Organisasi Negara

Petugas arsip (arsiparis atau pengadministrasi umum) mengenal organisasi untuk menentukan kelompok berkas. Organisasi yang terdiri unsur pimpinan dan bawahan. Organisasi tersebut terdiri dari unit kerja sebagai unit pengolah arsip. Istilah unit pengolah terdapat di dalam organisasi kearsipan yang membedakan antara unit pengolah dengan unit kearsipan. Unit pengolah dapat diidentifikasi dari nama jabatan yang menandatangani surat keluar. Jabatan yang memiliki otorisasi dalam pengambilan keputusan untuk unit kerja pada bidang terkait. Pengetahuan mengenai organisasi ditambah dengan hubungan kerja organisasi tempat kerja arsiparis. Untuk itu diperlukan pemahaman yang luas mengenai organisasi sesuai administrasi negara indonesia.

Organisasi eksekutif, yudikatif dan legislatif. Jabatan politis, ada juga jabatan Karir pegawai negeri sipil. Eselonisasi jabatan di PNS yakni eselon I, II, III, dan IV. Aturan organisasi yg menyebut surat keluar instansi harus ditandatangani oleh minimal eselon II dan pengecualian pada hal - hal tertentu eselon III dapat menandatangani surat keluar. Alur penyelesaian tugas berdasarkan jenjang organisasi misalnya surat masuk ke menteri di disposisi ke direktur jenderal, kemudian diturunkan ke direktur dan kebawah lagi yakni ke subdit, berujung pada eselon IV sampai ke pejabat fungsional umum dan pejabat fungsional tertentu.

Pada bidang kearsipan, untuk mempermudah dalam pencarian, saking banyaknya data, maka data dikelompokkan yang kemudian disebut dengan "klasifikasi". Hubungan kerja satu instansi ke instansi yang lain dapat mengakibatkan klasifikasi instansi. Contohnya di kementerian ESDM, aturan registrasi persuratan memakai klasifikasi masalah dan klasifikasi instansi. klasifikasi instansi dimaksudkan agar surat dapat dilakukan pencarian melalui klasifikasi instansi. Klasifikasi instansi sesuai dengan portal indonesia membagi menjadi lembaga negara, kementerian, LPNK, Pemerintah Daerah, Perwakilan negara dan BUMN.

Lembaga Negara yakni MPR, DPR, BPK, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi, Dewan Perwakilan daerah dan Komisi Yudisial. Kementerian koordinator bidang polhukam, perekenomian, kesejahteraan rakyat. Kementerian antara lain Sekretariat Negara, Agama, energi dan sumberdaya mineral, luar negeri, dalam negeri, kehutanan, kesehatan, keuangan, pertahanan, perindustrian, sosial, tenaga kerja dan transmigrasi, kelautan dan perikanan, pariwisata dan ekonomi kreatif, komunikasi dan informatika, pekerjaan umum, pendidikan dan kebudayaan, perdagangan, pertanian. Kementerian negara yakni riset dan teknologi, koperasi dan UKM, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, pendayagunaan aparatus negara dan reformasi birokrasi, pembangunan daerah tertinggal, perencanaan pembangunan nasional/kepala bapenas, badan usaha milik negara, perumahan rakyat dan pemudan dan olahraga. setingkat menteri yakni kejaksaan agung, tentara nasional indonesia, kepolisian negara repoblik indonesia dan UKPPPP.

Lembaga non Kementerian dalam melaksanakan tugasnya LPNK masing masing dikoordinasi oleh menteri yakni Arsip Nasional RI, Perpustakaan Nasional RI, badan Kepegawaian nasional, Lembaga Penerbangan antariksa nasional, lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Badan Perlindungan dan penempatan tenaga kerja indonesia, badan standarisasi nasional, badan pertanahan nasional, badan pengkajian dan penerapan teknologi, badan pengawas keuangan pembangunan, badan pengawas tenaga nuklir, badan pengawasan perdagangan berjangka komoditi, badan nasional penanggulangan bencana, Badan Pengawas Obat dan makanan, badan meteorologi, klimatologi dan geofisika, badan koordinasi survei dan pemetaan nasional, badan koordinasi penanaman modal, Badan pusat statistik, badan kependudukan dan keluarga bencana nasional, LAN, LKPP, Lemhanas, lembaga sandi negara, 

Semakin banyak organisasi baru, entah dikarenakan mengemban amanat Undang undang atau karena agenda nasional atau agenda pemerintahan yang sedang berkuasa demi untuk melancarkan pelaksanaan program program maupun agenda politik. Jenis jenis organisasi independen, organisasi yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden juga memeriahkan berkembangnya buanyak organisasi di Indonesia. membagi kewenangan dan membagi tugas dimaksudkan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam berbangsa dan bernegara. inisial nama dengan menggunakan kata "dewan', 'komisi', 'satuan kerja'. 'badan'

Komisi Informasi Pusat (KIP), Komisi Penyiaran Indonesia (KPI), Komisi Pemilihan Umum (KPU), Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Komisi Pengawas Persaingan Usaha (KPPU), , Komnasham, Komisi Perlindungan Anak (KPAI).

dewan nasional perubahan iklim (DNPI), dewan energi nasional, dewan pertimbangan presiden, dewan pertahanan nasional, dewan sumber daya air nasional. Badan Pelaksana Hulu Migas yang sekarang SKMIGAS, BPH Migas. 

Pada situs wikipedia pembedaan didasarkan pada lembaga struktural dan lembaga non struktural, lembaga independen. keterangan lembaga yang telah dihapus tetap menjadi dasar pemberkasan yang disesuaikan dengan tahun keberadaan lembaga tersebut.

Aturan organisasi yang memungkinkan unit bersifat adhoc dan jabatan yg dilimpahkan untuk pelaksanaan bidang tertentu menjadikan pemahaman organisasi berkembang. Contohnya: kuasa anggaran, kuasa pengguna anggaran dan diturunkan ke pejabat pembuat komitmen. Contoh lain adanya unit layanan pengadaan (ULP).

Kesimpulannya adalah seorang arsiparis dan pengadministrasi umum memerlukan pengetahuan organisasi pemerintahan. Pengetahuan tersebut membantu dasar pemberkasan karena rangkap jabatan pada seorang pejabat. harus dibedakan berkas atau filling ketika menteri ESDM sebagai menteri dan ketika sebagai kepala Satuan Kerja Migas. manakala terjadi rangkap jabatan, konsistensi penamaan berkas baik ketika arsip bersifat aktif, inaktif sampai dengan statis. 

Selain hal tersebut traking keberadaan arsip dapat dilacak misalnya kemungkinan berkas kerja atau arsip dewan sumber daya air nasional akan berada di kantor kementerian pekerjaan umum, dikarenakan menteri PU sebagai Ketua harian dewan sumber daya air nasional.

Alasan lain bahwa pengetahuan organisasi sangat diperlukan bagi arsiparis adalah ketika melakukan filling harus dapat menunjukkan kewenangan dari jabatan sehingga memudahkan identifikasi arsip penting dan tidak penting. arsip bernilai administrasi atau hanya informasi saja. karena ketika pejabat termaksud memiliki kewenangan pada bidangnya, maka filling atau pemberkasan harus sesuai dengan bidang kewenangan termaksud, jelek kiranya mencampur arsip atau memberkaskan yang bukan kewenangan dari jabatan termaksud.