintah baik pusat maupun daerah melaksanakan kegiatan berdasar UU keuangan negara beserta perangkat dibawahnya mulai dari Peraturan Pemerintah, Peraturan menteri keuangan (PMK) sampai aturan teknis yakni keputusan Dirjen Perbendaharaan dan dirjen Anggaran. Mekanisme belanja akan menciptakan berkas keuangan. Seri arsip belanja atau kelompok arsip keuangan (belanja) sebagaimana JRA keuangan membagi menjadi pelaksanaan belanja barang / jasa pemerintah yakni untuk barang habis pakai, belanja inventaris dan belanja jasa. Klasifikasi jenis belanja tersebut masih sangat membingungka para petugas kearsipan yang menata secara fisik arsip keuangan. 

Selama ini JRA Keuangan atau klasifikasi arsip keuangan pada kelompok arsip pembayaran belum mengikuti PMK mengenai akun belanja, sehingga membingungkan petugas arsip dalam pemberkasan. Selain itu juga JRA keuangan dan Klasifikasi arsip keuangan belom mengikuti peraturan presiden mengenai pengadaan barang dan jasa, sehingga kelompok atau klasifikasi ini dapat menjadi tool petugas arsip dalam memberkaskan.

Contoh berikut ini adalah ilustrasi pemberkasan arsip keuangan (belanja) dengan mengikuti mekanisme pembayaran dan penganggaran serta pengadaan barang dan jasa yang disebut pada tulisan ini dengan kelompok arsip non lelang 

Kolompok Arsip keuangan Non Lelang merupakan kelompok arsip pembayaran barang dan jasa yang memiliki kriteria yakni, nilai barang dibawah 100 juta, dan dibawah 50 juta untuk konsultansi. Pelaksanaan pengadaan mempergunakan metode pengadaan langsung. Pelaku atau pejabat yang berkewenangan antara lain adalah PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), pejabat penandatangan SPM dan Bendaharawan.

Kelompok Arsip keuangan non lelang juga untuk pengelompokkan arsip pembayaran yang ditransfer  mekanisme bendahara pengeluaran suatu unit Pengguna Anggaran.
Skema penataan arsip pada pembayaran barang dan jasa pemerintah dengan metode pengadaan penunjukkan langsung atau non lelang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Belanja modal yakni berupa peralatan dan mesin serta belanja fisik lainnya
2. Belanja habis pakai antara lain belanja bahan, barang operasional, barang non operasional, dan belanja honorarorium
3. Belanja jasa lainnya yang didominasi pada belaja konsinyering dan rapat
4. Belanja daya dan jasa untuk pembayaran telepon, internet dan listrik
5. Belanja perjalanan dinas yang terdiri dari perjalanan dinas dalam negeri dan luar negeri
6. Belanja sewa
7. Belanja pemeliharaan
8. Tunjangan diklat, tunjangan tugas belajar
9. Gaji dan tunjangan seperti diantaranya pembayaran lembur, uang makan, tunjangan dan lain sebagainya

kKesimpulan tulisan ini adalah, perangkat lunak dalam kearsipan yakni Klasifikasi arsip dan Jadwal Retensi Arsip haruslah mengikuti mekanisme yang terdapat pada aturan di bidangnya. Misalnya jenis dan kelompok arsip keuangan harus mengikuti akun akun belanja yang terdapat pada PMK (Peraturan Menteri Keauangan) dan mekanisme di Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran. Bukan lagi hanya kelompok pembayaran untuk 3 jenis barang pakai habis, inventaris dan jasa saja, harus dirinci sesuai akun belanja. Hal tersebut akan bermanfaat bagi petugas arsip dalam melakukan pemberkasan. 

Berkembangnya naskah- naskah menjadi rekaman kegiatan

Pakar administrasi negara UGM The Liang Gie bilang bahwa kearsipan hanyalah "hasil samping" dari proses administrasi. Kegiatan administrasi menghasilkan arsip. Konsep bahwa arsip adalah naskah naskah yang dikirim dan diterima dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Instansi pemerintah menjalankan fungsinya untuk menggerakkan roda pemerintahan menjadikan "hasil samping" (berupa arsip negara). Kegiatan kearsipan yang didasarkan pada UU kearsipan No. 7 Tahun 1971.

Paradigma administrasi negara berkembang dari zaman orde baru ke zaman reformasi. Konsep sentralisasi berubah menjadi desentralisasi dengan UU otonomi daerah tahun 1999 pun telah mengalami perkembangan di tahun 2004. Terhitung 5 (lima) tahun berjalannya otonomi daerah yang membagi kewenangan antara daerah dan pusat membawa pengaruh yang signifikan dalam paradigma administrasi negara Indonesia. Sehingga pada tahun 2004 otonomi daerah berubah berdasarkan UU pemerintah daerah dan UU perimbangan keuangan antara pusat dan daerah.

Pengaruh pada bidang kearsipan di Indonesia yakni ketika kearsipan masih menerapkan konsep "hasil samping" dari kegiatan administrasi maka perkembangan kewenangan ini juga harus diikuti pada bidang kearsipan. Naskah - naskah yang dikirim dan diterima oleh instansi pemerintah menjadi berkembang dan tumbuh pesat karena kewenangan dalam menyelenggarakan pemerintahan dipisah antara pusat dan daerah. Berdasarkan kewenangan pemerintah daerah, maka suatu surat bertanda tangan bupati memiliki nilai arsip yang hampir sama dengan yang ditandatangani oleh presiden dan menteri. Dengan nilai arsip yang hampir tidak bisa dianggap remeh pada semua aspek berbangsa dan bernegara sebagai hasil pembagian kewenangan yang didasarkan pada Undang undang, konsep kearsipan berkembang dari naskah- naskah menjadi rekaman kegiatan. 

Sehingga pada tahun 2009, UU kearsipan membawa konsep rekaman kegiatan dalam bentuk dan media apapun dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Lokus kearsipan bukan hanya kepada naskah naskah namun berkembang menjadi informasi yang terekam. perkembangan administrasi negara dengan adanya pembagian kewenangan berusaha diantisipasi dengan menjalankan konsep informasi yang terekam. konsep ini juga menjadi jawaban agar paradigma arsip sebagai alat menjalankan pemerintahan saja, namun keberadaan arsip merupakan rekaman kegiatan dari seluruh kegiatan pemerintahan baik pusat maupun daerah.

kesiapan bidang kearsipan akan diuji dikarenakan perkembangan kewenangan dalam menjalankan pemerintahan. sebagai contoh munculnya banyak badan dan lembaga di instansi pusat. sering berubahnya nama kantor di daerah karena harus disesuaikan dengan visi bupati / gubernur yang baru. Informasi tidak bisa hanya dikembalikan pada unit pencipta saja (dalam istilah kearsipan disebut prinsipel of provenance) namun harus dikembalikan kewenangan dari unit pencipta. dalam hal ini dasar hukum atau undang undangnya. Pemahaman unit pencipta arsip didasarkan pada peraturan yang terus berkembang, namun juga tidak melupakan periodesasi sehingga gambaran sejarah tak tergerus karena perubahan itu sendiri. 

Kesimpulannya adalah, siap dan harus disiap dengan perubahan, namun perubahan harus berdasar. rekaman kegiatan pada periode munculnya Otonomi daerah tahun 1999 dan diikuti berkembangnya pemerintah daerah tahun 2004 serta tahun 2009 dengan munculnya UU kearsipan. Klasifikasi arsip harus mampu menunjukkan dan mengakomodir perubahan tersebut. Perubahan dikarenakan dasar mengikuti peralihan kewenangan. 

Arsip Usaha Penunjang Migas

Masa simpan aktif dokumen usaha penunjang minyak dan gas bumi sesuai Peraturan Menteri ESDM Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi, KESDM  Arsip atau dokumen ini adalah 3 tahun.  
Berikut beberapa analisa yang terkait dengan dokumen usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi

1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Ditjen Migas yang berubah mengikuti Permen 030 Tahun 2005 menyebabkan perubahan kewenangan penandatanganan Dokumen Usaha Penunjang Migas. terhitung mulai tanggal 9 Februari 2006, kewenangan tersebut berpindah dari Direktur Pembinaan Program (DMB) kepada Direktur Teknik dan Lingkungan (DMT)
2. Pelaksanaan didasarkan pada peraturan MESDM nomor 27 tahun 2008 tentang Kegiatan usaha Penunjang Migas dan SK Dirjen nomor 15784.K/10/DJM.S/2010 tentang pedoman pemberian surat keterangan terdaftar yang menimbang bahwa dalam rangka kelancaran dan ketertiban pelayanan memutuskan Direktur jenderal Migas melimpahkan kepada Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas. Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas melalui Subdit Usaha Penunjang meneliti dan mengevaluasi permohonan dan data yang disampaikan oleh perusahaan atau perseorangan.
3. Untuk mengetahui kemampuan dari perusahaan jasa penunjang, surat permohonan ditujukan ke direktur teknik dan lingkungan migas dengan melampirkan data - data antara lain : Biodata Perusahaan  (fotokopi Akte Pendirian, Neraca terkini, NPWP, SIUP/SIUJK, sertifikat Kadin/Asosiasi, SITU/domisili, SP BKPM bagi perusahaan PMA/PMDN, dan SKT Migas lama bagi pendaftar ulang), Daftar tenaga ahli  (struktur organisasi, fotokopi ijazah/curiculum vitae, dan IKTA jika mempekerjaan tenaga kerja asing), Sarana dan Prasarana (daftar peralatan yang digunakan, dan/atau workshop yang dimiliki/dipakai),  Pengalaman usaha perusahaan  (yang terkait dengan bidang usahanya, dan fotokopi kontrak kerja/SPK), Keterangan/izin khusus  (Izin BATAN untuk usaha Radiographic Inspection, dan Izin Perla untuk usaha Pekerjaan Bawah Air), dan fotokopi agreement untuk yang bekerjasama dengan pihak asing), Surat pernyataan tentang kebenanaran dokumen, dan Surat Kuasa Direksi perusahaan yang bersangkutan bila pengurusan SKT Migas  (Registrasi Perusahaan Usaha Penujang Migas  didelegasikan kepada orang lain (selain Direksi)
4. Alur sesuai dengan SOP penerbitan SKT Migas menciptakan arsip antara lain adalah Lembar disposisi Direktur Teknik ke Subdit Usaha Penunjang Migas;  Inspektur Migas/Verifikator langsung melakukan interview tentang bidang usaha yang diinginkan perusahaan serta kesiapan pendukung usaha yang akan dilakukan baik permodalan, peralatan / fasilitas dan SDM dituangkan dalam suatu Berita Acara Verifikasi; Berdasarkan Berita Acara Verifikasi, Subdit Usaha Penunjang Migas mengajukan Nota Dinas usulan/rekomendasi kepada Direktur DMT tentang bidang usaha yang akan diterbitkan dalam SKT Migas disertai pengajuan konsep SKT Migas untuk jangka waktu 3 (tiga) tahun; Direktur DMT atas nama Direktur Jenderal Migas memberikan persetujuan / menandatangani SKT Migas.

Seri ini memiliki masa simpan aktif selama 3 tahun. Setelah 3 tahun terhitung dari tahun pada dokumen, arsip harus diserahkan ke unit kearsipan (Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Umum dan Kepegawaian) untuk disimpan selama 1 tahun. dan pada tahun ke 5 arsip tersebut dapat dimusnahkan. Dasar penghitungan umur arsip atau masa simpan aktif berdasarkan masa berlaku SKT Migas yang hanya berlaku selama 3 tahun.

pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas.

Pendapat masyarakat bahwa inti dan tujuan utama kearsipan dan pengarsipan itu adalah cepat dan mudah dalam penemuan kembali. Mengarsipkan agar mudah untuk ditemukan. mengelola file agar tersimpan dengan rapi dan tersedia untuk penemuan kembali. Memang kenyataan nya adalah demikian, sebagus dan serapi apapun, jika arsip yang disimpan dan ditata sulit dan lama dalam penemuan kembali, apalah gunanya. 

Munculnya penggunaan Teknologi komputer dianggap mampu untuk mengatasi permasalahan dalam penemuan kembali. Mesin pencari ato dalam istilah kerennya "search engine" adalah alat yang sering kita dengar untuk mengatasi penemuan kembali. Basisdata terkomputerisasi sangat ngetren untuk bisa mengatasi penyimpanan dan pencarian. Sistem Informasi menjadi deket dengan telinga para arsiparis sebagai sarana bantu dalam pengarsipan dan kearsipan.

Secara kebijakan dan regulasi pun, pemerintah telah menerbitkan Peraturan Menteri PAN dan Reformasi Birokrasi No.6 Tahun 2011 tentang pedoman umum tata naskah dinas elektronik di lingkungan instansi. Peraturan tersebut mempunyai sasaran pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas.

Penggunaan teknologi informasi bukan hanya untuk pencatatan dan penomoran surat serta pengendalian informasinya saja. Namun penggunaan tenologi informasi untuk merekam  dan memotret naskah naskah yang telah diterima dan dikirim. Basisdata sebagai perangkat lunaknya dan server sebagai perangkat keras merupakan persyaratan mutlak yang harus tersedia.

Surat keluar ataupun surat masuk direkam mempergunakan mesin scanning dan diunggah pada basisdata. File scan berformat pdf telah tersimpan di server dan dapat dipanggil kembali dengan bantuan aplikasi komputer yang biasa dinamakan sistem informasi. Rekaman atas surat masuk dan surat keluar yang tersimpan pada komputer induk inilah yang akan menyediakan arsip. artinya arsip yang tersedia sebagai hasil rekaman para petugas persuratan yakni pengurusan surat masuk dan surat keluar. 

Para petugas persuratan baik yang memiliki jabatan arsiparis atau pengadministrasi umum dituntut untuk lebih dekat dengan teknologi informasi. Selama ini , petugas yang sudah menguasai entri komputer untuk registrasi surat dan penomoran surat,  petugas persuratan diharuskan melakukan scan /pemindaian dan mengunggah di aplikasi basisdata.

Penambahan petugas pada unit kerja yang menerima surat masuk (sistem sentralisasi), adalah penting dilakukan agar pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas dapat terlaksana dengan baik. Selain itu juga penambahan space kerja untuk memindai, peralatan scanner yang disesuaikan dengan jumlah surat, dan personal komputer yang terhubung dengan server.

arsip ketenagakerjaan Migas

Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi, KESDM menyebutkan seri arsip Pembinaan Program Migas yang salah satunya berisi mengenai ketenagakerjaan.

Seri arsip mengenai ketenagakerjaan migas terdiri atas Rekomendasi Peggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA), Rekomendasi Izin Mempekerjakan Tenaga Asing (IMTA). Seri arsip ini mempunyai masa aktif  selama 1 tahun dan masa inaktif selama 2 tahun dan nasib akhirnya musnah. Masa aktif adalah masih berada di ruang arsip Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri (DMBD), sedangkan untuk masa inaktif, posisi arsip harus sudah diserahkan kepada Unit Kearsipan yakni Bagian Umum dan Kepegawaian Setditjen Migas.

Analisa organisasi dan peraturan yang harus diperhatikan untuk mengelola arsip berseri ketenagakerjaan migas. Analisa tersebut adalah sebagai berikut

1. Dasar hukum pelaksanaan kegiatan ini adalah UU no 22 Tahun 2001 pasal 42 huruf i dan j dan UU no.13 Tahun 2003 serta Keputusan Menteri Tenaga Kerja Nomor kep 110 tahun 1997 tentang pelaksanaan pembatasan TKWNA di sektor Migas. 
2. Hubungan kerja antara Ditjen Migas Cq. Direktorat Pembinaan Program di Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri dan Ditjen Binapenta cq. Dit Pengendalian Penggunaan Tenaga Kerja Asing dan Kadisnakertrans Prov Seluruh Indonesia. dan Satuan Kerja Migas (eks BPMIGAS)
3. Pembinaan Tenaga Kerja Indonesia mewajibkan agar dalam mempekerjakan 5 (lima) orang TKA waib mempekerjakan 1 (satu) tenaga kerja Indonesia (fresh Graduate). Selain itu juga melaksanakan program diklat untuk TKI dalam rangka alih ketrampilan kepada tenaga pendamping
4. arsip arsip atau Data data yang dilampirkan pada surat permohonan IMTA adalah Formulir IMTA Kemnakertrans, Paspor yang berlaku, Curiculum Vitae disyahkan oleh HRD perusahaan, ijazah di legalisir oleh HRD perusahaan, Job deskrepsi, CV tenaga kerja Indonesia sebagai pendamping, ijazah TKI pendamping, Rencana Kerja Tahunan (Program Kerja) Tenaga Asing termaksud, pelaksanaan alih teknologi yang berupa keterangan telah melakukan mentoring kepada tenaga kerja indonesia sebagai pendamping, dan Rekomendasi dari BPMIGAS atau SK Migas untuk Perusahaan KKKS.

Secara nasional, seri arsip ketenagakerjaan akan berada di unit kerja atau instansi yang terkait. berkas sebagai dasar untuk mengeluarkan rekomendasi saja sudah tebal, palagi harus disampaikan ke beberapa instansi yang melaksanakan tugas terkait. contohnya saja SK Migas yang memberikan rekomendasi kepada Ditjen Migas atas TKA yang akan dipekerjakan. Ditjen Migas memberikan Rekomendasi ke Ditjen Binapenta untuk diterbitkan pengesahann rencana penggunaan tenaga kerja Asing.

Seri arsip tenaga kerja di bidang migas tumbuh dengan cepat pada instansi yang menjalankan tugas pembinaan dan pengawasan tenaga kerja. Hal tersebut dikarenakan perijinan dilakukan pada 1 jabatan atau 1 orang tenaga kerja. Pun instansi yang menjalankan pembinaan dan pengawasan tenaga kerja harus berkoordinasi, hasil koordinasi inilah yang mencipatakan pertumbuhan arsip yang cepat. SK Migas (eks BPMIGAS), Ditjen MIgas, Ditjen Binapenta, Kadisnakertrans di seluruh provinsi.

Surat dan Lampirannya

Pejabat publik melaksanakan komunikasi untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Sarana komunikasi yang dipergunakan oleh pejabat tersebut dituangkan dalam naskah. Sarana komunikasi sepeti telepon masih menjadi sarana koordinasi, namun untuk yang bersifat resmi atau formal , komunikasi para pejabat tersebut dituangkan dalam tulisan yang kemudian ditandatangani oleh pejabat. Naskah - naskah yang disyahkan dan yang diterima oleh pejabat publik  inilah yang disebut dengan arsip.

Secara umum, naskah yang dipergunakan untuk sarana komunikasi para pejabat publik disebut dengan surat. Namun demikian surat tersebut dapat dilampirkan beberapa surat atau dilampirkan keputusan/peraturan, dapat juga dilampirkan data2 dalam bentuk formulir dan lain sebagainya. salah satu contoh adalah surat usulan joint study untuk wilayah kerja Migas yang baru. 

Pimpinan perusahaan menyampaikan komunikasi secara tertulis kepada Dirjen Migas. Bentuk komunikasi tersebut adalah surat. Surat tersebut dilampirkan data - data dan surat lain yang dimaksudkan untuk memperkuat maksud pengajuan joint study. Lampiran tersebut sebagai syarat administratif pengajuan permohonan joint study wilayah kerja baru migas. Lampiran surat tersebut adalah laporan singkat geologi potensi migas, profil dan kemampuan perusahaan, pernyataan kesanggupan menyerahkan jaminan dan rencana kerja joint study.

Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi terdiri dari Sejarah ringkas kegiatan eksplorasi pada wilayah kerja yang dimaksud, ketersediaan dan akses data yang mewakili daerah usulan, Geologi Regional, Petroleum System, Konsep eksplorasi.

Profil dan Kemampuan Perusahaan berisi antara lain Bidang Usaha, Laporan Audit Keuangan, Keterangan Bank dan Sumber Daya manusia. 

Sebagai persyaratan administrasi pengajuan permohonan joint study wilayah kerja migas baru, maka dokumen tersebut menjadi satu kesatuan berkas yang tidak terpisahkan. Jika didapatkan terpisah dan maka perlu kiranya untuk dijadikan satu kesatuan. lampiran tersebut perlu dikontrol dengan adanya tanda sehingga ketika terjadi pemisahan karena salah pengurusan dapat dilacak. 

Tanda yang diberikan oleh unit yang meregister sangat diperlukan. Tanda tersebut dapat berupa cap yang menyatakan lampiran surat joint study bersama wilayah kerja migas baru. Hal tersebut sangat bermanfaat dikarenakan ketebalan dokumen lampiran sangat signifikan. Tanda tersebut dibubuhkan setelah di cheklist oleh petugas registrasi surat. 

Pembubuhan tanda ini yang sering dilupakan oleh petugas register surat. Untuk itulah kepala tata usaha harus membuat SOP dan pelatihan terhadap petugas register surat. Tanpa ada SOP dan sosialisasi yang dilakukan terhadap petugas register surat, maka tanda tersebut tak terbubuhkan.

pentingnya surat dan lampiran surat tetep menyatu, dikarenakan ketika nanti sudah selesai tindak lanjut, petugas arsip tidak merasa kebingungan. kebingungan yang dialami oleh petugas arsip adalah ketika lampiran lampiran tersebut diketemukan terpisah. contohnya Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi yang diketemukan terpisah. contoh tersebut hanyalah merupakan kelengkapan atau lampiran dari surat permohonan pengajuan joint study wilayah kerja migas baru. jika ditemukan secara terpisah maka akan diangap oleh petugas arsip sebagai arsip tersendiri.

Namun demikian, jika terdapat tanda berupa cap pada Laporan Singkat Geologi  Potensi minyak dan Gas Bumi, maka petugas arsip dengan mudah memberkaskan kembali. menyatukan kembali dengan surat permohonan joint study wilayah kerja migas yang baru.

duplikasi

Duplikasi merupakan arsip yang sama karakter dan sama fisik. Kegiatan administrasi yang membagi kewenangan dan tugas serta fungsi masing - masing pejabat akan menjadikan banyak munculnya duplikasi. praktik berikut ini merupakan sumber munculnya duplikasi.

1. contoh 1 adalah Seorang sekretaris menggandakan 1 naskah berdasarkan disposisi pimpinan yang menunjuk lebih dari 1 pejabat pada level dibawahnya. Pejabat level dibawahnya diberikan tugas sesuai tupoksinya berdasarkan naskah yang sama. Misalnya seorang sekretaris jenderal mendisposisi surat yang harus ditinjau dari sisi hukum, sisi organisasi dan sisi umum. hal ini menyebabkan duplikasi surat yang nantinya akan bertemu ketika arsip diserahkan ke central file. 
2. contoh 2 adalah laporan hasil pekerjaan yang dicetak 10 eksemplar (dikarenakan disebut didalam surat perjanjian) laporan sebagai lampiran diterbitkan SP2D, laporan untuk penanggungjawab kinerja dan kegiatan, laporan untuk P2K.
3. contoh 3 adalah arsip yang dipergunakan sebagai bahan /dasar pengambilan data atau rujukan dalam pelaksanaan kegiatan, misalnya DIPA akan digandakan sejumlah dengan pejabat sebagai manager dimasing masing bagian yakni pejabat eselon 3 yang merupakan penanggung jawab kegiatan, 
4. contoh 4 adalah fungsi dari naskah itu sendiri, misalnya SK kenaikan pangkat...naskah ini akan berada di personile file, juga akan ada di berkas keuangan, sebagai dasar kenaikan gaji. jika ditemukan bukan dalam bentuk berkas, maka akan terlihat sebagai duplikasi
5. contoh 5 adalah tembusan surat. tembusan surat biasanya ditunjukkan dibagian bawah pada naskah. tembusan menunjukkan hubungan kerja, baik sebagai pemberitahuan, laporan ataupun persyaratan administrasi, misalnya surat penugasan luar negeri seorang PNS yang ditembusakan asal instansi PNS termaksud. dan Surat penugasan untuk KPKPN sebagai dokumen pendukung pembayaran beaya perjalan dinas luar negeri. 

demikian contoh praktek duplikasi dan masih banyak lagi yang akan memperbanyak beban kerja arsiparis, jika arsip ketika masih menjadi berkas kerja tidak diberkaskan dengan baik, maka munculkan duplikasi atau arsip yang fisiknya sama, akan sangat tinggi.

Memaknai Kerja Penataan Arsip (1)

Ouput dari penataan arsip adalah daftar arsip. sering dalam pelaksanaan penataan arsip, dihasilkan beribu ribu data. Data arsip biasanya dituangkan dalam lembar kerja excel yang menunjukkan nomor urut,  informasi uraian arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, lokasi folder, dan lokasi boks. Daftar Arsip tersebut dapat menjadi panduan dalam pencarian arsip.

Daftar Arsip kemudian di cetak dan dijilid kemudian diberi judul daftar pertelaan arsip atau daftar arsip. Daftar arsip sebagai hasil penataan arsip. Penataan yang disertai dengan aplikasi komputer penyimpananan, atau database arsip, maka data dalam daftar tersebut di upload kedalam aplikasi. Pekerjaan penataan yang disertai alimedia atau digitalisasi, maka upload hasil scan akan dilaksanakan per data berdasarkan urutan dalam daftar arsip.

Suatu pekerjaan penataan arsip diakhiri dengan penyusunan laporan. Resume laporan, selain jumlah data yang terdapat di dalam daftar, sering disebutkan jumlah boks yang kemudian dikonversi ke dalam satuan ukur Meter Linear (ML). Di dalam laporan terdapat juga foto kondisi sebelum di tata dan setelah di tata yang ditunjukkan dalam boks - boks tertata dan tersusun urut. Sebagai lampiran terdapat daftar arsip yang dicetak atau data scan diupload atau diunggah ke dalam database penyimpananan. Pada penyerahan laporan pekerjaan  biasanya juga dilakukan ujicoba pencarian kembali, baik dengan daftar arsip yang telah dicetak ataupun dengan bantuan aplikasi komputer.

Dalam rangka memaknai sebuah penataan arsip, perlu kiranya untuk kita untuk bertanya, Bagaimana agar hasil penataan dapat tersosialisasikan?  Pengolahan dari setiap data dapat lebih bermakna? Bagaimana si pencari arsip atau publik dapat lebih mengerti data - data arsip?. Apakah seorang arsiparis memang hanya difungsikan untuk menata, memberkaskan, menyusun, mengurutkan dari ribuan item naskah, item berkas, dosir??. 

Penulis berfikir, bisakah daftar dapat memberikan makna jika dirangkum menjadi sebuah narasi. atau diperlukan dokumentasi lain sehingga membatu dalam menelusuri arsip. Paragraf demi paragraf yang disusun untuk menceritakan secara kuantitas baik secara kualitatif dari arsip arsip yang telah dilakukan penataan. paragraf demi paragraf tersebut  berasal dari sudut pandang proses pemberkasan, penggabungan data, pengelompokkan data, menyatukan kembali ke dalam aturan penataan asli, atau mengembalikan kepada asal usulnya (unit penciptanya).

Dokumentasi dari alasan pengelompokan berkas, yang diawali dengan berapa jumlah data (lembar deskrepsi atau satu row entri) awal sebelum dikelompokkan menjadi satu kesatuan  berkas. Notulensi diskusi dari tim yang memutuskan untuk disatukan menjadi satu kesatuan berkas atau masih belum memutuskan untuk menyatukan dalam satu berkas?

Kesimpulannya bahwa memaknai sebuah penataan arsip, bukan hanya menghasilkan arsip yang mudah diketemukan. Bukan pula hanya menghasilkan sebuah daftar arsip. atau bukan hanya mengentri data ke dalam aplikasi komputer penyimpanan arsip saja. namun juga mendokumentasikan, menarasikan gambaran dari hasil penataan arsip. seorang arsiparis mampu menceritakan dengan kata kata apakah cerita dan narasi dari hasil pemberkasan. arsiparis menceritakan alasan alasan pemberkasan. melepas dari bundel satu kedalam bundel berikutnya dikarenakan kesamaan kegiatan, kesamaan isi, atau kesamaan strukturnya.

Dapat pula cerita mengenai proses administrasi yang tergambar dalam arsip tersebut. hubungan antara item item naskah yang terdapat di dalam berkas. Penandatangan naskah atau pencipta arsip nya. Dasar hukum dan situasi perkembangan eketrnal yang menjadi dasar terciptanya arsip (jika dimungkinkan). Sehingga hasil penataan dilengkapi pula cerita dan narasi yang memperkaya informasi, bukan hanya daftar arsip saja. (bersambung)

Tata Cara Penataan Arsip (langkah - langkah teknis)

Tahap - tahap pelaksanaan penataan arsip belanja barang dan jasa pemerintah:

1. Memasukan deskrepsi arsip pada formulir yakni nomor SP2D, unit kerja (eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan), klasifikasi Belanja, nomor kontrak, nama perusahaan, paket pekerjaan, nominal, tingkat perkembangan, bulan,  tahun dan lokasi simpan sementara (boks dan folder).
2. Melakukan pemasukan data ke lembar deskrepsi atau langsung ke lembar kerja computer (excel)
3. Evaluasi entri untuk setiap pelaksana sehingga didapatkan keseragaman data; contohnya untuk kode pelaksana dengan 4 digit. 
4. Hasil evaluasi minggu pertama dan kedua yakni antara lain adalah, pengetikan jenis angka yang benar sehingga data dapat diurutkan, masih ada kolom kosong, jenis belanja yang beragam, nomor folder diseragamkan untuk 4 digit, nomor urut dengan kode pelaksana sehingga memudahkan dalam menelusuri deskrepsi sementara
5. Menyamakan untuk entri jenis belanja adalah honorarium, jasa, biaya pemeliharaan gedung dan bangunan, barang non operasional, barang operasional, pemeliharaan peralatan dan mesin, pemeliharaan jalan, perjalanan dalam negeri, perjalanan luar negeri, modal tanah, modal peralatan dan mesin, modal gedung dan bangunan, modal jaringan dan modal fisik
6. Entri untuk unit kerja menyamakan dengan kode unit kerja eselon III yang jika di nomor SP2D tidak ada maka ditelusuri dan diteliti dari narasumber maupun dari kelengkapan berkas.
7. Pemilihan tahun untuk dokumen yang dilakukan pendataan atawa deskrepsi adalah tahun 2010 dan kemudian direncanakan tahun 2011 dengan dasar untuk penyelamatan dokumen keuangan yang masih diperiksa oleh lembaga pemeriksa baik internal mupun ekternal.
8. Lembar kerja computer per pelaksana dikumpulakn menjadi satu untuk dikompilas sebelum data tersebut dilaksanan pengolahan informasinya
9. Melaksanakan cek fisik sebelum dilakukan pengolahan data untuk memastikan bahwa fisik sesuai dengan data dengan metode random
10. Melakukan pengolahan informasi untuk dasar pengaturan fisik yakni dilakukan manuver data.
11. Melakukan wawancara kepada pemakai dan petugas keuangan di bagian keuangan atas akses dan penelusuran arsip yang biasa dilaksanakan
12. Manuver fisik yang didasarkan oleh data baru sebagai hasil manuver data.
13. Mengatur fisik ke dalam boks arsip yang telah diberikan nomer baru (nomor definitive)
14. Memberikan nomor boks baru baik di dalam data maupun di dalam fisik yakni boks dokumen keuangan
15. Mengatur dan merapikan kembali data sehingga didapatkan daftar arsip yang telah selesai dilakukan penataan.

Mengenali Struktur Berkas

Pada tulisan kali ini, penulis menyampaikan apa yang sering ditemukan dalam proses penataan arsip. seringnya dijumpai mengenai deskrepsi arsip yang belum menjadi satu kesatuan. Arsip yang seharusnya satu kesatuan menjadi tersimpan terpisah pisah. perlu kiranya seorang arsiparis atau petugas arsip mengenal daftar isi berkas. Contoh kasus pada arsip belanja pemerintah yakni pembayaran barang/jara pemerintah

Satu berkas terdiri beberapa item naskah. item item naskah tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Item naskah satu akan menjadi dasar untuk diterbitkan item naskah lainnya. atau juga item satu menjadi kelanjutan untuk item berikutnya. Proses administrasi yang terpisah dikarenakan dasar (kontrak kerja) , ato proses administrasi yang terpisah pisah berdasarkan pejabat yang menandatangani menjadikan arsip tersimpan terpisah pisah. Proses administrasi yang menghasilkan arsip tidak menyatu. Oleh karena itu kelengkapan berkas harus menjadi perhatian bagi para arsiparis. Satu deskrepsi berkas arsip harus mencerminkan isi informasi yang terkadung di dalam berkas. Arsiparis melakukan deskrepasi arsip yang hanya menyadur dari judul naskah bisa dikatakan mendeskrepsi per item yang walaupun ketebelan berkasnya melebihi satu boks. Hasil deskrepsi tersebut perlu untuk disatukan sehingga mendapatkan kelengkapan berkas. 

Contohnya adalah, laporan hasil pekerjaan yang secara lengkap berdasarkan kontrak kerja terdiri dari laporan awal (pendahuluan), laporan antara dan laporan akhir. Terdapat 3 deskrepsi atas laporan dikarenakan terdapat 3 laporan yang seharusnya dideskrepsi menjadi satu deskrepsi saja. ato kemudian diberkaskan dengan berkas Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) karena laporan merupakan lampiran dari berkas termaksud.

Contoh dari item satu menjadi dasar terbitnya item naskah berikutnya adalah arsip Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). kelengkapan berkas dari SP2D menjadi bagian yang tak terpisahkan. Dasar untuk terbitnya SP2D adalah Surat Perintah Membayar (SPM) yang ditandatangani oleh Pejabat SPM. Seorang pejabat SPM dapat menandatangani naskah SPM jika terdapat kelengkapan berkas yakni Surat Permintaan Pembayaran dari Penanggungjawab Kinerja dan Penanggungjawab Kegiatan, Ringkasan Kontrak, Copy NPWP Perusahaan/pihak ke III yang melaksanakan pekerjaan, Faktur Pajak, Invoice dan kuitansi yang ditantatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Perusahaan, Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), Berita Acara Pembayaran, Berita Acara Evaluasi Pekerjaan, Berita Acara Serah Terima Pekerjaan dan Laporan pekerjaan.

Contoh terpisahkanya berkas satu dengan berkas yang lain dikarenakan sistem pembayaran dilakukan per termin. berkas SP2D dari termin pertama dibayarkan pada bulan juni sedangkan termin kedua di bulan agustus. Proses pembayaran ini pun juga mengakibatkan berkas SP2D tersimpan terpisah pisah. ketika arsip tersimpan terpisah, sangat dimungkinkan untuk dideskrepsi terpisah pula oleh petugas pendeskrepsi.

Kesimpulannya adalah, mengenal dan memahami daftar isi berkas atau kelengkapan berkas adalah menjadi keharusan arsiparis. jika belom dapat mengenal struktur isi berkas, hendaknya para arsiparis melakukan pemahaman baik berdasar proses maupun berdasar produk (item naskah).

Jika tidak memungkinkan untuk mengenal berkas, maka deskrepsi dilakukan per item sehingga menghasilkan data yang dapat dianalisa. data deskrepsi dapat dianalisa jika lengkap sesuai elemen data dan elemen informasi yang dipersyaratkan bagi deskrepsi arsip yang baik.

.

Citra Digital

Akses arsip dapat mudah dilakukan jika dikakukan dalam bentuk soft file. di dalam kehidupan sehari hari sering disebut soft copy dalam format PDF atokah TIFF, atokah GIF atokah PNG atokah JPEG. Dalam istilah kearsipan biasa disebut dengan citra digital. Citra Digital adalah hasil penangkapan dari objek Fisik menggunakan peralatan pencitraan digital. kalimat sederhananya, hasil scan gitu...... sedangkan untuk kalimat sederhana peralatan pencitraan digital adalah pemindai atau scanner.

Memang citra digital bisa dihasilkan dari alat pemindai dan kamera digital. namun untuk penangkapan objek fisik yang mempergunakan kamera digital, biasanya masuk kategori arsip foto.

Sebagai pengelola arsip, kita punya ide dan sering mencoba untuk membuat soft file dari arsip atau dokumen. Istilah yang sering dipergunakan adalah digitalisasi. Pernah mencoba bagaimana agar dihasilkan citra digital yang baik. Apa saja yang diperlukan? ato jenis jenis scanner beserta spesifikasinya agar menghasilkan kualitas digital yang baik.

Citra digital yang baik haruslah memperhatikan fisik arsip yang akan dilakukan pemindaian. Karakteristik fisik arsip misalnya arsip 

1. Bentuk lembaran, arsip bentuknya buku, arsip bentuk laporan yang sudah dijilid, dan lain sebagainya. 
2. Kebersihan lembar atau naskah dari bahan bahan yang dapat merusak scanner
3. Fisik arsip berwarna atokah hasil fotokopian saja. Atau  tingkat perkembangan arsip "asli ataukah copy"
4. Ukuran kertas dan ketebalan naskah yang akan discan
5. Struktur berkas, apakah yang discan adalah seluruh berkas berserta dokumen pendukung atau lampiran lampirannya. 

Perlukah untuk membuat master file yang dibedakan dengan acces file?. apakah tujuan dalam pemindaian?

Elemen Informasi

Mengolah arsip, menata arsip untuk menjadi informasi yang bermanfaat diperlukan teknis dan kreatifitas sehingga menjadi bahan baku atau bahan yang sudah bisa dikonsumsi oleh pengguna.

Seperti kayu, kayu diolah menjadi papan....dahulu papan sudah bisa dipergunakan, namun sekarang papan belom bisa dipergunakan oleh user, untuk itu diolah kembali menjadi bahan dasar membuat meja dan kursi. apakah papan kayu tersebut dijadikan bahan dasar ato langsung dijual, itu tergantung kreatifitas tukang kayu.

pun di bidang kearsipan, ketentuan dan peraturan semakin berkembang yang mengatur mengenai pengolahan,penataan diharapkan arsip dapat diolah oleh siapapun, dimanapun, menjadi apapun. Seperti contoh dibawah ini.

Pernahkah kita sebagai arsiparis, mendapati lembar deskrepsi arsip dengan kolom kolom sebagai berikut

1. jenis naskah ( apakah bentuk nota dinas, surat keluar, surat masuk, disposisi/arahan pimpinan,  laporan, formulir, Poduk Hukum, kuitansi, berita acara, undangan, pengumuman, kuitansi/invoice)
2. tingkat perkembangan (asli, copy)
3. hal/judul
4. klasifikasi akses
5. klasifikasi keamanan
6. kategori arsip
7. Vital/tidak vital
8. media arsip
9. bahasa dan tulisan
10. kategori fungsi
11. nomor berkas
12. judul berkas

Kolom kolom tersebut harus diisi lengkap karena arsip akan dipublikasikan dan dapat diketemukan. demikian yang tersebut di dalam peraturan kepala ANRI nomor 22 Tahun 2011 mengenai pedoman penyelenggaraan sistem kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Format tersebut sangat rumit jika arsip yang arsiparis temukan masih bercampur atao belom terolah. 

Arsip yang telah dilakukan penataan, haruslah diolah kembali untuk mengisi kolom kolom tersebut diatas, misalnya untuk mengisi kolom kategori arsip, apakah masuk dalam kriteria arsip terjaga, arsip umum?. darimanakah klasifikasi akses bisa dikeluarkan, apakah arsiparis yang menentukan klasifikasi akses??? atokah pejabat yang mempunyai kewenangan sesuai dengan penciptaan arsipnya???, misalnya siapakah yang berhak menentukan klaisifkasi akses arsip keuangan?, apakah menteri?, apakah kepala biro keuangan?, apakah Kepala bagian Keuangan?, apakah Kuasa Pengguna Anggaran?, dan apakah arsiparis?

Kategori fungsi?, apakah masuk fungsi fasilitatif, atokah substantif?, menjadi fungsi utama, ato hanya faktor pendukung saja?, analisa unit pencipta arsip memegang peranan dalam mengisi kolom kolom tersebut di atas, dan disini apakah arsiparis yang harus mengisi, atokah suatu TIM yang terdiri beberapa jabatan fungasional misalnya analis kepegawaian (yang mengerti mengenai SOP, alur kerja, uraian jabatan), misalnya analis kebijakan tertentu yang memahami alur kerja dari fungsi pencipta terntentu dan dokumen tertentu. 

Kesimpulannya, arsiparis yang diibaratkan tukang kayu, jika tidak dibekali dengan alat alat yang memadai, tidak dibekali dengan sistem kerja (manajemen) yang baik, maka hanya akan menjadi tukang kayu yang hanya bisa mengolah kayu menjadi papan. hanya papan saja yang bisa dibuat.