Arsiparis si Penjaga Asset

Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Dalam memahami tugas dan fungsi arsiparis tersebut dengan melakukan telisik arsip terkait asset yang berstatus BMN atau asset pribadi pejabat. Telisik dapat diawali dari seringnya terdengat kata aset di perkantoran pemerintah sering disebut dengan Barang Milik Negara (BMN). Aturan mengenai BMN adalah PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik negara

Arsip terkait asset dapat diregistrasi dari Rekaman kegiatan dalam memperoleh barang dengan cara pembelian mempergunakan APBN, perolehan lain yang syah seperti hibah/sumbangan, dan pelaksanaan dari suatu perjanjian atau kontrak, serta perolehan dari putusan pengadilan.

Arsiparis dapat memfokuskan terkait perolehan barang tersebut. Bentuk arsip seperti rekaman kegiatan pengadaan , perjanjian atau kontrak, sampai dengan berita acara serah terima barang, berita acara pinjam barang merupakan bagian dari proses perolehan untuk mendukung data penetapan status BMN.
Arsiparis dapat pula memahami kegiatan dalam pengelolaan BMN. Dengan memahami kegiatan pengelolaan BMN, arsiparis dapat merekontruksi rekaman kegiatan. Kegiatan termaksud yaitu perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penataausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian.
Contoh pemahaman pengelolaan BMN akan mengetahui rekaman kegiatan pemanfaatan aset seperti bentuk kerjasama pemanfaatan (KSP), hak guna usaha, hak guna bangunan, dan hak pakai atas tanah Negara dalam mendungkung kegiatan pengamanan BMN.
Dengan demikian, arsiparis menjadi penjaga asset di bidang ekonomi. Mungkin tidak semua arsiparis dapat berperan demikian. Kita sebagai arsiparis sepakat bahwa seluruh kegiatan pemerintah yang terekam dan mempergunakan APBN menjadi lokus dari kearsipan. Namun bagaimana dengan kegiatan pemerintah yang menghasilkan barang. Mungkin sudah jelas bahwa barang tersebut adalah asset. Pada perkembangannya, bagaimanakah kalo barang tersebut berkategori tak berwujud seperti hasil kajian yang berbentuk Buku, PETA, pita magnetic, foto, gambar konstruksi, manual operasional pembangunan, dan lain sebagainya.
Asset tak berwujud inilah yang akan mengecoh pemahaman apakah menjadi lokus arsip atao menjadi lokus asset. Pemahaman kontek kegiatan akan meluruskan pemahaman yang terkecoh tersebut. Kegiatan kearsipan tidak dapat menghapuskan nilai asset walau hasil kegiatan berbentuk dokumen/data terekam dalam media tertentu.
Lokus kearsipan adalah rekaman kegiatan dalam bentuk dan media apapun. Sedangkan nilai dari rekaman kegiatan tersebut dikaitkan dengan bidang kegiatan masing-masing. Jika kegiatan pemerintah menghasilkan barang berbentuk buku, dan produk kegiatan tersebut bernilai asset maka pengelolaan produk sesuai dengan peraturan perundangan mengenai asset. .
Di dalam kearsipan, suatu nilai yang terkandung di dalam arsip akan mempengaruhi pengelolaannya. Prinsip pengelolaan disesuaikan dengan nilai rekaman kegiatan kemudian disebut dengan prinsip “original order”.
Bagaimana dengan asset pribadi, bukan asset institusi??
Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara melaksanakan kegiatan pelaporan Aset pribadi milik penyelengara Negara. Rekaman kegiatan LHKPN adalah arsip asset pribadi para pejabat yang dikategorikan sebagai penyelenggara negara. Rekaman kegiatan inilah tempat muara registrasi arsip asset pribadi.
Tahun 2002, Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara menjadi bagian dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) bidang pencegahan sebagai tindak lanjut disyahkannya UU 30 tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
Arsip aset pribadi penyelenggara Negara telah direkam oleh sistem di LHKPN. KPK melaksanakan pelayanan permintaan fotokopi arsip LHKPN. Misalnya, peristiwa tsunami di Aceh menghilangkan seluruh arsip termasuk surat tanah. Pada kasus kehilangan tersebut institusi BPN pun kehilangan arsipnya. Si penyelengara Negara tersebut dapat mencari dan mendapatkan arsip surat tanah setelah mengirimkan permintaan kepada direktur Pendaftaran dan Pemeriksaan LHKPN.
Khasanah arsip dalam Rekaman kegiatan LHKPN antara lain adalah
Kesimpulan:
Rekaman kegiatan yang memiliki nilai asset, maka diberlakukan sesuai peraturan perundangan asset. Rekaman kegiatan hendaknya dimaknai dari system pemerintahan pada bidangnya. Pemaknaan tersebut mempunyai maksud untuk menangkap rekaman kegiatan yang tekait dengan kontek kegiatan (reabilitas);
Penelusuran arsip yang hilang diakibatkan bencana alam seperti banjir, tsunami, kebakaran, dapat dilaksanakan pada sistem di Negara ini yag menangani terkait asset baik asset institusi maupun asset pribadi. Misalnya system LHKPN akan mengarsipkan arsip pribadi asset penyelenggara Negara;
Arsip terkait asset institusi dapat diidentifikasi dari PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik Negara, Keputusan KPK tahun 2005 tentang tata cara pendaftaran, pemeriksaandan pengumuman LHKPN serta peraturan lain yang menghsilkan rekaman kegiatan terkait asset/harta;
Tugas dan fungsi Arsiparis sebagai penjaga asset di bidang ekonomi sebagaimana tersurat di Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f tentang Pelaksanaan UU kearsipan nomor 43 tahun 2009, menjadi dasar para arsiparis untuk memahami sistem administrasi pemerintahan yang menghasilkan rekaman kegiatan mengenai asset/harta baik status kepemilikan institusi maupun pribadi,

Arsiparis si Penjaga Asset

Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Dalam memahami tugas dan fungsi arsiparis tersebut dengan melakukan telisik arsip terkait asset yang berstatus BMN atau asset pribadi pejabat. Telisik dapat diawali dari seringnya terdengat kata aset di perkantoran pemerintah sering disebut dengan Barang Milik Negara (BMN). Aturan mengenai BMN adalah PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik negara

Arsip terkait asset dapat diregistrasi dari Rekaman kegiatan dalam memperoleh barang dengan cara pembelian mempergunakan APBN, perolehan lain yang syah seperti hibah/sumbangan, dan pelaksanaan dari suatu perjanjian atau kontrak, serta perolehan dari putusan pengadilan.

Arsiparis dapat memfokuskan terkait perolehan barang tersebut. Bentuk arsip seperti rekaman kegiatan pengadaan , perjanjian atau kontrak, sampai dengan berita acara serah terima barang, berita acara pinjam barang merupakan bagian dari proses perolehan untuk mendukung data penetapan status BMN.
Arsiparis dapat pula memahami kegiatan dalam pengelolaan BMN. Dengan memahami kegiatan pengelolaan BMN, arsiparis dapat merekontruksi rekaman kegiatan. Kegiatan termaksud yaitu perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penataausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian.
Contoh pemahaman pengelolaan BMN akan mengetahui rekaman kegiatan pemanfaatan aset seperti bentuk kerjasama pemanfaatan (KSP), hak guna usaha, hak guna bangunan, dan hak pakai atas tanah Negara dalam mendungkung kegiatan pengamanan BMN.
Dengan demikian, arsiparis menjadi penjaga asset di bidang ekonomi. Mungkin tidak semua arsiparis dapat berperan demikian. Kita sebagai arsiparis sepakat bahwa seluruh kegiatan pemerintah yang terekam dan mempergunakan APBN menjadi lokus dari kearsipan. Namun bagaimana dengan kegiatan pemerintah yang menghasilkan barang. Mungkin sudah jelas bahwa barang tersebut adalah asset. Pada perkembangannya, bagaimanakah kalo barang tersebut berkategori tak berwujud seperti hasil kajian yang berbentuk Buku, PETA, pita magnetic, foto, gambar konstruksi, manual operasional pembangunan, dan lain sebagainya.
Asset tak berwujud inilah yang akan mengecoh pemahaman apakah menjadi lokus arsip atao menjadi lokus asset. Pemahaman kontek kegiatan akan meluruskan pemahaman yang terkecoh tersebut. Kegiatan kearsipan tidak dapat menghapuskan nilai asset walau hasil kegiatan berbentuk dokumen/data terekam dalam media tertentu.
Lokus kearsipan adalah rekaman kegiatan dalam bentuk dan media apapun. Sedangkan nilai dari rekaman kegiatan tersebut dikaitkan dengan bidang kegiatan masing-masing. Jika kegiatan pemerintah menghasilkan barang berbentuk buku, dan produk kegiatan tersebut bernilai asset maka pengelolaan produk sesuai dengan peraturan perundangan mengenai asset. .
Di dalam kearsipan, suatu nilai yang terkandung di dalam arsip akan mempengaruhi pengelolaannya. Prinsip pengelolaan disesuaikan dengan nilai rekaman kegiatan kemudian disebut dengan prinsip “original order”.
Bagaimana dengan asset pribadi, bukan asset institusi??
Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara melaksanakan kegiatan pelaporan Aset pribadi milik penyelengara Negara. Rekaman kegiatan LHKPN adalah arsip asset pribadi para pejabat yang dikategorikan sebagai penyelenggara negara. Rekaman kegiatan inilah tempat muara registrasi arsip asset pribadi.
Tahun 2002, Komisi Pemeriksa Kekayaan Penyelenggaraan Negara menjadi bagian dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) bidang pencegahan sebagai tindak lanjut disyahkannya UU 30 tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
Arsip aset pribadi penyelenggara Negara telah direkam oleh sistem di LHKPN. KPK melaksanakan pelayanan permintaan fotokopi arsip LHKPN. Misalnya, peristiwa tsunami di Aceh menghilangkan seluruh arsip termasuk surat tanah. Pada kasus kehilangan tersebut institusi BPN pun kehilangan arsipnya. Si penyelengara Negara tersebut dapat mencari dan mendapatkan arsip surat tanah setelah mengirimkan permintaan kepada direktur Pendaftaran dan Pemeriksaan LHKPN.
Khasanah arsip dalam Rekaman kegiatan LHKPN antara lain adalah
Kesimpulan:
Rekaman kegiatan yang memiliki nilai asset, maka diberlakukan sesuai peraturan perundangan asset. Rekaman kegiatan hendaknya dimaknai dari system pemerintahan pada bidangnya. Pemaknaan tersebut mempunyai maksud untuk menangkap rekaman kegiatan yang tekait dengan kontek kegiatan (reabilitas);
Penelusuran arsip yang hilang diakibatkan bencana alam seperti banjir, tsunami, kebakaran, dapat dilaksanakan pada sistem di Negara ini yag menangani terkait asset baik asset institusi maupun asset pribadi. Misalnya system LHKPN akan mengarsipkan arsip pribadi asset penyelenggara Negara;
Arsip terkait asset institusi dapat diidentifikasi dari PP nomor 38 tahun 2008 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik Negara, Keputusan KPK tahun 2005 tentang tata cara pendaftaran, pemeriksaandan pengumuman LHKPN serta peraturan lain yang menghsilkan rekaman kegiatan terkait asset/harta;
Tugas dan fungsi Arsiparis sebagai penjaga asset di bidang ekonomi sebagaimana tersurat di Pasal 151 PP nomor 82 tahun 2012 ayat 2 poin f tentang Pelaksanaan UU kearsipan nomor 43 tahun 2009, menjadi dasar para arsiparis untuk memahami sistem administrasi pemerintahan yang menghasilkan rekaman kegiatan mengenai asset/harta baik status kepemilikan institusi maupun pribadi,

Analisa Peraturan KA ANRI mengenai Arsip Terjaga

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.18 Tahun 2011 tentang tata cara pembuatan daftar, pemberkasan, dan pelaporan, serta penyerahan arsip terjaga mempunyai latar belakang menjaga keutuhan dan kedaulatan Negara dengan cara menjaga dan menyelamatkan arsip autentik yang menyangkut keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara.

Arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatan kemudian disebut dengan arsip terjaga.  Arsip terjaga menjadi istilah baru di dunia kearsipan Indonesia. Salah satunya arsip terjaga yang disebut dalam peraturan termaksud adalah kontrak karya. Kontrak karya menunjukkan eksistensi keutuhan dan kedaulatan Negara Indonesia. Kontrak Karya dijadikan indek untuk mewakili penguasaan negara atas sumber daya alam. Kontrak karya dimaknai arsip yang menyangkut kelangsungan hidup bangsa dan Negara .

Penulis berpendapat bahwa peraturan tersebut salah dalam mengartikan arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa yang hanya menyebut kontrak karya saja. Keterwakilan "kontrak karya" akan menghilangkan kontek penguasaan Negara atas sumber daya alam.

Maksud peraturan termaksud memberikan detil dalam penyelamatan arsip terkait kelangsungan hidup bangsa dan Negara. Namun akan menjadi salah dan berbeda maksud sehingga menimbulkan preseden buruk. Kesalahan ini akan menjadi preseden dikemudian hari karena dapat menghilangkan khasanah rekaman kegiatan terkait penguasaan Negara atas sumber daya alam.

Pemaknaan arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara (arsip terjaga) tidak secara luas dan komprehensif. Cara memaknai  penjagaan keutuhan dan kedaulatan Negara tidak sesuai dengan analisa proses business kegiatan Negara dalam menguasai sumber daya alam. Misalnya bidang minyak bumi yang tercermin dalam kegiatan usaha hulu migas.

Kesalahan dalam peraturan tersebut semakin jelas ketika menyebut contoh yang termasuk arsip kontrak karya yakni penetapan wilayah kerja dan izin usaha.  Contoh tersebut hanya akan menunjukkan lepasnya konteks Negara dalam menguasai sumberdaya alam.

Penguasaan Negara atas sumber daya alam tidak hanya tercermin pada arsip kontrak karya. Jika penyusun peraturan tersebut memahami kontek penguasaan Negara atas sumber daya alam, contohlah di bidang minyak dan gas bumi, seharusnya mendasarkan kontek kegiatan usaha hulu bidang migas.

Tahapan usaha hulu migas terdiri atas kegiatan pra kontrak karya, kegiatan kontrak karya, dan kegiatan pasca kontrak karya. Rekaman kegiatan usaha hulu migas pada setiap tahapan menunjukkan pemerintah sebagai pemegang kuasa pertambangan.

Hal tersebut mendasarkan pada fakta dan data atas sejarah perjalanan Negara Indonesia dalam penguasan sumber daya alam bidang migas. Setelah terbentuknya PERTAMINA, pemerintah sebagai kuasa pertambangan menugaskan PERTAMINA dalam urusan pengatur dan pelaksana usaha Hulu. Pada tahun 2001 Lembaga Legislatif (DPR RI) mengesahkan UU nomor 22 tentang Migas, maka penugasan pengatur dan pelaksana usaha hulu dilakukan oleh lembaga yang bernama BPMIGAS. Kepala BPMIGAS ditentukan dan dipilih oleh DPR.

Pada September 2012, UU Migas mengenai penugasan BPMIGAS sebagai pengatur dan pelaksana hulu Migas diputuskan tidak sesuai dengan konstitusi oleh mahkamah Konstitusi. Sebagai konsekuensi nya Pemerintah harus membentuk satuan kerja di bawah Pemerintah yang menunjukkan kontek penguasaan Negara atas sumber daya alam bidang migas di Indonesia. Melalui Kepres terbentuklah Satuan Kerja Khusus Migas (SKK Migas) yang melaksanakan pengaturan dan pelaksana usaha hulu migas sampai terbentuknya UU Migas pengganti UU Migas No.22 tahun 2001.

Kesalahan mendasar mengenai kontek arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara (atau yang disebut dengan arsip terjaga), membawa kesalahan berikutnya. Kesalahan adalah pada analisa fungsi unit kerja dalam organisasi yang menangani penguasaan Negara atas sumber daya alam bidang migas.

Pada lampiran peraturan termaksud, BAB II yakni tata cara pembuatan daftar arsip terjaga. Langkah langkah pengkategorian arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yakni yang pertama adalah analisa fungsi unit kerja dalam organisasi.

Secara garis besar analisa fungsi unit kerja yang membagi dua yakni fungsi subtantif dan fasilitatif. Fungsi kegiatan utama dan kegiatan pendukung. Analisa dilakukan untuk mengetahui potensi unit kerja dalam menciptakan arsip terjaga.

Menurut penulis, terlalu “cetek” untuk menyebut “analisa unit kerja”. Kenapa tidak menganalisa fungsi lembaga Negara baik dalam sebutan Kementerian atau badan bahkan sampai dengan lembaga non kementerian serta satuan kerja. Pemerintah sebagai lembaga eksekutif membentuk lembaga Negara untuk menjalankan amanah undang undang atau melaksanakan fungsi sebagai lembaga eksekutif.

Kontek arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara menjadi hilang dan kabur atau bias. Bisa juga disebut “absurd”. Arsip (rekaman kegiatan) yang terkait dengan kelangsungan hidup untuk bangsa dan Negara, sangat tidak mungkin hanya ditangani oleh satu kementerian saja. Bahkan bisa jadi ditangani secara luas baik lembaga eksekutif, lembaga legislative sampai lembaga konstitusi (MK).

Sejarah perjalanan bangsa dan Negara ini menunjukkan bahwa peran pemerintah dalam penguasaan sumberdaya alam bidang migas dilakukan oleh banyak lembaga, lembaga eksekutif (Pemerintah) menunjuk lembaga sebagai pengaturan dan pelaksana usaha hulu migas baik oleh PERTAMINA, BPMIGAS sampai dengan SKK Migas. Hal tersebut sebagai amanah UU yang disyahkan lembaga legislative (DPR RI). Penentuan kepala BPMIGAS oleh DPR RI.

Fungsi subtantif tercermin dalam tahapan kegiatan usaha hulu migas. Kegiatan subtantif dijalankan oleh PERTAMINA/BPMIGAS/SKKMigas sesuai dengan kurun waktu berlakuka peraturan perundangan. Bagaimana untuk fungsi fasilitatif?

Fungsi fasilitatif dilaksanakan oleh Pemerintah Cq. Kementerian ESDM dan lebih khusus Direktorat Jenderal Migas.  Melalui kementerian ESDM fungsi fasilitatif dijalankan kegiatan perumusan kebijakan, pembinaan, pengawasan, pengelolaan asset Negara dan fasilitator.

Bahkan terdapat fungsi koordinatif terkait dengan penerimaan Negara bidang migas yang dilaksanakan oleh Kementerian Keuangan. Pada pasca Kontrak karya terdapat peran pemerintah daerah untuk dana bagi hasil Migas dari konsekuensi kontrak karya.

Kesimpulan: Kesalahan fatal pada peraturan perundangan arsip terjaga dengan penyebutan “arsip Kontrak karya” untuk mewakili arsip yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan Negara bidang sumber daya alam. Seharusnya pemahaman kontek penguasaan sumberdaya alam oleh Negara harus dimaknai secara luas. Pemaknaan dari proses bussines tahapan kegiatan usaha hulu. Analisa lembaga Negara yang mendukung pemerintah dalam penguasaan sumber daya alam. Sehingga dapat dipergunakan sebesar besarnya untuk memakmuran rakyat.

Bersambung…

Pengendalian Proses Produksi di dalam kearsipan

Kegiatan produksi di kearsipan adalah bagaimana merekontruksi arsip sehingga mencerminkan kegiatan yang sesuai dengan pelaksanaan tugas pokok fungsi organisasi. Produksi kearsipan adalah mencipta data arsip dan mencipta penataan sekaligus melaksanakan penyimpanan sehingga arsip mudah untuk diketemukan. Jika terdapat arsip atau rekaman kegiatan yang tidak masuk dalam tugas pokok fungsi organisasi harus diidentifikasi menjadi proses produksi yang lain. Metode pembedaan antara fungsi fasilitatif dan fungsi subtantif menjadi dasar proses produksi kearsipan. Selama ini kegiatan yang bersifat koordinatif menjadi penting untuk dibedakan dalam proses produksi kearsipan tersendiri.

Ciri dari kegiatan tugas pokok dan fungsi adalah keberulangan sebagai transaksi rutin. Proses produksi kearsipan pada kegiatan yang bersifat rutin akan menghasilkan data yang berulang namun berbeda waktu serta para pelaku atau obyek serta nilai. Data arsip bersifat rutin menggambarkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi.

Perencanaan dan pelaksanaan kegiatan kearsipan dikendalikan pada kondisi yang mencakup: adanya informasi karakteristik arsip atau rekaman kegiatan, adanya instruksi kerja yang sesuai dan yang diperlukan, penggunaan peralatan yang sesuai, adanya alat ukur dan monitor, dan penerapan pengukuran dan pengawasan.

Karakteristik arsip pada setiap jenis arsip akan berbeda. Hal tersebut terkait dengan kontek kegiatan atau kontek dalam setiap transaksi. Karakteristik arsip juga terkait dengan isi atau content serta pengklasifisian sifat keamanan apakah rahasia, terbatas. Bentuk atau format arsip pun sangat mempengaruhi karakteristik arsip. bentuk draft cetakan akan berbeda atau yang dicetak kemudian disyahkan oleh pencipta atau creating agency.

Instruksi kerja dalam proses produksi atau penataan arsip bersifat standar yakni arsip dilakukan pemilahan, deskrepsi, entri komputer , diikat atau dimasukkan dalam folder dan pemasukan kedalam boks arsip serta peletakan di rak atau almari arsip. Kesesuaian intruksi kerja pada pemilahan akan disesuaikan dengan struktur organisasi. Jika terdapat perubahan organisasi, maka akan dipilah sesuai dengan kurun waktu perubahan kelompok waktu sebelum dan sesudah struktur organisasi mengalami perubahan.

Instruksi bentuk dan format juga disesuaikan dengan bentuk arsip. bentuk arsip berupa persuratan akan dikelompokkan sesuai dengan pengaturan asli (original order). Semasa arsip, surat biasanya di file menurut kronologis dan dikelompokkan pada unit kerja pelaksana kegiatan pada isi surat tersebut.

Instruksi deskrepsi arsip dilaksanakan seusai dilaksanakan analisa dan pemahaman transaksi dalam kegiatan. Hasil analisa tersebut dituangkan dalam lembar deskrepsi yang menggambarkan unit unit informasi yang akan dikelompokkan. Misalnya adalah deskrepsi arsip keuangan berbeda dengan deskrepsi arsip pemberdayaan potensi di dalam negeri.

Pemantauan proses produksi kearsipan dilaksanakan untuk setiap tindakan dan kemajuan baik mulai tahap pemiliahan, deskrepsi sampai dengan pemasukan di dalam boks arsip. Pemantauan atau monitoring untuk melihat keseragaman dalam tindakan dalam instruksi kerja. Alat monitoring berupa briefing untuk menyamakan presepsi karekateristik maupun rencana produksi lainnya. Selain itu koreksi pada setiap minggu untuk deskrepsi yang dilaksanakan pelaksana deskresi oleh koordinatir lapangan.

Alat lain untuk penerapan pengawasan adalah skema penataan dan penyimpanan. Skema penataan disusun berdasarkan inventarisasi arsip secara umum. Terdapat formulir inventarisasi dan skema penataan sebagai pegangan koordinator penataan arsip. hal ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran proses pengolahan data.

Pengawasan untuk entri data adalah keseragaman dalam pengetikan. Jika mempergunakan alat bantu seperti MS. Excel maka format diseragamkan sehingga tetap terkontrol. Contohnya penulisan nomor, selain format harus pula diperhatikan banyaknya digit yang dipergunakan dalam penomoran. Penomoran dengan kesamaan digit akan mempermudah dalam pengurutan data.

Sarana atau peralatan seperti folder akan tidak berguna jika arsip mempunyai ketebalan yang melebihhi kapasitas folder. Peralatan folder digantikan dengan kertas kissing. Atau arsip diikat dengan tali raffia. Ikatan yang tegas dan kuat akan memberikan batas antar arsip.

Penggunaan kertas kissing digeser dengan penggunaan folder atau bisa sebaliknya. Ukuran boks 10 cm atau ukuran boks 20 cm disesuaikan dengan ukuran rak atau lemari arsip. Standarisasi peralatan yang telah ditetapkan oleh Arsip Nasional RI juga menjadi dasar kondisi ini. Hal demikian yang kemudian disebut dengan penggunaan peralatan yang sesuai.

Penggunaan Produk kearsipan

Salah satu Produk kearsipan kearsipan adalah jasa penataan dan penyimpanan arsip. Unit kearsipan harus memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan para pelanggan. Jika dianalogikan bahwa pengguna produk adalah unit pengolah unit kerja eselon III di Ditjen Migas, maka persyaratan seperti jenis dan jangkauan produk dapat diterima oleh kedua belah pihak. Kedua belah pihak yang dimaksud adalah unit kearsipan (sebagai pemilik produk kearsipan) maupun unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas (sebagai Pelanggan). Untuk itulah dapat kiranya kembali memahami peninjauan persyaratan produk

Klausul peninjauan persyaratan produk dilakukan sebelum unit kearsipan sepakat untuk memasok produk ke pelanggan dengan memastikan persyaratan yang telah ditentukan, perbedaan pesanan diselesaikan, dan kemampuan memenuhi persyaratan.

Catatan hasil tinjauan harus dipelihara. Contoh kasus berikut ini menggambarkan peninjauan persyaratan produk. Suatu unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas  sebagai pelanggan, menginginkan produk penyimpanan arsip. Ruang kerja dan ruang arsip pada unit termaksud sudah dipenuhi dengan container arsip sehingga mengganggu kenyamanan para pegawai. Kemudian Pimpinan unit melayangkan nota dinas permintaan untuk penyimpanan arsip kepada pimpinan unit kearsipan. Nota dinas tidak disertakan daftar arsip serta berita acara pemindahan.

Tindak lanjut dari unit kearsipan adalah mendasarkan pada persyaratan produk bahwa pemindahan arsip harus dilakukan dengan adanya daftar arsip yang akan dilakukan pemindahan dan berita acara pemindahan yang ditandatangani kedua pimpinan unit kerja.

Perbedaan pesanan antara unit kearsipan dengan pelanggan inilah yang perlu diselesaikan. Unit kearsipan memfasilitasi untuk pembuatan daftar arsip dengan adanya “jasa penataan”. Kemampuan memenuhi persyaratan oleh pelanggan ditangkap sebagai peluang memberikan jasa penataan. Catatan hasil tinjauan harus dipelihara kemudian dikomunikasikan sebagai kesepakatan.

Persyaratan yang tidak terdokumentasikan harus dikonfirmasi sebelum jasa penataan dilaksanakan. Pun demikian bahwasanya sebelum diterima pemindahan harus terdapat daftar arsip dan berita acara pemindahan sebagai persyaratan produk. Perubahan persyaratan produk harus tercatat dan dikomunikasikan.

Unit kearsipan harus menilai (evaluate) dan memilih (select) pemasok berdasarkan kemampuannya memasok produk sesuai dengan persyaratan. Kriteria seleksi evaluasi dan evaluasi ulang harus ditetapkan.

Unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas sebagai pemasok arsip diukur berdasarkan kemampuan, jika kemampuan pembuatan daftar arsip tidak dimiliki oleh unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas, maka hendaklah difasilitasi dengan jasa penataan oleh unit kearsipan.

Persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan menjadi tanggungjawab unit pengolah/unit kerja eselon III di Ditjen Migas.

KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi merupakan salah satu prasarana untuk penemuan kembali arsip (retrivel). Selain itu juga, klasifikasi arsip sebagai pedoman dalam penyimpanan. Bahkan klasifikasi arsip diterjemahkan ke dalam umur arsip dengan kode klasifikasi tertuang di dalam JRA.

Ada yang kemudian berpendapat bahwa klasifikasi tidak harus mengikuti perubahan tugas dan fungsi. Pendapat lainnya bahwa klasifikasi arsip merupakan terjemahan dari pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi sehingga jika terjadi perubahan organisasi maka konsekuensi nya berubahlah klasifikasi arsip.

Terdapat 2 (dua) jenis klasifikasi arsip yakni jenis pertama adalah klasifikasi fungsi organisasi ( fungsi fasilitatif dan substantif). Jenis yang kedua adalah klasifikasi masalah (sebagaimana klasifikasi perpustakaan) atau  pendekatan DDC yang membagi dari 0 - 9 atas informasi berdasarkan masalah.

Pentingnya klasifikasi arsip di dalam kearsipan sebagaimana tersurat dalam UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan bahwa klasifikasi harus ada sebagai satu unsur dalam pelaksanaan kearsipan.

Klasifikasi fungsi substantif dan fungsi fasilitatif

Klasifikasi arsip klasifikasi fungsi fasiiltatif sebagaimana di kementerian Hukum dan HAM antara lain Pendidikan dan latihan (DL), Humas dan Kerjasama Luar negeri (HM), Teknologi Informasi (TI), Kepegawaian (KP) Keuangan (KU), Perlengkapan (PL), Perencanaan (PR), Pengawasan (PW), Umum (UM). (sumber: Permen HUKHAM RI no. 6 Tahun 2012)

Karakteristik fungsi fasiiltatif untuk setiap kementerian berbeda beda. Contohnya terlihat berbeda dengan kementerian HUKHAM di kementerian KOMINFO. Klasifikasi yang berbeda adalah: Penelitian dan pengembangan SDM (LT), Data dan Sarana Informatika (DT), Publikasi (PB), Informasi dan Hubungan Masyarakat (HM), Kerjasama (KS), Organisasi dan Tata Laksana (OT) dan Hukum (HK). Klasifikasi yang selebihnya sama. (sumber Permen Kominfo RI no. 13 tahun 12).

Matrik Klasifikasi Substantif KOMINFO dan HUKHAM

KOMINFO	HUKHAM
Sumber Daya dan Perangkat Pos Informastika (SP)	Perundang undangan (PP)
	Administrasi Hukum Umum (AH)
Penyeleggaraan Pos dan Informatika (PI)	Pemasyarakatan (PK)
Aplikasi Informatika (AI)	Hak Kekayaan Intelektual (HI)
Informasi dan Komunikasi Publik (IK)	Hak Asasi Manusia (HA)
	Pembinaan Hukum Nasional (HN)
	Penelitian dan Pengembangan (lLT)
	Pengembangan SDM HUKHAM (BP)

Jika fungsi fasilitatif terdapat perbedaan, maka fungsi subtantif memang harus berbeda. Alasannya adalah pelaksanaan tugas pokok fungsi kementerian HUKHAM berbeda dengan kementerian KOMINFO.

Klasifikasi masalah (DDC)

Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen. (sumber: Permen DN nomor 78 tahun 2012)

Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.

Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang).Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif.Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan.Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

000     Umum

100     Pemerintahan

200     Politik

300     Keamanan dan Ketertiban

400     Kesejahteraan

500     Perekonomian

600     Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700     Pengawasan

800     Kepegawaian

900     Keuangan

Komunikasi dengan pelanggan

Pelanggan kearsipan yakni para user pemilik program. Pada unit eselon III, user biasa disebut dengan penanggung jawab kegiatan. Penanggung jawab kegiatan akan ditanya oleh auditor tentang dokumen pembayaran pengadaan barang / jasa pemerintah berupa SP2D dan lembar data pendukungnya. Penangungjawab kegiatan mencari dan menulusuri keberadaan rekaman kegiatan pembayaran melalui unit kerja keuangan.

Selain penanggungjawab kegiatan, pelanggan kearsipan yang lain adalah unit kerja keuangan. Sebagai unit yang menghasilkan rekaman kegiatan pembayaran, unit kerja keuangan terdiri atas pejabat SPM dan bendaharawan. Pada unit keuangan petugas/pegawai yang menjalankan aplikasi komputer pencetak lembar Surat pertanggungjawaban pemabayaran dan lembar Surat perintah Membayar disebut dengan koordinator unit kerja. Proses business di unit kerja keuangan inilah yang kemudian menjadi pintu masuk bagi auditor dalam mengecek rekaman kegiatan pembayaran.

Umpan balik pelanggan termasuk keluhan pelanggan adalah ruang simpan di masing masing unit kerja eselon III serta kesibukan rutinitas pekerjaan menjalankan fungsi unit kerja. Hal tersebut menjadikan kegiatan membackup rekaman kegiatan pemabayaran pengadaan jarang sekali dilakukan. Dengan mengandalkan unit kerja keuangan para user sebagai penanggung jawab kegiatan melakukan penelusuran dan pencarian arsip yang ditanyakan oleh para auditor.

Unit kerja keuangan beranggapan bahwa unit kerja eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan bertanggungjawab atas rekaman kegiatan pembayaran. Disisi yang lain unit kerja eselon III atau penanggungjawab kegiatan mengandalkan keberadaan rekaman kegiatan pembayaran di unit kerja keuangan. Hal ini kemudian menjadi sumber keluhan ketika kuantitas rekaman kegiatan pembayaran tidak sebanding dengan luas ruangan kerja untuk meletakan rekaman kegiatan pemabayaran. Selain itu juga factor kegiatan rutin staf staf di unit kerja eselon III dalam menjalankan program kegiatan masing masing menjadikan kegiatan kearsipan saqma sekali tidak dilaksanakan.

Komunikasi dengan pelanggan kearsipan harus ditentukan dan diterapkan dalam hubungan informasi produk. Bendaharawan, koordinator unit/opetaror aplikasi komputer SPM dapat menginformasikan bahwa arsip arsip pembayaran telah dikelola oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan. Sebelum nya pejabat penandatangan SPM telah melakukan pemesanan kepada arsiparis atau unit kerja kearsipan agar melakukan penataan dan penyimpanan rekaman kegiatan pemayaran barang dan jasa pemerintah terkait.

Penanganan pesanan pejabat SPM agar dirapikan arsip SP2D beserta dokumen pendukung dilakukan oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Hal ini meyakinkan para koordinator unit/operatir Aplikasi SPM dan juga bendaharawan bahwa arsip pemabayaran telah dikelola dengan baik.

Selanjutnya penangangan pesanan dari para penanggungjawab kegiatan atau user tentang pencarian dan penelusuran arsip SP2D beserta Dokumen pendukungnya diarahkan ke arsiparis atau unit kearsipan. Hal tersebut menunjang pemesanan oleh auditor atas arsip SP2D.

JIka Pelanggan Kearsipan adalah Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Komunikasi dengan pokja atau panitia lelang adalah penanganan pesanan untuk penataan dan penyimpanan dokumen lelang yang dikomando oleh ketua ULP. Informasi produk penataan dan penyimpanan dokumen lelang disampaikan kepada ketua ULP oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan.

Salah satu tugas ULP adalah memfasilitasi penyimpanan dokumen lelang menjadikan dasar pembuatan permintaan agar dpkumen lelang dikelola oleh arsiparis atau unit kerja kearsipan. Informasi produk arsiparis atau unit kearsipan adalah penataan dan penyimpanan. Umpan balik kepada pelanggan dilakukan dengan segera menarik dokumen lelang sehingga tidak memenuhi ruang ULP. Keluhan banyaknya dokumen lelang diantisipasi dengan penyimpanan offstorage atau penyimpanan diluar gedung kantor.

Komunikasi dengan pelanggan harus di backup dengan operasi dan pelayanan. Persyaratan operasi dan pelayanan dilaksanakan dengan pengendalian, pengesahan, identifikasi mampu telusur, status kepemilikan kearsipan.(dokumen SP2D dan Dokumen lelang), Perilindungan dan monitoring serta pelaporan.

Realisasi Produk Kearsipan

Artikel berikut ini mempergunakan pendekatan sistem manajemen mutu pada klausul “realisasi produk”.

I.             Mengidentifikasi dan mendefinisikan “produk kearsipan”

Produk kearsipan adalah pembebasan tumpukan berkas di ruang kerja dan penyediaan arsip  dalam rangka pemeriksaan dan bahan rujukan kepada pejabat/pegawai atau pemohon informasi publik. Produk nyata lain adalah daftar arsip. Arsip yang tersimpan dengan rapi. Kemudahan dalam pencarian arsip. Produk fisik arsip, produk soft file (arsip hasil alih media).

II.            Perencanaan realisasi Produk Kearsipan

Perencanaan realisasi produk kearsipan mencakup sasaran mutu pemindahan, pendataan/deskrepsi arsip, penataan , penyimpanan, pemindaian/scanning dan upload ke dalam teknologi informasi komputer (TIK).

Sasaran mutu pemindahan adalah ketika arsip tercipta dapat dipindah pada akhir tahun anggaran (Maksimal pada bulan januari tahun anggaran berikutnya). Dalam aturan pemindahan arsip mengacu pada status arsip. Status aktif berada di unit pencipta atau unit kerja. Status inaktif harus segera dipindah ke unit kearsipan.

Ketakutan para pejabat dan pegawai di unit kerja/pencipta arsip akan arsip yang belum selesai daudit oleh pemeriksa, menjadikan arsip menumpuk di unit kerja/unit pencipta. Pada tahun 2013, arsip pembayaran/SP2D dari bagian Keuangan telah dipindahkan ke unit kearsipan. Dalam rangka pemeriksaan, unit kerja dapat menghubungi unit kearsipan untuk meminjam arsip tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa produk kearsipan “penataan arsip” tidak menjadikan ketakutan tersebut.

Sasaran mutu pendataan/deskrepsi arsip adalah penyusunan metadata arsip. aturan dasar pada peraturan Kepala ANRI mengenai Metadata Arsip dan pengembangan metadata arsip disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja dalam mencari informasi. Analisa proses mempengaruhi lembar deskrepsi. Sebagai contoh lembar deskrepsi untuk arsip substantive adan berbeda dalam lembar deskrepsi arsip fasilitatif.

Sasaran mutu penataan adalah skema penataan yang dihasilkan dari analisa tugas pokok dan fungsi. Dalam hal ini diperlukan pendalaman untuk mengetahui proses kerja pekerjaan tertentu pada setiap transaksi. Misalnya untuk seri arsip rencana penggunaan tenaga kerja asing (RPTKA), bagaimana transaski dan proses serta instansi yang berhubungan dalam proses tersebut.

Sasaran mutu penyimpanan adalah jauh dari ruang kerja  dan space ruangan yang mencukupi serta tersedianya almari arsip/rool opeck atau rak statis yang memadai. Di gedung plaza centris migas, terdapat satu ruang arsip di Lantai 8 dengan kapasitas penyimpanan hanya 1000 bok. Hal tersebut tidak dapat menampung seluruh arsip yang akan disimpan. Pada setiap unit kerja terdapat ruang arsip, namun peruntukkan lebih banyak dipergunakan sebagai ruang pantry. Untuk itulah kerjasama penyimpanan dilakukan dengan pusat jasa kearsipan untuk dapat menampung penyimpanan arsip. pada tahun 2013, ditjen migas memesan ruang simpan untuk 3400 boks arsip.

Sasaran mutu pemindaian/scanning adalah ukuran dan kualitas soft file yang handal. Ukuran tidak memberatkan aplikasi dalam pengunggahan. Kualitas gambar dapat terbaca oleh aplikasi pembaca dan file tidak korrup.

Prinsip Sistem Manajemen Mutu I

Artikel berikut adalah uraian mengenai prinsip Manajemen Mutu yang dapat diterapkan di Kearsipan. Teknik analisa yang menghubungkan pelaksanaan pengelolaan kearsipan dengan prinsip yakni kearsipan berfokus kepada kebutuhan saat ini, manajemen dan pendekatan sistem dan keterlibatan orang.

Prinsip Kearsipan yang berfokus kepada kebutuhan saat ini  adalah kearsipan yang memperhatikan tingkat pertumbuhan arsip serta ketersediaan sarana dan prasarana (gedung, ruangan dan peralatan). Seringnya kita jumpai arsip berada di lorong lorong ruangan kerja. Pertumbuhan yang cepat tidak diimbangi dengan ketersediaan ruang arsip yang memadai. Pada kantor kantor yang beralamat di Jakarta, harga ruangan kerja lebih mahal dari kebutuhan untuk menyimpan arsip.

Contohnya adalah arsip pengadaan barang dan jasa (yang biasa disebut dengan dokumen lelang). Kebutuhan penyimpanan dokumen lelang adalah untuk menyediakan arsip dalam mendukung pemeriksaan baik yang dilaksanakan oleh inspektorat jenderal, BPK, atau institusi pemeriksa lainnya (POLRI, KPK, BPKP, MA, KEJAKSAAN). Kebutuhan penyimpanan terkait dengan ruangan untuk menyimpan sedangkan pada tiap tahunnya, dokumen lelang akan tercipta seiring dengan pelaksanaan anggaran pemerintah.

Prinsip manajemen dan pendekatan sistem pada pengadaan barang dan jasa pemerintah Medio tahun 2012 dengan diterapkannya metode e-procurment, akan mengurangi terciptanya arsip konvensional (kertas), sehingga kebutuhan ruang simpan menjadi berkurang. Hal tersebut menjadikan pemahaman bagi pencipta dan pemilik arsip / dokumen lelang bahwa pengelolaan proses pelelangan barang dan jasa lebih baik untuk mempergunakan metode e-procurement.

Prinsip manajemen mutu yang lainya adalah keterlibatan orang. Keterlibatan seluruh unsur pejabat dan pegawai. Sebagai rekaman kegiatan birokrasi, arsip tercipta oleh seluruh lini organisasi baik pejabat tingkat pengambil keputusan sampai dengan pejabat manajerial. Tak terlepas dari pegawai sebagai pejabat fungsional umum dan fungsional terntentu yang mendukung manajer(Pejabat Struktural) terkait. Untuk itulah keterlibatan seluruh orang dalam organisasi mengenai penyimpanan dokumen dan pemanfaatan dokumen sangat diperlukan.

Contoh keterlibatan adalah pejabat sebagai unit pengolah akan menyerahkan (untuk dipindahkan ke unit penyimpan/unit kearsipan) arsip inaktif kepada unit kearsipan III. Pegawai sebagai pengkonsep surat dan pengentri data arsip yang diserahkan pun merasa terlibat dan memang harus terlibat sehingga proses pemindahan dokumen yang sudah selesai proses administrasinya (inaktif) atau telah ter audit dapat terlaksana dengan baik. 

Hal demikian untuk mengurangi tumpukan arsip di unit kerja / unit pengolah. Di sisi lain, unit kearsipan juga harus mendata dan menyimpan dengan baik sehinga suatu arsip yang dipindahkan ketika dibutuhkan oleh unit pengolah dapat diketemukan. Yang tentunya didokumentasikan dengan berita acara pemindahan arsip.

Kemandirian dan independensi Arsiparis

Tulisan ini mengurai bagaimana sudut pandang Kemandirian dalam melaksanakan tugas fungsi yang dimiliki oleh seorang arsiparis. Bersadarkan Pasal 151 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU nomor 43 tentang kearsipan, seorang arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan  fungsi dan tugasnya.

tulisan lain yang terkait adalah

Arsiparis

Revisi Butir Rincian Kegiatan Arsiparis

Uraian tulisan mempergunakan teknis analisa Kekuatan, kelemahan, tantangan dan ancaman.

Sintesa dari kemandirian adalah arsiparis memiliki kebebasan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan (terbebas dari kegiatan unit kerja/yang bukan kegiatan kearsipan), mendapat dukungan penganggaran serta mendapat dukungan dari pejabat di unit kerja yang menaungi arsiparis sampai dengan unit kerja lain yang membutuhkan manfaat kearsipan.

Kekuatan bermula dari Kewenangan yang dimilik dari seorang arsiparis yang diatur dalam UU adalah menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip; menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

Kekuatan lainnya adalah Fungsi dan tugas arsiparis yang diatur dalam peraturan Pemerintah tersebut adalah menjaga terciptanya arsip dari kegiatan , menjaga ketersediaan arsip, menjaga terwujudnya pengelolaan arsip dan pemanfaatan arsip, menjaga keamanan dan keselamatan arsip terkait hak-hak keperdataan rakyat, menjaga keselamatan dan kelestarian arsip , menjaga keselamatan aset nasional , menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Ancaman arsiparis adalah dipergunakan nya tenaga dan fikir serta waktu kerja seorang arsiparis oleh pimpinan unit kerja yang tidak melaksanakan tupoksi kearsipan. Hal ini dapat dijumpai di banyak unit unit kerja. Contohnya adalah seorang arsiparis dimanfaatkan tenaganya untuk menjadi pejabat pengadaan, untuk menjadi pejabat pembantu pengelola keuangan, untuk menjadi sekretaris pimpinan, untuk menjadi petugas protokol, untuk menjadi pengurus SPPD, untuk menjadi petugas ortala, petugas humas sampai dengan melaksanakan kegiatan yang melekat di unit kerja yang menaungi arsiparis tersebut. Hal ini menjadi ancaman kurangnya waktu kerja kearsipan. Produktivitas seorang arsiparis terancam, bahkan diantara para arsiparis sama sekali tidak dapat mengumpulkan kredit poin.

Kelemahan dari kedudukan arsiparis adalah secara struktural arsiparis berada di bawah pejabat eselon II, namun demikian dalam hal pelaksanaan tugas keseharian melekat pada unit eselon III. Pun demikian dalam hal penilaian DP3 ditandatangani oleh atasan langsung (masih dibawah eselon IV).

Kelemahan lainnya seorang arsiparis bergantungnya kepada sarana dan prasarana yakni gedung, ruang dan peralatan. Dalam hal pengadaan sarana dan prasarana di unit kerja telah diatur dengan Rencana Kerja Anggaran Kementerian dan Lembaga (RKAKL). Pengusulnya adalah kepala unit eselon III dan penanggung jawab kinerja adalah kepala unit eselon II. Contoh nyata adalah ketika tidak ada perhatian dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, maka karir arsiparis dapat mandeg, fungus dan tugas arsiparis pun tak dapat terlaksana.

Tantangan seorang arsiparis diberikan ruang untuk mengusulkan kegiatan melalui pejabat eselon III dan penanggungjawab kinerja. Tantangan ini mempunyai ancaman yakni keberadaan kepala unit eselon IV sebagai manajer dalam hal kegiatan tata usaha yang didalamnya termasuk kegiatan kearsipan. Atau bagaimana jika seorang arsiparis berada dibawah unit kerja hukum, atau unit kerja perencanaan, unit kerja kepegawaian? Sehingga plot anggaran kearsipan tak dapat disediakan.

Tidak adanya ancaman jika para arsiparis berada di pejabat struktural bidang kearsipan, dikarenakan tugas dan fungsi pejabat termaksud pada bidang kearsipan. Jika arsiparis memiliki atasan langsung kasubag kearsipan maka penulis berbendapat sudah tidak ada ancaman pelaksanaan fungsi tugas seorang arsiparis.

Tantangan lainnya adalah para arsiparis dapat menawarkan manfaat kepada seluruh eselon III yang berada dalam satu satuan kerja. Manfaat dari pelaksanaan fungsi tugas seorang arsiparis dalam mendukung pencapaian target kinerja unit eselon III tertentu. Sehingga kepala unit eselon III dapat mengusulkan anggaran di RKAKL untuk kegiatan kearsipan pada unit kerja eselon III.

Kesimpulan, kewenangan dan tugas fungsi arsiparis dapat berjalan dengan baik jika adanya dukungan dan perhatian dari pimpinan unit kerja baik eselon II, III dan IV. Selain itu juga bahwa sikap mandiri seorang arsiparis harus menghasilkan jiwa interprenuer dalam mencari peluang dan melakukan pendekatan sehingga mendapat dukungan dan perhatian termaksud. Dukungan dan perhatian anggaran, ijin pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis serta pembinaan karir arsiparis.

Jangan berputusa asa dalam rahmat Allah, mungkin itulah kalimat sebagai penguat diri penulis yang juga seorang arsiparis. Kekuarangan tenaga atau petugas kearsipan, minimnya sarana dan prasarana (gedung, ruang dan peralatan) sampai dengan dukungan anggaran dari pimpinan yang kurang, tak menyurutkan semangat untuk tetap berusaha menjalankan kewenangan dan tugas fungsi arsiparis.

Konsepnya adalah kerja cerdas dan bukan lagi kerja keras. Jika kurang petugas maka undang petugas kearsipan non PNS untuk membantu. jika tidak terdapat ruang penyimpanan karena gedung terbatas, maka kerjasama saja dengan pihak ketiga atau ANRI untuk membantu penyimpanan arsip. Jika tidak ada anggaran, maka tunjukkan kita mampu menyelesaikan penugasan dari pimpinan sehingga kita dipercaya untuk mengusulkan anggaran kearsipan. Tawarkan manfaat terkelolanya kearsipan kepada kasbudit/kabag/kabid. Cari peluangnya dan jalankan. Kemudian liat apa yang akan terjadi (pake gaya Mario teguh)