Seorang arsiparis secara
umum mengetahui dan memiliki wawasan tentang dasar dasar, konsep konsep dan
prinsip - prinsip dalam organisasi. Pendidikan di perguruan tinggi atau
pendidikan dan latihan penciptaan arsiparis, memberikan bekal pengetahuan
organisasi kepada seorang arsiparis.
Penulis hanya
mengupas mengenai organisasi secara umum yang terdiri pengertian organiasi,
tipe organisasi pemerintah dan elemen organisasi. Penulis berfikir bahwa mengetahui
eksistensi seorang arsiparis sebagai pejabat fungsional tertentu yang menjadi
supporting dalam pencapaian tujuan organisasi, dapat dimulai dari pemahaman
organisasi, tipe organisasi yakni tipe organisasi pemerintahan/negara serta
elemen organisasi.
Kedudukan adalah arsiparis
di pemerintahan, serta sejauhmana peran yang dapat dilaksanakan arsiparis di
organisasi pemerintah atau organisasi negara. Tentu saja dasar dasar
organisasi, perkembangan organisasi serta elemen organisasi perlu dipahami
sebagai alat atau piranti dalam pelaksanaan eksistensi seorang arsiparis.
Pengertian
Organisasi
Pengertian bahwa
dalam mencapai tujuan dari kelompok individu akan lebih efektif jika dilakukan
secara sistematis. Perilaku setiap individu yang berbeda beda karena watak dan
sifat menjadi kompleksitas dalam memahami langkah dan tahapan mencapai tujuan/sasaran
tertentu. Dari kelompok individu yang sejenis bertemu dengan kelompok lainnya
yang tercermin dalam koalisi koalisi. Untuk itu kelompok individu sampai dengan
koalisi koalisi diwadahi dalam struktur tertentu yang mengatur interaksi
tersebut. Struktur tertentu tersebut dapat menghemat waktu yang diperlukan
untuk mencapai sasaran. Juga dapat memberikan standar perilaku masing masing
watak dan perilaku baik individu, kelompok individu sampai dengan koalisi
koalisi.
Struktur kecil sampai
dengan kumpulan struktur yang merupakan sistem
transformasi mengolah masukan menjadi keluaran yang menggantungkan pada
lingkungan untuk kelangsungan hidup. Sistem tersebut menghasilkan makna atau
nilai yang akan diperjuangkan dalam kehidupan. Sistem yang menunjukan ikatan
ikatan atau kemudian menjadikan konflik serta persaingan. Sistem yang kemudian
akan disentuh oleh bidang politik yakni untuk mencapai kekuasaan atau dimanfaatkan
oleh kekuasaan.
Struktur dapat
menjadi sistem juga dapat menjadi alat untuk mendominasi atau secara
tradisional disebut pemimpin. Struktur tertentu yang tercermin dari unit unit
untuk menjalankan koordinasi dari aktivitas aktivitas serta memproses informasi
yang menunjang dalam pengambilan keputusan. unit yang merupakan batasan dari
aktivitas sehingga dapat dipetakan kemampuan serta tindakan.
Bahkan juga pengertian
organisasi bukan hanya sebagai struktur dan sistem serta unit saja, namun dapat
dilihat sebagai kontrak atau persetujuan persetujuan yang tidak tertulis dari
setiap individu, kelompok individu sampai dengan koalisi koalisi.
Tipe
Organisasi
Tipe organisasi
dibedakan berdasarkan sasaran pokoknya. Salah satu tipe tersebut adalah
organisasi pemerintah/Negara. Organisasi level besar yakni Negara juga
mempunyai tipe yang berbeda beda. Tipe organisasi tersebut dapat ditelusuri
dari teori pembentukan Negara. Negara dapat dibentuk dari kenyataan,
perjanjian, penaklukan. Jika diklasifikasikan menjadi beberapa tipe,dibedakan
menjadi negara system kerajaan (monarki) dimana raja atau ratu mengangkat
perdana menteri sebagai pimpinan yang menjalankan organiasi. Negara federasi yakni dimana Negara yang
terdiri dari Negara Negara bagian. Negara
republik yakni berbentuk kesatuan antara pemerintah pusat dan dearah.
Fungsi Negara pertama
yakni fungsi politik, fungsi diplomatis, fungsi yuridis, dan fungsi
administrative. Pakar ketatanegaraan montesque dari perancis yang membedakan
fungsi eksekutif, yudikatif dan legislative memberikan pengaruh pada
perkembangan ketatanegaraan.
Di indonesia
perubahan tersebut seiring dengan perubahan UUD 1945 yang semua
Fungsi/organisasi Negara terbagi atas DPR, Presiden, BPK, DPA dan MA. Setelah
perubahan UUD 1945 Fungsi/organisasi Negara terbagi menjadi fungsi legialatif
dijalankan oleh MPR, DPR, DPD, fungsi eksekutif diperankan oleh Presiden dan
Wakil Presiden. Fungsi Auditif dilaksanakan oleh Badan Pemeriksa Keuangan
(BPK), fungsi yudikatif yang melaksanakan kekuasaan kehakiman diperankan
lembaga MA, Komisi Yudisial, MAhkamah Konsituti dan munculnya Komisi
Pemberantasan Korupsi (KPK).
Tipe organisasi
pemerintahan Indonesia berkembang dari masa ke masa yang tercermin lima fungsi
tersebut dijalankan untuk meraih tujuan Negara yakni melindungi
segenap bangsa Indonesia dan tumpah darah Indonesia; memajukan kesejahteraan
umum; mencerdaskan kehidupan bangsa; ikut melaksanakan ketertiban dunia
berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial.
Undang undang
penyelenggaraan Negara nomor 28 tahun 1999 mengatur mengenai azas sistem penyelenggaraan
pemerintahan yakni kekuasaan tertinggi di tangan rakyat, presiden pemegang
kekuasaan eksekutif tidak bertanggungjawab kepada DPR, dalam menjalankan tugas
presiden dibantu oleh menteri. Azas yang dilaksanakan dalam penyelenggaraan
pemerintah antara lain kepastian hukum, tertib, kepentingan umum, profesionalitas,
proporsionalitas dan akuntabilitas.
Elemen Organisasi
Kultur kehidupan (idiologi,
politik, social, ekonomi, keamanan dan pertahanan) yang senantiasa berkembang
dikarenakan pertukaran budaya yang dialami oleh lingkungan organisasi membawa
pengaruh kepada elemen organisasi. Elemen organisasi yakni manusia, tujuan
tertentu, pembagian tugas, sebuah sistem untuk mengkoordinasi tugas tugas, dan
batasan berdasarkan produk aturan yang juga dapat disebut hirarki otoritas dari
masing masing level struktur.
Salah satu elemen
organisasi yakni Hubungan antar individu di dalam pekerjaan dalam menjalankan
pembagian tugas dan koordinasi tugas2 diatur dengan produk aturan. Untuk
organisasi pemerintah menganut produk aturan Undang undang nomor 43 tahun 1999
tentang pokok pokok Kepegawaian. Pengaturan tersebut salah satunya mengenai
jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan
dalam formasi. Jumlah pegawai yang diperlukan tersebut harus diatur sedemikian
rupa sehingga hubungan antar individu di dalam pekerjaan dapat berjalan dengan
baik. Untuk itulah diperlukan penetapan jabatan dan kepangkatan tertentu agar
dapat mendukung hubungan antar individu tersebut.
Jabatan dan
kepangkatan tertentu dapat menjadi faktor untuk mengelola korelasi antar unit
di dalam organisasi jika terdapat kejelasan pembagian tugas dan tanggung jawab, mengelompokan aktivitas,
mengatur koordinasi secara vertikal maupun horisontal.
Termasuk
diantaranya job profile sehingga salah satu elemen organisasi termaksud dapat
terkelola dengan baik.
Perkembangan pada
tahun 1995 an yang memisahkan jabatan struktural dan non struktural (baik umum
maupun teknis) menemukan kendala sehingga memunculkan permasalahan.
Permasalahan tersebut antara lain kuaifikasi pendidikan non struktural teknis
(contohnya arsiparis) semakin meningkat dari yang dulu SMA sekarang harus
dipersyaratkan Diploma sampai dengan Sarjana. Permasalahan yang kedua adalah munculnya
pekerjaan yang sudah tidak layak dilakukan pada jabatan tertentu (imbas
peningkatan kualifikasi pendidikan) yang kemudian memunculkan tenaga
outsorcing. Permasalahan yang ketiga adalah tumpang tindih pekerjaan yang
terdapat di jabatan struktural dan non struktural teknis (penyebutan jabatan
non struktural teknis yakni untuk jabatan fungsional tertentu).
Keputusan Menpan No. KEP/61/M.PAN/6/2004 tentang
Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan mewajibkan suatu organisasi menyusun peta jabatan dan uraian jabatan
sehingga permasalahan permasalahan seperti tumpang tindih pekerjaan, munculnya
tenaga outsorcing, peningkatan kualifikasi pendidikan dapat diantisipasi.
Walaupun Pada jabatan
fungsional tertentu seperti arsiparis, hubungan antar individu yang tercermin
dalam peta jabatan dan uraian jabatan diatur tersendiri oleh keputusan menpan
dan pimpinan lembaga terkait, namun perlu dilakukan revisi yang mengikuti
perkembangan organisasi. Misalnya pada tahun 2009 menpan telah menetapkan
peningkatan kualifikasi arsiparis dari SMA ke Diploma 3, namun untuk uraian
jabatan belom dikakukan perubahan. Hal tersebut terjadi ketidak sesuaian
kualifikasi pendidikan dengan uraian pekerjaan misalnya apakah entri surat
masih cocok untuk arsiparis yang berkualifikasi Diploma 3 (DIII).
Dalam era reformasi
birokrasi, penataan sistem menejemen SDM aparatur dan analisis jabatan
dipergunakan untuk membentuk peta dan uraian jabatan sebagaimana yang diatur
dalam Peraturan
Menpan dan RB No. 20/2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014.
Kesimpulan
Pada kesimpulan pertama bahwa jika organisasi dianalogikan seperti mesin
atau alat yang bernama birokrasi (ditemukan oleh max weber) untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Maka pemahaman organisasi bagi seorang arsiparis
dapat dimulai dari kedudukan atau hirarki di dalam suatu organisasi. Yang
selanjutnya adalah prosedur dan standar operasi arsiparis pada setiap jenjang
nya. Spesialisasi yang rinci dari seorang arsiparis, dan akhirnya jenjang
jabatan arsiparis dapat terpetakan.
Kesimpulan kedua adalah bahwa dalam kedudukannya di dalam organisasi yang
diatur oleh keputusan Menpan, Kepala BKN dan Kepala ANRI, seorang arsiparis
telah diperinci rincian pekerjaannya, spesialisasinya, diatur operasi prosedurnya,
bahkan kreatifitas dan prestasi dapat didasarkan pada peraturan tersebut. Jika
aturan pimpinan organisasi terkait tidak peka terhadap perubahan organisasi,
maka eksistensi dalam ikut melaksanakan tujuan Negara, tidak dapat maksimal
dilaksanakan oleh seorang arsiparis.
Kesimpulan selanjutnya adalah perkembangan organisasi seiring dengan
perubahan UUD 1945 bahkan sampai perubahan system penyelenggaraan Negara
beserta metode metode yang dipergunakan oleh organisasi dalam mencapai tujuan
yang tercermin dapat peraturan perundang undangan, harus diikuti oleh seorang
arsiparis demi menunjukan eksistensi di dalam organisasi. Sebagai elemen
organisasi bukan bersifat pasif seperti mesin saja, namun dapat berperan serta
dalam setiap perubahan tersebut.
Kesimpulan terakhir adalah peningkatan kompetensi agar profesionalitas
seorang arsiparis dapat terwujud jika tanggungjawab diri arsiparis, organisasi
serta komitmen pimpinan dapat sinkron.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar